TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 1 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
100.01 ACTAS
100.01.07 Actas de Posesión Empleados Artículo 91 Literal C numeral 1 de la Ley 136
Nacionales de 1994. Se conserva un año en Archivo de
*Actas Gestión y 9 años en el Archivo Central,
1 9 X X posteriormente se microfilma o digitaliza y se
conserva soporte papel. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
100.02 CERTIFICACIONES Y
CERTIFICADOS
100.02.05 Certificaciones de Residencia Artículo 82 del Código Civil. Artículo 37 de
la Ley 57 de 1887. Decreto 1260 de 1970. Se
conserva un año en Archivo de Gestión y 9
1 9 X X
años en el Archivo Central una vez cumplidos
los 9 años se microfilma y se elimina soporte
papel.
100.02.06 Certificaciones de Sana posesión Artículos 669, 673, 740, 756, 762 y 766 del
Código Civil. Se conserva un año en Archivo
1 9 X X de Gestión y 9 años en el Archivo Central una
vez cumplidos los 9 años se microfilma y se
elimina soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
30
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 2 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
100.04 CONCEPTOS
100.04.01 Conceptos Jurídicos Art. 28 Código de Procedimiento
*Solicitud Administrativo y de lo Contencioso
*Concepto Administrativo. El concepto jurídico es una
*Anexos conclusión de opiniones, sirve como simple
elemento de información o criterio de
orientación. “…los conceptos emitidos por las
autoridades como respuestas a peticiones
realizadas en ejercicio del derecho a formular
1 5 X
consultas no serán de obligatorio
cumplimiento o ejecución”. Se conservará un
año en gestión contado a partir de la
terminación del período del Alcalde, se
traslada al Archivo Central donde
permanecerá 5 años, no genera valores
secundarios se puede eliminar.
100.06 CONSECUTIVO DE Facilita el control de gestión de la Entidad.
COMUNICACIONES OFICIALES Es el soporte de cumplimiento del Art.11-
* Planillas Comunicaciones Oficiales Acuerdo 060 de 2001 del AGN., cumplidos
1 10 X X
enviadas diez (10) años en el Archivo Central se
* Planillas Comunicaciones Oficiales microfilma o se digitaliza y se elimina
recibidas soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
31
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 3 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL

Archivo Archivo CT. E M/D S PROCEDIMIENTO
Gestión Central
100.08 CONTRATOS ESTATALES Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.
Los documentos variarán teniendo en Permanecerán durante un año en Gestión. Se
cuenta la modalidad del Contrato, pueden conservan por 19 años en el Archivo Central
ser : se microfilma toda la serie y se elimina
*Solicitud de cotizaciones soporte papel.
*Estudio previo y anexos (Matriz de
Riesgos) En caso de contratos relacionados con
*Análisis del sector víctimas del conflicto se conservará soporte
*Certificación Plan de Adquisiciones papel.
*Certificación Ausencia de Personal (
Según Caso)
*Solicitud Certificado de Disponibilidad 1 19 X X
Presupuestal.
*Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
*Solicitud de Ofertas ( Según Caso)
Invitación ( Según Caso)
*Propuestas y Anexos
*Resoluciones
*Actas
*Evaluación Propuestas
Actas de Observaciones ( Según Caso)
*Verificación de Requisitos
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
32
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 4 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Certificado de idoneidad (Según Caso)
*Comunicación Aceptación Oferta
*Minuta o Carta de Aceptación Oferta
(Según caso)
*Solicitud de Registro presupuestal
*Registro presupuestal
*Pólizas y aprobación
*Acta de Inicio
*Certificación ARL
*Informes y anexos
*Pagos de Seguridad Social
*Factura (Según caso)
*Comprobante de egreso
100.09 CONVENIOS Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.
*Minuta Permanecerán durante un año en Gestión. Se
*Solicitudes conservan por 19 años en el Archivo Central
*Documentos de representación Legal se microfilma toda la serie y se elimina
1 19 X X
*Actas soporte papel. En caso de contratos
*Informes de Interventoría relacionados con víctimas del conflicto se
conservará soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
33
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 5 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
100.13 DECRETOS Artículo 3 de la Ley 4 de 1913. Una vez
terminado el período del Alcalde permanecerá
1 año en el Archivo de Gestión se transfiere al
1 10 X X
Archivo Central donde permanecerá durante
10 años, posteriormente se microfilma o
digitaliza y se conserva soporte papel.
100.15 DERECHOS DE PETICIÓN, Art.23 C.P. Ley 1755 de 30 de junio de
QUEJAS, RECLAMOS, 2015. Cumplido un (1) año en el Archivo de
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS Gestión se transfiere al Archivo Central
*Solicitud de derecho cumplidos nueve (9) años, se elimina por
*Respuesta carecer de valores administrativos, fiscales,
*Anexos 1 9 X legales e históricos. (Cuando un derecho de
*Informe Registro Seguimiento petición reconoce un derecho fundamental o
forma parte de la historia laboral u otro asunto
se ingresa al respectivo expediente). Se
conserva el registro de seguimiento en
Control Interno.
100.24 INVENTARIOS
100.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley General de Archivos. Se debe
Primarias conservar y actualizar permanentemente en
archivo de gestión por ser un instrumento que
1 0
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
34
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 6 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
100.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos.
Dependencia Involucra todas las series y subseries
1 0 documentales bajo responsabilidad de cada
funcionario o contratista de la dependencia
por lo cual debe actualizarse y conservarse
permanentemente en Gestión.
100.33 PLANES
100.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.
100.36 PROCESOS
100.36.07 Procesos Declarados Desiertos o No Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.
adjudicados Se conserva un año en gestión. Se transfiere al
*Estudio Previo Archivo Central para atender posibles
*Certificado Disponibilidad Presupuestal reclamaciones, se elimina cumplidos nueve
*Aviso Convocatoria (9) años en el Archivo Central, la acción
*Proyecto de pliegos 1 9 X X disciplinaria y fiscal prescribe a los 5 años. Se
*Resolución de Apertura estableció un tiempo de 9 años ya que se ha
*Pliegos definitivos tenido en cuenta solicitudes de información
*Observaciones de casos similares de hace más de 7 años.
*Propuestas

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
35
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 7 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Actas
*Evaluación de propuestas
*Notificaciones
100.36.09 Procesos Disciplinarios Segunda Ley 734 de 2002 Artículos 30, 66, 67, 68,
Instancia 69,y 98. Ley 1474 de 2011 Art.57, 58,58 y
*Queja o informe 132.
*Autos Eliminar cumplidos 10 años en el Archivo
*Notificaciones 1 10 X Central ya que el original del acto
*Declaraciones administrativo que lo resuelve se traslada a la
*Pruebas Historia Laboral del disciplinado y a las
*Pliego de Cargos instancias pertinentes dependiendo el fallo.
*Recursos
*Fallo
100.36.10 Procesos Judiciales Ley 136 de 1994. Función del Alcalde de
*Notificación Representación Legal. Permanecerá un año en
*Poder de representación legal gestión una vez notificada la sentencia, se
*Demanda transfiere al Archivo Central donde
*Contestación de la demanda 1 9 X X permanecerán 9 años se selecciona la
*Estados sentencia para microfilmación o digitalización
*Sentencias de fallos y conservación, los demás documentos no son
*Recursos de apelación pertinentes para la entidad, se pueden
*Autos eliminar.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
36
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 8 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Requerimientos El expediente es propio del juzgado que
*Pruebas conoció y tramitó el proceso.
*Sentencias
100.37 PROGRAMAS
101.37.17 Programa de Rendición Pública de Ley 1757 de 2015.Cumplido el período
Cuentas constitucional, permanecerán un año en el
*Convocatoria 1 9 X X Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo
*Informe de gestión Central para un tiempo de conservación de (9)
*Encuestas* nueve años, se microfilma y conserva ambos
*Informe consolidado Encuestas soportes. *Las Encuestas cumplen su función
*Evaluación Control Interno informativa una vez consolidado el informe se
*Plan de Mejora eliminan en archivo de gestión.
100.38 PROYECTOS
100.38.01 Proyectos de Acuerdo 1 9 X X Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
*Exposición de motivos microfilma toda la serie y se elimina soporte
papel.
100.40 REGISTROS
100.40.01 Registro de Contratos y Convenios 1 9 X X Ley 1150 de 2007. Cada fin de año se
*Registro imprime un informe consolidado el cual al
cumplir 9 años en el Archivo Central se
digitaliza o microfilma y se elimina papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
37
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Despacho del Alcalde - 100 Hoja No. 9 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
100.41 RESOLUCIONES Artículo 3 de la Ley 4 de 1913. Una vez
cumplido el período del Alcalde conservar en
Archivo de Gestión un (01) año, se transfiere
1 9 X X al Archivo Central donde permanecerá 9
años, se microfilma y se conserva en ambos
soportes. Son parte de la memoria
Institucional .Parágrafo art.2º Ley 80/89.
100.42 SANCIONES DE ACUERDOS 1 9 X X Numeral 6 Artículo 315 Constitución Política.
*Acuerdo Artículo 29 de la Ley 1551 de 6 de Julio de
*Sanción 2012. Cumplido un año en el Archivo de
*Certificación Secretarial Gestión una vez terminado el periodo
*Certificación Personería Administrativo, se transfiere al Archivo
*Oficios Central donde permanecerán durante 9 años,
*Concepto de Legalidad se microfilma o digitaliza y se elimina soporte
papel (Al Archivo Histórico del Municipio
llegará mediante transferencia la serie
Acuerdos que se genera en el Concejo
Municipal y se conserva con todos los
documentos de sanción en original)
100.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores
*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
38
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 Hoja No. 10 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.01 ACTAS
101.01.04 Actas de la Comisión de Ordenamiento Acuerdo Municipal No. 014 de 29 Noviembre
Territorial de 2016. Una vez cumplido el período del
*Convocatoria Alcalde permanecerá un año en gestión, se
*Acta 1 9 X X traslada al Archivo Central y cumplidos 9 años
*Informes en el Archivo Central se microfilma y se
conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo2º Ley
80/89.
101.01.17 Actas del Comité de Coordinación de Resolución interna No. 138 de 31 de Marzo de
Control Interno 2016. Artículo 13 Ley 87 de 1993.Reglamentada
*Convocatoria Decreto 1826 de 1994. Una vez cumplido el
*Acta período del Alcalde permanecerá un año en
*Informes gestión, se traslada al Archivo Central y cumplidos
1 9 X X 9 años en el Archivo Central se microfilma y se
conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Par. Artículo 2º de la Ley
80/89.
101.01.30 Actas del Comité Permanente de Resolución interna 010 de 11 de marzo de 2016.
Estratificación Socioeconómica Una vez cumplido el período del Alcalde
*Convocatoria permanecerá un año en gestión, se traslada al
*Acta 2 8 X X Archivo Central y cumplidos 9 años en el Archivo
*Informes Central se microfilma y se conserva en ambos
soportes. Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
39
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 Hoja No. 11 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION PROCEDIMIENTO

