PLANEACIÓN ESTRATEGICA APOYO CONCEPTUAL 2019

ING. INDUSTRIAL YOLIMA ALARCÓN MÉNDEZ

Análisis Organizacional

Identifica los conceptos básicos de la

empresas y las organizaciones.

Análisis del Entorno

MOMENTO EXPLICATIVO

Conoce los comportamientos del

Ambiente Externo
ambiente externo.

Estructura

Competidores, clientes y
ANALISIS ESTRUCTURAL DE
competidores. Analiza y comprenden los conceptos
LOS SECTORES
estructurales del sector económico.
ECONÓMICOS

Competencias potenciales.

Valores estratégicos

Analiza y comprenden los conceptos y

DIRECCIONAMIENTO planea el comportamiento
ESTRATEGICO organizacional con cada uno de los
componentes.
Misión, visión y política de calidad
 Objetivo General y específicos

Matriz MEFI (Matriz de los factores

internos. Fortalezas y Debilidades)

Matriz MEFE (Matriz de los factores

Externos. Oportunidades y
Debilidades)

Establece los principales riesgos

MOMENTO TÁCTICO
organizacionales a través de las
OPERACIONAL
diferentes matrices.
Matriz MPC (matriz del perfil
competitivo) compara la empresa y
sus rivales fortalezas y debilidades.

Procesos

Manual de operaciones y
procedimientos

Controla, gestiona y audita el

EJECUCIÓN ESTRATÉGICA comportamiento estratégico para la
organización
Aplicación y análisis de
Presupuestos.
 Momento prospectivo

Escenario proyecto y Balance Score

Card

EJEMPLO DE LAS FUNCIONES DE UN CARGO PARA ADJUNTAR EN EL

MANUAL DE FUNCIONES.

1.1. CARGO: Jefe del Departamento Administrativo

CARGO INMEDIATAMENTE SUPERIOR: Director Ejecutivo

OBJETIVO DEL CARGO: Apoyar a la Dirección Ejecutiva en todo lo
relacionado con el trámite administrativo y financiero
de actividades de la corporación y de las requeridas
para el correcto funcionamiento de los proyectos
contratados con la misma.
CARACTERÍSTICAS
DEL CARGO: Dedicación exclusiva al apoyo en las labores
administrativas y financieras.

PERSONAL A CARGO: Personal administrativo: Asistente Administrativo,

mensajero, Contador, servicios generales. En caso
de requerirse.

EDUCACIÓN: Profesional universitario graduado en

Administración de Empresas o con estudios
certificados en Secretariado Ejecutivo, Contabilidad
y Manejo de Finanzas.

EXPERIENCIA: Mínimo cinco (5) años en manejo administrativo y

financiero de empresas.
FORMACIÓN: Eventos certificados en Secretariado Ejecutivo,
Gestión de Calidad y Manejo Contable.
HABILIDADES: Organización y planificación del trabajo,
Compromiso, Responsabilidad, Servicio al cliente

EN SU AUSENCIA PUEDE SER REEMPLAZADO POR: Director Ejecutivo

RESPONSABILIDAD CARGO
Apoyar y controlar el proceso administrativo, especialmente en lo relacionado con
la contratación y manejo de los recursos humano y financiero y su aplicación al
correcto desempeño de los proyectos contratados con la organización.
FUNCIONES:
 Actualizar los movimientos contables referentes a Tesorería, tales como:
pagos, ingresos a caja y bancos, inversiones, cuentas por cobrar, en el
programa contable UNION32.
 Mantener actualizado los aspectos referentes a la Contabilidad tanto en
medio magnético como en medio físico de: registros contables, archivo,
comprobantes de egreso, comprobantes de transferencia, recibos de caja, de
consignaciones bancarias, recibos de caja menor, notas de contabilidad,
facturas de compra-venta, conciliaciones bancarias, y estados financieros,
conciliaciones bancarias, causa de impuestos.
 Mantener actualizado los aspectos tributarios tanto en medio magnético
como en medio físico de: Declaración de renta, pago de impuestos, y
registros legales.
 Ejecutar el presupuesto de acuerdo a los lineamientos de la Dirección
General y del Jefe del Departamento Técnico.
 Actuar de acuerdo a los procedimientos Selección y Contratación de
personal.
 Ejecutar los Aspectos logísticos de acuerdo a los lineamientos de la
Dirección General y Jefe del Departamento técnico en la adquisición de
bienes y servicios, reservas y manejo de tiquetes aéreos, alquiler y pago de
mantenimiento de vehículos y motocicletas.
 Administrar los equipos de cómputo, red telefónica, correo electrónico.
 Administrar el sistema de información contable con el programa UNION 32
(Módulos de Tesorería P&G).
 Preparar los balances y estados financieros de la empresa para ser
revisados por el Consejo Directivo previa su presentación a la Asamblea
General Ordinaria.
 Hacer, recibir y contestar llamadas en general.
 Distribuir y organizar el trabajo de la persona encargada de la mensajería.
 Seleccionar los proveedores para el suministro de toda la papelería y útiles
de escritorio de la empresa.
 Suministrar y controlar la papelería y útiles de escritorio en la empresa.
 Reunir la documentación para cada una de las propuestas presentadas de
acuerdo a requisitos del cliente.
 Planear aspectos de logística del personal contratado para los proyectos,
tales como: transportes terrestres y aéreos, hospedaje, alimentación y rutas
de movilización.
RELACIONES CON:
 Otros cargos: Director Ejecutivo, Jefe del Departamento Técnico,
Coordinador SGC, Revisoría Fiscal, Asistente Administrativo, Servicios
generales, Contabilidad y finanzas.

