Santos Arturo Hidalgo Martinez 100179755
Tema IV Control interno
4.1. ¿Cuáles son las naturaleza o antecedentes del C.I.?
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la
contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los
libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios,
es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli
o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro
sobre la Contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar
las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas
manejadas por varias personas.
Se piensa que el origen del control interno surge con la partida doble,
que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del
siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y
establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del
crecimiento económico de los negocios implicó una mayor
complejidad en la organización y por tanto en su administración.
4.1.1 Definición del C.I.
Es una herramienta, que ayuda a la empresa a revisar que todas sus
operaciones se cumplan de acuerdo con los planes, siendo esta de
suma importancia debido a que si se mantiene de manera óptima se
obtendrán mejores resultados.
Desde el punto de vista administrativo, el control consiste en la
comparación de los resultados obtenidos y los ya previstos con el
objeto de verificar que las operaciones cubran los planes programas
establecidos, analizar las desviaciones detectadas y crear medidas
correctivas.
Contralar, tiene como finalidad vigilar que todo en la empresa esté
funcionando como debe, de conformidad con las prescripciones del
plan y los programas que dan contenido a su organización y los
principios de economía y administración generalmente admitidos.
(Suárez, 1991)
Dentro de los conceptos más aceptados que destacan con mayor
importancia encontramos los de:
Gustavo Zepeda Alonso:
Control Interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos
adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos
estén debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente
y de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención
a las metas y los objetivos previstos. (Alonso, 1998)
José Alberto Schuster:
Comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados
y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de
datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la
adhesión a las políticas administrativas prescritas. (Schuster, 1992)
Paul Grady:
El control interno contable comprende el plan de organización y
procedimientos coordinados usados en el negocio para: salvaguardar
los activos de perdidas provenientes de fraudes o errores, verificar la
exactitud y confianza de los datos contables que la administración
usa para la toma de decisiones y promover eficiencia en sus
operaciones y fomentar la adhesión a las políticas adoptadas en
aquellas áreas, en las cuales la contabilidad y los departamentos
financieros tienen responsabilidad directa o indirecta. (Grady, 2000)
Ahora que conocemos diferentes puntos de vista del concepto de
control interno se puede determinar que:
Control Interno es el plan de organización, los métodos y
procedimientos coordinados, la asignación de deberes,
responsabilidades y el diseño de cuentas e informes empleados para
asegurar que los activos estén protegidos, confirmar la confiabilidad
y exactitud de los datos contables para la toma de decisiones,
promover que las actividades operativas se desarrollen eficazmente,
comunicar las políticas administrativas y fomentar su cumplimiento
4.1.2. ¿Cuáles es la Importancia del C.I. dentro de todas las
empresas?
Representa una parte importante dentro de toda empresa, y que, si
se basa en el concepto presentando en el párrafo anterior,
observamos que afecta a las políticas y procedimientos y estructura
de la organización. La implantación de llevar un sistema de control
interno aumenta la eficiencia y eficacia operativa, así como la
reducción del riesgo de fraudes.
El tamaño de la Empresa no es un factor que delimitara la importancia
del sistema ya que en organizaciones donde existe un solo dueño el
cual el igual que toma las decisiones, participa en la operación y
requiere de un sistema contable, así como de contar con un sistema
de control interno más adecuado para esta.
El contar con un Control Interno adecuado a cada tipo de empresa
nos permitirá maximizar la utilización de recursos con calidad para
alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, para
obtener mejores niveles de productividad; también ayudará a contar
con recursos humanos motivados, comprometidos con su
organización y dispuestos a brindar al cliente servicios de calidad.
El tener un control actualizado en las áreas básicas de la empresa
permitirá alimentar el sistema de información y ayudar a la adecuada
toma de decisiones.
4.1.3. cuáles son los Objetivos del C.I.?
A. Que GFNORTE opere conforme a las estrategias definidas por su
Consejo de Administración contando con los recursos humanos,
tecnológicos y materiales necesarios, dando un uso eficiente a los
mismos, procurando en todo momento el coadyuvar con el
mantenimiento del medio ambiente.
B. Que exista una adecuada toma de decisiones y una confiable
revelación de información a su Consejo de Administración, a
inversionistas, a clientes, a las autoridades competentes,
proveedores y al público en general contando con los sistemas de
información con la calidad, suficiencia, seguridad y oportunidad
requerida.
C. Que los riesgos sean identificados, evaluados y monitoreados
para mantener un control efectivo de los mismos y minimizar posibles
pérdidas, mediante la administración adecuada de los mismos.
D. Que los procesos operativos sean acordes con lo establecido por
su Consejo de Administración y evaluados para verificar el
funcionamiento de los controles y adoptar, en su caso, medidas
correctivas de manera oportuna.
E. Que la operación cumpla con la normatividad externa e interna.
F. Que los funcionarios y empleados desarrollen sus funciones con
disciplina, ética, entusiasmo y en franco apego a la normatividad, a
consciencia de la obligación de realizar sus actividades bajo el
principio de hacer las cosas bien a la primera y no descansar en las
revisiones que puedan hacer otras áreas.
4.1.4. cuáles son los elementos del C.I?
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control
interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión
de la empresa. Los mismos son:
▪ Ambiente de Control.
▪ Evaluación de Riesgos.
▪ Actividades de Control.
▪ Información y Comunicación.
▪ Supervisión o Monitoreo.
4.1.5. Cuáles son los Método o formas de hacer el estudio y
evaluación del C.I?
