AUDITORIA INTEGRAL:

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE MARZO DE 2017

AUDITORIA OPERATIVA AL PROCESO DE VENTAS GESTIÓN 2016-2017
AUDITORIA ESPECIAL SOBRE EL BONO DE ANTIGUEDAD DE LA PLANILLA DE SUELDOS Y
SALARIOS, DEL PERSONAL DEPENDIENTE GESTIÓN 2016-2017

MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA INTEGRAL

(MPA)

NOMBRES Y APELLIDOS CARGOS FECHA FIRMA

ELABORADO, REVISADO Y APROBADO POR:

Lic. Aud. JEFE DEL DEPTO.

DE AUDITORIA
INTERNA

Lic. Aud. SUPERVISOR DE

AUDITORIA
INTERNA

Lic. Aud. PROFESIONAL EN

AUDITORIA
INTERNA

Lic. Aud. PROFESIONAL EN

AUDITORIA
INTERNA

Lic. Aud. PROFESIONAL EN

AUDITORIA
INTERNA
INDICE
 AUDITORIA INTEGRAL:
AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE MARZO DE 2017
AUDITORIA OPERATIVA AL PROCESO DE VENTAS GESTIÓN 2016-2017
AUDITORIA ESPECIAL SOBRE EL BONO DE ANTIGUEDAD DE LA PLANILLA DE SUELDOS Y
SALARIOS, DEL PERSONAL DEPENDIENTE GESTIÓN 2016-2017

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1. Antecedentes

La EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”, fue constituida como Sociedad de

Responsabilidad Limitada en febrero 8, 1988, mediante Testimonio N° 29/88,
obteniendo su matrícula de comercio el 6 de junio de 1989 y conforme, a la
cláusula décima del referido Testimonio, la Sociedad, tendrá una duración de
treinta años, computables desde la fecha de inscripción en el Registro de
Comercio.

Posteriormente, en tres oportunidades se modificó la escritura de constitución,

mediante los Testimonios Nº 028/89 de abril 27, 1989 y Nº 028/2004 de febrero 4,
2004, modificándose el capital social a Bs4.950.000; finalmente, mediante
Testimonio Nº 109/2014 de marzo 12, 2014, se modificó la composición societaria y
el valor de las cuotas de capital, todo ello se describe en la Nota 13, posterior.

Según Registro de Comercio y Número de Identificación Tributaria, el domicilio

legal y fiscal de la Sociedad, se encuentra ubicada en la Carretera Alp. Pucarani,
perímetro Km 7.55 – Zona Pucarani, ciudad El Alto del Departamento de La Paz –
Bolivia.

El objeto principal de la Sociedad, es la industria y comercio en general,

principalmente las actividades relativas a la fabricación, transformación,
importación y comercialización de envases flexibles de todo tipo y similares.

En cumplimiento al Programa Operativo Anual de la gestión 2016-2017 del

Departamento de Auditoría Interna de la EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”, se
programó mediante los Memorándums Cite: UAI/017/2017 y Cite: UAI/23/2017
ambos e fecha 03 de abril de 2017.

La Auditoria a los Estados Financieros al 31 de marzo de 2017; Auditoria Operativa

al Proceso de Ventas gestión 2016-2017; Auditoria Especial sobre el Bono de
Antigüedad de la Planilla de Sueldos y Salarios, del Personal Dependiente gestión
2016-2017.
1.2. Objetivo

 AUD. FIN.) Expresar un informe y dictamen sobre la situación financiera de

ZEPOL LTDA., para el ejercicio que finaliza el 31 de marzo de 2017 de
acuerdo a lo establecido en el Código de comercio, las leyes tributarias
relacionadas, sus reglamentos vigentes, y de conformidad con Normas de
Contabilidad Generalmente Aceptadas en Bolivia. (NIA 200, párrafo 2). El
alcance de nuestro trabajo estará fundamentado en las normas
internacionales de auditoría adoptadas por el CAUB y será diseñado para
que incluya en una forma amplia.

 AUD. OPE.) Emitir una opinión independiente sobre la eficiencia y eficacia

del Proceso de Venta de productos por el periodo comprendido entre el 01
de abril de 2016 al 31 de marzo de 2017.

