INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.
Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
1. Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia
y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA
Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitent Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes e
entrada
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:
2. Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
el número de registro
la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
SALIDA
Referenci Fecha Nº Clase Anexos Destinatario Asunto
a orden
de
salida
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva
un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia:
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.
4. Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.
5. Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.
