MANUALES

Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los
empleados para poder responder entre otras a las siguientes interrogantes: Quién? ,
Cómo? Cuando?, Con qué frecuencia?. O por autorización de quien? Se llevan a cabo los
procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones
y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se
siguen en el desarrollo del trabajo diario. Con frecuencia muchas empresas se ven en la
situación de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado
que se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posición ( o el cargo)
sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o
capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar. Esta debilidad es aún
más crítica cuando tal situación ocurre en el departamento de contabilidad. Muchas
empresas tienen fechas de sus ejercicios económicos mensual o anual en donde el margen
de tiempo para el cumplimiento en la entrega de cifras es corto e inflexible. Si por
ejemplo, el jefe de costos de una manufacturera se retira de la empresa justo antes de
una fecha de cierre del ciclo de producción, entre los cuales estarán los inventarios, pase
por serias dificultades. La misma situación puede presentarse en el caso de que el jefe de
recursos humanos se retire de la empresa antes del pago de las utilidades o aguinaldos de
los trabajadores, antes del cálculo de cálculo del fideicomiso para que éste monto sea
depositado en una entidad bancaria y que ésta persona sea quien maneja las claves para
continuar con el proceso. Estos son algunos ejemplos o razones por los cuales, los
manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el
manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean éstos recursos humanos o
materiales.
INTRODUCCION AL USO DE LOS MANUALES
 Cada instalación de centros de comunicación funciona en base a un manual, ya que
los mismos son de vital importancia para el desarrollo normal de sus operaciones.
 Es importante redactar los manuales con enfoque directo y claro.
 Para darle la debida importancia y utilidad a los manuales éstos deberán ser
utilizados
 Los manuales deben elaborarse, prestando atención al tipo de personas a quien va
dirigido
 Los manuales son elaborados para aquellas organizaciones que realmente utilizan
los sistemas.
Concepto:
Un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por los
miembros de la organización y la forma en que los mismos deberán ser realizadas.
:Propósitos:
 Instruir a los miembros de la organización sobre las funciones, normas,
procedimientos, políticas, objetivos, administración del sistema
 Información requerida a la estructura de la organización y sus procedimientos
administrativos, cargo, funciones, etc.
Importancia dentro de la organización:

Medio de comunicación Organización Empresa

De las decisiones Políticas Competitiva
Procedimientos

Beneficio:
 Guía de consulta del trabajo a ejecutar
 Clarifica la estructura de la organización y sus responsabilidades
 Uniformidad en la interpretación y aplicación de políticas
 Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos
 Efectividad en la auditoría interna de políticas, procedimientos y controles.
Los manuales como medio de comunicación:
 Instrumento para comunicar las decisiones de la administración con respecto a:
 Organización
 Políticas
 Procedimiento
Están diseñados en forma clara y sencilla para poder comunicar “información” a todo el
personal

Como medio de adiestramiento:

Facilita el aprendizaje de un empleado sin conocimiento del trabajo que va a ejecutar.
Manuales. Ventajas:
 Son una fuente permanente de información
 Se ahorra tiempo con la comunicación escrita
 Ayudan a ser efectivos los procedimientos
 Son guía de trabajo efectiva y valiosa
 Evita discusiones y malos entendidos
 Son herramientas importantes en los entrenamientos y capacitación de nuevos
empleados
 Aumenta la eficiencia en la realización de actividades
  Los auditores externos e internos pueden familiarizarse con los detalles de los
sistemas, para evaluar los controles.
Manuales. Limitaciones:
 Contribuye como una herramienta, pero no es la solución para todos los
problemas
 Si nose actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez
 Una redacción mala o insuficiente, puede hacer muy engorroso su uso
 Se convierte a veces en un freno para la iniciativa individual
 Su actualización resulta costosa
Manuales: Estilos

LOS MANUALES PRESENTACION

SE CLASIFICAN Y
DE ACUERDO A SU CONTENIDO

DETERMINA
EL TIPO

Manuales: Tipos.
 Organización
 Políticas
 Procedimientos y Normas
 Especialistas
 Empleado
 Propósitos múltiples
 Sistemas
MANUALES DE ORGANIZACIÓN

