La organización de eventos

7 agosto, 2017 por Protocolo IMEP 4 comentarios

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El mundo de la organización de los eventos ha evolucionado muchísimo
en los últimos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de
protocolo y los conocimientos básicos para llevar a cabo un evento ya no
son suficientes para que tenga éxito. Hoy hay que conocer las nuevas
propuestas y actualizar las técnicas y teorías obsoletas antes de
sumergirse en el desafiante mundo de la comunicación, el diseño, las
nuevas tecnologías, la producción o la escenografía.

El objetivo es aprender las pautas imprescindibles para conseguir lo

que en estos tiempos buscan las instituciones, ya sean públicas o
privadas, cuando organizan sus eventos.

El protocolo
Lo que sí resulta una realidad indiscutible es que la organización de
eventos se propone reconceptualizar lo que en la actualidad es protocolo,
tratando de hacer ver a diversos grupos sociales que este término no
tiene nada de peyorativo, demostrando que es una disciplina como tal. La
proyección, el desarrollo de los preparativos y la puesta en marcha de
todo tipo de eventos es de suma importancia en la actualidad.

La importancia de la imagen, el diseño y la escenografía, en definitiva, de

la proyección exterior en la organización y gestión de eventos en
cualquier ámbito de la sociedad (empresarial, cultural, político, oficial o
social), obligan a plantear la necesidad de crear empresas
especializadas de alto nivel en estas disciplinas capaces de gestionar y
diseñar de manera multidisciplinar cualquier evento.

La organización de eventos
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y
producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u
 otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un
evento son desarrollo del presupuesto y el cronograma, la selección y
reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación
de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de
transporte, los servicios
gastronómicos o catering, la
Organización de eventos
coordinación logística integral,
entre otros.

Organización de
eventos
Espacios de nombre
Organización de eventos. La
organización de eventos es el
proceso de diseño, Concepto Se trata del conjunto de medios y técnicas
planificación y producción de : utilizados por una organización para
congresos, festivales, vincularse con sus distintos públicos tanto
ceremonias, fiestas, externos como internos, de manera personal y
convenciones u otro tipo de directa con el objeto de agregar valor a
reuniones, cada una de las su Imagen Corporativa.
cuales puede tener
diferentes finalidades.

Sumario
 [ocultar] 

 1 Tareas
 2 Problemática central
 3 Tiempos y actividades
 4 Etapas de los eventos
 5 Principios básicos del planeamiento
 6 Imagen del evento
o 6.1 Acciones
 6.1.1 Comité organizador
 6.1.2 De comunicación
 [Link] Herramientas comunicacionales
 7 Causas del fracaso
 8 Importancia
 9 Fuentes

Tareas
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la
presupuestación, el armado de cronogramas, la selección y reserva
del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de
permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de
transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística
integral, entre otros.

Problemática central
Las principales inquietudes y problemas que pueden presentarse en
la organización de un evento son:

 ¿Qué productos ofrecer?

 ¿Quiénes asistirán?
 ¿Qué estrategia presentar?
 ¿Cómo satisfacer al público?
 ¿Qué se va a obtener a cambio?

Estas no resultan las únicas preguntas posibles, pero si engloban los

aspectos más generales que pueden surgir al acometer la
organización de un evento determinado.

Tiempos y actividades
El tiempo activo y el tiempo libre dentro del evento están
estrechamente relacionados, propiciando un correcto balance de las
actividades diarias y estableciendo una cantidad de actividades
colaterales de acuerdo a la relevancia del público potencialmente
presente en ellas.

El tiempo de los acompañantes también es un factor esencial, pues

aunque no participen directamente en todas las acciones del evento,
son parte del mismo, por ello es aconsejable entregarles con
suficiente antelación el programa de actividades previstas.

El empleo eficaz y eficiente de los tiempos habla de la

profesionalidad y el rigor con que trabaja un comité organizador. Una
acertada planificación, balance y distribución de las actividades,
concebidas de acuerdo al número y perfil de los participantes, es
muchas veces un sello de garantía en la calidad.

La visión de cualquier evento puede centrarse en garantizar un

impacto global positivo, acorde a la planeación seguida, y asumiendo
cada evento como un espacio de comunicación integral, donde se
conjugan diversas técnicas, métodos, estilos y herramientas puestas
en función de establecer una satisfactoria comunicación entre los
participantes, donde éstos puedan expresar confortablemente su
aporte y a su vez reciban de la mejor manera posible el legado de los
restantes participantes.

En estrecha relación con este aspecto, en algunos casos es

conveniente realizar una evaluación de expectativas en los
participantes, puntualizando la visión, fines y grado de satisfacción
que han alcanzado; lo cual se contrarresta en base a los propósitos
trazados y brindarán de conjunto una excelente posibilidad de
introducir cambios teóricamente favorables en futuras ediciones del
mismo evento o incluso, extrapolar las que sea posible a otros en los
que se esté involucrado.

Etapas de los eventos

Todo evento tiene tres momentos claves bien diferentes en términos
de las tácticas y metodologías a emplear en aras de su éxito:

 Antes
 Durante
 Después
Al mismo tiempo, el comité organizador de un evento deberá
formularse nueve preguntas básicas para un conseguir una apropiada
estructuración del mismo:

 ¿Por qué? (razones y objetivos)

 ¿Cuál? (tipo de evento)
 ¿Qué? (nombre, temas y programa)
 ¿Quiénes? (comité organizador y asistentes)
 ¿Cómo? (logística)
 ¿Dónde? (sede o sedes)
 ¿Cuánto? (presupuesto, tiempo, actividades, entre otros)
 ¿Cuándo? (momento ideal)
 ¿Para qué? (visión y propósitos)

La gestión eficaz de los tres tiempos antes expuestos, así como un

real esclarecimiento respecto a las nueve preguntas antes
mencionadas ofrecen un soporte de confianza y seguridad para la
consecución de un evento exitoso, sin que ello signifique que haya
que soslayar elementos tácticos particulares y situaciones más o
menos imprevisibles que surgen casi con toda seguridad en
cualquiera de los tres tiempos de la logística general del evento.

