3.

3 Tipos de organización
3.4 El manual de la organización
3.5 Aspectos de la implantación
3.6 Manuales y otra documentación necesaria
 LA ORGANIZACIÓN
• Es el diseño y determinación de las
estructuras, procesos, sistemas,
métodos y procedimientos tendientes a
la simplificación y optimización del
trabajo
 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
1.- DIVISIÓN DEL TRABAJO
• Describir procesos.
• Definir funciones.
• Clasificar y establecer líneas de comunicación.
• Definir los micro procesos para organizar los
departamentos o áreas.
 2.- Coordinación

•Proceso de sincronizar y
armonizar las actividades para
realizarlas con la oportunidad y
calidad requeridas
 LINEAL O MILITAR
Se caracteriza por que
DIRECCIÓN GENERAL
la autoridad se
concentra en una sola
persona, que toma LICENCIADO EN
SISTEMAS DE
CÓMPUTO
todas las decisiones y
tiene responsabilidad
INGENIERO EN
básica de mando SISTEMAS DE CÓMPUTO
 LÍNEO - FUNCIONAL
Es la que se usa con más frecuencia por ser más práctica. Se
basa en agrupar las funciones de acuerdo a las áreas
funcionales de la empresa
DIRECCIÓN GENERAL

INGENIERO EN
SISTEMAS DE CÓMPUTO

PROGRAMADO LICENCIADO EN SUPERVISOR

R SISTEMAS DE DE RED
CÓMPUTO
 STAFF
Surge de la necesidad de la empresa por contar con ayuda de
especialistas en el manejo de conocimientos, capaces de
proporcionar asesoría a los departamentos de línea.
GERENTE GENERAL
ASESOR JURÍDICO

Analista Programador de Supervisor

Programador sistemas de Captura
 MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

Es un documento oficial que

Sirve para que cada miembro
contiene los puestos del
del centro de computo este
centro y su relación con los
informado de lo que se espera
objetivos, señala la jerarquía
de él en materia de funciones,
que existe, además de los
tareas, responsabilidad,
grados de autoridad y
autoridad, comunicación e
responsabilidad, funciones y
interrelaciones dentro y fuera
actividades que se realizan en
del centro
la empresa
Elementos de un manual
de organización

[Link] y objetivo del

manual de organización
 2. Características de la organización:
Antigüedad de la organización.
Tamaño.
Estado patrimonial económico- financiero.
El tipo de producto.
La posición en el mercado.
La rama de actividad.
La evaluación de los recursos humanos y materiales.
Forma jurídica.
El volumen de la actividad.
El sistema de comercialización.
La personalidad de los directivos.
La tecnología que emplea la firma.
 3. Las características del medio
• Las variables políticas, económicas,
culturales y sociales.
• El tipo de mercado.
• La organización de la competencia.
• La situación geográfica.
 4. Los patrones administrativos
• Las políticas generales.
• Los objetivos globales y departamentales.
• Las asignaciones de tareas.
• Las relaciones de autoridad lineal y funcional.
• Los sistemas decisorios.
• Las bases de la planificación.
• Las características sociales de la organización.
• Sistema de comunicación.
 5. La organización formal es una de las partes del sistema.
La comunicación es uno de los procesos que une dichas pates.
El manual tiene que indicar:
• La designación del cargo.
• El enunciado de las funciones.
• La designación de las tareas habituales.
• Las características de su trabajo y los distintos tipos de vinculaciones
dentro de la empresa.
• Quienes dependen del centro, cargo y quien depende de el.
• La información que se recibe, la que se procesa y la que se emite.
• Los distintos tipos de niveles de autoridad.
• El organigrama.
 OBJETIVOS DE UN MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
• Presentación una visión.
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
o departamento para deslindar responsabilidades,
evitar duplicidad y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución de las actividades
encomendadas y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
OBJETIVOS DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Evitar la repetición en la ejecución de las actividades para
ahorrar tiempo y esfuerzo.
• Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
• Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su
incorporación.
• Propiciar mejor aprovechamiento de los recursos humanos
y materiales.
 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

