SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 01

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 22810056 SENA Centro de Gestión Administrativa
Manejo básico de Versión: 2 (Complementaria)
herramientas ofimáticas

Código:
Fase del proyecto:
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN
Aprendizaje: Formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
ESCENARIO (Herramienta - (unidades
(Aula, equipo) empleadas
Laboratorio, durante el
taller, unidad •Computadores programa)
productiva) y •Video beam
Actividad (es) del Proyecto: elementos y •Antenas Wifi •Hojas
condiciones de •DVD Blancas
seguridad •Proyector •Marcadores
industrial, salud
•Bafles •Lápices,
ocupacional y Esferos,
medio ambiente Borrador,
corrector
Ambientes de •Cd´s
Aprendizaje •Portafolio
Pyme Asesorada Virtual
Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Utilizar las herramientas de oficina como procesador de palabras, 220501046

hojas de cálculo y presentador de diapositivas en la resolución de
problemas de acuerdo con las necesidades del cliente y las tendencias Aplicar herramientas
de las tecnologías de la información de la comunicación ofimáticas, redes sociales y
colaborativas de acuerdo
con el proyecto a desarrollar

Duración de la guía (en 40 horas

horas):

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2. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta que el impulso y la muestra de los productos o servicios que ofrece una organización,
en su gran mayoría deben estar soportados por sistemas de información eficaces que puedan determinar
las estrategias pertinentes para obtener la simpatía de sus clientes, se hace indispensable para las
comunicaciones corporativas, el manejo de herramientas ofimáticas como procesadores de palabras
(Word) para la elaboración de documentos, hojas de cálculo (Excel) para el registro de operaciones
contables y financieras y Presentaciones (PowerPoint) que permitan crear exposiciones de los productos
y eventos de las compañías. Acorde a éste contexto Microsoft Office 2016, que es el paquete ofimático
por excelencia, el cual permite crear documentos llamativos y que marcan diferencias visuales y de
presentación frente a sus antecesores 2000, 2003 y 2007 ya que presenta un interfaz gráfico más
amigable, no se concibe hoy en día un sistema de negocios que no adhiera las funcionalidades del
procesador de palabras o de la hoja electrónica, para el registro de operaciones, indicadores y
movimientos, por tal razón se hace necesaria la convergencia de las potencialidades de esta herramienta
para diseñar sistemas de información prácticos, seguros y de rápido alcance.

Así mismo se dispone de las herramientas básicas de los mismos paquetes, en la nube, como lo es en
drive de Gmail y de office 365, donde podemos contar con elementos básicos de ofimática Word, Excel y
power point, que nos permiten disponer de nuestros archivos en cualquier momento y lugar, sin requerir
de dispositivos de almacenamientos personales como dispositivos Universales de almacenamiento como
USBs, Discos Duros o CDs etc…

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Para obtener los mejores resultados en el proceso de formación, esta guía busca que el aprendiz obtenga
los elementos necesarios para desarrollar su competencia, la cual le permitirá asumir conocimientos
básicos de forma íntegra en el manejo de las herramientas de ofimática, contribuyendo al desarrollo de
las organizaciones donde se desempeñe.

Se busca a través de este documento que el aprendiz realice un proceso de conceptualización y

contextualización de los conocimientos que requiere para el alcanzar los resultados de aprendizaje y así
culminar exitosamente esta competencia que desarrollará durante el presente curso

Usted desarrollará una serie de actividades que no solo le permitirán aprender conceptos y teorías, sino
que también podrá aplicarlos a la práctica y la vida diaria. Es importante que se apropie de los objetivos,

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actividades y productos a entregar, lo cual puede constituirse en el elemento clave para el desarrollo de
su futuro como Profesional Exitoso.

El desarrollo del presente curso de capacitación, le proveerá los conocimientos y prácticas propias de la
naturaleza que las componen, pero cada una de ellas es solo un eslabón en la cadena del conocimiento y
el aprendizaje, es así como Usted debe asumir el reto de hacer de ellas un compendio único cuya
aplicación solo puede materializarse con su compromiso, dedicación y responsabilidad. Más allá de solo
desarrollar actividades Usted podrá dejar que su imaginación recree escenarios y eventos extraordinarios
que a futuro pueden ser parte de su realidad.

MANEJO BÁSICO DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

En computador: hoy en día las herramientas ofimáticas como Word Excel y Power Point, se encuentran
instaladas en la mayoría de los dispositivos de computo del mundo, y no solo en tabletas, celulares sino
en computadores de escritorio o portátiles, es por ello que nuestro primer contacto con estas
herramientas es indispensable que la realicemos desde este dispositivo, y para tal iniciaremos con el
paquete de Word

1. Word: Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de textos.

Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado predeterminadamente en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office.

Originalmente fue desarrollado por  para el computador de IBM bajo sistema

operativo DOS en 1983. Versiones subsecuentes fueron programadas para muchas otras
plataformas, incluyendo, las computadoras IBM que corrían en sistema MS-DOS (1983). Es un
componente de la suite ofimática, Microsoft Office; también es vendido de forma independiente
e incluido en la suite de Microsoft Works.

Su última versión es Microsoft Word 2019 para Windows y Mac. A la fecha 2019 es el procesador

de texto más popular del mundo.

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1.1 Entorno gráfico de Word.

Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word 2016. Aprenderemos cómo se
llaman, donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo
esto estaremos en disposición de empezar a crear nuestros primeros documentos para el siguiente tema.

Arrancar Word 2016

Este tema está pensado para las personas que no conocen nada de Word 2016, Aquí aprenderemos a
crear y guardar nuestro primer documento.

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2016 es, obviamente, arrancar el programa.
Podemos hacerlo de varias formas:

Desde el menú Inicio.

Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el
ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio   en Windows 10 (o en Windows 7   ) se despliega un menú. El

aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows.

Vamos a usar este menú de dos formas:

La primera es escribiendo "Word 2016" en la caja de búsqueda. Así aparecerá una línea con el icono
de Word 2016 y bastará hacer clic para arrancarlo.

La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opción Todas las aplicaciones que al

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desplegarse mostrará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Normalmente los
programas están ordenados alfabéticamente. Buscamos en la letra W y veremos lo que buscamos: Word
2016.

 Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2016, haz doble clic sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno en Windows 10, localiza el programa Word en
el menú Inicio como acabamos de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic y arrástralo al  Escritorio, de esta
forma se creará un acceso directo. 

También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria
externa o incluso de internet, el programa se arranca automáticamente para permitirte visualizarlo.

1.2 Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

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La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar las herramientas y
botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso
orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los
nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos
términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rápido   contiene, normalmente, las

opciones que más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar, Deshacer (para deshacer la
última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Abrir. El último
botón abre el desplegable para personalizar los botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente
avanzado donde se explica cómo hacerlo Personalizar la barra de acceso rápido.

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que
se está visualizando, además del nombre del programa.

3 y 4. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza
en pestañas que engloban categorías lógicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una
cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle más adelante.

5. Los botones para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y cerrar.

6. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Hay

una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal. En la imagen sólo se ve la

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vertical.

7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver
una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real,
100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. 

- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se
suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se
imprimirá. Otros modos son para leer y para diseño web.

9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y
palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic
sobre ella, ya que, realmente, son botones.

EJERCICIO 1: BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

En este ejercicio practicaremos la utilización de la barra de herramientas de acceso rápido.

Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.

Haz clic sobre Documento en blanco para abrir un nuevo documento, escribe tu nombre completo en el
documento en blanco que se muestra.

Pulsa la tecla INTRO y escribe tu fecha de nacimiento debajo.

Ahora haz clic en la flecha Deshacer Escritura de la barra de acceso rápido que es la que está situada en la
zona superior izquierda. 

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Si no tienes claro qué botón es Deshacer, deja el cursor unos segundos sobre cada uno de ellos para ver
un pequeño globo informativo con sus nombres hasta localizarlo.

Comprobarás que la última acción realizada se revertirá. Es decir, la fecha de nacimiento ha

desaparecido.

Ahora, haz clic en Rehacer Escritura, que es el botón en forma de flecha que hay junto a Deshacer. Sigue
el mismo procedimiento que antes para comprobar cuál es si no lo tienes claro.

Observarás que has recuperado la fecha.

Por último, haz clic en Guardar en esta misma barra. Se abrirá una ventana nueva. Observa que el
nombre que se va a dar al documento es tu nombre propio. Esto se debe a que Word automáticamente
sugiere que el documento tome el nombre de la primera frase que encuentra en su contenido, porque
esta suele ser el título. Pulsa el botón Guardar que hay en la zona inferior de la misma. Elige la carpeta
donde quieres guardarlo. No cierres el documento. Puedes continuar con el siguiente ejercicio.

EJERCICIO 2: BARRA DE TÍTULO

En este ejercicio veremos la utilidad de la barra de título.

Localiza la barra de título. Recuerda que se trata de la zona superior que ocupa todo el ancho de la
ventana.

Observa que se muestra tu nombre completo, al ser el nombre con el que guardamos el archivo en el
ejercicio anterior.

Ahora, céntrate en los botones que hay a la derecha del todo de esta
barra: Presentación, Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Sitúa el cursor encima de cada uno de
estos botones para comprobar cuál es cada uno leyendo el texto de ayuda que se va mostrando.

Pulsa el primero, Minimizar. La ventana desaparecerá. Para recuperarla, pulsa el logotipo de Word en la

barra inferior de la pantalla, donde se encuentra en botón de Inicio de Windows. La ventana volverá a
mostrarse tal y como estaba.

A continuación deberás pulsar el segundo botón, Maximizar. Comprobarás que Word pasa a ocupar toda
la pantalla. Luego vuelve a pulsarlo para que recupere su tamaño habitual.

Por último, pulsa el botón Cerrar. Si no has realizado ninguna modificación sobre el documento tras
haberlo guardado, Word se cerrará. 

En caso contrario se mostrará un mensaje que preguntará si guardar los últimos cambios realizados,

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deberás responder si Guardar o No guardar para continuar con el cierre. En este caso en concreto haz clic
en Cancelar para cancelar el cierre y seguir con los ejercicios (o bien cierra y vuelve a abrir si quieres
probarlo).

EJERCICIO 3: BARRA DE DESPLAZAMIENTO Y ZOOM

En este ejercicio veremos la utilidad de la barra de desplazamiento y del zoom.

Partimos del supuesto que el documento que has creado en este ejercicio está abierto. Localiza la barra
de desplazamiento vertical, en la zona derecha de la ventana. Haz clic en ella y arrástrala hasta abajo. Lo
normal será que ya no veas en pantalla el texto que introdujiste, sino que verás dibujado el final de la
hoja.

Aumenta el zoom al máximo (500%) bien arrastrando el deslizador inferior o bien con el botón en forma
de +. Apreciarás que el texto ahora se ve muy grande y que no se ve el ancho total de la hoja. Fíjate en la
barra de desplazamiento vertical, la barra se ha hecho más pequeña, esto indica que hay más superficie
oculta que no cabe en pantalla.

Ahora, centra tu atención en la barra de desplazamiento inferior. Se trata de la barra horizontal, que
desplaza el documento a lo ancho. Arrástrala hacia la derecha hasta el final, poco a poco, y observa cómo
el texto con tu nombre va quedando a la izquierda hasta desaparecer. Luego, regresa al punto inicial (a la
derecha del todo).

Por último, recupera el zoom al tamaño real (100%). Para ello haz clic en el valor 500% y selecciona la
casilla donde se muestra el valor 100%. Luego, pulsa el botón Aceptar.

EJERCICIO 4: VISTAS

En este ejercicio veremos cómo cambiar de vista.

Observa los botones de vista que hay junto al zoom, en la zona inferior derecha. Lo normal es que esté
activada Diseño de impresión.

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Activa el siguiente botón, Modo de lectura. Para salir de él deberás pulsar Cerrar, arriba a la derecha.
Word volverá a mostrar el documento en la vista de impresión.

Ahora activa el siguiente, Diseño web. Los bordes de final de página ya no se muestran, sino que el texto
se muestra sobre un lienzo infinito. Cambia el zoom al mínimo (10%) para ver cómo, a pesar de que el
texto se ha reducido, el espacio de trabajo sigue ocupando toda la ventana. Luego, recupéralo al 100%.

Vuelve a activar la vista Diseño de impresión.

Cierra Word.

EL ENTORNO DE WORD 2016

1.3 La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque contiene todas las opciones
que se pueden realizar con los documentos. Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Diseño...), que a
su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que
contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia
durante el curso a la opción Negrita, la nombraremos como Inicio > Fuente > Negrita.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior
derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en
cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En
el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.

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Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste
en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea
abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará
visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y la
seleccionamos.

Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos
ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el
menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botón derecho sobre la
cinta de opciones y eligiendo Personalizar Cinta de opciones.

En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo
por completo mediante el teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar
para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números con fondo gris en lugar de
negro, por ejemplo, el 2 de la imagen que corresponde al comando Deshacer.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de

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trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier

pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón   de la zona derecha superior
que abrirá la ventana que se muestra a continuación, con tres opciones.

Ocultar automáticamente la cinta de opciones. Mostrar sólo las pestañas. Mostrar pestañas y comandos.

Modo Mouse/Modo Toque.

Con la aparición de pantallas táctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos con el
dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el nuevo modo Toque. Para
activar o desactivar el modo mouse/Toque debemos ir a la barra de accesos rápidos desplegar la lista y
dar clic en la opción modo mouse/Toque

1.4 La ficha Archivo

La pestaña Archivo a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y

tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo
resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que
Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a partir de la siguiente
imagen.

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Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones.
Están situadas en forma de menú vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007,
y en versiones anteriores era el menú Archivo.

La principal característica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte izquierda aparecen
unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas opciones aparecen otras opciones
más en la parte derecha de la pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el comando  Abrir genera
las opciones Recientes, OneDrive,... y al seleccionar Recientes aparece una lista con varios documentos
recientes.

OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle más adelante, por el hecho
de tener de una cuenta de correo de Microsoft (Outlook, Hotmail,...) ya disponemos de espacio en
OneDrive para guardar documentos.

Otra particularidad es la presencia del botón   para volver atrás que sólo aparece en la ficha Archivo.

1.5 Ayuda de Word

Tenemos dos métodos para obtener ayuda en Microsoft Word.

Ayuda contextual. Consiste en colocar el cursor sobre un icono y esperar dos segundos para que aparezca
una ventanita con la explicación sobre la función de dicho icono. Por ejemplo, en la siguiente imagen
vemos la explicación sobre el icono Borrar todo el formato.

¿Qué desea hacer?

Si con la ayuda contextual no tenemos suficiente, podemos hacer clic en el botón    y se

abrirá una caja de búsqueda para que escribamos nuestra pregunta o duda. Por ejemplo, si escribimos
"tabla" veremos que nos ofrece un cuadro desplegable con las opciones que muestra la siguiente imagen.

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Esta caja sirve para ir a buscar ayuda en Word, pero además, es capaz de ejecutar el comando que
estábamos buscando. Por ejemplo, en este caso, podemos insertar una tabla en el documento, con el
comando Agregar tabla, si queremos ejecutarlo en ese instante, también podremos Obtenga ayuda sobre
"tabla", que nos llevará a la clásica ayuda de Word, o Búsqueda inteligente de tabla, que busca en
internet todo lo relacionado con esa palabra mediante el buscador Microsoft Bing.

Si colocamos el cursor en Agregar tabla aparecerá una cuadrícula para elegir cuantas filas y columnas
queremos que tenga la tabla que se va a insertar en ese momento.

En realidad, es como si hubiéramos ejecutado el comando Tabla de la pestaña Insertar.

Si elegimos la opción   iremos a la clásica Ayuda de Word que ya existía en las

versiones anteriores. Aparecerá la ventana de la Ayuda con los resultados para la palabra "tabla", como
muestra la siguiente imagen.

A esta ventana de ayuda también se puede acceder pulsando la tecla F1, en ese caso, no habrá ninguna
palabra en la caja de búsqueda, y se mostrarán las categorías de la ayuda. Como vemos en la siguiente

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imagen.

En la parte superior tenemos un menú con diversos botones.

- Botones básicos de navegación: Adelante, Atrás. Y la opción para volver a la página de Inicio.

- Y botones de acción que te permitirán Imprimir o Cambiar tamaño de fuente, que te ayudará a ver más
grandes (o pequeñas) las letras de la documentación.

- Caja de búsqueda. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrará
una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de
Microsoft Office en Internet y también de otros sitios de Internet, entre ellos la página web de aulaClic,
por ejemplo.

En esta edición de Office, la ayuda se encuentra, fundamentalmente, en la red. Si no dispones de

conexión a Internet aparecerá un mensaje indicándolo, como muestra la siguiente imagen, en ese caso

sólo podrás obtener ayuda básica escribiendo en el cuadro de búsqueda 

1.6 Evidencias de aprendizaje

Con los siguientes ejercicios podrás evidenciar lo aprendido, estos deberán ser realizados en una hoja
para ser entregada al instructor:

Ejercicio 1: Identificar los elementos

Identifica los siguientes elementos: barra de herramientas de acceso rápido, barra de estado, barra de

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título, cinta y zoom, cinta de inicio, insertar, diseño y presentación.

Ejercicio 2: Vista Backstage

¿Qué es la vista backstage y dónde la encontramos?

Ejercicio 3: Ayuda de Word

Describe los pasos de cómo se debe utilizar la ayuda para averiguar cómo guardar un documento en
Word

Ejercicio 4: grupo fuentes

Describe detalladamente mediante numerales, en donde se encuentra el grupo fuentes y su herramienta

de negrilla.

Ejercicio 5: modo mouse/Toque

Describe brevemente como activar el Modo Mouse/Modo Toque.

2. Excel: Microsoft Excel es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, mac-

OS, Android e iOS.

Cuenta con herramientas de cálculo, herramientas gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de

programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada
para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a  Lotus 1-2-3 como
el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft
Office.

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos
numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos y
también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.

Excel nos facilita en gran medida el trabajo con números y nos permite analizarlos fácilmente y generar

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reportes con herramientas como los gráficos y las tablas dinámicas.

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo. Las hojas de
cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de
papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Así mismo se define como un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se
trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos
numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en  1982, con la presentación
de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft
fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y
documentos jurídicos.

Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas

que son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos)
y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentaciones multimediales).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en

la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores
al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar
dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con
fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.

Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo.
Existen otras opciones, de código abierto («open source«, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse
sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como [Link] Calc y Google
Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no
ocurre lo mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos

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programas).

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de
cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las
necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las
opciones son dos: crear fórmulas en las mismas celdas de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo
de desarrollo en Visual Basic.

