El sistema conceptual

 DESCRIPCIÓN GENERAL DE COMPRAS Y ACTIVIDADES DE

DESEMBOLSOS DE EFECTIVO
 En esta sección examinamos conceptualmente el ciclo de gasto. Utilizando los diagramas
de flujo de datos (DFD) como guía, rastrearemos la secuencia de actividades a través de dos
de los procesos que constituyen el ciclo de gastos para la mayoría de las organizaciones
minoristas, mayoristas y fabricantes. Estos son procedimientos de procesamiento de
compras y desembolsos de efectivo. Los sistemas de nómina y de activos fijos, que también
respaldan el ciclo de gastos, se tratan en el Capítulo 6.

 Al igual que en el capítulo anterior, la discusión del sistema conceptual pretende ser
neutral respecto a la tecnología. Las tareas descritas en esta sección pueden realizarse
manualmente o por computadora. En este punto, nuestro enfoque está en lo que
(conceptualmente) debe hacerse, no en cómo (físicamente) se logra. En las distintas etapas
de los procesos, examinaremos documentos, revistas y libros de contabilidad específicos a
medida que se encuentren. Una vez más, esta revisión es neutral desde el punto de vista
tecnológico. Estos documentos y archivos pueden ser físicos (copia impresa) o digitales
(generados por computadora). Más adelante en el capítulo, examinamos ejemplos de
sistemas físicos.

Procesos de Procesamiento de Compras

Los procedimientos de compras incluyen las tareas involucradas en la identificación de las
necesidades de inventario, la realización del pedido, la recepción del inventario y el
reconocimiento de la responsabilidad. Las relaciones entre estas tareas se presentan con el
DFD en la Figura 5-1. En general, estos procedimientos se aplican tanto a empresas
manufactureras como a minoristas. Una diferencia importante entre los dos tipos de
negocios radica en la forma en que se autorizan las compras. Las empresas manufactureras
compran materias primas para la producción, y sus decisiones de compra están autorizadas
por la función de planificación y control de la producción. Estos procedimientos se
describen en el Capítulo 7. Las empresas de comercialización compran productos
terminados para revenderlos. La función de control de inventario proporciona la
autorización de compra para este tipo de empresa.

MONITOR INVENTARIO REGISTROS.

 Las empresas agotan sus inventarios transfiriendo materias primas al proceso de
producción (el ciclo de conversión) y vendiendo productos terminados a los clientes (ciclo
de ingresos. Nuestra ilustración asume este último caso, en el que el control de inventario
monitorea y registra los niveles de inventario de productos terminados. Cuando los
inventarios caen a un punto de reorden predeterminado, se prepara una solicitud de pedido
y se envía a la función de orden de compra preparada para iniciar el proceso de compra. La
Figura 5-2 presenta un ejemplo de una solicitud de pedido.

Aunque los procedimientos variarán de una firma a otra, por lo general, se preparará una
solicitud de compra por separado para cada artículo del inventario a medida que se
reconozca la necesidad. Esto puede resultar en múltiples solicitudes de compra para un
proveedor determinado. Estas solicitudes de pedido deben combinarse en una sola orden de
compra (que se explica a continuación), que luego se envía al proveedor. En este tipo de
sistema, cada orden de compra se asociará con una o más solicitudes de pedido.

PREPARAR EL PEDIDO DE COMPRA. La función de preparación de pedido de

compra recibe las solicitudes de pedido, que se clasifican por proveedor si es necesario. A
continuación, se prepara una orden de compra (PO) para cada proveedor, como se ilustra en
la Figura 5-3. Una copia de la orden de compra se envía al proveedor. Además, se envía
una copia a la función de configuración de cuentas por pagar (AP) para archivar
temporalmente en el archivo pendiente de AP, y se envía una copia oculta a la función de
recepción de bienes, donde se retiene hasta que llegan los inventarios. La última copia se
archiva en el archivo de pedido de compra abierto / cerrado.

