REGISTROS CONTABLES, ASIENTOS Y ECUACIÓN
CONTABLE
CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y
FINANCIERA
FICHA:1835802
SIMULADOR DE PROCESOS CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS PARA PYMES, EN EL MARCO DEL
PROGRAMA TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE
OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
BRENDA JULIETH PRADO ARIZA
MARZO 2019
Registros Contables
Los registros contables, también denominados libros del comercio o
libro de contabilidad, son los documentos físicos de todas las
operaciones dentro de una empresa.
En estos registros se refleja todo movimiento contable del ente
económico (empresa) con el objetivo de proporcionar información
financiera del mismo. Allí intervienen dos cuentas, por un lado, el
egreso que cuando aumenta se registra por el ‘Debe’, y por otro lado
el activo que cuando disminuye se registra por el ‘Haber’.
Un ejemplo de uno de los registros contables más usados es el libro
de caja.
Importante: Es f u n d a m e n t a l ll ev ar un r e g i s t r o de t a ll ado d e
l o s movimientos financieros que se realizan dentro de la empresa,
debido a que de allí se analiza la situación financiera y económica
para tomar decisiones importantes dentro de la misma.
Tipos de Registros contables:
1. Registros obligatorios o indispensables:
Como su nombre lo indica, son los libros obligatorios que se exigen
legalmente.
• El libro Diario: En él se registra todas las operaciones que la
empresa realiza día a día, estos registros se denominan
asientos y se realizan en orden cronológico, según lo indica el
Código de Comercio en el ART. 45 “Expresa que el libro Diario
se asiente día por día y según se vayan efectuado las
operaciones.”
• El libro de Inventarios y Balances: Aquí se registra desde el
inicio hasta el final del detalle del patrimonio.
Según el Código de Comercio en el ART. 44: Establece como libros
indispensables al Diario y al Inventario y Balance.
2. Registros no obligatorios:
Este tipo de libros no los exige la ley, sino que son los que la
empresa crea necesario tener dependiendo de cada actividad que
se realice en la empresa.
• Estado de flujos de efectivo: Es el registro de entradas y
salidas de dinero en efectivo de la empresa.
• Estado de resultados: En este libro se registra todos los
ingresos de negocios y las transacciones de gastos con el
objetivo de medir la rentabilidad del negocio. Se diferencia del
anterior debido a que en estos se registra el estado del trabajo
que los clientes no han pagado y gastos acumulados sin pagar
aún.
• Balance: Allí va el registro de los activos y pasivos de la
empresa.
Datos importantes de un registro contable:
• Fecha de la anotación
• Número que de la anotación durante el ejercicio económico.
• Cuentas intervinientes: código y denominación.
• Importes registrados a cada cuenta (si son cargos o bonos).
• Descripción de la operación.
Beneficios de llevar un registro contable:
• Tener un registro detallado de los bienes de la empresa.
• Controlar el flujo de efectivo teniendo en cuenta las
necesidades de la empresa.
• Soporte de los movimientos financieros antes terceros.
• Registrar las responsabilidades financieras de la empresa.
• Controlar el estado económico de la entidad.
Dato importante: La información registrada en los libros contables
es para uso tanto de la empresa como para el Estado, ya que estos
datos son analizados por ellos para determinar si la entidad privada
cumple con la legislación.
Los Asientos Contables
Se trata de la anotación o apunte de un movimiento o hecho
económico que altera -cuantitativa o cualitativamente- tu patrimonio.
Tal registro debes hacerlo en tu libro diario de contabilidad, para
luego mayorizar las cuentas en un libro de inventario y/o en un
balance general.
El asiento contable hace referencia al registro de actividades
financieras y operaciones mercantiles que provocan movimientos en
las cuentas de tu empresa. De esa manera, puedes reconocer,
causar y contabilizar todo hecho económico ocurrido en la empresa
y saber a ciencia cierta cómo afectan a tus activos, pasivos y al
mismo patrimonio.
Por ejemplo, imagina que tu empresa perteneciente al régimen
común adquiere a un proveedor del régimen simplificado
mercaderías por un valor de 3.000.000 de pesos. Entonces, tienes
que anotar en el libro diario dicha transacción para que queden
registrados en las cuentas correspondientes el ingreso de
mercaderías y la salida del efectivo con el que realizaste el pago.
¿Y el sistema de partida doble?
Recuerda que, según los principios del sistema de partida doble,
cualquier operación económica afecta -por lo menos- a dos cuentas:
una que se debita y otra que se acredita.
¿Cuáles son esos principios?
• “Quien recibe debe a quien entrega”.
• “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.
Por lo tanto, al realizar una entrada en el libro diario, por lo menos
tienes que ejecutar dos apuntes (asientos) en dos cuentas
diferentes, pero relacionadas de manera directa: Debe y Haber. De
no presentarse ese equilibrio perfecto tu contabilidad tendría
serias falencias, yendo en contra de los principios ya mencionados.
