Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que
cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario
tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la
información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no
parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos,
fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.
Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será
suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en
cuenta los siguientes consejos:
Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos
guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria,
agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan
agendas físicas (en papel).
La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una
recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas
como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se
anota y vence?, etc.
La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es
conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión
mantenida el 24 de octubre de 2010 podría codificarse como
REU20101024.
No es recomendable usar la agenda física para anotar información
confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse
siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
¿Qué información debe contener?
Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la
información que deberá contener es:
Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde
poder planificar.
Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc.
durante un cierto período de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo
largo de un día de trabajo.
Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para
identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más
rápidamente.
Tipos de agenda
Existen distintos tipos de agenda atendiendo al formato de ésta o al ámbito
de la misma:
1. Según el formato de la agenda:
Agenda de papel. Representa la agenda tradicional que podemos encontrar
en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que
resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier
lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta
también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla,
no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información es
difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la
confidencialidad de los datos que porta, etc. Aún con estos inconvenientes,
¿Quién no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo donde tomar
notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en
combinación con dispositivos electrónicos.
Agenda electrónica.La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las
denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos
disfrutan de de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
Miniordenador.Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones
(similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las
funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos
llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e
incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día. Más adelante
describiremos de forma muy superficial (ya que no es el cometido de este
curso ver a fondo estas aplicaciones informáticas) tres de las herramientas
más utilizadas y que todo profesional de secretariado debería
conocer: Lotus notes, Outlook y project.
2. Según el ámbito de la agenda. Podemos encontrar:
Agenda personal. De uso estrictamente personal.
Agenda de trabajo.De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que
afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y
fechada.
Agenda de su superior.Es donde se anotan las actividades, tareas, citas,
reuniones, viajes, etc. que su superior (para quien presta sus servicios el
profesional del secretariado) tiene planificadas. Es necesario consensuar
todas las citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.
