Actividad 4

La microempresa ha tenido un rápido crecimiento y se está consolidando como una de las

mejores del sector. El número de departamentos aumentó, el personal contratado se
duplicó para poder atender la producción y cubrir el volumen de ventas.
Después de la entrega de informes, los socios se han reunido por la imperiosa necesidad
de diseñar mecanismos de control, ya que el incremento de gastos que se han generado
les tiene bastante preocupados.
Desde el área de ventas, el encargado dio su informe: Los vendedores estaban gastando
demasiado tiempo en la espera de clientes; aproximadamente tardaban más de medio día en
ser atendidos para hablar con el encargado y cerrar la venta, en ocasiones en las que no se
llegaba a un acuerdo en cuanto al precio, el vendedor llevaba el reporte al encargado ya que
él no tiene potestad para decidir sobre ello, en este aspecto la empresa no ha fijado políticas
al respecto. Es decir, los vendedores no están aprovechando al máximo el día y en
ocasiones esto retrasa los otros pedidos o el vendedor no cumple las metas del mes.
Del área administrativa, por su parte, informaron que el proveedor de telas europeas informó
que por la crisis económica que atraviesan los países de este continente, habían tenido que
despedir personal, tenían la producción retrasada un mes y que no iba a poder entregarles a
tiempo el pedido. Por lo tanto, entre los dos decidieron recurrir a un proveedor nacional, pero
por la temporada de lluvias y problemas en las carreteras, el pedido se demoraba 8 días más
de lo previsto y el costo aumentaba el 10% con respecto al proveedor inicial, pero lo
importante en el momento, era quedar bien con el cliente.
Adicionalmente, para reducir costos, habían subcontratado con una empresa satélite la
producción de la de ropa, lo que había ocasionado desperfectos en los productos, ya que las
operarias no estaban suficientemente entrenadas y no conocían los procedimientos ni los
estándares de la empresa. Lo que ocasionó quejas por parte de dos de los clientes más
importantes y la devolución de 500 prendas.

Evidencias:

A partir de la situación planteada en su empresa, usted debe elaborar un informe en el que:

De las herramientas de control existentes, escoja aquellas que permitan solucionar los

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problemas de control en la parte operativa de la empresa.

Solución:

Establecer el Diagrama que indica paso a paso el proceso en la toma de decisiones de la

empresa en la solución de problemas.

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 Herramientas a
establecer:

Establecer procesos y procedimientos con el establecimiento de informes de control que

permita el control directo de las operaciones.

a) Realizar reportes de información y establecer procesos y procedimientos para llevar a

cabo el proceso de ventas y atención a clientes; para que la tarea sea efectiva,
formulando planes de acciones en cierres efectivos.
 b) Crear sistemas de información y control.
c) Establecer guías para la toma de decisiones, control operativo y administrativo.
d) Establecer tiempos y horarios de atención a clientes.
e) Establecer Horarios de pedidos para cumplir con la programación y entrega de los
mismos.
f) Establecer políticas de costos, precios y negociaciones.
g) Establecer procesos productivos con tiempos y movimientos.
h) Aprovechamiento adecuado de los espacios
i) Claridad y concisión en los objetivos a cumplir.
j) Diseñar un diagrama de control de actividades y tareas a ejecutar.
k) Asegurarse de que los asuntos y las actividades importantes se registren
adecuadamente
l) Que el costo de su implantación se justifique
m) Llevar a cabo un control interno de cada actividad.
n) Establecer planes de acción.
o) Establecer controles financieros, controles de comportamiento y evaluación de
rendimiento.
p) Establecer políticas de calidad y políticas administrativas.
q) Establecer planes de entrenamiento y capacitación para lograr eficiencia en la
operación.
r) Establecer acciones preventivas y correctivas en cada una de las tareas, operaciones y
actividades en la empresa.

 Determine cuáles son las etapas del proceso administrativo que están generando las fallas.
Todas las etapas presentan del proceso administrativo presentan fallas:
El principal problema que está generando fallas se presenta en el proceso de la
Planeación; el cuál debe tener el establecimiento claro de cada una de las políticas de la
compañía, objetivos a cumplir; conforman un ciclo dentro en sus procesos administrativos,
ya que cada vez que un proyecto planeado se cumple, este vuelve a empezar en todas las
áreas de la empresa, establecer diseño, ejecución y control de actividades designando
responsables, establecidos en el organigrama de la empresa, acompañados de manuales
de procesos y procedimientos en ejecución de actividades, responsables y acciones
preventivas y correctivas, estableciendo las políticas de la compañía.
Establecer los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, que no se
evidencian, teniendo en cuenta el establecimiento de las estrategias más idóneas para
alcanzar esos objetivos, construyendo un plan donde se clarifique las actividades a realizar,
los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más
idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto mando
administrativo de la organización, puesto que está totalmente relacionada con la misión y
visión de la empresa y se evidencia una gran falla en ella ya que no existe un responsable
claro.
En el proceso de organización existen fallas ya que no se evidencia la asignación de lo
planeado referente a sus responsables, esta fase del proceso administrativo es la que le da
vida a aquellos detalles que se han planificado, estructurando mejor cada actividad,
asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las
competencias requeridas para cumplir las actividades asignadas.
En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la
coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta esencial
para poder dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas. De nada
serviría definir una serie de objetivos si posteriormente, el equipo es incapaz de poder
redirigirlos hacia su consecución como se evidencia claramente en la actividad.
El proceso de dirección presenta también fallas ya que no se hace la ejecución de lo
coordinado con lo planeado; en donde se necesita un gerente que motive, comunique y
supervise las actividades planeadas y coordinadas.
En la dirección del proceso administrativo a persona que ejerce el cargo de gerente debe
tener la potestad de decidir y también una excelente inteligencia interpersonal, ya que será
el director de la orquesta y esto no se ve claramente. No hay que olvidar que necesitará
relacionarse eficazmente con cada miembro del equipo, y ser capaz de transmitir en todo
momento el objetivo necesario.
Finalmente en proceso de control presenta graves fallas debido a que este proceso busca
medir los resultados obtenidos, con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y
asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente que la
 anterior y no se está llevando a cabo.
El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos
débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se
compara lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que
exista.
Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control, y es
justo en ese momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en la fase de
planificación. Esta fase también resulta imprescindible, porque sin ella resultaría imposible
poder conocer los aspectos necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso
administrativo.
Tras el control, se especificará si es adecuado continuar con la misma estrategia de
gestión, o si por el contrario, resulta conveniente volver a fijar nuevos objetivos
empresariales que se adecuen mejor a los resultados deseados y en esta compañía no se
lleva a cabo, ya que se está presentando diferentes fallas, las cuales la pueden llevar al
fracaso y e pertinente tomar acciones correctivas.

