Facultad de Energía, las Industrias y los Recursos Naturales no Renovables

Carrera De Ingeniería en Sistemas

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Autores:
 Eduardo Javier Reyes Pesantez
 Nora Cecivel Solano Chamba.
Tutor:
 Ing. Edison Coronel.

LOJA-ECUADOR
2020

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 CONSULTA
ERP
ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un
conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de
una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el
inventario, los envíos y la contabilidad[1].

Funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es un todo,
es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada.

Un ejemplo claro lo tenemos en ONYX ERP, que además de ser un programa de gestión
para PYMEs, está integrado con el programa de contabilidad ONYX FINANCIALS, con
el programa de control de procesos de calidad ONYX CALIDAD, etc. Los datos se dan
de alta sólo una vez y son consistentes, completos y comunes.

SAP
Es un sistema informático que hace que las empresas puedan administrar correctamente
sus recursos humanos, productivos logísticos, etc.

Al Sistema SAP se le relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos

Empresariales), por tratarse de un sistema de información que permite gestionar las
diferentes acciones de una empresa, sobre todo las que tienen que ver con la producción,
la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad[2].

Sus servicios destacan por cubrir, además, las necesidades tanto administrativas como las
de sus clientes y proporcionar las herramientas que se necesitan.

CRM
Un CRM es una solución de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente
a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o
de atención al cliente[3].

El uso de un CRM forma parte de una estrategia orientada al cliente en la cual todas las
acciones tienen el objetivo final de mejorar la atención y las relaciones con clientes y
potenciales. La herramienta CRM y la orientación al cliente proporcionan resultados
demostrables, tanto por disponer de una gestión comercial estructurada y que potencia la
productividad en las ventas como por ofrecer un conocimiento profundo del cliente que
permite plantear campañas de marketing más efectivas.

Las funciones de atención al cliente de una herramienta CRM potencian además la

fidelización y satisfacción de los clientes, lo que tiene un impacto muy positivo en
términos de ventas recurrentes y cruzadas.

Odoo

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Es un completo sistema de gestión empresarial (ERP) de código abierto y sin coste de
licencias que cubre las necesidades de las áreas de: Contabilidad y Finanzas, Ventas,
RRHH, Compras, Proyectos, Almacenes (SGA), CRM y Fabricación entre otras[4].

¿Qué ofrece Odoo cómo sistema de gestión empresarial?

 Integración
Todo, absolutamente todo en Odoo funcionan de manera integrada. No hay conectores
entre diferentes aplicaciones, todo funciona de forma fluida dentro de la misma
plataforma. El modularidad permite añadir o eliminar funcionalidades, con los datos
unificados y la misma interfaz. No es necesario salir de una aplicación y conectar con
otra.

Además de las aplicaciones «tradicionales» de gestión, con Odoo le ofrece la

posibilidad de crear un portal web con área de clientes, intranet para intercambio de
documentación interna, comercio electrónico y muchas otras funcionalidades webs,
como foros, eventos, encuestas, etc…

 Potencia
Odoo, es un está diseñado para grandes empresas y procesos complejos, por lo que nunca
va a ser una limitación en el crecimiento de su empresa. Su potente motor de base de
datos es el mismo que utiliza Yahoo para almacenar sus búsquedas. Dispone de un sistema
de roles y usuarios que le permite su uso a gran escala, limitando a los usuarios acceder
únicamente a aquellas áreas relevantes a sus responsabilidades.

Empresa como Danone ya están migrando desde el ERP hasta ahora más avanzado del
mundo, SAP hacia Odoo.

BENEFICIOS

 Para todos los sectores de la empresa

 Bajo costo de implementación
 Personalizable
 Fácil de integrar
 Implementación gradual (Estructura modular)
 Escalable (usuarios y funcionalidad)
 Hosting propio o en la nube (Ms Azure, Amazon, etc.)
 Gran comunidad de usuarios y desarrolladores
 Interface de usuario intuitiva (homogénea)

LICENCIAS
▸Odoo CE, licencia LGPL
▸ LGPL, trabajo comercial derivado sin obligación de compartir el código fuente
▸ AGPL, exige compartir el código fuente

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▸ La mayoría de las Apps gratuitas tienen licencia LGPL

INTELIGENCIA DE NEGOCIO
La inteligencia de negocios o business intelligence (BI) es el conjunto de procesos,
aplicaciones y tecnologías que facilitan la obtención rápida y sencilla de datos
provenientes de los sistemas de gestión empresarial para su análisis e interpretación, de
manera que puedan ser aprovechados para la toma de decisiones y se conviertan en
conocimiento para los responsables del negocio.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS[5]

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El desarrollo de un nuevo sistema se debe administrar y orquestar con cuidado; es
probable que la forma en que se ejecute un proyecto sea el factor más importante que
influye en su resultado. Ésta es la razón por la cual es esencial tener cierto conocimiento
sobre administración de proyectos de sistemas de información y las razones por las que
tienen éxito o fracasan.