Para hacer que el proceso de compra sea eficiente, la función de control de inventario
suministrará gran parte de la información de pedidos de rutina que el departamento de
compras necesita directamente del inventario y los archivos de proveedores válidos. Esta
información incluye el nombre y la dirección del proveedor principal, la cantidad de orden
económica1 del artículo y el costo unitario estándar o esperado del artículo. Esto permite
que el departamento de compras dedique sus esfuerzos a satisfacer necesidades de
inventario escasas, caras o inusuales. Para obtener los mejores precios y términos en
artículos especiales, es posible que el departamento de compras deba preparar
especificaciones detalladas del producto y solicitar ofertas de proveedores competidores.
Tratar compras de rutina tan eficientemente como Permisos de buen control es deseable en
todas las organizaciones. El archivo de proveedor válido contribuye tanto al control como a
la eficiencia al enumerar solo aquellos proveedores aprobados para hacer negocios con la
organización. Esta referencia ayuda a reducir ciertos esquemas de fraude de proveedores
discutidos en el Capítulo 3

RECIBIR BIENES. La mayoría de las empresas encuentran un retraso (a veces

significativo) entre la realización del pedido y la recepción del inventario. Durante este
tiempo, las copias del PO residen en archivos temporales en varios departamentos. Tenga
en cuenta que todavía no ha ocurrido ningún evento económico. En este punto, la empresa
no ha recibido inventarios y no ha incurrido en ninguna obligación financiera. Por lo tanto,
no hay ninguna base para hacer una entrada formal en ningún registro contable. Sin
embargo, las empresas a menudo realizan entradas memo de recibos de inventario
pendientes y obligaciones asociadas.
 
El siguiente evento en el ciclo de gastos es la recepción del inventario. Las mercancías que
llegan del vendedor se reconcilian con la copia oculta de la orden de compra. La copia
oculta, ilustrada en la Figura 5-4, no contiene información sobre la cantidad o el precio de
los productos que se reciben. El propósito de la copia oculta es forzar al empleado receptor
a que cuente e inspeccione los inventarios antes de completar el informe de recepción. A
veces, los muelles de recepción están muy ocupados y el personal de recepción está bajo
presión para descargar los camiones de entrega y firmar los conocimientos de embarque
para que los conductores de camiones puedan seguir su camino. Si a los recepcionistas solo
se les proporciona información sobre la cantidad, pueden verse tentados a aceptar entregas
basándose únicamente en esta información, en lugar de verificar la cantidad y la condición
de los productos. Los envíos cortos o que contienen artículos dañados o incorrectos deben
detectarse antes de que la empresa acepte y coloque los bienes en el inventario. La copia
oculta es un dispositivo importante para reducir esta exposición.

Al finalizar el conteo físico y la inspección, el empleado de recepción prepara un informe

de recepción que indica la cantidad y la condición de los inventarios. La Figura 5-5
contiene un ejemplo de un informe de recepción. Una copia del informe de recepción
acompaña los inventarios físicos al almacén de materias primas o al almacén de productos
terminados para su custodia. Otra copia se archiva en el archivo PO abierto / cerrado para
cerrar el PO. Una tercera copia del informe de recepción se envía al departamento de AP,
donde se archiva en el archivo pendiente de AP. Una cuarta copia del informe de recepción
se envía al control de inventario para actualizar los registros de inventario. Finalmente, se
coloca una copia del informe de recepción en el archivo de informe de recepción.

ACTUALIZAR LOS REGISTROS DE INVENTARIO. Dependiendo del método de

valoración de inventario implementado, los procedimientos de control de inventario pueden
variar algo entre las empresas. Las organizaciones que utilizan un sistema de costos
estándar llevan sus inventarios a un valor estándar predeterminado sin importar el precio
realmente pagado al proveedor. La Figura 5-6 presenta una copia de un libro mayor de
inventario de costos estándar.
La publicación de mensajes de correo electrónico y de texto en el registro de inventarios
requiere solo información acerca de los recursos recibidos. Dado que el informe de
recepción contiene información sobre la cantidad, sirve para este propósito. La
actualización de un libro de inventario de costos reales requiere información financiera
adicional, como una copia de la factura del proveedor cuando ésta se recibe

CONFIGURAR LAS CUENTAS A PAGAR. Durante el curso de esta transacción, la

función de configuración de AP ha recibido y archivado temporalmente las copias de la
orden de compra y el informe de recepción. La organización ha recibido inventarios del
proveedor y ha contraído (realizado) la obligación de pagar por los bienes.
En este punto del proceso, sin embargo, la empresa no ha recibido la factura2 del proveedor
que contiene la información financiera necesaria para registrar la transacción. De este
modo, la empresa diferirá el registro (reconocimiento) de la responsabilidad hasta que
llegue la factura. Esta situación común crea un ligero retraso (unos pocos días) en el
proceso de registro, durante el cual los pasivos de la empresa están técnicamente
subestimados. En la práctica, este error es un problema solo al final del período cuando la
empresa prepara los estados financieros. Para cerrar los libros, el contador tendrá que
estimar el valor de la obligación hasta que llegue la factura. Si la estimación es
materialmente incorrecta, se debe hacer una entrada de ajuste para corregir el error. Debido
a que el recibo de la factura generalmente desencadena los procedimientos de AP, los
contadores deben tener en cuenta que pueden existir pasivos no registrados al cierre del
período.

