MANUAL DE USUARIO – CONTRATISTA
SISTEMA DE GESTION DE EJECUCION DE
CONTRATOS, SIGECO
OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
2018
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Contenido
1. Actividades del Contratista ....................................................................................................................3
1.1 ACCESO ...........................................................................................................................................3
1.2 REGISTRO INFORMACIÓN ..............................................................................................................4
1.2.1 Filtros Generales.........................................................................................................................4
1.2.2 Menú ..........................................................................................................................................4
1.2.3. Configuración Primer Log-in. ......................................................................................................4
1.2.4. Menú- Contratista – Cambiar Contraseña Personal. ..................................................................5
1.2.5. Menú – Inicio –Ayudas................................................................................................................6
1.2.6. Menú –Consulta- Registrar Cuenta. ...........................................................................................7
1.2.7. Cargue De Documentos............................................................................................................10
1.3. Contratista Crear cuentas – Múltiples contratos .........................................................................13
1.4. Consulta Cuentas..........................................................................................................................15
2. Soporte y ayuda general: .....................................................................................................................18
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1. Actividades del Contratista
1.1 ACCESO
Digite en el Explorador Google Chrome la dirección: [Link]
Ingrese sus credenciales de acceso (Las que utiliza para acceso al equipo o al correo electrónico.) y clic
en botón Ingresar.
Nota: Teniendo en cuenta las políticas de seguridad de la información definidas por la entidad, el ingreso
al aplicativo de contratos se realizará utilizando la cuenta de usuario con el que accede a los servicios de
red y al correo institucional, garantizando así un único usuario para el acceso a las aplicaciones.
Imagen 1. Acceso
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1.2 REGISTRO INFORMACIÓN
1.2.1 Filtros Generales
Ubíquese en la parte superior derecha de la pantalla, los filtros de seccional, dependencia, vigencia y Mes.
Imagen 2. Filtros Generales
1.2.2 Menú
El menú está diseñado de acuerdo con las actividades que realiza cada Perfil, podrá tener más de una
actividad asignada a su rol. Ubíquese sobre el título del menú para desplegar las opciones.
En el lado superior izquierdo hace clic sobre el icono , y se despliega el menú.
Imagen 3. Menú
1.2.3. Configuración Primer Log-in.
1. El sistema muestra pantalla para el registro de datos personales. Lo anterior ya que La contraseña
ingresada en esta pantalla, le servirá para ingresar a la plataforma, solo si usted necesita completar
su último informe de actividades y su cuenta de dominio ha sido inhabilitada.
La contraseña ingresada aquí, le servirá para iniciar sesión en la plataforma, solo si
usted necesita diligenciar su último informe de actividades y su cuenta de dominio
(Usuario ICA) ha sido inhabilitada.
EL CONTRATISTA tiene un mes contado a partir de la fecha de terminación del contrato para radicar el último informe en el aplicativo
SIGECO.
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2. Debe diligenciar Teléfono, Email personal, contraseña y repetir contraseña, clic en el botón
guardar.
El Email Personal debe ser diferente al proporcionado por el ICA, no permitirá guardar correo con
dominio ICA.
Imagen 4. Formulario Configuración Primer Login
1.2.4. Menú- Contratista – Cambiar Contraseña Personal.
1. En el menú hacer clic en Contratista – Cambiar Contraseña.
Imagen 5. Menú Cambiar Contraseña.
Tenga en cuenta que la contraseña cambiada por medio de este formulario, es para el caso de
ingresar con el correo personal.
2. Digita la contraseña anterior registrada, ingresa la nueva contraseña y debe repetirla, por ultimo
clic en el botón Guardar.
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Imagen 6. Formulario Cambio Contraseña
Recuerde que solo se habilitara el ingreso con su correo electrónico personal y la contraseña
después de terminar su contrato, en caso que necesite tramitar su informe cuando ya no tenga
acceso con su usuario de dominio (Usuario ICA).
