República Bolivariana de Venezuela.
Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
Decanato Núcleo Bolívar.
Organización del Archivo General
de Secretaria Núcleo Bolívar
Tutor Comunitario: Servidores Comunitarios:
Jesús Rondón CI.: 26.770.072
Dora Centeno
Jhoset García José Mota CI.: 26.753.659
Francis Villavisalba
Oswaldo Mata CI.: 27.186.772
Luis García CI.: 23.872.123
Suzarra Elvis CI.: 24.559.632
Cisneros Ildemar CI.: 26.863.024
Cuidad Guayana, noviembre del 2018
1
Tabla de Contenidos
1 CARTA DE ACEPTACIÓN TUTOR ACADÉMICO Pg.
1.2 CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR COMUNITARIO
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3. JUSTIFICACIÓN
4. OBJETIVO GENERAL
4.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5. METAS
6. COBERTURA GEOGRÁFICA Y POBLACIONAL
7. ACTIVIDADES Y TAREAS
8. DIAGRAMA DE GANTT
8.1 DESCRIPCIONES DE ACTIVIDADES EJECUTADAS
9. POBLACIÓN BENEFICIADA
10. IMPACTO GENERADO EN LA COMUNIDAD
11. APORTES DEL PROYECTO
12. CONCLUSIONES
2
Planteamiento del problema
La organización es un método que se usa para llevar a cabo ideas, metas y objetivos. A
nivel global la organización está presente en todos los aspectos posibles, pues todo
necesita un orden de ejecución y es gracias a una buena organización que se logra
dicho cometido. En las más grandes empresas una buena organización es fundamental
para que este funcione de manera correcta, la gerencia y administración son quienes
se encargan de esto, pero siempre surgen problemas y es lo que nos lleva a un
problema que afecta a todos… La desorganización. Una empresa que no tenga una
buena organización no puede cumplir sus objetivos y funciones necesarias para
mantenerse. El buen funcionamiento de una empresa depende de su organización la
cual es llevada a cabo por la gerencia o la administración.
Pasando a asuntos internos cuando hablamos de organización nos referimos al buen
orden de archivos que ayudan con el desempeño de una empresa, cuando un
empleado solicita documentos y no los tiene a su disposición su trabajo se le dificulta
aún más, pues tiene que buscar entre montones de archivos, carpetas y formas el
documento que desea. Es por eso que la organización es de gran importancia y no solo
afecta el área laboral, también afecta el día a día de una persona. Es por eso que se
crean equipos de trabajos encargados de mantener esa estructura, esa alineación, esa
organización. Por eso hoy nos reunimos en la Universidad Nacional Experimental
Politécnica de la Fuerza Armada Nacional (UNEFA), donde la desorganización es un
problema habitual que perturba el ambiente y desempeño de los empleados y de los
estudiantes.
3
En el núcleo Bolívar, sede Caura los estudiantes del servicio comunitario de la carrera
Análisis y diseño de sistemas se han reunido en área de administración para abordar
este problema, y buscar solución para mejorar el desempeño de la institución,
organizando sus y archivando su documentación en un sistema más moderno.
4
Justificación
El propósito de este proyecto es resolver el problema del desorden y mala organización
que existe en la institución, este proyecto consta no solo en resolver el problema
organizando los archivos, sino también renovar la parte sistemática de la
administración, actualizando la información y descartando documentos viejos o
inactivos. Se cree y se espera que con este proyecto mejore el desempeño de la
institución, y que, a partir de este, se implemente a los diferentes departamentos de la
universidad, ya que también sufren de este problema.
Teniendo los archivos de gestión organizados y clasificados correctamente se podrá
tener un acceso rápido y fácil a los documentos eliminando así todos aquellos
inconvenientes que no permitan conseguir la información requerida por el personal a
tiempo, al establecer lineamientos de organización en los archivos de la institución
permitirá que la documentación producida se organice y conserve de la mejor manera y
las búsquedas sean más rápidas y eficaces. Por medio de este proyecto los
estudiantes desarrollaran nuevas técnicas que les ayudaran en un futuro cuando
tengan un trabajo ya sea propio o no, también se nutrirán de la experiencia de trabajar
en lo que es un entorno laboral y de las responsabilidades y exigencias que estas
actividades o tarea requieren todo esto será de ayuda en un futuro laboral cercano.
5
Objetivo General
Organizar un modelo de gestión documental en un entorno educativo, que,
fundamentado en la normativa y reglamentación de la Universidad Nacional
Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, facilite el acceso y búsqueda de
archivos de carácter fundamental para el departamento de secretaria.
6
Objetivo Especifico
- Garantizar el acceso rápido de archivos o documentos al personal de la institución,
cuando sean requeridos.
- Garantizar el orden de los documentos o archivos que se manejen en ese
departamento.
- Establecer lineamientos con respecto a la: producción, ordenación, clasificación y
manejo de archivos o documentos en el área de secretaria.
7
Metas
Tras finalizar con el proyecto planteado, uno de sus resultados será garantizar el orden
de los documentos o archivos que se manejen en ese departamento, lo que favorecerá
al personal del área de secretaria al momento de tener acceso a un documento cuando
sea requerido.
- Los documentos contaran con un orden establecido sobre la información de cada
estudiante (carrera, año, numero de cedula).
- Se establecerá esa información en una base de datos en un programa (Excel) para
manejar de manera digital la información que esta archivada en físico.
-Se acondicionará el área donde los documentos estarán guardados para establecer
condiciones que permitan el fácil acceso a la información, así como también el cuidado
y protección de cada archivo.
8
COBERTURA GEOGRÁFICA Y POBLACIONAL
La UNEFA Caura se encuentra ubicada subiendo por los Bloques de Caura, diagonal a
Patrulleros de Caroní, Avenida Norte Sur 2, Ciudad Guayana, Bolívar. Actualmente
esta Casa de Estudios se caracteriza por ser una Institución comprometida e
involucrada de modo muy activo y protagónico en el desarrollo económico, social y
cultural de la nación. Para dar cumplimiento a esta misión social la UNEFA, planifica
acciones en función de la expansión, desarrollo y promoción de la educación en el
sentido más amplio, sin excluir a ningún estrato social del país.
La aplicación del proyecto planteado en esta institución beneficiara de manera directa
el área de secretaria, ya que como dependencia académica/administrativa, que actúa
como organismo de coordinación, ejecución, evaluación y de apoyo, en los procesos
referidos a ingreso, permanencia, traslado y egreso de estudiantes; control de los
títulos, diplomas y certificados que otorga la universidad, el acceso a la información es
tarea de todos los días por lo que es indispensable que los archivos y documentos
estén ordenados, y se mantengan en total cuidado para que sean utilizados cuando se
requiera, esto ayudara también a quienes conforman la población estudiantil al
momento de optar por inscribirse en la universidad, adquirir o ingresar documentos
como estudiante, la solicitud del título tras finalizar la carrera, etc.
9
Actividades y Tareas
Actividades Tareas Recurso Tiempo Metas
Planificación para Reunión de trabajo Lápices, 7horas Logrado
realizar el proyecto por parte del grupo hojas, 8:30am
comunitario de trabajo cuadernos hasta la
2:30pm
Entrevista con Lápices, 4 horas Logrado
tutor comunitario hojas, 8:00 hasta
Visita al archivo
cuadernos las 12:00pm
general
Entrevista con Lápices, 6 horas Logrado
tutor comunitario hojas, 8:30
Reunión del grupo Hasta la
cuadernos
para acordar los 2.30pm
horario de las
actividades
Mantenimiento del Limpieza del Escoba, 4 horas Logrado
área archivo general palas, 8:00 hasta
pañuelos las 12:00pm
Acondicionamiento Pintar la pared del Cal, sal, 7 horas Logrado
del área archivo brochas, 8:30
rodillos Hasta la
3.30pm
Organiza los 3 horas cada Logrado
archivos activos dos días de
Organización de Cajas, lápices,
encontrados en el la semana
archivo marcadores
archivo general
Digitalización Crear bases de Computadora 4 horas cada Logrado
simple datos Excel y s (laptops, tres días de
10
sistematizar Canaima) la semana
archivos activos
Digitalización Digitalizar y Computadora 8 horas cada Logrado
compleja organización los s (laptops, 2 días de la
archivos inactivos Canaima) semana
del archivo general
Mantenimiento Identificación de las Impresoras 8 horas cada Logrado
final cajas y su contenido grapadora, sábado
pega, escoba,
Mantenimiento
pala, cajas
general del archivo
11
DIAGRAMA DE GANTT
Marzo Abril Mayo Junio
Actividades SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Entrevista con el tutor
comunitario y visita al
archivo general