 OBJETIVO OBJETIVOS
ES EL QUE DESCRIBE
LAS CARACTERISTICAS INDICANDO FUNCIONES
DE LA ORGANIZACION AUTORIDAD
REPOSABILIDAD

CONTENIDO
 ORGANIGRAMA O DIAGRAMAS
 DEFINICION CLARA DE LOS OBJETIVOS
 FUNCIONES
 DESCRIPCION DE LAS ATRIBUCIONES Y
LIMITACIONES

 MANUALES: POLITICAS

ENUNCIA DETALLADAMENTE LAS

POLITICAS EN LA ORGANIZACIÓN

PERMITIENDO
 AGILIZAR EL PROCESO DECISORIO
 FACILITAR LA DESCENTRALIZACIÓN EN LA
TOMA DE DECISIONES
 SERVIR DE BASE PARA UNA CONSTANTE Y
EFECTIVA REVISIÓN

 MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

 DESCRIBE LAS NORMAS DE FUNCIONAMIENTO Y
PP AGILIZAR PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE RIGEN
LAS ACTIVIDADES OPERATIVAS DE LA EMPRESA

CONTENIDO

 NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
 FORMULARIOS
 FLUJOGRAMAS

 MANUAL: ESPECIALISTAS

DESCRIBE LAS NORMAS E INSTRUCCIONES

BASICAS PARA LA REALIZACION DE
ACTIVIDADES ESPECIALES

 MANUAL DEL VENDEDOR

 MANUAL DEL OPERADOR
 MANUAL DE ARCHIVO
 MANUAL DE CODIGOS CONTABLES
 MANUAL DE COMPENDIO SECRETARIAL

 MANUAL DEL EMPLEADO

 RESEÑA LAS CARACTERISTICAS SOBRESALIENTES DE LA ORGANIZACIÓN
PARA LOGRAR UNA MÁS RÁPIDA ASIMILACIÓN DEL EMPLEADO
NUEVO (INDUCCION)

CONTENIDO

 ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA EMPRESA

 BREVE RESEÑA HISTORICA
 OBJETIVOS GENERALES
 AUTORIDADES
 RÉGIMEN DE INCENTIVOS
 DERECHOS Y OBLIGACIONES
 REGIMEN DE SANCIONES Y SUS CAUSALES
 NORMAS DE COMPORTAMIENTO BÁSICAS
 SERVICIOS Y BENEFICIOS A PERCIBIR POR LOS EMPLEADOS
 MANUAL DE USOS MULTIPLES

CUANDO EL VOLUMEN DE ACTIVIDADES, EL NUMERO DE EMPLEADOSO LA

SIMPLICIDAD DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA , NO JUSTIFIQUE LA PREPARACIÓN
Y UTILIZACIÓN DE LOS DISTINTOS MANUALES YA MENCIONADOS ANTERIORMENTE,
PUEDE SER CONVENIENTE LA PREPARACIÓN DE ESTE TIPO DE MANUAL

CONTENIDO

 Titulo  Prólogo 3.Índice de materias

4. Historia de la empresa 5. Políticas generales 6. Organización
7. Departamentos: 8. Reglamentos de 9. Accesorios y
Funciones, autoridad Oficina mantenimiento
Y responsabilidad 11. Varios 12. índice
10. Puntos sobre personal*
*(contratación, ascensos, terminación, ausencias por enfermedad, beneficios socio
económicos para los empleados y actividades sociales.

 MANUALES DE SISTEMAS

SON UN CONJUNTO DE MANUALES DESTINADOS A CADA TIPO DE

USUARIO
COMPRENDE

MANUAL MANUAL DEL

GENERAL MANUAL DEL MANUAL DEL
ADMINISTRADOR
DEL SISTEMA SUBSISTEMA USUARIO DEL SISTEMA

FACILITA ESTRUCTURADO DETALLA DEBE INCLUIR EL

INFORMACIÓN CON LOS DESDE LOS MANUAL DE USUARIO
DESDE OBJETIVOS, OBJETIVOS DEL OBJETIVOS DEL MAS INFORMACIÓN
DISEÑO HASTA SUBSISTEMA, SU SISTEMA Y QUE PERMITA
ADMINISTRACION DESCRIPCUIÓN SUBSISTEMAS CON CUMPLIR CON
E INDICE DE GENERAL Y LOS INSTRUCCIONES DE SUS FUNCIONES
COMPONENTES PROCEDIMIENTOS OPERACIÓN Y TOMAR DECISIONES