FINAL
Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.01.31 Actas del Comité Técnico de Sisben Decreto 0021 de 28 de enero de 2016. Se
*Convocatoria conserva un año en Gestión y se transfiere al
*Actas Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Informes 1 9 X Archivo Central se microfilma y se conserva en
ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo .del art. 2º de la Ley
80/89.
101.01.39 Actas del Consejo Territorial de Decreto 017 de 28 de Enero de 2016. Artículo
Planeación. 34 de la Ley 152 de 15 de julio de 1994.
*Informes Una vez cumplido el período del Alcalde
*Planillas de Asistencia permanecerá un año en gestión, se traslada al
1 9 X X
*Notificaciones Archivo Central y cumplidos 9 años en el
*Acuerdos Archivo Central se microfilma y se conserva en
ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del art.2º Ley 80/89.
101.02 CERTIFICACIONES Y CERTIFICADOS
101.02.02 Certificaciones de Estrato Art. 5.4 y Art. 101 Ley 142 de 1994. Artículo 6
*Solicitud Ley 732 de 25 de enero de 2002 Se imprime un
*Planilla original que se entrega al solicitante, se registra
1 0 X en planilla la cual se conserva durante un año
en el archivo de gestión, no genera valores
secundarios, cumple con su función
administrativa, se puede eliminar.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
40
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 Hoja No. 12 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.02.03 Certificaciones de Nomenclatura Art. 5.5 Ley 142 de 1994. Se imprime un
*Solicitud original que se entrega al solicitante, se
*Planilla registra en planilla la cual se conserva durante
1 0 X
un año en el archivo de gestión, no genera
valores secundarios, cumple con su función
administrativa, se puede eliminar.
101.02.04 Certificaciones de Paramentos Parágrafo 2 Art.15 Decreto 1469 de 30 de abril
*Solicitud de 2010-Min.Vivienda. Se imprime un
*Planilla original que se entrega al solicitante, se
1 0 X registra en planilla la cual se conserva durante
un año en el archivo de gestión, no genera
valores secundarios, cumple con su función
administrativa, se puede eliminar.
101.04.07 Certificaciones de uso del suelo Numeral 3 del artículo 51 del Decreto
*Solicitud Nacional 1469 de 2010. Se imprime un
*Planilla original que se entrega al solicitante, se
registra en planilla la cual se conserva durante
2 18 X X
dos (02) años en el archivo de gestión, se
transfiere al Archivo Central para un tiempo
de retención de 18 años, se microfilma y se
elimina el soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
41
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 Hoja No. 13 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.04 CONCEPTOS
101.04.02 Conceptos Técnicos Decreto 1469 de 30 de abril de 2010-
*Solicitud Min.Vivienda. Se imprime un original que se
*Planilla entrega al solicitante, se registra en planilla la
1 0 X cual se conserva durante un año en el archivo
de gestión, no genera valores secundarios,
cumple con su función administrativa, se puede
eliminar.
101.15 DERECHOS DE PETICIÓN, Art.23 C.P. Ley 1755 de 30 de junio de 2015.
QUEJAS, RECLAMOS, Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS se transfiere al Archivo Central cumplidos
*Solicitud de derecho nueve (9) años, se elimina por carecer de
*Respuesta valores administrativos, fiscales, legales e
1 9 X
*Anexos históricos. (Cuando un derecho de petición
*Informe Registro Seguimiento reconoce un derecho fundamental o forma
parte de la historia laboral u otro asunto se
ingresa al respectivo expediente). Se conserva
el registro de seguimiento en Control Interno.
101.17 ESQUEMA DE ORDENAMIENTO De acuerdo con lo establecido en el Decreto
TERRITORIAL 0165 de 2001, artículo 8, numerales 2 y 3.
*Actas Acuerdo Municipal 03 de 2010. Se conserva en
1 10 X X
*Acuerdos Archivo Central un (1) año después de
*Informes cumplido el período del Alcalde y diez (10)
*Planos años en el Archivo Central, una vez cumplidos,
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
42
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. Hoja No. 14 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Perfiles viales se microfilma o digitaliza toda la serie y se
*Expediente Municipal conserva ambos soportes. Son parte de la
*Normas urbanísticas memoria institucional, Parágrafo del artículo 2º
de la Ley 80/89.
101.23 INFORMES
101.23.01 Informes a Entidades de Control y Artículo 13 Ley 87 de 1993.Reglamentada
Regulación Decreto 1537 de 2001. Una vez cumplido el
*Informe Ejecutivo anual de Control período del Alcalde permanecerá un año en
Interno gestión, se traslada al Archivo Central y
*Informe de P.Q.R.S. cumplidos 9 años en el Archivo Central se
*Informe Control Interno Contable microfilma o digitaliza y se conserva en ambos
*Informe Austeridad y Eficiencia del soportes.
Gasto Público.
*Informe Derechos de Autor software 1 9 X X De los informes que se presenta mediante
*Informe seguimiento Derechos de plataformas de las diferentes entidades se
Petición. conservará la certificación respectiva.
* Informe pormenorizado del sistema de
control interno Son parte de la memoria institucional,
*Informe Seguimiento Plan Anticorrupción y Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
atención al Ciudadano
*Informe de rendición de cuentas.
*Informe SIA Observa
*Informes SICEP

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
43
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. Hoja No. 15 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Informes SIEE (Sistema Evaluación
Eficiencia y Eficacia)
*Informe SIA Contraloría
*Informe CGN (Contaduría)
*Informe FUT (Contaduría)
*Informe SIGEP
*Informe Seguimiento a Contratación
(Secop)
101.23.02 Informes de Auditorías Internas Artículos 8 y 9 Ley 87 de 1993.Una vez
*Actas cumplido el período del Asesor de Control
*Plan de Mejoramiento Interno permanecerá un año en gestión, se
traslada al Archivo Central y cumplidos 9 años
1 9 X X
en el Archivo Central se microfilma y se
Conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del art. 2º
Ley 80/89.
101.23.03 Informes de Evaluación al Plan de Art.8 y 9 Ley 87 / 1993. Cumplido el período
Acción del Asesor de Control Interno los documentos
*Plan de Acción permanecerán un año en gestión, se traslada al
*Informes 1 9 X X Archivo Central y cumplidos 9 años se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º Ley 80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
44
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 Hoja No. 16 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.23.04 Informes de Gestión de Empalme Ley 951 de 31 de marzo de 2005, por la cual se
*Informe crea el acta de informe de gestión. Se conserva un
*Registros fotográficos año en Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo
1 9 X X
*Anexos Central, se microfilma o digitaliza y se conserva
soporte papel. Parágrafo del artículo 2º de la Ley
80/89.
101.23.06 Informes Sisben Decreto 0021 de 28 de enero de 2016. Un año
*Fichas de Clasificación socioeconómica después de realizado el barrido por planeación
*Encuestas diligenciadas Nacional (cada 5 años) se traslada al Archivo
*Informe mensual Central, las certificaciones se entregan al
*Certificaciones solicitante. Cada mes se descarga e imprime la
información y se envía informe a Planeación
Nacional por medio de la plataforma la cual
emite un certificado de envío. Las Fichas y
encuestas permanecerán permanecerán 9 años
1 9 X
en el Archivo Central, para posibles
verificaciones y se pueden eliminar ya que los
datos se conservan en el software y en los
informes. El impreso mensual y el certificado
de envío se conservan durante 9 años en
Archivo Central se microfilma o digitaliza y se
elimina soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
45
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. Hoja No. 17 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.24 INVENTARIOS
101.24.02 Inventario de Predios Artículo 58 de la Ley 388 de 1997. Se
*Hoja Excel conserva de manera permanente en gestión, en
frecuente actualización, cada año se imprime
el inventario consolidado anual, el cual
1 9 X X
permanecerá durante un año en archivo de
gestión y 9 años en el Archivo Central, una
vez cumplidos, se microfilma o digitaliza y se
elimina soporte papel.
101.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley General de Archivos. Se debe
Primarias conservar y actualizar permanentemente en
archivo de gestión por ser un instrumento que
1 0
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.
101.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos.
Dependencia Involucra todas las series y subseries
1 0 documentales bajo responsabilidad de cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo
cual debe actualizarse y conservarse
permanentemente en Gestión.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
46
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. HOJA No. 18 de 88

RETENCION DISPOSICION FINAL

Archivo Archivo CT. E M/D S
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central
PROCEDIMIENTO
101.25 LICENCIAS URBANÍSTICAS Artículo 7 del Decreto Nacional 1469 de 2010. Se
*Formato de solicitud de licencia conservará el expediente en Archivo de Gestión
*Certificado de tradición y libertad. dos (2) años después de aprobada la Licencia y 8
*Recibo de pago de impuesto predial años en el Archivo Central posteriormente se
*Certificación de servicios Públicos microfilma o digitaliza y se conserva ambos
*Planos del Proyecto Urbanístico soportes.
*Estudio geotécnico
*Escritura (s) Son parte de la memoria institucional, Parágrafo
Cálculo de áreas por coordenadas del artículo 2º de la Ley 80/89.
*Medio magnético del Plano Urbanístico
*Poder 2 8 X X
*Comunicaciones
*Requerimientos
*Constancias de citaciones y notificaciones
*Citaciones
*Notificaciones
*Edictos
*Autos
*Recursos
*Resolución del Recurso
*Actas de seguimiento

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
47
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. HOJA No. 19 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.33 PLANES
101.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap. VI,
*Informes Art. 41. Se elimina porque la información se
*Estadísticas 1 0 X consolida en el Plan de Desarrollo Municipal. Los
*Informes de Gestión de Empalme informes de Gestión de Empalme se Consolidan
en Control Interno.
101.33.04 Plan de Desarrollo Municipal De acuerdo con lo establecido en el Decreto 0165
*Acuerdo del Concejo Municipal de 2001, artículo 8, numerales 2 y 3. Ley 152 de
*Decretos 1994. Se conserva en Archivo Central un (1) año
*Programa de Gobierno después de cumplido el período del Alcalde y
*Proyectos sectoriales 1 9 X X nueve (9) años en el Archivo Central, una vez
*Plan Operativo Anual (POAI) cumplidos, se microfilman o digitaliza toda la
*Planes de Acción serie y se conserva ambos soportes. Son parte de
*Informes dependencias
la memoria institucional, Parágrafo del artículo 2º
*Informes de seguimiento
*Proyectos de la Ley 80/89.
101.36 PROCESOS
101.36.05 Procesos de Subdivisiones urbanas de Artículo primero Decreto Nacional 1469 de 30 de
terrenos abril de 2010.
*Copia de la Escritura
*Planos Los documentos variarán según el caso. Se deben
*Copia Cédulas P conservar permanentemente en gestión ya que
*Autorización
son de alta frecuencia de consulta.
*Notificaciones
*Paz y Salvo
*Resolución
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
48
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 HOJA No. 20 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.36.06 Procesos de Titulación y Legalización de Acuerdo Municipal 009 de 2016. Decreto
Predios Nacional 4825 de 2011. Se remiten los
*Solicitud documentos establecidos como requisito para
*Copia Cédula Usuario el trámite a la Notaría correspondiente con
*Promesa de Compraventa copia para el interesado. La copia del oficio
*Certificado de Personería remisorio permanecerá durante un año en
Planos Archivo de Gestión y se traslada al Archivo
Edictos 1 9 X X central donde permanecerá durante 9 años,
Acuerdo Municipal posteriormente se microfilma o digitaliza y se
Oficio Remisorio a Notaría conserva en ambos soportes, registra la
Acta de Posesión del Alcalde legalización de la tenencia de los predios del
Fotocopia cédula Alcalde Municipio.
Diligencia Inspección Ocular
Recibo pago Tesorería
Certificado Catastral
101.36.12 Procesos por Infracciones Urbanísticas Art.135 Título XIV Capítulo I Ley 1801 de 29
*Autos de Julio de 2016. Cumplidos dos años en el
*Pruebas Archivo de Gestión, pierde valores
*Resoluciones 2 0 X administrativos, la información relevante
*Recursos queda registrada en la resolución que profirió
el fallo, la cual se conserva totalmente en la
Serie RESOLUCIONES.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
49
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. HOJA No. 21 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT E M/D S
Gestión Central .
101.36.13 Procesos Precontractuales Arts. 15 a 20 del Decreto 1510 de 17 de
*Estudios de Mercado* julio de 2013. Los documentos se generan
*Cotizaciones* 1 9 en cada dependencia y pasan al expediente
*Solicitud C.D.P. del contrato correspondiente.
*Estudios Previos
101.37 PROGRAMAS
101.37.02 Programa Anticorrupción y atención al Ley 1757 de 2015.Cumplido el período
Ciudadano constitucional, permanecerán un año en el
*Estatuto 1 9 X X Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo
*Informe de Seguimiento Central para un tiempo de conservación de (9)
nueve años, se microfilma y conserva ambos
soportes.
101.37.03 Programa Anual de Auditoría Artículos 1, 2,3 y 4 Ley 87 de 1993. Una vez
*Plan cumplido el período del Alcalde permanecerá
*Informe de Auditorías Internas un año en gestión, se traslada al Archivo
1 9 X X
*Plan de mejora continua Central, cumplidos 9 años en el Archivo
Central se microfilma y se conserva en ambos
soportes.
101.37.10 Programa de divulgación estrategias de Arts. 1, 2,3 y 4 Ley 87 de 1993.
Control Interno Permanecerá un año en gestión, se traslada
*Estrategias de divulgación al Archivo Central y cumplidos 9 años se
*Registro de Asistencia 1 9 X X microfilma y se conserva en ambos
*Publicaciones soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del art. 2º Ley
80/89.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
50
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101 Hoja No. 22 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
101.38 PROYECTOS
101.38.03 Proyectos de Inversión Acuerdo 38 de 2016 –Comisión Rectora
Dependiendo de la Entidad a donde se S.G.R.
deban presentar los tipos documentales Tres años después de ejecutado los proyectos,
variarán, los más comunes son: se trasladan al Archivo Central donde
*Certificaciones permanecerán durante 17 años, cumplido este
*Carta de presentación. tiempo se microfilman y se elimina soporte
*Ficha MGA papel.
*Presupuesto
*Valores Unitarios.
*Cronogramas
*Planos
*Especificaciones Técnicas 3 17 X X
*Memorias de Cálculo
*Disponibilidad de Servicios Públicos.
*Licencias Ambientales (Según Caso)
*Planes de Manejo (Según Caso)
*Análisis de Riesgos de desastres (S.Caso)
*Autorizaciones
*Informes de Evaluación y Seguimiento.
*Conceptos Técnicos
*Certificaciones
*Comunicaciones

