Proceso Contable y sus Etapas
El proceso contable es el ciclo que ocurre entre la ocurrencia, el registro y el
procesamiento de las operaciones financieras que se realizan en una empresa.
Es decir, se trata de una secuencia de actividades que conlleva al registro
detallado de cómo se reciben, se cobran y se pagan bienes y servicios en una
organización.
Ese registro se realiza en los libros o cuadernos contables. Es un proceso que se
da por etapas y que se reinicia constantemente. En él se recopila información
financiera que luego se presenta en forma de reportes denominados estados
financieros.
Pero el ciclo no llega hasta la presentación de esos estados financieros, sino que
vuelve a empezar desde allí. La frecuencia de los reportes financieros depende de
la naturaleza o el tamaño de la empresa. Sin embargo, lo normal es que sean
trimestrales, semestrales y anuales.
Etapas del proceso contable
Entre las etapas del proceso contable se encuentran:
Identificación y análisis de la transacción
Se define el tipo de operación que se está realizando mediante los documentos
fuente: facturas, órdenes de compra, contratos, etc.
Esos documentos fuente deberían ser originales, puesto que sirven de respaldo a
las transacciones registradas.
Esas transacciones deben analizarse antes de cargarse en el sistema para
determinar la cuenta a la que pertenecen y el monto real a registrar.
Solo se ingresan las transacciones contables que pertenecen a la empresa.
Identificar cuentas
En la base de datos contable o el sistema contable que usa una empresa, hay una
lista de cuentas o conceptos en los cuales se incluirán las entradas.
Es importante que estas cuentas estén debidamente detalladas y sean lo
suficientemente específicas como para que reflejen, sin lugar a dudas, la
naturaleza de la transacción.
En este momento se decide cuáles serán las cuentas en las que registrará la
transacción.
Registro de la transacción
Se anota la transacción o entrada en el libro diario, en la medida en la que sucede,
por lo que resultará en un orden cronológico.
Para hacer estas anotaciones se utiliza, por lo general, el sistema de contabilidad
de doble entrada, en el que se reflejan las cuentas cargadas y las cuentas
acreditadas.
Existen libros especiales en los que se anotan las transacciones que se repiten
con cierta frecuencia.
Publicación de la entrada
Se publican las entradas o transacciones en las cuentas individuales de los libros
mayores, con débitos a la izquierda y créditos a la derecha.
En el libro mayor se detalla cada cuenta.
Contabilización de saldos
Es el balance preliminar de todas las cuentas; se calculan los saldos y se totalizan
los saldos del débito y los del crédito.
Si el resultado al final de estas dos columnas es igual, entonces el balance está
correcto.
Asiento de pérdidas y ganancias
Es el asiento de la totalización de ganancias y pérdidas del negocio.
Elaboración del balance de comprobación
Luego de determinar los saldos de las cuentas que se reflejan en el libro mayor, se
procede a verificar la exactitud de los registros.
Con este documento, se pueden reubicar los efectos de los ajustes, antes de
registrarlos en las cuentas.
Análisis de ajustes
En este momento los ajustes se anotan en el libro diario, basándose en los datos
recogidos en el balance de comprobación.
Una vez cumplido este paso, se pasan dichos ajustes al libro mayor. De esta
manera, las cuentas mostrarán saldos correctos y actualizados.
Presentación de los estados financieros
Se combinan las sumas en las diversas cuentas registradas y se presentan en
estados financieros.
Es decir, se reagrupa la información de la hoja de trabajo (o balance de
comprobación), y se elaboran: el balance general, el estado de resultados, el
estado de flujo de efectivo, etc.
Cierre de la contabilidad
En esta fase se realizan acciones que permiten cerrar el ciclo de la contabilidad en
un ejercicio económico determinado.
Entre las operaciones que se ejecutan en esta fase se encuentran:
Contabilización de las variaciones de existencias
Periodificación contable
Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
Contabilización de las amortizaciones
En el cierre, se finaliza el ejercicio económico en los libros para que sirvan de
soporte al siguiente ejercicio fiscal. En esta etapa, se contabilizan los asientos en
el libro diario para cerrar las cuentas temporales de capital.
Esta información pasa luego al libro mayor, donde la utilidad y la pérdida neta
pasan a la cuenta de capital. Es el registro del final del ejercicio, en el que todas
las cuentas (acreedoras y deudoras), deben tener saldo nulo.
Balance de comprobación posterior al cierre
Es un paso posterior al cierre de las cuentas nominales. Es un procedimiento que
permite garantizar que el libro mayor esté balanceado para el inicio del siguiente
periodo contable.
Es un balance que cuenta con Activos, Pasivos y Capital.
Balance de situación final
El balance de la situación final es el proceso que implica llevar las cuentas al libro
mayor. En la columna de activos se colocan las cuentas del haber y en la de
pasivos, las del deber.
Este será el balance que se tomará en cuenta para hacer el balance de situación
inicial del siguiente ejercicio económico.
