ADMON DESCRIPCION Y ANALISIS FUNCIONAL DE PUESTO
INTEGRALES
I. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
EMPRESA: Los Administradores Integrales en S.S.T. - CUL S.A.S.
DEPARTAMENTO, ÀREA o DEPENDENCIA:
TITULO DEL PUESTO: Secretaria CODIGO: 43 TIPO DE CONTRATO: Termino Fijo
NIVEL JERARQUICO: Operativo- Auxiliar Admiistrativo ASIGNACION SALARIAL: 1.500.000 JORNADA: Diurna
REPORTA A (supervisión recibida): Jefe administrativo o en su defecto al coordinador de talento humano
SUPERVISA A(supervisión ejercida): No tiene cargos subordinados, no ejerce supervisión sobre ningún cargo
RELACIONES INTERNAS CON (otros, Dptos, Áreas) : Con las áreas administrativas de la empresa
RELACIONES EXTERNAS: Empresas públicas y/o privadas y público en general
MISION PRINCIPAL DEL PUESTO (Obligacion Principal u Objeto del puesto):Ejecutar actividades pertinentes al área
a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA O CONTENIDO DEL PUESTO (tareas específicas):
1 Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
2 Recibe y envía correspondencia.
3 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
4 Distribuye la correspondencia de la unidad.
5 Opera la máquina fotocopiadora, scanner y fax.
6 Realiza y recibe llamadas telefónicas.
7 Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
8 Actualiza el archivo de la unidad.
9 Actualiza la agenda de su superior.
10 Toma mensajes y los transmite.
11 Transcribe en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados d
12 Llena en computador o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de comp
13 Transcribe y accesa información operando un microcomputador (portátil del jefe).
14 Atiende y suministra información a personal de la empresa y público en general.
15 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
16 Realiza citaciones y Convoca a reuniones al personal de la organización.
17 Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la alta dirección
18 Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques.
19 Lleva control de caja chica.
20 Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
21 Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
22 Ordena en los estantes, periódicos, libros, textos, revistas y otros.
23 Entrega equipos, materiales y documentación a otros jefes de dependencia
24 Recibe y controla peticiones que soliciten a la oficina.
25 Actualiza la cartelera.
26 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
27 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
28 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
REQUISITOS INTELECTUALES
EDUCACION: Bachiller Comercial, Tecnóloga administrativa con curso de dos (2) años de duración de secretariado co
CONOCIMIENTOS: Técnicas secretariales. Secretariado Computarizado
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, Equipos Smartphone y otros).
Métodos y procedimientos de oficina. Nuevos programas de computación
Gestión y Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía. Técnicas actualizadas de ortografía y redacción
Computación básica. Relaciones humanas. Normas de cortesía, etiqueta y protocolo.
Técnicas y manejo de Kardex. Actualización en el área secretarial
EXPERIENCIA: Tres (3) años a Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de o
Bachiller
HABILIDADES TECNICAS:son competencias vinculadas directamente con las tareas realizadas por el colaborador.
Habilidades sobre un tema en específico que permiten que la trabajadora se desempeñe eficazmente su puesto y son las
Redactar correspondencia de rutina, actas e informes de cierta complejidad.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Organizar el trabajo de la oficina.
El manejo de computador, y paquetes de office
Gestión de archivos y documentos.
El manejo de elementos herramientas e insumos común de la oficina.
Manejo de inventarios.
REQUISITOS FÍSICOS Y MENTALES
7.1 CARGA FÍSICA
a. Posición Sedente
b. Posición Bípeda
c. Posturas mantenidas
d. Alternar posiciones, agacharse, arrodillarse
e. Destreza Manual
f. Levantamiento y Manejo de Cargas
g. Velocidad de Reacción
h.fuerza excesiva, empujar pesos
i.Trepar, hacer equlibrio, esfuerzo fisico
7.2 CARGA MENTAL
a. Recibir información oral/escrita
b. Producir información oral/escrita
c. Análizar información detalladamente
d. Emitir respuestas rápidas
e. Atención,Percepción Visual,auditiva
f. Concentración,discriminación de detalles
g. Repetitividad
h. Monotonía
i. Tareas de precisión visimotora
j. Habilidad para solucionar problemas
k. Interpretación de signos y símbolos
l. Percepción causa - efecto
RESPONSABILIDADES
POR SUPERVISION DE PERSONAL: No ejerce supervisión sobre personal alguno.
POR MATERIALES Y EQUIPO: Cuenta y Maneja constantemente equipos Tecnológicos y materiales y elementos de ins
directa en cuidado de estos elementos bajo su custodia, realizando su labor con la mayor eficiencia posible.
POR METODOS Y PROCESOS: Debe realizar sus tareas ajustadas a las políticas institucionales, y cumplir con las norm
todo debe quedar debidamente documentado de acuerdo a la los lineamientos de las parámetros y los formatos del sistem
POR DINERO Y DOCUMENTOS: Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiale
institucional que tengan excelente redacción, que sean precisas y sea útil para la toma de decisiones.
POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alta, teniendo en cuenta qu
jefes y compañeros de trabajo, que debe manejarse con discreción.