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
51
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Oficina Asesora de Planeación - 101. Hoja No. 23 de 88

CODIGO RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central
101.41 RESOLUCIONES Una vez cumplido el período del Secretario
conservar en Archivo de Gestión un (01) año,
se transfiere al Archivo Central donde
1 9 X X permanecerá 9 años, se microfilma y se
conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria Institucional .Parágrafo art.2º Ley
80/89.
101.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores
*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
52
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 24 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.01 ACTAS
110.01.01 Actas Comité Territorial de Orden Artículo 17 Ley 62 de 1993. Decreto 2615 de
Público 1991 Artículos 13,14,16 y 17 Decreto 399 de
*Convocatoria 2011 (Artículos 17 y 18).Se conserva un año
*Acta en Gestión y se transfiere al Archivo Central.
1 9 X X
*Anexos Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
110.01.02 Actas de Comparecencia Voluntaria Se conservan durante dos (02) años en
*Actas Archivo de Gestión y ocho (8) años en
Archivo Central, el original lo conserva el
2 8 X
interesado, después de 10 años en la Entidad
no genera valores secundarios, se puede
eliminar.
110.01.08 Actas de posesión Jueces de Paz Artículo 12 Ley 497 de 10 de febrero de 1999.
*Acta Se conserva un año en Gestión y se transfiere
al Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
1 9 X X
Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Par.del artículo 2º Ley 80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
53
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 25 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.01.11 Actas del Comité Municipal de Lucha Ley 985 de 26 de agosto de 2005. Decreto
Contra la Trata de Personas interno No.063 de 20 de Junio de 2013. Se
*Convocatoria conserva un año en Gestión y se transfiere al
*Acta Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
1 9 X X
*Anexos Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del artículo 2º de la
Ley 80/89.
110.01.12 Actas Consejo Municipal de Gestión Artículo 28 Ley 1523 del 24 de abril de 2012.
del Riesgo y Desastres CMGRD Decreto interno No. 0066 de 24 Junio 2013
 Convocatoria Se conserva un año en Gestión y se transfiere
 Actas 1 9 X X
al Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
 Anexos Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del artículo 2º de la
Ley 80/89.
110.01.13 Actas del Concejo Municipal de Ley 434 de 3 de febrero de 1998. Acuerdo
derechos humanos y Derecho Concejo Municipal 013 de 28 de Agosto de
Internacional Humanitario 2015. Se conserva un año en Gestión y se
*Convocatoria 1 9 X X transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Acta años en el Archivo Central se microfilma y se
*Anexos conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Par.art. 2º Ley 80/89.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
54
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 26 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.01.14 Actas Comité de Seguimiento, Decreto Municipal 010 de 13 de Julio de
Vigilancia y garantías Electorales 2000. Artículos 2,3 y 4 Decreto 2267 de 12 de
 Convocatoria septiembre de 1997. Se conserva un año en
 Acta 1 9 X X
Gestión y se transfiere al Archivo Central.
 Anexos Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del art. 2º Ley 80/89.
110.01.16 Actas del Comité de Conciliación y Resolución 249 de 14 de Junio de 2016. Artículo
Defensa Judicial 2.2.4.3.1.2.2 Decreto Reglamentario 1069 Único
*Convocatoria de 2015, Numeral 10 Art. 19 Decreto 1716 de
*Acta 2009 Resolución Interna No. 0249 de 14 de Junio
1 9 X X de 2016. Se conserva un año en Gestión y se
*Anexos
transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9 años en
el Archivo Central se microfilma y se conserva en
ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del art.2º Ley 80/89.
110.01.18 Actas del Comité de Gobierno en Línea Decreto interno 015 de 8 de enero de 2016. Se
y Anti trámites conserva un año en Gestión y se transfiere al
*Convocatoria Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Acta 1 9 X X Archivo Central se microfilma y se conserva
*Anexos en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del artículo 2º Ley
80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
55
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 27 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.01.20 Actas del Comité de Seguridad Vial Resolución 891 de 20 de diciembre de 2016..
*Convocatoria Se conserva un año en Gestión y se transfiere
*Acta 1 9 X X al Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Anexos Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes.
110.01.21 Actas del Comité Evaluador de Bajas Resolución interna No. 0144 de 04 de abril de
de los bienes muebles 2016. Se conserva un año en Gestión y se
*Convocatoria transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Acta 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Anexos conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
110.01.23 Actas del Comité Interinstitucional Decreto nacional 859 de 26 de mayo de 1995.
para la Erradicación del trabajo Decreto interno 047 de Mayo de 2013. Se
Infantil y la protección del Joven conserva un año en Gestión y se transfiere al
Trabajador 1 9 X X Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Convocatoria Archivo Central se microfilma y se conserva
*Acta en ambos soportes.
*Anexos

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
56
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 28 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.01.29 Actas del Comité Paritario de 1 19 X X Decreto Nal. 614 de 1984, Resolución 1016 de
Seguridad y Salud en el trabajo 1989, Decreto Ley 1295 de 1994, Ley 1562 de
(COPASSTT) 2012 y Decreto Nal. 1443 de 2014. Decreto
* Convocatoria Municipal No. 033 de 24 de noviembre de
* Acta 2009. Se conserva un año en Gestión y se
 Anexos transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9 años
en el Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del artículo 2º de la Ley
80/89.
110.01.33 Actas del Comité Territorial de Artículo 252 y 253 del Decreto 4.800 de 2011.
Justicia Transicional Decreto interno No.037 de 06 de Agosto de 2012.
*Convocatoria Se conserva un año en Gestión y se transfiere al
*Acta 1 9 X X Archivo Central. Cumplidos 9 años en el Archivo
*Anexos Central se microfilma y se conserva en ambos
soportes. Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
110.01.34 Actas del Consejo de Gobierno Artículo 93 Ley 136 de 2 de Junio de 1994. Es la
*Convocatoria instancia superior de asesoría del Alcalde. Forma
*Anexos parte de la memoria de la Entidad. Se conserva un
año en Gestión una vez terminado el período del
1 9 X X Alcalde y se transfiere al Archivo Central.
Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes. Son
parte de la memoria institucional, Par.Art.2º Ley
80/89.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
57
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 29 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.01.36 Actas del Consejo de Seguridad Decreto 2615 de 1991 (Artículos 1°- 10). Se
*Convocatoria conserva un año en Gestión y se transfiere al
*Acta Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Anexos 1 9 X X Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del art. 2º de la Ley
80/89.
110.01.38 Actas del Consejo Municipal de Decreto 1009 de 24 de mayo de 1988.
Protección al Consumidor Acuerdo Concejo Municipal 018 de 05 de
*Convocatoria diciembre de 2012. Se conserva un año en
1 9 X X
*Acta Gestión y se transfiere al Archivo Central.
*Anexos Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
110.02 CERTIFICACIONES Y
CERTIFICADOS
110.02.01 Certificaciones Importa sólo como gestión, se llevará un
*Libro radicador o planilla. 1 0 X registro de certificaciones en un libro o
planilla.
110.02.09 Certificados Sanitarios Bovinos Resolución (ICA) No.01332 de 12 de marzo de
2013.Se conservarán en Archivo de Gestión un año
1 9 X X después de fallecido el semoviente y 9 años en
Archivo Central, cumplido este tiempo se
microfilma o digitaliza, se elimina soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
58
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 30 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.07 CONSTANCIAS DE ACCIDENTES Artículos 144 y 129 Ley 769 de 6 de agosto de
DE TRANSITO 2002. Se conservan durante un año en el Archivo
*Informe de Accidente de Gestión y 4 años en el Archivo Central
*Documentos de Identidad 1 4 X posteriormente se elimina ya que la información
*Constancia orden de entrega del sirvió en su momento como desarrollo a la gestión
y la conserva el involucrado para los trámites
vehículo
correspondientes.
*Comunicaciones
110.10 COSO MUNICIPAL Artículo 96 Ordenanza No. 015 19 de
Informes Diciembre de 2006 Se conserva durante un
Recibos año en gestión y se pueden eliminar, la
Conciliaciones 1 0 X información queda registrada en el informe de
gestión que se presenta al Concejo de
Seguridad
110.11 CUENTAS
110.11.01 Cuenta de Almacén Plan Único de Cuentas. Código Comercio Art.
*Balance Almacén 48 y 60. Permanecen un año en Archivo de
*Comprobante Entrada Almacén (Alta) Gestión, nueve (09) años en archivo Central,
1 9 X X
*Comprobantes Salida Almacén (Baja) cumplido el tiempo de retención se microfilma
*Actas de Baja de Elementos toda la serie y se elimina soporte papel.
*Actas de recibido

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
59
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 31 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.12 DECLARACIONES
110.12.01 Declaración Juramentada Decreto 1557 de 1989, Artículo 299 del
*Declaración Código de Procedimiento Civil, Art. 442 del
1 0 X código Penal, Modificado por la ley 890 de
2004, Artículo 8º.Cumplido un año en el
archivo de gestión se puede eliminar ya que
pierde valores administrativos y legales.
110.14 DEMANDAS
110.14.01 Demanda de Investigación de Artículo 406 del Código Civil, Artículo 10 Ley
Paternidad 75 de 1968. Se conservan un año en archivo de
Demanda Gestión después de cerrado el proceso y nueve
*Registro Civil 1 9 X (9) años en el Archivo Central, después se
*Cédulas puede eliminar ya que el proceso reposa en el
*Actas de reconocimiento de paternidad juzgado correspondiente y a los interesados se
les entrega copia de todos los documentos.
110.14.02 Demanda Ejecutiva de Alimentos Artículos 411 y siguientes y 1617 del Código
*Acta de audiencia de conciliación Civil; 544 y siguientes del Código de
*Registro pagos realizado por el Procedimiento Civil. Se conservan durante dos
demandado. (02) años en Archivo de Gestión y ocho (8)
2 8 X
*Poder años en Archivo Central, el original lo
*Fotocopia de cedula del demandante. conserva el interesado, después de 10 años en
*Registro civil de nacimiento del menor la Entidad no genera valores secundarios, se
*Fotocopia de tarjeta identidad del menor puede eliminar.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
60
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 32 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.15 DERECHOS DE PETICIÓN, Art.23 C.P. Ley 1755 de 30 de junio de 2015.
QUEJAS, RECLAMOS, Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS se transfiere al Archivo Central cumplidos
*Solicitud de derecho nueve (9) años, se elimina por carecer de
*Respuesta valores administrativos, fiscales, legales e
1 9 X
*Anexos históricos. (Cuando un derecho de petición
*Informe Registro Seguimiento reconoce un derecho fundamental o forma
parte de la historia laboral u otro asunto se
ingresa al respectivo expediente). Se conserva
el registro de seguimiento en Control Interno.
110.16 DESPACHOS COMISORIOS Art. 37 Ley 1564 de 12 de Julio de 2012 y
*Comisorios Art. 35 Ley 228 de 21 de diciembre de 1995.
*Autos Se conservan durante dos (02) años en
*Comunicaciones 2 8 X Archivo de Gestión y ocho (8) años en
*Anexos Archivo Central luego se microfilma los
oficios remisorios y se elimina soporte papel.
Los documentos originales se han remitido
previamente a la entidad que ordenó la comisión.
110.20 GUIAS
110.20.01 Guías de Movilización Artículo 165 Ordenanza No. 015 19 de
*Formatos diligenciados Diciembre de 2006. Permanecerá un año en
1 9 X gestión y 9 en Archivo Central, posteriormente
se elimina, la información esencial queda
registrada en el Informe correspondiente.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
61
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 33 de 88

