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PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Rige a partir de su publicación
en el SIG
PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra
en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este se declara COPIA NO CONTROLADA.
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TABLA DE CONTENIDO
1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .................................................................... 3
2. RESPONSABILIDADES ...................................................................................... 6
3. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO ......................................................................... 6
3.1 OBJETIVO GENERAL: ............................................................................................. 6
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: .................................................................................... 6
4. ALCANCE ........................................................................................................... 7
5. PROPÓSITO ....................................................................................................... 7
6. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................. 7
7. METODOLOGIA .................................................................................................. 7
7.1 EQUIPOS DE REPROGRAFÍA ................................................................................. 9
7.2 CONTROL DE CALIDAD DIGITALIZACION ........................................................... 13
8. CRONOGRAMA DE TRABAJO ......................................................................... 14
9. AVANCE DIGITALIZACIÓN ............................................................................... 14
10. RECURSOS ...................................................................................................... 14
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1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
A
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia
y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos
por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
C
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm
y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador, el proceso de
digitalización se realiza mediante el uso de escáner, y dependiendo del uso que se requiera
dar a la información se definen características, como color, tamaño, resolución, entre otros.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la
perdurabilidad de la información.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada debido a sus actividades o funciones.
DOCUMENTO ESENCIAL: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo
y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones
y actividades de este, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
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DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico o autográfico
o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
F
FOTOCOPIADO: Es el proceso mediante el cual se realiza la reproducción fotográfica de
imágenes directamente sobre papel, es la técnica de reprografía más común.
FACSÍMIL: Un facsímil o facsímile (del latín fac simile, "hacer semejante") es una copia o
reproducción casi idéntica de un documento (generalmente antiguo y de gran valor, como
un libro, un manuscrito, un impreso, un mapa o un dibujo a mano alzada) o de una firma.1
Para conseguir realizar este tipo de reproducciones de alta calidad, lo más habitual es
utilizar técnicas fotográficas y de serigrafía, que permiten imitar fielmente los colores,
tamaño, defectos y matices del documento original. Esta técnica no suele aplicarse a
objetos tridimensionales o pinturas que tengan relieve, como por ejemplo pinturas al óleo.
I
IMÁGENES DIGITALIZADAS: Son fotos electrónicas tomadas de una escena o
escaneadas de documentos -fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Se
realiza una muestra de la imagen digital y se confecciona un mapa de ella en forma de
cuadrícula de puntos o elementos de la figura (píxeles). A cada píxel se le asigna un valor
tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual está representado en un código binario
(ceros y unos).
M
METADATOS: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos
de archivo, así como su gestión a lo largo del tiempo en un entorno electrónico.
MICROFILMACIÓN: es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución. Este proceso tiene amplio uso en la
gestión documental sobre todo en lo que respecta a conservación y disposición final de
documentos.
O
OCR: Reconocimiento óptico de caracteres, es una tecnología mediante la que un
ordenador interpreta una imagen digital para extraer caracteres que puedan ser tratados
como texto.
P
PDF: Sigla del inglés Portable Document Format, «formato de documento portátil») es un
formato de almacenamiento para documentos digitales independiente de plataformas de
software o hardware. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y
texto).
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PDF/A: Es un formato de archivo para el guardado a largo plazo de documentos
electrónicos. Está basado en la Versión de Referencia 1.4 de PDF de Adobe Systems Inc.
(implementada en Adobe Acrobat 5 y versiones posteriores) y está definido por la ISO
19005-1:2005.1 Una nueva versión de PDF/A basado en PDF 1.7 - la ISO 32000-1 está
actualmente en desarrollo (ISO/DIS 19005-2)
PROFUNDIDAD DE BITS: Es determinada por la cantidad de bits utilizados para definir
cada píxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor será la cantidad de tonos
(escala de grises o color) que puedan ser representados. Las imágenes digitales se pueden
producir en blanco y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color.
