INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo hablaremos sobre el archivo administrativo, sus
documentos importancias y conservación documental en el área financiera y
contable de las empresas y sus derivados.
La palabra archivo es clave en este informe ya que trataremos todos sus
enfoques, la palabra archivo viene del latín ARCHIVUM, se usa comúnmente para
designar el local donde se conserva los documentos producidos por otra entidades
como consecuencia de las relaciones de sus actividades.
Un buen archivo no consiste únicamente en conservar archivos para la historia y la
investigación, estos son esenciales para un buen gobierno. Gracias a ellos pueden
rendir cuenta y demostrar su capacidad para promover la democracia. Una política
de buena administración de los documentos y archivos en el área financiera y
contable, permite que un país comprenda el " quien, cuando, como posible el
respeto de los derechos del hombre y permite que el poder pueda explicar,
defender, y canalizar sus acciones.
El archivar adecuadamente es, también garantizar un gobierno eficaz.
DESARROLLO
A continuación un breve informe de cada uno de estos temas, donde hablaremos
exactamente sobre:
LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: En este archivo reposan los
documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo
de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente
del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego
decidir su traslado al archivo central.
Es la unidad que administra, custodia y conserva en buen estado los
documentos de cualquier tipo o valor administrativo legal, permanente e
histórico que son transferidos por las diferentes oficinas o entidades.
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un
fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente
establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se
almacena la documentación.
Si atendemos a la frecuencia de consulta del archivo, lo podemos clasificar
en:
ARCHIVOS ACTIVOS: Aquellos donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo,
legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de
emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada
más de una vez al mes.
ARCHIVOS SEMIACTIVOS: Se conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es
suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
ARCHIVOS INACTIVOS: Se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función.
¿POR QUE ES IMPRESCINDIBLE EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA?
POR IMPERATIVO LEGAL: el art. 30 del Código de Comercio obliga a
conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos
y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la
obligación aunque cese la actividad empresarial.
POR INTERÉS PROPIO: la información es la base y fundamento de
muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas
veces, contenida en los documentos que se generan con la actividad del
negocio.
TIPOS DE DOCUMENTOS
LIBROS OFICIALES
Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de
la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro
Diario y Libro de actas.
Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de
clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables
agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son
obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante
el mismo tiempo.
Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en
una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero
obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas
recibidas, L.R. de bienes de inversión.
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años:
destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas,
y de las recibidas el documento original. También se incluye la
documentación relacionada con la liquidación de los impuestos
correspondientes a cada actividad empresarial.
Documentación de carácter interno: No están afectados por la
obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y
después los destruye.
Documentos especiales relacionados con la constitución o con el
patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos
fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas
notariales…Se conservan de manera indefinida.
Documentos Socio-laborales
Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los
trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.
Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago
de salarios y liquidación de seguros sociales.
CLASES DE ARCHIVOS:
Archivos de entrada: estos archivos se constituyen por una serie de datos
que están almacenados en un dispositivo de entrada.
Archivos de salida: estos archivos guardan la información que es viable
observar a través de la computadora.
Archivos de situación: estos archivos almacenan información que se
actualiza con frecuencia.
Archivos constantes: estos archivos se componen de registros cuyos
campos son estables o bien, de baja frecuencia de variación.
Archivos históricos: se constituyen por datos que cambian en el tiempo y
con información de los archivos actualizados.
Archivos de movimiento: esta clase de archivos se emplean unidos a los
constantes y tienen en común algún campo.
Archivos de maniobra: estos se originan en el instante en que se opera
algún programa y se borran una vez que termina su actuación, son
auxiliares.
Según los datos que almacenan se dividen en:
ASCII: en esta clase de archivo los datos son almacenados por medio de
un sencillo texto. Esto posibilita el intercambio de los datos que poseen así
como a la vez elaborar archivos que el propio usuario pueda transformar.
Binario: este tipo de archivos, por el contrario, contiene información en un
lenguaje que únicamente la computadora entiende, por ejemplo colores,
sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos generan poco peso en
relación con los anteriores.
Según el mecanismo que se emplea para tener acceso a los archivos se divide en
los siguientes:
Archivos directos: en esta clase de archivos cada registro es posible
leerlos y escribirlos de forma directa. Esto se consigue con la presentación
de su dirección en el fichero.
Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se ordenan en
forma de secuencia de tal modo que para leer uno solo de ellos, es
necesario la lectura de los anteriores.
Archivos de índices: en estos archivos es posible entrar a los registros
desde la contraseña que disponen. Conociendo las diferentes clases de
archivos que existen el usuario estará en capacidad de reconocer sus
características, su utilidad y su pertinencia. Cada uno de ellos facilita el
almacenamiento de la información de acuerdo a las funciones que cumple y
para los que fueron diseñados. Será finalmente el usuario quien elija el más
apropiado según sus necesidades.
CARACTERÍSTICAS
Nombre y extensión:
Cada archivo se identifica por un nombre (que debería indicar su
contenido) y por una extensión (algunas veces opcional) que suele
identificar el tipo de archivo.