 Clientes: entidades prestadoras de servicios administrativos para empresas.

 Proveedores: empresas distribuidoras de dotación de insumos para oficina y

proyectos.
  Empresas: prestadoras de servicios de consultoría, capacitación y soporte
logístico.
CONDICIONES AMBIENTALES: En este cargo se trabaja bajo las siguientes
condiciones:
 Sillas ergonómicas
 Equipos de oficina de bajo consumo
 Buena ventilación
 Bajo nivel de ruido

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¿QUÉ ES UN DIAGRAMA DE FLUJO?

 Un diagrama de flujo, también llamado Flujograma de Procesos o Diagrama

de Procesos, representa la secuencia o los pasos lógicos (ordenados) para
realizar una tarea mediante unos símbolos. Dentro de los símbolos se escriben
los pasos a seguir. Un diagrama de flujo debe proporcionar una información clara,
ordenada y concisa de todos los pasos a seguir.

 
Por lo dicho anteriormente, podríamos decir que: "Un diagrama de flujo es una
representación gráfica o simbólica de un proceso".

El Diagrama de Flujo es su representación esquemática. Los diagramas de flujo

representan la secuencia lógica o los pasos que tenemos que dar para realizar una tarea
mediante unos símbolos y dentro de ellos se describen los pasos ha realizar. 
 Por la tanto son una excelente herramienta para resolver problemas, comprender el
proceso a seguir, así como para identificar posibles errores antes del desarrollo final
de la tarea. 

 Se usan para hacer un programa informático, para analizar lo que tiene que hacer un
robot, en los procesos industriales, etc. 

 Un diagrama de flujo es útil en todo aquello que se necesite una previa organización
antes de su desarrollo.

 En la realización de un programa informático es imprescindible primero realizar el

diagrama de flujo, independientemente del lenguaje de programación que usemos
después. Una vez que tenemos nuestro diagrama de flujo solo tendremos que conocer las
órdenes del lenguaje que realizan esas tareas que se especifican en el diagrama.

Reglas Básicas Para la Construcción de un Diagrama de Flujo

 1. Todos los símbolos han de estar conectados

 2. A un símbolo de proceso pueden llegarle varias líneas

 3. A un símbolo de decisión pueden llegarle varias líneas, pero sólo saldrán dos (Si o No,
Verdadero o Falso).

 4. A un símbolo de inicio nunca le llegan líneas.

 5. De un símbolo de fin no parte ninguna línea.

 Los símbolos que se usan para realizar los diagramas de flujo son los siguientes:

Ejemplo de un diagrama de flujo para una operación sencilla. Imaginemos que tenemos
una lámpara o bombilla y queremos hacer el diagrama de flujo para saber qué hacer
cuando la lámpara no funciona.
https://sites.google.com/site/et111221057312211582/diagrama-de-proceso-de-flujo

DIAGRAMA DE PROCESO DE FLUJO

En general, el diagrama de flujo del proceso cuenta con mucho mayor detalle que el
diagrama del proceso operativo. Como consecuencia, no se aplica generalmente a todos
los ensambles, sino que a cada componente de un ensamble. El diagrama de flujo del
proceso es particularmente útil para registrar los costos ocultos no productivos como, por
ejemplo, las distancias recorridas, los retrasos y los almacenamientos temporales. Una
vez que estos periodos no productivos se identifican, los analistas pueden tomar medidas
para minimizarlos y, por ende, reducir sus costos.