R
REPROGRAFÍA: Se conoce como el conjunto de técnicas, como la fotografía, el
fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
RESOLUCIÓN: Es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Por lo general,
la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital (la frecuencia de
muestreo) es un buen indicador de la resolución. Este es el motivo por el cual dots-per-inch
(puntos por pulgada) (dpi) o pixels-per-inch (píxeles por pulgada) (ppi) son términos
comunes y sinónimos utilizados para expresar la resolución de imágenes digitales.
RANGO DINÁMICO: Es el rango de diferencia tonal entre la parte más clara y la más oscura
de una imagen. Cuanto más alto sea el rango dinámico, se pueden potencialmente
representar más matices, a pesar de que el rango dinámico no se correlaciona en forma
automática con la cantidad de tonos reproducidos.
X
Xerografía: La xerografía (pronunciado serografía) es un proceso de impresión que emplea
electrostática en seco para la reproducción o copiado de documentos o imágenes. La
palabra xerografía deriva del griego xeros, que significa ‘seco’, y grafos, que significa
‘escritura’.
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2. RESPONSABILIDADES
Secretaria General: Asignar los recursos necesarios para la implementación y
mantenimiento del programa.
Grupo de Gestión Documental: Por ser el administrador y responsable de la información
y archivos del Ministerio como responsable de establecer, actualizar y mantener
implementación del programa, administrando, verificando y haciendo los seguimientos de
las mejoras requeridos con los archivos del MEN.
Oficina de tecnología y sistemas de información: Por ser los administradores técnicos
y soporte de los sistemas de información y el sistema de seguridad de la información.
Subdirección de Desarrollo Organizacional: Por ser la responsable de la administración
del Sistema Integrado de Gestión SIG.
3. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO
3.1 OBJETIVO GENERAL:
Establecer las actividades necesarias para la realización de la reprografía de archivos
(Digitalización o Microfilmación) del Ministerio, con el fin de facilitar el acceso, consulta de
los documentos y su conservación a largo plazo, por medio de las diferentes tecnologías
disponibles.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
• Establecer las técnicas de reprografía para los documentos en diferentes formatos.
• Implementar para la conservación de los documentos en diferentes soportes las
técnicas de reprografía de conformidad con lo indicado en las Tablas de Retención
Documental.
• Aplicar las pautas establecidas por el Archivo General de la Nación para los
procedimientos de reprografía necesarios en el Ministerio de Educación Nacional.
• Integrar el programa de reprografía para documentos vitales, además de garantizar la
protección de estos.
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4. ALCANCE
Inicia con la identificación de los documentos susceptibles de aplicarles el proceso de
reprografía (Digitalización o Microfilmación) de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental, continua con la aplicación de la técnica
de reprografía seleccionada y termina con la revisión de la calidad de los soportes
documentales finales y su conservación, además de los medios de consulta de los
documentos.
5. PROPÓSITO
El programa de reprografía está orientado a la aplicación de tecnología en la reproducción
de los documentos, conservación y preservación de los mismos, con fines de gestión,
consulta y conservación de los archivos a través de técnicas de microfilmación o
digitalización, además de ayudar a la validación y autenticidad de los documentos con el fin
de dar fuerza probatoria a los mismos.
6. JUSTIFICACIÓN
El Ministerio de Educación Nacional en cumplimiento de la Directiva Presidencial 02 de
2012, debe disponer de los recursos necesarios para el manejo y la administración de los
documentos electrónicos y digitales, para el presente programa, como un medio de
preservación y reprografía para los archivos de gestión. Así mismo, se debe dar
cumplimiento a lo definido en las Tablas de Retención Documental como disposición final
de los documentos para la conservación de los archivos históricos.
Las anteriores disposiciones redundarán en el manejo documental y la consulta de los
documentos electrónicos y digitales y en la conformación de los expedientes electrónicos,
híbridos y en papel, lineamientos específicos establecidos dentro del Programa de Gestión
Documental del MEN.
7. METODOLOGIA
El programa de reprografía se aplicará para aquellos documentos que, por Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, requieran realizar el
procedimiento de microfilmación o digitalización para garantizar su conservación y consulta.