El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256
caracteres, mientras que la extensión consta de 3 o 4 caracteres.
Los archivos tiene un tamaño que se mide en bytes, kilobytes,
megabytes, gigabytes, y que depende de la cantidad de datos que
contenga.
Los archivos pueden contener diferentes tipos de información:
archivos de texto, de imagen, de audio, de vídeo, etc.
Los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas
(subdirectorios) de forma jerárquica.
No puede haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión) en la
misma carpeta.
Nautilos es la aplicación del sistema que nos permite organizar
nuestros ficheros. Nos permite efectuar las operaciones más
comunes con archivos y carpetas: copiar, mover, eliminar.
Otra forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú
contextual, obtenido pulsando con el botón derecho del ratón sobre
el archivo o carpeta.
Especial cuidado debemos tener al arrastrar con el botón izquierdo
un archivo o carpeta, porque dependiendo del destino, se podrá
copiar o mover esa información.
Toda la información que almacenamos en nuestra sesión de usuario
está disponible en la carpeta del sistema operativo /home/usuario.
Guadalinex-edu es un sistema operativo multiusuario, por lo que
dispondremos de una carpeta en /home por cada usuario que inicie
sesión en el sistema.
SELECION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Preparar inventarios de selección y eliminación documental.
Preparar un inventario para los documentos que van a seleccionarse y otro
para los que van a eliminarse
Presentar la solicitud de selección documental
Enviar al comité de archivo de sede, la propuesta de selección y sus
soportes para su aprobación.
Transferir los documentos a conservar al Archivo Histórico.
Transferir la muestra a conservar al archivo histórico incorporando los
documentos seleccionados en la ubicación correspondiente.
Aprobar la propuesta de selección documental.
Estudiar y aprobar la propuesta de selección por parte del Comité de
Archivo de Sede
La selección se define como la tarea por la cual se determina el destino
final de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo
límite para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al
efecto señalada en las TVD y TRD, siendo este un proceso técnico que
explica el comportamiento de las organizaciones y la forma de cómo
conducirlas hacia resultados efectivos
Seleccionar las unidades documentales a conservar de acuerdo con el
método de muestreo propuesto para cada serie y las estrategias planteadas
por la Unidad Nacional de Archivo.
Consiste en escoger entre los Documentos que se producen mundialmente
(publicados o inéditos), aquellos que cubran el campo definido por el centro,
servicio o sistema documental y que por su utilidad merezcan registrarse en
el fondo.
Identificar los documentos susceptibles de selección.
Con base en las TRD identificar los documentos que han cumplido su
tiempo de retención en el Archivo Central y que son susceptibles de
selección.
Seleccionar las unidades documentales a conservar de acuerdo con el
método de muestreo propuesto para cada serie y las estrategias planteadas
por la Unidad Nacional de Archivo.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLE DE LAS
EMPRESAS
OBJETIVO: contribuir a la solución de los interrogantes y consulta de las
empresas en el ámbito Archivístico
RESPONDER: a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que
requiere las empresas en cuanto a los sistemas de gestión de la
información, la documentación y de archivo de igual manera su importancia.
DESARROLLO: un ambiente de carácter pedagógico, para la formación de
una cultura Archivístico con apoyo de los recursos humanos y técnico del
ambiente se gestiones Administrativos y de las tecnologías de información y
la comunicación.
GENERAL: un ambiente de trabajo inter y multidisciplinar entre la directiva
de la institución educativa y todas áreas que potencien por experiencia,
infraestructura y recursos fermentados los procesos, de la entidad o
empresa.
CONCLUCION
por lo expuesto anterior mente, se puede concluir afirmando a todas estas
informaciones obtenidas de los temas de archivos y sus documentos entre otros,
se deduce que es de mayor importancia, para la parte financiera y contable de
toda empresa y sus importancias.
La presencia de un archivado en una compañía es importante para guardar todo
los datos importantes de la misma. Donde se toman la cuenta de los clientes, el
registro de la empresa, facturas de pago de impuestos, entre otros documentos.
Estos sistemas de información contable han trascendido la función financiera
tradicional en mercado por la normatividad de tipo legal y tributaria que en el
entorno económico necesitó en el momento de la historia.
Estas nuevas medidas tecnológicas, orientan cada vez más hacia unos modelos
de archivos o documentos más flexibles y dinámicos en los que se consideran
como aspectos claves la mejora de mecanismo se información, se encontrarán en
una situación de ventaja con respecto a sus competidores.
Mediante el desarrollo del caso práctico. Se ha pretendido poner de manifiesto.
Atreves de un hecho real, todas las conclusiones aquí expuestas, así como el
método de instrumentar los flujos de información asociadas al área económica
financiera de la empresa, resaltando el mayor protagonismo que el sistema
contable está adquiriendo en la importancia, organización y conservación de los
archivos.
Bibliografías
https://es.calameo.com/read/001780729de376d0dfa98
https://www.calameo.comjbook
https://images.app.goo.gl/3AYQUYt1rqvo8wbr8
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