Aprendiz Lidnerys Rodriguez Mahecha

Ficha de caracterización. 1835496 TGPAS.

3.1. Reflexión inicial

Lea detenidamente el documento procedimiento de almacén, el cual esta en el material de apoyo y

responda las siguientes preguntas.

¿Identifique las obligaciones del líder del proceso?

R/Elaborar por escrito la solicitud o requerimientos en el formato establecido, código FCO01; en

donde se especifique clara y detalladamente la clase de bienes requeridos y el numero de unidades;

luego la envía al almacén.

¿Quién revisa y aprueba los procesos?

R/la persona encargada de revisar y aprobar los procesos es el líder del proceso.

¿Cuáles son los términos y definiciones del procedimiento del almacén?

R/lugar físico ubicado estratégicamente al interior de la E.S.E Hospital Santa Margarita donde se

guardan temporalmente bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería,

entre otros; con el fin de abastecer a las dependencias que integran la entidad para que estas

cumplan los objetivos propuestos.

Indague y realice un listado de elementos que pueda tener un inventario general de su casa, realice

un paralelo con un inventario de un supermercado.

Lugar en el cual se encuentran productos para satisfacción

de necesidades en cada persona y no tienen que pagar

valor alguno por su uso.

General Dicho inventario se realiza a nivel general en diferentes

 productos nevera, camas, sabanas, cobijas, cortinas, juego

de sala, comedor, los cuales no se evidencian en un

Inventarios supermercado.
Lugar que sirve para garantizar el acceso oportuno y

estable de cada uno de los productos y servicios de

supermercad primera necesidad por los cuales cada persona debe pagar

o por producto adquirido.

El inventario de un supermercado se observan por áreas

están la de aseo para el hogar, aseó personal, carnes frías

y lácteos, licores, dulces, frutas y verduras, granos y

abarrotes, parva ,etc.

Elaborar un pequeño resumen sobre activos fijos después de haber visto el video.

RESUMEN SOBRE ACTIVOS FIJOS.

Un activo fijo es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible que n puede convertirse en

liquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para funcionamiento de la empresa y no se

destinan a la venta.

Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc. Se

encuentran recogidos en el balance de situación. También se incluyen dentro del activo fijo las

inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas.

Estos activos fijos se clasifican en tres grupos y son:

-Tangible, elemento que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria,

etc.
-Intangible, que incluyen cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como derechos de

patente, etc.

-Las inversiones en compañías.

Vida útil

Eventualmente, los activos fijos pueden ser dados de baja o vendidos, ya sea por obsolescencia o

actualidad tecnológica. La vida útil de un activo fijo es el tiempo durante el cual la empresa hace

uso de el hasta que ya no sea útil para la empresa.

Factores que influyen la vida útil de un activo fijo:

-El uso y el tiempo

-Obsolescencia tecnológica

3.2 contextualización e identificación de conocimientos

¿Como se garantiza la cadena de fríos para los medicamentos?

R/Se garantiza manteniéndose la cadena de frio durante cuatro fases: producción,

almacenamiento, transporte y venta de los medicamentos. Explicando verbal y por escrito al

usuario al momento de entrega de los medicamentos.

¿Cuál es el tratamiento de los medicamentos no refrigerados?

R/ mantener y controlar temperatura como en bodegas, refrigeradores, salas de venta, oficinas del

químico farmacéutico, entre otros, según las exigencias establecidas para la conservación de los

distintos tipos de medicamentos.

¿Cómo se mantiene la temperatura ambiente?

R/Contando con circulación de aire o aire acondicionado

¿Cuál es el objetivo del control de inventarios?

R/el objetivo del control de inventarios es utilizado para la gestión eficiente de la circulación y

almacenamiento de las mercancías y del flujo de información y recursos relacionados.

¿Con que frecuencia debe ser determinado el inventario?

R/dependiendo de la estacionalidad de la mercancía esto ayudara a planear mejor el flujo

¿Cuándo se debe hacer un pedido a los proveedores?

R/cuando hay un punto de reorden es el nivel de existencia donde es necesario realizar el pedido

para volver a surtir el almacén tomando en cuente los tiempos de los proveedores y no tener

problemas de abastecimiento

3.3 Apropiación – Teorización o Conceptualización

1.Cuáles son los documentos que soportan las bajas de los bienes devolutivos.

