UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

DIPLOMADO: SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

GUÍA DE TRABAJO MODULO GESTIÓN DOCUMENTAL

1. IDENTIFICACION DEL MODULO

Modulo Gestión Documental

Intensidad Horaria 10 horas Modalidad Presencial- Virtual

2. DESCRIPCION DE LA GUIA

2.1 NOMBRE DE LA PRACTICA

 Gestión Documental

2.2 TIEMPO
 10 horas

2.3 MARCO TEORICO[ CITATION AYA18 \l 9226 ]

Norma NTC-ISO 9001

Esta norma fue publicada por primera vez en 1987, su revisión es permanente y está sujeta a
ser actualizada con el objeto de que responda a las necesidades y exigencias actuales, la norma
proporciona los requisitos básicos para el desarrollo e implementación de un sistema de gestión
de la calidad. La norma ISO 9001 fue preparada por el comité ISO/TC 176 Gestión y
Aseguramiento de la calidad, subcomité SC 2, sistema de la calidad.

La norma técnica NCT-ISO 9001 en su cuarta versión fue ratificada por el Consejo Directivo de
Icontec en 2015-09-23, el enfoque de la norma NTC-ISO 9001:201534 está basada a procesos y
riesgos, lo que permite a las organizaciones planificar sus procesos conjuntamente con sus
interacciones mediante el uso del ciclo PHVA. Por tratarse de un sistema de gestión, que
contribuye a la eficacia y eficiencia a la empresa en el logro de los objetivos estratégicos, es
importante tener en cuenta que el numeral 7.5 “Información documentada” de dicha norma, no
forma parte de los logros de un sistema de gestión, es un medio para conseguirlos, lo
fundamental es la información de la empresa y no el soporte elegido para mantenerla y
conservarla. Los requerimientos de este numeral son la base para la articulación con la gestión
documental, ya que establecen el “qué” se debe hacer, pero no el “cómo” se debe hacer la
gestión documental.

En muchas organizaciones se limita la participación de las personas en la construcción de los

sistemas de gestión y aún más se coarta su capacidad para generar innovación en cada uno de
los procesos y es por ello que a estas organizaciones se les dificulta el cumplimiento de sus
metas.
Norma ISO 15489

El propósito específico de la norma corresponde a normalizar las mejores prácticas

internacionales en materia de gestión de documentos de archivo. La norma regula la gestión de
documentos de las empresas privadas y públicas que producen documentos tanto para clientes
internos como externos.

Es imposible dejar de lado las directrices respecto a la política de gestión documental

establecidas en la norma internacional ISO 15489:201635, la cual es de carácter operativo y
define como deben implementarse procesos de gestión documental, así mismo, la norma explica
lo referente a la asignación de responsabilidades que debe estar definido en la organización de
un sistema de gestión documental. Así mismo contempla la importancia de la realización de
auditoría, control y regula la gestión de documentos que sirve de apoyo al sistema de gestión de
la calidad, entre otras.

Norma NTC-ISO 30300

La Norma NCT-ISO 30300:201336, abandona su rol operativo y pasa a jugar un rol estratégico y
tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos
relacionados. Esta norma establece buenas prácticas, toda vez que se centra en los procesos y
controles de gestión documental, es la base de operación del sistema de gestión documental, si
la organización decide implementar los requisitos de la norma tendrá a su disposición el resto de
normas de gestión para orientar la puesta en operación de los procesos y controles
documentales.

Independientemente de la complejidad de la organización, cualquier tipo de organización es

susceptible a implementar el sistema de gestión documental, de cualquier tamaño, cualquier
sector, debido a que todas las empresas producen documentos en la actividad a la que se
dedique.

Puede pasar que algunas organizaciones quieran formalizar su gestión documental sin llegar a
implementar el sistema, en este caso en particular es posible utilizar la norma como directriz o
guía en la implementación de controles y procesos.

Norma NTC-ISO 30301

La Norma NTC-ISO 30301:201337, establece los requisitos de un sistema de gestión para los
documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión
documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de procesos y aplicaciones, hasta el
control, medición y evaluación de resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora
continua. Con ello el cumplimiento de estos requisitos por parte de las organizaciones permite a
éstas, si lo desean, certificar el sistema de gestión para documentos implementado de acuerdo a
la norma ISO 30301.