El material de apoyo presentado anteriormente es un resumen del tópico sobre Manuales

Administrativos por los autores Raúl Saroka y Pablo Gaitán. Es importante tomar en
consideración la clasificación de los manuales contenida en el texto de Sistemas y
Procedimientos Contables del autor, Fernando Catacora por cuanto le dá importancia a
los manuales especializados en Contabilidad. A continuación se presenta un resumen de
los más resaltantes.

 TIPOS DE MANUALES (FERNANDO CATACORA)

Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos
de manuales, cada uno para un determinado [Link] clasificación de los manuales en el
contexto de la organización es la siguiente.

 De sistemas, métodos y procedimientos manuales

 De sistemas computarizados
 MANUALES DE SISTEMAS, MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS MANUALES
Bajo éste esquema, podemos subdividir los manuales en:

ESPECIFICOS

 Manuales de técnicos
 Manuales de actividades

GENÉRICOS

 Manuales de Organización
 Manuales de políticas
 Manuales de Normas y Procedimientos
 MANUALES DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Los manuales de sistemas computarizados documentan los sistemas que contemplan el

uso significativo de un computador en un alto número de operaciones om
procedimientos.
Dentro de ésta clasificación podemos encontrar manuales de:
 Usuario
 Operación
 Documentación de sistemas. Estos a su vez pueden subdividirse en:
Diseño físico
Procesos
Salidas
 MANUALES DE CONYABILIDAD
Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia
ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del
departamento de contabilidad. Específicamente, los manuales aplicables en el área
contable son:
 De políticas contables
 Del Código contable o de cuentas contables
 De normas y procedimientos contables
 MANUALES DE POLÍTICAS CONTABLES
Un manual de políticas contables detalla todas y cada una de las políticas
contables que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las
 políticas deben estar siempre de acuerdo a los principios de contabilidad de
aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales.
Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y
detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros
y a las que son asociadas. En los manuales de políticas de contabilidad , se
establecen dos subdivisiones.
 Políticas generales de contabilidad
 Políticas específicas de contabilidad
Las políticas generales de contabilidad son declaraciones que enuncian la
aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Una entidad
debe adoptar y así declarar los principios de contabilidad generalmente aceptados
tales como:
- Entidad
- Realización
- Período contable
- Costo histórico
- Negocio en marcha
- Unidad económica
- Revelación suficiente
- Importancia relativa
Las políticas específicas de contabilidad se refieren a los tratamientos contables
especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas
específicas de los estados financieros. Las políticas específicas pueden ser
enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en los estados
financieros.
 MANUAL DEL CODIGO CONTABLE
A veces este tipo de manual también es denominado manual de codificación de
cuentas, clasificador de cuentas o sencillamente manual de cuentas.
Un manual del código contable detalla todas y cada una de las cuentas, su
naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan. Este tipo de
manual es uno de los que tienen mayor uso en el área contable y que ayudan a
explicar los movimientos que se manejan por cada una de las cuentas. Los
movimientos débitos y créditos, establecen la naturaleza final del saldo de cada
cuenta.
 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.
Un manual de normas y procedimientos contables detalla, bajo el esquema de
responsable/acción, todos y cada uno de los procedimientos contables, también
puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un
determinado procedimiento. Igualmente, este tipo de manuales debe establecer
las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente
definidos.

 MANUALES DE CALIDAD
 Antes de comenzar a exponer los manuales de calidad, es importante hacer
referencia a Los antecedentes del ISO 9000 porque éste tipo de Manual está
estrechamente relacionado con ésta norma internacional. Se comenzará entonces
a iniciar con los antecedentes iniciales en el mundo y en Venezuela.

¿Qué es el ISO 9000?