RETENCION DISPOSICION FINAL

Archivo Archivo CT. E M/D S PROCEDIMIENTO
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central
110.20.02 Guías de Movilización Interna de Resolución (ICA) No.01332 de 12 de marzo de
Animales 2013.Permanecerá un año en gestión y 9 en
*Formatos diligenciados Archivo Central, posteriormente se elimina, la
1 9 X
*Informe ICA información esencial queda registrada en el
*Desprendible Informe que se envía al ICA, junto con el
desprendible.
110.21 HISTORIALES
110.21.01 Historiales familiares Artículos 411 y siguientes y 1617 del Código
Los tipos documentales variarán según el Civil; 544 y siguientes del Código de
caso: Procedimiento Civil. Artículo 20 y siguientes
* Denuncia, demanda o queja Código de Infancia y Adolescencia. Se
* Autos conservan durante tres (03) años en Archivo
* Citaciones de Gestión y diecisiete (17) años en Archivo
* Certificaciones Central, se microfilma toda la serie y se
* Estudio socio-familiar elimina soporte papel.
* Informes 3 17 X X
* Historia integral socio-familiar Dado el carácter confidencial de la
* Resumen historia del menor información, les aplica la reserva legal
* Valoraciones contemplada en la ley 57 de 1985.
* Resoluciones
* Solicitud de inspección
* Boleta de ubicación del menor

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
62
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno – 110 Hoja No. 34 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
* Actas Dado el carácter confidencial de la
* Fotografías información, les aplica la reserva legal
* Títulos Judiciales contemplada en la ley 57 de 1985.
110.21.02 Historiales de Accidentes de Trabajo Artículo 32 Decreto 1443 de 31 de julio de
*Reportes 2014. Una vez cerrado el proceso permanecerá
*Notificaciones un año en archivo de gestión contado a partir
*Historia Clínica (Copia) del momento en que cese la relación laboral
del trabajador con la Alcaldía, se transfiere al
1 19 X X
Archivo Central donde estará durante 19 años.
Se microfilma toda la serie y se elimina
soporte papel. Título 4 Capítulo 6.
Art.2.2.4.6.13 Decreto 1072 del 2015. Min.
Trabajo
110.21.03 Historiales de Adulto Mayor Ley 1251 de 27 de noviembre de 2008. Una
*Denuncia-demanda-queja. vez cerrado el proceso se conservarán los
*Autos. documentos dos años en el Archivo de Gestión
*Citaciones y 8 años en el Archivo Central, cumplido el
2 8 X
*Estudio socio familiar. tiempo de retención en Archivo Central se
*Valoración por sicología eliminan todos los documentos, las decisiones
*Actas tomadas se encuentran registradas en las
*Resoluciones Resoluciones, que se conservan totalmente.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
63
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno – 110 Hoja No. 35 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.21.04 Historiales de Bienes Inmuebles Art. 64 Decreto 2649 de Diciembre 29 de
*Documentos de Adquisición 1993.Una vez se venda o cambie de
*Certificado de Matrícula propietario, los documentos se conservarán un
*Planos 1 9 X X año en el Archivo de Gestión y 9 años en el
*Avalúos Archivo Central. Se microfilma y se elimina
soporte papel
110.21.05 Historiales de Organismos Comunales Se conserva durante un año en archivo de
y comunitarios gestión, después de cancelada la personería
* Solicitudes jurídica y se transfiere al Archivo Central,
* Comunicaciones 1 10 X donde permanecerán 9 años, cumplidos se
* Notificaciones selecciona las resoluciones de creación y la de
cancelación de personería jurídica, las cuales
se conservarán totalmente.
110.21.06 Historiales de Vehículos Una vez se haya dado de baja al vehículo por
*Documentos de Adquisición venta o deterioro físico, los documentos se
*Certificado de matrícula conservarán dos años en el Archivo de Gestión
*Tarjeta de propiedad y posteriormente se eliminan porque pierden
2 0 X
*Pólizas de seguro su vigencia, de otra parte los datos más
*Copia de recibos pago de impuestos relevantes se conservan en las Actas de
*Actas de entrega e inventario Comité de Bajas, las cuales se conservan
totalmente.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
64
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 36 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.21.07 Historiales de violencia intrafamiliar Artículo 20 y siguientes Ley 1098 de 8 de
Los tipos documentales variarán según el noviembre de 2006 (Código de Infancia y
caso: adolescencia). Una vez cerrado el proceso, se
* Queja conservan durante tres (03) años en Archivo
* Autos de Gestión y diecisiete (17) años en Archivo
* Boleta de citación Central , se microfilma toda la serie y se
* Actas 3 17 X X elimina soporte papel
* Valoración medicina legal Dado el carácter confidencial de la
* Informe visita domiciliaria información, les aplica la reserva legal
* Valoración de sicología contemplada en la ley 57 de 1985.
* Pruebas
* Resoluciones
* Recursos
110.22 HISTORIAS LABORALES Art.264 Código Sustantivo del Trabajo. Se
*Acto de nombramiento conservan dos años en el archivo de gestión
*Notificación de nombramiento después de haberse retirado el funcionario. Al
*Oficio de aceptación del nombramiento. trasladarse al Archivo Central permanecerán
*Documentos de identificación 2 98 X X durante 98 años, luego serán sometidas a
*Formato Único Hoja Vida Función selección teniendo en cuenta las Historias
Pública Laborales de personas que hayan tenido
*Certificados estudios incidencia en la historia de la Entidad.
*Certificados experiencia laboral.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
65
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 37 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Certificado Verificación Hoja de Vida
SIGEP
*Acta de posesión
*Certificado Antecedentes Penales
*Certificado Antecedentes Fiscales
*Certificado Antecedentes Disciplinarios
*Certificado Contaduría General de la
República
*Declaración de Bienes y Rentas
*Certificado aptitud laboral (examen
médico de ingreso)
*Afiliación E.P.S.
*Afiliación cesantías
*Afiliación caja de compensación.
*Actos administrativos: vacaciones,
licencias comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre otros.
*Evaluación del Desempeño.
*Acto administrativo retiro /
desvinculación

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
66
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 38 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.23 INFORMES
110.23.01 Informes a Entidades de Control y Artículo 13 Ley 87 de 1993.Reglamentada
Regulación Decreto 1537 de 2001. Una vez cumplido el
período del Alcalde permanecerá un año en
gestión, se traslada al Archivo Central y
cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma o digitaliza y se conserva en ambos
1 9 X X
soportes.
De los informes que se presenta mediante
plataformas de las diferentes entidades se
conservará la certificación respectiva.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
110.23.05 Informes Inspección Técnica a Artículos 202 a 205, 213 y 214 del Código de
Cadáveres Procedimiento Penal – Ley 906 de 2004. El
*Formatos Diligenciados formato diligenciado se envía a la Fiscalía
*Comunicaciones 1 9 X Seccional, únicamente se conserva el oficio
*Informes remisorio durante un año en el Archivo de
Gestión y 9 años en el Archivo Central,
posteriormente se elimina.
110.24 INVENTARIOS
110.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley General de Archivos. Se debe
Primarias 1 0 conservar y actualizar permanentemente en

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
67
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 39 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
archivo de gestión por ser un instrumento que
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.
110.24.04 Inventario General de Bienes Resolución 001 de 20 de Septiembre de 2001.
*Inventario de Inservibles 1 9 X X Art. 63 Decreto 2649 de Diciembre 29 de
*Inventario Individual de Bienes 1993. Contaduría. La información se condensa
*Inventario de devolutivos en el Inventario General de Bienes, del cual se
imprimirá el consolidado anual que
permanecerá un año en archivo de gestión, 9
años en el Archivo Central, cumplido este
tiempo se microfilma o digitaliza y se elimina
soporte papel. Código Comercio Art. 48 y 60
110.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos.
Dependencia Involucra todas las series y subseries
1 0 documentales bajo responsabilidad de cada
funcionario o contratista de la dependencia por
lo cual debe actualizarse y conservarse
permanentemente en Gestión.
110.26 MANTENIMIENTO
110.26.01 Mantenimiento Infraestructura Física Resolución 072 de 1998 - Contraloría General
*Formatos diligenciados 1 0 de la Nación. Cumple su función
X administrativa de trámite, se puede eliminar,
no genera valores secundarios.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
68
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 40 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.26.02 Mantenimiento Infraestructura Redes Resolución 072 de 1998 - Contraloría General
y Telecomunicaciones de la Nación. Las Hojas de vida de los equipos
*Formatos diligenciados se conservan un año en gestión una vez se de
1 0 X
*Hoja de Vida Equipos X baja el equipo y se elimina, la información se
registra en las actas de baja.

110.27 MODELO ESTANDAR DE Se actualiza según requerimiento de la Entidad

CONTROL INTERNO Y SISTEMA o normatividad del momento. Permanecerá un
DE CALIDAD año en gestión después de actualizado, se
*Protocolos éticos
transfiere al Archivo Central, una vez cumpla
*Planes, Programas y Proyectos
*Mapa de Procesos 9 años se microfilma y se conserva en ambos
*Indicadores soportes.
*Organigrama 1 9 X X
*Políticas de Operación Son parte de la memoria institucional,
*Políticas de Administración de Riesgos Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
*Mapa de Riesgos Institucional
*Manuales
*Autoevaluaciones
*Planes de Mejoramiento
*Informe Visitas de Seguimiento

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
69
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 41 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.29 NOVEDADES DE NOMINA Art.2 Decreto 1042 de 1978. Se genera el
*Reporte de Novedades Reporte de Novedades de Nómina en Original
y una copia, el original se envía a Secretaría de
Hacienda para elaborar la nómina, la copia se
1 9 X conservará durante todo el período del Alcalde
y un año después se envía al Archivo Central
donde permanecerá durante 9 años, se puede
eliminar, la información queda registrada en la
Serie NOMINAS de Secretaría de Hacienda.
110.31 PAPELETAS Artículo 165 Ordenanza No. 015 19 de
*Formatos diligenciados Diciembre de 2006.Permanecerá un año en
*Informes 1 10 X gestión y 9 en Archivo Central, posteriormente
se elimina, la información esencial queda
registrada en el Informe correspondiente.
110.32 PAZ Y SALVO Se entrega el original al interesado, pierde
1 0 X valores administrativos, legales y fiscales para
la Administración, se puede eliminar.
110.33 PLANES
110.33.01 Plan anual de Adquisición de Bienes y Artículos 2.2.1.1.1.4.1 y 2.2.1.1.14.3 del Decreto
Servicios 1082 de 2015. Se publica en el Sistema
*Certificaciones 1 9 Electrónico de Contratación Pública (Secop). Se
*Actualizaciones generan Certificaciones las cuales se adjuntan al
expediente contractual o proceso correspondiente.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
70
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 42 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
Se conserva un año en gestión después de
terminado el período del Alcalde y se transfiere al
Archivo Central. Cumplidos nueve años se
microfilma o digitaliza y se elimina soporte papel.
(Cód. de Comercio Art. 48 y 60. Artículo 28 Ley
962 de 2005)
110.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.
110.34 POLIZAS Artículos 101 y 107, Ley 42 de 1993.Código de
*Pólizas de Manejo Comercio Art.48 y 60. Permanecerán un año en
*Pólizas de Seguro de vida Archivo de Gestión después de terminado el
1 9 X X
período constitucional. Se transfiere al Archivo
Central donde permanecerán durante 9 años se
microfilma toda la serie y se elimina soporte papel.
110.36 PROCESOS
110.36.01 Procesos Administrativos Artículo 441 Ordenanza 015 de 2006-Código de
*Demanda y Anexos Policía de Casanare. Se lleva libro radicador
*Autos Cumplido un año en Archivo de Gestión de la
*Notificaciones 1 9 X X Inspección, se transfiere al Archivo Central junto
*Acta de Inspección Ocular con los demás documentos, allí permanecerán 9
años, se microfilma o digitaliza y se elimina
*Alegatos de Conclusión
soporte papel.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
71
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 43 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.36.02 Procesos Administrativos 3 17 X Código de la Infancia y la Adolescencia en sus
Restablecimiento de Derechos artículos 100 y siguientes. Se conservan
* Denuncia, demanda o queja durante tres (03) años en Archivo de Gestión y
* Autos diecisiete (17) años en Archivo Central, la
* Citaciones decisión final queda registrada en las
* Certificaciones RESOLUCIONES, las cuales se conservan
* Estudio socio-familiar totalmente, los demás documentos se pueden
* Informes eliminar una vez cumplido el tiempo de
* Historia integral socio-familiar retención en el Archivo Central.
* Resumen historia del menor
* Valoraciones
* Resoluciones
* Solicitud de inspección
* Boleta de ubicación del menor
* Actas
* Fotografías
* Títulos Judiciales
110.36.08 Procesos Disciplinarios Primera Una vez proferido el fallo se conserva un año
Instancia en Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo
*Queja-Denuncia-de Oficio Central donde permanecerán durante 9 años
*Autos 1 9 X luego de los cuales se puede eliminar ya que el
*Notificaciones original del acto administrativo que lo resuelve
*Declaraciones se traslada a la Historia Laboral del procesado
*Pruebas
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
72
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 44 de 88

