C A P Í T U L O 5

Almacenamiento y recuperación
de un libro

OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

Excel 2010 77
Guión-resumen

1. Creación de un nuevo libro

2. Abrir un libro ya existente
3. Guardar los cambios realizados en un libro de excel
4. Duplicar un libro
5. Cerrar un libro
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

78 Almacenamiento y recuperación de un libro

1. Creación de un nuevo libro
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plan-
tilla existente que ya contenga algunos datos, diseño y formato que desee usar.

 Haga clic en la pestaña Archivo.

Esto abrirá la Vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporal-

mente la hoja de cálculo.

 Haga clic en Nuevo.

 En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

Sugerencias

 Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.

 Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a par-
tir de un libro existente, busque la ubicación del libro que desee usar y, a
continuación, haga clic en Crear nuevo.

 Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de ejem-
plo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

Excel 2010 79
2. Abrir un libro ya existente
 Haga clic en la pestaña Archivo.

 Haga clic en Abrir.

 Haga clic en el archivo que desee abrir y, a continuación, haga clic en

Abrir.
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

80 Almacenamiento y recuperación de un libro

 SUGERENCIA. También puede hacer doble clic sobre el archivo tras
encontrarlo para abrirlo.

3. Guardar los cambios realizados en

un libro de excel
IMPORTANTE. Si desea conservar una versión de Excel del archivo, debe guardar el
archivo como una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo, con el formato de archivo .xlsx.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Guardar como.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Hoja de cálculo.

4. Asigne un nombre al archivo y guárdelo.

5. Una vez se ha guardado el libro, para ir guardando los cambios hacer clic
en el botón guardar que aparece en la cinta de opciones.

6. Al cerrar el libro en el que se está trabajando, el programa pregunta “si se

desea guardar los cambios” realizados en el libro desde que fue guardado
por vez primera. Esta es otra forma de guardar los cambios.

Si usa Microsoft Office 2010, puede compartir sus archivos con personas que usen
una versión anterior de Microsoft Office si los guarda con el formato de archivo adecua-
do. Por ejemplo, puede guardar un libro de Excel como “Libro de Excel 97-2003” para
que puedan abrirlo usuarios de las versiones anteriores de Excel.
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

Excel 2010 81
Guardar y recuperar archivos de office automáticamente

La función Autorrecuperación no debe ser usada para reemplazar a la tarea de guar-

dar manualmente el trabajo realizado haciendo clic en Guardar. Guardar regularmente
un archivo es la manera más segura de conservar el trabajo realizado. Sin embargo, a
veces, el programa de Microsoft Office se cierra antes de haber guardado los cambios en
el archivo que estaba usando. Entre estos posibles casos se incluyen los siguientes:

 Un corte de corriente eléctrica.

 El sistema se vuelve inestable por otro programa.

 Algún tipo de error se produce en el propio programa de Microsoft

Office.

 Se cierra el archivo sin guardarlo.

Aunque no siempre se pueden evitar estos tipos de problemas, puede adoptar cier-
tas medidas para proteger su trabajo por si un programa de Office se cierra de manera
anómala.

Cómo funciona Autorrecuperación

La opción Autorrecuperación puede ayudarle a no perder el trabajo realizado de dos

formas:

 Los datos se guardan automáticamente. Si habilita la función Autorrecu-

peración, el archivo se guarda automáticamente con la frecuencia que
desee. Por lo tanto, si lleva mucho rato trabajando pero olvida guardar un
archivo o si se corta la corriente, el archivo en el que estaba trabajando
contendrá todo o parte del trabajo que ha realizado desde la última vez
que lo guardó manualmente.

 El estado del programa se guarda automáticamente. Una ventaja adicional

de habilitar la función Autorrecuperación consiste en que algunos aspec-
tos del estado del programa se recuperan cuando se reinicia el programa
después de haberse cerrado de manera anómala.

Ejemplo: está trabajando con varios libros de Excel simultáneamente. Cada archivo
está abierto en una ventana distinta, con datos específicos visibles en cada ventana. En
uno de los libros hay una celda seleccionada para controlar qué filas ha revisado ya, cuan-
do de pronto, Excel se bloquea. Al reiniciar Excel, abrirá de nuevo los libros y restaurará
las ventanas en el estado en que se hallaban antes de que se bloquease Excel, incluida la
información de la celda que incluye los archivos revisados.

Aunque no se pueden recuperar todos los aspectos del estado del programa, en
muchos casos, la función Recuperación le permite volver al estado anterior con mayor
rapidez.
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

82 Almacenamiento y recuperación de un libro

Habilitar y ajustar, autorrecuperar y autoguardar

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En Ayuda, haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Guardar.
4. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación
cada x minutos.
5. En el campo minutos, especifique la frecuencia con la que desea que el
programa guarde los datos y el estado del programa.

SUGERENCIA. La cantidad de información nueva que contiene el archivo

recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft
Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de
recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no
contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al
problema que se haya producido.

6. Puede cambiar la ubicación (especificada en el cuadro Ubicación de archi -

vo con Autorrecuperación) en la que el programa guardará automática-
mente una versión de los archivos con los que trabaje.
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

Excel 2010 83
Habilitar la opción Recuperar las versiones no guardadas

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Guardar.

4. Active la casilla de verificación Conservar la última versión autoguardada

cuando se cierra sin guardar.

OBSERVACIÓN

 Esta característica solamente se aplica a Word 2010, Excel 2010 y Power-

Point 2010.

 Debe tener habilitada la opción Autorrecuperación para usar esta caracte-

rística.

4. Duplicar un libro
1. Abra la carpeta donde se encuentre el libro a copiar.

2. Haga clic sobre el libro con el botón derecho del ratón y active la opción
“copiar”.

3. Abra la carpeta donde se desee pegar y haga clic con el botón derecho del
ratón y active la opción pegar.

5. Cerrar un libro
1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en cerrar.

También puede cerrar haciendo clic en el botón “cerrar” de la barra de título y guar-
dando los cambios en caso necesario.
OM
R
O
B

NI
LA

VINCIT

ADAMS

84 Almacenamiento y recuperación de un libro