Cuando llega la factura, el empleado de AP concilia la información financiera con el

informe de recepción y el pedido en el archivo pendiente. Esto se denomina coincidencia de
tres vías, que verifica que lo que se ordenó se recibió y tiene un precio justo. Una vez que
se completa la conciliación, la transacción se registra en el diario de compras y se registra
en la cuenta del proveedor en el libro mayor subsidiario de AP. La Figura 5-7 muestra la
relación entre estos registros contables.
 Recuerde que el método de valoración de inventario determinará cómo el control de
inventario habrá registrado el recibo de los inventarios. Si la empresa utiliza el método de
costo real, el empleado de AP enviará una copia de la factura del proveedor al control de
inventario. Si se utiliza el cálculo de costos estándar, este paso no es necesario.
 Después de registrar la responsabilidad, el empleado de AP transfiere todos los
documentos de origen (PO, recibo del informe y factura) al archivo de AP abierto. Por lo
general, este archivo se organiza por fecha de vencimiento del pago y se escanea a diario
para garantizar que las deudas se paguen en la última fecha posible sin perder fechas de
vencimiento ni descuentos perdidos. Examinamos los procedimientos de desembolso de
efectivo más adelante en esta sección. Finalmente, el empleado de AP resume las entradas
en el diario de compras para el período (o lote) y prepara un comprobante de diario para la
función de libro mayor (ver Figura 5-7). Suponiendo que la organización utiliza el método
de inventario perpetuo, la entrada de diario será:
DR CR
Inventario — Control 6,800.00
Cuentas por pagar —Control 6,800.00
Si se utiliza el método de inventario periódico, la entrada será:

DR CR
Compras 6,800.00
cuentas por pagar: control 6,800.00

Sistema de pago de vales

 En lugar de utilizar los procedimientos de AP descritos en la sección anterior, muchas
empresas utilizan un sistema de pago de comprobantes. Bajo este sistema, el departamento
de AP usa comprobantes de desembolso de efectivo y mantiene un registro de
comprobantes. Después de que el empleado de AP realice el partido a tres bandas, él o ella
prepara un comprobante de desembolso de efectivo para aprobar el pago. Los vales
proporcionan un mejor control sobre los desembolsos de efectivo y permiten a las empresas
consolidar varios pagos al mismo proveedor en un solo comprobante, lo que reduce el
número de cheques emitidos. La Figura 5-8 muestra un ejemplo de un cupón.

Cada cupón se registra en el registro de cupones, como se ilustra en la Figura 5-9. El

registro de vales refleja la responsabilidad AP de la empresa. La suma de los comprobantes
impagos en el registro (aquellos sin números de cheques y fechas pagadas) es el saldo total
de AP de la empresa. El empleado de AP archiva el comprobante de desembolso de
efectivo, junto con los documentos fuente que lo respaldan, en el archivo de comprobantes
a pagar. Este archivo es equivalente al archivo abierto AP descrito anteriormente y también
está organizado por fecha de vencimiento. El DFD en la Figura 5-1 ilustra ambos métodos
de reconocimiento de responsabilidad.

POST AL GENERAL LEDGER.

 La función de libro mayor general recibe un cupón de crédito del departamento de AP y un
resumen de cuenta del control de inventario. La función de libro mayor general se contabiliza
desde el comprobante del diario en las cuentas de control de inventario y AP y concilia la cuenta
de control de inventario y el resumen de la subsidiaria de inventario. Los comprobantes de diario
aprobados se publican en el archivo de comprobantes de diario. Con este paso, se completa la fase
de compras del ciclo de gastos.

LOS SISTEMAS DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO

El sistema de desembolsos de efectivo procesa el pago de las obligaciones creadas en el

sistema de compras. El objetivo principal de este sistema es garantizar que solo los acreedores
válidos reciban el pago y que las cantidades pagadas sean oportunas y correctas. Si el sistema
realiza los pagos anticipadamente, la empresa renuncia a los ingresos por intereses que podría
haber ganado con los fondos. Sin embargo, si las obligaciones se pagan tarde, la empresa perderá
los descuentos de compra o puede dañar su capacidad crediticia. La Figura 5-10 presenta un DFD
que describe conceptualmente los flujos de información y las tareas clave del sistema de
desembolsos de efectivo.