.
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO
Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Pliego de Cargos y a las instancias pertinentes dependiendo el
*Recursos fallo.
*Fallo Arts. 57, 58,59, 132 de la Ley 1474 de 2011.
110.36.13 Procesos Precontractuales 1 9 Arts. 15 a 20 del Decreto 1510 de 17 de julio
*Estudios de Mercado* de 2013. Los documentos se generan en cada
*Cotizaciones* dependencia y pasan al expediente del contrato
*Solicitud C.D.P. correspondiente.
*Estudios Previos
110.37 PROGRAMAS
110.37.08 Programa de Bienestar Social e Decreto 1227 de 2005. Titulo V. Artículo 85.
Incentivos Cumplido 1 año en gestión, se transfiere al
*Planes Archivo Central pasados 9 años se selecciona
*Listado de Convenios los informes y el listado de convenios, los
1 9 X X
*Informes cuales se conserva, los demás documentos se
*Comunicaciones eliminan por carecer de valores secundarios.
Los planes se consolidan en el Plan de
Desarrollo de la Entidad.
110.37.13 Programa de Gestión de la Seguridad y Artículos 2.2.4.6. y Artículo 2.2.4.6.11.
Salud en el Trabajo SG-SST. L Decreto 1443 de 31 de julio de 2014. Los
*Planes X X originales de los exámenes de Ingreso, Retiro
*Perfiles epidemiológicos 1 19 y paraclínicos se trasladan a la Historia
*Exámenes de Ingreso y retiro Laboral, se conservará una copia para atender
*Registro Resultados Exámenes
paraclínicos
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
73
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 45 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Registro mediciones y monitoreo auditorías, una vez se procese la información
ambientes de trabajo se pueden eliminar. Los demás documentos
*Registro Actividades capacitación y permanecerán un año en Archivo de Gestión y
entrenamiento en SyS. se transfieren al Archivo Central donde deben
*Registro elementos y equipos de ser conservados por un período mínimo de 19
protección personal. años, posteriormente se microfilma toda la
*Reporte análisis de trabajo Seguro serie y se conserva soporte papel.
110.37.15 Programa de Gobierno en Línea Decreto 2573 de 2014 – Min Tic.
*Plan de Acción. Cumplido 1 año en gestión, se transfiere al
*Plan de Medios Archivo Central pasados 9 años se selecciona
*Plan de Seguridad Informática los informes y el listado de convenios, los
1 9 X X
*Estrategia Cero papel cuales se conservan, los demás documentos se
*Política editorial eliminan por carecer de valores secundarios.
Los planes se consolidan en el Plan de
Desarrollo de la Entidad.
110.36.20 Programa de Seguridad Vial Resolución 891 de 20 de diciembre de 2016.
*Plan Estratégico Cumplido 1 año en gestión, se transfiere al
*Listado de Convenios Archivo Central pasados 9 años se selecciona
*Informes los informes y el listado de convenios, los
1 9 X X
*Comunicaciones cuales se conservan, los demás documentos se
* Herramienta de Seguimiento y Control eliminan por carecer de valores secundarios.
Los planes se consolidan en el Plan de
Desarrollo de la Entidad.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
74
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 46 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.37.21 Programa de Seguridad y Convivencia Artículos 213, 296 y 315 Constitución
Ciudadana Política, Ley 4 de 1991, Ley 62 de 1993. Se
*Planes conserva un año en Archivo de Gestión
*Solicitudes cumplido el período del Alcalde, se transfiere
*Informes al archivo Central donde permanecerá durante
*Listado de Convenios y/o Contratos 9 años, cumplido este tiempo se microfilma el
1 9 X X
listado de contratos y convenios y se elimina
soporte papel. Las solicitudes cumplieron su
labor administrativa, su información queda
plasmada en los planes y los informes, los
planes se consolidan en el Plan de Acción, al
igual que los informes.
110.37.24 Programa para la Formulación e Artículo 75° del Plan Nacional de Desarrollo
implementación de la política de 2014- 2018. Ley 1429 de 29 de diciembre de
Empleo 2010. Cumplido 1 año en gestión, se transfiere
*Planes al Archivo Central pasados 9 años se
*Listado de Convenios selecciona los informes y el listado de
1 9 X
*Informes convenios, los cuales se conservan, los demás
*Comunicaciones documentos se eliminan por carecer de valores
secundarios. Los planes se consolidan en el
Plan de Desarrollo de la Entidad.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
75
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 47 de 88

RETENCION DISPOSICION FINAL

Archivo Archivo CT. E M/D S PROCEDIMIENTO
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central
110.37.25 Programa Población Víctimas del Ley 1448 de 10 de junio de 2011. Cumplido
Conflicto Armado un (1) año en el Archivo de Gestión, se
*Plan de Acción transfiere al Archivo Central para una
1 9 X X
*Plan de Contingencia retención de 9 años, posteriormente se
*Pantallazos de Informes microfilma para la conservación permanente
*Comunicaciones de ambos soportes
110.37.27 Programas de Capacitación Decreto 4665 de 2007. Ley 909 de 2004.
* Inducción Decreto 127 de 2005. Título V. Se transfiere al
* Planes Archivo Central solo las estadísticas e
* Cronogramas informes de cada programa Cumplido 1 año en
* Informes gestión, se transfiere al Archivo Central
1 4 X pasados 9 años se selecciona los informes y el
listado de convenios, los cuales se conserva,
los demás documentos se eliminan por carecer
de valores secundarios. Los planes se
consolidan en el Plan de Desarrollo de la
Entidad.
110.37.28 Programas de Cooperación Artículos 3 y 4 Ley 136 de 1994. Se conservan
Interinstitucional las estadísticas e informes de aquellos
* Diagnósticos programas de mayor incidencia en el
* Informes Municipio. Cumplido 1 año en gestión, se
* Actas 1 4 X transfiere al Archivo Central pasados 9 años se

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
76
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 48 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
selecciona los informes y el listado de
convenios, los cuales se conserva, los demás
documentos se eliminan por carecer de valores
secundarios.
110.37.31 Programas de Inducción y Art. 7 Decreto 1567 de agosto 5 de 1998.
Reinducción Cumplido 1 año en gestión, se transfiere al
*Programa Archivo Central pasados 9 años se selecciona
1 9 X X
*Actas los informes y el listado de convenios, los
*Evaluación cuales se conserva, los demás documentos se
*Informes eliminan por carecer de valores secundarios.
110.39 QUERELLAS Ley 228 de 21 de diciembre de 1995. Artículo
*Denuncias 14 Ordenanza No. 015 de 19 de Diciembre de
*Autos 2006 Código Policía de Casanare. Artículos
*Notificaciones 240 y 249 Ley 1801 de 2016. El vencimiento
*Requerimientos de una querella es de dos años, tiempo después
*Diligencia de amonestación. 1 9 X del cual pierde vigencia y si repite el hecho se
*Actas debe hacer apertura de un nuevo proceso.
Permanecerá un año en Archivo de Gestión y 9
años en Archivo Central para posibles
revisiones, posteriormente se puede proceder a
eliminar.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
77
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 49 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
110.40 REGISTROS
110.40.05 Registro de Marcas y Herretes Artículo 164 Ordenanza No. 015 19 de
*Libro de Registro Diciembre de 2006 Se imprimirá cada año un
*Hoja Excel listado del consolidado del Registro Excel, el
cual se transfiere al Archivo Central y se
conservará durante 59 años, posteriormente se
1 59 X X microfilma o digitaliza y se conserva ambos
soportes. El Libro de registro se mantendrá un
año en Archivo de Gestión hasta diligenciar
todos los folios se transferirá al Archivo
Central, posteriormente se microfilma o
digitaliza y se conserva ambos soportes.
110.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores
*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.
110.44 TABLA DE RETENCION Art. 2.8.2.5.6 Literal C Decreto 1080 de 26 de
DOCUMENTAL Mayo de 2015. Cumplido un (1) año en el
*Instructivos Archivo de Gestión, después de modificada,
*Cuadros de Clasificación 1 9 X X se transfiere al Archivo Central para un tiempo
*Seguimiento y Control de retención de Nueve (9) años, microfilma
*Formatos de Seguimiento para la conservación permanente de ambos
*A.C.P.M soportes.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
78
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General y de Gobierno - 110 Hoja No. 50 de 88

RETENCION DISPOSICION FINAL

Archivo Archivo CT. E M/D S PROCEDIMIENTO
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Gestión Central
*Talleres de Capacitación Son parte de la memoria institucional.
*Registros Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
110.45 TABLA DE VALORACION Art. 2.8.2.5.6 Literal C Decreto 1080 de 26 de
DOCUMENTAL Mayo de 2015. Cumplido un (1) año en el
*Resolución Archivo de Gestión se transfiere al Archivo
*Instructivos Central para un tiempo de retención de Nueve
1 9 X X
*Cuadros de Clasificación (9) años, microfilma para la conservación
*Normatividad permanente de ambos soportes. Son parte de la
*Seguimiento y Control memoria institucional. Parágrafo del artículo
*Inventarios 2º de la Ley 80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
79
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo General del Municipio - 111 Hoja No. 51 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
111.01 ACTAS
111.01.24 Actas del Comité Interno de Archivo Resolución interna No. 0374 de 09 de
*Convocatorias septiembre de 2013. Cumplido el período del
*Actas Alcalde, permanecerá un año en el Archivo de
*Acuerdos gestión y se transfiere al Archivo Central,
1 9 X X
cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
111.04 CONCEPTOS
111.04.02 Conceptos Técnicos 1 0 X El concepto se emite y le sirve al solicitante
de apoyo a la Gestión. No genera valores
Secundarios, se puede eliminar.
111.24 INVENTARIOS
111.24.03 Inventario de transferencias Primarias Artículo 26 Ley 594 de 2000. Se debe
*Inventarios conservar por dos (2) años en Gestión por ser
instrumento que soporta el cumplimiento
2 2 anual de la transferencia al Archivo Central.
Se conservaran cinco (5) años hasta tanto se
verifique el inventario general del archivo
central, posteriormente se elimina.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
80
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo General del Municipio - 111 Hoja No. 52 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION PROCEDIMIENTO

FINAL
Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
111.24.05 Inventario General de documentos P Artículo 26 Ley General de Archivos. Se
Archivo General conserva permanentemente en Archivo de
*Solicitud de transferencias Gestión por su importancia para consulta de la
*Concepto técnico documentación transferida al Archivo Central.
*Acta de Compromiso y Entrega Cada año se imprime un inventario consolidado
*Inventarios transferencias el cual se digitaliza y se conserva en ambos
soportes. Generar copia de seguridad cada mes
con destino al servidor de la Entidad.
111.24.07 Inventarios de Eliminación Artículo 26 Ley 594 de 2000, Artículo 15
*Actas Acuerdo 004 de 15 de Marzo de 2013. Se debe
*Aviso de eliminación conservar un (1) año en el Archivo de Gestión
*Certificación Publicación página web. por ser instrumento que soporta el
1 5 X X
*Comunicaciones con observaciones de cumplimiento anual de la eliminación
la ciudadanía a la documentación objeto a documental. Se conservaran cinco (5) años en
eliminar el Archivo Central, se microfilmara. Y se
*Inventarios conserva ambos soportes.
111.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos.
Dependencia Involucra todas las series y subseries
1 0 documentales bajo responsabilidad de cada
funcionario o contratista de la dependencia por
lo cual debe actualizarse y conservarse
permanentemente en Gestión.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
81
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo General del Municipio - 111 Hoja No. 53 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
111.33 PLANES
111.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.
111.33.05 Plan Institucional de Archivos-Pinar Art. 2.8.2.5.8 Decreto 1080 de 26 de Mayo de
*Resolución 2015. Cumplido un (1) año en el Archivo de
*Proyectos Gestión se transfiere al Archivo Central para
* Herramienta de Seguimiento y Control 1 9 X X un tiempo de retención de Nueve (9) años, se
*Informes microfilma para la conservación permanente
de ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional. Parágrafo del art. 2º Ley 80/89.
111.37 PROGRAMAS
111.37.07 Programa de Asistencia Técnica Artículo 6 Ley 594 de 2000. Una vez
*Solicitudes cumplido el tiempo en el Archivo Central se
*Actas elimina porque no tiene valores secundarios,
*Informes 2 4 X la información relevante se registra en los
informes que se consolidan en el Plan de
Acción de la Entidad.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
82
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo General del Municipio - 111 Hoja No. 54 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
111.37.14 Programa de Gestión Documental Art. 2.8.2.5.10 Decreto 1080 de Mayo de
*Protocolos 2015. Cumplido un (1) año en el Archivo de
*Guías Gestión se transfiere al Archivo Central para
*Manuales un tiempo de retención de Nueve (9) años,
*Informes 1 9 X X microfilma para la conservación permanente
*Políticas de ambos soportes. Son parte de la memoria
*Mapa de ruta* institucional. Parágrafo del art.2º Ley 80/89.
*Herramienta de seguimiento*
111.40 REGISTROS
111.40.06 Registro y Control préstamo y consulta 2 0 X Artículo 27 Ley 594 de 2000. Cumplidos dos
de documentos (02) años en el Archivo de Gestión, se elimina
*Solicitud ya que la información sobre el servicio queda
*Respuesta registrada en los informes que se integran en
*Planilla el Plan de Acción.
*Informes

