ACTIVIDAD ACTIVIDAD
Recopilar informacion para reportar a la linea
ACCIDENTES
Reportar AT a la linea SURA
TRABAJO
Hacer investigacion AT
Planes de accion (Hacer fichas)
Recopilar evidencias de planes de accion.
Cerrar investigacion escaneando y enviando original al SIG
Recopilar informacion personal que ingresa (escanear)
Archivar documentacion
Actualizar en base de datos el personal nuevo y vigencia de documentos
BASE DATOS
MOTOS
Hacer seguimientos a cambios de motocicletas
Enviar BD a los supervisores
Estar pendiente de que los supervisores realicen y envien "otro si" para
hacer firmar de Carlos Gallego y llevar original a talento humano.
Hacer llamados de atencion por incumplimientos
Induccion general
INDUCCION
GENERAL
Inscripcion curso virtual sura y seguimiento
Recoger registros y archivar
Enviar registro desarrollo humano
Enviar y hacer seguimiento encuesta a la interventoría de
satisfacción al cliente.
Recopilar las quejas y los reclamos de las sedes del contrato.
Actualizar y hacer seguimiento a la matriz de riesgos.
INDICADORES DE GESTION
Realizar fichas programadas y actividades según la matriz y cronograma
Recoger evidencias (registros asistencia) y archivar
Información de los accidentes del contrato
Hacer seguimiento al ausentismo del contrato.
Asentar informacion en formato SIG, formato nomina, SIOM.
Verificar incapacidades, recepcion de incapacidades y envio de originales
a nomina. (promedio incapacidades 35 a 40 mensuales)
Informe de ausentismo
Recopilar planillas de residuos sólidos (19 sedes)
Recopilar facturas de agua y energía de las sedes (19 sedes).
Hacer análisis de cada uno de los ítems quemarlos en un CD y hacer
envío de estos a el SIG.
Acciones correctivas
Diligenciar formato FE2 con las novedades del mes.
Hacer envío de los aportes a la seguridad social al interventor y a los
supervisores.
Hacer seguimiento a las reuniones del copaso y pedir acta.
Diligenciar indicadores de ausentismo por accidentes leves y graves esto
aplica para indicadores.
FE2
Hacer seguimiento a exámenes médicos de ingreso del nuevo personal.
Hacer seguimiento a las liquidaciones del personal retirado.
Hacer seguimiento a todas las inspecciones mensuales (herramienta,
motos, herramientas criticas).
Pedir carta revisoria fiscal
INTERVENTORI ADAPTACION
LABORALES
Hacer seguimiento al personal que ha sufrido accidentes de trabajo
ES
graves y que han generado mas de 30 días de incapacidad.
DE NOMINA
De los pagos de cada quincena se debe hacer una interventoría de
nomina, donde se relacionan lo pagos de la quincena, las horas
A
trabajadas, y las novedades por descuentos, incapacidades entre otras.
La dotación del personal se entrega según el pliego, en las siguientes
fechas:
30 de abril
31 de agosto
DOTACION
20 de diciembre
El informe con la solicitud de dotación se envía para aprobacion al menos
dos meses antes de la fecha contemplada en el pliego.
Hacer registros de entrega de dotacion y hacer seguimineto.
Cada que se realice un despacho de dotación ya sea por daño o
desgaste, se deja registrado en el archivo llamado “CAMBIO Y
REPOSICION DE DOTACION”
Actualizar base de datos celulares (personal que ingresa, cambios,
perdidas).
BASE DE DATOS
CELULARES
Hacer seguimiento a perdidas de celulares para reponer simcar, hacer
seguimiento a denuncias por perdida y autorizaciones de descuento.
BASE DE DATOS
CELULARES
Cada que se asigne una SIM Card inactiva, por reposición ya sea por
daño o perdida se debe de enviara un correo a Andres Garcia al siguiente
correo con el ICC de SIM Card, y el numero de celular que se requiere
activar.
Atender las inconsistencias expuestas por los trabajadores y dar
NOVEDADES
CESANTIAS
respuesta.
COMFAMA
Verificar que la documentación enviada para hacer afiliaciones este
EPS
completa y legible.
Hacer llegar documentación completa a desarrollo humano para las
respectivas afiliaciones.
Tomar fotografia y datos del personal que ingresa.
