INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de
origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

INFORME

El informe se desarrolló de similar modo a un procedimiento de gestión de compras, puesto que

describe de forma más practica las actividades que se implementan en un proceso de compras,
también se incluyó los formatos que comúnmente se emplean para llevar el registro de las
compras de productos y/o servicios.

A continuación, se muestra el cuadro comparativo que relaciona los documentos de origen interno
y origen externo en un proceso de compras:

CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

 CF-RG-001: Evaluación de Proveedores  Documentos constitución Empresa (cámara
 CF-RG-002: Comparativo de Ofertas de comercio, RUT, etc.)
 CF-RG-003: Solicitud de pedido  Ofertas generadas por proveedores
 CF-RG-004: Orden de compra  Documento de Experiencia reconocida
 CF-RG-005: Acta de Entrega Recepción de  si es posible certificaciones ISO 9001, ISO
producto 14001, ISO 18001, etc.

Nota: Para más información externa se debe analizar el proceso de evaluación y reevaluación de
proveedores.

Las actividades se describen en el siguiente procedimiento, además se incluyen los documentos de

origen interno, mencionados en el cuadro.
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1. OBJETIVO

Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de necesidad de

material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como
resultado final la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la
organización.

2. ALCANCE

Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de compras

de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los mismos
en la empresa.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1. DEFINICIONES

 Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema,

relacionada con un requisito.

 Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.

 Comprador: El cliente en una situación contractual.

 Contratista: El proveedor en una situación contractual.

 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.

 Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o prestación

de un servicio.

 Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar
conforme.

 Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,

acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con
patrones.
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 Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las
actividades diarias del negocio.

3.2. CRITERIOS

 El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria de parte de

los jefes de bodega, indicando los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En
el caso de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza
a través de la conserjería o por cualquier empleado.

 El Supervisor General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación y

ejecución de las solicitudes.

 Para el caso de producción, los jefes de bodega asisten al supervisor general en cuanto a la
cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el producto o servicio.

 En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá

toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en
particular.

3.3. POLÍTICAS

CONFECCIONES S.A., selecciona, evalúa y controla efectivamente a los proveedores de servicios y

suministros, que se utilizan y que afectan la calidad de los productos terminados, a través del uso
de procedimientos establecidos para verificar el cumplimento frente a los requisitos solicitados
por la empresa y/o normas de referencia. Las relaciones de la compañía con sus proveedores se
regirán con los principios de objetividad, transparencia, no exclusividad e igualdad de
oportunidades; esto como objetivo principal de construir una base sólida entre ambas partes y,
que facilite la adquisición de productos y servicios en las mejores condiciones posibles.

4. DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de:

 que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente definidos,
según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

 que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la
solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de su
aprobación.
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4.1. NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el
mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los
materiales y productos necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales
son las características y especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprobar si
dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se procederá al
proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es responsabilidad del Área de
Compras.

4.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe

identificar de los proveedores aquellos que sean más idóneos y aptos. Para ello se diligencia el
formato “CF-RG-001: Evaluación de Proveedores”, teniendo en cuenta los siguientes criterios para
evaluar los resultados:

CRITERIO CALIFICACIÓN
1. Calidad del producto/servicio
A Muy Alta calidad del producto / servicio 15 puntos
B Alta calidad 12 puntos
C Media calidad 9 puntos
D Baja calidad 6 puntos
E Muy Baja calidad 3 puntos
2. Precio del producto/servicio
El precio sea la mitad al promedio de precios entre proveedores
A 15 puntos
que ofrecen dicho producto/servicio
El precio sea menor al promedio de precios entre proveedores que
B 12 puntos
ofrecen dicho producto/servicio
El precio esté en el promedio de precios entre proveedores que
C 9 puntos
ofrecen dicho producto/servicio
El precio sea mayor al promedio de precios entre proveedores que
D 6 puntos
ofrecen dicho producto/servicio
El precio sea el doble al promedio de precios entre proveedores
E 3 puntos
que ofrecen dicho producto/servicio
3. Tiempo de entrega del producto/servicio
A Menor a 7 días 15 puntos
B Menor a 15 días 12 puntos
C Menor a 30 días 9 puntos
D Mayor a 30 días 6 puntos
E Según programación 3 puntos
4. Condiciones de garantía
A Garantía superior a 1 año en producto y/o servicio 15 puntos
B Garantía a 1 año en producto y/o servicio 12 puntos
C Garantía a 6 meses en producto y/o servicio 9 puntos
D Garantía a 3 meses en producto y/o servicio 6 puntos
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E No presenta garantía 3 puntos

