Informe “Administración Documental”.
Curso.
Administración Documental en el Entorno Laboral.
Código. 1993758
Wilkins José Cuello Gómez
Aprendiz
Presentado a:
Muriel María Torres Carrillos
Instructora
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,
Administración documental en el entorno laboral
octubre del 2019
INTRODUCCIÓN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación”.
“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia
señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para
mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite
mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de
una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).
Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe “Administración Documental”.
Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado
reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que
permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la
administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los
procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y
comprendido el material de estudio presentando en esta guía.
EVIDENCIA 3.
Desarrollo
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN060/2001 Art.2). Asignación consecutivo de
envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación.
Relación éntrelos documentos recibidos y enviados. Registro impreso de planillas
de radicación y control. Elaboración de estadísticas
ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL
Código: (calidad)
CAUCA
CIRCULAR Versión: 00
Código: Dependencia. Serie – Subserie
CIRCULAR No.
Lugar y fecha:
Grupo destinatario:
Asunto:
Texto
Firma responsable:
Cargo
Transcriptor:
1. Código de la Dependencia:
Se escribe el código de la Dependencia guión (-) seguido del código de la Serie
Circulares seguido de punto (.) y el código de la Subserie
2. Lugar y fecha:
El lugar y fecha en que se elabora la circular.
3. Grupo destinatario:
Se escribe la palabra PARA: en mayúscula sostenida, seguida del grupo
destinatario.
4. Asunto, saludo:
Se escribe una frase que referencie el texto de la circular.
5. Texto:
Se desarrolla el texto del asunto.
6. Despedida:
Se escribe una frase de cortesía, de despedida antes de la firma.
Se escribe de cuatro a cinco interlíneas del texto.
7. Firma responsable y cargo:
Los datos del remitente están conformados por el nombre del responsable de la
circular y se escribe en mayúscula sostenida y el cargo en la siguiente línea se
escribe en mayúscula inicial.
8. Identificación del transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor con mayúscula inicial
2) CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja
de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema
de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el
efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias
cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de
Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.
devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.
3) DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO
1. Encabezado:
2. Código de la dependencia:
3. Lugar de origen y fecha de elaboración:
Los puntos anteriores son generados por el aplicativo SGD.
4. Destinatario y Remitente:
Ejemplo: PARA: Dra. Antonia Campos Borda, Ingeniera
DE: Dirección Seccional
5. Asunto:
Se escribe en mayúscula sostenida a dos interlíneas del remitente.
6. Texto:
Se escribe de dos a tres interlíneas del asunto puesto que el saludo está incluido
en el primer párrafo.
7. Despedida:
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
8. Firmante:
La firma o nombre generada a través del aplicativo, en el memorando tiene validez
administrativa.
9. Transcriptor:
De dos a tres interlíneas de la firma del remitente.
Entre 3 y 4 cm
2 interlinea
MEMORANDO
2 a 3 interlineas
Lugar y fecha
1 a 3 interlineas
PARA:
2 interlinea
DE:
2 interlinea
Entre Entre
ASUNTO:
3 y 4 cm 2 y 3 cm
1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea
1 a 2 interlineas
Despedida
4 interlineas
firmante
2 interlineas
Copia:
2 a 3 interlineas
Transcriptor :
Entre 2 y 3 cm
4) DERECHO DE PETICIÓN
1. Recepción:
Llega el derecho de petición solicitando una indemnización sustitutiva de pensión.
2. Clasificación:
Se separa en los documentos con términos de tiempo para la respuesta.
3. Distribución:
Se direcciona a la oficina de Fondo de Pensiones de la entidad.
4. Proceso:
Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el trámite
indicando documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando al
solicitante.
5. Salida:
Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los
requisitos exigidos para el lleno de los requisitos para acceder al derecho.
5) ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL ACTA
ACTA Nº
COMITÉ:
ÁREA/ FACULTAD/PROCESO:
LUGAR:
HORA DE INICIO: HORA FIN:
FECHA:
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:
ASISTENTES
NOMBRE Y CARGO
INVITADOS
NOMBRE Y CARGO
AUSENTES
NOMBRE Y CARGO
Actuó como secretario de la Reunión ________________ sin voz y sin voto,
presidido por _______________, seguido se puso en consideración el orden del
día propuesto y aprobado así:
ORDEN DEL DÍA
1. Llamada a lista y Verificación del quórum
2. Consideración, seguimiento y aprobación Acta Nº ____ del día.
3. Relacione cada uno de los temas a tratar.
Xxxx
Xxxx
xx. Proposiciones y Varios
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA
Descripción del desarrollo de los puntos establecidos en el orden del día.
Siendo las _____ horas el presidente dio por terminada la reunión.
Se procedió a firmar la presente Acta la cual fue aprobada en sesión verificada el
día ____ del mes de ____ de _____:
CONVOCATORIA:
FIRMAS DE LOS ASISTENTES
Nombre Cargo Firma
1. Código de la Dependencia:
Código de la Dependencia - seguido del código de la Serie Acta. Subserie.
2. Acta No.
Se escribe el consecutivo del número del Acta del Comité o Reunión que se reúne.
3. Comité:
Nombre del Comité o grupo que se reúne. Se ubica al costado izquierdo, dos
interlíneas después del Número del Acta.
Ej. Comité de Archivo, Comité de Calidad Institucional., Reunión de Auxiliares
administrativos.
4. Área / Facultad / Proceso:
Nombre de la Dependencia responsable de la Reunión o Comité.
5. Lugar de la reunión:
Lugar en donde se está celebrando la reunión, dependencia, salón, auditorio, etc.
6. Hora de inicio y de finalización:
Hora en que inició la reunión y se ubica la hora en que finalizó.
7. Fecha:
Día mes y año en que se celebra la reunión.
8. Objetivo:
El motivo por el cual se celebra la reunión.
9. Asistentes:
Nombres y apellidos de los integrantes de la reunión con mayúscula inicial a
interlineación sencilla, al frente se escribe el cargo que desempeña cada uno de
los integrantes en la reunión.
10. Invitados:
Si hay invitados, se escriben los nombres y apellidos completos de los invitados
con mayúscula inicial.
11. Ausentes:
Si hay ausentes, se escriben los nombres y apellidos completos.
12. Orden del día:
El primer punto del orden del día, deberá ser llamado a lista y verificación del
quórum. Se enumeran los temas que serán motivo de la reunión, con mayúscula
inicial, indicándolos con números arábigos.
13. Desarrollo:
Se inicia el primer tema indicándolo con número arábigo.
14. Convocatoria:
Cuando se va a programar una nueva reunión, a continuación se escribe el lugar,
la dirección, la fecha y la hora en que se proyectará la próxima reunión.
15. Firmas de los asistentes:
En el cuadro de firmas de los asistentes, en la primera columna se escriben los
nombres completos de los firmantes responsables en mayúscula sostenida, al
frente se escriben los cargos en mayúscula inicial y en la columna del frente,
firman las personas mencionadas.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el
de mayor jerarquía quede en primer lugar, seguido de los demás firmantes.
16. Transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Acta, con mayúscula inicial.
CONCLUSIONES
Toda entidad pública o privada con funciones públicas está en obligación de tener
centralizada y organizada la información, permitiendo un mayor control, mayor
eficiencia y transparencia a la hora de ser solicitada por los entes de control, por
los usuarios, ciudadanos en general, dando cumplimiento a las normas
establecidas por el gobierno nacional y los entes directivos encargados de regular
la función archivística del país.
La gestión documental está basada en Recibir, registrar, radicar y controlar todas
las comunicaciones oficiales internas, extrenas que se reciban o envíen entre
cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros
de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este
informe “Administración Documental”
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000,
Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos
de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones
por razones de conservación
Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la
Consulta” del cápitulo V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
https://www.enelchile.cl/content/dam/enel-
cl/conocenos/proveedores/documentos/Pol%C3%ADtica%20recepci%C3%B3n
%20de%20documentos%20tributarios.pdf
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf
