PROCEDIMIENTO PARA USAR PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL
Los siguientes procedimientos, pretenden ayudar a utilizar la planilla de cálculo excel.
1.- Ver más de una hoja de cálculo en la pantalla .
Al tener dos o más hojas de cálculo abiertas, se pueden ver simultáneamente en pantalla dando clic arriba en
la barra de menú Ventana – Organizar.... Seleccionar Mosaico (todas las páginas a la vista), Horizontal,
Vertical o Cascada (una página detras de la otra), que es como aparecerán las diferentes planillas o libros en
pantalla.
2.- Escribir un texto en forma vertical en una celda.
Una vez escrito el texto, dar clic en la(s) celda(s) que se desea con texto vertical. Arriba en la barra de menú
clic en Formato – Celda, pestaña Alineación – Orientación, clic a la izquierda en Texto vertical y Aceptar o a la
derecha si se desea escribir el texto con ángulo de diferentes grados, rotando el texto con el mause y Aceptar.
3.- Escribir comentarios de celdas que no aparecerán en pantalla.
Los comentarios ayudan a explicar con más detalle el contenido de una celda. Arriba en la barra de menú clic
en Insertar – Comentario. En la celda queda en el borde superior derecho (esquina) una marca roja. Al pasar
con el mouse sobre ella, aparece el comentario. Si el comentario no desaparece de la pantalla, dar clic arriba
en la barra de menú en Herramientas – Opciones pestaña Ver - Comentarios, clic en Sólo indicador de
comentario.
4.- Ver las fórmulas que contiene la página.
Para ver las fórmulas que contiene la página, arriba en la barra de menú clic en Herramientas – Opciones
pestaña Ver, en Opciones de Ventana, ticket en Fórmula y Aceptar. Para regresar a la pantalla normal repetir
el proceso anterior y quitar el ticket en Fórmula y Aceptar.
5.- Determinar el uso de , (coma) o . (punto) en los números o fórmulas.
Excel se puede configurar para que los decimales se escriban con comas y los millares con puntos. Ej.:
135.500,20. También puede configurase para decimales con puntos y millares con coma (estilo
norteamericano). Ej.: 135,500.20. Clic en Inicio - Configuración – Panel de Control – clic en el icono
Configuración Regional, pestaña Número, Símbolo decimal escribir , (coma) ó . (punto). Símbolo de
separación de miles coma o punto, siendo contrario al Símbolo decimal, luego Aplicar y Aceptar.
6.- Cambiar formato de fecha a 4 dígitos para el año.
Si la fecha aparece como: 25-10-01 y se desea que se vea 25-10-2001, clic en Inicio - Configuración – Panel
de Control – clic en el icono Configuración Regional, pestaña Fecha en Formato de fecha corta escoger dd-
MM-aaaa, luego Aplicar y Aceptar. Si aparece dd-MM-aa, agregar aa al final, de tal manera que el año quede
con los cuatro dígitos.
7.- Dividir o fijar columnas o filas en pantalla.
En caso de trabajar en planillas de cálculo demasiado extensas, se puede fijar parte de la pantalla, como por
ej. los títulos , para que permanezcan a la vista del usuario. Clic entre las celdas que se desean fijar y dar clic
arriba en la barra de menú en Ventana – Inmovilizar paneles. Para regresar a la pantalla normal dar clic arriba
en la barra de menú en Ventana – Movilizar paneles.
8.- Agregar botones a la barra de herramientas.
La barra de herramientas está compuesta por 2 barras básicas donde se encuentran botones que permiten
efectuar una tarea rápida. Ej.: El botón Imprimir, que al dar clic sobre él comienza la impresión de
inmediato. (Si no existiera el botón, arriba en la barra de menú clic en Archivo – Imprimir, aparece un cuadro
de diálogo y Aceptar). Existen más botones que se pueden colocar en la barra de herramientas. Para agregar
más botones, se debe personalizar. Arriba en la barra de menú clic en Herramientas – Personalizar...,
escoger la pestaña Comandos, luego clic en alguna categoría (Ej.: Insertar) clic en el botón Filas y arrastrarlo
hasta la barra de herramientas superior, soltar el botón del mouse y quedará este nuevo botón en la barra.
Para quitar un botón de la barra de herramientas se hace el mismo proceso anterior hasta abrir la pestaña
Comandos y se arrastra el botón con el mouse desde la barra de herramientas hasta el cuadro de dialogo.
