Que es Excel

Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft

Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y
financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para
ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas
de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas
por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación
de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Funciones que podemos tener con Excel

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad

de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de
funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las
necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete
original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las
mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de
desarrollo en Visual Basic.
Funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las
necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete
original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las
mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de
desarrollo en Visual Basic.
En el pseudolenguaje de Excel resulta antinatural, incómodo y poco
intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas limitaciones
estructurales hacen que no todo sea posible.
Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una
complejidad mayor al cálculo de un promedio o de una comparación
entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se trata de
un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja
considerablemente del lenguaje de máquina, de la forma en la que trabaja
el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel, funciona
por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción
para que se dispare la ejecución del programa).

FUNCIONES DE EXCEL
Función Descripción

Función SUMA Use esta función para agregar los valores de las celdas.

Función SI Use esta función para devolver un valor si una condición es verdadera y otro valor si
es falsa. Aquí puede ver un vídeo acerca del uso de la función SI.

Función BUSCAR Use esta función cuando necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un
valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.

Función Use esta función cuando necesite encontrar elementos en una tabla o en un rango
CONSULTAV por filas. Por ejemplo, busque los apellidos de un empleado por su número de
empleado, o encuentre su número de teléfono mediante la búsqueda de sus
apellidos (como en un listín telefónico) Vea este vídeo acerca del uso de la función
BUSCARV.

Función Use esta función para buscar un elemento en un rango de celdas y después devolver
COINCIDIR la posición relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3
contiene los valores 5, 7 y 38, la fórmula =COINCIDIR (7, A1:A3, 0) devuelve el
número 2, porque 7 es el segundo elemento del rango.

Función ELEGIR Use esta función para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango
del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como
argumento núm_índice.

Función FECHA Use esta función para devolver el número de serie secuencial que representa una
fecha determinada. Esta función es muy útil en situaciones en las que el año, el mes
y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es
posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no
reconoce, como AAAAMMDD.

Use la función SIFECHA para calcular el número de días, meses o años entre dos

fechas.

Función DIAS Use esta función para devolver el número de días entre dos fechas.

Funciones Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de
ENCONTRAR y una segunda cadena. Devuelven el número de la posición inicial de la primera
ENCONTRARB cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda.
Función Descripción

Función INDICE Use esta función para devolver un valor o la referencia a un valor desde una tabla o
rango.

1. 1
 Abre el programa Excel. Es posible que exista un acceso
directo en el escritorio, o es probable que tengas que hacer clic
en "Inicio" y luego en "Programas" para localizar el ícono de
Excel.

2.

2
Inicia un nuevo libro (un archivo de Excel). Haz clic en
"Archivo" y luego en "Nuevo". En "Plantillas disponibles", haz
clic en "Libro en blanco" y luego en "Crear". A continuación, se
abrirá un libro en blanco.
3.

3
Guarda el libro. Haz clic en el botón de Office (o en la pestaña
Archivo si cuentas con una versión anterior de Excel) y
selecciona "Guardar como". Escoge una ubicación en tu
computadora para guardar el archivo (por ejemplo, la carpeta
"Mis documentos"), digita el nombre de tu libro en el cuadro
"Nombre de archivo", y asegúrate de que el tipo de archivo esté
configurado como "Libro de Excel".
4.

4
Familiarízate con las pestañas de la cinta en la parte superior
de tu libro. Estas son “Archivo”, “Inicio”, “Insertar”, “Diseño de
página”, “Fórmulas”, “Datos”, “Revisar” y “Vista”.
5.

5
Familiarízate con el lenguaje necesario para utilizar este
programa. Es importante conocer los términos más comunes en
tecnología para poder utilizar con facilidad y comprender mejor
las guías de este tipo de programas.
 o Una fila es una sección que cruza la pantalla de
derecha a izquierda. Las filas están indicadas por números a lo
largo del lado izquierdo de la pantalla.
o Una columna es un conjunto de datos que va desde
la parte superior hasta la parte inferior de la hoja de cálculo, y
se identifica con una letra en la parte superior de la hoja.
o Una celda es cualquier cuadrado individual de la hoja
de cálculo dentro del cual se colocan los datos.


6
Prepara la hoja de cálculo para almacenar los datos. Cada libro
de Excel tiene 3 hojas de trabajo predeterminadas. La “Hoja 1”
se abre de manera predeterminada y puedes encontrar su
pestaña en la parte inferior de la ventana.


7
Cambia el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre la
pestaña “Hoja 1”.Selecciona la opción "Cambiar nombre" y
escribe el nuevo nombre para la hoja.
o Si es necesario, agrega más hojas haciendo clic en el
botón a la derecha de "Hoja 3", que muestra una hoja de papel
con una estrella en la esquina.


8
En la fila superior de la hoja, escribe un título en cada celda
para identificar aquello que vas a colocar en cada columna. Por
ejemplo, podrías escribir “Nombre”, “Fecha” y “Cantidad”. Las
filas debajo de estos títulos son para colocar tus datos.

 9
 Guarda tus avances con frecuencia. A medida que introduces
tus datos, debes guardar tu trabajo con frecuencia haciendo
clic en el símbolo de disquete en la parte superior izquierda de
la pantalla, o haciendo clic en el botón de Office y
seleccionando la opción "Guardar". Como alternativa, puedes
mantener presionada la tecla "Ctrl" en tu teclado mientras
presionas la tecla "G".

Parte 2
Ingresar y gestionar datos en Excel
1.