CARNÉS
Pedir carné a la interventoria.
Estar pendiente de la entrega de los Carné.
Cuando el personal se retire hacer devolucion de Carné.
MUEBLES
ENSERES
Mantener actualizado muebles y enseres
YVISITAR LAS SEDES
• Inspecciones de motos (Una muestra no tienen que ser todas).
• Inspección de herramientas (Una muestra no tienen que ser todas).
• Informe de condiciones de seguridad.
• Actividades programadas en el cronograma.
• Inspección de EPP.
• Cuando salgas a terreno inspeccionas los EPP y las herramientas.
• Revisar que toda la documentación que ellos manejan estén al dia
(inspecciones de herramienta, de motos entre otros).
ACTIVIDADES
DIARIAS
Apoyar en varias actividades que con el paso del tiempo se requieran
(ESCRIBIR DE CUÁLES ACTIVIDADES ADICIONALES SE REALIZAN,
ESCRIBIR UNA POR UNA)
PERIODICIODAD RESPONSABLE
Cada que ocurra
(promedio de accidentes al Gestores SISO
mes 8)
Cada que ingrese personal y
cada que cambien de moto
(Depende de la cantidad de
ingresos y cambios) Andrea
La BD se debe enviar cada
15 dias
Se hacen via skype o
personalmente
Gestores SISO
(Depende de la cantidad de
ingresos)
Karen
Andrea
Gestores SISO
(Ver
cronograma)
Se rotan un
mes Andrea al
siguiente Karen
Se realiza mensual. Gestores SISO
(Ver
Cada una consolida en el cronograma)
informe el indicador que le Karen
corresponde con su
respectivo analisis
Karen
Karen
Gestores SISO
Gestores SISO
Gestores SISO
Gestores SISO
Karen
Karen
Andrea
Se realiza informe mensual Karen
(depende de la cantidad de
novedades del mes) Gestores SISO
Gestores SISO
Gestores SISO
Karen
Mensual Gestores SISO
Quincenal Gestores SISO
Cada cuatro meses
Karen
(Dependiendo de las
novedades)
Cada que ocurra
Dependiendo del personal Andrea
que ingrese
Cada que ocurra
Dependiendo del personal Andrea
que ingrese
Cada que se presente. Gestores SISO
Cada que se presente. Gestor SISO
Cada que se presente. Karen
Trimestralmente se deben
visitar todas las sedes del
contrato (19 sedes en total) Gestor SISO
6 sedes por mes
ACTIVIDAD PERIODICIODAD RESPONSABLE
Recopilar informacion para
reportar a la linea
Reportar AT a la linea SURA
Realizar FURAT en linea
Cada que ocurra
(promedio de accidentes Gestores SISO
al mes 8)
Hacer investigacion AT Cada que ocurra
(promedio de accidentes Gestores SISO
al mes 8)
Planes de accion (Hacer fichas)
Recopilar evidencias de planes
de accion.
Cerrar investigacion
escaneando y enviando
original al SIG
PROCEDIMIENTO
Se toma la version al trabajador de lo ocurrido, se deben tener especificamente
los siguiente datos a (fecha, hora, parte aparentemente afectada, municipio de
ocurrencia del AT, cedula, nombre completo, numero telefonico y version de lo
ocurrido).
Se debe llamar a la siguiente linea 018000511414 opcion 1 donde el asesor
preguntara los datos mencionados anteriormente.
Si es Accidente tipo transito la atencion inicial sera por el SOAT y sera atendido
de inmediato.
Si es accidente por otro tipo es importante reportarlo de inmediato a la linea
para que se le pueda brindar la atencion ya que algunos hospitales ponen
problema.
Se tienen 2 dias habiles para diligenciar FURAT en linea despues de la
ocurrencia del AT, ingresar a la siguiente pagina [Link]
luego ir a la pestaña servicios en linea, ingresar usuario y clave:
CEDULA: [Link]
CLAVE: 1234
Elegir dando clic al nombre de la persona que se accidento y diligenciar los
datos que se piden.
Una vez ocurre el accidente de trabajo se tienen 5 dias calendiario para realizar
la investigacion del AT teniendo en cuenta los siguientes parametros:
Leve: 5dias calendario
Severos o Mortales: Se realiza una vez ocurra ya que se debe enviar al
ministerio los siguientes 15 dias calendario.