En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir que no sean
suficientes para la mayoría de los usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva
escribir el código en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de línea, tabulación o comentarios,
entre otros tantos elementos propios de un editor convencional. Desarrollar funciones en el
pseudolenguaje de Excel resulta antinatural, incómodo y poco intuitivo para un programador, sin
mencionar que diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.

Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una complejidad mayor al cálculo de
un promedio o de una comparación entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se
trata de un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja considerablemente del
lenguaje de máquina, de la forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel,
funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para que se dispare la
ejecución del programa).

Dicho esto, la combinación de Excel y Visual Basic también tiene sus limitaciones, y de ninguna manera
puede superar el nivel de personalización y precisión posible a través de la creación de un programa
desde cero; pero resulta muy eficaz y cómodo para una pequeña compañía, que no desee invertir el
dinero y el tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones.

2.1 Elementos de Excel

Iniciar Excel 2016

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Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2016.

- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic
en Inicio , se abrirá el menú principal de Windows desde el que poder acceder a la mayoría de
opciones y programas del sistema operativo. Para poder encontrar la aplicación de Excel, deberemos
pulsar en Todas las aplicaciones   , que es la primera opción de este menú
comenzando por abajo.

Una vez hecho esto, veremos un listado de aplicaciones ordenado por orden alfabético. En él aparecen
todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo y, desplazándonos verticalmente hasta
la letra E (ya sea con el ratón o con la barra de desplazamiento vertical), encontraremos la
aplicación Excel 2016, sobre la que pulsaremos para abrir una nueva hoja de Excel.

- Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (llamado Cortana)   situado

abajo a la derecha de la pantalla, junto al botón de Inicio. Escribiremos en la caja de texto del asistente la
palabra Excel y nos dará la opción de iniciar la aplicación.

Puedes iniciar Excel 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

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Para cerrar Excel 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás la
ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú   y elegir la opción .

2.2 La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará
una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los  nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,

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como veremos más adelante.

2.3 La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás

desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

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A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en
la Cinta de opciones.

Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el cursor sobre las

opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos
mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con forma de

flecha situado en la esquina superior izquierda.

2.4 Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre

que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar , Maximizar   

y Cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer   o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la
opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con
forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos anteriormente.
En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la
barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no
encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

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2.5 Elementos de Excel

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas
las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se

encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las
fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la
ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en
los gráficos. 

- Es posible que en la versión de Excel 2016 que tengas instalada en tu equipo visualices  otras fichas con
más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de
interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.

Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el
menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. 

- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán

pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás

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pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para
salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio
de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una

flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha .

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos
a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

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La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre
la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones  + y -. También dispone de tres
botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las
vistas más adelante.

La ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente ¿Qué desea

hacer?:   .

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Nos recomendará acudir a [Link] para
obtener ayuda, tutoriales, artículos, vídeos...

Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel 2016 es el de la  Búsqueda inteligente.
Seleccionando un término (por ejemplo, "Alemania") en los datos de nuestro libro de trabajo, haciendo
clic derecho y pulsando Búsqueda inteligente, accederemos a información relevante sobre dicho término
proveniente del buscador Bing de Internet.

2.6 Evaluación Introducción Elementos de Excel

Principio del formulario

Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.  
Contesta todas las preguntas, cuando estés seguro de la respuesta transcríbela a una hoja en blanco y
entrégala al instructor

1. La barra de acceso rápido estándar contiene:

   a) Comandos como Guardar o Deshacer.

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   b) Pestañas como Inicio o Insertar.

   c) A y B son ciertas.

   d) A y B son falsas.

2. La cinta de opciones

   a) Contiene comandos.

   b) Contiene enlaces.

   c) Contiene pestañas que corresponden a fichas, en las que se encuentran comandos agrupados
en grupos o categorías.

   d) Todas son falsas.

3. Las fichas de la cinta siempre son las mismas.

   a) No, porque se pueden personalizar.

   b) No, porque algunos programas incluyen fichas propias que ofrecen más funcionalidades a
Excel.

   c) A y B son ciertas.

   d) A y B son falsas.

4. Al pulsar la tecla ALT en Excel...

   a) Se muestran los menús de anteriores versiones: Archivos, Edición, Herramientas, etc.

   b) Se muestran indicadores de números y letras para permitirnos utilizar Excel con el teclado y sin
necesidad del ratón.

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   c) A y B son ciertas.

   d) A y B son falsas.

5. La barra de fórmulas:

   a) Contiene botones con las fórmulas que más se utilizan, como la autosuma.

   b) Contiene una lista de las últimas fórmulas que se han utilizado.

   c) Contiene únicamente una lista de todas las fórmulas disponibles en Excel.

   d) Muestra el contenido de la celda activa. Si ésta es una fórmula, se mostrará la misma, y no el
valor que esté representando.

6. Excel 2016 permite importar y exportar el entorno.

   a) Sí, y en caso de que lo hayamos personalizado puede resultar útil para llevar esa misma
personalización a otro equipo o mantenerla tras una reinstalación de las aplicaciones.

   b) Sí, pero sólo en la versión online del programa.

   c) A y B son ciertas.

   d) A y B son falsas.

7. La ayuda de Excel:

   a) Está disponible desde el botón con forma de interrogante.

   b) Está disponible pulsando la tecla F1.

   c) A y B son ciertas.

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   d) A y B son falsas.

8. Excel, en definitiva, está pensado para:

   a) Introducir datos y realizar operaciones matemáticas con ellos. Es un conjunto de hojas de
cálculo.

   b) Crear gráficos en función de ciertos datos.

   c) Crear presentaciones vistosas para exposiciones y conferencias.

   d) Almacenar datos, se trata de una base de datos, en realidad.

2.7 Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar
las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Conceptos de Excel

En caso de no tener claros algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de
cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de
las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y  es necesario
moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

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Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

2.8 Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja
de cálculo aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón .

Aquí trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás cómo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total de
8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja4.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:

  Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la Hoja1.

  Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

  Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

  Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y
aparecerán desactivados.

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También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de

trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

2.9 Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos,
los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará

dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua
hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón   de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor
para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su

valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar   de
la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información

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sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos
dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Tendremos que
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al
pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda
inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

2.10 Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde,
después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando
la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la
entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada,

después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando

podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar   de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la
información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre ésta.

2.11 Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un

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número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe
en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

2.12 Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la
derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando
el botón No.

Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.

 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un símbolo en la esquina
superior izquierda similar a este: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como   que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo
el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas

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las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la
opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina

de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una
hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser

sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina
superior izquierda tal como:  . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

2.13 Evaluación final Excel

Sólo una respuesta es válida por pregunta contesta todas las preguntas en una hoja de papel y entrégala
al instructor.

1. Una hoja de cálculo de Excel 2016 está formada por tres hojas diferentes.

   a) Verdadero.

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   b) Falso.

2. El número de hojas de un libro puede variar entre 0 y 255.

   a) Verdadero.

   b) Falso.

3. Si pulsamos la combinación de teclas CTRL+INICIO la celda activa pasará a ser la A1.

   a) Verdadero.

   b) Falso.

4. Una fórmula es una operación que deberá realizar Excel y que siempre empieza por el signo =.

   a) Verdadero.

   b) Falso.

5. Para ir a la última fila de la columna en la que nos encontramos, pulsamos...

   a) CTRL+FIN

   b) FIN y a continuación FLECHA ABAJO

   c) FIN

   d) AV PAG

6. Si estamos escribiendo datos en la celda A1, para introducirlos en la celda y situarnos en la celda
siguiente, A2...

   a) Pulsamos INTRO.

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   b) Hacemos clic sobre el cuadro de aceptación de la barra de fórmulas.

   c) A y B son opciones válidas.

   d) A y B no son opciones válidas.

7. Si queremos modificar el contenido de una celda seleccionada...

   a) Pulsamos F2.

   b) Hacemos clic directamente en la barra de fórmulas.

   c) A y B son opciones válidas.

   d) A y B no son opciones válidas.

8. De las siguientes fórmulas, ¿cuál es correcta?.

   a) 10+25

   b) =A1:10

   c) =A1+D4

   d) Todas son correctas.

9. Si estamos modificando el contenido de una celda y pulsamos la tecla ESC...

   a) Se borrará lo que había escrito en la celda

   b) Saldremos de Excel.

   c) Cerraremos el documento.

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   d) Aparecerá en la celda el valor que había antes de modificarlo.

10. El botón   sirve para...

   a) Visualizar la última hoja del libro de trabajo.

   b) Visualizar la Hoja siguiente.

   c) Reproducir un vídeo dentro de la hoja de Excel.

   d) Pasar a la siguiente celda.

3. Power point

PowerPoint 2016 es un programa que puedes utilizar para realizar presentaciones en las cuales puedes
incluir animaciones, texto, imágenes, videos y mucho más. En esta lección principalmente reconocerás
cómo está compuesto tu espacio de trabajo.

Es la última actualización del programa especializado para realizar presentaciones. Es similar a las
versiones PowerPoint 2013 y 2010. Si las has usado, PowerPoint 2016 no será desconocido para ti. Pero si
eres nuevo en el mundo de PowerPoint y la creación de presentaciones una buena forma de iniciar es
conociendo el programa y su espacio de trabajo. 

Así mismo es el nombre de uno de los programas más populares creados por Microsoft. Se trata de
un software que permite realizar presentaciones a través de diapositivas.

El programa contempla la posibilidad de utilizar texto, imágenes, música y animaciones. De este modo, la

creatividad del usuario resulta decisiva para que las presentaciones sean atractivas y consigan mantener
la atención del receptor.

