La Empresa WeMusic
La empresa WeMusic se encarga de organizar eventos
musicales, y para ello subcontrata diferentes empresas que
trabajan conjuntamente para montar todos los elementos
necesarios con vistas a que los eventos salgan bien.
EMPRESA DE ESCENARIOS:
La empresa de escenarios tiene que coordinarse con
WeMusic para establecer el tipo de escenario más
adecuado por dimensiones, temática, etc.
Dependiendo del tipo de escenario, su orientación,
ubicación, etc. se contratarán unas luminarias
determinadas y unos equipos de sonido. Utilizan
fundamentalmente el email para intercambiarse
especificaciones, planos, etc
EMPRESA DE LUMINARIAS:
Debe coordinarse con WeMusic para saber si el evento
es de mañana, tarde o noche. Y tiene que coordinarse
con la empresa de escenarios para saber la
disposición de este, sus dimensiones, etc. Estas
comunicaciones se hacen a través del responsable de
WeMusic vía correo electrónico.
EMPRESA DE SONIDO:
La empresa de sonido también debe conocer todas las
características del proyecto para saber qué tipo de
amplificadores, altavoces y bafles tiene que instalar.
Al igual que las anteriores se comunica con WeMusic a
través del email.
El responsable de WeMusic utiliza el correo electrónico para
coordinar cada uno de los proyectos. ¿Crees que está empleando
la mejor herramienta para esta labor de coordinación? Si fueras
tú el responsable de organizar todo, ¿qué herramienta o
herramientas emplearías? ¿Por qué?
¿Crees que está empleando la mejor herramienta para esta
labor de coordinación?
No es la mejor herramienta para la coordinación de estos
proyectos o eventos, hay cantidades de herramientas para la
organización de estos.
Si fueras tú el responsable de organizar todo, ¿qué herramienta
o herramientas emplearías? ¿Por qué?
Después de analizar la información se puede evidenciar que la
empresa aunque utiliza el email como medio de comunicación
este le genera que algunos datos pasen desapercibidos y se
tengan errores en los procesos empleados a la hora de organizar
un evento, generando más costo y retraso en el momento de la
organización de los mismos. Por esto se le recomienda para
optimizar recursos y tiempo utilizar los siguientes programas:
1. GoToMeeting: Es una herramienta favorita para
teleconferencias, reuniones en línea e incluso demostraciones de
ventas, allí podrían reunirse las tres empresas y el representante de
WM, adicionalmente las demás herramientas como lo son el skipe,
whatsapp, Facebook, Hangoust, que permite comunicarse todas las
empresas y el representante al mismo tiempo, con los servicios de
video llamadas o chats en línea y en grupo.
2 .Producteev: Este permite añadir tareas y dividirlas en todos los
miembros asi como adicionar información en la herramienta gestión
de proyectos , teniendo más control en la gestión de presupuestos,
tiempos, ficheros y control de los miembros de trabajo.
3. Nuxeo: Permite compartir información e imágenes asi como
almacenar la información para después analizarla y realizar informes
respectivos.
Planificación
Lo primero que hace el coordinador de eventos es reunirse
con el cliente y absorber la máxima información posible acerca
de lo que desea éste para el evento: objetivo, tipo, estilo… Esta
reunión es clave para que el coordinador tenga claro qué desea
obtener el cliente.
Tras esta reunión, el coordinador analiza las peticiones
y aporta propuestas y soluciones a esa idea inicial para que vaya
cogiendo cuerpo. Asimismo, se espera de él o ella un estudio de la
competencia y la colaboración en la realización del
presupuesto.
A partir de este punto el coordinador de eventos se convierte
en el alma del cliente: debe supervisar todos los aspectos del
evento tal y como lo haría el propio cliente.
Pre-evento: búsqueda y organización
Para que el evento sea un éxito, el coordinador debe
buscar expositores, servicios, espacio, viajes, traslados,
personal (camareros, personal de limpieza, de seguridad,
cocineros…) así como cumplir con las normativas legales y
protocolos en general.
También debe tener listo, antes del evento, cualquier detalle
necesario para la ejecución del mismo: logística, aspectos
técnicos y todo lo relativo al montaje.
Todo debe salir bien el día del evento, por lo tanto el
coordinador debe:
o Concretar todos los detalles con los proveedores
o Revisar el correcto funcionamiento de los equipos
técnicos
o Ayudar a crear la estrategia de marketing, así como
gestionar toda la información impresa (menús, minutas,
programas, invitaciones…)
Evaluación
Es de vital importancia que el coordinador de eventos conozca
en cada momento la situación del propio evento. Desde el
presupuesto que se ha gastado, cuántas personas han asistido al
evento a cualquier solicitud de alguno de los asistentes.
Tras el evento deberá realizar un informe acerca del
resultado final del evento, haciendo números y obteniendo
estadísticas para presentarlo al cliente.
Como ves, las tareas a realizar son infinitas: aspectos técnicos,
diseño, decoración, menús, marketing, presupuestos, estadísticas…
Es por ello que el coordinador de eventos debe ser una persona
abierta de mente, polivalente, multitarea y con una mente muy
organizada, teniendo las cosas claras y entendiendo desde un
principio lo que busca el cliente. Algunos puntos fuertes del
coordinador deben ser:
Atento a los detalles, para que no haya ningún cabo suelto
Innovador y creativo, para buscar soluciones y distribuir bien
los recursos
Observador y atento, para entender el concepto del cliente
Sociable y con actitud positiva, para relacionarse con
proveedores, empleados y otras personas relacionadas con el
evento
BIBLIOGRAFIAS:
https://co.search.yahoo.com/yhs/search?
hspart=dcola&hsimp=yhs-001&type=xle_rnew_18_52_s
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eventos/
