República Bolivariana de Venezuela
Instituto Universitario de Nuevas Profesiones
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Área: Ingeniería
Especialidad: Computación
Sección: A
DIAGRAMAS DE FLUJO
Alumno: Carlos Zerlín
C.I: 19.399.309
Joancel Castillo
C.I:
Caracas, 20 de noviembre del 2014
ÍNDICE
1.- INTRODUCCIÓN............................................................................................................... 3
2.- OBJETIVO......................................................................................................................... 4
3. - RESPONSABILIDADES.................................................................................................. 5
4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS......................................................................................6
4.1.- Diagrama de flujo.............................................................................................................6
4.2.- Símbolo...............................................................................................................................6
5.- PROCESO......................................................................................................................... 7
5.1.- Diagrama de flujo....................................................................................................7
5.2.- Construcción.......................................................................................................8
5.2.1.- Simbología...................................................................................................8
5.2.2.- Preparación de la construcción del diagrama....................................9
5.2.3.- Desarrollo de la construcción.................................................................9
5.3.- Interpretación...............................................................................................14
5.3.1.- Comprensión del proceso.....................................................................14
5.3.2.- Análisis del proceso................................................................................14
5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretación.....................15
5.4.- Utilización.....................................................................................................17
6.- ANEXOS.......................................................................................................................... 18
1.- INTRODUCCIÓN
Este trabajo proporciona la secuencia de pasos y definiciones
necesarias para la construcción de un Diagrama de Flujo.
Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso:
- La planificación previa a la construcción requiere la definición clara del
objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de
dicho proceso.
- El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio.
Dota de una simbología y una metodología comunes para todos los
diagramas, por lo que se simplifica la interpretación de los mismos y se
homogeneiza la pauta de comportamiento de todos los responsables de
su desarrollo.
2.- OBJETIVO
Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y la correcta
interpretación de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en
que pueden, o deben, ser utilizados.
Es de aplicación a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo
necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un
proceso determinado que sirva como base común para todos sus
componentes o se debe realizar un análisis sistemático del mismo.
Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos
abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos
individuos u organismos que estén implicados en la mejora de la calidad.
Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las
actividades habituales de gestión.
3. - RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio: Seguir las reglas
que se señalan en el procedimiento para su correcta construcción,
interpretación y utilización.
b) Dirección de Calidad: Asesorar, a aquellos que así lo soliciten, en las
bases para la construcción y utilización del Diagrama de Flujo.
4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS
4.1.- Diagrama de flujo
Definición
El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de
pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un
producto, un servicio, o bien una combinación de ambos.
Características principales
A continuación se comentan una serie de características que ayudan a
comprender la naturaleza de la herramienta.
Capacidad de Comunicación
Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un
proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo.
Claridad
Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y
concisa.
4.2.- Símbolo
Definición
Imagen o figura con la que se representa un concepto.
5.- PROCESO
5.1.- Diagrama de flujo
5.2.- Construcción
5.2.1.- Simbología
Para la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes
símbolos:
Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo.
5.2.2.- Preparación de la construcción del diagrama
Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción.
El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los
organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser
analizado.
Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en la
construcción del Diagrama de Flujo. El número de participantes en la
sesión de construcción del Diagrama no será superior a 10 para que el
grupo sea operativo y eficaz.
Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo.
Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se
debe prever:
- Dar la información necesaria a los participantes en la reunión sobre el
objeto de la misma y sobre este procedimiento.
- Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista
continuamente el trabajo desarrollado.
5.2.3.- Desarrollo de la construcción
Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el
resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.
a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción del
Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los
participantes durante toda la sesión.
b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que
se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.
Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio.
La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del
proceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de
Flujo.
El primer paso es la respuesta a la pregunta:
¿Qué nos indica que empieza el proceso?
El último paso debe contestar a la pregunta:
¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?
Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa e incluirlos
en la superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o
superior de la misma y el último paso en el borde derecho o inferior).
Ejemplo:
Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de
actividades.
Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer
su secuencia temporal.
Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para
guiar el proceso de construcción del diagrama.
Ejemplo:
Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.
Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso,
como por el último, no existiendo ningún criterio que indique mayor
eficacia en alguno de los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que
se realice, si se considera útil, realizar una revisión en la dirección
contraria.
Las preguntas a realizar para la identificación y documentación de los
pasos del proceso son las siguientes:
- ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como
materias primas, información, etc.?
Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el
diagrama.
- ¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso,
tales como información, etc.?
Señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en el
diagrama.
- Una vez realizado este paso, ¿cuáles son las actividades
inmediatamente siguientes que debemos realizar?
Señalar estas actividades, mediante el símbolo apropiado, en el diagrama.
Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el último o
viceversa.
Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de
arriba a abajo o de izquierda a derecha.
Ejemplo:
Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o
bifurcación.
Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de
bifurcación:
a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada
e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada.
En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro
del símbolo una pregunta y la notación de las dos ramas posibles
correspondientes se identifican con la notación SI/NO.
b) Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y
desarrollarla, según lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla.
c) Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de
igual modo.
Paso 8: Revisar el diagrama completo.
Comprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que el
proceso tiene una secuencia lógica.
En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado,
realizar una observación directa del proceso o contactar con expertos de
esa área para su aclaración.
El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en
estudio.
5.3.- Interpretación
5.3.1.- Comprensión del proceso
Una de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es la obtención de un
conocimiento global y específico de un proceso.