IDENTIFICAR PASIVO DEBIDO. El proceso de desembolsos de efectivo comienza en el

departamento de AP al identificar los artículos vencidos. Cada día, la función AP revisa el archivo
abierto AP (o el archivo de comprobantes a pagar) para dichos artículos y envía la aprobación del
pago en forma de un paquete de comprobante (el comprobante y / o documentos de respaldo) al
departamento de desembolsos de efectivo.

PREPARAR EL DESEMBOLSO EN EFECTIVO. El secretario de desembolsos de efectivo recibe el

paquete del comprobante y revisa los documentos para verificar que estén completos y que sean
exactos. Para cada desembolso, el secretario prepara un cheque y registra el número de cheque, el
monto en dólares, el número de comprobante y otros datos pertinentes en el registro de cheques,
que también se llama el diario de desembolsos de efectivo. La Figura 5-11 muestra un ejemplo de
un registro de cheques.

Según el umbral de materialidad de la organización, el cheque puede requerir una

aprobación adicional por parte del gerente del departamento de desembolsos de efectivo o del
tesorero (no se muestra en la Figura 5-10). La parte negociable del cheque se envía por correo al
proveedor, y una parte del mismo se adjunta al paquete del comprobante como prueba de pago.
El secretario marca los documentos en los paquetes de vales pagados y los devuelve al empleado
de AP. Finalmente, el empleado de desembolsos de efectivo resume las entradas hechas en el
registro de cheques y envía un comprobante de diario con la siguiente entrada de diario al
departamento de contabilidad general:

DR CR

Cuentas por pagar XXXX.XX

Efectivo XXXX.XX

ACTUALIZAR AP REGISTRO. Al recibir el paquete del cupón, el empleado de AP elimina la

responsabilidad debitando la cuenta subsidiaria de AP o registrando el número de cheque y la
fecha de pago en el registro del cupón. El paquete de comprobante se archiva en el archivo de
comprobante cerrado, y se prepara un resumen de la cuenta y se envía a la función de libro
mayor.

POST AL GENERAL LEDGER. La función de libro mayor general recibe el comprobante de diario de
los desembolsos de efectivo y el resumen de cuenta de AP. El comprobante muestra las
reducciones totales en las obligaciones de la empresa y en la cuenta de efectivo como resultado
de los pagos a los proveedores. Estos números se concilian con el resumen de AP, y las cuentas de
efectivo y control de AP en el libro mayor general se actualizan en consecuencia. Luego se archiva
el comprobante de la revista aprobado. Con esto concluyen los procedimientos de desembolso de
efectivo.

CONTROLES DEL CICLO DE GASTOS

Esta sección describe los controles internos primarios en el ciclo de gastos de acuerdo con
los procedimientos de control especificados en la Declaración sobre Normas de Auditoría No. 78.
Los puntos principales se resumen en la Tabla 5-1.

Autorización de transacción
SUBSISTEMA DE COMPRA. La función de control de inventario monitorea continuamente los
niveles de inventario. A medida que los niveles de inventario caen a sus puntos de pedido
predeterminados, el control de inventario autoriza formalmente la reposición con una solicitud de
pedido.

La formalización del proceso de autorización promueve la gestión eficiente del inventario y

garantiza la legitimidad de las transacciones de compra. Sin este paso, los agentes de compras
podrían comprar inventarios a su propia discreción, estando en una posición para autorizar y
procesar las transacciones de compra. Las compras no autorizadas pueden resultar en niveles de
inventario excesivos para algunos artículos, mientras que otros se agotan. Cualquiera de las dos
situaciones es potencialmente dañina para la empresa. Los inventarios excesivos atan las reservas
de efectivo de la organización, y los desabastecimientos causan pérdidas de ventas y retrasos en la
fabricación

SUBSISTEMA DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO. La función AP autoriza los desembolsos de efectivo

a través del comprobante de desembolso de efectivo. Para proporcionar un control efectivo sobre
el flujo de efectivo de la empresa, la función de desembolsos de efectivo no debe emitir cheques
sin esta autorización explícita. Un diario de desembolsos de efectivo (registro de cheques) que
contiene el número de comprobante que autoriza cada cheque (consulte la Figura 5-11)
proporciona una pista de auditoría para verificar la autenticidad de cada cheque emitido.

