TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL
TABLA DE
VALORACION
DOCUMENTAL
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVO
SENA
INTRODUCCION
La producción de documentos y la organización artesanal llevó al AGN tomar medidas
de solución total de importancia
Crear las TABLAS DE RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, muy
parecidas pero diferentes cada una con su función especifica
Las TRD sirven para organizar los archivos de gestión, para impedir que se siguiera
generando grande cantidad de documentos sin orden, facilitando con esta técnica una
organización unilateral de fácil acceso a la información, minimizando esfuerzo s y gastos
Las TVD en cambio viene a facilitar la conservación de documentos que pueden tener un
valor histórico, ya no guarda documentos por guardar, sino que ya hay una técnica para
dar valor a dicho documento y no tener en cuartos oscuros y una gran cantidad de
documentos que se pueden convertir en nido de ratas y bichos, con las TVD ya hay una
organización de todo eso permitiendo así un buen manejo de la información almacenada.
OBJETIVO GENERAL
Adquirir conocimiento y profundizar en la técnica archivística que se debe
cumplir para el implemento de las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Poner en practica el manejo de las TRD y la TVD en clases
Asimilar en tema despejando dudas en las exposiciones en clase
CONCLUSIONES
1. Las TRD y TVD, son herramientas fundamentales en la gestión documental
creadas para dar un mejor manejo a los archivos.
2. Radica en que son indispensables en la gestión documental y por ser un
instrumento archivístico esencial que permiten la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos.
3. Las TRD y TVD deben cumplir con los requisitos exigidos por el AGN, en cuanto
su implementación del programa de Gestión Documental
4. Las TRD y las TVD, garantizan la selección y conservación de los documentos en
las diferentes fases de archivo
5. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa
6. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total
Los beneficios de las TRD y TVD, que se obtienen con la eficiente aplicación de
estas tablas, pueden clasificarse de dos puntos de vista: Administrativos y
Archivístico
7. Que el tiempo de retención y conservación previsto para los documentos de
archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades
administrativas y las disposiciones legales
8. Que es necesario que cada entidad establezca un Comité de Archivo, legalizado
mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de
definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos
9. La importancia de organizar el Fondo Acumulado, es transcendental pues
contiene información institucional que testifica los tramites, procedimientos y
actividades realizadas en dicha entidad es la memoria institucional
10. Los archivos, son un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso
esencial que correctamente organizado pueden constituirse en memoria y
testimonio de la evolución de su entidad productora
CUADRO COMPARTAIVO ENTRE LA TRD Y LA TVD
TRD TVD
Listado de SERIES con sus Producto del análisis y organización de un
correspondientes tipos documentales, a las fondo acumulado que presenta el listado
cuales se asigna el tiempo de permanencia de agrupaciones documentales o series
en cada etapa del ciclo vital de los documentales con anotación de sus fechas
documentos. extremas, sus valoración, y los
procedimientos a seguir para aplicar la
disposición final.
Es una propuesta para mejorar y dirigir la Es una propuesta de reorganización del
organización de los archivos de gestión fondo acumulado de institución, de tal
manera que se mejore la gestión
documental
1. COMPILACIÓN DE LA 1. DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO
INFORMACIÓN INSTUCIONAL.
Organización de los documentos
Disposiciones legales. Fechas extremas aproximadas
Creación, Volumen de la documentación
supresión, reestructuraciones. Formas de Almacenamiento
Organigrama actual Clases de soporte
Estructura interna de la Entidad Áreas de depósitos
Funciones de las Oficinas Condiciones ambientales
Productoras y los procedimientos Manifestaciones de deterioro
2. ENTREVISTA A LOS 2. COMPILACIÓN DE LA
PRODUCTORES DE INFORMACIÓN
DOCUMENTOS. INSTITUCIONAL.
Identificación de las unidades Disposiciones legales. Creación,
documentales supresión, reestructuraciones.
Análisis de la producción y trámite Funciones de las Oficinas
documental Productoras y los procedimientos
Definición de valores primarios y Organigrama, presupuestos
secundarios Cuadro de clasificación de las
transformaciones seguidas por la
entidad en el transcurso del tiempo
3. ÁNALISIS E 3. APLICACIÓN DE LOS PROCESOS
INTERPRETACIÓN DE LA ARCHIVÍSTICOS
INFORMACIÓN
CLASIFICACIÓN: La
Conformación de Series, Subseries clasificación por oficinas
y Unidades Documentales. productoras permite identificar la
Valoración y Selección procedencia de los documentos
documental teniendo en cuenta la estructura
Cuadro de Clasificación de Series orgánica y las funciones
y Subseries con sus respectivos desarrolladas por la institución a
códigos lo largo de su gestión.
En un segundo nivel, la
clasificación permitirá al interior
de cada oficina productora
identificar y agrupar los
documentos de acuerdo con sus
características comunes, tanto
externas como internas,
posibilitando la conformación de
las series y las subseries
documentales
4. Elaboración y presentación de 4.VALORACIÓN DOCUMENTAL
la propuesta de TRD al comité
de archivo para su estudio y Identificar los valores primarios:
aprobación en primera legales, fiscales, administrativos,
instancia contables y jurídicos.
Identificar los valores secundarios:
institucionales, científicos,
tecnológicos, históricos y
culturales.
5. Elaboración y presentación de la
propuesta de TVD al comité de archivo
para su estudio y aprobación.
Permiten manejo integral de Permiten planificar las acciones
documentos. que deben adelantarse para
Permiten manejo integral de asegurar el adecuado tratamiento
documentos. de la documentación en su
Facilitan la organización segunda y tercera fases.
documental. Señalan los tiempos en que deben
Ayudan a controlar la producción seleccionarse y eliminarse los
y trámite. documentos.
Identifican y reflejan las funciones Sirve de guía a la administración y
de cada institución o entidad. al área de archivo para realizar las
transferencias secundarias y
Integran procesos archivísticos con proporcionar un servicio eficiente.
lógica. Garantiza el derecho a la
Identifican documentos información.
eliminables Favorece una adecuada selección
documental.
Permite la adecuada conservación
de los documentos de valor
histórico.
Racionaliza recursos y espacios