Métodos:
a) Método Descriptivo o de memorándum.
b) Método Gráfico.
c) Método de Cuestionario.
Método Descriptivo:
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos
utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas
que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o
registros contables relacionados con esas actividades y
procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen,
nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y
administrativos en vigor, mencionando los registros y formas
contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan,
quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por
sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente
el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún
proceso que sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento
dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público
observada al respecto, y que puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera
que cubran todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente
respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben
ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el
control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es
adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad
administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un
mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
Método Gráfico.
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a
través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las
medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o
aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando
hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por
parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para
hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según
el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que
indican los aspectos más importantes de una estructura de
organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones,
los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su función respectiva.
Existen dos tipos de gráficas de organización:
Cartas Maestras.
Cartas suplementarias.
Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los
principales departamentos.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de
departamento en forma más detallada.
Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los
manuales de operación ya que se complementan.
Ventajas.
Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Desventajas.
Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o
no cubre las necesidades del Contador Público.
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que
se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
Método de Cuestionarios.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por
el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa
el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas
afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control,
mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad
en el sistema establecido.
Ventajas:
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a
descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del
control interno.
Desventajas.
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su
extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no existe una idea completa del porqué de estas
respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la
aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con
relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
4.1.6 Cuáles son las Necesidad de que el Auditor examine el
C.I.?
Es necesario que el auditor examine el control interno por lo
siguiente:
a) Porque una de las afirmaciones básicas que el CP manifiesta en
su dictamen es ‘’mi examen se efectuó de acuerdo con las normas
de auditoría generalmente aceptadas’’ en consecuencia una de las
normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo es el estudio
y evaluación del control interno.
b) El CP examina el control interno con la finalidad de señalar la
naturaleza, extensión, alcance y oportunidad de los procedimientos
de auditoría.
c) Para que el auditor pueda comunicar a su cliente las deficiencias
encontradas en el control interno
4.1.7. Influencia de la evaluación del C.I. sobre los
procedimientos de la Auditoría.
La evaluación del Control Interno tiene una gran influencia sobre los
procedimientos de Auditoría a desarrollar pues de acuerdo con las
fortalezas y debilidades encontradas en el sistema, el auditor puede
determinar las pruebas a realizar, la extensión de estas y la
oportunidad en que estas deban ser practicadas. La evaluación del
Control Interno le indicará al auditor el grado de confianza que deberá
tener en el mismo y en qué puntos se deberán aplicar con mayor rigor
las pruebas necesarias para la obtención de la evidencia suficiente y
competente.
20. En la medida que el Control Interno muestre grandes fortalezas,
las pruebas y la extensión de estas será menor, por el contrario, en
el caso de las debilidades, el auditor debe intensificar su trabajo y
ampliar en lo posible la extensión de cada prueba y variar la
oportunidad de su aplicación. El examen de control interno se realiza
en cada examen de Estados Financieros, y no puede en manera
alguna obviarse con el pretexto de haber sido realizado en la anterior
Auditoría, pues todo sistema de control tiende a deteriorarse
fácilmente y a perder los objetivos para los cuales se diseñó. Esta
práctica garantiza la confiabilidad en los registros contables
4.1.8. Influencia de la evaluación del C.I. sobre el dictamen.
El Control Interno es utilizado por el Contador Público, como se dijo,
para fundamentar su confianza en los registros contables, los cuales
son la base para obtención de los Estados Financieros sobre los que
emitirá una opinión profesional en su dictamen. El objetivo de la
Auditoría es el dictamen en el cual el Contador emitirá su opinión sin
ninguna salvedad en el evento que se satisfaga de la evidencia
suficiente y competente encontrada. Si la evaluación del Control
Interno no le permite depositar en él toda su confianza y si no tiene
suficiente evidencia en algunos registros contables, incluirá en el
dictamen una salvedad o excepción particular a los mismos.
Si el grado de desconfianza en el Control Interno es tal que no le
permita confiar en ningún registro y no pueda encontrar evidencia
suficiente y competente de los mismos, el auditor debe emitir en su
dictamen una abstención de opinión con una explicación amplia y
suficiente de los motivos por lo cual no lo hace.
4.1.9 cuales son las Responsabilidades del Auditor a la revisión
del control interno?
La responsabilidad del auditor en cuanto al Control Interno se
concreta a:
• Cumplir la norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo:
"estudio y evaluación del control interno".
• Determinar la efectividad y eficiencia del sistema de verificación
interna.
• Establecer con base en la evaluación realizada, las pruebas a
aplicar, su alcance y la oportunidad de estas.
• Sugerir todo tipo de medidas correctivas para mejorar la
efectividad y eficiencia del control interno.
4.1.10 Cuáles son el procedimiento electrónico de datos y la
Auditoría?
PROCEDIMIENTO ELECTRONICO DE DATOS Y LA AUDITORIA
Mediante una revisión adecuada del sistema de procesamiento
electrónico de datos y el uso de formatos bien diseñados para su
captura, el auditor puede lograr un mejor conocimiento de los
procedimientos para el control del cliente. PROCESAMIENTO
ELECTRÓNICO DE DATOS Al evaluar la información automática, el
auditor debe revisar varios documentos, como diagramas de flujo y
documentos de programación, para lograr un mejor entendimiento
del sistema y los controles que se diseñaron en el sistema de
procesamiento electrónico de datos, el auditor probablemente,
encuentre nuevos controles, algunos de ellos necesarios para la
automatización del proceso, y algunos que sustituyen aquellos que
en los métodos manuales se basan en juicios humanos y la división
de labores.