 AUD. ESP.) Emitir un informe independiente sobre el cumplimiento Jurídico

Administrativo del ordenamiento y otras normas legales aplicables en el
proceso del cálculo y pago del Bono de Antigüedad de la Planilla de
Sueldos y Salarios, del personal dependiente, por el periodo comprendido
entre el 01 de abril de 2016 al 31 de marzo de 2017.
1.2.1. Objetivos Específicos

AUD. FIN.
 Verificar la razonabilidad financiera de la sociedad, de conformidad a
principios de contabilidad generalmente aceptados PCGA y normas de
auditoria generalmente aceptadas NAGA en el país.

 Revisión, en base a pruebas de evidencias, los saldos del balance general

y estado de resultados, y comprobación que son necesarias para la
evaluación del riesgo de control.

 Verificar mediante pruebas selectivas, mediante la utilización de los

procedimientos de auditoria aplicables en las circunstancias, de que las
transacciones fueron efectuadas de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos por la administración.

 Verificar la razonabilidad del saldo de las ventas.

 Verificar la razonabilidad del saldo de la planilla de sueldos y salarios.

AUD. OPE.
  Verificar la eficiencia del procedimiento establecido para la Distribución y
entrega de envases flexibles de Zepol Ltda.

 Verificar la eficacia en la entrega de los productos ofertados

comprometidos a los clientes.

AUD. ESP.
 Verificar el cumplimiento de la aplicación de las normas relacionadas con
el Bono de Antigüedad.

 Revisar el procedimiento del cálculo y asignación del Bono de

Antigüedad en la Planilla de Sueldos y Salarios.

 Verificar el cumplimiento del pago del Bono de Antigüedad al personal

dependiente.
1.3. Objeto

AUD. FIN
Conjuntamente con el examen de los estados financieros, revisaremos el control
interno, los procedimientos contables y administrativos y el cumplimiento oportuno
de las obligaciones legales.
 Este trabajo también incluirá una revisión sobre las ventas del cumplimiento
de ciertas obligaciones legales, y con el único objeto de evaluar el efecto
de cualquier contingencia en los estados financieros, el cual, de ser
requerido por ustedes, será objeto de negociación con ustedes.

 Planificaremos y realizaremos la auditoría para obtener una seguridad

razonable sobre si los estados financieros están exentos de errores
significativos.

 Nuestro trabajo no está diseñado para detectar la existencia de desfalcos,

abusos de confianza, falsificaciones, alteraciones de firmas y documentos.
AUD. OPE.
Nuestro examen comprenderá las principales operaciones administrativas y
registros generados, respecto a:
 En proceso de venta y entrega en cumplimiento a tiempo establecidos y
acordados con los clientes.

 Resumen de los cuadro de Seguimiento a clientes potenciales de la gestión

2016-2017.

 Revisión del formulario de seguimiento de ventas a clientes antiguos.

 Base de datos de la Revisión al cronograma de producción para verificar

la confirmación de las fechas de entregas.
  Verificación con el responsable de cliente que la OT se encuentre en los
almacenes de productos terminados.
AUD. ESP.
El objeto de la presente y su examen comprendió:
 La evaluación de documentos que respaldan los procedimientos,
generados en la asignación y cálculo para el pago del Bono de
Antigüedad del personal dependiente de la Empresa industrial Zepol Ltda.,
como planillas de sueldos y salarios correspondientes a la gestión 2016-
2017.

 Memorándums de designación, contratos de trabajo, comprobantes y

otros, con el propósito de obtener evidencia suficiente y competente del
examen.
1.4. Alcance

AUD. FIN.
(REFERENCIA: NIA 300, 315, 330). El auditor debe desarrollar un plan de auditoría
que deberá incluir una descripción de la naturaleza, oportunidad y alcance de
los procedimientos de auditoría planeados para la evaluación del riesgo.

Al obtener un entendimiento de los controles que son relevantes a la auditoría, el

auditor deberá evaluar el diseño de esos controles y determinar si se han
implementado, mediante la aplicación de procedimientos, así como al realizar los
cuestionamientos al personal de la entidad. (NIA 315, párrafos 54, 55 y 56)

La naturaleza, oportunidad y alcance de procedimientos de auditoría adicionales

planeados a nivel de aseveración (NIA 330, párrafos 10 al 21)

El plan de auditoría es más detallado que la estrategia general de auditoría, en

cuanto a que incluye la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditoría a realizar por los miembros del equipo de trabajo para obtener
suficiente evidencia apropiada para reducir el riesgo a un nivel aceptablemente
bajo. (NIA 300, párrafo 14).