5. Formas de pago
A 60 días 15 puntos
B 45 días 12 puntos
C 30 días 9 puntos
D Contraentrega 6 puntos
E Anticipado 3 puntos
6. Provee soluciones a los inconvenientes con el producto o servicio Productos/servicios
A Provee soluciones por asistencia departamento especializado 15 puntos
B Provee soluciones por asistencia personal especializado 12 puntos
C Provee soluciones generalizadas 9 puntos
D Provee soluciones incompletas y poco claras 6 puntos
E No provee soluciones 3 puntos
7. Variedad de productos/servicios de acuerdo al mercado
A Presenta más de 10 productos/servicios de acuerdo al mercado 10 puntos
B Presenta 10 productos/servicios de acuerdo al mercado 8 puntos
C Presenta 5 productos/servicios de acuerdo al mercado 6 puntos
D Presenta 3 productos/servicios de acuerdo al mercado 4 puntos
E Presenta 1 productos/servicios de acuerdo al mercado 2 puntos

El proveedor será seleccionado si en la evaluación alcanza un resultado superior o igual a 75

puntos sobre 100 puntos

4.3. EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud
de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella
que brinde las mejores condiciones comerciales. Para ello se diligenciará en el formato “CF-RG-
002: Comparativo de Ofertas”.

Luego de seleccionar la cotización adecuada, el pedido se realizará según el formato “CF-RG-003:

Solicitud de pedido”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente.

4.4. GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la

Orden de Compra según formato CF-RG-004. Dicha orden de compra deberá contener toda la
información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable,
entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de compras,
una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha
orden por e-mail. Es tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con
la finalidad que se cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se
reciba la factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o
Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.
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4.5. RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, ésta debe ser
consignada en el formato “CF-RG-005: Acta de Entrega Recepción de producto” indicando quien
realizó la entrega y la recepción además del lugar, fecha y la hora.

Se debe revisar sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que
cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución,
especificando al proveedor las razones del rechazo.

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso de

encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la
mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del
incidente al Supervisor general.

 La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como

disponible.

En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:

 La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.

 Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado,
se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar
imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que no sea la esperada o
negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor general.

 Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la

misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

 CF-PC-001: Manual de calidad

 NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
 NTC-ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y Vocabulario

6. REGISTROS ASOCIADOS

 CF-RG-001: Evaluación de Proveedores

 CF-RG-002: Comparativo de Ofertas
 CF-RG-003: Solicitud de pedido
 CF-RG-004: Orden de compra
 CF-RG-005: Acta de Entrega Recepción de producto
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7. ANEXOS
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ANEXO 1. CF-RG-001: Evaluación de Proveedores

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Versión:1

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Nombre del Proveedor

Dirección Ciudad
Teléfono Correo electrónico
Propietario o representante legal

Puntos Criterio Calificación

15 Calidad del producto/servicio

15 Precio del producto/servicio

15 Tiempo de entrega del producto/servicio

15 Condiciones de garantía

15 Formas de pago
Provee soluciones a los inconvenientes con el
15
producto o servicio Productos/servicios
10 Variedad de productos/servicios de acuerdo al mercado
Criterio de selección: El proveedor que alcance una calificación superior a 75 puntos sobre 100
puntos.
Escala: 3 mínimo, 15 máximo y 2 mínimo y 10 máximo

REALIZÓ APROBÓ
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ANEXO 2. CF-RG-002: Comparativo de Ofertas

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS Versión:1

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OFERTA A OFERTA B OFERTA C

(Proveedor) (Proveedor) (Proveedor)
No. Mercadería o Tiempo de Valor Valor Valor Valor Valor Valor
Servicio entrega Unitario Total Unitario Total Unitario Total

TOTAL
Criterio de selección: recuerde Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual calidad
En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

REALIZÓ APROBÓ
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ANEXO 3. CF-RG-003: Solicitud de pedido

SOLICITUD DE PEDIDO Versión:1

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Dirección: C.I.F: x-000000
Teléfonos: 3xx-xxx-xxxx
Bogotá
Proveedor:
Paso de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:

CANTIDAD CONCEPTO PRECIO TOTAL

Especificaciones Técnicas:

Departamento solicitante Gerencia

V.B. V.B.
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ANEXO 4. CF-RG-004: Orden de compra

ORDEN DE COMPRA Versión:1

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Fecha: Número:

Proveedor: Forma de pago:

Contacto: Entrega:
Dirección: Referencia:
Teléfono:
Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

CANTIDA DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

D

Subtotal
IVA 19 %
TOTAL

Elaborado por Aprobado por: Recibido

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización, La empresa
CONFECCIONES S.A. no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en la orden de
compra. El número de la orden de compra debe aparecer en la factura.
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S.A. Código Fecha de vigencia Fecha de Revisión Páginas
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ANEXO 5. CF-RG-005: Acta de Entrega Recepción de producto

ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE PRODUCTO Versión:1

CONFECCIONES
Código Fecha de vigencia Fecha de revisión Página
S.A.
CF-RG-005 2020-04-02 2020-04-02 1 de 1

Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes características:

Nombre de la Persona que entrega:

Nombre de la Persona que recibe:
Departamento que recibe:

Cantidad Descripción Detalle Hora Observación

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en la fecha y
hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

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