Principios básicos del planeamiento

 Principio de precisión: Toda planeación debe ser precisa,
detallada y aparecer descrita en acciones concretas.
 Principio de flexibilidad: Toda planeación debe dejar margen de
flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos y fuera de lugar.
 Principio de unidad: Se debe diseñar una planeación para cada
acción, y lograr coordinar todas entre sí.

Imagen del evento

Es la imagen un aspecto catalogable dentro de los elementos más
importantes de todo producto y/o servicio, y en particular, de un
evento que, resulta siempre una combinación de ambas condiciones.

La imagen de un evento no es única ni es homogénea, pues resulta de

la percepción que realiza cada persona en relación al mismo. No
obstante, todo organizador aspira a que cada participante alcance y
conserve una imagen positiva y duradera del evento, lo cual se podrá
revertir en potenciales dividendos futuros.

Acciones
Acciones desarrolladas para obtener una imagen positiva:

Comité organizador
 Tiene que estar entrenado para mostrar y transmitir una imagen
de unidad, organización, y control.
 Debe mostrar con hechos que saben hacer las cosas bien. Es
altamente probable que existan pugnas o diversidad de opinión
entre algunos de sus miembros, pero estas no deben estar por
encima del interés colectivo y tampoco deben manifestarse en
momentos y lugares no apropiados.
 Saber manifestarse como un verdadero equipo es probidad y
ejemplo en cualquier comité organizador.

De comunicación
 Conversaciones entre dos o más personas
 Llamadas telefónicas
 Correo electrónico
 Presentaciones en foros o reuniones
 Radio
 Televisión (espacio promocional o entrevista)
 Charlas intra e interinstitucionales
 Conferencias de prensa.

Aún en el contexto más informal, los organizadores de eventos tiene

presente:

 Quiénes están facultados y hasta dónde para tomar y/o

comunicar decisiones
 Fechas importantes del evento
 Receptores de resúmenes
 Listados y otros datos
 Contactos claves
 Logística general del evento

Herramientas comunicacionales

 Comunicación gráfica
 Comunicación escrita:

1. Brochure
2. Suelto promocional
3. Carta oficial
4. Pegatina
5. Inserción publicitaria
6. Valla
7. Gigantografía
8. Cartel para la presidencia

En ellos debe primar una identidad armónica y congruente con el

evento y sus objetivos, tanto en términos de tipografía, logotipo,
manejo del color y contenidos.

Causas del fracaso

Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento
puede dar al traste con los objetivos esperados por sus
organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones:

 Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.

 Sobrecarga informativa (saturación fisiológica de los sistemas
sensoriales en el público receptor).
 Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.
 Asistencia disminuida con relación a lo planificado.
 Baja motivación de organizadores y asistentes.
 Objetivos difusos desde un inicio.
 Mala preparación y atención del personal.
 Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y
espacios.
 Coexistencia de barreras que limitan la efectividad de la
comunicación y desajustes reiterados por parte de los
organizadores.
Importancia
Se debe hacer énfasis en que todo evento, cualquiera que sea, es un
suceso único. Es siempre positivo trazarse una estrategia de realce
hacia los elementos que hacen del evento en cuestión un fenómeno
irrepetible, portador de atractivos e intereses para los que tengan la
oportunidad de asistir a él. Incluso en los casos de eventos con
participación virtual, resultan una mezcla de productos y servicios,
en el sentido del marketing, y como tal deben ser tratados según sus
leyes.

Es significativo señalar que la planificación de un evento no termina

hasta después que el mismo ha sido oficialmente clausurado, pues
durante la celebración del mismo e incluso en fechas posteriores a
éste, permanecen tareas que se deberán cumplir con eficiencia,
eficacia y calidad, las cuales deben ser planificadas y adecuadas
tanto como sea posible

La organización de eventos y su
importancia
En este artículo te contamos qué es la organización de eventos y por qué es
tan importante al momento de planificar cualquier acontecimiento.
Independientemente de la cantidad de invitados, la temática o el objetivo,
los eventos requieren planificación y organización. La organización de
eventos consiste en planear y estructurar toda la celebración a fin de evitar
cualquier tipo de contratiempos o errores antes, durante y después del
evento.  

¿Qué es la organización de eventos?

En pocas palabras podemos definir a la organización de eventos como el
proceso de diseño, planificación y producción de fiestas, celebraciones,
reuniones, agasajos y todo aquel acontecimiento que implique la presencia
de un público invitado.

Generalmente la organización de eventos incluye diversas tareas como

realizar un presupuesto, armar un cronograma, reservar el salón, tramitar
permisos, contratar el servicio gastronómico, etc. Todas estas tareas deben
realizarse conforme a las finalidades del evento y las preferencias del
cliente.

¿Por qué es importante la organización

de eventos?
En primer lugar la organización de eventos es importante porque elimina la
improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con
armonía y fluidez, según lo previsto.

La organización de eventos también es importante porque los actos,

reuniones y agasajos se realizan en base a las normas de protocolo
establecidas y de acuerdo a las principales tendencias de acuerdo al tipo de
evento.

El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que

atañen al acontecimiento, de manera tal que el cliente se sienta libre de las
presiones y responsabilidades que suele generar la planificación y la
organización.

Además, la capacidad de trabajo de los profesionales dedicados a la

organización de eventos puede adaptarse a diferentes presupuestos,
requisitos y preferencias. Mediante sus habilidades de coordinación, el
profesional se encarga de buscar los proveedores más competentes y los
servicios más adecuados para que el evento sea un verdadero éxito y a su
vez cumpla con las expectativas del cliente.

Debido a la importancia de esta actividad, los profesionales dedicados a la

organización de eventos deben conocer las reglas de protocolo y etiqueta,
estar familiarizados con el mercado de proveedores, los métodos
organizativos y los requisitos específicos de cada tipo de evento.

Tipos de organización de
eventos
Los eventos son actividades sociales con un fin determinado, puede
ser un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una
convención, entre otros. El tipo de evento se establece como
sociales o familiares, deportivos, culturales y empresariales. Esto es
de acuerdo con las personas que asistirán, por la carga emotiva o el
interés financiero que representa. Para realizar un evento se deben
tener presente lo que se quiere hacer para con ello comenzar a
planificarlo.