Las normas ISO 9000, son un conjunto de normas y directrices internacionales
para gestión de la calidad. Que, desde su publicación inicial en 1987, han obtenido
una reputación global como base para el establecimiento de sistemas de gestión
de la calidad.
En términos generales se podría decir que la norma ISO 9000 es un estándar de
calidad universal, adoptado por las naciones europeas y muchas otras, patrocinado
por la Organización Internacional de Estándares, para gestionar la calidad de los
productos y servicios de las empresas que lo implanten y obtengan la certificación.
ISO 9000 es un compendio práctico y lleno de sentido común y de estrategias
conocidas que prometen calidad. El estándar es suficientemente general y se
puede aplicar a todo tipo de organización ya sea pública, privada, de manufactura
o de servicio.
Las siglas ISO provienen del inglés y significan:
I: INTERNATIONAL
S: STANDARD
O: ORGANIZATION

Antecedentes de la norma ISO 9000

La norma ISO 9000 tiene su origen en Europa. Puntualmente en Inglaterra. En 1979
el Departamento de Industria y Comercio de Gran Bretaña reunió un conjunto de
estándares nacionales de sistemas de calidad y basándose en ellos, elaboró el sistema de
calidad BS 5750.

Este estándar se convirtió en un requisito indispensable para aquellos proveedores que

abastecían al gobierno y especialmente a la rama militar. El departamento de Industria y
Comercio de Gran Bretaña, patrocinó organizaciones para la acreditación de entes
certificadores y de capacitación. En poco tiempo, el sistema de calidad BS 5750 fue
adoptado por las empresas inglesas para asegurar la calidad de sus productos o servicios.

La comunidad europea adopta un estándar de sistemas de calidad inspirado en BS 5750, el

cual denominaron EN-29000. Las diversas naciones de la comunidad económica europea
adoptaron variantes de los sistemas de calidad BS 5750 y EN-29000. Fue entonces en el
año 1987, cuando la Organización Internacional para la estandarización, con sede en
Ginebra, Suiza, en representación de las naciones europeas afiliadas, desarrolló la norma
ISO 9000, convirtiéndola en un estándar universal de sistema de calidad.
La Organización Internacional para la estandarización estableció una frecuencia de 5 años
para realizar la revisión de la norma ISO 9000. En 1990, la comisión venezolana de normas
industriales COVENIN ADOPTA LA SERIE iso 9000,denominándola COVENIN 3000.

Para el año 1992, la Comunidad Económica Europea exige que sus proveedores estén
certificados bajo los lineamientos de la norma ISO 9000. Para ese mismo año, la
organización internacional para la estandarización inicia la primera revisión a la norma ISO
9000.

Actualmente más de 60 países han adoptado la norma ISO 9000 como normas oficiales,
entre ellos Venezuela donde fueron renombradas como COVENIN-ISO 9000

Requerimientos de la Documentación de la norma ISO9001:2000

La norma ISO 9001:2000 sólo exige en forma obligatoria la documentación de seis

procedimientos, además de los procedimientos de realización y de apoyo requeridos por
la organización.

Los únicos documentos mencionados específicamente en la norma ISO 9001:2000 son:

- Política de calidad (apartado 4.2.1a)

- Objetivos de la calidad (apartado 4.2 1a)
- Manual de la calidad (apartado 4.2 1 b)
- Procedimiento para el control de los documentos (apartado 4.2.3)
- Procedimiento para el control de los registros (apartado 4.2.4)
- Procedimientos para la auditoria interna (apartado 8.2.2.)
- Procedimiento para el control del producto no conforme (apartado 8.3)
- Procedimiento para la acción correctiva (apartado8.5.2)
- Procedimiento para la acción preventiva (apartado 8.5.3.)

Además se hace énfasis en que la extensión de la documentación del sistema de gestión

de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a.

a) El tamaño de la empresa
b) La complejidad de los procesos y sus interacciones, y
c) La competencia del personal
Sistema de Calidad

MANUAL DE CALIDAD
ORGANIGRAMA

DESCRIPCIONES DE CARGO
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS

PARTES DEL MANUAL

El manual está estructurado de acuerdo a las siguientes partes. EAs importante dominar
tanto éste punto como el anterior para proceder a su elaboración.
 CONTENIDO
 INDICE NUMÉRICO
 INTRODUCCIÓN
 INSTRUCCIONES PARA USO DEL MANUAL
 CUERPO DEL MANUAL
 DIAGRAMAS
 GLOSARIO
 INDICE TEMÁTICO
CONTENIDO
Es una enunciación sintética, de las distintas partes que contiene el manual en la
secuencia en que están presentados. Se diferencia del índice en qué éste último es mucho
más detallado y lleva el número de las páginas en que está expuesto cada tema.
Un modelo de contenido es el siguiente.
- Índice numérico
- Introducción
- Instrucciones para el uso del manual
- Normas para la liquidación de sueldos y jornales
- Diagrama de procedimiento
- Glosario
- Índice temático
 ÍNDICE NUMÉRICO
Es la enunciación detallada de los distintos capítulos o ítems que comprende el manual
con especificación del número de página. Es el índice que podemos encontrar en cualquier
libro de texto. Cuanto más detallado sea, más rápida será la localización de la información
contenida.
INTRODUCCIÓN.
En esta sección se “presenta” el manual explicando el propósito del mismo. En algunos
casos suele contener una carta de presentación firmada por el más alto ejecutivo de la
empresa, en la que se explican los objetivos perseguidos. En los manuales más operativos,
la redacción de la misma se plantea en general en forma impersonal.
El tono con el se redacta la carta es de importancia, ya que va a dar la pauta de la
exigibilidad de su utilización. Al pie del texto suele colocarse impreso el nombre y la firma
del ejecutivo que tiene autoridad para implantar el uso del manual.

INSTRUCCIONES PARA SU USO

Esta parte del manual es de fundamental importancia ya que de la claridad con qué esté
expuesta dependerá el mayor o menor uso que de éste se realice.
Los manuales de organización y de procedimientos, que pueden ser usual-claros.
La primera de las instrucciones concierne a la estructura del manual; cuál es su disposición
y los fundamentos de los capítulos o secciones en los cuales está dividido el contenido.
Debe explicarse el sistema de codificación utilizado, tanto para las divisiones del
contenido, como así también para la enunciación de funciones, políticas, normas, etc.
Otras de las instrucciones versará sobre la forma de utilizar los índices numéricos y muy
especialmente el temático, incluyendo ejemplos relacionados en la medida de las
posibilidades.
Partiendo del supuesto fundamental que el material será continuamente revisado y
actualizado, es importante que figuren instrucciones acerca de la forma de identificar esas
revisiones, modificaciones, o actualizaciones; cómo introducir el nuevo material y cómo
destruir el material invalidado.
También es importante dejar aclarado a qué personal debe recurrirse para realizar
consulta sobre puntos que no estén claros o sobre temas no considerados.

CUERPO PRINCIPAL
Es, por supuesto, la parte más extensa e importante del manual. En ella están transciptos
los contenidos que son objetos del mismo
Normalmente se encuentran varias divisiones realizadas de acuerdo con algún criterio
homogéneo.
 APENDICE
No es siempre necesaria la utilización de +esta sección. Se justifica para la inclusión de
muestras de formularios, ilustraciones, gráficas, ejemplos y todo otro contenido cuya
inclusión en el cuerpo principal actúa en desmedro de la fluidez y la claridad de la
exposición

GLOSARIO
En los manuales suele utilizarse cierta terminología cuyo conocimiento no siempre existe
por los usuarios del mismo. Por un lado se trata de palabras nuevas, o bien palabras de
uso en el lenguaje común, para que en el ámbito de la administración de empresas tienen
un significado más restringido o diferente. Asimismo entre personas que tengan dominio
de esa terminología, pueden existir distintas interpretaciones. Es por ello de suma utilidad
que el manual ofrezca un listado de los términos técnicos utilizados y su definición.
A título de ejemplo, el manual de organización debe contener las definiciones términos
como: funciones, autoridad, responsabilidad, cargo, misión, etc.
El manual de procedimientos por su parte, puede contener definiciones de términos
como: procedimientos, normas, métodos, diagramas, formularios, registros, archivos, etc.

INDICE TEMÁTICO
Es un listado alfabético de los distintos tópicos que comprende el manual. Al respecto
debe definirse hasta qué grado de análisis se habrá de alcanzar. Es muy interesante y útil
complementarlo con referencias cruzadas.

MANUALES. ELABORACION.

LA ELABORACION DE UN MANUAL ESTÁ A CARGO DE UN GRUPO DE

ESPECIALISTAS QUE DEBERÁN
REALIZAR UNA SERIE DE TAREAS SECUENCIALES

Se realizan nueve pasos para la preparación de un manual:

 DEFINICIÓN DEL OBJETIVO A CUMPLIR

 ELECCIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA PREPARACIÓN
 ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ORGANIZACIÓN
 PLANEAMIENTO
 RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
 ELABORACIÓN PROPIAMENTE DICHA
 REDACCIÓN
 DIAGRAMACIÓN
 FORMATO
 CODIFICACIÓN
 IMPPRESIÓN
 PREPARACIÓN
 PRUEBAS PILOTO
1. DEFINICIÓN DEL OBJETIVO A CUMPLIR
Definición clara de la necesidad que se pretende satisfacer
 Un manual poco adecuado a las circunstancias puede traer confusión
 Un manual no es la solución de todos los problemas pero si muchos
problemas pueden solucionarse con un manual
2. ELECCIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA PREPARACION
 DE ORDEN CUALITATIVO
 PERSONAL DE LA EMPRESA
Tienen más conocimiento del trabajo y sus necesidades
Más rápidos, pues conocen la empresa
Los costos por la elaboración son más económicos
 PERSONAL EXTERNO (ESPECIALISTAS)
Poseen amplia experiencia en la elaboración
Son más objetivos con independencia de criterios
El costo de elaboración es mayor
 DE ORDEN CUANTITATIVO
 UNA PERSONA
Clara responsabilidad y ejecutividad
 UN COMITÉ
Decisiones producto de integración de diferentes puntos de vista
3. ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ORGANIZACIÓN
Entrevista con el personal clave dentro de la organización
Visitas a las instalaciones de la empresa
Estudiar los organigramas
Manuales preexistentes
En general todo tipo de actividad que le permita la preparación de los manuales.
4. PLANEAMIENTO
 Proyectar la elaboración del manual en el tiempo, para ello se deben programar las
actividades apoyándose con herramientas de programación y control tales como
PERT o CPM y Gráficas GANT
5. RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La implementación de ésta tarea consiste en la utilización de métodos tales como:
 ENTREVISTAS: Personal jerárquico (políticas, objetivos, funciones),
Empleados (normas, métodos y procedimientos)
 OBSERVACIÓN: Directa (disciplina, formularios, actividades, disposición de
equipos)
 CUESTIONARIOS: Niveles Operativos (funciones, tareas, archivos, métodos)
 ANALISIS DE DOCUMENTOS: Manuales utilizados, vigentes, de otras
empresas)
6. ELABORACIÓN PROPIAMENTE DICHA
 Esta es considerada una de las etapas más importantes y está conformada por las
siguientes tareas:
REDACCIÓN: clara y concisa
DIAGRAMACIÓN; narrativa, gráficos, de título o de libro
FORMATO: Procedimientos, (quiénes, cuándo y dónde se efectuarán y con qué
tecnología)
CODIFICACIÓN: ordenada secuencialmente utilizando un sistema seleccionado
previamente
IMPRESIÓN: Cantidad de copias, costo, uso, calidad, vigencia, tiempo, equipos
PRESENTACIÓN: Depende de la modificación, descartando el empastado y se
recomienda carpeta de hojas móviles (de tres argollas)
PRUEBA PILOTO: Se conviene probar su utilidad
7. DISTRIBUCIÓN
 Hacer llegar los manuales a empleados de una manera racionalidad con el fin de
evitar gastos innecesarios.
8. INSTRUCCIONES DE USUARIOS (OPERADORES)
 Consiste en la simulación de situaciones cuyas soluciones dependen de la
utilización del manual
9. SEGUIMIENTO
Evaluar continuamente los manuales para verificar en qué medida cumplen con los
objetivos para los cuales fueron creados.
REGISTROS ESTADÍSTICOS DE CONSULTA
ENCUESTAS
ENTREVISTAS
 De la aplicación en el seguimiento dependerá que el manual se mantenga
continuamente actualizado o que caiga en desuso.
El manual está estructurado de acuerdo a las siguientes partes. Es importante dominar
tanto éste punto como el anterior para proceder a su elaboración.