Efectuaremos la auditoría de los estados financieros de acuerdo con Normas

Internacionales de Auditoria NIAs e incluirá aquellas pruebas de los registros
contables y demás procedimientos de auditoría que consideremos necesarios y
apropiados según las circunstancias, con el propósito de expresar una opinión
sobre los estados financieros. Dicho examen incluirá una verificación del activo y
del pasivo de la Empresa y de los resultados de sus operaciones, pero se entiende
naturalmente que, dadas las características y finalidad de este trabajo, el mismo
no es una revisión detallada y exhaustiva de las operaciones, así como tampoco
revelará necesariamente todos los faltantes u otras irregularidades, si éstos
existieran.
El propósito de nuestra auditoría es la expresión de una opinión independiente
sobre la razonabilidad de la presentación de los estados financieros de la
compañía, de conformidad con la base contable aceptada en el país (NIIF
COMPLETAS). Nuestra capacidad para expresar una opinión dependerá de los
hechos y circunstancias a la fecha de nuestro informe. Si por algún motivo,
estamos imposibilitados para completar la auditoría o no podemos expresar una
opinión, o si nuestro informe de auditoría requiere de modificaciones, esto será
discutido con la gerencia de la compañía.

El examen se realizará de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental

(NAG) y comprenderá las principales operaciones, registros contables
presupuestarios, patrimoniales y de tesorería e información financiera emitida por
Vías Bolivia (VB) por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 2016.

Para tal propósito, se examinarán los siguientes documentos:

 Balance General Comparativo.

 Estado de Ganancias y Perdidas Comparativos.
 Estado de Flujo de Efectivo Comparativo.
 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Comparativo.
 Notas a los Estados Financieros
 Libro Diario.
 Libro Mayor.
 Otros Registros Auxiliares.

AUD. OPE.
Efectuaremos nuestro examen conforme a las Normas de Auditoría Operativa
emitidas por la Contraloría General del Estado, aprobadas mediante Resolución
Nº CGE/094/2012, de 27 de agosto de 2012 y el mismo comprenderá la revisión
del proceso de venta y distribución de envases flexibles, gestión 2016 - 2017.

El proceso analizado corresponde específicamente desde la captación de

clientes nuevos y antiguos hasta la entrega de productos final al cliente.

La selección del proceso a auditar, fue en consideración de que este proceso es

el de mayor relevancia en cuando a la actividad de la empresa la que genera
ganancias y posterior toma de decisiones.

AUD. ESP.
El examen se efectuó de acuerdo a Normas de Auditoría Especial (NAG del 251
al 257), y el tipo de evidencia obtenida fue documental, a través de fuentes
internas y externas así como de la inspección física, como resultado de la
aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en el programa de
trabajo, relativas al proceso de cálculo para el pago del Bono de Antigüedad del
personal dependiente de la Empresa industrial Zepol Ltda., por la gestión 2016-
2017, con la finalidad de evaluar el grado de cumplimiento de la normativa legal
vigente y los instrumentos de Control Interno inherentes a la misma.
Asimismo, nuestro trabajo cubrirá los hechos relevantes posteriores hasta la
emisión de nuestro informe.
1.5. Metodología

AUD. FIN.
Con el propósito de lograr el cumplimiento del objetivo de la Auditoría Financiera,
se efectuará la acumulación y evaluación objetiva de evidencia como respaldo
competente y suficiente, a través de las siguientes etapas:
 Se planificará y evaluará el Ambiente De Control aplicando un cuestionario
previamente diseñado al efecto. Para poder evaluar y estudiar la
estructura del sistema de Control Interno, a fin de determinar las áreas de
riesgo, se elaborará un cuestionario general y uno específico para cada
componente de los estados financieros a analizar.

 Se verificará la razonabilidad de la situación y desempeño financiero de la

empresa mediante la evaluación de los principios de contabilidad
generalmente aceptados PCGA aplicados de conformidad a los
procedimientos de Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. (NIA
200, párrafo 33).

 Se verificará que los registros contables en libros legalizados, registros

auxiliares y cualquier otro registro especial, estén conforme al sistema de
contabilidad utilizado por las empresas, así como la documentación de
soporte que sustenta los registros contables de acuerdo a lo especificado
por los principios de contabilidad y leyes fiscales y tributarias.

 Se revisará, en función a la naturaleza y a la mecánica de aplicación

utilizada en sus transacciones contables por la empresa; posea
consistencia en la aplicación de procedimientos y políticas.