Tipos de eventos
Estos son algunos de los tipos de eventos que nos podemos
encontrar:

Eventos empresariales
Tienen como objetivo:

1.
 Conseguir beneficios empresariales.
 Una imagen institucional.
 Nuevos clientes o mantener los existentes.
 Posicionarse en el mercado.
 El consumo de bienes y servicios.
Entre los que se pueden organizar están:

1.
1. Cambio de autoridades entre muchos otros.
2. Concienciación de nuevos objetivos.
3. Conferencias de prensa.
4. Congresos.
5. Convenciones.
6. Encuentros de negocios.
7. Eventos de integración al aire libre.
8. Eventos recreativos.
9. Exposiciones.
10. Ferias.
11. Fiesta por logros de los objetivos.
12. Incentivos para fuerzas de ventas.
13. Jornadas de capacitación.
14. Lanzamiento de planes.
15. Lanzamientos de productos.
 16. Recibimiento de extranjeros a una empresa.
17. Salones de exposiciones.
18. Seminarios.
19. Talleres.
20. Visita de ejecutivos.
Eventos Sociales
Son parte de la vida de las personas, estos pueden ser por diferentes
motivos como: cumpleaños, casamientos, aniversarios de boda,
bautizos, reuniones familiares, ritos. Con este tipo de eventos se crea
un ambiente sin estrés, con la finalidad de que las personas puedan
relacionarse y divertirse.

Cócteles
Estos suelen realizarse al final de la tarde y es por máximo dos horas,
estos se realizan con la finalidad de querer pasar un rato agradable y
divertido con un grupo de amigos.

Cenas íntimas
Este tipo de eventos es solo para una pareja, son muy fáciles de
organizar y solo requiere de una mesa, unas velas, una luz tenue y la
música adecuada para el momento.

Eventos deportivos
Se han vuelto muy frecuentes, por lo general son organizados por una
casa que patrocina el deporte. Se debe tener presente a las
autoridades, los organizadores, los medios por donde serán
transmitido, quienes asistirán, donde se realizará, las medidas de
seguridad que se tendrán, entre otras. Casi siempre son eventos
privados.

Eventos culturales
Tienen como finalidad propagar y difundir temas culturales, que
pueden ser musicales, de pintura, fotografía, baile, entre otros. Por lo
general se organizan festivales o jornadas para una temática en
particular.

Si necesitas realizar cualquiera de estos eventos pide presupuesto en

nuestra Agencia de Eventos en Madrid, estaremos encantados de
atenderte.

10 tipos de eventos de empresa

EVENTOS DE EMPRESAS
     

Los eventos de empresa son potentes herramientas de comunicación y aportan múltiples

beneficios a las compañías.  Son una buena manera de llegar a los diferentes públicos de
forma directa. En este artículo te explicamos cuáles son los principales formatos de eventos
de empresa.

La organización de eventos tiene gran importancia en la economía española, ya que

involucra a distintos gremios y se estima que mueve cerca de 7.000 millones de euros, un
0,66% del PIB nacional. La competencia entre empresas es creciente y los eventos son una
fórmula creativa e innovadora con la que destacar sobre el resto, fidelizar a los clientes y
motivar a los trabajadores. Entender cuáles son sus objetivos el mensaje a los públicos
específicos es clave para el éxito.
Podemos diferenciar los eventos en dos grandes bloques en función de sus públicos
objetivos:

 Los eventos internos: destinados a públicos directamente relacionados con el

funcionamiento de la empresa, como por ejemplo, los empleados y los 
accionistas. Sus objetivos son la comunicación de valores, informar sobre cambios en
la compañía o motivar a los trabajadores. 
 Eventos externos: destinados a clientes (tanto actuales como potenciales),
proveedores y medios de comunicación, entre otros. Sus objetivos pueden ser darse a
conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca,
entre otros muchos. 

Diferentes formatos de eventos de empresa

A continuación, señalamos los principales formatos de los eventos corporativos, para que

puedas tomar algunas ideas:

1. Las reuniones. Consisten en grupos de trabajo en los que intervienen dos o más personas

y sirven para transmitir información o tratar los desafíos y las oportunidades a los que se
enfrenta la compañía. En función de los asistentes, las reuniones pueden considerarse como
eventos internos o externos. Lo más conveniente es elaborar agenda de temas que se
tratarán a lo largo del encuentro y enviarla a los asistentes previamente. Si el programa está
ordenado e incluye estimaciones de tiempo para cada punto, la reunión será más efectiva y
será más fácil mantener la atención de los asistentes.

2. Iniciativas de team building. Se consideran como eventos internos, ya que su objetivo es

motivar o formar grupos de trabajo dentro de una empresa. Generalmente son actividades a
las que asisten grupos reducidos de personas para que cada asistente tenga atención
personalizada. Las iniciativas de team building son muy variadas y pueden consistir en
actividades deportivas, gastronómicas, lúdicas y, en general, todas aquellas que fomenten la
participación.

La tendencia actual en este tipo de eventos corporativos es apostar por actividades

encaminadas a concienciar sobre la importancia de la sostenibilidad y el cuidado del medio
ambiente.

3. Juntas generales de accionistas. Su objetivo es comunicar asuntos relevantes a los

accionistas de la empresa y elegir al Consejo de Administración. Son eventos internos y
pueden desarrollarse con un tono alegre o más sobrio, en función de la cultura corporativa.

4. Reuniones directivas donde se reúne el Consejo de Administración de una firma y en

ellas se discuten la visión de la empresa, sus objetivos y sus estrategias.

5. Seminarios. Eventos externos que tienen una función principalmente educativa y

normalmente están enfocados a grupos reducidos de personas. Uno de los aspectos más
importantes es la interacción, por lo que los asistentes suelen tener la oportunidad de lanzar
preguntas a los oradores.

Precisamente, para fomentar la interacción de los asistentes,  puedes incluir actividades que
ayuden a romper el hielo durante las cuales los participantes se presenten.

Dentro de estas reuniones pueden organizarse workshops en los que los asistentes puedan
aclarar las dudas que les vayan surgiendo.