Objetivos de la administración de proyectos

Como en otras áreas de la empresa, la administración de proyectos para los sistemas de
información debe lidiar con cinco variables principales: alcance, tiempo, costo, calidad y
riesgo.

El alcance define qué trabajo se incluye o no en un proyecto. Por ejemplo, el alcance del
proyecto para un nuevo sistema de procesamiento podría ser contener nuevos módulos
para introducir pedidos y transmitirlos a producción y contabilidad, pero ningún cambio
en los sistemas relacionados de cuentas por cobrar, fabricación, distribución o control de
inventario.

El tiempo es el lapso requerido para completar el proyecto. Por lo general, la

administración de proyectos establece la cantidad de tiempo necesaria para completar los
componentes principales de un proyecto. Cada uno de estos componentes se divide a su
vez en actividades y tareas. La administración de proyectos trata de determinar el tiempo
requerido para completar cada tarea y establecer un itinerario para terminar el trabajo.

El costo se basa en el tiempo para completar un proyecto, multiplicado por el costo de

los recursos humanos requeridos para finalizar ese proyecto. Los costos de un proyecto
de sistemas de información también consideran el costo del hardware, software y el
espacio de trabajo.

La calidad es un indicador de qué tan bien cumple el resultado final de un proyecto con
los objetivos especificados por la gerencia. La calidad de los proyectos de sistemas de
información se reduce por lo general a las mejoras en el desempeño organizacional
mejorado y en la toma de decisiones. La calidad también considera la precisión y

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actualidad de la información producida por el nuevo sistema, además de su facilidad de
uso.

El riesgo se refiere a los problemas potenciales que amenazan el éxito de un proyecto.

Estos problemas potenciales podrían evitar que un proyecto logre sus objetivos al
incrementar el tiempo y el costo, reducir la calidad de los resultados del proyecto o evitar
que éste se complete.

SELECCIÓN DE PROYECTOS
Estructura gerencial para los proyectos de sistemas de información

Ilustración 1 Control Gerencial de los Proyectos de Sistemas

Vinculación de proyectos de sistemas con el plan de negocios

Para poder identificar los proyectos de sistemas de información que puedan ofrecer el
mayor valor de negocios, las organizaciones necesitan desarrollar un plan de sistemas de
información que apoye su plan de negocios en general y en el que se incorporen los
sistemas estratégicos a la planeación de nivel superior. El plan sirve como mapa para
indicar la dirección del desarrollo de sistemas (el propósito del plan), el fundamento, la
situación actual de sistemas, los nuevos desarrollos a tener en cuenta, la estrategia
gerencial, el plan de implementación y el presupuesto

Factores críticos de éxito

Para desarrollar un plan efectivo de sistemas de información, la firma debe tener una clara
comprensión de sus requerimientos de información tanto de largo como de corto plazo.
La metodología del análisis estratégico, o los factores críticos de éxito, argumenta que los

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requerimientos de información se determinan mediante un pequeño número de factores
críticos de éxito (CSF) de los gerentes.

El principal método utilizado en el análisis de CSF es el de las entrevistas personales (tres

o cuatro) con varios gerentes de nivel superior para identificar sus objetivos y los CSF
resultantes. Estos CSF personales se acumulan para desarrollar una perspectiva de los
CSF de la firma. Después se crean sistemas para entregar la información sobre estos CSF.

La principal debilidad del método es que no hay una forma específica y rigurosa en la que
se puedan acumular los CSF individuales de modo que se forme un patrón claro para la
compañía.

Análisis de cartera
El análisis de cartera realiza un inventario de todos los proyectos y activos de sistemas de
información de la firma, que abarca infraestructura, contratos de outsourcing y licencias.

Modelos de puntuación
Un modelo de puntuación es útil para seleccionar proyectos en donde hay que considerar
muchos criterios. Asigna ponderaciones a las diversas características de un sistema y
después calcula los totales ponderados.

Por lo general estos criterios son el resultado de extensas discusiones entre el grupo que
toma las decisiones. A menudo el resultado más importante de un modelo de puntuación
no es la puntuación, sino el acuerdo en cuanto a los criterios utilizados para juzgar un
sistema.

Ilustración 2 Ejemplo de un modelo de puntación para un sistema ERP

ESTABLECIMIENTO DEL VALOR DE NEGOCIOS DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN
Costos y beneficios del sistema de información
Es posible cuantificar los beneficios tangibles y asignarles un valor monetario. Los
beneficios intangibles, como un servicio al cliente más eficiente o la toma de decisiones

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mejorada, no se pueden calcular de inmediato, pero pueden producir ganancias
cuantificables a la larga.

Presupuesto de capital para los sistemas de información

Para determinar los beneficios de un proyecto específico es necesario calcular todos sus
costos y sus beneficios. Sin duda, un proyecto en el que los costos exceden a los
beneficios debería rechazarse.

Los modelos de presupuesto de capital son una de las diversas técnicas que se utilizan
para medir el valor de invertir en proyectos de inversión de capital a largo plazo.

Los métodos de presupuesto de capital dependen de las medidas de los flujos de efectivo
que entran a la firma y salen de ella; los proyectos de capital generan esos flujos de
efectivo.
Los principales modelos de presupuesto de capital para evaluar proyectos de TI son:

- El método de recuperación,
- La tasa contable de rendimiento sobre la inversión (ROI)
- El valor presente neto
- La tasa interna de rendimiento (IRR).

Modelos de ajuste de precios con opciones reales

Los modelos de ajuste de precios con opciones reales (ROPM) utilizan el concepto de la
valuación de opciones tomado de la industria financiera.

Los ROPM valoran los proyectos de sistemas de información de una manera similar a las
opciones de acciones, en donde un gasto inicial en tecnología crea el derecho, pero no la
obligación, de obtener los beneficios asociados con el desarrollo y despliegue adicionales
de la tecnología, siempre y cuando la gerencia tenga la libertad de cancelar, diferir,
reiniciar o expandir el proyecto.

Limitaciones De Los Modelos Financieros

Las decisiones de inversión en sistemas de información de muchas compañías no

consideran de manera adecuada los costos debido a las interrupciones en la
organización que se crean a causa de un nuevo sistema, como el costo de capacitar a
los usuarios finales, el impacto que tienen las curvas de aprendizaje de los usuarios
para un nuevo sistema en relación con la productividad, o el tiempo que necesitan
invertir los gerentes para supervisar los cambios relacionados con el nuevo sistema.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO EN LOS PROYECTOS

Dimensiones del riesgo en los proyectos

Los sistemas difieren de manera considerable en cuanto a su tamaño, alcance, nivel de
complejidad y componentes tanto organizacionales como técnicos. El nivel de riesgo del

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proyecto se ve influenciado por su tamaño, su estructura y el nivel de pericia técnica del
personal de sistemas de información y el equipo del proyecto.
- Tamaño del proyecto. Entre más grande sea el proyecto (con base en el dinero
invertido, el tamaño del personal de implementación y el tiempo asignado para la
misma, además del número de unidades organizacionales afectadas), mayor será
el riesgo.
- Estructura del proyecto. Algunos proyectos son mucho más estructurados que
otros. Sus requerimientos son claros y directos, de modo que es posible definir
con facilidad las salidas y los procesos.
- Experiencia con la tecnología. El riesgo del proyecto aumenta si el equipo del
mismo y el personal de sistemas de información carecen de la pericia técnica
requerida.

CÓMO AUMENTAR LA PARTICIPACIÓN Y VENCERLA RESISTENCIA DE

LOS USUARIOS.
Los proyectos con muy poca estructura y muchos requerimientos indefinidos deben
involucrar por completo a todos los usuarios en todas las etapas. Las herramientas
externas de integración consisten en formas de enlazar el trabajo del equipo de
implementación con los usuarios en todos los niveles organizacionales.

El equipo de implementación puede demostrar su capacidad de respuesta a los usuarios,

al responder a las preguntas sin demora, incorporar la retroalimentación de ellos y mostrar
su disposición de ayudar, tal vez la participación en las actividades de implementación
no sea suficiente como para solucionar el problema de la resistencia de los usuarios al
cambio organizacional.
Las estrategias para vencer la resistencia de los usuarios implican la participación
de éstos (provocar un compromiso, así como mejorar el diseño), su educación,
capacitación, edictos y políticas gerenciales, y mejores incentivos para los usuarios que
cooperen. Los usuarios serán más cooperativos si se resuelven los problemas
organizacionales antes de introducir el nuevo sistema.

CÓMO DISEÑAR PARA LA ORGANIZACIÓN

Puesto que el propósito de un nuevo sistema es mejorar el desempeño de la organización,
los proyectos de sistemas de información deben lidiar de manera explícita con las formas
en que cambiará la organización cuando se instale el nuevo sistema, incluyendo la
instalación de intranets, extranets y aplicaciones Web. Además de los cambios en los
procedimientos, hay que planear con cuidado las transformaciones en las funciones
laborales, la estructura organizacional, las relaciones de poder y el entorno de trabajo.

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 Ilustración 3 Factores organizacionales en la planeación e implementación de sistemas.