 Se revisará, en base a pruebas de evidencias, los saldos del balance

general y estado de resultados, y comprobación que son necesarias para
la verificación de su revelación suficiente.

 Se verificará la razonabilidad y la adecuada revelación y registro de los

saldos y transacciones entre partes relacionadas.

 Se verificará el cálculo y el pago de los diferentes impuestos que se causen

por ejercicio o período, así como de las retenciones y percepciones
generadas de acuerdo a leyes fiscales y tributarias.

 Se verificará mediante pruebas selectivas, mediante la utilización de los

procedimientos de auditoria aplicables en las circunstancias, de que los
controles contables permiten remitir toda la información financiera para
que sea registrada por contabilidad.
La acumulación de evidencia se la efectuará a través de las diferentes técnicas
de auditoría:
 Verbales (indagación, entrevistas y cuestionarios).

 Oculares (observación, comparación o confrontación y revisión).

 Documentales (cálculo, comprobación, métodos estadísticos, análisis y

tabulación).

 Físicas (inspección).
Estas serán documentadas en los Papeles de Trabajo correspondientes.

AUD. OPE.
Con el propósito de lograr el cumplimiento del objetivo de la Auditoría, se
efectuará la acumulación y evaluación objetiva de evidencia como respaldo
competente y suficiente, a través de las siguientes etapas:

Planificación:
Se ha efectuado un relevamiento de información, mediante reuniones,
cuestionarios, flujogramas para obtener conocimiento del proceso objeto de la
auditoría, así como de los responsables a cargo. Asimismo, se ha determinado los
controles implantados y sus debilidades, riesgos inherentes y de control, que nos
permitirán establecer el enfoque de la Auditoria para el cumplimiento de su
objetivo.

Ejecución:
Con base en el programa de trabajo elaborado en la etapa de planificación y
relevamiento de información (considerando que el mismo no es limitativo), se
efectuará la evaluación y obtención de evidencia competente y suficiente que
nos permitirá ejecutar la auditoria y respaldar las conclusiones del examen a
realizar. Los principales procedimientos de auditoría, serán aplicados al proceso
de ventas por la gestión 2016-2017, de acuerdo a lo siguiente:
 Análisis de los documentos de orden de trabajo donde se encuentra la
información pertinente sobre la producción costo y tiempo de entrega al
cliente.

 Análisis de las facturas emitidas al cliente con los datos generados por la
venta del producto.

 Análisis del cumplimiento de objetivos y metas programadas para la

producción por pedido que se realiza desde la cotización hasta la entrega
del producto para identificar los ingresos generados.

 Comunicación de resultados: Sobre la base de los resultados obtenidos, se

emitirá el informe correspondiente, en el marco de lo establecido por la
Norma de Auditoria Operativa Nº 235.
La acumulación de evidencia se la efectuará a través de las diferentes técnicas
de auditoría:
 Verbales (indagación, entrevistas y cuestionarios).

 Oculares (observación, comparación o confrontación y revisión).

 Documentales (cálculo, comprobación, métodos estadísticos, análisis y

tabulación).

 Físicas (inspección).
Estas serán documentadas en los Papeles de Trabajo correspondientes.

AUD. ESP.
Con el propósito de lograr el cumplimiento del objetivo de la Auditoría, se
efectuará la acumulación y evaluación objetiva de evidencia como respaldo
competente y suficiente, a través de las siguientes etapas:

Planificación:
Se ha efectuado un relevamiento de información para obtener conocimiento
sobre las operaciones objeto de la Auditoría, las áreas que intervienen; asimismo,
se ha analizado la existencia ó inexistencia de controles, problemas derivados de
los mismos, igualmente, se ha determinado el enfoque de Auditoría que nos
permitirá el cumplimiento del objetivo de Auditoría, información que se detalla en
el presente documento y que ha generado la emisión de los programas de
trabajo a la medida de las operaciones analizadas.

Ejecución:
Fundamentado en el programa de trabajo, se obtendrá la evidencia competente
y suficiente, que permita respaldar el cumplimiento del objetivo de Auditoría. Los
principales procedimientos de Auditoría a aplicar son:
 Revisión a las Planillas de Sueldos y Salarios sobre aquellos dependientes
que perciben el Bono de Antigüedad, conforme a la normativa vigente.

 Verificación de la documentación de respaldo para la cancelación del

Bono de Antigüedad.