6. Las conferencias. Son, probablemente, unos de los eventos externos a los que acuden un

mayor número de personas. En líneas generales, son reuniones de profesionales de un
sector determinado o de personas con un interés común. Una buena táctica es promocionar
la conferencia y a los asistentes a través de las redes sociales. Además, los invitados pueden
responder preguntas que hayan quedado pendientes a través de Twitter.

7. Convenciones. Vienen a ser como las conferencias, pero suelen durar más tiempo. Se
celebran en salas pequeñas, generalmente situadas en hoteles.

8. Otro de los grandes eventos externos de una empresa son las ferias, que en líneas
generales son exposiciones que permiten a las empresas mostrar sus nuevos productos o
servicios.  Algunas empresas viajan largas distancias para asistir a ferias de comercio
internacional y exhibir sus productos en ellas. Al haber una gran cantidad de stands de
diferentes compañías, es importante destacar entre la multitud. Por eso, nuestro espacio
debe sorprender y llamar la atención.

Afortunadamente, hoy en día la tecnología ofrece un montón de herramientas para

ambientar el espacio e impactar a los asistentes. Gracias a la realidad virtual, por ejemplo,
puedes realizar presentaciones en 3D. 
También puedes jugar con la decoración, las proyecciones y la iluminación para lograr la
ilusión óptica de que el espacio
cambia. 

9. Ruedas de prensa. Son uno de los eventos externos más populares, porque están

específicamente dirigidos a los medios de comunicación. Sus objetivos son muy diversos,
como por ejemplo, dar a conocer los resultados y los objetivos de una compañía, presentar
un informe o anunciar nuevos productos o servicios.

Durante las ruedas de prensa, uno o varios representantes de la lideran la conferencia de

prensa y responden a las preguntas de los medios de comunicación. En función de los
objetivos, también pueden acudir expertos o autoridades en la materia, que no pertenezcan
a la compañía. Es conveniente entregar a los asistentes un press kit o carpeta que contiene
una nota de prensa e información de apoyo, fotos y vídeos.

10. Lanzamientos. Son actos de presentación de un nuevo producto o una nueva empresa en

los que se dan cita medios de comunicación y personalidades invitadas.

Dentro de estos eventos se pueden incluir las inauguraciones, en las que se hace un
recorrido por las instalaciones de la empresa y se aprovecha la ocasión para hacerse
autobombo.

Desayunos de trabajo, almuerzos de trabajo, cenas de gala, jornadas divulgativas y entregas

de premios son otros de los tipos de eventos de empresa más comunes.
TIPOS DE EVENTOS, DEFINICIONES
EVENTO: Eventual, de vez en cuando, esporádico.

La Organización de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los proyectos

(SUEÑOS) de nuestra organización.

Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas, para lograr el
objetivo propuesto y las necesidades de un publico objetivo.

Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duración, publico objetivo,
recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas.

Todo evento tiene características diferentes, nunca un evento se repite dos veces, así, lo
hagamos varias veces.

DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVO

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas
repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras,
Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.

¿QUÉ ES UN EVENTO DEPORTIVO?

Actividad que por su:

Trascendencia social

Público asistente

Número de participantes

Complejidad de medios e infraestructuras

Dificultad organizativa

Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:

Estructura de Recursos humanos

Tramites administrativos

Apoyo económico

Planes alojamiento y transporte

Infraestructuras especiales

Actos de protocolo

Plan de difusión y Promoción

Sistemas de acreditaciones

Control accesos, seguridad, etc.

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

DEPORTIVO

Ante todo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:

¿Qué es lo que quiero organizar?

¿Para qué lo quiero organizar, con qué intención?

¿Cómo es?

¿Cuándo es?

¿Cuánto nos va a costar?

Una vez que hemos adoptado la decisión de llevarlo a cabo, debemos confeccionar una
memoria descriptiva que contenga:

1. Una breve introducción que refleje las características generales del evento.
2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones
públicas, asociaciones, federaciones y otras).
3. Determinar si existe algún tipo de condicionante que pueda afectar a la
organización del evento (normativa, reglamentación).
4. Características técnicas del evento.
5. Necesidades en cuanto a infraestructuras.
6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
7. Necesidades en cuanto a personal.
ELEMENTOS  FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR LA ORGANIZACIÓN DE
UN EVENTO DEPORTIVO O RECREATIVO.

[Link] el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento.

[Link] el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar y demás)

[Link] con que recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos).

[Link] a donde lo haremos.

[Link] hora y lugar.

[Link] características de asistentes o participantes.

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

  ECONÓMICO

SOCIAL

IMAGEN EXTERIOR.

TURÍSTICO
DEPORTIVO

INFRAESTRUCTURA

OTROS.

EVENTO DEPORTIVO

Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte reconocido por el Estado

Colombiano competitivo o no, que se realice en un escenario deportivo y que cuente con la
presencia de público sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional
o internacional.

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Según la capacidad organizativa se pueden organizar: Grandes, medianos o pequeños eventos.

Grandes Eventos: Convocan un número importante de participantes o asistentes, muchas

disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de muchos recursos
económicos, físicos y humanos, además de un alto numero de personal de apoyo.  Ej. Juegos
Olímpicos, mundiales de fútbol.

Medianos eventos: Eventos de característica local, convocan un número de participantes o

asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados. Festivales escolares. Juegos de
Integración Ciudadana.

Pequeños eventos: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado

de personas. No requieren mucha infraestructura,  y poco apoyo y recursos. Ej.: Torneo barrial,
ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.

GRANDES EVENTOS

Antes de aceptar un evento   o comprometerse con el mismo se deben considerar los siguientes
aspectos:

 Objetivos.
 Infraestructura (física y técnica).
 Confirmación y solicitud de sede.
 Diagnostico.
 Organización (nombramiento de comités y comisiones)
MEDIANOS Y PEQUEÑOS EVENTOS

Se hace necesario considerar los siguientes aspectos

Objetivos:

Deportivos Mejorar representación

Técnicos: Mejorar infraestructura.

Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos).

Diagnostico:

Infraestructura.
Participantes.

Financiación.

Recursos (Humanos-administrativos técnicos-materiales).

Tiempos: Horas y días.

Sistemas de juego.

Comités y Comisiones (Según necesidades).

ORGANIZACIÓN DEFINICIÓN: Stephen Robbins (1996) Como una unidad social

conscientemente coordinada, compuesta por dos o más personas, que funcionan relativamente
en forma continua para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes.
March y Simon (1958) afirman que las organizaciones son un ensamble de seres humanos que
interactúan y ellas son los mayores ensambles de nuestra sociedad que tienen algún sistema de
coordinación central.

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del

griego órganon que significa instrumento.

otra  como una  entidad o grupo social. Y otra más que se refiere a la organización como un
proceso.

ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una

organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.
“Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el
logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una
jerarquía de autoridades y responsabilidades”. (Martín, 2002)

ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurídica reconocida por el Estado

Colombiano a través de los órganos competentes respectivos.

DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga bajo su responsabilidad

deportiva o administrativa, cualquiera entidad u organización deportiva debidamente
reconocida por el Estado Colombiano por medio de la autoridad competente respectiva.

DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona, hombre y/o mujer que se encuentre
inscrito debidamente bajo los parámetros establecidos para tal efecto, ante un Club Deportivo o
Federación Deportiva y que tomen parte de una disciplina deportiva.

PÚBLICO: Es la presencia de dos o más espectadores dentro y en los alrededores de cualquier

escenario público deportivo con motivo de un espectáculo deportivo.

ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios, empleados o

dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la organización, promoción y control de
cualquier tipo de espectáculo deportivo.

PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, técnicos, árbitros y todos aquellos
cuya participación  es necesaria para la realización del espectáculo deportivo de que se trate.

BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma estratégica dentro de los

escenarios deportivos que de alguna manera adquieren un comportamiento a través de gestos,
canciones, pancartas y acciones personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no
pertenecen a alguna agremiación, denominadas también barras independientes.

BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se encuentran

organizados a través de asociaciones debidamente reconocidas.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: Es la asociación de personas reguladas

por un conjunto de normas en función de un fin común.

Los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa que no son actividades rutinarias y que
cada evento es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento. Por
ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de
organización, una edición difiere de la otra por el lugar de celebración, el número de
participantes, las fechas de celebración, etc.

Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles.

Los primeros corresponden al producto principal del evento, por ejemplo la emoción de una
competición. Los elementos tangibles son productos complementarios de los primeros, como
por ejemplo, los productos de merchandising.

Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y
que contribuyen a la creación de la memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).

TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS EMPRESARIALES:

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes,

posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:

– Ferias  – Congresos.  – Convenciones.  – Exposiciones.  – Seminarios.  – Visita de Ejecutivos.

Lanzamientos de productos.  – Conferencias de Prensa.  – Talleres – Salones de exposiciones –

– Extranjeros a la Empresa.  – Inauguraciones.  – Aniversarios de Empresa.  – Family Day.

– Desayunos de trabajo.  – Almuerzos de Trabajo.  – Cena de Trabajo.

– Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)

– Encuentras de negocios.  – Fiesta de Logros de Objetivos.  – Incentivos  para Fuerzas de

Ventas.

– Eventos de integración.  – Al aire libre.  – Concientización de Nuevos Objetivos.  –

Lanzamiento de Planes. – Eventos Recreativos.  – Jornadas de Capacitación.  – Cambio de
Autoridades y demás.

1.- Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con intereses

comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el
interés de cada parte y les fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en ámbito
dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a
otros campos.
3. – Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas
por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no   esta
prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.
6.- Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.
7.- Acciones con la prensa.
8.- Participación en Ferias y Exposiciones.
Cultural (exposición, danza, teatro)

Académico (seminario, conferencia, simposio, científico)

Recreativo (festival, convivencias, campamentos, jornadas recreativas,  excursiones

espectáculo)

Deportivo (prueba, campeonato, juegos, copas, torneos relámpagos.)

EVENTOS ESCOLARES-ACADÉMICOS:

– Inicio del ciclo lectivo.  – Cierre del ciclo lectivo.  – Fiestas Patrias.  – Torneos y Encuentros
Deportivos.

– Festivales.  – Ferias.  – Certámenes.  – Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.

– Reunión de ex-alumnos.  – Aniversario de la Institución – Fiesta de Graduación –

Seminarios, Simposios. – Charlas. – Grados.

Principales Eventos Académicos:

Los eventos académicos son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o
técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.

1.– Congreso:
Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o entidad para
debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que
informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos
preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.

Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una
ceremonia de clausura.

2.- Simposio:
Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su
particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo.
Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos
aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la
actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.

3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los
discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de
investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración
es relativa (puede ser de 1, 2 o más días)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.

4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para
experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día.

5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de
simposios o mesas redondas.
Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las
intervenciones y los tiempos.

6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de
aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal
para grupos pequeños 15 personas. aprox.

7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador
coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público
puede realizar consultas a los panelistas.

EVENTOS CULTURALES:

– Festivales.  – Actos Culturales.  – Conmemoraciones.  – Espectáculos artísticos.  – Muestras

de arte.

– Inauguraciones de Centros Culturales.  – Fiestas de Colectividades.  – Presentación de un

libro.

– Presentación de una Obra.  – Espectáculos callejeros.  – Exposiciones.  – Congresos.  –

Ferias. – Concursos. Mesas de debate.

EVENTOS POLÍTICOS:

– Lanzamiento de Campaña.  – Nombramiento de Funcionarios.  – Debates.  – Congresos.  –

Cierre de campaña.  – Reuniones de trabajo.  – Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.  –
Eventos a beneficio.

– Inauguraciones.  – Firmas de Acuerdo.  – Actos Conmemorativos.  – Viajes políticos.  –

Recepciones diplomáticas.  – Distinciones.  – Entrega de premios, diplomas.  – Homenajes y
Reconocimientos.

– Cenas de Gala.  – Conferencias de prensa.

EVENTOS RELIGIOSOS

Característicos de cada religión: – Bautismo.  – Comunión.   – Navidad.  – Pascuas. – Jubileo –

Santoral.

 – Retiros Religiosos.  – Convivencias.  – Estadías de descanso.  – Cursillos religiosos.