Esta herramienta posibilita un conocimiento común que sirva de base para
un determinado estudio, planificación, etc.
5.3.2.- Análisis del proceso
Otra de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es como herramienta de
análisis del proceso, facilitando información sobre posibilidades de mejora
del mismo.
Para el análisis de procesos mediante esta herramienta se seguirá la
siguiente secuencia:
a) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control.
Cuando una decisión implica algún tipo de comprobación, existe un bucle
que hace retroceder el proceso hasta un paso anterior en un
determinado porcentaje de las ocasiones en que este se realiza.
Deberán plantearse preguntas tales como:
- ¿Es la comprobación necesaria?
- ¿Es la comprobación completa?
- ¿Es la comprobación redundante?
b) Examinar los bucles de reproceso.
Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y éstos siempre
están asociados a deficiencias, por tanto el objetivo debe ser su
eliminación u optimización.
Se examinarán las actividades del bucle como tales y la "longitud" del
mismo (número de operaciones que deben repetirse) planteándose
cuestiones tales como:
- ¿Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?
- ¿Se podrían detectar antes las deficiencias?
- ¿Evita el bucle que se repita el error?
- ¿Cuál es el coste del reproceso?
- ¿Cuál es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?
c) Examinar cada símbolo de actividad.
Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el
diseño del proceso mediante cuestiones tales como:
- ¿Es necesaria esta operación?.
- ¿Cuál es la relación coste-valor añadido que aporta?.
- ¿Es una operación redundante?.
- ¿Es fuente de errores frecuente?.
d) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos.
En general, en las empresas, la documentación y las bases de datos son
fuentes de errores, duplicación de tareas y realización de trabajo inútil, por
ello deberá comprobarse para cada uno de estos elementos si:
- ¿Es útil la información que contiene?.
- ¿Es redundante dicha información?.
- ¿Se mantiene al día?.
- ¿Es la única fuente para esta información?.
- ¿Cómo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso?
Cuanto más sistematizado sea el análisis del Diagrama de Flujo, más
sencilla y eficaz puede resultar la mejora del proceso en estudio.
5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretación
La principal causa de deficiencias en la interpretación de los Diagramas
de Flujos es que éste no refleje la realidad. Esto puede ser debido a:
- Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado, y no la
práctica habitual de aquellos que lo ejecutan.
- Alguno de los participantes no aporta información sobre partes del
mismo, evidentemente ilógicas, por sentirse de alguna forma responsable
de las mismas.
- Se consideran irrelevantes pequeños bucles existentes.
- Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera
parte del proceso.
- Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados
después de producirse cambios en el proceso.
Para evitar la aparición de estas situaciones se aconseja, siempre que
sea posible, la confrontación del diagrama con la realidad, siguiendo en la
práctica la ejecución del proceso. Cuando esto no sea posible, será útil la
revisión del diagrama por personal operativo del proceso.
5.4.- Utilización
Debido a sus características principales, la utilización del Diagrama de
Flujo será muy útil cuando:
- Se quiere conocer o mostrar de forma global un proceso.
- Es necesario tener un conocimiento básico, común a un grupo de
personas, sobre el mismo.
- Se deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado.
- Se necesita una guía que permita un análisis sistemático de un proceso.
Utilización en las fases de un proceso de solución de problemas.
El Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicación en la solución
de problemas:
- En la fase de definición de proyectos para identificar oportunidades de
mejora, guiar la estimación de costes asociados al problema, identificar
los organismos implicados en el mismo y establecer las fronteras de la
misión del grupo de trabajo que debe abordarlo.
- En el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento básico
de los participantes en el mismo.
- En la fase de diagnóstico, para la planificación de las recogidas de datos
y para la elaboración de teorías sobre las causas.
- En la fase de diseño de soluciones, para guiar en el diseño de sistemas
de control y para la identificación de posibles focos de resistencia al
cambio.
- En la fase de implantación de soluciones, para mostrar el proceso y los
cambios realizados y para identificar las necesidades de formación
existentes.
6.- ANEXOS
Ejemplo 1 La falta de herramientas
En una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tenía fama de
causar muchos retrasos.
Un equipo de mejora empezó a investigar y comprobó en primer lugar que
el taller entregaba los vehículos, en general, con unos días de retraso
respecto a la estimación del tiempo necesario para realizar la reparación.
El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para
obtener conocimientos sobre lo que realmente ocurría en el taller de
mantenimiento. El Diagrama de Flujo centró la atención del equipo en la
búsqueda y obtención de herramientas.
Posteriores investigaciones confirmaron que el problema principal del
taller era la falta y la mala gestión de las herramientas de trabajo.
Ejemplo 2 Proceso de venta de billetes y facturación de equipajes
En una línea aérea un equipo de mejora tenía como misión el análisis del
proceso que se seguía para emitir los billetes y las tarjetas de embarque
para los pasajeros que llegaban al aeropuerto sin billete.
Se construyó a este fin un Diagrama de Flujo del proceso. El Diagrama
muestra que el pasajero debe hacer dos colas: una en el mostrador de
billetes para su obtención y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de
embarque para obtener la tarjeta de embarque.
El equipo rediseñó el proceso y consiguió eliminar una de las dos colas,
dando acceso a los agentes del mostrador de billetes a la base de datos
del sistema de asignación de plazas.