 Plantee ejemplos de los patrones que debe establecer la empresa para mejorar.

1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de información sobre los distintos elementos
que intervienen y la forma en que éstos se relacionan. En este paso, el personal encargado
debe definir las limitaciones y restricciones que tiene para resolver la situación.

2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que puedan resolver el
supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin importar lo poco realistas que puedan
ser.

3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se usarán para evaluar las
alternativas. Se debe tomar en cuenta que independientemente de la alternativa que se escoja,
ésta debe cumplir con el objetivo.

4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un análisis de las alternativas que pueden resultar
 productivas y alcanzables, ya que algunas suelen ser atractivas, pero ponerlas en práctica
puede resultar imposible o contraproducente.

5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas posibles, se debe escoger la
que se crea es conveniente. Esta decisión puede ser difícil, sin embargo, existen ciertas
herramientas que pueden facilitar la operación.

6. Implementar la Decisión: La puesta en marcha de la decisión previamente tomada, requiere de

recursos y de una persona que dirija la forma en que se implementará.

7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluación de la decisión implementada, para
determinar si el cambio está cumpliendo con los objetivos propuestos, ya que de no ser así, se
debe aplicar una vez más todo el proceso de solución de problemas, hasta cumplir el objetivo.
Todo esto mediante:
1.-Rendimiento de beneficios: proyectar objetivos vs beneficios obtenidos por la empresa, llevar a
cabo la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las
actividades.
2. Posición en el mercado. Establecer un manual de procesos y procedimientos que permita
determinar la efectividad  de atención a clientes, procesos de ventas, políticas de precios y
negociaciones, procesos administrativos y procesos de producción, que permita a la compañía;
competitividad y reconocimiento en el mercado.
3. Productividad: Establecer estándares de producción, programas de minimización de
desperdicios, ejecución de tareas programadas, no solo para el área  de producción, si no para
todas las aéreas de la empresa.
4. Calidad del producto: Establecer estándares de calidad en la elaboración, producción y entrega
de productos a los clientes, cumpliendo con entregas programadas a tiempo. Estableciendo la
primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.
5. Desarrollo del personal: El objetivo es medir los programas de desarrollo  de la gerencia, y su
efectividad.
6. Evaluación de la actuación. Establecer las condiciones que deben existir para que el trabajo, se
desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad
del personal de la empresa.
7. Establecer acciones disciplinarias en control de las actividades y responsabilidades de cada
una de las tareas a cargo del personal; para dar cumplimiento a lo programado, establecido y
ejecutado.
8. establecer actividades preventivas y correctivas para evitar problemas mayores en la ejecución
y cumplimiento de actividades programadas.
9. Establecer un programa de mejora continua que permita evaluar lo ejecutado y proponer
acciones de mejora.
10. establecer un control operacional de todo lo programado y ejecutado para verificar el
cumplimiento de las metas y objetivos propuestas por la empresa.

 Participe en el foro de socialización proponiendo una solución al problema de las operarias.

Se debe establecer la asignación de actividades y tiempos de cumplimiento, haciendo

seguimiento a las tareas a ejecutar y proponiendo planes de mejora los cuales permitan
cumplir con los objetivos propuestos. Para esto identificar la metodología de funcionamiento de
producción más adecuada para cumplir a los clientes, establecer incentivos y programas
diferentes turnos de trabajo que permitan manejan volúmenes adecuados según los pedios,
haciendo énfasis en la calidad, rentabilidad y eficiencia de la empresa, Determinar los factores
críticos de los clientes de lotes pequeños para alcanzar la calidad, eficiencia y rentabilidad.
Formular y ejecutar un plan de acción para el tratamiento de los factores críticos a través de
herramientas de productividad y calidad con mejora continua; considerando herramientas de
ingeniería industrial para el mejoramiento de la eficiencia en la producción y ser más rentables
para la permanencia de la organización en el tiempo.