– Seminarios religiosos. – Campamentos religiosos. – Ceremonias religiosas (casamientos,
bautismos, Confirmaciones, aniversarios).

EVENTO SOCIAL

Visitas; participación en ferias y otras actividades. Son medios para la integración social. Se
organizan fiestas, excursiones, eventos deportivos, caminatas y más. También actividades de
promoción social, eventos para la divulgación de información sobre adicciones, alcoholismo y
sus riesgos.

EVENTOS EN EL CAMPO:

Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reuniones familiares,

aniversarios.

Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos, reuniones de

trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, family day,
recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.- Recepciones diplomáticas. – Día
de campo para colegios.

EVENTO DEPORTIVO CARACTERÍSTICAS
Es tensionante, produce stress, es determinado. el éxito es limitado. normatividad rigida.
Obligatorio. Exige preparación de los participantes. Dignificante – compensatorio.
Frustrante. es de grandes responsabilidades

EVENTO RECREATIVO CARACTERÍSTICAS
Es lúdico. Informal. Constructivo. permite fácil integración. es relajante. su normatividad es
flexible.

Puede ser mixto (recreo-competitivo). ofrece muchas posibilidades de éxito. Voluntario. es

motivante y estimulante.
Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones
Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la
prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales.
Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los
públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento
reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo
y largo plazo.

A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a

toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group) sobre novedades de empresas,
productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación,
distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o
servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y
que son dignos de ser puestos a la consideración del público.

Un evento es una excelente oportunidad para  tomar contacto directo y personalizado con una
parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir
determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros
públicos, organización y profesionalismos y muchos otros.

Asimismo, a través de  un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional
que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la
posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo hacemos
habitualmente.

Queda dicho entonces que a través de un evento se pueden alcanzar múltiples propósitos. Un
evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas
formas de relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos,
inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A
diferencia de otras herramientas de comunicación y marketing, un evento nos abre una puerta
para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que hemos
intentado abordar a través de múltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail
marketing, fuerza de venta, etc., y  todas han resultado infructuosas.

A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra
empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La organización de
diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.

La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda vez que nos
exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción, que
evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas
que pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un
evento con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que han
perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen  y consideración
pública y que han tenido repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias
disfuncionales.

Eventos

Cómo organizar
un evento paso
a paso con éxito

 

¿Quieres organizar un evento y no sabes por dónde empezar?

Hoy quiero compartir contigo esta guía de cómo crear un
evento y todas las acciones que se deben llevar a cabo en cada
fase.
Con este post quiero facilitarte las pautas de cómo se planifica y
que debes tener en cuenta para organizar un
evento, las acciones que debes realizar en la producción y en
la post-producción y cómo puedes promocionar el evento para que
sea todo un éxito.
Los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia
con tu marca por ello las empresas deberían aprovechar este tipo
de actividad para potenciar su imagen, fidelizar y captar nuevos
clientes. Existen tres etapas bien definidas en la creación de los
eventos: el antes, el durante y el después. Antes de profundizar en
estas fases, debes tener en cuenta una serie
de factores comunes para la elaboración de cualquier tipo de
acto que te menciono a continuación. Los
eventos son
una gran herramienta de comunicación muy
importante para las [Link] PARA TUITEAR
Contenidos del post: [Esconder]
 1. Factores comunes para organizar un evento
 2. Desarrollo del briefing del evento
 3. Análisis de los objetivos 
 4. Lista de invitados, invitación y confirmación
 5. Cómo elegir la sede y fecha de tu evento
 6. Elaboración del presupuesto, necesidades y patrocinadores
 7. Cómo promocionar un evento
 8. Tipos de presidencia y el anfitrión
 9. Puesta en escena: Planificación y ejecución 
 10. Organigrama y Cronograma 
 11. Cómo lograr ser Trending Tópic durante el evento 
 12. Evaluación de los resultados: ROI 
 13. Agradecimientos 
 14. Revisar las redes sociales, monitorización del hashtag
 15. Elaboración de reporte y sugerencias 

1. Factores comunes para

organizar un evento
El primer factor común para organizar un evento es
la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se revisa
continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico
que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él
se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos que se quieren
conseguir. El
briefing es el punto de partida que
expresa lo que el cliente quiere [Link]
PARA TUITEAR
En este documento se recopila los siguientes puntos, entre otros
muchos:
 La idea creativa
 El público objetivo
 La fecha y lugar de celebración
 El presupuesto
 El programa del desarrollo del evento
 Las gestiones con los proveedores
 Las acciones durante, antes y después del evento.
El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en uno
de los elementos más demandados a la hora de contratar
un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia
frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y ayudar
a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y
después del evento, por ello deben ser lo
más creativos posibles. La
creatividad hace posible
que un evento sea excepcional y que
cumpla sus [Link] PARA TUITEAR
Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un
gran protagonismo. En la mayoría de los eventos el sonido, la
iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos
imprescindibles.
La elección de espacios y escenarios cada día exigen más
sitios amplios capaces de albergar todos los contenidos
funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y
montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a
tener incidencia en la producción del mismo y en su presupuesto.
Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de
producción conlleva una mayor complejidad  y también obliga a
pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con
proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar.

Son tres etapas las que tienes que tener en cuenta

para organizar un evento con éxito:

La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En esta

etapa se trabaja varios aspectos, como el desarrollo del briefing, la
definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el
desarrollo de la idea.
La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del evento. Es
el momento de visitar el lugar donde va a desarrollarse el evento
para así realizar el seguimiento del montaje para que todo esté
preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los
proveedores necesarios para el proyecto. Asimismo, con todos los
datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y
se establece un escaleta para que pueda seguir el equipo de
producción. 
Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase
de postproducción donde se analizan los resultados
obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del
cliente, la consecución de los objetivos y el ROI (el impacto y
resultados del evento en relación con el retorno de los objetivos).

2. Desarrollo del briefing del

evento
Esta fase, como he comentado antes, se basa en el desarrollo del
briefing, donde se definen los objetivos, el público objetivo, la
cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las características del
tipo de evento a realizar. Existen varios tipos de eventos:
conferencias, ferias, exposiciones, congresos, eventos
corporativos, festivales, etc. Debes ser consciente de que el
briefing es un buen instrumento de gestión, te va a dar una idea
de lo que quiere el cliente.