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
83
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 55 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.01 ACTAS
120.01.03 Actas de la Comisión Municipal Decreto interno 092 de 31 de diciembre de
Intersectorial de Vigilancia en Salud 2012. Se conserva un año en Gestión y se
Pública. transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Convocatoria 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Actas conserva en ambos soportes. Son parte de la
*Informes memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
120.01.06 Actas de la Mesa Municipal de Decreto interno 047 de 22 de Octubre de
Primera Infancia, Infancia, 2014. Se conserva un año en Gestión y se
Adolescencia, Juventud y Familia transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Convocatoria 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Actas conserva en ambos soportes. Son parte de la
*Informes memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
120.01.10 Actas del Comité Integral de Drogas Decreto No. 015 de 25 de febrero de 2015. Se
*Convocatoria conserva un año en Gestión y se transfiere al
*Actas Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Informes 1 9 X X Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del artículo 2º de la
Ley 80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
84
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 56 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.01.15 Actas del Comité Consultivo para la Decreto 0063 de 30 de noviembre de 2015. Se
prevención de la Violencia Sexual y conserva un año en Gestión y se transfiere al
atención Integral de los niños, niñas, Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
adolescentes y de género, víctimas del Archivo Central se microfilma y se conserva
1 9 X X
abuso sexual en ambos soportes. Son parte de la memoria
*Convocatoria institucional, Parágrafo del artículo 2º de la
*Acta Ley 80/89.
*Anexos
120.01.19 Actas del Comité de Participación Resolución Interna No. 0455 de 08 de
Comunitaria en Salud (COPACO) Septiembre de 2015. Art.7 Decreto Nal. 1757
*Convocatoria de 1994. Se conserva un año en Gestión y se
*Actas transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
1 9 X X
*Informes años en el Archivo Central se microfilma y se
conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
120.01.22 Actas del Comité Institucional IAMI- Decreto Interno No. 051 de 28 de Octubre de
AIEPI 2014. Se conserva un año en Gestión y se
*Convocatoria transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Actas 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Informes conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
85
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 57 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.01.25 Actas del Comité Municipal de Decreto Municipal 055 de 26 de Noviembre de
Convivencia Escolar 2014. Se conserva un año en Gestión y se
*Convocatoria transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Actas 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Informes conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
120.01.26 Actas del Comité Municipal de Decreto Municipal 025 de 26 de agosto de
Discapacidad 2009. Se conserva un año en Gestión y se
*Convocatoria transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Actas 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Informes conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
120.01.27 Actas del Comité Municipal de Familia Decreto Municipal 078 de 3 de diciembre de
*Convocatoria 2012. Se conserva un año en Gestión y se
*Actas transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Informes 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
86
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 58 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.01.28 Actas del Comité Municipal de Decreto Municipal 013 de 10 de Marzo de
personas Mayores 2014. Se conserva un año en Gestión y se
*Convocatoria transfiere al Archivo Central. Cumplidos 9
*Actas 1 9 X X años en el Archivo Central se microfilma y se
*Informes conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria institucional, Parágrafo del artículo
2º de la Ley 80/89.
120.01.35 Actas del Consejo de Política Social Decreto interno 044 de 2 de junio de 2016.
*Convocatoria Se conserva un año en Gestión y se transfiere
*Actas al Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
*Informes 1 9 X X Archivo Central se microfilma y se conserva
en ambos soportes. Son parte de la memoria
institucional, Parágrafo del artículo 2º de la
Ley 80/89.
120.01.40 Actas del Fondo Educativo Municipal Acuerdo Municipal No. 016 de 11 de
para la Educación Superior. FEMSAN Septiembre de 2008. Se conserva un año en
*Solicitudes Gestión y se transfiere al Archivo Central.
*Actas 1 9 X X Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
87
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 59 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.24 INVENTARIOS
120.24.01 Inventario de Material Bibliográfico P Art. 63 Decreto 2649 de Diciembre 29 de
1993. Se actualiza frecuentemente en
Archivo de Gestión donde estará
permanentemente, cada año se imprime un
Inventario Consolidado el cual se transfiere al
Archivo Central
120.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley General de Archivos. Se debe
Primarias conservar y actualizar permanentemente en
archivo de gestión por ser un instrumento que
1 0
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.
120.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos. Involucra
Dependencia todas las series y subseries documentales bajo
1 0 responsabilidad de cada funcionario o contratista
de la dependencia por lo cual debe actualizarse y
conservarse permanentemente en Gestión.
120.33 PLANES
120.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
88
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 60 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.36 PROCESOS
120.36.13 Procesos Precontractuales Arts. 15 a 20 Decreto 1510 de 17 de julio de
*Estudios de Mercado* 2013. Los documentos se generan en cada
*Cotizaciones* 1 9 dependencia y pasan al expediente del
*Solicitud C.D.P.
contrato correspondiente.
*Estudios Previos
120.37 PROGRAMAS
120.37.01 Programa Adulto Mayor Ley 1251 de 2008. En el expediente del
*Formularios de Inscripción Contrato de las personas vinculadas para
*Planillas ejecutar el programa, se almacena el informe
*Listado de Contratos final consolidado y en los expedientes de los
*Informes programas quedan las evidencias tales como
*Registro fotográfico planillas de asistencia, , listado de contratos,
informes, registros fotográficos, los
formularios de inscripción se eliminan en
1 9 X X
Archivo de Gestión una vez se ha tomado la
información que se consolida en los informes
Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
Central se conserva el Informe y el listado de
Contratos, los cuales se microfilman o
digitalizan, los demás documentos se
eliminan ya que ya que la información se
registra en los informes.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
89
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 61 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.37.06 Programa de Aseguramiento Decreto Nacional 2240 de 23 de junio de
*Formularios de afiliaciones 2010. Dado el papel y los mecanismos de
*Actas diligenciamiento de los Formularios de
*Comprobantes de egreso afiliaciones, se debe registrar la información
*Listado de Contratos y/o Convenios en la base de datos inmediatamente se reciben
*Resoluciones ya que se pierde la legibilidad, por tanto se
*Informes conservan un año en Archivo de Gestión y se
*Auditorías E.P.S. 1 19 X X pueden eliminar, de otra parte, los originales
*Comunicaciones se conservan en la E.P.S. correspondiente.
Cumplido un año en el Archivo de Gestión,
los demás documentos se transfieren al
Archivo Central. Cumplidos diecinueve
(19) años en el Archivo Central se microfilma
o digitaliza toda la serie y se elimina soporte
papel.
120.37.09 Programa de Discapacidad Decreto Municipal 025 de 26 de agosto de
*Formularios de Inscripción 2009. Cumplidos nueve (9) años en el
*Plataforma Sispro. Min. Protección Archivo Central se conserva el Informe y el
Social listado de Contratos, los cuales se
1 9 X X
*Hojas de vida microfilman o digitalizan, los demás
*Certificaciones documentos se eliminan ya que ya que la
*Listado de Contratos información se registra en los informes.
*Informes
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
90
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 62 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.37.16 Programa de Primera Infancia, Ley 1098 de 8 de noviembre de 2006. Decreto
infancia, adolescencia y juventud 1 9 X X nacional 860 de 16 de marzo de 2010
*Listado de Convenios y/o Contratos Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
*Informes Central se conserva el Informe y el listado de
*Plataforma Juventudes Gobernación de Contratos, los cuales se microfilman o
Casanare digitalizan, los demás documentos se
eliminan ya que ya que la información se
registra en los informes.
120.37.18 Programa de Salud Pública Resolución Interna No. 0455 de 08 de
*Informes Sisvan 1 9 X X Septiembre de 2015. Art.7 Decreto Nal. 1757
*Reportes Sivigila y eventos de interés en de 1994. Cumplidos nueve (9) años en el
salud pública Archivo Central se conserva el Informe
*Reporte Sivesco (Sistema vigilancia cuando se encuentre impreso y el listado de
conductas suicidas) Contratos, en caso de los informes enviados
*Informes Tuberculosis por las diferentes plataformas, se conserva la
*Informe consolidado certificación o reporte de recibido los cuales
*Informes Lepra se microfilman o digitalizan, los demás
*Búsquedas Activas Institucionales documentos se eliminan ya que ya que la
*Indicadores de Salud Infantil información se registra en los informes.
*Indicadores epidemiológicos
*Informe Asis (Análisis Situación)

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
91
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaria de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 63 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Componente Operativo Anual
*Plan Anual de Inversión
*Planes de contingencia
120.37.23 Programa más Familias en Acción Estrategia del Plan Nacional de Desarrollo.
*Formularios de Inscripción 1 9 X X Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
*Certificados Central se conserva el Informe y el listado de
*Listado de Convenios y/o Contratos Contratos, en caso de los informes enviados
*Informes por las diferentes plataformas, se conserva la
*Plataforma SIFA certificación o reporte de recibido los cuales
se microfilman o digitalizan, los demás
documentos se eliminan ya que ya que la
información se registra en los informes.
120.37.33 Programas de Promoción de la Lectura Artículo 24 Ley General de Cultura (397 de
*Convocatorias 1 9 X X 1997),. Cumplidos nueve (9) años en el
*Planillas de asistencia Archivo Central se conserva el Informe y el
*Listado de Convenios y/o Contratos listado de Contratos, los cuales se
*Informes microfilman o digitalizan, los demás
documentos se eliminan ya que ya que la
información se registra en los informes.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
92
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Social - 120 Hoja No. 64 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
120.38 PROYECTOS
120.38.02 Proyectos de Cooperación 1 9 X X Se transfiere al Archivo Central únicamente
*Documentos de representación Legal los proyectos ejecutados, permanecerán 9
*Solicitudes años y posteriormente se microfilma y se
*Comunicaciones elimina soporte papel
*Actas
*Informes
120.40 REGISTROS
120.40.07 Registro y Control préstamo de La información se registra en los informes de
Material Bibliográfico Gestión, cumplidos 3 años en el Archivo
1 3 X
*Planilla Central se elimina por perdida de vigencia
*Formatos administrativa
120.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores
*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
93
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo Histórico del Municipio - 121 Hoja No. 65 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
121.24 INVENTARIOS
121.24.06 Inventario General de documentos del P Artículo 26 Ley General de Archivos. Se
Archivo Histórico conserva permanentemente en Archivo de
*Solicitud de transferencias Gestión por su importancia para consulta de la
*Concepto técnico documentación transferida al Archivo Central.
*Acta de Compromiso y Entrega Cada año se imprime un inventario
*Inventarios transferencias consolidado el cual se digitaliza y se conserva
en ambos soportes. Generar copia de seguridad
cada mes con destino al servidor de la Entidad.
121.24.07 Inventarios de Eliminación X X Artículo 26 Ley 594 de 2000, Artículo 15
*Actas Acuerdo 004 de 15 de Marzo de 2013. Se
*Aviso de eliminación debe conservar un (1) año en el Archivo de
*Certificación Publicación página web. Gestión por ser instrumento que soporta el
*Comunicaciones con observaciones de cumplimiento anual de la eliminación
la ciudadanía a la documentación objeto a documental. Se conservaran cinco (5) años en
eliminar el Archivo Central, se microfilmara. Y se
*Inventarios conserva ambos soportes.
121.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos.
Dependencia Involucra todas las series y subseries
1 0 documentales bajo responsabilidad de cada
funcionario o contratista de la dependencia
por lo cual debe actualizarse y conservarse
permanentemente en Gestión.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
94
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo Histórico del Municipio - 121 Hoja No. 66 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
121.33 PLANES
121.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.
121.40 REGISTROS
112.40.02 Registro y Control Ingreso de Se conserva en gestión durante un año hasta
documentos Históricos por Compra verificar con el Inventario General de
* Solicitud documentos del Archivo Histórico, se
1 9 X X
* Concepto Técnico transfieren al Archivo Central, donde
* Inventario permanecerán 9 años, se microfilma y se
* Acta de Entrega conserva en ambos soportes.
121.40.03 Registro y Control Ingreso de Se conserva en gestión durante un año hasta
Documentos Históricos por Donación o verificar con el Inventario General de
Legado documentos del Archivo Histórico, se
* Remisión 1 9 X X transfieren al Archivo Central, donde
* Inventario permanecerán 9 años, se microfilma y se
* Recibo e ingreso conserva en ambos soportes.
* Acta de Compromiso y Entrega

