1.
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan
los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja
y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes
de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
Recibo de caja o comprobantes de ingreso
1.2. RECIBO DE CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a
sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda
en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la
máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar
efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Recibo de consignación
1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE
AHORROS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos
formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que
sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
1.4 FACTURA DE VENTA
1.4.1. Concepto
La factura comercial es un soporte contable que contiene además
de los datos generales de los soportes de contabilidad, la
descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de
venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el
original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
la contabilidad.
1.4.2. Requisitos de la Factura:
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
• Estar denominada expresamente como factura de venta.
(preimpreso).
• Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de
quien preste el servicio. (preimpreso).
• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes
o servicios.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos
o servicios prestados.
• Valor total de la operación
• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(preimpreso).
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos
equivalentes a la factura:
• Los tiquetes de maquinas registradoras
• Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
• Los tiquetes de transporte.
• Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos
por los establecimientos de educación reconocidos por el
gobierno
• Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos
comprobantes de pago
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de
inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de
inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de
cesantías.
• Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el
documento computacional que soporta una transacción de
venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo
un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un
computador a otro
1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran
obligados a expedir factura en sus operaciones:
• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de
empleados en relación con las operaciones financieras que
realicen
• Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del
petróleo, en lo referente a estos productos.
• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con
esta actividad
• Las personas naturales que enajenen productos
agropecuarios, cuando el valor de la operación no
sobrepase la cuantía señalada para cada año por el
gobierno nacional
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral
en relación con esta actividad
• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico
urbano o metropolitano de pasajeros
1.4.4. Factura de venta de Mercancía al contado
Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita
comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta
gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto
sobre ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la
mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las
ventas por pagar, y se acredita bancos o caja
1.4.5. Factura de venta de Mercancía a crédito
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo
con su organización contable, así: original para cartera, una copia
para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar
al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra
mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores
que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y
condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después
de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan
los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el
proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.
Factura
de venta de Mercancía a crédito
1.5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito.
1.5.1. Concepto de tarjeta de crédito
La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que
utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al
sistema.
La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura
y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad
financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del
contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este
documento en forma personal e intransferible y a pagar
periódicamente a la entidad financiera los valores
correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de
este medio
El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un
contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se
compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de
pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se
compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes
firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un
porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.
Comprobante de venta con tarjeta de crédito
1.5.2. Consignación del comprobante de venta:
El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de
crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta
la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.
1.6. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada
«girador», ordena a un banco llamado «girado» que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
«beneficiario».
Cheque
1.7. Comprobante de pago o de egreso
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un
soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original
para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para
el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de
pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
Comprobante de pago o de egreso
1.8. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden
incondicional de pago que da una persona llamada «girador» a
otra llamada «girado», para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de
pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar
letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar;
el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman
letras por pagar.
Letra de cambio
1.9. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar
cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este
documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Pagaré
1.10. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la
cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o
error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Débito
1.11 Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén
liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se
utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.
Nota
Crédito
1.12 Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en
efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un
cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
Recibo de caja
menor
2. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
2.1 Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso
de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Nota de contabilidad
2.2. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha,
origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le
anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Comprobante diario de contabilidad
El Almacén Extraluz Ltda. Realiza las siguientes transacciones
comerciales en el mes de octubre de:
a. Vende mercancía al contado a varios clientes, personas
naturales, según factura Nos. 3456 al 3520, por valor de $
1.327.586; IVA, 16%.
b. Vende mercancías a créditos:
• Factura No. 3521 a Luís Agreda por $ 387.250, IVA, 16%
• Factura No. 3522 a Diana Gómez por $ 435.00; IVA, 16%
• Factura No. 3523 a Andrés Salas por $ 547.600.; IVA, 16%
c. Consigna en el Bancomercio el valor recibido por las ventas de
contado y pago de clientes.
d. Compra mercancías al contado a Distrinar S.A., según factura
No. 7890 por $ 1.374.400; IVA, 16%. Retención en la fuente,
3.5%, pagada con cheque No. 4024760 del Bancomercio.
e. Compra mercancías a crédito: IVA, 16%, Y RETENCION EN
LA FUENTE, 3.5%, Así:
Factura No. 4520 de Almacén Prix por $ 874.300: proveedor gran
contribuyente.
Factura No. 4520 de Casa Nova por $ 743.800: proveedor
régimen común.
Factura No. 4520 de Fabrica Santy $ 465.600: proveedor gran
contribuyente.
3. Traslado a libros mayores y auxiliares:
• La columna de parciales se traslada a los libros
auxiliares
• Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario
columnario.
Tres socios constituyen la empresa Surtí modas Ltda. El 1 de julio
mediante escritura publica No. 4863 de la Notaria 4ª. De Bogota,
con los siguientes datos:
• El socio Jorge Dávila aporta un terreno por valor de $
2.500.000, según escritura publica No. 40, Notaria 4ª. De
Bogota.
• El socio Javier Zaruma aporta $ 2.500.000, y muebles para
oficina por valor de (1.800.000, según factura No. 450.
• El socio Iván Rosero aporta mercancías por valor de
(1.200.000, según factura No. 320; (2.000.000 con cheque
No. 239045 de Banco Nacional, según recibo de caja No.
002.
Comprobante de apertura
Comprobante
de venta
Comprobante de consignación
Comprobante de compra