Estas investigaciones se le envian al SIG la persona que las revisa Yuliana
Torres ytorres@[Link]
NOTA: Si es un accidente es severo o mortal tener en cuenta la informacion
plasmada en el siguiente documentos llamado "graves o mortales" ubicado en
►lectura►administración►1 salud ocupacional►accidentes laborales e
incidentes►accidentes►documentos eventos graves o mortales
Empezar a recopilar la informacion descrita en este documento
Uno de los planes de accion de los accidentes es realizar la ficha de leccion
aprendida, esta ficha es clave para realizar la investigacion lo ideal es que se
realice lo mas pronto posible.
Los planes de accion que se propongan en los AT deben ser realizables, para la
ejecucion de estos planes de accion es importante apoyarse de los supervisores
dando las instrucciones claras.
Se recopila toda la informacion anteriormente mencionada se debe imprimir
FURAT, investigacion y planes de accion todos estos se deben enviar en fisico y
magnetico a la persona encargada mencionada anteriormente.
TIEMPO EJECUCION DE LA REGISTRO QUE SE A QUIEN SE
ACTIVIDAD GENERA ENTREGA
Formato unico para
2 Dias habiles despues de
reporte de accidentes Yuliana Torres
la ocurrencia del evento
de trabajo FURAT
5 dias calendario si es leve Formato para
investigacion de
Yuliana Torres
1 dia calendario si es severo accidentes de trabajo
o mortal SURA
Formato ficha de leccion
Lo mas pronto Yuliana Torres
aprendida
Depende de las fechas de
Listas de asistencia Yuliana Torres
los planes de accion.
Furat, formato de
Enviar una vez se tenga investigacion,
Yuliana Torres
listo evidencias de los planes
de accion
RUTA DE LA UBICACIÓN (Magnetico y
fisico)
NOTA: el archivo llamado (formato 0) es el
formato en blanco.
►lectura►administración►1 salud
ocupacional►accidentes laborales e
incidentes►accidentes►formato 0 FURAT
►lectura►administración►1 salud
ocupacional►accidentes laborales e
incidentes►accidentes►formato 0
►lectura►administración►1 salud
ocupacional►accidentes laborales e
incidentes►actividades de
prevencion►formato 0
AZ 26 medio fisico
►lectura►administración►1 salud
ocupacional►formacion►formato 0
registro de aistencia
AZ 23-24-25-27-32-44 medio fisico
►lectura►administración►1 salud
ocupacional►accidentes laborales e
incidentes►accidentes►1 accidentes
NOTA: en esta carpeta se encontrara
todas la investigaciones realizadas
durante el contrato.
ACTIVIDAD PERIODICIODAD RESPONSABLE
Induccion general
Inscripcion curso virtual sura y
seguimiento
Una vez se genere GESTOR SISO
Recoger registros y archivar
Entrega de dotacion
PROCEDIMIENTO
Una vez ingrese un lector se debera realizar la induccion personalmento o via
skype el primer dia de labores, para esto se tienen un manual de induccion
donde habla de todas las generalidades de la empresa y del contrato
El lector revisor que ingrese debera realizar el curso vitual de seguridad vial
SURA para esto debe ingresar a la siguiente pagina
[Link] esta pedira:
Nit:800027813
Usuario:vmoreno
Contraseña:7813
Se debe crear un usuario nuevo se colocan los datos del trabajador, se da
usuario al trabajador y las indicaciones para realizar el curso estas se
encuentran en el manual de induccion o en las siguiente ruta:
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIÓN\SEGURIDAD
VIAL\CURSO VIRTUAL
Una vez dada la induccion se deben recopilar los siguientes registros
encontrados en la siguiente ruta:
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION
GENERAL
Los archivos identificados con DH se debe enviar original a Alejandra Giraldo de
desarrollo humano.
Los demas registros de asistencia se guardan por orden de fecha en la AZ de
induccion.