3. Análisis de los objetivos 

En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto que
se diseña para el evento debe guardar absoluta coherencia con los
objetivos esperados.
Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber qué
objetivos quiere cubrir con el evento y transmitirlo al equipo de la
forma más ordenada posible para así conseguir las expectativas
del cliente. Hay que tener muy bien definido que se pretende con
el evento, cuál es la filosofía y el mensaje qué se quiere
transmitir.

4. Lista de invitados,
invitación y confirmación
Otro paso, antes del evento, es determinar el número y tipos de
invitados. La lista de invitados, el envío de invitaciones y la
confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar en
la denominada «fase taquilla».
Las invitaciones son el principal instrumento de
comunicación para hacer llegar a una persona o a un
determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de
que acudan a su evento. Hoy en día, se pueden observar una gran
variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a asistir al
evento.
Independientemente del diseño, toda invitación debe tener el
logotipo o escudo de la institución que convoca el evento,
quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad), a quién
invitas (si se opta por la invitación personalizada), la sede del
acontecimiento, la fecha, la hora, y si se requiere confirmación
también se debe dejar claro en la propia invitación.
Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo
llegar al evento o algún timing de cómo transcurrirá el acto,
puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta
con la invitación, que es lo que se llama «nota de interés».
En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su
asistencia es importante informárselo en la invitación. Se
colocarán los datos de contacto y la fecha límite de inscripción. Es
recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el
número de asistentes, para así poder empezar a gestionar
aspectos como el encargo del catering, el número de sillas, la
colocación de presidencias, la seguridad, las acreditaciones, el
aforo, etc.

5. Cómo elegir la sede y fecha

de tu evento
A la hora de organizar un evento, uno de los aspectos
importantes es seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del
evento dentro de la etapa pre-producción. Marcados los objetivos
debes trabajar en la propuesta de producción. Es importante
escoger una fecha que sea favorable, normalmente los mejores
días son miércoles o jueves de la semana y que no te coincida con
ningún día especial (festivos, partidos de fútbol, etc.)
Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades del
espacio. Hay que tener en cuenta una serie de aspectos, como las
normas de funcionamiento del espacio, los accesos para invitados
y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las
dimensiones, capacidad de almacenaje, etc. Lo
importante
es buscar un espacio relacionado con el
mensaje que se quiere transmitir en el
[Link] PARA TUITEAR

6. Elaboración del
presupuesto, necesidades y
patrocinadores
Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles
necesidades y carencias para tu evento. Por ejemplo, los
micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos,
proyectores, etc. Tienes que encargarte de contratar todo el
equipo necesario (técnico, catering, decoración…) y de dejar bien
cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico y las
acreditaciones.
Es necesario elaborar una estimación inicial del
presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el espacio de
celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles, las
acreditaciones, la comunicación, el personal, etc. Aquí te dejo un
enlace donde puedes obtener un modelo de plantilla para el
desarrollo de un presupuesto para un evento.
Otro paso fundamental es la búsqueda de patrocinadores para
cubrir tu evento, normalmente puedes buscar en función de las
necesidades que vas a tener en tu evento y establecer un
intercambio de servicios con ellos o sino elaborar un buen plan de
opciones que les vas a ofrecer a los patrocinadores a cambio de
una contribución económica. Es importante que busques
patrocinadores afines a tu sector y a tu público objetivo para que
también puedas sacarle provecho a sus servicios y que les dejes
muy claro toda la visibilidad y repercusión que van a lograr con tu
evento.

7. Cómo promocionar un
evento
¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento!
Prepara folletos, publica anuncios, convoca a los medios de
comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los
patrocinadores potenciales.
Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a
través de una landing page con la información del evento,
mediante inscripción online, publicidad en medios específicos del
sector del evento, redes sociales, banners para la web,
colaboraciones con otros bloggers del sector para que hablen del
evento, etc.
Mi recomendación es que explotes las redes sociales, tu blog y que
tengas un hashtag asociado a tu evento. Asimismo, si lo ves
necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook
Ads,Twitter Ads, Instagram Ads e incluso campañas de Google
Adwords. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta en
Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer
anuncios en Facebook. Debes también ir realizando un
seguimiento de las confirmaciones y si lo ves necesario enviar
recordatorios a los invitados.

8. Tipos de presidencia y
el anfitrión
Una figura que debes tener muy en cuenta si es un evento muy
formal, es el anfitrión, es decir, la persona con mayor rango de la
institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta
persona no está definida y es la propia entidad o marca la que
hace de anfitrión. En este caso lo más importante es el producto y
la institución. El anfitrión debe cumplir unas funciones específicas,
entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo presida se
coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de honor. Las
presidencias comunican visualmente los
mensajes que el evento quiere comunicarCLIC
PARA TUITEAR La presidencia es la zona reservada para el anfitrión y
sus invitados principales.
Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utiliza
n escenografías minimalistas donde la imagen de la marca osy colo
es corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una
vez elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la num
eración

9. Puesta en escena:
Planificación y ejecución 
Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las
actividades planificadas en el pre-evento. Para que la ejecución
sea perfecta se hará una reunión previa con todo el personal
involucrado. Durante el desarrollo de un evento lo más
importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen
diferentes profesionales.
[Tweet «La producción es toda la fase de planificación y
organización que hará posible el directo del evento.»]
Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos con
24 horas de antelación, para asegurar que todo está correcto.

10. Organigrama y
Cronograma 
Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de producción,
su jerarquía. Te encargarás de asignar las responsabilidades y las
tareas a cada uno de los involucrados del evento. Te recomiendo
hacer también un cronograma de actividades, es decir, una
lista de todas las acciones que se van a llevar a cabo con sus
fechas previstas de comienzo y final. Es importante tener un plan
de necesidades, es decir, un documento que contemple la parte
técnica y escenográfica necesaria para llevar a cabo el programa
del evento. 