9.- La (s) barra de herramienta (s) se borraron.
Arriba en la barra de menú dar un clic en Ver – Barras de Herramientas. Se despliega una ventana en la cual
aparecen todas las barras de herramientas existentes. Verificar que la barra Estándar y Formato tengan un
ticket al costado izquierdo para que éstas aparezcan. Si no tienen el ticket, dar un clic sobre Estándar y
después sobre Formato. Si la barra de menú (Archivo, Edición, .....) se cambia de lugar, volver a colocarla
arrastrándola sobre las barras de Herramientas.
10.- Establecer área de impresión.
Es posible imprimir parte de una planilla electrónica. Para esto se debe marcar el área deseada, arrastrando
el cursor del mouse por sobre la zona que se desea imprimir, luego ir arriba en la barra de menú y dar clic en
Archivo – Área de impresión – Establecer área de impresión, el área se marca con líneas punteadas y sólo se
imprimirá este segmento. Para quitar el área establecida dar clic arriba en la barra de menú en Archivo – Área
de impresión – Borrar área de impresión.
11.- Configurar los márgenes de impresión de la planilla.
Excel permite arreglar márgenes directamente en la Vista Preliminar (botón con lupa, arriba en la barra de
herramientas). Una vez presionado este botón aparece una vista de la hoja en pantalla con botones en la
parte superior. Clic en Márgenes y aparecen las líneas punteadas que determinan el margen. Para
modificarlo, clic sobre la línea punteada y correr arrastrando con el mouse el margen hacia la derecha o
izquierda, lo mismo para los márgenes superior e inferior.
12.- Repetir texto en todas las hojas (encabezado y pie de página).
Permite repetir textos en todas las páginas en el encabezado (arriba) y en el pie de página (abajo), tales
como: membretes, títulos, direcciones, etc.. Arriba en la barra de menú, clic en Ver - Encabezado y pie de
página. pestaña Encabezado y pie de página, clic en Personalizar encabezado... o Personalizar pie de
página..., escribir en Sección izquierda, central o derecha el texto deseado. Además se puede insertar número
de página, fecha, hora, nombre del archivo, con los botones respectivos.
13.- Insertar salto de página en hojas de cálculo.
Para determinar largos específicos de las páginas, clic en el número de la fila en la cual se desea colocar el
salto. Arriba en la barra de menú clic en Insertar – Salto de página. Para quitar el salto de página, clic bajo la
línea punteada del salto y arriba en la barra de menú clic en Insertar – Quitar salto de página.
14.- Insertar una imagen en una hoja de cálculo
Arriba en la barra de menú dar un clic en Insertar – Imagen. Se despliega una ventana con varias opciones:
Imágenes prediseñadas..., aparece un cuadro de diálogo con la galería de imágenes de las cuales se escoge
la deseada, dar clic en Insertar un clip en el documento. Si se desea insertar una imagen que se encuentra en
el disco duro tales como fotos, arriba en la barra de menú dar un clic en Insertar - Imagen - Desde archivo...,
permite escoger desde una carpeta existente, una imagen (foto, dibujo) y luego dar clic en Insertar.
15.- Presentación de valores numéricos en las celdas.
A los números o texto de una celda se les puede dar distintos formatos: en primer lugar marcar la celda, filas
o columnas a las cuales se desea dar formato. Arriba en la barra de menú clic en Formato – Celdas... ,
pestaña Número - Categoría Número, escoger Posiciones decimales.: 0,1,2,3 y un ticket en la casilla Usar
separador de miles y Aceptar. En la Categoría Moneda, se puede asignar el símbolo de peso [$] y Aceptar. Si
en la barra de herramientas se encuentran los botones punto [.] y peso [$], se puede asignar el formato en
forma directa. Usar los botones aumentar y disminuir decimales.
16.- Dar un diseño profesional en una página (autoformato).
Una vez confeccionada una planilla de cálculo, existe la posibilidad de dar un diseño profesional. Marcar la
zona y arriba en la barra de menú, clic en Formato – Autoformato, en Formato de tabla escoger el diseño
deseado (clásico, multicolor, etc.) según como se muestra a la derecha de la ventana, Aceptar.
17.- Proteger una hoja de cálculo con contraseña.