Se debe hacer firmar el registro de entrega de dotacion
TIEMPO EJECUCION DE LA REGISTRO QUE SE A QUIEN SE
ACTIVIDAD GENERA ENTREGA
Una vez se genere Registro de asistencia Se archiva en AZ
Una vez se genere Certificado curso Se archiva en AZ
Registro de asistencia
Evaluacion de la
induccion
Registro de induccion
general
Una vez se genere Compromito utilizacion Se archiva en AZ
del equipo de
proteccion personal
Registro entrega
Una vez se genere Se archiva en AZ
dotacion
RUTA DE LA UBICACIÓN (Magnetico y
fisico)
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION
GENERAL
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION
GENERAL
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION
GENERAL
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIÓN\1 INDUCCION
GENERAL
ACTIVIDAD
Recopilar informacion personal que ingresa (escanear)
Ingresar al siom las placas de las motocicletas
Actualizar en base de datos el personal nuevo y vigencia de documentos
Hacer seguimientos a cambios de motocicletas
Enviar BD a los supervisores e interventores
Hacer llamados de atencion por incumplimientos
Infracciones
vehiculo a nombre de otra persona
PERIODICIODAD RESPONSABLE
Cada que ingrese personal y
cada que cambien de moto
(Depende de la cantidad de
ingresos y cambios) Gestor SISO
La BD se debe enviar cada
15 dias
PROCEDIMIENTO
Se debe recopilar la informacion en medio magnetico de toda la documentacion
de la motocicleta (contrato de arriendo de vehículo, soat, cda, licencia de
transito, licencia de conducción)
siempre que ingrese una persona o se genere un cambio de motocicleta se
debe ingresar al siom (acceso directo en el escrotorio internet explorer.
Usuario: 71765441
Clave:alex0106
Contrato:Lectura regiones
ir a la pestaña administracion, empleados del contrato, dar doble clic al nombre
de la persona que tiene la novedad ingrear y cambiar la plca segun sea el caso.
Cada que exista una novedad como:
Ingresos: Incluir a la nueva persona a la BD con los documentos de la moto
contratada.
Retiros: Eliminar datos de persona retirada y colocarlos en la pestaña retirados
cambio de vehiculos: Archivar documentacion del nuevo vehiculo en la carpeta
magnetica e ingresar los nuevos datos, hacer diligenciar el otro si al contrato de
arriendo de vehiculo, seguimiento para obtener el documento original, luego se
envía al señor Carlos Gallego quien lo firmara y por ultimo a desarrollo humano
ya que este documento reposara en la hoja de vida del trabajador
Se debe actualizar la BD de motocicletas reemplzando los datos anteriores con
los nuevos.
Cambio de vehiculo temporal: hacer diligencamineto del otro por dias este
reposa en las hojas de vida que se tienen en cada sede no es necesario que se
tenga original en Medellin
NOTA: Recordar que todos los documentos deben estar en medio magnetico
archivados, la base de datos debe coincidir con la cantidad de personas en el
contrato.
Si se genera un cambio de motocicleta se debe hacer seguimiento a la
recepcion de la documentacion con el fin de identificar que todos estos se
encuentren al dia.
La base de datos a los supervisores se debe enviar cada 8 dias actualizada con
el fin de que ellos mismos hagan seguimiento a los vencimientos de la
documentacion.
A final de mes siempre de debera hacer un filtro de el personal que se le vence
al siguiente mes la documentacion (soat y cda) y enviar un correo a la
interventoria para que ellos hagan seguimiento.
Si existe algun vencimiento se debe hacer llamados de atencion de la siguiente
manera:
Si el supervisor no hace el seguimiento se hara llamado de atencion a este y al
lector, si por el contrario el supervisor hace seguimiento el llamado de atencion
solo sera para el lector.
en la pagina de simit [Link] se debera
consultar si existen infractores en la empresa y hacer seguimiento al pago o
acuerdo de las multas ya que ningun trabajador debera tener deudas de este
tipo.
Todo lo relacionado con PESV se debe enciar a Carlos Herrera del SIG ya que el
es el encargado.
Todos los vehiculos utilizados para prestar el servicio a la empresa deben estar
a nombre del trabajador, en caso que no se debe hacer diligenciar el
documento autorizacion de pago de arriendo de vehiculo donde formara la
persona que usa el vehiculo y el dueño estas dos firmas se deben autenticar y
en la notaria y enviar el registro original
TIEMPO EJECUCION DE LA
REGISTRO QUE SE GENERA A QUIEN SE ENTREGA
ACTIVIDAD
Contrato arirendo vehiculo
una vez ingrese Control interno contrato
Documentacion legal moto
Queda registrado en la
Ninguno Niguno
plataforma siom
Documentacion legal moto
una vez se genere Ninguno
Otro si temporal y
permanente
una vez se genere Otro si al contrato de trabajo Desarrollo humano
Cada 8 dias BD MOTOS Supervisores de la zona
Una vez se genere Lllamado de atencion Director de proyectos
Mensualmente se debe
revisar una cantidad.
