Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Presentado por:
John Anderson Quintana Trujillo
Presentado a:
Edinson Ramírez Montoya

Servicio nacional de aprendizaje SENA

El presente trabajo trata sobre una problemática que se está presentando al interior de
una empresa, identificada por una persona que está nueva desarrollando sus labores
allí; desde que esta persona ingresó a trabajar ha podido ver muchos errores los cuales
está afectando tanto la empresa como los clientes externos al punto de perder muchos
clientes y debido a esto tener que despedir a muchos empleados de la empresa.
Objetivo
El objetivo principal de este trabajo es diagnosticar los errores que se están
presentando al interior de la empresa para posteriormente trazar un plan de mejora en
todos aquellos que se puedan mejorar y desechar todo aquello que afecta los intereses
de la empresa.
Para la propuesta debe:
 Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Toma de pedidos:
Un error que puedo evidenciar en esta área es que se toman cualquier cantidad de
pedidos para el siguiente día sin tener en cuenta el nivel de stock, la capacidad de
producción y la capacidad de distribución que se tiene actualmente, si la persona
encargada de esta área supiera con exactitud esto no se debería comprometer con el
cliente para evitar quedar mal con este y para no perder el cliente de igual forma tomar
su pedido pero informando que no se alcanza a entregar al próximo día pero al
siguiente sí, de esta forma se puede generar una orden de producción para no faltarle
más de dos días.
Alistamiento de pedidos:
Es increíble que se aliste dos veces el mismo pedido en el turno, considero que los
errores se dan más que todo es por los medios que se utilizan para trabajar y los
métodos que se llevan a cabo. De igual forma no encontré en la lectura en que punto de
la operación se realiza chequeo de la mercancía después de tenerla lista, considero
que además de las 5 personas se debería contar con un chequeador. Se debe realizar
un análisis de los métodos usados y los medios para determinar que no sirve para
desecharlo y mantener y mejorar aquello que sí funciona.
Despacho:
No leí que se tuviera un área delimitada para poner la mercancía que se va a
despachar, no leí que cada pedido fuese marcado para su destino, en caso de no existir
estos se debe delimitar áreas y crear una marcación informativa del destino de cada
pedido; de esta forma al ingresar las personas del transporte de la mercancía van a
encontrar más fácilmente estos productos y no se va a generar contra tiempos en las
entregas.
Transporte:
Considero que las rutas de entrega deben ser reevaluadas debido a que unos clientes
no deberían ir con otros, considero que la flota debe ser suficiente para entregar los
pedidos de un solo día y no se deben generar contratiempos en las entregas. Cada
vehículo deberías salir con la ruta delimitada directamente desde la oficina.
Inventarios:
Al no tener un stock confiable de lo que se tiene en bodega es imposible medir que
cantidad de productos podemos entregar a los clientes, el principal error es la no
confiabilidad en el inventario y posiblemente la metodología usada para realizar estos.

 Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

1. La descripción de los procesos.

2. Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

3. Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y

Toma de pedidos:
Sistema en el computador el cual mantenga stock actualizado y reste al momento de
realizar la cotización de cada cliente, de esta forma le podemos informar de forma
inmediata la cantidad que podemos despachar y aquella que queda en espera. Al
momento de estar realizando la cotización con el cliente el stock se puede ir restando y
así evitar que otra persona sume más de lo que se tiene en el momento, de esta forma
estamos informando al cliente en tiempo real la capacidad que tenemos para realizar el
despacho de su pedido. De igual forma al cliente cancelar la cotización toda esta
mercancía vuelve al stock del sistema. El sistema debe contar con stock en picking,
mercancía a despachar, mercancía en cotización y así siempre contar con un inventario
real y a tiempo.
Alistamiento de pedidos:
Recomendaría hacer inversión en PDT para que cada operario tenga su “computadora”
de trabajo la cual le indica que cantidad y que artículo debe separar. Al tener el sistema
enlazado en computadoras y PDTS evitamos duplicar pedidos los cual es un reproceso
y queda de igual forma en el sistema quien ejecutó la tarea para comenzar a realizar
seguimiento de errores en separación. Esto genera un gasto de la empresa, pero
vamos a mejorar el nivel del servicio prestado en el área debido a que vamos a
presentar menos errores, evitamos reprocesos y hacemos seguimiento a aquellas
personas que suelen equivocarse mucho. El proceso en si sería que cada persona
tenga su PDT y el sistema va asignando tareas a cada operario a medida que finaliza
alguna, la PDT también le muestra donde debe dejar la mercancía para que queden en
orden de despachos. Los tiempos se mejorarían de manera exitosa.
También es de vital importancia una persona que realice labores de chequeo de
mercancía para que los despachos sufran la menor cantidad de errores posibles y se
puede realizar al momento de finalizar las tareas.
Transporte:
Contar con un sistema en el computador el cual nos delimita ruta por ruta cual se debe
entregar primero y en que orden, reevaluar la entrega de los supermercados con los
casinos. Considero que los supermercados deben tener ruta aparte y los casinos se
puede complementar con algunas TAT para optimizar cada ruta. El evaluar los tiempos
de entrega con algunos clientes es de vital importancia para poder llegar a todos a
tiempo y para esto debemos buscar flexibilidad en algunos y mantener a otros.
Considero que al no transportar grandes cantidades de Mercancia podemos permitirnos
dejar de utilizar un carro y trabajar con dos motos así generamos un nuevo empleo,
pero reducimos costos de operación en carro y podemos tener una nueva ruta. De igual
forma un sistema de seguimiento satelital es de vital importancia para saber en tiempo
real donde está nuestra flota, si se desviaron del rutero y poder generar alertas
tempranas a los clientes sobre tiempos de entrega.
Inventarios:
Considero analizar los métodos utilizados la periocidad de los inventarios, sugiero que
todos los días se deberían realizar inventarios cíclicos de la mercancía y así al termino
de 1 semana o 15 días haber contado el 100% de los artículos que se manejan. Todo
esto mediante un sistema computarizado el cual va generando los artículos a contar
cada día, de esta forma podemos manejar un inventario con un gran nivel de
confiabilidad debido a que si se presentan inconsistencias cada día se pueden ir
resolviendo y no esperar mucho tiempo a que este error sea más grande. De igual
forma manejar un inventario general cada 6 meses para mayor seguridad.
Informe:
considero que es de vital importancia para la empresa el tener un sistema que permita a
todas las personas que allí laboran ver la información en tiempo real, un sistema que
este interconectado entre áreas y así cada quien pueda conocer como está actualmente
la empresa, para generar informes, alertas y demás cosas que allí se puedan encontrar.
Considero que a los jefes de área o al gerente en especial le hace falta más liderazgo
frente al grupo de empleados, para esto debe comenzar a delegar mejor las funciones
para encontrar falencias dentro de la operación o en las personas y así poder comenzar
a tomar medidas. El hecho de que cada persona conozca a profundidad sus funciones
dentro la compañía y este realmente capacitado para desempeñarlas es de vital
importancia para el correcto funcionamiento de la operación logística, aquellos que no
cumplan con los requisitos del puesto deben ser puestos en periodo de entrenamiento
nuevamente y de persistir sus errores de debe si es posible reubicar donde pueda
cumplir sino definitivamente se deben contratar personas que si puedan llevar a cabo
las funciones que se requieren.
Es de vital importancia para la empresa tener el personal idóneo para cada puesto y
personal que tenga sentido de pertenencia con las labores encomendadas, de igual
forma creo que es importante el hecho de que cada persona conozca el puesto y las
funciones de otros, de esta forma van a entender mejor la operación y crean conciencia
en que sus errores afectan a otras áreas dentro de la compañía. A medida que la
empresa crece y se tienen más clientes debemos comenzar a invertir en nuevas ayudas
tecnológicas las cuales nos permiten estar a la par de nuestros competidores y
demostrar a nuestros clientes que somo una empresa seria con ganas de crecimiento y
ayuda a fidelizar y atraer nuevos clientes cada día.
El mantener reuniones con los jefes de cada área al menos 1 vez al mes nos permite
estar evaluando los procesos y la estabilidad de la empresa en el mercado de igual
forma esta reunión sirve para generar nuevas ideas, plantear proyector, mantener
procesos que sirven y revisar aquellos que están fallando. El hecho de que todas las
personas conozcan el estado de la empresa donde laboran permite que cada quien se
sienta orgullos de su trabajo o al contrario lo lleva a buscar alternativas de mejora para
hacer que esta salga adelante cada día más.
Un personal comprometido con sus labores y su empresa tiende a equivocase poco y
aprender de los errores cometidos para no incurrir en ellos nuevamente. Para esto
debemos mantenerlos informados y brindarles oportunidades de crecimiento para la
motivación personal. Cuando todo en nuestra empresa funcione de la mejor forma
posible esto se verá reflejado en un gran clima organizacional el cual también será visto
desde afuera por nuestros clientes en la forma que les llegamos y los atendemos día
tras día.

Conclusión
Es de vital importancia para un empresa el tener el personal idóneo para cada puesto y
además de esto deben ser personas comprometidas y con un gran sentido de
pertenencia para con la empresa. Además de esto los controles constantes son de
suma importancia ya sean en las áreas operativas como en las administrativas para
poder detectar errores a tiempo y tomar medidas prontas para evitar que estos cada día
se acrecienten más hasta el punto de afectar otras áreas de la empresa.