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
95
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Archivo Histórico del Municipio - 121 Hoja No. 67 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
112.40.04 Registro de Investigadores Seleccionar un 5% de los expedientes para
* Carta de presentación transferir al Archivo Histórico, como muestra
* Documentos de identificación 4 10 de los procesos administrativos empleados.
(Fotocopia)
* Sanciones
121.40.06 Registro y Control préstamo y consulta Artículo 27 Ley 594 de 2000. Cumplidos dos
de documentos (02) años en el Archivo de Gestión, se elimina
*Solicitud ya que la información sobre el servicio queda
2 0 X
*Respuesta registrada en los informes que se integran en
*Planilla el Plan de Acción.
*Informes

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
96
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Obras - 130 Hoja No. 68 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
130.15 DERECHOS DE PETICIÓN, Art.23 C.P. Ley 1755 de 30 de junio de
QUEJAS, RECLAMOS, 2015. Cumplido un (1) año en el Archivo de
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS Gestión se transfiere al Archivo Central
*Solicitud de derecho cumplidos nueve (9) años, se elimina por
*Respuesta carecer de valores administrativos, fiscales,
*Anexos 1 9 X legales e históricos. (Cuando un derecho de
*Informe Registro Seguimiento petición reconoce un derecho fundamental o
forma parte de la historia laboral u otro asunto
se ingresa al respectivo expediente). Se
conserva el registro de seguimiento en la
Oficina de Control Interno.
130.19 ESTUDIOS Y DISEÑOS Permanecerán un año en Archivo de Gestión,
*Memorias Técnicas (Levantamiento después de ejecutado el proyecto y nueve (9)
topográfico, estudio de suelos) años en el Archivo Central, posteriormente se
*Diseños Hidro-sanitarios (Según caso) microfilma y se conserva soporte papel son
*Diseño estructural (Según caso) parte de la memoria institucional.
*Memorias de cálculo
1 9 X X
*Cantidades de obra
*Presupuesto General
*Presupuesto resumido
*Precios Unitarios
*Especificaciones técnicas

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
97
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Obras - 130 Hoja No. 69 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
*Plan de Manejo Ambiental
*Licencias
*Conceptos técnicos
Los anteriores son tipo documentales
generales, cada estudio y diseño presenta
tipos documentales según el caso los
cuales se integrarán al expediente
correspondiente.

130.24 INVENTARIOS
130.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley 594 de 2000. Se debe
Primarias conservar y actualizar permanentemente en
archivo de gestión por ser un instrumento que
1 0
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.
130.24.08 Inventarios Documentales Por Art.26 Ley 594 de 2000. Involucra todas las
Dependencia series y subseries documentales bajo
1 0 responsabilidad de cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse y conservarse permanentemente en
Gestión.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
98
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Obras - 130 Hoja No. 70 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
130.33 PLANES
130.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.
130.36 PROCESOS
130.36.13 Procesos Precontractuales Arts. 15 a 20 del Decreto 1510 de 17 de julio
*Estudios de Mercado* de 2013. Los documentos se generan en cada
*Cotizaciones* 1 9 dependencia y pasan al expediente del
*Solicitud C.D.P. contrato correspondiente.
*Estudios Previos
139.37 PROGRAMAS
130.37.26 Programas de Agua Potable y Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
Saneamiento Básico Central se conserva el Informe y el listado de
* Solicitudes contratos, los cuales se microfilman o
* Listado de contratos digitalizan, los demás documentos se
*Informe consolidado eliminan ya que en su mayoría son copia o se
*Comunicaciones 1 9 X X encuentran como soporte de proyectos
ejecutados y/o cumplieron su función de
apoyo a la gestión y no genera valores
secundarios.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
99
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Obras - 130 Hoja No. 71 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
130.36.29 Programas de Energía y Gas Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
* Solicitudes Central se conserva el Informe y el listado de
* Actas contratos, los cuales se microfilman o
* Informes digitalizan, los demás documentos se
* Estudios de Viabilidad eliminan ya que en su mayoría son copia o se
* Licencias 1 9 X X encuentran como soporte de proyectos
* Proyecto ejecutados y/o cumplieron su función de
* Planos apoyo a la gestión y no genera valores
secundarios.

130.37.30 Programas de Equipamiento Urbano Cumplidos nueve (9) años en el Archivo

* Solicitudes Central se conserva el Informe y el listado de
* Actas contratos, los cuales se microfilman o
* Informes digitalizan, los demás documentos se
* Estudios de Viabilidad eliminan ya que en su mayoría son copia o se
* Licencias 1 9 X X encuentran como soporte de proyectos
* Proyecto ejecutados y/o cumplieron su función de
* Planos apoyo a la gestión y no genera valores
secundarios.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
100
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Obras - 130 Hoja No. 72 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
130.36.32 Programas de Infraestructura Vial Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
* Solicitudes Central se conserva el Informe y el listado de
* Actas contratos, los cuales se microfilman o
* Informes digitalizan, los demás documentos se
* Estudios de Viabilidad eliminan ya que en su mayoría son copia o se
* Licencias 1 9 X X encuentran como soporte de proyectos
* Proyecto ejecutados y/o cumplieron su función de
* Planos apoyo a la gestión y no genera valores
secundarios.

130.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores

*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
101
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 73 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.01 ACTAS
140.01.09 Actas del Comité de Saneamiento Decreto Nacional 1282 de 19 de Junio de
Contable 2002 Resolución No. 00904 de 26 de
*Acta diciembre de 2016. Se conserva un año en
*Informes Gestión y se transfiere al Archivo Central.
1 9 X X
*Anexos Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
140.02 CERTIFICACIONES Y CERTIFICADOS
140.02.08 Certificados de ingresos y retenciones Artículo 378 del Estatuto Tributario. Se
*Planillas imprime cuando es solicitado y se registra en
1 0 X
planilla. Se puede eliminar un año cumplida
la vigencia fiscal no genera valores primarios.
140.03 COMPROBANTES
140.03.01 Comprobantes de Egreso Decreto 2649 de 1993, título 3 Art.123 – 125.
*Orden de Pago Se imprime original y dos copias, el original
*Actas va a la carpeta del contrato, una copia para el
*Facturas (Según Caso) beneficiario y la otra copia junto con los
*Rut 1 9 X X anexos permanecen un año en Archivo de
*Autorizaciones Gestión y nueve (09) años en Archivo
*Soporte de Transferencia Central, cumplido este tiempo se microfilma
toda la serie y se elimina soporte papel.
Código de Comercio Artículos 48 y 60.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
102
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 74 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.03.02 Comprobantes de Ingreso Artículo 16 y siguientes Acuerdo Municipal
*Recibos de caja No. 012 de 30 de Mayo de 2013. Los recibos
*Facturas de Impuesto Predial de caja pasan a formar parte del Contrato
*Facturas de declaraciones ICA según caso. Cumplido un año en Gestión se
1 9 X X
transfiere al Archivo Central las facturas las
cuales se microfilman o digitalizan al cumplir
9 años de permanencia en este, se elimina
soporte papel. Cód.de Comercio Art. 48 y 60.
140.05 CONCILIACIONES BANCARIAS Artículo 3 Decreto 1914 de 10 de julio de
*Libros 2003. La información se encuentra en el
*Extractos Bancarios Sistema Flash, de la cual se hace bak up cada
*Conciliación 1 9 X X mes. Pasados 9 años en Archivo Central se
elimina soporte papel previa digitalización o
microfilmación. Código Comercio Art.48 y
60.
140.11 CUENTAS
140.11.02 Cuentas Bancarias Art. 3 Ley 1 de 8 de Enero de 1980. Se
* Comunicaciones conservarán 1 año en Archivo de Gestión y 9
*Chequeras 1 9 X X años en el Archivo Central, se microfilmará y
eliminará soporte papel (Cód. de Comercio
Art. 48 y 60. Artículo 28 Ley 962 de 2005)

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
103
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 75 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.12 DECLARACIONES
140.12.02 Declaraciones Tributarias Decreto 624 De 30 de marzo de 1989.
*Información Exógena Pasados 9 años en el Archivo Central se
1 9 X X
*Declaración Rete fuente y anexos microfilma toda la serie y se elimina soporte
papel. (Cód. de Comercio Artículos 48 y 60)
140.15 DERECHOS DE PETICIÓN, Art.23 C.P. Ley 1755 de 30 de junio de
QUEJAS, RECLAMOS, 2015. Cumplido un (1) año en el Archivo de
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS Gestión se transfiere al Archivo Central
*Solicitud de derecho cumplidos nueve (9) años, se elimina por
*Respuesta 1 9 X carecer de valores administrativos, fiscales,
*Anexos legales e históricos. (Cuando un derecho de
*Informe Registro Seguimiento petición reconoce un derecho fundamental o
forma parte de la historia laboral u otro asunto se
ingresa al respectivo expediente). Se conserva el
registro de seguimiento en Control Interno.
140.18 ESTADOS FINANCIEROS Artículos 19 a 33 Decreto Nacional 2649 de 29 de
Balance General diciembre de 1993. Se conservarán 1 año en
Estado de Actividad Económica y Social Archivo de Gestión y 9 en el Central, se
Estado de Cambio en el Patrimonio 1 9 X X microfilmará o digitalizar y eliminar soporte papel
Balance General Comparativo (Código de Comercio Artículos 48 y 60). Los
Estado Actv.Económica y Social Comp. libros se conservan en flash, se realiza backup
Notas a los Estados Financieros cada mes el cual se conserva en el servidor.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
104
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 76 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.24 INVENTARIOS
140.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley General de Archivos. Se debe
Primarias conservar y actualizar permanentemente en
archivo de gestión por ser un instrumento que
1 0
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.
140.24.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos. Involucra
Dependencia todas las series y subseries documentales bajo
1 0 responsabilidad de cada funcionario o contratista
de la dependencia por lo cual debe actualizarse y
conservarse permanentemente en Gestión.
140.28 NOMINA Art.2 Decreto 1042 de 1978. Se genera la
*Planilla planilla y junto con los anexos hace su trámite
*Planilla hasta que se genera el Comprobante de
*Reporte de Novedades Egreso en Original y una copia, el original se
*Oficios archiva junto los anexos en el expediente
*Copia pagos de seguridad social NOMINA y la copia en el consecutivo de
2 78 X X
*Comprobante de Egreso Comprobantes de Egreso. Permanecen
*Orden de pago durante dos años en Archivo de Gestión y se
*Registro presupuestal transfiere al Archivo Central donde
*Certificado disponibilidad Presupuestal permanecerán durante 78 años,
posteriormente se microfilma o digitaliza y se
conserva soporte papel.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
105
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 77 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.30 ÓRDENES DE PAGO Se imprimen dos copias una de ellas pasa al
*Certificado de disponibilidad comprobante de Egreso y la otra pasa al
Presupuestal contrato correspondiente.
1 0 X
*Orden de Pago/Orden de Pedido
*Planillas
*Certificaciones o actas
140.32 PAZ Y SALVO Su vigencia fiscal y administrativa es de tres
*Planilla 1 0 X meses , cumplido su tiempo de retención en
Archivo de Gestión se puede eliminar.
140.33 PLANES

140.33.02 Plan anual de caja Se conservarán 1 año en Archivo de Gestión y 9

* Programa Anual de Caja (PAC) en el Central, se microfilma o digitalizar y se
* Anteproyecto del PAC eliminar soporte papel (Código de Comercio
1 9 X X Artículos 48 y 60)
* Cuadro de Mensualización
140.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
106
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 78 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.35 PRESUPUESTO Decreto 115 de enero 15 1996. Se generan en
* Acuerdo de Presupuesto Flash, Las solicitudes de CDP., los
* Resoluciones, decretos o acuerdos Certificados de disponibilidad presupuestal y
* Solicitudes de C.D.P. los Registros Presupuestales se imprimen y
* Certificados de Disponibilidad pasan a formar parte del expediente
Presupuestal correspondiente, los demás documentos pasan
* Reservas d apropiación y cierre de a formar parte de los Informes a Entidades de
presupuesto Control los cuales se conservan totalmente y
* Ejecución presupuestal quedan registrados en la correspondiente
* Situación de Tesorería plataforma Los demás documentos
2 20 X X
* Situación Fiscal permanecerán durante 20 años en flash para
* Situación Presupuestal consulta y después se eliminan.
* Resolución de Cuentas por pagar. Cada fin de vigencia se imprime un
* Relación de Ingresos consolidado el cual permanecerá durante 20
* Relación de Egresos años en Archivo Central, se microfilma y se
*SIDEF Informes y estadísticas Fiscales elimina soporte papel
CGR- Trimestral y anual.
*Informes Planeación Nacional
*Ejecuciones presupuestales SICEP.
*Informe Contraloría Departamento