OTROS: Las decisiones que se toman por parte de la titular del puesto, se basan en los parámetros de los procesos y pro
asignada y desde sus experiencias anteriores deberá realizar la ejecución normal del trabajo a nivel operativo
CONDICIONES DE TRABAJO
AMBIENTE DE TRABAJO: El puesto se ubica en un sitio cerrado, iluminado acondicionado bien amoblado, con espacios
no tiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo, o material particulado en el ambiente, no se evidencian fu
existen temperaturas extremas que puedan generar disconfort térmico o aparatos que sean fuentes de algún tipo de vibrac
RIESGOS DE TRABAJO( Posibles accidentes de trabajo y enfermedades laborales):
El puesto está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. A a nivel de riesgo de seguridad o acci
transita, no existe obstáculos en las pasillos por donde se camina. Tampoco hay desniveles e irregularidades del suelo, ni
vertidos, manchas de grasa y aceite y demás residuos y desperdicios.
Es muy poco probable, pero no inevitable que se puedan ocurrir caídas al mismo nivel, resbalones, torceduras de pies.
Se evidencia niveles medios de factores de riesgos psicosociales, que podrían generar en razón a las características y pre
enfermedades derivadas del estrés.
Elaborado por: ANDRES ANTONIO GARCIA RODRIGUEZ - COORDINADOR DEL SGI
DESCRIPCION Y ANALISIS FUNCIONAL DE PUESTOS
grales en S.S.T. - CUL S.A.S.
CIA:
CODIGO: 43 TIPO DE CONTRATO: Termino Fijo
Admiistrativo ASIGNACION SALARIAL: 1.500.000 JORNADA: Diurna
Jefe administrativo o en su defecto al coordinador de talento humano
): No tiene cargos subordinados, no ejerce supervisión sobre ningún cargo
s, Dptos, Áreas) : Con las áreas administrativas de la empresa
as públicas y/o privadas y público en general
Obligacion Principal u Objeto del puesto):Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, apli
empeño acorde con los objetivos de la unidad.
TENIDO DEL PUESTO (tareas específicas):
s, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
.
a de la correspondencia. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
e la unidad.
, scanner y fax.
nicas.
ada y/o recibida.
.
ior.
espondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y cartel
ormatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
operando un microcomputador (portátil del jefe).
a personal de la empresa y público en general.
anización y ejecución de reuniones y eventos.
reuniones al personal de la organización.
e su jefe inmediato o la alta dirección
trega cheques.
ales de oficina de la unidad.
iáticos en caso de movilización de su superior.
os, libros, textos, revistas y otros.
ocumentación a otros jefes de dependencia
soliciten a la oficina.
dimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
o de trabajo, reportando cualquier anomalía.
as actividades realizadas.
l, Tecnóloga administrativa con curso de dos (2) años de duración de secretariado computarizado.
iales. Secretariado Computarizado
(computadora, fax, fotocopiadora, Equipos Smartphone y otros).
Nuevos programas de computación
afía, redacción y mecanografía. Técnicas actualizadas de ortografía y redacción
anas. Normas de cortesía, etiqueta y protocolo.
zación en el área secretarial
6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina.
etencias vinculadas directamente con las tareas realizadas por el colaborador.
co que permiten que la trabajadora se desempeñe eficazmente su puesto y son las siguientes:
ctas e informes de cierta complejidad.
de office
e insumos común de la oficina.
PORCENTAJE DE
S
25%
7.1 CARGA FÍSICA
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N-A
N-A
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7.2 CARGA MENTAL
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: No ejerce supervisión sobre personal alguno.
nta y Maneja constantemente equipos Tecnológicos y materiales y elementos de insumos de fácil uso y medianamente complejos, sie
s bajo su custodia, realizando su labor con la mayor eficiencia posible.
be realizar sus tareas ajustadas a las políticas institucionales, y cumplir con las normas de archivo lineamientos y parámetros propios
mentado de acuerdo a la los lineamientos de las parámetros y los formatos del sistema de gestión de calidad de la empresa
responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales, Debe generar, almacenar, distribuir y responder
acción, que sean precisas y sea útil para la toma de decisiones.
L: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alta, teniendo en cuenta que debe conocer y enterarse de aspectos personal
ebe manejarse con discreción.
n por parte de la titular del puesto, se basan en los parámetros de los procesos y procedimientos e instrucciones previas emanadas po
teriores deberá realizar la ejecución normal del trabajo a nivel operativo
se ubica en un sitio cerrado, iluminado acondicionado bien amoblado, con espacios amplios y suficientes. Con orden y limpieza acepta
minantes, tales como polvo, o material particulado en el ambiente, no se evidencian fuentes generadoras de ruido extremos ni, sonidos
edan generar disconfort térmico o aparatos que sean fuentes de algún tipo de vibraciones, o radiaciones peligrosas.
ccidentes de trabajo y enfermedades laborales):
elevante, con posibilidad de ocurrencia baja. A a nivel de riesgo de seguridad o accidentes de trabajo no se evidencia mal estado de la
asillos por donde se camina. Tampoco hay desniveles e irregularidades del suelo, ni superficies mojadas o resbaladizas. Tampoco se
demás residuos y desperdicios.
ble que se puedan ocurrir caídas al mismo nivel, resbalones, torceduras de pies.
es de riesgos psicosociales, que podrían generar en razón a las características y presiones de la labor del puesto, fatiga mental, cambi
GARCIA RODRIGUEZ - COORDINADOR DEL SGI
SGI-F-10
VERSION: 01
FECHA: 15/04/2020
diato, aplicando técnicas secretariales,
a y carteleras, anuncios, guías, contr
dencia.
TAJE DE LA JORNADA LABORAL
50% 75% 100%
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lejos, siendo su responsabilidad
propios de su servicio secretarial, y
esponder por documentación
personales e institucionales de los
nadas por la jefatura del area
za aceptable de agradable confort y
sonidos desagradables. Tampoco
ado de la superficie donde se
poco se evidencia derrames,
al, cambios, de estados de ánimo o