Sobre este programa tenemos que decir que viene a girar en torno a tres funciones fundamentales:

1. Un editor, que sirve no sólo para escribir texto sino también para darle el formato deseado
(tamaño, tipografía, color, alineación…).
2. Un sistema que se encarga de poder insertar tanto fotografías como audios e incluso archivos de
vídeo. Elementos todos estos que complementan y refuerzan el contenido textual.
3. Un sistema que procede a mostrar todo el contenido, sea del tipo que sea, de manera

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absolutamente continua.

Power Point 2016 forma parte del paquete de oficina Microsoft Office junto a Word, Excel y otros
programas. Por sus características, es la mejor opción ofrecida por Microsoft para dictar una clase, lanzar
un producto o comunicar una idea ante una audiencia.

El competidor más directo que tiene el paquete Microsoft Office responde al nombre de Open Office y se
identifica también por disponer de una serie de programas que vienen a ser rivales de los que dan forma
al primer pack. En el caso de Power Point, su “enemigo” no es otro que Open Office Impress.

En el ámbito empresarial, para llevar a cabo la presentación de proyectos o de informes de resultados, se

utiliza de manera frecuente el software que nos ocupa. No obstante, donde también cada vez se está
haciendo más presente es en el campo de la docencia.

Así, son numerosos los profesores que han encontrado en las presentaciones de Power Point la
herramienta idónea para desarrollar en clase las distintas asignaturas y sus temas concretos. Y es que
traen consigo numerosas ventajas, como estas:

-Consiguen mantener la atención de los alumnos, tanto por el contenido como por los colores, las
imágenes, el audio o los vídeos que incorporan.

-Permiten resumir de manera clara y sencilla los principales aspectos del tema a tratar. De ahí que facilita
su entendimiento por parte de los estudiantes.

Las presentaciones en Power Point también pueden compartirse a través de una computadora, sin

necesidad de que se realice un acto público. Un joven puede crear una presentación para saludar a su
padre por su cumpleaños y enviársela al homenajeado como un archivo adjunto a un correo electrónico.
En estos casos, es probable que surjan problemas de compatibilidad si el receptor no tiene la misma
versión de Power Point o que no pueda visualizar el archivo con la presentación si no tiene el programa
instalado en su propia computadora

3.1 Entorno y primeros pasos

Introducción

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PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.

Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de
forma visual y atractiva.

Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:

En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.

La exposición de los resultados de una investigación.

Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.

Presentar un nuevo producto.

Y muchos más...

En definitiva, siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la
atención del interlocutor.

Con Power Point, podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad, ya que
incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos
controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es
posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Asimismo, podremos revisar la ortografía de los
textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener pequeñas aclaraciones en su exposición,
además de muchas otras posibilidades que veremos a lo largo del curso.

Para comenzar, veremos las novedades de esta versión, a continuación explicaremos la forma de arrancar
el programa y conoceremos su entorno y funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en
disposición de empezar a crear presentaciones.

Novedades de PowerPoint 2016

Realmente hay novedades interesantes junto con otras de menos entidad, en cualquier caso te las vamos
a presentar para que decidas cuáles resultan más útiles para ti.

Las novedades que vamos a ver son:

1. Nueva herramienta ¿Qué desea hacer?

2. Zoom de resumen
3. Publicar en [Link]
4. Ideas de diseño
5. Transición transformación

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6. Marcador resaltado
7. Dibujar con el dedo
8. Nuevos temas de Office.
9. Ecuaciones a lápiz
10. Nuevos tipos de gráficos
11. Grabación de la pantalla
12. Mejoras en colaboración

1. ¿Qué desea hacer?

Esta es una de las novedades más interesantes ya que permite buscar comandos de forma muy efectiva,
basta empezar a escribir el nombre del comando en la caja de búsqueda para que aparezcan los
comandos relacionados. Hasta ahora, cuando buscábamos en la ayuda nos remitía a una página donde se
explicaba el tema en cuestión, la novedad es que ahora podemos hacer clic y  ejecutar el
comando directamente.

Por ejemplo, si no recordamos donde está el comando Reemplazar, empezamos a escribir "reemplazar"

en la caja de búsqueda de ¿Qué desea hacer? y al escribir las primeras letras veremos como aparece el
comando Reemplazar, tal y como muestra la siguiente imagen.

Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará el comando y nos aparecerá el cuadro de diálogo

correspondiente.

También disponemos de la opción clásica de buscar ayuda sobre un tema en las páginas de Ayuda de
PowerPoint, para ello tenemos la última opción, en este caso Obtenga ayuda sobre "reemp". Si queremos
buscar ayuda en Internet disponemos de la segunda opción, Buscar.

Con esta nueva herramienta ya no perderemos tiempo buscando en qué parte de la cinta de opciones se
encuentra un determinado comando, será mucho más rápido escribir su nombre en la caja de búsqueda.
Incluso si no recordamos el nombre del comando podemos escribir una palabra relacionada y,
posiblemente, PowerPoint sea capaz de encontrarlo. Por ejemplo si escribimos "insertar" nos aparecerán
varias opciones entre las que puede estar la que estábamos buscando.

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2. Zoom de resumen

El comando Zoom de resumen crea una nueva diapositiva que contiene las miniaturas de las diapositivas
seleccionadas al aplicar el comando. Durante la presentación al hacer clic en una miniatura, la
presentación se desplazará a esa diapositiva.

Este comportamiento puede utilizarse con diversos objetivos, por ejemplo, para crear un índice con las
diapositivas de la presentación (si hay pocas diapositivas), para crear un índice a las diapositivas más
importantes, etc.

Si tenemos definidas secciones, existe el comando Zoom de sección para establecer enlaces a las

secciones.

El comando Zoom se encuentra en la pestaña Insertar, Vínculos.

También existe el Zoom de diapositiva que permite realiza un zoom o acercamiento durante la

presentación sobre las diapositivas que seleccionemos previamente.

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3. Publicar [Link]

Ahora podemos publicar nuestras presentaciones en una página web de Microsoft llamada  [Link] con
el formato de PowerPoint y de forma gratuita. Sólo es necesario Publicar en [Link] disponer de una
cuenta de Microsoft que también es gratuita.

Una vez publicada cualquier usuario, sin necesidad de registrarse, podrá buscar y encontrar nuestra
presentación.

En [Link] se pueden buscar documentos por su tipo (Word, PowerPoint, Excel,...), o por su tipo de
licencia (comercial, no-comercial,...) o por su idioma, como vemos en la siguiente imagen.

Para publicar en [Link] debemos ir a su página web e iniciar sesión con una cuenta de Microsoft.

Entraremos en una página para que elijamos el archivo que queremos publicar desde nuestro ordenador
o desde OneDrive. A continuación daremos el título y el tipo de visibilidad que queremos dar a nuestra
presentación.

Hay dos tipos de visibilidad. Pública si queremos que cualquiera pueda encontrarla, o limitada si
queremos que sea necesario tener el vínculo directo para verla (nosotros podremos proporcionar el
vínculo).

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4.- Ideas de diseño

Al insertar contenido gráfico (imágenes, gráficos, vídeo,...) en una diapositiva de forma automática se

puede abrir el panel ideas de diseño, como puedes ver en la siguiente imagen.

Este panel nos muestra diferentes posibilidades de insertar el elemento gráfico, por ejemplo, ajustado a
la izquierda, como fondo, en blanco y negro, como marca de agua, etc., basta hacer clic sobre una de
estas ideas para trasladarla a la diapositiva. De esta forma podremos ahorrar tiempo a la hora de colocar
una imagen en la diapositiva, y también podremos obtener nuevas ideas en las que no habíamos
pensado.

5. Transición transformación

La nueva transición Transformación se suele utilizar para desplazar objetos desde una parte a otra de la

diapositiva. La forma más sencilla de hacerlo es insertar el elemento que queremos mover, por ejemplo
una imagen, y duplicar la diapositiva. En esta segunda diapositiva colocamos el elemento en una nueva
posición y en la pestaña Transiciones pulsamos en Transformación, como se ve en la siguiente imagen.

Al realizar la presentación el elemento se moverá desde su posición en la primera diapositiva a la nueva

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posición en la segunda diapositiva.

Es una forma muy fácil de mover elementos al realizar la transición entre diapositivas.

6. Marcador resaltado

En esta versión de PowerPoint 2016 se ha añadido la herramienta Resaltado que establece el color de

fondo a color amarillo (u otro) del texto seleccionado. Es el mismo comportamiento que se utiliza en
Word 2016 y Excel 2016.

 7. Dibujar con el dedo

Esta nueva herramienta permite dibujar utilizando el dedo en lugar del ratón. Obviamente debemos
disponer de una pantalla táctil.

Para obtener mejor precisión es preferible utilizar un lápiz táctil en lugar del dedo.

Si desde la misma pestaña Dibujar, activamos la opción Convertir en formas, PowerPoint intentará crear

una forma estándar (círculo, rectángulo,...) que se ajuste a lo que estamos dibujando con el dedo.

10. Nuevos tipos de gráficos

Desde la pestaña Insertar, podemos hacer clic en Gráficos y veremos una ventana con los tipos de
gráficos disponibles, como la que se muestra a continuación.

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Se han añadido nuevos tipos de gráficos: Cajas y bigotes, Rectángulos, Proyección solar, Histograma

Pareto y Cascada.