Segregación de deberes

SEGREGACIÓN DE CONTROL DE INVENTARIO DESDE EL ALMACÉN. Dentro del subsistema de

compras, el activo físico principal es el inventario. El control de inventario mantiene los registros
detallados del activo, mientras que el almacén tiene la custodia. En cualquier momento, un
auditor debe poder conciliar los registros de inventario con el inventario físico.

SEGREGACIÓN DEL GENERAL LEDGER Y DE LAS CUENTAS A PAGAR DE LOS DESEMBOLSOS EN

EFECTIVO. El activo sujeto a exposición en el subsistema de desembolsos de efectivo es efectivo.
Los registros que controlan este activo son el libro mayor auxiliar de AP y la cuenta de efectivo en
el libro mayor. Una persona con las responsabilidades combinadas de escribir cheques, depositar
en la cuenta de efectivo y mantener el AP podría cometer un fraude contra la empresa. Por
ejemplo, una persona con dicho acceso podría retirar dinero y luego ajustar la cuenta de efectivo
en consecuencia para ocultar la transacción. Además, él o ella podrían establecer un AP
fraudulento (a un asociado en una empresa proveedor inexistente) y luego emitir cheques para
cumplir con las obligaciones falsas. Al segregar estas funciones, reducimos enormemente este tipo
de exposición.

Supervisión

En el ciclo de gastos, el departamento receptor es el área que más se beneficia de la supervisión.

Grandes cantidades de activos valiosos fluyen a través de esta área en su camino hacia el almacén.
Una estrecha supervisión aquí reduce las posibilidades de dos tipos de exposición: (1) no
inspeccionar adecuadamente los activos y (2) el robo de activos.

INSPECCION DE ACTIVOS. Cuando los productos llegan del proveedor, los empleados de recepción
deben inspeccionar los artículos para determinar las cantidades y condiciones adecuadas (daños,
deterioro, etc.). Por esta razón, el empleado que recibe una copia oculta del pedido original de la
compra. Una OP ciega tiene toda la información relevante sobre los productos que se reciben,
excepto las cantidades y los precios. Para obtener la información de cantidades, que es necesaria
para el informe de recepción, el personal receptor se ve obligado a contar e inspeccionar
físicamente las mercancías. Si a los recepcionistas se les proporcionó información sobre la
cantidad a través de una orden de compra abierta, pueden verse tentados a transferir esta
información al informe de recepción sin realizar un conteo físico.

La inspección y el recuento de los artículos recibidos protegen a la empresa de pedidos

incompletos y productos dañados. La supervisión es fundamental en este punto para garantizar
que los empleados desempeñen adecuadamente estas importantes tareas. Una boleta de
empaque que contiene información sobre la cantidad que podría usarse para eludir el proceso de
inspección a menudo acompaña a las mercancías entrantes. Un supervisor debe custodiar el
albarán de entrega mientras los empleados cuentan e inspeccionan las mercancías.

ROBO DE ACTIVOS. Los departamentos que reciben son a veces agitados y abarrotados durante
períodos ocupados. En este entorno, los inventarios entrantes están expuestos a robo hasta que
se colocan de forma segura en el almacén. Los procedimientos de inspección inadecuados, junto
con una supervisión inadecuada, pueden crear una situación propicia para el robo de inventarios
en tránsito.

Registros contables
 El objetivo de control de los registros es para mantener una auditoría adecuada para
rastrear una transacción desde su documento fuente hasta los estados financieros. El ciclo de
gastos emplea los siguientes registros contables: libro mayor auxiliar de AP, registro de
comprobantes, registro de cheques y libro mayor. La preocupación del auditor en el ciclo de gastos
es que las obligaciones pueden estar sustancialmente subestimadas en los estados financieros
debido a transacciones no registradas. Esto ocurre normalmente al cierre del ejercicio
simplemente porque algunas facturas de proveedores no llegan a tiempo para registrar los
pasivos. Esto también sucede, sin embargo, como un intento de falsear intencionalmente la
información financiera. Por lo tanto, además de los registros contables de rutina, los sistemas de
ciclos de gasto deben diseñarse para proporcionar información de respaldo, como el archivo de
solicitud de compra, el archivo de pedido y el archivo de informe de recepción. Al revisar estos
archivos periféricos, los auditores pueden obtener evidencia de compras de inventario que no se
han registrado como pasivos.

