DOCUMENTOS COMERCIALES

                                         DOCUMENTOS COMERCIALES 
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican
en:
 Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa
y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas de compras,
recibos de pagos efectuados, etc.
 Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa
que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.:
facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
 Documentos que se archivan y generan registró: como la factura, la nota
débito, la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la nota
crédito bancaria.
 Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota
de venta, el remito y el resumen de cuenta.

DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS

En la actualidad los documentos contables más usados son:

El cheque 
La letra de cambio
El pagare 
Factura cambiaría
C.D.T
Bonos
 LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un documento

mercantil que contiene una promesa u obligación de pagar una determinada
cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Constituye una
orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a
su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad
determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

EL PAGARÉ

Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se

usa, principalmente para obtener recursos financieros. Es  un documento
escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o
a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada
previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que
se pueden transmitir a un tercero.
DOCUMENTOS DE CREDITO

CHEQUE

Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinerode una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.

Los cheques pueden ser nominales o al portador. En el primer caso, sólo la persona o empresa indicada en el cheque puede cobrarlo. En el
segundo, lo puede cobrar cualquiera.

LETRA DE CAMBIO

Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un
tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el documento.

FACTURA CAMBIARIA

La factura cambiaria de compraventa es un titulo-valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador.

No podrá librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercaderías entregadas real y materialmente al comprador.

Remitiéndonos al significado de titulo valor es considerable recordar los efectos que trae denominación de “titulo-valor” sobre un documento.
Los títulos valores son documentosnecesarios para legitimar el derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido
crediticio, corporativos o de participación, y de tradición o de representación de mercancías. La disposición hace referencia a que el titulo valor es
un documento, pero agrega los conceptos de literalidad, autonomía, legitimación e incorporación que son las notas distintivas o características
esenciales de los títulos valores. El primer aspecto que debemos precisar es que el titulo valor es un documento formal, pues esta sujeto a una
serie de requisitos que debe cumplir necesariamente dicho documento.
 PROFORMA
 Concepto.- Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a
determinado proveedor. En la proforma se escribe los productos con sus respectivas características y
el precio sugerido por el comprador y que convenga al vendedor.
 GUÍA DE REMISIÓN
 Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por
el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa.
Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y
aprobado por el departamento de ventas.
 FACTURA
 Concepto.- Es el documento principal de la compra-venta y este comprobante sirve para acreditar la
venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella queda concluida la operación. En dicho documento el
vendedor hace constar en forma detallada las mercancías vendidas, indicando condiciones, importe, otros gastos,
descuentos y otros
 ECIBO DE ARRENDAMIENTO
o Concepto.- Es un contrato en que una parte (arrendador) permite el uso de un objeto mueble o
inmueble y otra (arrendatario) que paga un precio (canon). El contrato de arrendamiento se hace a través de
un contrato escrito o verbalmente.
o
 RECIBO POR HONORARIO
. Concepto.- Son comprobantes de pago que deben entregar las personas que ejercen una profesión,
oficio, ciencia, o arte en forma independiente al momento de cobrar sus honorarios por los servicios prestados.
Las personas que ejerzan un oficio y estén inscritas en el RUS, no entregarán este comprobante; les
corresponderá emitir y entregar boleta de venta.
Los recibos por honorarios constan de un original que se entrega al que contrató el servicio y dos copias, una
de ellas es para la SUNAT y la otra la debe archivar la persona que ha emitido el recibo por honorarios. Los

recibos por honorarios tienen una vigencia de 24 meses contados a partir de la fecha en que fueron
autorizados por la SUN
 NOTA DE PEDIDO
 Concepto.- Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten
las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la
copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
 Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso más frecuente es
definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperación económica, ya sea esta
una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la información
necesaria sobre dicha operación.
ORDEN DE COMPRA 

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La
solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
REMITO

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las
mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas
según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar.
RECIBO 

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o
producto.Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo
general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de
quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el
detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales,
los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se
pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando
tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso
de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
NOTA DE DÉBITO

  Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su
cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa
el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o
cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su
cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la
nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo
de la respectiva cuenta.
CHEQUE A LA ORDEN

A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo
tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula
"A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que
tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente sólo pueda cobrarlos en una
de las sucursales o filiales de dicha institución.
El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma
institución o en su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario. 
PAGARE 

El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar una deuda y una de las
herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro.