Planificación de
horario para las
actividades
Mantenimiento del
área del archivo
Organización de
archivos activos
Creación de bases de
datos y digitalización
de archivos activos
Digitalización de
archivos
Organización del
archivos e
identificación de las
cajas
12
Descripción De Las Actividades Realizadas
1 – Se realizó una supervisión del área de archivo junto al tutor comunitario
2 – Se ejecutó un cronograma para el cumplimiento de las actividades
3 – Se efectuó una limpieza del área
4 - Se procedió a pintar una pared del archivo
5 – Se llevó a cabo la organización de archivos por cajas, nueros de cedula, según su
año y carrera
6 – Se crearon bases de datos para digitalizar los archivos
7- Identificación de las cajas y su contenido
8- Reorganización del archivo general
13
POBLACIÓN BENEFICIADA
Con la implementación del proyecto el conjunto de personas que trabajan en el área de
secretaria optaran con mejoras en el manejo de los archivos, al poder tener un fácil
acceso, contar con el orden de los documentos por su información básica y el cuidado
de los archivos para que no se dañen. La población estudiantil se beneficiará en parte
con las mejoras en el departamento de archivos ya que para tener acceso a un
documento personal será de facilidad encontrarlo tras el orden que hay en documentos,
lo que permitirá el manejo de información de manera rápida y efectiva cuando se
requiera.
14
IMPACTO GENERADO EN LA COMUNIDAD
El proyecto generara soluciones al problema de la desorganización dentro del
departamento de archivos, el cual afectaba en parte al personal de secretaria al
momento de contar con algún documento para cumplir con algún trámite, esto permitirá
que tantos los estudiantes ya inscritos en el plantel educativo como las futuras
personas por ingresar puedan realizar tramitaciones, procedimientos de inscripción y
gestionar información con facilidad y rapidez.
La ejecución del proyecto en la UNEFA Caura, promoverá impulsar la reestructura del
archivo físico y la conservación documental de la Institución, ofreciendo así un servicio
de calidad y eficiencia a quien lo solicite de tal manera que la imagen de la Unidad
Educativa resulte positiva.
15
APORTES DEL PROYECTO
-Organización de los documentos y archivos (ordenados por carrera, año y numero de
cedula).
-Base de datos que cuenta con todos los archivos digitalizados para el fácil acceso
-Condicionamiento del área donde permanecerán los archivos
-Experiencia adquirida en el área laboral por las personas involucradas en el proyecto
16
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La Universidad Nacional Experimental Politécnica De La Fuerza Armada sede Caura,
presentaba un problema por la desorganización de sus archivos y documentos, ya que
se desconocía de las normas de cuidado y conservación documental, situación que
obstaculiza el proceso de gestión administrativa a nivel interno, el análisis de este
problemática a través de una revisión en el departamento de archivo, determino que
era necesario aplicar técnicas y normas enfocadas en la organización y cuidado de los
documentos, lo que permitirá fortalecer la gestión administrativa institucional. La
aplicación de técnicas administrativas en este proyecto permitió digitalizar una base de
datos con información sobre los archivos para mayor seguridad y manejo de
información, así como también para que su conservación sea más efectiva.
La ausencia de personal en el departamento de archivos que existía en la institución,
produjo que la documentación no estuviese ordenada de acuerdo a un sistema de
gestión documental, motivo por el cual surgían las dificultades al momento de encontrar
un documento solicitado, así como demoras en el proceso de gestionar alguna tarea
referente a los archivos. Durante el proceso de ejecución el proyecto los estudiantes
que formaron parte de él, cumplieron con lo que es la aplicación de técnicas de trabajo,
así como también adquirieron experiencia en el campo laboral, el proyecto se llevó a
cabo de manera organizada, contando en todo momento con el personal educativo
para atender las dudas y las tareas se llevaron con total normalidad.
17
RECOMENDACIONES
Revisar y evaluar de manera constante el ingreso y egreso de documentos de tal
manera que se permita un replanteo y mejoramiento continuo en los archivos.
Mantener en orden y limpieza el área donde donde reposan los archivos para su fácil
acceso y manejo.
18