11. Grabación de la pantalla

En PowerPoint 2016 es posible grabar en vídeo la pantalla, para ello debemos ir a la

pestaña Insertar, Multimedia y elegir Grabación de pantalla, aparecerán unos botones como vemos a
continuación

Debemos seleccionar el área que queremos grabar, podemos incluir audio y el puntero del ratón, al

pulsar el botón Grabar comenzará la grabación. Para detenerla pulsar la combinación de
teclas Windows + mayúsculas + Q.

El vídeo grabado se insertará en la diapositiva como vemos en la siguiente imagen.

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Al colocar el cursor aparecerán los botones para reproducir el vídeo, al hacer clic en otra parte de la
diapositiva desaparecerán.

Grabar la pantalla es una opción muy interesante para ciertos tipos de presentaciones donde se necesita
mostrar cómo funcionan programas, aplicaciones, páginas web, etc.

12. Mejoras en colaboración

En esta versión de PowerPoint 2016 se han implementado varias mejoras para compartir las
presentaciones con otros usuarios y colaborar en la creación de las presentaciones en tiempo real a
través de Internet. Vamos a citar algunas de las más importantes, en el curso de PowerPoint 2016 las
explicaremos con detalle.

Mejoras en la compartición de presentaciones en tiempo real a través de OneDrive o SharePoint.

Nuevo panel de actividad para ver las modificaciones realizadas y las versiones anteriores de la
presentación.

Mejoras en la gestión de los comentarios, es más fácil verlos y responderlos.

Ahora es más sencillo resolver los conflictos que en ocasiones se producen al compartir documentos en

tiempo real.

Entorno y primeros pasos

Iniciar y cerrar PowerPoint

Lo primero que hay que hacer para trabajar con PowerPoint 2016 es, obviamente, arrancar el programa.
Podemos hacerlo de varias formas:

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Desde el menú Inicio.

Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el
ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio   en Windows 10 (o en Windows 7   ) se despliega un menú. El

aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows, nosotros utilizaremos Windows 10.

Vamos a usar este menú de dos formas:

La primera es escribiendo "power" en la caja de búsqueda. Así aparecerá una línea con el icono
de PowerPoint 2016 y bastará hacer clic para arrancarlo.

La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la barra de desplazamiento lateral del
menú Inicio y desplazarse hasta la letra P, como los programas están ordenados alfabéticamente
encontraremos fácilmente lo que buscamos: PowerPoint 2016.

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Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2016, haz doble clic sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno en Windows 10, localiza el programa Word en
el menú Inicio como acabamos de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic y arrástralo al  Escritorio, de esta
forma se creará un acceso directo. 

También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo PowerPoint de tu disco duro,
memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca automáticamente para permitirte
visualizarlo. 

Ahora que ya sabes cómo iniciar PowerPoint, ábrelo.

Para que te resulte más sencillo comprender la teoría, te recomendamos que a partir de este momento y
durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando las distintas opciones, localizando
las herramientas a la vez que sigues las explicaciones. Para ello obviamente deberás mantener visibles
ambas ventanas, la de PowerPoint y la explicación del curso. 

Para cerrar PowerPoint 2016 , puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar   , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de PowerPoint.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la
ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú   y elegir la opción   .

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un mensaje nos preguntará si
queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opción adecuada para que el programa
prosiga con el cierre.

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Elementos de la pantalla inicial

Al iniciar PowerPoint, aparece una pantalla inicial como la que te mostramos a continuación. Ahora

conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el
resto del curso.

La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo
que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que
veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los
nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos
términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la

presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una
presentación, es como una página de un libro.

2. El área de esquema muestra en miniatura las diapositivas que vamos creando referenciadas con su
número. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva
en el área de trabajo central para poder modificarla.

3. La barra de herramientas de acceso rápido   contiene, normalmente, las

opciones que se utilizan más frecuentemente. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última
acción realizada), Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Presentación desde el
principio (para comenzar con la presentación de diapositivas a pantalla completa).
Modo Mouse/táctil para cuando utilizamos una pantalla táctil, hace que los botones estén más

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separados. El último botón para Abrir lo hemos añadido utilizando el botón personalizar que es la

pequeña flecha que aparece a continuación.

Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido.

4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del
nombre del programa. En este caso el nombre es [Link]

5. En la zona superior derecha tenemos el nombre del usuario que se ha conectado, aula Clic, a
continuación aparece el botón de Opciones de presentación de la cinta de opciones que explicaremos un
poco más adelante, y más a la derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en
casi todas las ventanas del entorno Windows.

6. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en
pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.

7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver
una vista general de las diapositivas que se encuentran en el área de trabajo. 
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que, de entrada, será normalmente el tamaño real,
100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. 

- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

8. Con los botones de vistas   podemos elegir el tipo de Vista que queremos utilizar
según nos convenga. Por ejemplo, podemos tener una vista general de todas las diapositivas que
tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc.

9. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Para

mostrarla, pulsaremos sobre el botón Notas   .

Estas notas no se ven en la presentación pero, si así lo indicamos, podemos hacer que aparezcan al
imprimir la presentación en papel.

10. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de diapositiva en
el que nos encontramos y el total de diapositivas, etc.

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La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, ya que contiene todas las
opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en fichas (Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño...), que a su
vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que
contiene los grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Editar. De esta forma, si
queremos hacer referencia durante el curso a la opción Pegar, la nombraremos
como Inicio > Portapapeles > Pegar.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

NOTA: En esta imagen, y en otras del curso, aparece una pestaña llamada ACROBAT que sólo aparece
cuando se tiene instalado el programa Adobe Acrobat.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior
derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en
cuestión. En la siguiente imagen, aparece resaltado el botón que abre el panel Portapapeles. En el
grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así sucesivamente.

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste
en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea
abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estará
visible de entrada: únicamente se mostrará durante la edición de la diapositiva.

Esta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos
ocultar o inhabilitar alguna ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el

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menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante
el teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma, aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar
para acceder a esa opción sin necesidad del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la tecla ALT.

Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, con el fin de disponer de más
espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña. También puedes ocultar la cinta desde el botón con forma de flecha, que encontrarás
en la zona derecha superior   o con la combinación de teclas CTRL+F1

Para volver a mostrarla, pulsa sobre el botón con forma de cuadrado que contiene una
flecha   y selecciona la opción Mostrar pestañas y comandos.

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La ficha Archivo

La pestaña Archivo se encuentra en el extremo izquierdo y tiene un comportamiento diferente ¿por qué?

Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento
del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al
situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones; es por ello que Microsoft ha
llamado a esta vista la Vista Backstage.

De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por lo que la comentaremos aparte. Observarás
que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. En su lugar,
al pulsar sobre Archivo iremos a una nueva pantalla donde se nos mostrarán una serie de botones en la
parte central, como Proteger presentación, Inspeccionar la presentación y Administrar la presentación.

En la columna de la izquierda tenemos un conjunto de opciones, las principales son las

de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.

Las opciones Información, Imprimir, Compartir y Exportar las veremos más adelante.

Esta columna contiene dos tipos básicos de elementos:

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- Comandos inmediatos. 

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un cuadro de
diálogo que nos pide más información para realizar la acción. 

Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos se oscurece la sección del menú. 
Algunos ejemplos son los comandos Guardar, Cerrar y Opciones.

- Opción que despliega una lista de opciones. 

Al pasar el cursor sobre ellos, también se oscurece la sección del menú, aunque al pulsar sobre ellos no
ejecutan ninguna acción de forma inmediata, sino que muestran un panel a la derecha con opciones
adicionales. Al hacer dicho clic, quedan coloreados con un color más intenso, de forma que sepamos qué
información se está mostrando en el panel situado justo a la derecha. 

Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Guardar como, Información, Reciente o Imprimir.

Para salir de la ficha Archivo, pulsa en la flecha para volver, situada en la esquina superior izquierda, o
bien la tecla ESC.

Crear presentación

A continuación, veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una en blanco y
partiendo de una plantilla.

Crear presentación en blanco.

Para crear una presentación en blanco haremos clic en Archivo > Nuevo. Veremos una pantalla similar a
esta.

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Pulsando sobre la opción Presentación en blanco, se nos abrirá una nueva ventana con un nuevo
proyecto, en este caso, en blanco, como se ve a continuación.

En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrás de dos
cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí, tendremos que añadir contenido o
diapositivas nuevas y todo lo demás.

Crear presentación a partir de una plantilla.

Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es mucho más
sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan el trabajo.

Para utilizar plantillas, los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic
en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos una plantilla distinta a la de presentación en blanco de
entre las que se nos ofrecen como alternativa. Aparecerá un listado con variaciones en distintos colores
de la plantilla elegida, simplemente seleccionamos la más apropiada y pulsamos Crear.

Observa que aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponderá con la primera

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diapositiva, es decir, la "portada".

En nuestro caso, hemos elegido la plantilla Orgánico y éste es el resultado:

Esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentación en blanco,
posteriormente podremos ir añadiendo elementos y diapositivas.

El uso de las plantillas es sumamente práctico. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las que vienen
como ejemplo en la instalación son sólo unas pocas. Para conseguir más, deberemos descargarlas desde
Internet donde podremos encontrar muchas y diversas plantillas gratuitas. Si dispones de conexión a
internet, puedes hacerlo directamente desde PowerPoint, también puedes ir a la página web de Office.