Para evitar que terceros abran una hoja de cálculo personal, se puede proteger con contraseña. Arriba en la
barra de menú clic en Archivo – Guardar cómo... – Opciones... en Uso compartido de archivos – Contraseña
de protección (escribir contraseña deseada) Aceptar, aparece un nuevo cuadro de diálogo, Vuelva a escribir
la contraseña para proceder, donde se repite la contraseña, Aceptar. Luego dar Nombre al archivo y Guardar.
Cuando se requiera abrir la hoja de cálculo solicitará la contraseña, si se olvida la clave no podrá rescatar el
archivo de ninguna manera.
18.- Ordenar datos alfabéticamente o en orden ascendente o descendente.
Los datos, ya sea numéricos o alfabéticos de una hoja de cálculo se pueden ordenar en forma ascendente o
descendente. Marcar las filas completas de datos, se presiona el botón AZ en la barra de herramientas y se
ordenará alfabéticamente en caso que la primera columna sea de texto y si es una columna de números, se
ordena de menor a mayor (botón AZ) o de mayor a menor (botón ZA).
Nota.- Es importante marcar todas las filas y columnas que comprenden todos los datos a ordenar, aun
aquellas que no se ordenarán, pues en caso contrario se desordenarán los datos. No se deben marcar los
títulos.
19.- Agrupar datos utilizando filtros.
Si se desea agrupar datos de una lista donde los nombres se repiten, existe la manera de reunirlos
rápidamente sin cambiar el orden de la lista. Ej.: Agrupar en una lista de cobranzas todos los cheques de un
cliente determinado. Se debe chequear que la hoja no tenga filas en blanco después del título y tampoco en el
resto de la hoja. Posesionar el mouse en la fila de títulos de la hoja. Arriba en la barra de menú clic en Datos –
Filtro – Autofiltro. Aparecen unas casillas con al costado de cada celda de título. Clic en de la celda del
nombre del cliente. Se despliega una ventana con todos los nombres de los clientes de la lista, escoger el que
se desea, dar clic en el nombre y aparecen sólo los datos de ese cliente en particular. Para quitar un filtro,
arriba en la barra de menú clic en Datos – Filtro – Autofiltro para quitar el ticket.
20.- Subtotales en hojas de cálculo.
Si se tiene una lista de datos que se desea totalizar por ej.: por fechas, arriba en la barra de menú clic en
Datos – Subtotales..., se abre un cuadro de diálogo donde se seleccionan los siguientes datos: Para cada
cambio en : seleccionar el nombre de la columna que se desea agrupar, ej.: fecha. Usar función: Suma ,
Agregar subtotal a: la columna que se desea totalizar ej.: monto. Entonces por cada cambio de fecha sumará
los montos y entregará los subtotales.
21.- Validación de datos.
En ciertas hojas de cálculo se necesita chequear los datos para que no sean mal digitados. Marcar la columna
de datos y arriba en la barra de menú clic en Datos – Validación..., en la pestaña Configuración – Permitir:,
escoger el tipo de dato, ej.: Número entero – Datos: escoger una condición, ej.: entre y luego dar los valores
Mínimos y Máximos, ej.: mayor que 0 y menor que 100.000 y Aceptar. Se puede indicar el mensaje de error
seleccionando Datos – Validación..., pestaña Mensaje de error y Aceptar.
22.- Insertar varias hojas de cálculo como un libro.
En el borde inferior izquierdo de cada libro de Excel aparece Hoja1, Hoja2..., la cantidad de hojas esta dada
en la configuración (Herramientas – Opciones... pestaña General – Número de hojas en nuevo libro ). Para
agregar una nueva hoja, arriba en la barra de menú clic en Insertar – Hoja de cálculo.
23.- Poner nombre y cambiar el orden de las hojas del libro.
En el borde inferior izquierdo de cada libro de Excel aparecen Hoja1, Hoja2.... Para cambiar el nombre de la
hoja, doble clic sobre el nombre de la hoja y colocar el nombre deseado, ej: en lugar de Hoja1 colocar
Resumen. Para cambiar de lugar esta hoja, dar clic a la hoja deseada y arrastrarla a la nueva posición.
24.- Respaldar o copiar un documento en un disquete.
Para guardar el documento en disquete, escoger en la barra de menú Archivo – Guardar como..., se abre la
ventana de cuadro de diálogo y donde dice Guardar en: clic en (se encuentra en la parte superior a la
derecha) y seleccionar Disco de 3 ½ (A: ) y Guardar.
