Tratamiento de cuentas de activos específicas.
Natalia Cortes Núñez
Introducción a la Contabilidad
Instituto IACC
02, marzo, 2020.
Desarrollo
La empresa Denta, donde se desempeña como analista contable, ha cambiado recientemente
a su director de Administración y Finanzas, por lo que usted decide elaborar un informe para
presentarle los métodos de control de disponibles con los que cuenta la empresa. Para la
elaboración del informe señalado anteriormente, decide lo siguiente:
1. Indicar la relevancia del control del disponible en una empresa y describir la
importancia de los arqueos de caja, los beneficios de los fondos fijos y su aplicación.
Este tipo de control es conocido también como control interno de una empresa, y es realizado
por el personal administrativo de la misma compañía. La gran mayoría de errores e
inconsistencias económicas se producen por un incorrecto análisis en los controles activos de
una institución, por lo que este control nos ayuda en lo siguiente:
- Exactitud y veracidad en los resultados de ingresos y egresos.
- Reducción de errores financieros.
- Da consistencia a cada una de las acciones que se generan en efectivo o por banco.
- Información exacta de los resultados.
A continuación, se definen los conceptos asociados a este control interno de cada empresa:
- Arqueo de Caja: se refiere al informe que incluye el efectivo, el cual constituye el activo
más potente de una empresa, por lo que se requiere un control exacto y constante del
dinero que entra en la empresa, ya sea en efectivo propiamente tal o en cheque. El objetivo
del arqueo de caja es corroborar si todo el efectivo recibido ha sido contabilizado y si este
coincide con lo que el sistema de cada organización tiene presupuestado según la venta del
periodo a contar. Esta acción comúnmente se realiza en una fecha no programada y de
forma sorpresiva, para asegurarse que las políticas y procedimientos establecidos por la
compañía y además observar la correcta labor del cajero a cargo. Es importante mencionar
que los faltantes se cargaran como perdidas y los sobrantes como ingresos, además de
que debe existir una cuenta que permita registrar las diferencias que se obtienen.
- Fondos fijos: este tipo de acción financiera es considerada una ventaja, ya que permite
una financiación más rápida de ciertos gastos menores y de bajo costo, esto consiste en
que la empresa les entrega a los funcionarios de forma rápida y en efectivo cierto monto
para cubrir dichos gastos. Este método es normado por cada empresa y debe ser
autorizado por la autoridad máxima de la institución. El encargado de administrar estos
fondos, deberá velar por que la documentación asociada este correcta (boletas). Este fondo
de igual manera debe ser rendido, para especificar los pagos que se realizaron, cada uno
con su boleta correspondiente, esta rendición es revisada y aprobada por el área contable
de la empresa.
2. Describir el proceso de la conciliación bancaria y las variables que se deben
considerar para su ejecución.
La conciliación bancaria es la comparación de los registros contables de una empresa y de la
cuenta corriente de esta misma, influyendo también los ajustes que el banco aplique a esta
cuenta. En el momento que se registren diferencias dentro de los activos de la empresa, estas
deberán ser corregidas en los registros y/o libros de contabilidad de la compañía.
Es común que se presenten diferencias financieras en las empresas por:
- Cheques pendientes de cobros por parte de los beneficiarios.
- Errores numéricos y omisiones en los libros de contabilidad de la empresa.
- Cheques rebotados o devueltos por situaciones externas.
- Ajustes realizados por el banco que no hayan sido vistos en los movimientos de las cuentas
- Entre otros.
El objetivo de esta comparación es identificar las diferencias financieras de acuerdo al saldo
correcto de la compañía, en otras palabras, que el cierre del mes, tanto del libro financiero
como el de las cuentas bancarias cuadren entre sí. Cabe recordar, que esto es un control
interno del efectivo de la empresa.
Para llevar a cabo este proceso el banco y la empresa deben realizar lo siguiente:
- Banco: debe verificar que los cheques y depósitos se encuentren presentes en el estado
de cuenta. Y además debe verificar si los errores se hayan corregido en el estado de
cuenta.
- Empresa: debe revisar que los cheques omitidos y las notas de débito, además de las
notas de crédito y los depósitos omitidos estén ingresados en el libro mayor del banco, y
también le corresponde verificar que los errores sean corregidos en el libro de la empresa.
3. Explicar la existencia de las cuentas por cobrar en las empresas y los métodos para
la estimación de deudores incobrables y su contabilización.
Las cuentas y documentos por cobrar corresponden a las ventas generadas a través del
crédito, y esto corresponde al activo circulante de la compañía.
El que una empresa otorgue a los clientes la facilidad de las ventas al crédito, considera un alto
riesgo para la empresa, ya que existe la posibilidad de que los clientes a los que se les
concedió dicha opción no cumplan con su obligación de pagar. La empresa decide realizar esta
opción de ventas ya que es una opción concreta de aumentar las ventas, es aquí donde se
inician las “cuentas por cobrar”.
El riesgo de que el cliente no cumpla con esta obligación financiera, debe ser considerada por
la empresa, para que en el momento que esto ocurra, la compañía cuente con un seguro o
provisión para que la perdida no sea de mayor magnitud. Estas perdidas deben ser registradas
y se utiliza una cuenta llamada “provisión de cuentas incobrables”.
Las cuentas y documentos que se deben cobrar en una compañía forman parte del activo
circulante.
Existen dos métodos para cuantificar las perdidas de los deudores incobrables:
- Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes: se estima un
porcentaje de los clientes que no pagaran su deuda, lo que se debe aplicar a la cuenta
ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del rubro de la empresa y los métodos que
utilice para cobrar.
- Método antigüedad de saldo: se estima de acuerdo a la antigüedad de los saldos
adeudados por los clientes, la diferencia se realiza según el tiempo adeudado, es decir, no
es lo mismo que una deuda se encuentre vencida hace 1 semana, que la deuda se
encuentre vencida hace un año. Entre mayor sea el tiempo, mayor será el porcentaje
otorgado, ya que es menor la probabilidad de que el cliente adeudado por años pague la
deuda.
Bibliografía
Contenido Semanal Nº8 – Introducción a la contabilidad – IACC 2020.