R/ Elaboración de acto administrativo de baja de bienes, resolución de baja de bienes, libro de

elementos a dar de baja, acta de entrega, acta de adjudicación

2.Cuando ocurre el desmantelamiento.

R/ ocurre cuando las partes de un bien que ingreso con un elemento singular son separadas, para

aprovechar aquellas que pueden ser utilizadas, con lo cual se pierde la característica inicial de

dicho bien.

3.Cuando se elabora un comprobante de entrada al almacén.

R/ una vez recibidos los elementos adquiridos por la Entidad, de conformidad con la orden de

compra o el contrato, registrando directamente en el aplicativo financiero dispuesto para el efecto,

la siguiente información básica

4.Que son inventarios físicos totales.

R/ Son las verificaciones que la Subdirección Administrativa, a través del Almacenista y demás

funcionarios asignados, efectúa a todos los bienes de la entidad que se encuentran en almacén o en

servicio, en un período de tiempo determinado.

5.Cuando existe un faltante.

R/ Existen faltantes cuando, al realizar una toma física de inventarios, se presentan alguna de las

siguientes circunstancias:

-Las cantidades y características físico-técnicas de los bienes encontrados no

coinciden con los registrados en los inventarios.

- Cuando el activo es prestado o trasladado a otra dependencia sin previo aviso a la

Coordinación del Grupo Administrativo.

- Por la pérdida o robo de un bien, sin la debida notificación por parte del servidor

público o contratista responsable del mismo al Subdirector Administrativo.

- Cuando el bien es cambiado por otros de similares características físico-técnicas y

la novedad no es registrada en el almacén.

6.Que se debe tener en cuente para entrega y recibo de almacén.

R/

-El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe

- Que el funcionario que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre constituida y

vigente la fianza que ampara el manejo del Almacén.

- Cumplido lo anteriormente enunciado se procede a realizar el conteo físico de los elementos

devolutivos y de consumo que se encuentren en existencia por grupos de inventario, registrando

con toda claridad las características de los bienes, la cantidad, el valor unitario, y el total, el

estado de conservación; los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los

registrados en los listados que el programa sistematizado arroja como producto de los

movimientos realizados en los movimientos de Almacén propiamente dicho.

- El funcionario de manejo debe entregar mediante inventario, los elementos devolutivos que tenga

en servicio en su dependencia.

- El Almacenista saliente, NO debe hacer inventario de entregas de los elementos devolutivos que

se encuentren en servicio, por cuanto estos se encuentran bajo la responsabilidad del funcionario

que firme el comprobante de salida, y en su defecto a la firma del respectivo inventario de bienes

devolutivos en servicio.

- El funcionario encargado del Almacén e inventarios debe hacer entrega total del Almacén al

funcionario que recibe, mediante acta, firmada por todos los intervinientes, donde se indica el

estado en que se hace la entrega, así como las irregularidades, inconsistencias y diferencias

encontradas.

-Cuando el funcionario responsable del Almacén, ha abandonado el cargo o dilata la entrega, el

Representante Legal de la Entidad designará el funcionario que debe realizar el inventario físico y

la entrega de las existencias al nuevo Almacenista designado, al tiempo que solicita por escrito a

la compañía de seguros que expidió la póliza de manejo al Almacenista renuente, la designación de

un representante para que junto con un funcionario de la Oficina de Control Interno verifiquen la

existencias del Almacén.

7.Cuáles son las funciones de un almacenista.

R/  Recibe, ordena y entrega el equipo y materiales según órdenes de compra. Colabora en

el registro de Inventario Institucional. 

8.Cual es el lineamiento para el manejo de bienes.

R/La Subdirección Administrativa, a través del coordinador del Grupo Administrativo y el

funcionario encargado del almacén será el responsable de establecer, supervisar y evaluar
los lineamientos necesarios para la custodia, manejo, uso y control de los bienes muebles e
inmuebles de propiedad de la Superintendencia de Sociedades.

9.Identifique las ventajas que puede tener un manual.

R/

-fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

-Ayuda a institucionalizar y establecer objetivos, políticas establecimientos, normas, etc.

-Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.

-Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del tiempo.

-Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

-Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el seguimiento

del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.