Controles de acceso

ACCESO DIRECTO. En el ciclo de gastos, una empresa debe controlar el acceso a activos físicos
como efectivo e inventario. Estas preocupaciones de control son esencialmente las mismas que en
el ciclo de ingresos. Los controles de acceso directo incluyen cerraduras, alarmas y acceso
restringido a áreas que contienen inventarios y efectivo

ACCESO INDIRECTO. Una empresa debe limitar el acceso a los documentos que controlan sus
activos físicos. Por ejemplo, una persona con acceso a solicitudes de pedido, órdenes de compra y
recepción de informes tiene los ingredientes para construir una transacción de compra
fraudulenta. Con los documentos de respaldo adecuados, se puede hacer que una transacción
fraudulenta parezca legítima para el sistema y se pueda pagar.

Verificación independiente

VERIFICACIÓN INDEPENDIENTE POR CUENTAS POR PAGAR.

La función AP juega un papel vital en la verificación del trabajo que otros en este sistema han
hecho. Las copias de los documentos clave fluyen hacia este departamento para su revisión y
comparación. Cada documento contiene datos únicos sobre la transacción de compra, que el
empleado de AP debe conciliar antes de que la empresa reconozca una obligación. Estos incluyen
 1. El pedido, que muestra que el encargado de compras sólo pidió los inventarios
necesarios a un proveedor válido. 3 Este documento debería reconciliarse con la solicitud de
pedido.

2. 2. El informe de recepción, que es una prueba de la recepción física de las

mercancías, su estado y las cantidades recibidas. La conciliación de este documento con el PO
significa que la organización tiene una obligación legítima.

3. 3. La factura del proveedor, que proporciona la información financiera necesaria

para registrar la obligación como una cuenta por pagar. El empleado de AP verifica que los precios
en la factura sean razonables comparados con los precios esperados en la OC.

VERIFICACIÓN INDEPENDIENTE POR EL DEPARTAMENTO DEL LIBRO MAYOR.

La función de libro mayor proporciona una verificación independiente importante en el sistema.

Recibe comprobantes de diario e informes resumidos del control de inventario, AP y desembolsos
en efectivo. A partir de estas fuentes, la función del libro mayor general verifica que el total de
obligaciones registradas sea igual al total de inventarios recibidos y que las reducciones totales en
AP sean iguales al total de desembolsos de efectivo.

SISTEMAS FÍSICOS

En esta sección examinamos el sistema físico. Esto comienza con una revisión de los
procedimientos manuales y luego pasa a ocuparse de varias formas de sistemas informáticos.
Como se mencionó en el capítulo anterior, los sistemas manuales se tratan aquí como una ayuda
de formación visual para promover una mejor comprensión de los conceptos presentados en la
sección anterior. A partir de este punto, por lo tanto, el lector puede continuar con la revisión de
los sistemas manuales o, sin pérdida de contenido técnico, pasar por alto este material e ir
directamente a las aplicaciones de compras por computadora y de desembolsos en efectivo que se
encuentran en la página 233.

UN SISTEMA MANUAL

El propósito de esta sección es apoyar el tratamiento conceptual de los sistemas presentados en la

sección anterior. Esto debería ayudarle a visualizar las relaciones entre las unidades organizativas,
la segregación de funciones y los flujos de información esenciales para las operaciones y un control
interno eficaz. Además, destacaremos las ineficiencias intrínsecas a los sistemas manuales, que
dieron lugar a tecnologías y técnicas mejoradas utilizadas por los sistemas modernos. La siguiente
discusión se basa en la Figura 5-12, que presenta un diagrama de flujo de un sistema de compras
manuales.

Control de Inventario

Cuando los inventarios descienden a un punto de pedido predeterminado, el empleado prepara

una solicitud de pedido. Se envía una copia de la solicitud de pedido al departamento de compras
y se coloca una copia en el fichero de solicitud de pedido abierto. Observe que para proporcionar
un control de autorización adecuado, el departamento de control de stocks está separado del
departamento de compras, que ejecuta la transacción.
Departamento de Compras

El departamento de compras recibe las solicitudes de pedido, las clasifica por proveedor y prepara
un pedido multiparte para cada proveedor. Se envían dos copias del pedido al proveedor. Se envía
una copia del pedido al control de stocks, donde el responsable lo archiva con la solicitud de
pedido pendiente. Una copia de la orden de protección se envía a AP para que la presente en el
archivo pendiente de AP. Una copia (la copia ciega) se envía al departamento de recepción, donde
se archiva hasta que llegan los inventarios. El empleado archiva la última copia junto con la
solicitud de pedido en el fichero de pedido abierto.

