Simultáneo

Simultáneo es un término con origen en el latín simul (“juntamente”). Las cosas

simultáneas son aquellas que suceden o se desarrollan al mismo tiempo.

La cualidad de lo simultáneo recibe el nombre de simultaneidad. Esta es la

propiedad de dos o más sucesos que se desarrollan a la vez y que, por lo tanto,
son coincidentes en el tiempo (dentro de un cierto marco de referencia).

Cómo organizar archivos de oficina

Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial si tienes
grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, este proceso no
tiene que ser doloroso. Planificar con anticipación y decidir un sistema para
ordenar tus archivos pueden ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a
tu negocio y asegurar que encuentres los documentos importantes de una manera
más eficiente. Cuando tengas tus archivos en un buen orden, entonces tendrás
que ceñirte a un sistema constante para mantenerlos de esa forma.

Método 1

Desarrollar un sistema

Crea categorías de archivos. Lo primero que debes

hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué
categorías principales utilizarás para clasificarlos.
Habrán diferentes tipos de oficinas que tendrán
diferentes tipos de categorías, pero el sistema general
será el mismo. Tienes que descifrar un sistema que
clasifique los archivos de manera significativa.[1]

Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y tienes que

organizar los archivos de los clientes, podrías clasificarlos
por tipos de casos generales: litigación, legalización de un
testamento, corporativo, administrativo y otros.

Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría,

puedes ser más específico al desarrollar una lista de
subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que
archivar puede definirse según dos términos, la categoría
general y la subcategoría.[2]
Por ejemplo, si acondicionas un sistema de organización de archivos para asuntos
financieros, podrías contar con una categoría general de “Pagos salientes” y
acondicionar subcategorías de “proveedores”, “vendedores”, “servicios”, “costos
por profesionales” y “costos administrativos”.

Utiliza un sistema de codificación por colores. Esto suena simple, pero puede
ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a
ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el
sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos
según esa cantidad.[3]

En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos, puedes utilizar fólderes manila
regulares y adquirir unas calcomanías coloridas. Luego, puedes fijarlas en la
pestaña superior, al borde del fólder o en ambas partes
para darle mayor visibilidad.

Etiqueta los archivos. Ahora, cada archivo en tu oficina

tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la
pestaña de cada fólder de manera clara y precisa para
que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder
debe comenzar con la categoría general y luego la
subcategoría específica. Por ejemplo, un fólder que
contiene registros de pagos a los vendedores debe tener
la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.

o Las letras de las etiquetas de cada archivo

deben estar tan bien escritas y ser tan
constantes como sea posible. Puedes
comprar muy fácilmente unos paquetes de
software que te permitan hacer etiquetas de
modo que puedas escribirlas e imprimirlas con
la computadora.
o Si las imprimes con la computadora, debes
utilizar un tamaño y estilo de fuente constante.
Si las escribirás a mano, debes tratar de ser
constante y tan ordenado como sea posible.

Ordena alfabéticamente los archivos. Cuando hayas establecido el sistema

para organizar los archivos y hayas creado todos los fólderes, entonces ponlos en
orden. Debes clasificar alfabéticamente los fólderes generales. Dentro de cada
fólder general, todas las subcategorías también deben clasificarse
alfabéticamente.[4]
 o Podrías optar por clasificar una información por fecha, en vez de
hacerlo por un tema. De ser así, entonces
tendrás que decidir si tiene más sentido
ordenar los archivos al colocar los
artículos más recientes adelante y los más
antiguos atrás, o viceversa.

Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta

de archivos. Cuando establezcas el sistema de
organización de archivos, tienes que dejar un espacio
para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo,
indudablemente recibirás más papeles que añadir a
cada fólder. Deja espacio para que los archivos se
expandan. De lo contrario, luego tendrás la labor difícil de mover todas unas
secciones o unas gavetas de archivos para hacer espacio.

Crear un diagrama de flujo básico en Visio

Los diagramas de flujo son diagramas que muestran

los diferentes pasos de un proceso. Son fáciles de
crear y, dado que las formas son simples y visuales,
también son fáciles de interpretar.

Nota: También puedes crear automáticamente un

gráfico de flujo básico de datos, con un diagrama de
Visualizador de datos en Visio. Para obtener más
información, vea Crear un diagrama de Visualizador
de datos.

La plantilla de diagrama de flujo básico de Visio

incluye formas que se pueden usar para mostrar
numerosos tipos de procesos y resulta particularmente
útil para mostrar procesos de negocio básicos, como
el proceso de desarrollo de propuestas ilustrado en la
siguiente figura.

Crear un diagrama de flujo

1. Inicie Visio.

2. Haga clic en la categoría Diagrama de flujo.

3. Haga doble clic en Diagrama de flujo básico.

 4. En cada paso del proceso que esté documentando, arrastre un forma de
diagrama de flujo al dibujo.

5. Conecte las formas del diagrama de flujo sosteniendo el puntero del mouse
sobre la primera forma y, después, haciendo clic en la flecha pequeña que
aparece señalando a la forma a la que desea conectar. Si la segunda forma
no está justo enfrente de la primera forma, haga clic y mantenga presionada
la flecha pequeña, arrástrela hasta la segunda forma y suelte el conector en
el medio de la segunda forma.