Guardar presentación

Guardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para conservarlo y, por lo
tanto, deberemos guardar la presentación como un archivo almacenado en nuestro equipo. Pero también
es fundamental que guardemos las modificaciones a medida que vamos trabajando, porque si ocurre un
error en el sistema o hay un corte en el suministro eléctrico evitaremos tener que rehacer las cosas.
Como reza el dicho popular, más vale prevenir que curar.

Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el botón   de la barra de
acceso rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.

La primera vez que guardemos la presentación nos aparecerá un menú como el de la siguiente imagen:

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En él dispondremos de distintas opciones: guardar en nuestro ordenador Este PC, hacerlo mediante el

uso de OneDrive o agregar algún sitio nuevo. De momento, nos centraremos en el guardado en el propio
equipo. Para ello, seleccionamos nuestro equipo como destino y tras ello pulsamos en una de las carpetas
recientes que se muestran a la derecha o en el botón Examinar. Nos aparecerá una ventana en la que
deberemos seleccionar la ruta donde queremos guardar el archivo y su nombre. El resto de veces que
guardemos, dado que el archivo ya se habrá creado, lo único que hará el sistema es ir actualizando su
contenido.

El archivo con la presentación se guardará en la carpeta que estemos visualizando, es decir, en la que
tengamos abierta. Observa que en la parte superior se indica la ruta de la carpeta destino y que desde el
panel izquierdo puedes explorar las carpetas del equipo para situarte en la que desees. Es interesante
observar y recordar dónde se guardan los archivos de trabajo, así como hacerlo de forma organizada. Si
es necesario se pueden crear carpetas desde la opción Nueva carpeta a fin de clasificar el trabajo de un
modo más apropiado.

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Además de tener en cuenta dónde, también es importante saber con qué nombre se guarda. Para ello,
deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto Nombre de archivo.

Ya sólo nos queda pulsar el botón Guardar.

Por defecto, se creará un archivo del tipo Presentación de PowerPoint, que tiene la extensión pptx. Si por
cualquier motivo queremos guardar la presentación en otro formato, por ejemplo en el formato antiguo
(PowerPoint 97-2003), lo único que deberemos hacer es modificar el tipo de archivo, seleccionando el
adecuado de la lista desplegable que hay justo debajo del nombre de archivo.

Guardar cambios sobre un archivo ya creado.

Como hemos dicho, el efecto que tendrá pulsar la opción Guardar en un archivo que ya se ha guardado
antes será simplemente actualizar los cambios y salvaguardar así nuestro trabajo. Esto se debe hacer con
cierta frecuencia; sin embargo, en ocasiones se nos olvida y perdemos el trabajo por un fallo técnico. Por
eso, es interesante tener activada la opción Autor recuperación de PowerPoint, que no es más que una
copia automática que se guarda cada cierto tiempo y que nos permitirá recuperar nuestro trabajo en caso
de que el sistema falle. 

Guardar una copia.

En ocasiones, es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre distinto al del
original. Así, podremos realizar modificaciones sobre él y dispondremos luego tanto de la presentación
inicial como de la copia modificada. Para ello, haremos clic en Archivo > Guardar como.

Se abrirá una pantalla idéntica a la que utilizábamos para guardar por primera vez y, por lo tanto, el
proceso será el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lógica, ya que PowerPoint necesitará saber
dónde guardar la copia y con qué nombre.

Abrir y cerrar presentaciones

Una vez hemos creado y guardado una presentación, ya la tendremos almacenada en el equipo o en
OneDrive. Bien, y ahora, ¿cómo la abrimos si queremos verla o seguir editándola? Existen varias formas
de abrir una presentación, de momento nos vamos a centrar en dos maneras de recuperar un fichero que
haya sido guardado en el equipo: desde PowerPoint localizándola manualmente en su carpeta
contenedora y desde la lista de archivos recientemente utilizados. Para ambas vías, en primer lugar
debemos recurrir a la opción Archivo > Abrir o a las teclas rápidas CTRL+A. Dicha acción inicia el siguiente
cuadro de diálogo:

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A partir de aquí podremos:

1) Recientes. Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo pueden encontrar
bastante práctico este método. Es la opción que nos aparece por defecto, abrir un archivo de entre
las presentaciones recientemente utilizadas.

Al estar seleccionada por defecto esta opción, en el menú de la derecha en la ventana de la acción
de Abrir (imagen anterior), podremos encontrar un listado de los últimos archivos que hemos usado. Este
listado se va actualizando según utilizamos PowerPoint, pero también lo podemos modificar a nuestro
antojo si así lo deseamos:

Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botón derecho sobre él y escogemos la
opción Quitar de la lista.

Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar haciendo clic en su
botón en forma de chincheta  . La chincheta se mostrará en posición vertical, como si estuviese
clavada, esto indicará que ese elemento se encuentra anclado. Para desanclarlo, volveremos a hacer clic
sobre el botón de chincheta o pin.

2) Este PC. Si nuestro archivo no se encuentra entre los recientemente utilizados, podemos pulsar el
botón de la opción Este PC. Al hacerlo cambiará el menú derecho:

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Una vez aquí, nos aparecerá un listado de carpetas recientes desde donde abrir nuestro archivo. Si
ninguna de ellas fuese la que estamos buscando, podemos pulsar el botón Examinar para abrir una nueva
ventana:

La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para localizar aquella
donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre él para seleccionarlo y
pulsamos el botón Abrir. El archivo se mostrará para empezar a trabajar con él. 

Ya sabemos abrir presentaciones, sólo nos queda mencionar un último detalle. PowerPoint
permite trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que si tenemos una abierta e intentamos
abrir otra, esta se mostrará en una ventana nueva. En esta versión de Office, las presentaciones
funcionan como varias instancias del mismo programa abiertas de manera independiente. De esta
manera, cuando abramos un trabajo guardado desde una ventana con otro proyecto en el que estemos
trabajando, esta será mostrada en una nueva ventana independiente, por lo que, si cerramos alguno de
los dos proyectos, no afectará en nada al otro.

Por ello, podremos cambiar de una presentación a otra navegando en la barra de tareas. Seleccionamos

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el icono de PowerPoint y después la ventana en la que se encuentra el proyecto con el que queremos
trabajar.

3.2 Evaluación 1: Entorno y primeros pasos

Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.  
Contesta todas las preguntas y transcribe las preguntas y respuestas a una hoja en blanco para que le
entregues al instructor.

1. La barra que contiene la mayoría de herramientas de trabajo de PowerPoint es...

   a) La barra de estado.

   b) La barra de herramientas de acceso rápido.

   c) El área de trabajo y el área de esquema.

   d) La cinta de opciones.

2. El zoom...

   a) Aumenta o disminuye el tamaño de la diapositiva que se muestra en el área de trabajo.

   b) Aumenta o disminuye el tamaño de las diapositivas que se muestran en el área de esquema.

   c) Convierte el cursor en una lupa que aumenta o disminuye el tamaño de aquello que quede
enfocado por él.

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   d) Aumenta o disminuye el tamaño de la ventana de PowerPoint.

3. ¿Quién puede leer el contenido del área de notas?

   a) El locutor que está realizando la presentación, normalmente desde su copia impresa.

   b) El público que está visualizando la presentación.

   c) Sólo el creador de la presentación.

   d) No existe el área de notas, se ha suprimido en la versión 2016 de PowerPoint.

4. ¿Qué significa Insertar > Imágenes > Captura?

   a) Que hablamos de la opción Captura que se encuentra en el grupo Imágenes de la ficha Insertar.

   b) Que Insertar es más importante que Imágenes, y que Imágenes es más importante

que Captura.

   c) Que el nexo de unión entre Insertar y Captura es Imágenes.

   d) Todas las opciones son falsas.

5. ¿Por qué la ficha Archivo es especial en PowerPoint?

   a) Porque tiene todas las opciones de edición.

   b) Porque es la que más se utiliza.

   c) Porque no contiene herramientas para la edición de la presentación, sino más enfocadas a la
aplicación y el tratamiento del archivo final generado.

   d) Todas las opciones son falsas.

6. ¿En qué ficha se encuentran las opciones vistas en el tema para Crear, Guardar o Abrir documentos?

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   a) En la ficha Inicio.

   b) En la ficha Archivo.

   c) En la ficha Vista.

   d) En la ficha Complementos.

7. ¿Cómo se crea una presentación en blanco?

   a) Desde la opción Nuevo.

   b) Cada vez que abrimos PowerPoint.

   c) A y B son ciertas.

   d) A y B son falsas.

8. ¿Qué diferencia Guardar de Guardar cómo?

   a) Se utiliza Guardar como la primera vez que se guarda la presentación, y Guardar el resto de
veces.

   b) Se utiliza Guardar la primera vez que se guarda la presentación, y Guardar como el resto de
veces.

   c) La primera vez que se guarda una presentación ambas opciones realizan la misma acción. Sin
embargo, si tratamos de guardar un archivo que ya había sido guardado
anteriormente, Guardar actualizará su contenido conservando las últimas modificaciones y Guardar
como nos permitirá guardar las modificaciones como un archivo distinto.

   d) Todas las respuestas son falsas.

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9. ¿Para qué sirve la lista de Recientes del grupo Abrir de la ficha Archivo?

   a) Para llevar las estadísticas de uso y modificación de las presentaciones que manipulamos.

   b) Para llevar un historial de la actividad en PowerPoint y poder controlar los últimos días de
trabajo de un empleado que lo utilice.

   c) Para mostrar una lista de los archivos que se han utilizado últimamente y poder abrirlos
rápidamente.

   d) Todas las respuestas son ciertas.