Recibiendo

Las mercancías que llegan del proveedor se reconcilian con la copia a ciegas del pedido. Al finalizar
el recuento físico y la inspección, el recepcionista prepara un informe de recepción de varias
partes en el que se indica la cantidad y el estado de los inventarios. Una copia del informe de
recepción acompaña a los inventarios físicos hasta el almacén. Se envía otra copia al
departamento de compras, donde el encargado de compras la reconcilia con el pedido abierto. El
empleado cierra el pedido abierto archivando la solicitud de pedido, el pedido y el informe de
recepción en el fichero de pedido cerrado.

Se envía una tercera copia del informe de recepción al control de stocks donde (suponiendo un
sistema de costes estándar) se actualiza el libro auxiliar de inventario. Una cuarta copia del
informe de recepción se envía al departamento de AP, donde se archiva en el archivo pendiente
de AP. La copia final del informe de recepción se archiva en el departamento de recepción.

Departamento AP

Cuando llega la factura, el empleado de AP reconcilia la información financiera con los

documentos del archivo pendiente, registra la transacción en el diario de compras y la contabiliza
en la cuenta del proveedor en el libro auxiliar de AP (registro de comprobantes). Después de
registrar el pasivo, el empleado del AP transfiere los documentos originales (pedido, informe de
recepción y factura) al archivo de comprobantes pendientes de pago (APOK).

Departamento de Contabilidad General

El departamento del libro mayor recibe un documento preliminar del departamento AP y un

resumen de cuenta del control de inventario. El empleado del libro mayor concilia estos datos y
los contabiliza en las cuentas de control de inventario y AP. Con este paso, se completa la fase de
compras del ciclo de gastos.

LOS SISTEMAS DE DESEMBOLSO DE EFECTIVO

En la Figura 5-13 se presenta un diagrama de flujo detallado de un sistema manual de

desembolsos en efectivo. Las tareas realizadas en cada uno de los procesos clave se discuten en la
siguiente sección.

Departamento AP
Cada día, el empleado del AP revisa el archivo de vales por pagar (AP) abiertos para los artículos
vencidos y envía los vales y los documentos de apoyo al departamento de desembolsos en
efectivo.

Departamento de Desembolsos en Efectivo

El empleado de desembolsos en efectivo recibe los paquetes de vales y revisa los documentos
para asegurarse de que estén completos y sean correctos. Para cada desembolso, el secretario
prepara un cheque de tres partes y registra el número del cheque, la cantidad en dólares, el
número del vale y otros datos pertinentes en el registro de cheques.

El cheque, junto con los documentos de apoyo, va al gerente del departamento de desembolsos
de efectivo, o al tesorero, para su firma. La parte negociable del cheque se envía por correo al
proveedor. El empleado devuelve el paquete del vale y la copia del cheque al departamento AP y
presenta una copia del cheque. Finalmente, el empleado resume las entradas realizadas en el
registro de cheques y envía un documento preliminar al departamento del libro mayor.

Departamento AP

Al recibir el paquete de vales, el secretario del AP elimina la responsabilidad registrando el número

de cheque en el registro de vales y archivando el paquete de vales en el archivo de vales cerrado.
Finalmente, el secretario envía un resumen AP al departamento del libro mayor.

Departamento de Contabilidad General

Sobre la base del documento preliminar de los desembolsos de efectivo y el resumen de la cuenta
de AP, el empleado del libro mayor pasa a las cuentas de control del libro mayor y archiva los
documentos. Con esto concluye el procedimiento de desembolso de efectivo.

Observaciones finales

Concluimos nuestra discusión sobre los sistemas manuales con dos puntos de observación. En
primer lugar, observe cómo los sistemas de ciclo de gastos manuales generan una gran cantidad
de documentación en papel. Comprar, preparar, transportar y archivar documentos físicos
aumenta considerablemente el costo de operación del sistema. Como veremos en el siguiente
apartado, su eliminación o reducción es un objetivo primordial del diseño de sistemas
informáticos.