11. Cómo lograr ser

Trending Tópic durante el
evento 
Si has elegido un buen hashtag, fácil de recordar y lo has difundido
bien antes del evento ahora solo toca reforzarlo durante el evento
para que los asistentes lo usen y así conseguir ser Trending
Topic. Aquí te dejo unos consejos de cómo conseguir ser TT con tu
hashtag durante el evento y de cómo usar Twitter en los eventos:
 Haz emisiones en streaming para potenciar el uso del
hashtag
 Destácalo en todos los sitios posibles: en las pantallas,
folletos, agenda del evento, etc.
 Haz algún sorteo o concurso para que los asistentes se
animen a participar
 Anuncia a los ganadores por Twitter
 Geocaliza todos tus tweets así será más fácil ser Trending
Topic
 Pide apoyo a los mejores twitteros y bloggers para que
compartan tweets con el hashtag, así tendrás más impacto
 Comparte contenido visual y que impacte
 Monitoriza bien el hashtag e interatúa con los asistentes ¡los
RT también cuentan!
 Incluye enlaces y llamadas a la acción en tus tweets
Trabajando bien estos aspectos estoy segura que conseguirías que
tu evento se convierta en Trending Topic, puedes recurrir a
varias herramientas para monitorizarlo y medir su
impacto como por ejemplo Metricool, TweetBinder, Tweetdeck,
Hootsuite entre otras.
En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un
lado, las encuestas de satisfacción y por otra parte, el reporte
con los resultados obtenidos del evento.

12. Evaluación de los

resultados: ROI 
Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de
opinión a los participantes. Además, si se puede responder de
forma online, sería mucho mas simple recibir el feedback de los
implicados. Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el
retorno de inversión que esperaba. (ROI)

13. Agradecimientos 
Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los
que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados,
asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es
esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del
evento.

14. Revisar las redes

sociales, monitorización del
hashtag
Otra acción fundamental, es realizar un revisión de todas las redes
sociales y hacer un seguimiento de los medios de comunicación. Es
interesante hacer también un reporte de la actividad online, de lo
qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha
tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las
menciones, etc.

15. Elaboración de reporte

y sugerencias 
Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados obtenidos,
debes plasmarlo en un reporte con conclusiones y sugerencias, para
transmitírselo al cliente.

¿Cómo planificar y organizar un evento?

Las 10 cosas que debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público

ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.

> Actividades de Team Building <

2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que
uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que

siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad

de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamificación" (La

integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente

bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).

3. Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas
que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de

poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes

incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.

> Moderadores, conferenciantes, toastmasters <

4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con

un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes
experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente

miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los

aspectos de tu evento.

> Freelance Event Managers <

5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la
inversión (ROI).

6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi.

Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea una red robusta y fiable. Y hablando de Internet,

si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin

coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de

pago.

> Alojamientos para eventos <

7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del

esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de

personas.

8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se
lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor
tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a

menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

> Software, webs y apps para eventos <

9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de
su celebración y para prolongar su vida después.

> Marketing, comunicación, merchandising <

10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y

visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus

perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir

lo que se han perdido.

> Producción de vídeo y mapping <

Las 10 cosas que no debes hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración

de un evento:

1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que

estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por
separado por tener acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un café, etc., así que

procura que la cuota de inscripción lo cubra todo. 

2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento,

porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo

tanto, debes hacer hincapié en ello.

3. No vayas demasiado lejos con la máxima de "hacer más con

menos". Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza

uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el

presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de

servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo
mejor.

4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas

sostenibles; su participación activa es muy importante.

5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los

grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones

alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.

6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para
tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo
de profesionales curtidos y de confianza.

7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking;
muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices

programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.

8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.

9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era

de Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará

seguramente en la papelera.

10. No olvides de realizar un seguimiento después del evento;

la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.
Fase preliminar al evento

 Determinar el objetivo principal del evento.

 Identificar al público beneficiario y decidir sobre el mensaje a transmitir.
 Decidir quién llevará a cabo la planificación del evento; es decir, si se va a
realizar interna o externamente.
 Preseleccionar al menos dos fechas para la celebración del evento.
 Establecer un programa (agenda preliminar) para el evento.
 Definir la estrategia promocional, si procede.
 Si la organización va a ser externa, preparar una petición de
presupuesto detallada.
 Enviar un primer aviso a los asistentes potenciales.

Organización externa

 Estudiar las propuestas antes de llevar a cabo la contratación.

 Celebrar (cara a cara, por vídeo conferencia, etc.) una reunión con la agencia
de eventos contratada para concretar los detalles.
 Estar en continuo contacto con la agencia contratada.

Organización interna
  Diseñar un programa detallado para la organización preliminar, identificando
y asignando las tareas.
 Elegir el espacio y realizar una visita de inspección, sobre todo si no se está
familiarizado con el lugar de celebración y/o destino. Asegurarse de que dicho
espacio disponga de todo lo necesario: audiovisuales, Wi-Fi, personal
auxiliar, catering, etc. En caso contrario, elaborar una lista de las cosas y/o
personas a contratar.
 Negociar las tarifas de alojamiento, personal
auxiliar, comida, transporte y alojamiento,
comida, actividades adicionales (actividades para cónyuges y lúdicas,
entretenimiento, etc.), si procede.
 Diseñar, desarrollar y lanzar un sitio web responsivo con un sistema de inscripción
y, si procede, una app para el evento. Puede que sea necesario contratar a una
empresa especializada para realizar ambas tareas.
 Mantener al día dicho sitio web con contenidos frescos (avisos, noticias,
vídeos, etc.).
 Contratar a los conferenciantes claves y enviar invitaciones a la prensa
 Enviar un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información
detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
 Empezar a preparar los impresos, de ser necesario.
 Asegurar el evento (al menos contra responsabilidad civil) y contratar seguridad,
en caso de necesidad.
 Preparar un plan para situaciones imprevistas.
 Elaborar una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del
evento.
 Confirmar todas las reservas y comprobar todos los detalles.
 Concretar el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.

Las verificaciones después del evento

 Cerrar las cuentas.
 Agradecer a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., su
colaboración.
 Publicar fotos, vídeos cortos y testimoniales en la web del evento a fin de
mantener vivo el interés en él.
 Empezar a planificar la siguiente edición.