BD INFRACTORES Carlos Herrera
Sin embargo es bueno
definir con Carlos Herrera
En el momento se tienen
en una carpeta café en el
documento autorizacion de escritorio de Emmanuel,
Una vez se genere
pago de arriendo de vehiculo es importante definir
donde reposara esta
documentacion
RUTA DE LA UBICACIÓN (Magnetico y
fisico)
Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS\DOC
[Link]
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD INFRACCIONES
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\FORMATOS 0//autoriza
ACTIVIDAD PERIODICIODAD RESPONSABLE
Enviar y hacer seguimiento
encuesta a la interventoría Mensual Gestor SISO
de satisfacción al cliente.
Recopilar las quejas y los
reclamos de las sedes del Mensual Gestor SISO
contrato.
Actualizar y hacer seguimiento
Mensual Gestor SISO
a la matriz de riesgos.
Información de los accidentes
Mensual Gestor SISO
del contrato
Hacer seguimiento al
ausentismo del contrato.
Asentar informacion en
formato SIG, formato nomina,
SIOM.
Verificar incapacidades, Gestor SISO
recepcion de incapacidades y
envio de originales a nomina.
(promedio incapacidades 35 a
40 mensuales)
Mensual
Informe de ausentismo
Recopilar planillas de residuos
sólidos (19 sedes)
Recopilar facturas de agua y
energía de las sedes (19
sedes).
Hacer análisis de cada uno de
los ítems quemarlos en un CD
y hacer envío de estos a el SIG.
Acciones correctivas
PROCEDIMIENTO
El 22 de cada mes se hace envio de la encuesta de satisfaccion al cliente al
interventor general Jorge Bustamante.
Mensualmente los supervisores deberan recopilar las quejas y reclamos que
son atendidas por ellos mismos, en la carpeta publica cada sede tiene su
formato de quejas y reclamos donde mes mes asentaran aquí las mismas
finalizando el mes el gestor siso ingresa a cada una de las carpetas para
consolidar las quejas por mes del contrato, estas quedan en en solo archivo.
El cronograma de actividades ubicado en la siguiente ruta
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\CRONOGRAMA
ACTIVIDADES\2015 en esta ruta encontrara las actividdes que se deberan ir
haciendo mes a mes, para cumplir con este indicador se envian unas fichas
mensuales y se recogen los registros de asistencia y se iran plasmando las
fechas de jecucion en este cronograma
Para sacar la accidentalidad del mes nos basamos en la accidentalidad del mes
donde colocamos la cantidad de accidentes en el mes las horas hombre
trabajadas y los dias de incapacidad generados.
Las incapacidades inicialmente llegan al correo electronico en medio magnetico
estas se imprimen y se asientan en el
archivo \\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE
GESTION\2 INDICADORES actuales\8 AUSENTISMO POR EG//AUSENTISMO AL Y
EG KAREN, luego se deberan asentar en el archivo de nomina que ustiliza el
ingeniero Alexander que se encuentra ubicado en la siguiente
ruta \\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\NOMINA PERSONAL\NOMINAS
2015 se colocan todas las nosvedades en el archivo que corresponda indicando
si es AL o EG dias de incapacidad luego se colocan estas mismas novedades en
el SIOM
TIEMPO EJECUCION DE LA REGISTRO QUE SE A QUIEN SE
ACTIVIDAD GENERA ENTREGA
encuentra de
22 de cada mes SIG
satisfaccion al cliente
Formato quejas y
5 de cada mes SIG
reclamos
Mensualmente Registros de asistencia SIG
Indicadores de
Mensualmente SIG
accidentalidad
RUTA DE LA UBICACIÓN (Magnetico y
fisico)
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\1 INDICE
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\2 ATENCI
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\5 IDENTIF
\\[Link]\Lectura\ADMINISTRACION\C
ALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2
INDICADORES actuales\6 TASA
ACCIDENTES LEVES