1.2.5. Menú – Inicio –Ayudas.
1. En el menú hace clic en inicio y puede ver las ayudas de los perfiles que tenga asignados.
Imagen 7. Menú Inicio
2. Se ve la pantalla con el manual de usuario del contratista, hace clic en el botón ver ayuda y
descarga archivo en pdf.
Imagen 8. Pantalla Ayudas.
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1.2.6. Menú –Consulta- Registrar Cuenta.
1. En el menú hace clic en el perfil Contratista - Consulta
Imagen 9. Menú Contratista- Consulta
2. El sistema muestra pantalla donde podrá consultas y crear la cuenta del mes que vaya a reportar
Vera número de contrato, mes cuenta, nombre contratista, nombre supervisor, fecha envió SIIF,
Estado proceso (muestra los estados por los que va pasando la cuenta) estado informe (si fue
aprobado o rechazado) y acciones.
Imagen 10. Formulario consulta y Creación cuenta.
3. Hace clic en el botón Crear Cuenta , se muestra formulario con la información del
Contratista, muestra modal si tiene embargos registrados, el teléfono y correo electrónico personal
diligenciado al ingresar al aplicativo, Mes, ARL , Pensionado.
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Imagen 11. Creación cuenta.
4. Si tiene Embargos se ve modal con el o los embargos que tenga registrados .
Imagen 12. Formulario Creación cuenta con modal embargo.
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5. En la consulta embargo, en la columna acciones puede descargar el documento que fue cargado
al registrar el embargo.
Imagen 13. Embargo- Descarga
6. Para crear la cuenta deberá:
Seleccionar el mes de la cuenta que va a presentar
Imagen 14. Selección Mes Cuenta.
Seleccionar si la ARL la paga el Contratista o el ICA.
Imagen 14. Selecciona ARL.
Si el contratista no es pensionado, hace clic en el botón siguiente
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Si el contratista es pensionado debe hacer clic sobre el check pensionado y cargar el
documento y clic en el botón siguiente
Imagen 15. Cargue Documento Pensionado.
1.2.7. Cargue De Documentos
En esta página los contratistas deben cargar los documentos que sean requeridos para la cuenta que va
a presentar, de acuerdo a los lineamientos indicados por el Grupo de Gestión Contable.
Solo se permiten archivos PDF.
La suma total de los archivos a cargar no puede exceder en tamaño de 7MB.
Recuerde que se realizará un cargue masivo de sus archivos PDF.
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Imagen 16. Formulario cargue Documentos
Hace clic sobre el botón seleccionar archivo y carga el archivo correspondiente según indica cada
título.
Imagen 17. Cargue Documentos.
El ultimo cargue es el de las evidencias, el cual se debe hacer en un archivo PDF. Si tienen imágenes, deben
comprimirlas
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Cuando haya cargado los archivos, hacer clic en botón .
El sistema muestra un mensaje de confirmación de la carga de documentos.
Imagen 18. Mensaje de confirmación cargue de documentos.
Si la suma total de los archivos cargados supera los 7MB, se mostrará un mensaje que
indica que no puede hacer el cargue de archivos.
Si los archivos pesan lo permitido el sistema los carga y muestra los documentos cargados donde
se puede:
Eliminar de la que se encuentra en la parte superior derecha de cada documento.
Descargar todo, descarga un archivo comprimido con los archivos que fueron cargados.
Se hace clic en el botón finalizar y lo lleva a la consulta de cuentas.
Imagen 19. Resumen y descarga de documentos.
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1.3. Contratista Crear cuentas – Múltiples contratos
Esta funcionalidad permite que un contratista que tenga 2 contratos y deba presentar cuentas del primero
y/o segundo pueda seleccionar cada contrato y cargar los meses que requieran, así sea el mismo mes.
1. Hacer clic en el botón , el sistema muestra modal donde se ven los contratos que
tiene el contratista
2. Selección el primer contrato y clic en botón Aceptar
3. El sistema muestra el formulario con los datos del contratista, y muestra en el ítem mes los meses
de las cuentas que no han sido diligenciadas en el aplicativo.
El contratista selecciona el mes y realiza el diligenciamiento normal de una cuenta.