Además de registrar operaciones e inspecciones, los diagramas de flujo de procesos

muestran todos los retrasos de movimientos y almacenamiento a los que se expone un
artículo a medida que recorre la planta. Los diagramas de flujo de procesos, por lo tanto,
necesitan varios símbolos además de los de operación e inspección que se utilizan en los
diagramas de procesos operativos. Una flecha pequeña significa transporte, el cual puede
definirse como mover un objeto de un lugar a otro excepto cuando el movimiento se lleva
a cabo durante el curso normal de una operación o inspección. Una letra D mayúscula
representa un retraso, el cual se presenta cuando una parte no puede ser procesada
inmediatamente en la próxima estación de trabajo. Un triángulo equilátero parado en su
vértice significa almacenamiento, el cual se presenta cuando una parte se guarda y
protege en un determinado lugar para que nadie la remueva sin autorización. Estos cinco
símbolos constituyen el conjunto estándar de símbolos que se utilizan en los diagramas
de flujo de procesos (ASME, 1974).
Imagen 3. Conjunto de símbolos de diagrama de proceso de acuerdo con el estándar ASME.
Benjamin W. Niebel

Dos tipos de diagramas de flujo se utilizan actualmente: de productos o materiales y de

personas u operativos. El diagrama de producto proporciona los detalles de los eventos
que involucran un producto o un material, mientras que el diagrama de flujo operativo
muestra a detalle cómo lleva a cabo una persona una secuencia de operaciones.

De la misma forma que el diagrama de procesos de operación, el diagrama de flujo del

proceso se identifica mediante un título —Diagrama de flujo de procesos—, y la
información adicional que lo acompaña que generalmente incluye el número de parte, el
número de diagrama, la descripción del proceso, el método actual o propuesto, la fecha y
el nombre de la persona que elaboró el diagrama.
Dentro de la información adicional que puede ser útil para identificar totalmente el trabajo
que se está realizando se encuentra la planta, edificio o departamento; el número de
diagrama; la cantidad; y el costo.

El analista debe describir cada evento del proceso, encerrar en un círculo el símbolo
adecuado del diagrama del proceso e indicar los tiempos asignados para los procesos o
retrasos y las distancias de transporte. Después tiene que conectar los símbolos de
eventos consecutivos con una línea vertical. La columna del lado derecho proporciona
suficiente espacio para que el analista incorpore comentarios o haga recomendaciones
que conduzcan a cambios en el futuro.

Para determinar la distancia desplazada, no es necesario que el analista mida cada

movimiento de una manera precisa con una cinta o una regla de 6 pies. Se obtiene un
valor lo suficientemente correcto si se cuenta el número de columnas que el material se
desplaza y luego se multiplica dicho número, menor a 1, por la distancia entre columnas.
Los desplazamientos de 5 pies o menores por lo general no se registran; sin embargo,
pueden registrarse si el analista considera que afectan el costo total del método que se
está graficando.

En el diagrama se deben incluir todos los retrasos y tiempos de almacenamiento. A

medida que una parte permanezca más tiempo en almacenamiento o se retrasa, mayor
será el costo que acumule, así como el tiempo que el cliente tendrá que esperar para la
entrega. Por lo tanto, es importante saber cuánto tiempo consume una parte por cada
retraso o almacenamiento. El método más económico para determinar la duración de los
retrasos y almacenamientos es mediante el marcado de varias partes con un gis, que
indique el tiempo exacto durante el cual se almacenaron o se retrasaron. Después es
necesario verificar periódicamente la sección para ver cuándo entraron de nuevo a
producción las partes marcadas. Se verifica un número de veces, se registra el tiempo
consumido y luego se promedian los resultados, y así, los analistas pueden obtener
valores de tiempo suficientemente precisos.

El diagrama de flujo del proceso, de la misma forma que el diagrama de procesos

operativos, no es el final en sí mismo; es sólo un medio para llegar al final. Esta
herramienta facilita la eliminación o reducción de los costos ocultos de un componente.
Puesto que el diagrama de flujo muestra claramente todos los transportes, retrasos y
almacenamientos, la información que ofrece puede dar como consecuencia una reducción
en la cantidad y la duración de estos elementos. Asimismo, puesto que las distancias se
encuentran registradas en el diagrama de flujo del proceso, este diagrama es
excepcionalmente valioso para mostrar cómo puede mejorarse la distribución de una
planta. 
 Imagen 4. Diagrama de flujo del proceso (materiales) para la preparación del correo
publicitario directo. Benjamin W. Niebel

https://jovial21.wordpress.com/2010/10/05/caso-matriz-foda/