GUÍA TÉCNICA GTC
COLOMBIANA 185
2009-09-30
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
PRÓLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional
de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica
está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.
La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.
Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo
momento a las necesidades y exigencias actuales.
1. INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la
gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y
el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la
disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y
características internas de las organizaciones.
La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588,
NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente
documento normativo.
NOTA El contenido de esta guía se presenta según los requisitos de la norma interna de ICONTEC I-NN-01 Reglas
de estructura y redacción de normas técnicas colombianas, guías técnicas colombianas y demás documentos
normativos. Por esta razón, no se ciñe a las recomendaciones planteadas para los documentos organizacionales en
esta GTC.
2. OBJETO
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos
generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen
corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las
partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los
1
protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada
organización, para la producción de documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos,
secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para
facilitar su elaboración y presentación.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de
este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada.
Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado
(incluida cualquier corrección).
NTC 1001, Papel, formatos.
NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en
documentos escritos.
NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de
investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y
definiciones.
3.1 Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación
de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se
cierra con un punto.
3.2 Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón
social.
EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.
3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica.
3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para
complementar y aclarar.
3.5 Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
3.6 Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto
determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para
sustentar sus escritos.
3.7 Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y
facilitar la comprensión del texto.
2
3.8 Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
3.9 Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas
entidades se denomina oficio.
3.10 Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
3.11 Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida
a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
3.12 Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe,
para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
3.13 Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que
produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética,
alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en
caso de que exista.
NOTA Antes llamado también número, referencia o consecutivo.
3.14 Conclusiones. Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe,
presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
3.15 Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
3.16 Contenido. En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto
nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que
aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
3.17 Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
3.18 Copia. Fiel reproducción del documento.
3.19 Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la
portada.
3.20 Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
3.21 Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
3.22 Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación.
3.23 Encabezado. Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar
la continuidad del documento.
3.24 Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de
comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
3.25 Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
3.26 Esquema. Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los
textos de los documentos.
3
3.27 Estilo. Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
3.28 Experiencia. Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer
algo.
3.29 Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
3.30 Foliar. Acción de numerar las hojas.
3.31 Folio. Hoja.
3.32 Fuente o tipo de letra. Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un
documento.
3.33 Fuente bibliográfica. Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
3.34 Glosario. Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias
para la comprensión del documento.
3.35 Ilustración. Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que
aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
3.36 Índice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos
(geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar
su ubicación en el texto.
3.37 Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de
procesos administrativos.
3.38 Interlínea. Distancia vertical entre dos renglones.
3.39 Interlínea libre. Renglón sin escritura.
3.40 Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance
y objetivos del informe extenso.
3.41 Líneas especiales. Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
NOTA No están presentes en todos los documentos organizacionales.
3.42 Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace
fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
3.43 Márgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página
impresa.
3.44 Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa
o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la
misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos,
disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre
otros.
3.45 Membrete. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
4
3.46 Memorando. Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos.
3.47 Mensaje electrónico. Comunicación escrita, a través de la Internet.
3.48 Modelo. Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la
diagramación de su papelería.
3.49 Nota de pie de página. Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una
idea expresada en el texto.
3.50 Nivel. Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un
documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.
3.51 Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.
3.52 Orden del día. Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
3.53 Página. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
3.54 Paginar. Acción de numerar páginas.
3.55 Portada. Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación
del documento.
3.56 Radicación. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento.
3.57 Razón social. Nombre que identifica a una organización.
3.58 Recomendación. Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de
las conclusiones que se consideran alcanzadas.
3.59 Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
3.59 Referencia bibliográfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los
cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.
3.60 Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales
como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)
dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
3.61 Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
3.62 Renglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
3.63 Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe
breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.
3.64 Rúbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de
5
la firma, después de su nombre o título.
3.65 Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
3.66 Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
3.67 Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
3.68 Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética;
este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico,
entre otros.
3.69 Subdivisión. Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y
subtemas.
3.70 Tablas. Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados en
columnas para facilitar su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas.
3.71 Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.
3.72 Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
3.73 Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
3.74 Título. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno
de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque
no necesariamente) lo distingue de otro documento.
3.75 Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
3.76 Viñeta. Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en
un trabajo escrito.
3.77 Zona. Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
