INFORME
GAMLP/HMC/DIR Nº 012/2019
A: Dr. José Martin Carrasco Burgoa
DIRECTOR HOSPITAL MUNICIPAL COTAHUMA
VIA: Lic. Maria Eugenia Chura Mamani
JEFE DE SECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DE: Sr. Marcos Christian Lupa Cabrera
ENCARGADO DE ALMACENES
REF.: TOMA DE INVENTARIO SORPRESIVO DE
MEDICAMENTOS AL SERVICIO DE FARMACIA DEL HOSPITAL
MUNICIPAL COTAHUMA
FECHA: 24 de mayo del 2019
I. ANTECEDENTES:
En cumplimiento a Orden de Servicio GAMLP/HMC/DIR N° 010/2019 de fecha 23
de mayo de 2019, de referencia “TOMA DE INVENTARIO SORPRESIVO DE
MEDICAMENTOS AL SERVICIO DE FARMACIA”, mediante el cual se instruye
realizar la toma de Inventario de los Medicamentos existentes al Servicio de
Farmacia del Hospital Municipal Cotahuma.
Y a objeto de dar cumplimiento a la normativa vigente, donde señala:
a) Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos
b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias
c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda
d) Verificar la existencia de la documentación legal y registro de los bienes
De acuerdo a Resolución Ejecutiva Nº 284/2014 que aprueba los Lineamientos de
Manejo y Disposición de Bienes en su Punto III. En su inciso e) En el caso de que
el requerimiento de la unidad solicitante denote una cantidad considerable de
bienes, se tenga múltiples destinos o se trate de sustancias controladas, el
solicitante deberá adjuntar resúmenes detallados de su distribución, firmados por
los receptores finales de los bienes entregados. Punto VII. Una vez entregado el
material al servidor público solicitante, este es el responsable por su destino,
quedando sujeto a las sanciones previstas en la normativa vigente si este material
es usado para otros propósitos distintos a los señalados.
Para efectuar este control, el personal administrativo de la Sección Administrativa
Financiera del Hospital Municipal Cotahuma, realizó el Inventario del 100% de los
Medicamentos ubicados en el Servicio de Farmacia a efectos de contar con una
información oportuna y necesaria para la toma de decisiones.
Para lo cual se realizó el siguiente trabajo:
II. DESARROLLO:
En fecha 24 de mayo del 2019, se procedió a realizar la Toma de Inventario del
100% de los productos farmacéuticos existentes en el Servicio de Farmacia
conforme a saldos generados por el “Sistema Integrado de Administración
Financiera” SIAF emitido misma fecha a hrs. 09:25 am. (ANEXO 1).
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Asimismo, se procedió a la revisión de documentación de descargo de los
productos farmacéuticos, toda la actividad dio inicio a hrs. 09:30 am. y llego a
finalizar a hrs. 19:00 pm, emitiéndose el Acta de Toma de Inventario (ANEXO 2).
Del Inventario se evidencio que:
El Servicio de Farmacia del Hospital Municipal Cotahuma, cuenta con (644) ítems,
mismos que se encuentran distribuidos en 3 diferentes ambientes:
Farmacia (Planta Baja): Área de dispensación de los productos
farmacéuticos e insumos.
Almacén 1 (2do Piso): donde se almacenan los medicamentos, reactivos,
medicamentos odontológicos e insumos para la dispensación.
Almacén 2 (2do Piso): donde se almacenan las soluciones parenterales,
soluciones antisépticas e insumos.
Los productos farmacéuticos e insumos cuentan con las medidas de
seguridad en el manejo y cuidado de los mismos resguardándolos en
envases de plástico, etiquetados y clasificados por sus nombre genéricos.
Los productos farmacéuticos en presentación liquida y reactivos que
precisan estar en temperaturas bajas de 2ºC a 8ºC se encuentran
distribuidos en 2 refrigeradores, cabe informar que los medicamentos que
llegan a ser sustancias controladas psicotrópicos y estupefacientes se
encuentran resguardados en una vitrina bajo llave, con acceso único a la
regente farmacéutica.
Del control de medicamentos y reactivos
Los medicamentos líquidos, solidos, reactivos y soluciones fisiológicas
parenterales se encuentran controladas por un ciclo logístico con fechas de
caducidad (rojo=4 meses a vencer, amarillo=8 meses a 1 año a vencer y
verde=2 años o más a vencer) (ANEXO 3), de los cuales se evidencio que
los próximos a vencer ya fueron notificados a las empresas
correspondientes.
De la documentación
Se realizó la revisión de 56 Notas de entradas a Farmacia de productos
farmacéuticos, insumos, reactivos, soluciones parenterales de gran
volumen y soluciones antisépticas, ingresados con cada factura en el
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA (SIAF).
Se hizo la revisión de Notas de Salidas de Farmacia emitidas por el sistema
integrado administrativo financiero (SIAF), mismos que se encuentra
debidamente respaldada de la siguiente manera:
- Pacientes institucionales (venta de productos farmacéuticos) cuentan
con Recetario/Recibo atención ambulatoria, Orden de Atención
registrada al reverso de cada recetario y una copia de la factura emitida
por cajas.
- Pacientes SUS (entrega de productos farmacéutico) cuentan con
Recibo/Recetario atención ambulatoria y Orden de atención.
- Requerimiento de productos farmacéuticos, insumos y reactivos a las
diferentes áreas se encuentran respaldadas con el Formulario D-5
descargo y suministro (botiquín de servicios) el cual se encuentra
debidamente firmado por el Responsable Solicitante y la Regente
Farmacéutica.
De las Observaciones encontradas:
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- De acuerdo al “Manual para la Administración de Farmacia
Institucional Municipal FIM” Aprobado mediante Resolución
Ministerial Nº 456 de fecha 21 de junio de 2007 en el cual instruye el su
Punto 7.2 Procedimientos Que el responsable de la Farmacia
Institucional Municipal debe dar cumplimiento a la normativa del Sistema
Nacional Único de Suministros procediendo a la implementación del
Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL), la
misma que norma el registro de datos logísticos en los siguientes
instrumentos:
Registros de Existencias
1. Kardex valorado form. SNUS-01
- Por tal motivo se llegó a corroborar que 11 productos farmacéuticos,
reactivos e insumos no cuentan con el Kardex valorado [Link]-01
actualizado, también informar que 9 reactivos e insumos no cuentan con
Kardex valorado form. SNUS-01.(ANEXO 4)
III. CONCLUSIONES
Por lo expuesto y en base al trabajo realizado en el Servicio de Farmacia
Institucional del Hospital Municipal Cotahuma, se concluye que se llegó a realizar
en recuento físico del 100% de los productos farmacéuticos, medicamentos
líquidos, solidos, reactivos e insumos, de los cuales no se encontró faltantes ni
sobrantes de medicamentos, tampoco se halló productos farmacéuticos vencidos.
Los productos farmacéuticos se encuentran debidamente resguardados y
envasados con las medidas de seguridad necesarias conforme a normativa del
Buen Manejo de Medicamentos sin embargo de las observaciones se llegó
encontrar desactualización en 11 ítems y falta de Kardex valorado form. SNUS-
01, en 9 ítems entre productos farmacéuticos, reactivos e insumos.
IV. RECOMENDACIONES
Se recomienda lo siguiente:
- Instruir al Servicio de Farmacia del Hospital Municipal Cotahuma realizar
la actualización y completar con los Kardex manual faltantes en el área
de dispensación del Servicio de Farmacia.
En cuanto tengo a bien informar para fines consiguientes.
JMCB/MECH/mclc
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