1. IDENTIFICACIÓN
Debe incluir una portada de identificación con los siguientes datos:
a) Nombre del Centro o de la empres
b) Logotipo
c) Tiempo y extensión del manual
d) Lugar y fecha de elaboración
e) Responsable de su elaboración, revisión y actualización
f) Número de revisión
g) Unidad orgánica responsable de su expedición.
 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

2.Índice [Link] [Link] [Link]

o dentes ción o [Link] ctura
contenid históri base uciones orgánic
o cos legal a
Una lista de los
Clausulas y acuerdo de
ordenamientos jurídicos Descripción ordenada
acuerdo a las
que norman las de las actividades
disposiciones jurídicas.
actividades
 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

10. 11.
[Link] 8. [Link]- Descrip Direc-
igrama Misión ciones ción de
puestos torio
 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

Incluye una lista de

conceptos y/ o
12. definiciones técnicas o
Glosario especializadas
relacionadas con el
manual que sirven de
apoyo
Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación o extensión (general o específico).

Lugar y fecha de Elaboración.

Número de revisión.

Unidades responsable de elaboración, revisión y/o autorización.

Clave de la forma. Siglas de la organización, siglas de la unidad administrativa y número de la forma.

Descripción de puestos
Directorio
 3.5 Aspectos de la implantación

En cada una de las fases de la implementación se deben

cuidar cada uno de los detalles y ver cómo afecta en los
diferentes módulos.
En la mayoría de este tipo de proyectos, se deben tomar en
cuenta los siguientes factores:

a) Personal que participa.

b) El tiempo de implementación y el sistema informático a
elegir.
c) La elección del sistema y el personal para su
implementación.
 3.5 Aspectos de la implantación
Todo proyecto o idea antes ser integrarlo a un sistema
informático debe plasmarse en papel.

Partir de una planeación estratégica.

Este punto es muy importante en la implementación,
comúnmente todas las áreas de la compañía se manejan por
catálogos,, inventarios físicos y contables, clientes, etc. Es
importante definirlos en papel antes de ingresarlos al sistema y
tener una buena codificación como el caso del catálogo de
inventarios, ya que de esto dependerá una mejor obtención de
reportes y evitará la duplicidad de registros.
 3.5 Aspectos de la implantación

Esto varia en gran medida de la necesidad de

información de cada centro.
La idea de que los sistemas informáticos son
sólo herramientas que nos permiten controlar
nuestra información, los resultados esperados
serán aquellos que deriven de los datos que
previamente se ingresaron al sistema y de ello
depende el funcionamiento del centro o de la
empresa.
3.6 Manuales y otra documentación
necesaria
 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y
transmitir de manera ordenada y
sistemática, información de una
organización (antecedentes, legislación,
estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.) así como las
instrucciones y lineamientos que se
consideran necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas.
  Por su contenido

De organización
• Estos manuales contienen información detallada
referente a los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, funciones,
organigrama, niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
  Por su contenido
De Procedimientos
• Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la
mecánica cronológica y secuencial de operaciones contenidas entre si, que se
constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea
especifica en una organización. Todo procedimiento debe incluir la
determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y
tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el
oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que
propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad.
 POR SU
ÁMBITO

Generales Específicos
Elemento de soporte para
dirigir y coordinar procesos de
producción en todas sus
fases. Constituye un auxiliar
muy valioso para uniformar
criterios y sistematizar líneas
de trabajo en áreas de
fabricación.
• Manuales que respaldan el
manejo, distribución de los
recursos económicos de una
organización en todos sus
niveles, en particular en las
áreas responsables de su
captación, aplicación,
resguardo y control.
• Identificando también como manuales de relaciones industriales, de
reglas del empleado o de empleo básicamente incluyen información
sobre:
– Condiciones de trabajo
– Organización y control de personal
– Lineamientos para:
• El análisis y evaluación de puestos
• Reclutamiento, selección, contratación, inducción y socialización
de personal
– Capacitación y desarrollo
– Normatividad
– Higiene y seguridad
– Prestaciones
• Estos manuales se utilizan para orientar el uso de
equipos y apoyar funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda un
conocimiento muy específico.
• De sistemas
• Instrumento de apoyo para conocer el
funcionamiento de sistemas de información,
administrativos, informáticos, etc. De una
organización.