10. ¿¿Para qué sirve la opción de Guardar información de Autor recuperación de PowerPoint?

   a) Para guardar nuestra presentación en el momento de un corte en el suministro eléctrico y

apagado del equipo.

   b) Para guardar nuestra presentación de forma automática cada cierto tiempo.

   c) Ambas respuestas son ciertas.

   d) Todas las respuestas son falsas.

3. En drive de Gmail Google Drive

A fin de realizar trabajos con las herramientas ofimáticas no nos ofrece Gmail, debemos como primera
medida disponer de una cuenta Gmail. Luego de ello tendremos:

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Google Docs.: herramientas ofimáticas

 Google pone a tu disposición una suite ofimática que te permite crear documentos de los tipos
habituales: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas. Se diferencia de otras
suites ofimáticas como Microsoft® Office o OpenOffice/LibreOffice en que se ejecuta en el navegador
web, en lugar de instalarse aplicaciones locales.

Google Docs. trabaja con archivos guardados en Drive. Puedes ir a las aplicaciones de Google y elegir la
aplicación que quieras o abrir Drive y crear o editar los documentos desde allí.

Acceso a las aplicaciones directamente:

Acceso a las aplicaciones desde Drive:

Con Google Docs. puedes trabajar con los siguientes tipos de documentos:

Documentos de texto (Google Docs., o Documentos)

Hojas de cálculo (Google Sheets, u Hoja de cálculo)

Presentaciones de diapositivas (Google Solides, o Presentaciones)

Dibujos (Google Drawings, o Dibujo)

Formularios (Google Forms, o Formulario)

En este curso vamos a ver en este orden las tres herramientas más importantes: Documentos, Hojas de
Cálculo y Presentaciones

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3.1. Documentos

Documentos de Google es un procesador de textos y como tal tiene una funcionalidad similar a la de
otros procesadores de textos. Quizá no es tan potente como Microsoft Word, pero tiene todas las
herramientas necesarias para crear documentos de gran calidad. A continuación puedes ver el aspecto
que tiene Documentos:

Crear, subir y editar documentos

Crear nuevos documentos:

Los ficheros creados desde Drive tienen un formato propio que siempre podremos convertir a formatos
compatibles en otras herramientas Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.
Clickar el botón rojo "CREAR" que se encuentra en la parte superior izquierda.

Si elegimos la opción de Carpeta, únicamente crearemos una carpeta donde almacenar archivos.
Si elegimos Documento se nos abrirá una ventana nueva con los elementos propios de un procesador de
textos con los que podremos dar forma a nuestro texto dentro del documento.

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Para darle un nombre al documento pinchar donde aparece “Documento sin título”

Introduce el nombre en el recuadro y pincha en "Aceptar". Drive se encarga de guardar automáticamente

los cambios.

A continuación si queremos salir de la edición del documento simplemente cerraremos la ventana del
navegador web que se ha abierto.

En nuestra página de inicio veremos cómo aparece nuestro nuevo documento:

En la lista de documentos se muestra el título, el propietario del documento y la fecha de última

modificación. Para editarlo de nuevo, pincharemos sobre él.

Si seleccionas el archivo aparecen en una barra horizontal una serie de iconos con los que podrás realizar
distintas acciones como (Compartir archivo, mover a otra carpeta, eliminar, vista preliminar):

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Subir documentos:

Puedes subir documentos a tu Drive conservando su tipo de archivo original o convertirlos al formato de
Google Docs. Si los conviertes al formato de Google Docs, podrás modificarlos y colaborar online desde
cualquier equipo.

Antes de comenzar a subir documentos debemos ajustar la configuración de subida.

Pinchamos en icono de la rueda dentada   del margen superior derecho. A continuación

seleccionamos “Configuración de subida” y se nos mostrarán 3 opciones posibles.

Sigue estos pasos para subir un documento:

Haz clic en el icono Subir   que se encuentra en la esquina superior izquierda de la lista de
documentos, justo al lado del botón "CREAR".

Haz clic en “Archivos”... y selecciona el documento que quieras subir.

Haz clic en “Abrir”.

Selecciona la opción de subida para el documento.

Haz clic en el botón “Iniciar la subida”.

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Se confirma la subida y tienes un nuevo documento en tu lista.

En caso contrario, el documento se sube en formato original pero no se puede editar.

Tipos de archivo compatibles: Puedes convertir en documentos, presentaciones u hojas de cálculo de

Google los archivos de estos tipos:

Documentos: .doc, .docx, .html, texto sin formato (.txt), .rtf

Hojas de cálculo: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab

Presentaciones: .ppt, .pps, .pptx

Dibujos: .wmf

Archivos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR): .jpg, .gif, .png, .pdf

Descargar archivos al PC:

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Se nos muestra la pantalla de selección para abrir el fichero o descargarlo en PC:

Seleccionamos la opción elegida y pinchamos el botón "Aceptar"

[Link] de cálculo

Hojas de cálculo de Google es una aplicación de hojas de cálculo y como tal tiene una funcionalidad
similar a la de otros programas de hoja de cálculo. Quizá no es tan potente como Microsoft Excel, pero
tiene todas las herramientas necesarias para crear hojas de cálculo de gran calidad. A continuación
puedes ver el aspecto que tiene Hojas de cálculo:

Hojas de cálculo de Google: cómo hacer hojas de cálculo mejores que Excel

Se sabe que el Excel es una excelente herramienta para trabajar con hojas de cálculo, gráficos, funciones

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entre otros recursos. Si usted usa o ha utilizado, sabe de la importancia de tener conocimientos

básicos e avanzados en Excel.

En cualquier caso, en algunas ocasiones necesitamos actuar con hojas de cálculo en equipos que no
tienen instalado Excel. Con eso, Google trajo la posibilidad de actuar en línea con hojas de cálculo y
demás documentos de forma gratuita. Lo legal es que la lógica de las Plantillas de Google es igual,
entonces si ya conocías Excel, no vas a necesitar aprender todo de nuevo, ya tiene una estructura muy
similar.

Pero, ¿y usted sabe cómo utilizar las hojas de cálculo de Google (o de Excel)? Pensando en este tema,
separamos un paso a paso para que usted pueda conocer esta herramienta y utilizarla para facilitar sus
actividades diarias cuando sea necesario. ¿Por qué no?

Paso 1: Entrar al sitio

El primer paso para acceder a las planillas de Google es a través del enlace: [Link]

En esta fase, para acceder a Google Drive (aplicación que administra y almacena los archivos), es
necesario obtener una cuenta de correo electrónico en Gmail. Si aún no tienes una cuenta, puedes
crearla de forma gratuita accediendo al siguiente enlace: [Link]

Una vez proporcionada la cuenta de Gmail, basta con acceder al enlace de Google Drive y hacer clic en el
botón "Ir a Google Drive". De este modo, el login se realizará con la cuenta de correo electrónico creada o
ya existente. Después de acceder, una nueva pantalla aparecerá de la siguiente manera:

Paso 2: Crear hojas de cálculo

Después de acceder a Google Drive, haga clic en el botón "Nuevo" que aparece en la parte superior
izquierda de la pantalla y elija la opción "Plantillas de Google" como se muestra a continuación:

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Se abrirá una nueva pestaña del navegador, donde aparecerá una hoja de cálculo similar a la de Microsoft
Office.

Paso 3: Utilizar la hoja de cálculo

Después de acceder a la hoja de cálculo de Google, es posible observar que los recursos a pesar de ser
restringidos, todavía son prácticamente igual a los de Microsoft Excel. En la imagen abajo tenemos un
simple ejemplo del uso de la hoja de cálculo donde calcular la comisión de cada vendedor con base en
10% del total de ventas.

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Con eso, basta insertar la siguiente función.

Al final de la función, basta con teclear Enter y ver el resultado.

Con el uso del asa de relleno, podemos todavía replicar la fórmula para las demás células.

Importante: Las funciones de Google Drive se mostrarán en inglés. En este caso, se recomienda consultar
las funciones de traducción (inglés - portugués)

Paso 4: Salvando y cambiando el nombre

Después de crear la hoja de cálculo, puede observar que Google guarda automáticamente todas las
operaciones realizadas. Con eso, no se corre el riesgo de perder la información creada en casos de

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bloqueo del navegador o cualquier otro problema. De esta forma, la hoja de cálculo se mostrará en un
área de trabajo en la página de inicio.

En cualquier caso, se recomienda cambiar el nombre de la hoja de cálculo con el nombre deseado para
una mejor identificación de la misma posteriormente. Para ello, basta con acceder: guía Acuático>
Renombrar ...

Se abrirá una nueva guía. En este caso basta con insertar el nombre deseado y hacer clic en Aceptar y
listo, la hoja se guardará con el nuevo nombre.

Paso 5: Compartir la hoja de cálculo

Para compartir la hoja de trabajo con otras personas, simplemente haga clic en el botón "Compartir"
ubicado en la esquina superior derecha como se muestra en la siguiente imagen:

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De este modo, se abrirá una nueva ventana, donde podrá compartirla con personas específicas
insertando sus direcciones de correo electrónico en el campo informado.

Si desea dejar la hoja de trabajo accesible y editable para todo el público, basta con acceder a la opción
Avanzado como se muestra en la siguiente imagen.

A continuación, seleccione la opción "Cambiar"

Por último, seleccione la opción "Activado - Público Web" y haga clic en Guardar.

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Tenga en cuenta que Google le permitirá compartir la hoja de trabajo a través de un vínculo o mediante
redes sociales.

Observación: Para acceder de nuevo a la hoja de trabajo después de cerrarla, simplemente acceda a

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Google Drive y acceda y haga clic en el archivo deseado dentro de la opción "Mi unidad".

Con base en los conocimientos aquí adquiridos, fue posible conocer los pasos básicos para utilizar Google
Hojas de trabajo.

[Link]

Presentaciones de Google es una aplicación de generación de presentaciones basadas en diapositivas y

como tal tiene una funcionalidad similar a la de otros programas de presentaciones. Quizá no es tan
potente como Microsoft PowerPoint, pero tiene todas las herramientas necesarias para crear
presentaciones de gran calidad. A continuación puedes ver el aspecto que tiene Presentaciones:

Para crear una presentación debes pinchar en Nuevo y después en  presentaciones

 
de Google.

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 Nuestro navegador se cargará con una ventana nueva que contiene la presentación en blanco.

 Vamos a dar contenido a la presentación.

En la franja superior
insertaremos el nombre
del documento. Pulsa
TÍTULO donde pone Presentación  
sin título y ponle el título
que quieras.

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Justo debajo de la franja

del título está la barra de
menús, donde tenemos
acceso a todas las
herramientas de Google
Presentaciones.

Desde esta barra podemos

BARRA DE MENÚS cambiar el nombre a la
presentación, importar
diapositivas, insertar
cuadros de texto, vídeos,
imágenes, Wordart,
 
cambiar el diseño de la
diapositiva, trabajar el
formato...

La barra de herramientas
contiene las herramientas
BARRA DE
más habituales para crear
HERRAMIENTAS
o modificar una
presentación.

La parte central de la ventana:

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  A la derecha tenemos los distintos temas para hacer una presentación.

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Diseño

 A la   izquierda veremos todas las diapositivas creadas hasta ese momento.

 La zona central es la más grande, es nuestra zona de trabajo.

Para comenzar a crear nuestra presentación seleccionamos un tema, podemos elegir uno de los que
vienen predeterminados, si no nos gusta vamos a poder cambiarlo más adelante.

 Si no te gusta puedes cambiarlo pinchando en Diapositiva - Cambiar diseño.

 También puedes hacer cambios pinchando en Diapositiva - Cambiar fondo o en Diapositiva - Aplicar
Diseño.

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Nueva Diapositiva.

Para crear una nueva diapositiva pulsa en Diapositiva - Nueva Diapositiva.

A la izquierda se muestran todas las diapositivas que tienes creadas. La diapositiva que tienes marcada
con un recuadro azul es la que tienes activa. Si quieres activar varias diapositivas a la vez debes mantener
pulsada la tecla Ctrl.

En el Menú Editar tienes entre otras opciones la de Deshacer y Rehacer, Cortar, Copiar y Pegar, Eliminar
(elimina la diapositiva que tienes activa) o Duplicar (crea una copia de la diapositiva activa).

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Un menú muy interesante es el de Insertar.

Insertar - Cuadro de texto.

Para añadir texto a una diapositiva tenemos que crear primero el Cuadro de texto, dibujamos una forma
rectangular, la cual podemos modificar para adaptar el texto.

El texto podemos modificarlo, cambiar la fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color del
texto...desde el menú formato o desde la barra  de formato.

Insertar - Imágenes.

Es muy fácil, pulsa en insertar imagen, aparece un cuadro de diálogo que te muestra varias opciones de
cómo conseguir la imagen.

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Puedes subir una imagen guardada en tu ordenador, tomar una foto con tu web cam, desde una URL, de
tus álbumes o de tu Drive, incluso puedes te da acceso directo para buscarla con Google.

Una vez añadida puedes cambiarla de posición pulsando y arrastrando el ratón. También puedes cambiar
el tamaño (de forma proporcional) desde las esquinas.

Insertar - Vídeos.

Es muy sencillo, pulsa en insertar vídeos, aparece un cuadro de diálogo que muestra la opción para
buscarlo en YouTube o desde la URL.

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Una vez insertado puedes cambiarlo de posición o de tamaño.

Desde el menú insertar puedes poner otros objetos en tus presentaciones entre otras cosas WordArt,
líneas, formas, flechas...

Transiciones y animaciones

Otro elemento importante de las presentaciones son las transiciones, es decir, los efectos de movimiento
que se ve a medida que avanzas de una diapositiva a otra.

Una vez seleccionada una diapositiva pinchamos en Transición.

Selecciona a la derecha la que más te guste, pulsa en Reproducir para pre visualizar como te queda,
modifica la velocidad y si quieres puedes aplicarla a todas las diapositivas.

 Una vez que has puesto a una diapositiva la transición, puedes aplicar a los diferentes elementos alguna
animación. Solo tienes que tener el objeto seleccionado y pulsar en Añadir animación, pula en la que más
te guste, como quieres que aparezca y la velocidad.

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Antes de terminar con las presentaciones de Google Drive hay que saber:

- Drive te deja subir presentaciones creadas con programas ofimáticos y simplemente almacenarlas y
verlas.

- Drive te deja subir presentaciones y convertirlas a formato Docs para poder modificarlas.

- Drive te permite compartir tus presentaciones con otros usuarios y configurarlas para que puedan editar
o no tu archivo, incluso podrán añadir comentarios.

- Las presentaciones creadas (o convertidas) con Drive pueden pesar hasta 50MB y tener como máximo
200 diapositivas.

4. En office 365

Microsoft Office 365 es una solución de arrendamiento del paquete Microsoft

Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, OneNote, Outlook y SharePoint) para su uso durante

un año en vez de pagar el precio completo de la adquisición del producto. Aunque se puede pagar el
arrendamiento anual completo, es común que se pague a plazos mensuales (se aplican impuestos según
el país donde se encuentre).

Las soluciones para estudiantes no incluyen ni Publisher, ni Access, ni Outlook, ni SharePoint. Las
ediciones básicas tienen además del paquete Microsoft Office, 1 Terabyte de espacio en OneDrive para
fomentar el trabajo en La nube. Las soluciones para profesionales y empresas incluyen
además Exchange Online (correo electrónico empresarial con calendarios de uso compartido, correo de
voz y mensajería unificada, correo electrónico móvil, buzones de 50GB), Skype Empresarial On Line
(conferencias de audio y video de PC a PC y reuniones en línea con uso compartido del escritorio)
y SharePoint Online para crear sitios para compartir documentos e información con colegas y clientes,
extranet para compartir archivos de gran tamaño y acceso sin conexión a documentos a través de
espacios de trabajo. Y una suscripción Empresarial (medianas y grandes empresas).

Como requiere acceso a internet para activación y mantenimiento, además de guardar todos los
documentos generados en Onedrive, puede sufrir pérdidas de servicio, como el que ocurrió el 23 de junio
de 2014 del servicio de mensajería instantánea Lync y el día siguiente del correo
electrónico Exchange durante múltiples horas.

Acceso a plataforma de office 365

[Link]

a. Word

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Es un programa informático orientado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft,

y viene integrado predeterminadamente en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.

Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador de IBM bajo sistema

operativo DOS en 1983. Versiones subsecuentes fueron programadas para muchas otras plataformas,
incluyendo, las computadoras IBM que corrían en sistema MS-DOS (1983). Es un componente de la suite
ofimática, Microsoft Office; también es vendido de forma independiente e incluido en la suite
de Microsoft Works.

Su última versión es Microsoft Word 2019 para Windows y Mac. A la fecha 2019 es el procesador de

texto más popular del mundo.

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b. Excel
Es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS.

Cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de programación macro
llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para estas plataformas,
especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la
industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office.

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c. Power Point
Es un programa de presentación desarrollado por la empresa Microsoft para sistemas
operativos Windows, macOS y últimamente para Android y iOS. Viene integrado en el paquete ofimático
llamado Microsoft Office como un elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los
demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.

PowerPoint es uno de los programas de presentación más extendidos. Es ampliamente utilizado en

distintos campos de la enseñanza, los negocios, entre otros. Según cifras de Microsoft, cada día son
realizadas aproximadamente 30 000 000 de presentaciones con PowerPoint (PPT).1

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 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como presentaciones
en diapositivas, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la
computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de
presentaciones suelen ser más prácticas que las de Microsoft Word.

Con PP y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos de resultados
relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para los asistentes a la
presentación, notos y esquemas para el presentador, o diapositivas estándar de 35mm

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 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Materiales de formación
Materiales de formación AMBIENTES DE
devolutivos: Complementaria (Instructores)
(consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
(Equipos/Herramientas)

ESCENARIO (Aula,
DURACIÓN
(Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
 
Establecer planes de
gestión y
organización de la
formación  Hojas
 120 hojas
complementaria Blancas
Computador blancas
 Marcadores
enfocada a la es  12
 30  Lápices,
ofimática básica  Video Marcadores
Computadores Esferos,  Administrador Público o
beam  40 Lápices, 30 Ambientes de Aprendizaje  
basada en 40
 DVD
1 Video beam Borrador, de empresas, Ingeniero 1
Pyme Asesorada
Esferos, 30 Industrial, Psicólogo.
competencias, a 1 DVD corrector
 Televisor Borrador 30
1 Bafles  Cd´s
partir de la  Bafles corrector
 Propuesta
identificación de  8 Cd´s
Virtual  
prioridades de la  
empresa, generando
procesos autónomos
de trabajo.

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 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

5. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

WOLFAN FERNEY GUEVARA MONRROY, Instructor del Centro de Gestión Administrativa, Coordinación
Gestión del Talento Humano, Bogotá, abril de 2018.

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