DST SYSTEMS GANA CON SCRUM Y LA ADMINISTRACIÓN DEL CICLO DE

VIDA DE LAS APLICACIONES

Las compañías como DST Systems han reconocido el valor en el desarrollo Scrum para
sus resultados netos, pero realizar la transición de los métodos de desarrollo tradicionales
al desarrollo Scrum puede ser un desafío.

DST Systems es una compañía de desarrollo de software cuyo producto insignia,

Automated Work Distributor (AWD), incrementa la eficiencia del apoyo de la parte
administrativa y ayuda a que las oficinas dejen de usar papel.

Este grupo de desarrollo había utilizado una mezcla de herramientas, procesos y sistemas
de control de código fuente sin ningún almacén unificado para el código o un conjunto de
herramientas estandarizadas para los desarrolladores. Los distintos grupos dentro de la
organización utilizaban herramientas muy diferentes para el desarrollo de software, como
Serena PVCS, Eclipse u otros paquetes de código abierto. A menudo los procesos eran
manuales y consumían mucho tiempo. Para los gerentes no era fácil determinar cómo se
asignaban los recursos, qué empleados trabajaban en ciertos proyectos o el estado de
ciertos activos específicos.

Aunque DST había utilizado antes este método con muy buenos resultados, empezó a
buscar alternativas viables. El grupo de desarrollo empezó a explorar Scrum, un marco
de trabajo para el desarrollo ágil de software en donde los proyectos progresan a través
de una serie de iteraciones conocidas como “sprints”. Los proyectos de Scrum progresan

en una serie de sprints, que son iteraciones con una duración fija de no más de un mes.
Al inicio de un sprint, los miembros del equipo se comprometen a entregar cierto número

de características que se mencionan en la lista de espera de productos del proyecto. Se

supone que estas características deben estar completas al final del sprint: codificadas,
probadas e integradas en el producto o sistema en desarrollo.

Al final del sprint, un revisor de sprints permite al equipo demostrar la nueva

funcionalidad al propietario del producto y a otras partes interesadas, con el fin de que
provean retroalimentación que pueda influir en el siguiente sprint. Scrum se basa en
equipos autoorganizados y multifuncionales apoyados por un ScrumMaster y el
propietario del producto. El ScrumMaster actúa como entrenador para el equipo, mientras

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que el propietario del producto representa a la empresa, los clientes o los usuarios para
guiar al equipo a que construya el producto correcto. DST probó la metodología Scrum
con sus herramien-tas de desarrollo de software existentes y experimentó resultados
convincentes.

El cambio de DST del desarrollo en cascada a Scrum fue un éxito, puesto que la compañía
seleccionó el marco de trabajo de desarrollo correcto además del software apropiado para
convertir ese cambio en realidad, y logró manejar con destreza el proceso de cambio.

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Las herramientas comerciales de software que automatizan muchos aspectos de la
administración que facilitan el proceso de administración de los mismos. Por lo general,
el software de administración de proyectos cuenta con herramientas para definir, ordenar
y asignar recursos a las tareas, establecer fechas iniciales y finales, rastrear el progreso
y facilitar las modificaciones a las tareas y los recursos.
Microsoft Office Project 2010 se ha convertido en el software de administración de
proyectos más utilizado en la actualidad. Está basado en PC y cuenta con herramientas
Para producir diagramas PERT y gráficos de Gantt, Algunas de estas herramientas son
programas grandes y sofisticados para administrar proyectos muy grandes, grupos de
trabajo dispersos y funciones empresariales. Estas herramientas de gama alta pueden
administrar enormes cantidades de tareas y actividades, además de relaciones complejas.

En un futuro, el ofrecimiento del software de administración de proyectos como un

servicio de software (SaaS) hará esta tecnología más accesible para un mayor número
de organizaciones, en especial las de menor tamaño. Las versiones de código abierto de
software de administración de proyectos como Project Workbench y OpenProj reducirán
todavía más el costo total de propiedad y atraerán nuevos usuarios.
Bibliografía
[1] “¿Qué es un ERP?” [Online]. Available: [Link]
[Link]. [Accessed: 11-Mar-2020].
[2] P. Galiana, “¿Qué es SAP y para qué sirve?,” Blog IEBSchool, Jan. 2020.
[3] “Qué es un CRM y para qué sirve | CRM definición y aplicaciones.” [Online].
Available: [Link] [Accessed: 11-Mar-
2020].
[4] “¿Qué es OpenERP? | Trey, Kilobytes de Soluciones.” [Online]. Available:
[Link] [Accessed: 11-Mar-
2020].
[5] K. C. Laudon and J. P. Laudon, Sistemas de información gerencial. Pearson
Educación de México, 2012.

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