En ese sentido, la contabilidad ha establecido dos tipos de asientos
contables en función del número de cuentas que intervienen en la
operación. A saber:
1. Asientos simples
Son aquellos registros en los que sólo intervienen dos cuentas: una
que se carga y otra que se abona.
2. Asientos compuestos
En contraposición a los asientos simples, en los compuestos
intervienen más de dos cuentas:
• Una cuenta acreedora y dos o más cuentas deudoras.
• Una cuenta deudora y dos o más acreedoras.
• Varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras
En este tipo de registros es importante que la suma de los créditos
sea igual a la de los débitos, sin importar el número de cuentas que
intervengan en la operación. De lo contrario, incurrirías en un error
garrafal que desordenaría por completo la contabilidad de la
empresa.
Ya sea para hacer asientos compuestos o simples, debes identificar las
cuentas contables que intervienen en la operación y tener muy claro si
pertenecen al activo, pasivo o patrimonial, así como la fase en la que se
encuentran: naciendo, creciendo o disminuyendo. Para ello, no olvides
que:
• Los activos son los bienes y derechos de la empresa.
• Los pasivos son las deudas y obligaciones.
• El patrimonio hace referencia al capital que los propietarios han
aportado a la empresa y a los beneficios no repartidos.
Además, según los principios básicos de la contabilidad:
• Las cuentas del activo nacen y aumentan por el “Debe”, mientras
disminuyen por el Haber.
• Las cuentas del pasivo y del patrimonio nacen y se incrementan por
el “Haber”, mientras disminuyen por el “Debe”.
Una vez claras estas relaciones e
identificadas correctamente las cuentas que
intervienen en la operación, los asientos
contables quedarán perfectamente
registrados, es decir, reflejarán fielmente
todas las transacciones de la empresa. ¿De
qué se compone un asiento contable?
Aunque los elementos que componen un asiento contable pueden
variar según el sistema de contabilidad que utilices y la complejidad
de tu Plan de Cuentas, los esenciales son:
• Fecha de la operación económica.
• Cuentas afectadas, con sus respectivos créditos y débitos.
• Descripción del movimiento.
• Importes asociados a cada cuenta, indicando si son cargos o
abonos.
Lo importante es que la información sea sistematizada de modo tal
que la lectura de datos y generación de informes sea de lo más
sencilla posible. Al respecto, los software de contabilidad modernos
son de gran ayuda, porque organizan el Plan Único de Cuentas
(PUC) de acuerdo con la normativa vigente, y generan
automáticamente los estados patrimoniales y de “Ganancias y
Resultados”.
Tipos de asientos contables
Los asientos contables más comunes son los operativos, pues
corresponden a las transacciones y hechos económicos producidos
por el normal funcionamiento del negocio, es decir, los que se
presentan a diario, donde el registro de compras y ventas es el más
representativo.
Sin embargo, existen otros que se trabajan de la misma manera
expuesta anteriormente. A saber:
• Asientos de apertura: son las anotaciones que debes realizar al
iniciar tu negocio, reflejando fielmente su situación financiera y
estado p a t r i m o n i a l de ese momento. A futuro te servirá
para
determinar cómo ha crecido en sus distintas áreas y la rentabilidad
de las operaciones.
• Asientos de ajuste: básicamente, hacen referencia a las
anotaciones cuya finalidad es determinar razonablemente las
variaciones patrimoniales de tu empresa, así como los resultados
obtenidos en un periodo de tiempo determinado. Entre los más
representativos al respecto, se encuentran el registro de
depreciación de activos fijos y el de las amortizaciones y
provisiones.
• Asientos de regularización: son los registros mediante los cuales
saldas y cierras las cuentas de gastos e ingresos, con el objetivo de
trasladar dichos montos a la cuenta “Resultado del ejercicio”.
• Asientos de cierre: los debes realizar al final de cada periodo
contable, con el objetivo de saldar todas las cuentas abiertas y, por
lo tanto, cargar las que tengan un saldo deudor y abonar las que
tengan saldo acreedor.
Como señalamos anteriormente, lo importante al realizar los
registros en cualquiera de estos tipos de asientos es analizar la
transacción y determinar correctamente la naturaleza -acreedora o
deudora- de las cuentas afectadas, para que la diferencia entre sí
siempre sea igual a cero.
Ecuación Contable
La ecuación de contabilidad, o ecuación contable, es uno de los
conceptos en contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta
el sistema contable por partida doble; se define, bajo los principios
de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL (o patrimonio, o fondos propios).
ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO
De esta forma, la suma del valor de las cuentas del activo deberá
ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma
de valor de las cuentas del patrimonio o capital (fondos propios).
Cuando como consecuencia de la actividad el pasivo supera en valor al
activo, con lo que se obtendría un valor negativo de la partida de
capitalización, se habla de una quiebra, técnicamente hablando desde
un punto de vista contable.
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