Tema Nº 13
Manipulación de Tablas en Excel
13.1 Ordenar
13.2 Autofiltros
13.3 Filtros
13.4 Subtotales
13.1. ORDENAR DATOS
Excel 2013 proporciona diversas opciones de ordenación, como Orden
ascendente y Orden descendente.
Cuando se ordena una tabla, se tiene que tomar una columna como
criterio de ordenación y dependiendo la información que contenga se
ordenará:
• Alfabéticamente de A – Z o Z – A; si es texto.
• De menor a mayor o mayor a menor; si es numérico.
• De más antiguos más recientes y de más recientes a más
antiguos; si es de fecha u hora.
• En base al orden de una lista, si queremos que se tome en
cuenta una lista personalizada como se observa en la siguiente
imagen.
Nota: Con los botones Orden ascendente y Orden descendente
se ordenan las filas de una hoja de cálculo en función del
contenido de una columna. No puede utilizar estas opciones
para ordenar los datos por dos o más columnas.
Ejemplo: Ordenando los datos por carrera y por nombre ascendentemente
1. Seleccionamos la tabla, luego ejecutamos el comando ORDENAR de la
ficha DATOS.
2. En el cuadro especificamos el campo por ordenar agregando un nivel
para el segundo campo de ALUMNO, no olvidando el criterio de
ordenación, tal como se muestra en la siguiente imagen.
El resultado es el siguiente:
13.2. FILTRAR DATOS
Para tomar las decisiones empresariales adecuadas,
a veces tiene que administrar grandes cantidades de
datos. A menudo, sólo tiene que centrarse en una
parte de los datos, que es importante para una
decisión empresarial determinada. Puede utilizar los
filtros de Excel 2013 para ver únicamente los datos en
los debe centrarse. Excel 2013 proporciona varias herramientas eficaces
y flexibles, como Autofiltro,
Autofiltro personalizado y Autocalcular, que puede usar para filtrar los
datos y realizar cálculos con los datos filtrados.
Identificar los filtros de Excel 2013
Una hoja de cálculo de Excel 2013 puede contener grandes cantidades de
datos. Sin embargo, podría interesarle no trabajar con todos los datos de
una hoja de cálculo a la vez. Puede filtrar los datos de una hoja de cálculo
de Excel 2013 especificando ciertos criterios.
AUTOFILTRO
1. Seleccionamos la tabla, luego ejecutamos el comando FILTRO de la
ficha DATOS.
2. En el encabezado de la tabla
seleccionada, observamos un
ícono al lado derecho de cada
celda, el cual al hacer clic nos
muestra una ventana
detallando algunas alternativas
de filtro como los distintos
valores en la columna para
filtrar; tal como se muestra en
la siguiente ilustración del lado
derecho.
FILTRO PERSONALIZADO
Si queremos especificar las
filas que cumplan ciertos
rangos, por ejemplo: Tomando
en cuenta la tabla de ejemplo
para este tema, al cual solo desearíamos mostrar las notas mayor o igual
que 11 y menor
o igual que 15.
13.3 FILTROS AVANZADOS
En los filtros avanzados se
utilizan criterios lógicos para
filtrar las filas de una tabla, para
ello se tiene que especificar en
un conjunto de celdas los
criterios de la siguiente manera, según el caso del representar una Y o
un O, veamos cómo se procede.
Ejemplo: Mostrar las filas de la tabla aplicando un filtro de carrera.
Pasos para generar un filtro avanzado.
1. De la tabla especificamos en una diferente celda el criterio de selección,
tomando en cuenta el encabezado de una columna de la tabla a la cual
pertenece el criterio de selección, luego escribimos en su parte inferior el
valor buscado.
CARRERA
EDUCACIÓN
2. Seleccionamos FILTRO AVANZADO de la ficha DATOS.
2
NOTA: Es importante tener en cuenta que en rango de criterio de selección debe escribirse
el encabezado como también el valor de criterio tal como se encuentre en la tabla origen
donde se desea obtener el conjunto de filas. Es decir, si se desea generar filtro en una tabla
donde el valor o texto estuviera con tilde, el valor del criterio en el rango también tiene que
estarlo, además de tener mucho cuidado con los espacios en blanco que pudiera existir.
3. En la ventana de filtro avanzado, especificamos el rango de la lista, el
rango de criterios y donde deseamos copiar las filas a filtrar.
El resultado sería como la imagen que se muestra:
¿Cómo generar un filtro para más de un criterio?
• Cuando se trata de un operador lógico O, se debe establecer el rango de
criterios de la siguiente manera.
El resultado sería:
• Cuando se trata de un operador lógico Y, se debe establecer el rango de
criterios de la siguiente manera.
El resultado sería:
13.4 SUBTOTALES
Subtotales en Excel te permite de forma automática obtener de forma
resumida una serie de datos de una tabla.
Los subtotales calculados pueden ser sumas, promedios, productos,
máximos, mínimos, entre otros; permitiendo en forma rápida obtener
cálculos por agrupaciones.
Teniendo en cuenta la tabla anterior, podemos generar un subtotal
haciendo la suma de notas por carrera como ejemplo.
Pasos:
1. Seleccionamos la tabla por generar el resumen.
2. Ordenamos la tabla según la agrupación que queremos plantear.
(Esto es importante para obtener el resultado deseado de acuerdo
a la agrupación).
3. Hacer clic en la ficha DATOS, luego hacer clic en Subtotal.
Se presenta la siguiente ventana.
Especificamos el campo por agrupar y la función a efectuar, aceptamos para
que resulte lo siguiente:
Quitar subtotales
Para quitar los Subtotales, seleccionamos la tabla con los subtotales, clic en la ficha
Datos, luego en el comando Subtotales, para Quitar todos como se muestra en la
siguiente imagen.
AutoEvaluación:
1) ¿Cuál es la diferencia entre filtro y filtro avanzado?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
2) ¿Qué debemos tener en cuenta para generar un filtro avanzado?
____________________________________________________________
_______________________________________________________
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3) Determinar los pasos para generar la suma de sus sueldos agrupados por
el criterio de sexo.
Ingreso
N° Orden Sexo
Básico
1 M S/. 1.357
2 M S/. 897
3 F S/. 1.350
4 M S/. 1.500
5 F S/. 2.593
6 F S/. 2.954
Práctica del Tema
1. Tomando los datos de la siguiente tabla:
Ingreso
N° Orden ApellidoP ApellidoM Nombre Categoría
Básico
1 Cárdenas Cornejo David A S/. 1.357
2 Meléndez Ramírez José B S/. 897
3 Meléndez Ramírez Wilson A S/. 1.350
4 Barrantes Montaño Silvia C S/. 1.289
5 Suárez Saavedra Lennys C S/. 970
6 Barrantes Callacna Yolanda B S/. 1.500
7 Becerra Barrantes Merly C S/. 2.593
8 Malca Llontop Giulliana B S/. 2.954
9 Gonzáles Gonzáles Oscar A S/. 897
10 Ruiz Salazar Jorge A S/. 1.240
• Ordenar la tabla por apellido paterno, apellido materno y nombre
ascendentemente
• Filtrar los datos de la categoría A
• Mediante filtro avanzado, mostrar los datos de los trabajadores que son
de categoría A y superan el sueldo de 1000 soles.
• Mediante filtro avanzado, mostrar los datos de los trabajadores que son
de categoría A o B.
• Determinar la suma de los sueldos básicos por cada categoría.