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
107
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 79 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.36 PROCESOS
140.36.03 Procesos de Cobros Coactivos Artículo 430 y siguientes Acuerdo No. 012 de
*Requerimientos 30 de Mayo de 2013. Arts. 116 inciso 3, 268
*Edictos numeral 5 Y 272 inciso 6 de la Constitución
*Resoluciones Política de 1991. Artículo 3º del Código de
*Acuerdos de Pago Procedimiento Administrativo y de lo
*Liquidación Oficial Contencioso Administrativo. Art.2 Ley 1066
*Auto de mandamiento de pago de 2006. Permanecerá en Archivo de Gestión
*Citaciones un (1) año después de proferido el fallo.
1 9 X
*Embargos Cumplidos nueve (9) años en el Archivo
*Certificado de libertad (según caso) Central, se elimina ya que la información
relevante para la Entidad se registra en las
resoluciones las cuales se conservan
totalmente en dicha serie.
140.36.04 Procesos de Embargos Judiciales Art. 96 del Decreto 848 de 4 de noviembre de
*Solicitud 1969. Permanecerá en Archivo de Gestión un
*Certificaciones (1) año después de ejecutado el embargo y
nueve años en el Archivo Central,
1 9 X
posteriormente se elimina, el acto
administrativo que lo ordenó y la certificación
del pago total pasa a la Historia Laboral
correspondiente y al despacho que lo ordenó.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
108
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 80 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.36.11 Procesos Persuasivos Arts. 116 inciso 3, 268 numeral 5 Y 272
*Comunicaciones inciso 6 de la Constitución Política de 1991.
*Conciliaciones Artículo 3º del Código de Procedimiento
*Resoluciones Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. Art.2 Ley 1066 de
2006.Permanecerá en Archivo de Gestión un
1 9 X
(1) año después de verificado el cumplimiento
de acuerdo de pago. Cumplidos nueve (9)
años en el Archivo Central, se elimina ya que
la información relevante para la Entidad se
registra en las resoluciones las cuales se
conservan totalmente en dicha serie.
140.36.13 Procesos Precontractuales Arts. 15 a 20 del Decreto 1510 de 17 de julio
*Estudios de Mercado* de 2013. Los documentos se generan en cada
*Cotizaciones* 1 9 dependencia y pasan al expediente del
*Solicitud C.D.P. contrato correspondiente.
*Estudios Previos
140.41 RESOLUCIONES Una vez cumplido el período del Alcalde
conservar en Archivo de Gestión un (01) año,
se transfiere al Archivo Central donde
1 9 X X
permanecerá 9 años, se microfilma y se
conserva en ambos soportes. Son parte de la
memoria Institucional. Par. Art.2º Ley 80/89.
CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
109
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Hacienda - 140 Hoja No. 81 de 89

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
140.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores
*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.
140.46 TITULOS VALORES Articulo 620 Código de Comercio. Se
conservarán 1 año en Archivo de Gestión y 9
1 9 X X en el Central, se microfilmará o digitalizar y
eliminar soporte papel (Código de Comercio
Artículos 48 y 60).
140.47 TOKEN Se conservarán 1 año en Archivo de Gestión
después de cancelada la cuenta y se elimina
1 0 X
ya que no genera valores secundarios y ha
cumplido su función de apoyo a la gestión.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
110
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 82 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
150.01 ACTAS
150.01.05 Actas de la Mesa de Seguridad Articulo 44 Constitución Política de
Alimentaria y nutricional Colombia. Decreto interno 0031 de 18 de
* Convocatoria marzo de 2013. Se conserva un año en
* Acta Gestión y se transfiere al Archivo Central.
1 9 X X
* Anexos Cumplidos 9 años en el Archivo Central se
microfilma y se conserva en ambos soportes.
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
150.01.32 Comité Técnico Interinstitucional de Decreto Interno No.00103 de 26 de diciembre
Educación Ambiental de 2016. Ley 115 de 1994 – Ley General de
*Informes Educación. CIDEA – Decreto 1743 de 1994.
*Planillas de Asistencia Ley 1549 de 5 de Julio de 2012. Una vez
*Solicitudes 1 9 X X cumplido el período del Alcalde permanecerá
*Registros Fotográficos un año en gestión, se traslada al Archivo
Central y cumplidos 9 años en el Archivo
Central se microfilma y se conserva en ambos
soportes. Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del art.2º Ley 80/89.
150.01.37 Actas del Consejo Municipal de Acuerdo Municipal 011 de Junio 6 de 1997.
Desarrollo Rural Se conserva un año en Gestión y se transfiere
* Convocatorias 1 9 X X al Archivo Central. Cumplidos 9 años en el
* Acta Archivo Central se microfilma y se conserva
* Anexos en ambos soportes.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
111
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 83 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
Son parte de la memoria institucional,
Parágrafo del artículo 2º de la Ley 80/89.
150.02 CERTIFICACIONES Y
CERTIFICADOS
150.02.01 Certificaciones 1 0 X Importa sólo como gestión, se llevará un
*Libro radicador o planilla. registro de certificaciones en un libro o planilla.
150.15 DERECHOS DE PETICIÓN, Art.23 C.P. Ley 1755 de 30 de junio de 2015.
QUEJAS, RECLAMOS, Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS se transfiere al Archivo Central cumplidos
*Solicitud de derecho nueve (9) años, se elimina por carecer de
*Respuesta valores administrativos, fiscales, legales e
1 9 X
*Anexos históricos. (Cuando un derecho de petición
*Informe Registro Seguimiento reconoce un derecho fundamental o forma parte
de la historia laboral se ingresa al respectivo
expediente). Se conserva el registro de
seguimiento en Control Interno.
150.24 INVENTARIOS
150.24.03 Inventario de Transferencias Artículo 26 Ley General de Archivos. Se debe
Primarias conservar y actualizar permanentemente en
archivo de gestión por ser un instrumento que
1 0
permite controlar los expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
112
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 84 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
150.23.08 Inventarios Documentales Por Artículo 26 Ley General de Archivos.
Dependencia Involucra todas las series y subseries
1 0 documentales bajo responsabilidad de cada
funcionario o contratista de la dependencia
por lo cual debe actualizarse y conservarse
permanentemente en Gestión.
150.33 PLANES
150.33.03 Plan de Acción En cumplimiento de la ley 152 de 1994, Cap.
*Informes VI, Art. 41. Se elimina porque la información
*Estadísticas 1 0 X se consolida en el Plan de Desarrollo
*Informes de Gestión de Empalme Municipal. Los informes de Gestión de
Empalme se Consolidan en Control Interno.
150.36 PROCESOS
150.36.13 Procesos Precontractuales 1 9 Arts. 15 a 20 del Decreto 1510 de 17 de julio
*Estudios de Mercado* de 2013. Los documentos se generan en cada
*Cotizaciones* dependencia y pasan al expediente del
*Solicitud C.D.P. contrato correspondiente.
*Estudios Previos

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
113
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 85 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
150.37 PROGRAMAS
150.37.04 Programa Cadenas Productivas Artículo 101 de La ley 811 de 26 de Junio de
Agrícolas 2003. Plan de Desarrollo Municipal.
*Actas Cumplido un (1) año en el Archivo de
*Formatos diligenciados Gestión, se transfiere al Archivo Central para
*Relación de Convenios y/o Contratos X X una retención de 9 años, posteriormente se
1 9
*Informes microfilma para la conservación permanente
*Recibos de Caja de ambos soportes.
*Reporte análisis de Laboratorio
*Comunicaciones
*Certificaciones
150.37.05 Programa Cadenas Productivas Artículo 101 de La ley 811 de 26 de Junio de
Pecuarias 2003. Plan de Desarrollo Municipal.
*Actas X X Cumplido un (1) año en el Archivo de
*Formatos diligenciados Gestión, se transfiere al Archivo Central para
*Relación de Convenios y/o Contratos una retención de 9 años, posteriormente se
1 9
*Informes microfilma para la conservación permanente
*Recibos de Caja de ambos soportes.
*Reporte análisis de Laboratorio
*Comunicaciones
*Certificaciones

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
114
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 86 de 88

RETENCION DISPOSICION FINAL

Archivo Archivo CT. E M/D S
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Gestión Central
PROCEDIMIENTO
150.36.11 Programa Fomento al Desarrollo Ley 300 de 26 de Julio de 1996. Plan de
Turístico con responsabilidad Desarrollo Municipal. Cumplido un (1) año
Ambiental en el Archivo de Gestión, se transfiere al
*Actas Archivo Central para una retención de 9 años,
*Relación de Convenios y/o Contratos posteriormente se microfilma para la
1 9 X X
*Informes conservación permanente de ambos soportes.
*Recibos de Caja
*Reporte análisis de Laboratorio
*Comunicaciones
*Certificaciones
110.37.12 Programa de Gestión Ambiental Artículos 65 y 68 de la Ley 99 de 1993,
*Actas adopta el plan de Gestión Ambiental de la
*Informes de diagnósticos Alcaldía. Cumplido 1 año en gestión, se
*Objetivos y metas transfiere al Archivo Central pasados 9 años
*Listas de verificación se selecciona los informes y el listado de
1 9 X X
*Informes medición indicadores convenios los cuales se conserva, los demás
*Conceptos ambientales documentos se eliminan por carecer de
*Matrices valores secundarios. Los planes se consolidan
*Registros de asistencia en el Plan de Desarrollo de la Entidad.
*Informes

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
115
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 87 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
150.37.19 Programa Seguridad Alimentaria y Articulo 44 Constitución Política de
Nutricional Colombia. Decreto 0031 de 18 de marzo de
*Actas 2013. Plan de Desarrollo Municipal.
*Formatos diligenciados Cumplido un (1) año en el Archivo de
*Relación de Convenios y/o Contratos 1 9 X X Gestión, se transfiere al Archivo Central para
*Informes una retención de 9 años, posteriormente se
*Recibos de Caja microfilma para la conservación permanente
*Comunicaciones de ambos soportes.
*Certificaciones
150.36.22 Programa Instrumentos para el Ley 811 de 26 de Junio de 2003. Plan de
desarrollo Agropecuario y Empresarial Desarrollo Municipal. Cumplido un (1) año
*Actas en el Archivo de Gestión, se transfiere al
*Formatos diligenciados Archivo Central para una retención de 9 años,
*Relación de Convenios y/o Contratos posteriormente se microfilma para la
1 9 X X
*Informes conservación permanente de ambos soportes.
*Recibos de Caja
*Reporte análisis de Laboratorio
*Comunicaciones
*Certificaciones

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
116
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de San Luis de Palenque

OFICINA PRODUCTORA: Secretaría de Desarrollo Económico - 150 Hoja No. 88 de 88

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Archivo Archivo CT. E M/D S
Gestión Central
150.38 PROYECTOS
150.38.03 Proyectos de Inversión Acuerdo 38 de 2016 –Comisión Rectora
*Certificaciones S.G.R.
*Carta de presentación. Se conservarán durante 3 años después de
*Ficha MGA ejecutados, para seguimiento e información,
*Presupuesto se transfiere al Archivo Central para un
*Valores Unitarios. tiempo de retención de 17 años,
*Cronogramas posteriormente, se pueden eliminar ya que la
3 17 X X
*Especificaciones Técnicas información queda registrada en el Plan de
*Autorizaciones Acción y en los expedientes contractuales que
*Informes de Evaluación y Seguimiento. se generen.
*Conceptos Técnicos
*Certificaciones
*Comunicaciones
150.43 SOLICITUDES Emitida la respuesta no generan valores
*Solicitud secundarios, pasado un año en el Archivo de
*Respuesta 1 0 X Gestión se eliminan, se conserva la planilla de
registro la cual se transfiere al Archivo
Central.

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total E = Eliminación Firma Responsable:

MD = Microfilmación/Digitalización S= Selección Secretaria General y de Gobierno
P= Conservación Permanente Fecha:
117