REVISION DE CONTROL INTERNO
Toda organización requiere de revisión de los procesos del control interno, y
normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de
funciones de la empresa Un plan de auditoría establece los pasos específicos o la
información para la misma. Los auditores crearán y pedirán una muestra de la
información del hotel para compararla con los estándares nacionales establecidos
o los procedimientos de la compañía. La línea temporal de una auditoría es otro
aspecto del plan: ésto asegura que los auditores completarán todas las funciones
dentro de un cierto período de tiempo y no la alargarán demasiado ni molestarán
en las operaciones del hotel.
. Los auditores revisarán cómo registra el hotel los ingresos, los gastos y el
manejo de las funciones de gerencia de caja. Los hoteles con tiendas de regalos,
centros recreativos u otras comodidades también incluirán esto en su auditoría.
Los auditores tratarán de medir y evaluar cómo maneja el hotel la información
financiera. Auditar una franquicia de un hotel es distinto que auditar toda la
operativa del hotel. Las franquicias suelen tener menos información y ser más
inclusivas que toda la organización corporativa. Las auditorías de hoteles
corporativos suelen enfocarse en la información a nivel corporativos y no en los
números individuales de franquicia
Los auditores discutirán cualquier variación o incorrecciones que creen faltas
graves en las finanzas del hotel o en los reportes económicos. Las auditorías
externas resultarán en una opinión oficial que se dará a beneficiarios externos del
negocio. Las internas dan la información para uso de la gerencia y no requiere de
reportes oficiales a menos que sea pedido por la gerencia.
La gestión en la empresa es la base de todo el funcionamiento posterior del
negocio, habiéndose identificado algunas áreas que representan un problema para
la empresa los cuales son: Control de caja Gestión de empleados. Gestión
administrativa. Gestión de recursos (Insumos).
La razón principal por la cual se decidió realizar una auditoria operativa, es debida,
a que la empresa carece de controles internos formales que permitan el correcto
gestionamiento de las actividades dentro de la empresa. Ante esto, se cree que la
labor del auditor, al realizar una auditoria operativa, es primordial para poder
realizar un diagnóstico más acertado sobre la situación de la empresa, ayudando
así al planteamiento de herramientas de control. Asimismo, ayudara a mitigar los
riesgos identificados generando la optimización de los procesos.
La finalidad de una auditoria operativa es ayudar a la dirección de la empresa de
manera que se pueda incrementar la eficiencia y eficacia operativa a través de la
gestión de riesgos, medición de la efectividad de los controles y mejora de los
procesos de gobierno para de esa manera apegarse a su objetivo de velar por el
correcto funcionamiento de los elementos del proceso administrativo y evaluar la
calidad de la administración en su conjunto.
- Evaluación de riesgos:Una condición previa a la valoración de riesgos es
el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y
consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos,
constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los
riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las
condiciones de operación continuaran cambiando, se requieren
mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el
cambio.
- Actividades de control:asegurar que se tomen las acciones necesarias
para orientar los riesgos a todo lo largo de la organización, en todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas
como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación
de funciones.
- Información y comunicación:Los sistemas de información producen
reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el
cumplimiento que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver
no solamente con los datos generados internamente sino también con la
información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias,
para la toma de decisiones y reportes externos. La comunicación efectiva
también debe darse en sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y
hacia arriba de la organización
- Monitoreo: Es realizado por medio de las actividades de monitoreo
ongoing3 , evaluaciones separadas o combinación de las dos. El monitoreo
ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades
regulares de administración y supervisión y otras acciones personales
realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la
frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primeramente de la
valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de
monitoreo. Las deficiencias del control interno deberán reportarse a lo largo
de la organización, reportando a la alta gerencia y al consejo solamente los
asuntos serios.
Recomendaciones
1. Gerencia General:
Reestructuración de funciones: las labores operativas del gerente general deben
ser realizadas por el Administrador.
Apertura de cuenta corriente bancaria a nombre de la empresa con chequera u
orden de pago en las que se deposite los ingresos diarios
Implementar un fondo fijo con reposición para compras del día a día.
2. Área de administración:
Se implemente un formato de requerimiento de productos perecibles, de
limpieza y suministros varios
Se implemente un formato de productos asignados por habitación y reposición.
3. Área de recepción:
Se debe definir e implementar el MOF para éste puesto. Así como las
responsabilidades asignadas
4. Área de limpieza y mantenimiento:
Implementar un documento de orden de pedido y de consumo de productos
Implementar documento de control de planchado
Nombrar un encargado del área para que realice inspecciones de las
habitaciones.
5. Área de restaurante:
Implementar un sistema de Seguridad y Prevención de Daños en el respectivo
Manual de Funciones e Instrucciones
Que se tramite el Certificación de Administración de Calidad ISO 9001:2000
Implementar un sistema de control de inventarios para los utensilios de cocina
(cubiertos, vasos, jarras, juego de vajillas, etc.).
Que se asigne al personal un uniforme, así como prendas necesarias para el
cuidado de su integridad y por seguridad.
Mejorar el lugar de almacenamiento de los insumos para evitar deterioro rápido
de los mismos.
Ofrecer el servicio de restaurante a clientes externos, atrayendo más público a
las instalaciones.
Recomendaciones generales
Mayor presencia en redes sociales como Facebook, Twitter.
Presencia en páginas web
Las cobranzas por el servicio sea 50% al registro del cliente y 50% al retiro.