Segundo, para propósitos de control interno, muchas funciones como el control de inventario,
compras, AP, desembolsos de efectivo y el libro mayor están ubicadas en departamentos
físicamente separados. Estas actividades intensivas en mano de obra también se suman en gran
medida al costo de operación del sistema. En los sistemas informáticos, los programas
informáticos realizan estas tareas administrativas, que son mucho más baratas y mucho menos
propensas a los errores. Aunque la estructura de departamento clásica todavía puede existir en
entornos informáticos, las responsabilidades de personal se reorientan. En lugar de estar
involucrados en el procesamiento diario de transacciones, estos departamentos están ahora
involucrados en el análisis financiero y en la resolución de problemas basados en excepciones.
Como resultado, estos departamentos son más pequeños y eficientes que sus homólogos de
sistemas manuales.
Resumen

En el capítulo se examinaron los procedimientos de adquisición que implican la adquisición de

materias primas y productos terminados. Dado que la mayoría de las organizaciones realizan estas
actividades sobre la base del crédito, el sistema de información debe diseñarse de manera que
reconozca y registre adecuadamente las obligaciones a medida que surgen y las cumpla cuando
sean exigibles. Dos subsistemas del ciclo de gastos realizan estas tareas: el sistema de compras y el
sistema de desembolsos en efectivo. Este capítulo se centró en las siguientes áreas:

1. Los procesos de cada subsistema y el flujo de información entre ellos.

2. Los documentos, diarios y cuentas necesarios para proporcionar registros de

auditoría, mantener registros históricos y apoyar la toma de decisiones internas y la presentación
de informes financieros.

3. Las áreas de exposición y las técnicas de control que reducen estos riesgos.

El capítulo examinó el impacto de la tecnología en los puntos 1, 2 y 3 de la lista anterior. Desde

esta perspectiva, vimos que los sistemas automatizados utilizan computadoras para replicar las
tareas manuales tradicionales. Sin embargo, los sistemas rediseñados implican y requieren formas
nuevas e innovadoras de abordar los problemas tradicionales. Cualquier solución tecnológica tiene
implicaciones de control. Los ordenadores eliminan una separación fundamental de funciones
entre la autorización y el procesamiento de transacciones. También está en riesgo la integridad de
los registros contables. Para controlar estos riesgos, los sistemas deben estar diseñados para
proporcionar a los usuarios documentos e informes que permitan una verificación independiente y
apoyen las necesidades de seguimiento de auditoría.

Preguntas
1. ¿Qué documento ayuda a garantizar que los empleados receptores realmente
cuenten el número de productos recibidos?
a. lista de embalaje
b. copia oculta de la orden de compra
c. aviso de envío
d. factura

2. Cuando se reciben las mercancías y se ha preparado el informe de recepción, ¿qué

libro de contabilidad puede actualizarse?
a. libro de costos estándar de inventario
b. inventario de contabilidad subsidiaria
c. libro mayor
d. contabilidad subsidiaria a pagar
 3. ¿Qué afirmación NO es correcta para un sistema de gastos con controles internos
adecuados?
a. Los desembolsos en efectivo mantienen el registro de cheques.
b. Cuentas por pagar mantiene el libro auxiliar de cuentas por pagar.
c. Las cuentas por pagar son responsables del pago de las facturas.
d. Las cuentas por pagar son responsables de autorizar las facturas.

4. ¿Qué deberes deben ser segregados?

a. igualar las solicitudes de compra, recibir informes y facturas y autorizar el pago
b. Autorizando el pago y manteniendo el registro de cheques.
c. escribir cheques y mantener el registro de cheques
d. Autorizando el pago y manteniendo el libro auxiliar de cuentas por pagar.

 5. ¿Qué documentos probablemente elegiría un auditor para examinar

detenidamente para determinar si todos los gastos incurridos durante el período
contable se han registrado como un pasivo?
a. facturas
b. órdenes de compra
c. requisiciones de compra
d. recibiendo informes

7. ¿Cuál de los siguientes departamentos no tiene una copia de la orden de compra?

a. el departamento de compras
b. el departamento receptor
c. cuentas por pagar
d. Libro mayor

8. ¿Qué documento típicamente desencadena el proceso de registro de una

responsabilidad?
a. solicitud de compra
b. orden de compra
c. recibiendo informe
d. factura del proveedor

9. ¿Cuál de las siguientes tareas NO debe realizar el empleado de desembolso de

efectivo?
a. revise los documentos de respaldo para verificar que estén completos y sean precisos
b. preparar cheques
c. aprobar la responsabilidad
d. marque los justificantes pagados

10. ¿Cuál de los siguientes es verdadero?

a. La función de desembolso de efectivo es parte de las cuentas por pagar.
b. Los desembolsos en efectivo son una función contable independiente.
c. Los desembolsos en efectivo son una función de tesorería.
d. La función de desembolso de efectivo es parte del departamento de contabilidad general.