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Para la realización de la digitalización o microfilmación de las series documentales de los
archivos de gestión y/o central es necesario tener en cuenta las siguientes etapas y
condiciones:
• RECEPCION
Levantamiento de información de características de la documentación y punteo de la
documentación a digitalizar.
• ALISTAMIENTO
Alistamiento de la documentación entregada, desencarpetar, verificar que no se tiene
material abrasivo, y retirar si se tiene viruta de borrador.
• DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN
Digitalización con indexación máximo de hasta 5 campos por unidad documental. ISO
23081
• CONTROL DE CALIDAD
Control de calidad de imagen, características técnicas y metadatos por expediente.
• CARACTERÍSTICAS
o Escala de grises
o Formato en PDF/A
o OCR
o Resolución a 200 dpi
o Tamaño de papel: Carta y Oficio
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o Indexación de máximo 5 campos por unidad documental (carpeta).
o Se deben realizar copias de seguridad
7.1 EQUIPOS DE REPROGRAFÍA
IMPRESORA: Es un periférico de salida, que permite reproducir copias tanto de textos
como de imágenes, almacenadas previamente en formato electrónico. Puede ser de
cartuchos de tinta o de tecnología láser.
Tipos de Impresoras
• Impresoras Láser:
El sistema de impresión de las impresoras láser es muy
similar al de las fotocopiadoras, ya que también se realiza
mediante un proceso electro- fotográfico.
● Impresoras de Inyección de Tinta:
El sistema de impresión es a través de un chorro de
tinta que se le proyecta sobre el papel.
● Impresoras Matriciales:
Utilizan una matriz de pequeñas agujas que van
imprimiendo pintos que, juntos, forman una imagen
más grande.
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● Plotter o Trazador Gráfico:
Suelen utilizarse en estudios de arquitectura o diseño.
Tóner: Plumillas o cartuchos de tinta.
● Equipos Multifunción:
Combinan impresora, escáner, copiadora y fax.
Tóner: Utilizan cartuchos de tinta de la misma forma que
lo hacen las impresoras de inyección.
● Impresoras Portátiles Profesionales:
Compactas, pequeñas, ligeras y fáciles de transportar. Están
dotadas de una batería para poder imprimir documentos sin tener
acceso a una fuente de alimentación.
Tóner: Cartuchos de tinta o papel fotográfico.
ESCÁNER: Es un dispositivo que sirve para leer documentos en papel o algo similar, ya
sean imágenes o textos, y convertirlos en formato digital que se puede guardar en el disco
duro o en otros sistemas de almacenamiento informático.
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Tipos de Escáner
● Escáner de sobremesa:
Es una superficie plana de cristal sobre la que se sitúa el
documento a escanear. El sensor recoge los rayos reflejados,
los envía al software analógico/digital para convertirlos en una
imagen de mapa de bits.
Inconvenientes: Su limitación del formato, DIN-A5 o DIN-A4
● Escáner de mano:
El interesado es quien desplaza el escáner sobre la imagen o documento
a digitalizar.
Efectivos para escanear rápidamente fotos de libros encuadernados,
artículos de periodísticos, facturas y toda clase de pequeñas imágenes.
● Escáner con alimentador de hojas:
Características: El sensor y la fuente de luz permanecen fijos. El
documento se mueve, gracias al transporte de rodillos, de cinta, de
tambor o de vacío.
● Escáner para microfilm:
Para digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de
apertura.
Inconvenientes: Su funcionamiento es muy complicado y son
caros.
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FOTOCOPIADORA: Realizan la copia literal de un documento mediante técnicas
fotográficas; también tiene otras funciones como el de fax si se le añade un MÓDEM. Las
fotocopiadoras están muy generalizadas, pero se van sustituyendo por documentos
digitales.
Tipos de Fotocopiadoras
● Fotocopiadoras Personales:
Son pequeñas, solo se hacen copas 1:1 y en tamaño DIN-
A4. Son de sobremesa, utilizadas por particulares y
pequeños empresarios. Velocidad de reproducción 10
fotocopias por minuto.