 En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayoría utiliza esta arma comercial tan importante, sin tomar
los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE 

DEPOSITO

 La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como constancia de
haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depósitos bancarios más comunes son:• Cuenta corriente.• Plazo fijo.• Caja de Ahorro.También hay
notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de
credito bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.
 C.T.D

El CDT (Certificado de Deposito a Término) es un titulo valor que emite un

banco a un cliente que ha hecho un depósito de dinero  con el propósito de
constituir el CDT.
El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser
como mínimo de 30 días.
El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al
momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360
días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza
dicho término.
El CDT puede ser negociado o endosado.
Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un
CDT.
La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del
monto del CDT.
Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al
vencimiento del título valor junto con el capital.
Un CDT puede ser renovado de forma automática
Los rendimientos financieros de los CDTs están sometidos a Retención en la
fuente  a una tarifa del 7% (10% sobre el 70% del pago o abono en cuenta por
concepto de rendimientos financieros).
El rendimiento financiero que se paga por un CDT es superior al que paga una
cuenta de ahorros.
 DOCUMENTOS NO CONTABLES 

Son aquello documentos relacionados principalmente con la operación de

compras

Estos son algunos de ellos :

Bonos 

Un bono es un certificado de deuda, es decir una promesa de pago futura

documentada en un papel, que determina el monto, plazo, moneda y secuencia
de determinados pagos. Dicho de otro modo, los bonos son una obligación que
compromete al deudor a pagar una suma determinada en una fecha fija, y al
abono de intereses sobre su valor nominal al porcentaje que el documento
indique.

Las cuentas de obligaciones por pagar aparecen en el balance como pasivo

fijo. Es un valor de renta fija. Su valor de vencimiento de la inversión conocido y
constante. Estas son obligaciones emitidas a plazos mayores de un año.

Normalmente, el comprador del bono obtiene pagos periódicos de intereses y

cobra el valor nominal del mismo en la fecha de vencimiento, mientras que el
emisor recibe recursos financieros líquidos al momento de la colocación.
 LA  COTIZACIÓN

La cotización es: Es la acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o

pocas cosas.
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una
negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a
alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele
utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de
productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez
litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase
la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin
palabras”.
Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su
admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más
exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor
(normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen
de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar
regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar
supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización
de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo,
nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.
 PEDIDO

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir

mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de
pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica
que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una
constancia de las mercaderías o servicios encargados.
 NOTA DE REMISIÓN 

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente

mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia
de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá
ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia
que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las
condiciones convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede
responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá
como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.
 Documentos de soporte

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de
estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos
pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan
los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados
en el ciclo contable, su definición y sus principales

RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos

en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
 COMPROBANTE DE EGRESO

Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el

registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este
documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes
empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero
se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la
aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se
tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un
comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que
como se procede con otros documentos.
 FACTURA 

También conocida como factura de compra o factura comercial, es un

documento que refleja toda la información de una operación de compraventa
porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.
Tipos de factura
Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la
factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía.
También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún
error o agregar algún dato que sea necesario

Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en

reiteradas ocasiones puede volverse un proceso tedioso, para evitar estos
inconvenientes y volver el proceso más sencillo existen las facturas
recapitulativas que sirven para agrupar una serie de facturas.
 NOTA DE CONTABILIDAD

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es

utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no
tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos
internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa
realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son
las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de
contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser
realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento
equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada
a facturar.
 Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
 Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en

la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para
el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
 DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

CARTAS

La expedición de cartas u oficinas está a cargo de funcionarios o empleados

autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus
funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio

A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían de estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de
página, las demás con el logo. Véase  Acuerdo 060 del AGN, de octubre del
2001.
 MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,

orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
 CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde
el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada

organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en
algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en
este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
 INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados,

mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas
internas de la organización.
 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CONSTANCIA
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad, puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Clases de trabajo,
Jornada laboral,
Cumplimiento de comisiones y
Comportamiento del trabajador, entre otros.
 HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la  relación de los datos personales, la información laboral, académica y la

experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la
organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este
documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las
actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño
laboral del colaborador en la organización.
 EL MENSAJE ELECTRÓNICO

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con

uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este
medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos,
circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación
del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuéntalas
disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las
siguientes sugerencias.

Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo

electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en
usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo
como institucional.
 TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para

el manejo delas relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen
corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que
manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.
 SOBRES COMERCIALES 

Un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su

interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o
envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el
destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal
es lisa, quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las
papelerías y tiendas de material de oficina, y también se pueden personalizar
encargándolos a una imprenta.