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NOTA: El proceso anterior lo realiza con el segundo contrato
4. En la consulta de la cuenta el contratista podrá identificar las cuentas cargadas del mismo mes,
pero diferente contrato
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1.4. Consulta Cuentas
1. En la grilla muestra las columnas: Acciones, Numero Contrato, mes cuenta, nombre contratista,
nombre supervisor, fecha envió SIIF, Estado Proceso y Estado Informe.
Imagen 20. Consulta cuentas
2. En la columna acciones hace clic y encuentra las acciones Editar, Observaciones, Descargas,
Enviar a Supervisor.
Imagen 21. Editar cuenta.
Al hacer clic en el botón , muestra formulario con la información del
Contratista donde puede editar y vuelve a realizar los pasos anteriormente explicados.
Imagen 22. Formulario 1 editar cuenta.
3. En la columna acciones hace clic y encuentra las acción ,en esta acción puede
eliminar una cuenta creada siempre y cuando este en estado Cuenta Registrada.
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Imagen 23. Acción Eliminar cuenta.
El sistema muestra un formulario donde deberá digitar la razón por la cual elimina la cuenta, si hacer
clic en el botón eliminar, la cuenta es eliminada del aplicativo. Al hacer clic en el botón Cancelar, vuelve
a la consulta de cuentas.
Imagen 24. Formulario razón de eliminación.
LA ELIMINACION DE UNA CUENTA ES RESPONSABIOIDAD UNICA Y EXCLUSIVAMENTE DEL CONTRATISTA. DESPUES DE
ELIMINADA UNA CUENTA NO PUEDE RECUPERARSE, DEBE VOLVER A INGRESARLA.
4. Al hacer clic en el botón muestra la trazabilidad del proceso, hace clic en
el botón Aceptar para salir de la pantalla y vuelve a la consulta.
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Imagen 25. observaciones.
5. Al hacer clic en el botón , donde pueden descargar los archivos
comprimidos que fueron cargados.
6. Para enviar la cuenta a revisión del Supervisor debe hacer en el botón ,
Imagen 26. Enviar supervisor-mensaje confirmación.
El sistema muestra un mensaje de confirmación, si desea enviar la cuenta a revisión del
supervisor, hacer clic en aceptar. Vuelve a la consulta de cuentas.
Si un proceso es rechazado por falta de documentos o documento erróneo, ya sea por el
supervisor, contabilidad o financiera, este proceso vuelve al contratista, donde debe editarlo y
volver a empezar el proceso.
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2. Soporte y ayuda general:
Cualquier inquietud sobre el aplicativo puede comunicarse con el equipo de soporte a través de los
siguientes medios:
El aplicativo SISCOP se seguirá soportando ÚNICAMENTE, a través de ticket o caso registrado en la
herramienta de MESA DE AYUDA Discovery. Para cualquier incidencia o requerimiento, se Tendrán
2 niveles. (Funcional y técnico)
Mesa de Ayuda
Para solitud de un requerimiento, deben describir claramente el caso y enviar:
Nombre completo contratista:
Cedula del contratista:
Dependencia a la que pertenece el contratista:
Sede a la que pertenece el contratista:
Explicación clara de la solicitud:
Para el reporte en mesa de ayuda hace clic derecho sobre la cruz amarilla , se despliega el menú, y
se hace clic sobre la opción Reportar un Problema.
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Se muestra la pantalla de HelpDesk. En seleccione Tipo muestra la opción SOPORTE APLICATIVO SIGECO,
Y clic en botón ok
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Muestra la pantalla donde se debe explicar claramente el síntoma o solicitud,
Nombre completo contratista:
Cedula del contratista:
Dependencia a la que pertenece el contratista:
Sede a la que pertenece el contratista:
Explicación clara de la solicitud:
Si es necesario puede adicionar un archivo con la evidencia de la solicitud.
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Cuando este diligenciada la información hace clic en el botón ok, muestra el numero del reporte, con el
cual debe hacer seguimiento a la respuesta.
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