Las actividades de gestión de documentos traspasan el nivel operativo para situarse en el nivel
estratégico de la organización y se alinean con los objetivos estratégicos e intereses de las
organizaciones, ahora bien, es necesario identificar los errores comunes que se cometen a la
hora de gestionar los documentos físicos y electrónicos, al igual que los puntos críticos, las
amenazas y oportunidades con el fin de implementar mejoras.

MARCO CONCEPTUAL
Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Sistema de gestión
Conjunto de elementos de una organización, interrelacionados o que interactúan para establecer
políticas, objetivos y procesos para cumplir dichos objetivos.

Sistema de gestión documental

Es un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organización, para permitir la recuperación de información desde ellos,
eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más
valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Ahora bien, para la implementación del sistema de gestión documental en las organizaciones, se
hace necesario que se encuentre alineado al Decreto 2609 de 2012 y se debe regir bajo los
siguientes principios:

 “Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras
a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no
un documento”.
 “Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios
para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso”.
 “Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de
la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la
función archivística”.
 Transparencia. Los documentos son evidencias de las actuaciones de la
administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y
empleados públicos”.
 “Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creación”
 “Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trámite”.

2.4 OBJETIVOS
 Lograr que el estudiante confronte los conocimientos adquiridos en el módulo de
Gestión Documental con el día a día de las empresas en la aplicación de la norma
ISO 9001:2015.

2.5 RECURSOS
 Computador
 Memorias del Modulo
 Internet
 Bases de datos
2.6 PROCEDIMIENTO

1. CASO DE ESTUDIO.
Los alumnos en grupo se dirigirán a las diferentes empresas donde se encuentran realizando las
prácticas y consultaran como el manejo de la información Documentada; así:
¿Cuáles son los documentos mínimos que nos exige la norma ISO 9001:2015?

En la ISO 9001:2015, ya no existen los seis procedimientos obligatorios de las versiones

anteriores, además ya no se menciona de manera expresa al Manual de Calidad. Esta “no
mención” al Manual de Calidad, hace que este haya dejado de ser obligatorio, pero eso no
significa que no se pueda utilizar, o que haya dejado de ser útil como referente a la hora de
estructurar el SGC de la organización.

Cuando leemos en la norma que la organización debe mantener información documentada

significa que son documentos que deben desarrollarse y controlarse.

Los documentos obligatorios del SGC, según la norma ISO 9001:2015, son los siguientes:

 El alcance del sistema de gestión de la calidad (cláusula 4.3).

 Información documentada necesaria para apoyar el funcionamiento de
los procesos (cláusula 4.4).
 La política de calidad (cláusula 5.).
 Los objetivos de calidad (cláusula 6.2).
 Información documentada requerida y determinada como necesaria (cláusula 7.5.).

Por otra parte, en la norma se especifica en alguna que otra cláusula que “la organización
debe conservar información documentada”, lo que se refiere a los registros obligatorios.

Estos registros mínimos necesarios, que debe ser documentalmente conservados son los
siguientes:

 Información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los

procesos se están llevando a cabo según lo planeado (cláusula 4.4).
 Pruebas de aptitud para el propósito de monitorear y medir los recursos (cláusula
7.1.5.1).
 Evidencia de la base utilizada para la calibración de los recursos de monitoreo y
medición (cuando no existen normas internacionales o nacionales) (cláusula 7.1.5.2).
 Evidencia de competencia de la (s) persona (s) que realiza un trabajo bajo el control de
la organización que afecta el desempeño y la eficacia del SGC (cláusula 7.2).
 Resultados de la revisión y nuevos requisitos para los productos y servicios (cláusula
8.2.3).
 Registros necesarios para demostrar que se han cumplido los requisitos de diseño y
desarrollo (cláusula 8.3.2)
 Registros de insumos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.3).
 Registros de las actividades de los controles de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.4).
 Registros de productos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.5).
 Cambios de diseño y desarrollo, incluyendo los resultados de la revisión y la autorización
de los cambios y acciones necesarias (cláusula 8.3.6).
 Registros de evaluación, selección, seguimiento de desempeño y reevaluación de
proveedores externos y cualesquiera y acciones derivadas de estas actividades
 (cláusula 8.4.1)
 Evidencia de la identificación única de los productos cuando la trazabilidad es un
requisito (cláusula 8.5.2).
 Registros de propiedad del cliente o proveedor externo que se pierde, dañe o se
encuentre que no es adecuado para el uso y de su comunicación al propietario (cláusula
8.5.3).
 Resultados de la revisión de cambios en la producción o prestación de servicios, las
personas que autorizan el cambio y las acciones necesarias (cláusula 8.5.6).
 Registros de la liberación autorizada de productos y servicios para entrega al cliente,
incluidos los criterios de aceptación y trazabilidad a la persona autorizada (cláusula 8.6).
 Los registros de las no conformidades, las acciones realizadas, las concesiones
obtenidas y la identificación de la autoridad que decide la acción respecto de la no
conformidad (cláusula 8.7).
 Resultados de la evaluación del desempeño y la efectividad del SGC (cláusula 911)
 Evidencia de la ejecución del programa de auditoría y de los resultados de la auditoría
(cláusula 9.2.2).
 Evidencia de los resultados de los exámenes de la dirección (cláusula 9.3.3).
 Evidencia de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones subsiguientes
(cláusula 10.2.2);
 Resultados de cualquier acción correctiva (cláusula 10.2.2)

ES DECIR, ARGUMENTARAN SI LA EMPRESA CUENTA CON LOS ÍTEMS ANTES

MENCIONADOS.

2. CASO DE ESTUDIO 2

 Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
 Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.
 Diseñe un procedimiento sencillo para el control (EN CASO DE QUE LA EMPRESA
DONDE SE ENCUENTRA NO LO TENGA) de la información documentada de la
empresa, que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
 a. Creación
 b. Revisión y aprobación
 c. Identificación
 d. Divulgación
 e. Control de cambios.

2.7 PRESENTACION DE INFORME

 Recuerde usted entregará un informe técnico, por lo tanto se hará énfasis en la forma de
redacción que utilice al momento de redactar el informe.

3. BIBLOGRAFIA

 COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN. Acuerdo 004. (15, marzo, 2013). Por el cual se reglamenta
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
 implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documentales.
 COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN. Acuerdo 005. (15, marzo, 2013). Por el cual se establecen los
criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de archivos
en las entidades públicas y se dictan otras disposiciones.
 ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA JULIO GARAVITO.
[http://www.escuelaing.edu.co]. Bogotá: ESCUELAING, Anexo 2-Diagnostico
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http://repositorio.escuelaing.edu.co/bitstream/001/539/4/Anexo%202-
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 Departamento Administrativo de la Función Pública. Disponible en Internet.
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 FONSECA, Juan Miguel Castillo. La estructuración de sistemas de gestión
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Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009). Bogotá D.C. ICONTEC,
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 GISELL PEREZ, Triana, et al. Propuesta para la estandarización del proceso
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pensional con base en la norma ISO 15489. 2016.
 HERNÁNDEZ, R., Fernández, C. y Baptista. Metodología de la Investigación.
6ª ed. México: Mc Graw Hill Education. 2014.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS Y
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rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
Requisitos. NTGP 1000:2009. Bogotá D.C. 74
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS Y
CERTIFICACIÓN. (ICONTEC). Información y documentación sistemas de
gestión para registros. Fundamentos y vocabulario NTC ISO 30300:2013.
Bogotá D.C.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS Y
CERTIFICACIÓN. (ICONTEC). Información y documentación sistemas de
gestión de registros. Requisitos NTC ISO 30301:2013. Bogotá D.C.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS Y
CERTIFICACIÓN. (ICONTEC). Sistema de Gestión de la calidad. Requisitos.
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 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN
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 ISO 15489:2001 Información y documentación. Gestión de documentos.
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competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración.
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documental con los requisitos de la ley general de archivos y la norma
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optimice la gestión documental: estudio de un caso práctico. En Los
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