6. Para agregar texto a una forma o un conector, selecciónelos y, a

continuación, escriba el texto. Cuando haya terminado de escribir, haga clic
en una parte en blanco de la página.
7. Para cambiar la dirección de la flecha de un conector, seleccione el
conector y, en la pestaña Forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic
en Línea. Apunte a Flechas y, a continuación, seleccione la dirección de la
flecha y el estilo que desee.

Cómo se construye un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica

que sirve para planificar y gestionar proyectos de
manera eficiente. Resulta extremadamente útil para
quienes desean manejar bien el tiempo y la
organización de una serie de tareas, para cumplir de
forma ordenada con las diferentes fases de un
proyecto. Ayuda a evitar sorpresas desagradables a
última hora por falta de tiempo. Por su sencillez es
ampliamente utilizada en empresas de todo tipo, muy
especialmente en PYMES.

Este cronograma, representado por un gráfico con barras horizontales, es

bastante sencillo de crear. Detallamos, a continuación, los pasos y aspectos más
importantes a tener en cuenta:

1. Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a

lograr el objetivo final de la planificación y la implementación correcta de
cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen
en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental.
2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos
que forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en
cada momento. Ésta será la información que empleará el director del
proyecto como punto de partida para construir el diagrama de Gantt.
3. Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un
tiempo de realización a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las
 barras horizontales en el diagrama de Gantt es la que representa la
duración de cada etapa.
4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar
los procesos y eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos
fijar una fecha de ejecución. Así, el diagrama de Gantt será de gran ayuda
para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto.
5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El
diagrama de Gantt ensambla todas las piezas con un objetivo temporal
fijado. A mayor plazo para la realización del proyecto, aquellos procesos de
menor tamaño, se verán más claros.
6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes
etapas o tareas del proyecto. Observando el diagrama de Gantt debe
quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben desarrollarse las
actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son
independientes.
7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software. Es
una opción muy práctica porque algunas poseen características avanzadas
que ayudan a una visualización mejor del diagrama de Gantt y a una toma
de decisiones mejor orientada.

Como el diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras para la gestión de

proyectos, también se puede diseñar en papel. De hecho, muchos directores de
proyectos lo han hecho así durante largo tiempo. Sin embargo, el uso de
herramientas de software especializadas presenta numerosas ventajas y, sobre
todo, resulta mucho más flexible y ágil cuando es necesario realizar adaptaciones.
Tener claros los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los
recursos necesarios y disponibles para la realización del proyecto resulta
fundamental. Sólo con esta premisa el diagrama de Gantt podrá desplegar todo
su potencial y resultará completamente eficaz.

¿Que significan las siglas PERT?, ¿Que uso se le da al PERT? ¿Es lo mismo
una estimación por 3 puntos que PERT? ¿Por que hay varias fórmulas para
calcular la estimación por tres puntos y cuál es la importante para el
examen?

A continuación, os explicamos en detalle la respuesta a estas preguntas:

Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos, comúnmente abreviada

como PERT (del inglés, Project Evaluation and Review Techniques), es un
modelo para la administración y gestión de proyectos inventado en 1957 por la
Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de
Defensa de EE. UU. como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil
lanzado desde submarino

PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en

completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e
identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.
Notas de cara al examen:

Estimación por 3 puntos (3 point estimate)

Estimación basada en 3 valores para mejorar el resultado de la estimación final,

aplicable tanto a coste como a duración, tomando en consideración los factores de
riesgo y variabilidad asociados con el proceso de estimación. La estimación se
lleva a cabo con los siguientes valores:

O (Valor Optimista)
P (Valor Pesimista)
M (Valor más problable – «Most Likely»)

Hay dos maneras de llegar al resultado de duración estimada para una actividad
basándonos en la técnica de estimación por 3 puntos:

– Basado en la distribución Triangular también conocida como «Simple

Average» (O+P+M)/3
– Basado en la distribución Beta también conocida como PERT (O+P+4M)/6

Está comprobado (con estudios basados en teorías de probabilidad y estadísticas)

que una estimación PERT basada en un modelo de distribución Beta es más
precisa y realista que la basada en el método triangular. 

Ejemplo de ejercicio de estimación de actividad:

Un programador ha de ampliar el código de un programa introduciendo una serie

de parámetros nuevos, la duración de esta actividad ha sido estimada con los
siguientes valores:

Valor Optimista : 30 minutos

Valor Pesimista: 45 minutos
Valor más probable: 35 minutos

¿Cuál sería el resultado de la duración estimada para la actividad basándonos en

una distribución triangular? ¿y cuál sería la duración estimada basándonos en una
distribución BETA?

– Cálculo con distribución Triangular: (30+45+35)/3 = 36,6

– Cálculo con distribución BETA (PERT):(30+45+4*35/6 = 35,8

Según los cálculos, lo más probable y cercano a la realidad final será una
duración de 35,8 minutos basado en la distribución BETA (PERT).

Puedes obtener más información sobre gestión de proyectos y recibir la guía

gratuita introduciendo tu mail abajo.
Experiencias Estructuradas

Son aprendizajes ideadas con cuidado que emplea el docente para introcucir
a sus alumnos a una nueva habilidad, o para alentar de algún modo el clima
del aula.