1
Comienza a ingresar los datos en las celdas de la hoja de
cálculo. Es posible que quieras comenzar con una o dos
columnas o filas para practicar antes de ingresar todos los
datos en la hoja.
o Haz clic en una celda y escribe los datos.
o Para editar los datos después de ingresarlos en la
celda, haz doble clic en la celda o edita los datos en la barra de
edición en la parte superior de la hoja de cálculo (la que se
encuentra justo por encima de las letras de las columnas).


2
Aprende a darle formato a las celdas. Se utiliza el formato
"General" de manera predeterminada, pero puedes cambiar las
configuraciones de cada celda, fila o columna.
o Este formato se puede cambiar a uno preestablecido
(como “Número”, “Fecha”, “Hora”, o “Moneda”) seleccionando la
flecha desplegable junto a "General" en la pestaña "Inicio".
o Además, puedes cambiar el tipo de letra y estilo, así
como la alineación de los números o el texto utilizando las
secciones de "Fuente" y "Alineación" de la pestaña "Inicio".
 o Cambia el formato de una columna entera,
seleccionando la letra en la parte superior y luego realizando
los cambios.
o Cambia el formato de una fila entera seleccionando
el número en el lado izquierdo de la pantalla y luego realizando
los cambios.

 3
Ingresa tus datos. Agrega todos los datos a la hoja de cálculo.
o Presiona la tecla “Enter” para pasar a la siguiente
celda (debajo de la celda actual). Presiona la tecla “Tab” para
pasar a la celda de la derecha, o utiliza alguna de las teclas de
dirección para cambiar de celda.
o Recuerda que siempre debes guardar tus avances.


4
Ordena tus datos. Selecciona los datos que deseas ordenar. Si
deseas, puedes seleccionar columnas individuales o columnas
múltiples e incluir títulos de texto.
o Asegúrate de seleccionar varias columnas si deseas
mantener las filas de datos juntas. Si ordenas una sola columna,
el orden de la columna cambiará, pero dejará las columnas
adyacentes sin ordenar.
o Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en
"Ordenar". Aparecerá un cuadro de diálogo de ordenación.
o Selecciona la columna que deseas ordenar en la lista
"Ordenar por". Si has ingresado títulos en la fila superior, los
títulos de tus columnas aparecerán en el cuadro "Ordenar por".
o Selecciona "Valores", "Color de celda", "Color de
fuente" o "Ícono de celda". Si has ingresado un texto, es
probable que desees seleccionar “Ordenar por Valores".
o Selecciona el orden en que deseas aplicar la
operación de ordenación. Este puede ser ascendente o
 descendente (“de la A a la Z” o “de la Z a la A” para textos, o
“de mayor a menor” o “de menor a mayor” para números).


5
Filtra tus datos. Selecciona los datos que deseas filtrar
resaltando una o varias columnas.
o Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en "Filtro"
(el ícono de embudo) en la sección “Ordenar y filtrar”.
o Las flechas aparecerán en la parte superior de cada
columna. Haz clic en la flecha para ver la lista de opciones en el
encabezado de la columna.
o Selecciona los valores que deseas utilizar y haz clic
en "Aceptar" para ver los resultados. El resto de tus datos se
ocultará para que puedas ver solo los datos filtrados.
o Restaura el resto de tus datos seleccionando la
opción "Borrar" (el ícono que muestra un embudo con una “X”
roja junto a este) en la sección “Ordenar y filtrar” de la pestaña
“Datos”.


6
Busca textos específicos en tu libro. Haz clic en el ícono
"Buscar y seleccionar" (binoculares) en la pestaña “Inicio”.
o Haz clic en "Buscar" y escribe el texto que estás
buscando.
o Selecciona "Buscar todos" y aparecerá una lista con
todas las instancias de ese texto en la hoja de cálculo. Nota:
para buscar en todo el libro, selecciona el botón "Opciones" en
la ventana emergente “Buscar y reemplazar” y en la opción
"Dentro de", cambia "Hoja" por "Libro", y luego haz clic en
"Buscar todos".


7
 Imprime la hoja de trabajo haciendo clic en "Archivo" y luego en
"Imprimir", o manteniendo presionada la tecla control en tu
teclado mientras presionas la tecla "P" (comando de
teclado: “Ctrl + P”).
o Puedes obtener una vista preliminar del archivo
haciendo clic en el botón de Office y luego en "Imprimir". Luego,
puedes seleccionar la opción "Vista preliminar". A partir de allí,
puedes seleccionar el ícono de impresión en la parte superior
izquierda de la pantalla.
o Puedes cambiar la configuración, el tamaño, los
márgenes y otras opciones de página accediendo al menú
"Configurar página" en la pestaña "Diseño de página".
Selecciona la flecha pequeña en la esquina de la sección
"Configurar página" para expandir el menú.
o Ajusta toda la hoja de cálculo para que encaje en una
sola página impresa accediendo a la pestaña "Diseño de
página". Luego, haz clic en la flecha pequeña al lado de "Ajustar
a". Debajo de "Ajuste de escala" en la pestaña "Página",
selecciona "Ajustar a" y cambia la configuración a "1 página de
ancho por 1 de alto". Luego, haz clic en “Aceptar”.
o Para imprimir solo una parte, haz clic sobre la hoja
de cálculo y selecciona el rango de datos que deseas imprimir
haciendo clic, manteniendo pulsado el botón del ratón y
arrastrándolo para cubrir la selección que deseas. Luego, haz
clic en el botón de Office, selecciona "Imprimir" y selecciona
"Imprimir Selección" en "Configuración". Luego, haz clic en
“Aceptar”.
o Utiliza el cuadro desplegable debajo de "Impresora"
para ver las impresoras que se encuentran instaladas en el
equipo y selecciona la impresora que deseas utilizar.