Consumible: Cartuchos
● Fotocopiadoras de Oficina:
Amplían, reducen y admiten más tamaños de copia, desde A5 a
A3. Se pueden unir con dispositivos adicionales como
clasificadores o alimentador automático de originales. Realizan 40
copias por minuto aproximadamente y suelen ir acopladas a un
pedestal hasta el suelo.
Consumible: Tóner en polvo
● Fotocopiadoras Profesionales:
Son la gama más alta por capacidad de producción,
tamaño y funciones que realiza. Su velocidad de
reproducción puede llegar a 120 copias por minuto.
Consumible: Tóner líquido, las máquinas están provistas
de cubetas para disolver el tóner líquido.
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7.2 CONTROL DE CALIDAD DIGITALIZACION
Para validar el concepto de “imágenes de buena calidad”, se consideran como mínimo los
siguientes aspectos calidad:
• Resolución: La imagen se ha capturado en la resolución requerida (200 dpi).
• Legibilidad: La imagen guarda fidelidad al documento original, en cuanto a la capacidad
visual para facilitar su lectura.
• Integridad: La imagen refleja el contenido total y demás rasgos del documento original
(texto, imágenes, sellos, anotaciones, firmas).
• Alineación y orientación: La imagen está enmarcada adecuadamente en la pantalla de
visualización, sin presentar desviación en la alineación de la imagen
Cortes, dobleces, rasgaduras: La imagen refleja fielmente el documento, sin evidenciar
dobleces, rasgaduras o cortes producto del proceso de digitalización y que hacen
ilegible o no comparable contra el documento Superposiciones: Cada imagen
representa un único documento, sin que se vean sombras en la parte posterior de la
imagen o partes de otro documento digitalizado o documentos de un formato inferior al
del plano principal de la imagen de mayor tamaño
• Líneas y sombras: La imagen no debe presentar líneas o sombras no concordantes con
el documento original, producto de fallas en el hardware o software de digitalización,
captura y edición.
• Metadatos: Toda la meta data capturada es coherente con el documento físico y la TRD,
facilita su ubicación para consulta y demás
• Formato: Todos los archivos deben ser en PDF/A 1b. ( 1 archivo por carpeta)
• OCR: Todos los archivos deben contar con reconocimiento óptico de caracteres
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8. CRONOGRAMA DE TRABAJO
9. AVANCE DIGITALIZACIÓN
Actualmente el Departamento ha realizado la digitalización las siguientes series
documentales históricas:
10. RECURSOS
Recursos Humanos: Líder de equipo, Profesional especializado, Técnico especializado
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Recursos Tecnológicos: Impresoras, scanner, hardware y software.
Recursos Económicos: Asociados al presupuesto anual para la ejecución del proyecto y
el requerimiento de personal necesario para la prestación del servicio de la gestión
documental, archivo y correspondencia en la entidad.
Recursos Físicos: Equipos de cómputo, elementos de oficina, mobiliario.
Control de Cambios
Versión Fecha de entrada en Naturaleza del cambio
vigencia
01 25-05-2018 Se modifica el procedimiento de reprografía GD-
PR-11 a Programa de Reprografía en el Sistema
Integrado de Gestión del Ministerio de Educación,
el cual establece los lineamientos para la
realización de la reprografía de archivos
(Digitalización o Microfilmación) del Ministerio, con
el fin de facilitar el acceso, consulta de los
documentos y su conservación a largo plazo, por
medio de las diferentes tecnologías disponibles.
02 Rige a partir de su Se actualiza el logo y los colores de este
publicación en el SIG documento de acuerdo con el nuevo manual de
imagen institucional generado por la Presidencia
de la Republica para todas las entidades del
Gobierno, lineamiento recibido de la Oficina
Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser
este un ajuste de forma y no de contenido conserva
el flujo de aprobación de la versión anterior y no
requiere aprobación por parte del líder del proceso.
5. Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Magda Milena Nombre Dora Inés Ojeda Nombre Dora Inés Ojeda
Moreno
Jully Paola
Alvarez Gualtero
Cargo Coordinadora Cargo Asesora Cargo Asesora
del Grupo de Secretaría Secretaría
Gestión General General
Documental
Contratista de
Gestión
Documental
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