 Verificación de los controles establecidos en el pago del Bono de

Antigüedad.
La acumulación de evidencia se la efectuará a través de las diferentes técnicas
de auditoría:
 Verbales (indagación, entrevistas y cuestionarios).

 Oculares (observación, comparación o confrontación y revisión).

  Documentales (cálculo, comprobación, métodos estadísticos, análisis y
tabulación).

 Físicas (inspección).
Estas serán documentadas en los Papeles de Trabajo correspondientes.
1.6. Responsabilidad en materia de informes

Como resultado del trabajo mencionado en puntos anteriores, se pueden emitir

los siguientes informes:
a) Expresar una opinión sobre estos estados financieros, realizar auditoría de
acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría.

b) Planear la auditoría.

c) Considera el control interno relevante para la preparación y presentación

razonable de los estados financieros por la entidad, con el fin de diseñar los
procedimientos para obtener evidencia de auditoría.

d) Evaluar lo apropiado de las políticas contables usadas y la razonabilidad

de las estimaciones contables hechas por la administración, así como.

e) Evaluar la presentación general de los estados financieros.

f) Una conclusión respecto al cumplimiento de los objetivos de auditoría y

sobre los resultados alcanzados.

g) Un pronunciamiento respecto a la gestión, calificándola como negligente

o deficiente en caso de existir observaciones.

h) En caso no poder emitir una conclusión, se expondrá las razones que

sustentan la limitación y la naturaleza de la información omitida.

i) Exponer los logros significativos de la administración, especialmente

cuando las medidas adoptadas para mejorar un área pueden aplicarse
en otras áreas.
1.7. Normas vigentes para el desarrollo de la auditoria

Las disposiciones legales y normativas aplicadas para el desarrollo de la Auditoría,

serán las detalladas a continuación, lo cual no significa que sean limitativas sino
indicativas:

AUD. FIN.
 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGAs
 Normas Internacionales de Auditoría NIAs
  Declaraciones Internacionales de Prácticas de Auditoría DIPAs
 Declaraciones sobre Normas de Auditoría SASs
 Normas Internacionales de Información Financiera NIIFs
 Leyes y Decretos Específicos del Régimen Tributario, Comercial, Laboral y
otros que sean aplicables.
AUD. OPE.
 Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamental, del 20 de julio de
1990,
 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental
emitidas por la Contraloría General de la República, aprobados mediante
Resolución Nº CGR-1/070/2000, del 21 de septiembre de 2000,
 Normas Internacionales de Auditoria (NIAs)
 Normas de Auditoria emitidas por el CTNAC

AUD. ESP.
 Constitución Política del Estado, aprobada en el Referéndum del 25 de
enero de 2009 y promulgada el 7 de febrero de 2009.
 Ley General del Trabajo, del 8 de diciembre de 1942.
 Decreto Supremo Nº 21060 del 29 de agosto de 1985.
 Decreto Supremo Nº 21137 de 30 de noviembre de 1985.
 Decreto Supremo Nº 23113 de 10 de abril de 1992.
 Decreto Supremo Nº 23474 de 20 de abril de 1993.
 Decreto Supremo Nº 24067 de 10 de julio de 1995.
 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental
– Resolución Nº CRG – 1/070/2000, emitida por la Contraloría General de la
República.
 Normas de Auditoría Especial NE/CE-015, aprobada mediante Resolución
Nº CGR/ 094/ 2012 de 27 de agosto de 2012.
1.8. Presentación de los informes

Concluido el informe del auditor interno, en cumplimiento a lo establecido en el

Memorándum Cite: UAI/017/2017 de fecha 23 de junio de 2017, y Memorándum
Cite: UAI/23/2017 de fecha 02 de septiembre de 2017; éste será remitido al área
financiera y en forma simultánea a la gerencia general y a los socios de la
EMPRESA INDUSTRIAL ZEPOL LTDA., como ente que ejerce tuición sobre la entidad.
Asimismo, los papeles de trabajo e informes, serán puestos a disposición del
Directorio de la Empresa, para su correspondiente revisión.
1.9. Actividades y fechas de mayor importancia

A continuación, se detallan las fechas de mayor importancia relacionadas con la

Planificación, Ejecución, finalización y emisión de informes de Auditoría:
 FECHAS (*)
ACTIVIDADES DE: A:
Planificación y programación 03/04/2017 12/05/2017
Trabajo de campo 15/05/2017 30/06/2017
Comunicación de resultados y presentación 03/07/2017 20/07/2017
de Informes

(*) Las fechas señaladas son tentativas y han sido estimadas, considerando un
desarrollo del trabajo en condiciones normales. Situaciones extraordinarias
(motivadas interna o externamente) pueden alterar el cronograma previsto
precedentemente.

2. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD

2.1. Domicilio y vigencia

Según Registro de Comercio y Número de Identificación Tributaria, el domicilio

legal y fiscal de la Sociedad, se encuentra ubicada en la Carretera Alp. Pucarani,
perímetro Km 7.55 – Zona Pucarani, ciudad El Alto del Departamento de La Paz –
Bolivia. Pudiendo constituir subsidiarias regionales de acuerdo a sus necesidades,
en todo el territorio del Estado, cuya vigencia es indefinida.

El objeto principal de la Sociedad, es la industria y comercio en general,

principalmente las actividades relativas a la fabricación, transformación,
importación y comercialización de envases flexibles de todo tipo y similares.
2.2. Marco legal

Mediante Escritura Pública de Constitución Nro. 29/88 de fecha 27 de mayo de

2002 y ante Notaria de Fe Publica Dr. L. Augusto Reguerin Guzman, se constituye
la Empresa Industrial “ZEPOL de responsabilidad LIMITADA”, con un Capital Social
inicial de Bs. 30,000.- para desarrollar sus actividades al amparo de las
disposiciones contenidas en el Código de Comercio, Leyes y disposiciones en
vigencia, que son relativas.

Posteriormente en fecha 27 de abril de 1989, mediante Testimonio Nro. 82/89 se

decide realizar un incremento de capital por aportes propios de cada uno de los
socios constituyendo un capital social de Bs. 168,000.-

En fecha 12 de marzo de 2014 mediante Testimonio Nro. 109/14 se modifica la

composición accionaria según Nota 5.

Mediante Testimonio Nro. 028/2004 de fecha 03 de marzo de 2004, se efectuó un

nuevo incremento de capital por registro de aportes pendientes de
capitalización, llegando a constituir un capital social de Bs. 4,950,000.-
 La sociedad fija como domicilio legal en la ciudad de El Alto, estando facultado
para abrir oficinas, agencias y/o sucursales en el interior y exterior del estado
Plurinacional de Bolivia, para desarrollar sus actividades al amparo de las
disposiciones del Código de Comercio y Leyes relativas.
2.3. Plan estratégico institucional

Misión

La Empresa Industrial Zepol Ltda., tiene como misión transmitir nuestro compromiso
con el cliente, a través de una atención personalizada y dinámica, el
asesoramiento técnico constante y el suministro de envases flexibles de calidad con
precios competitivos mediante el trabajo de un equipo comprometido,
responsable y valorado.

Visión

La Empresa Industrial Zepol Ltda., es una empresa reconocida dentro de la industria

del envase flexible que demuestra crecimiento sostenible y fortaleza institucional,
innovado en productos y procesos productivos demostrando responsabilidad con
el medio ambiente.

Objetivos Estratégicos

 Posicionar a Zepol dentro de las tres empresas más reconocidas a nivel

nacional, a partir de la implementación de un Plan de Marketing y Ventas y de
la optimización y control de los procesos productivos, para incrementar la
productividad y la calidad de la producción resultante.

 Brindar soluciones innovadoras en envases flexibles para satisfacer las

necesidades de nuestros clientes en cuanto a la protección, conservación e
imagen de su producto.

 Poner en marcha un proyecto para el reciclaje de residuos plásticos de

producción, para mejorar nuestro compromiso con el medio ambiente.

 Mejorar la percepción del cliente y atender sus nuevas necesidades con

efectividad y atención apropiada.

 Trabajar en el fortalecimiento institucional mediante la mejora continua en: la

gestión de personas, la comunicación, la implementación de una herramienta
de control de riesgos, del sistema de seguimiento y control y el mejoramiento
de la infraestructura.

 Lograr un crecimiento rentable, progresivo y sostenible, incrementando las

ventas, manteniendo el margen global esperado, cumpliendo la ejecución de
los presupuestos de cada área en un 80% y realizando inversiones.
Política de la Calidad

La Dirección de ZEPOL Ltda., empresa dedicada a la fabricación de envases

flexibles, ha establecido como política de calidad su firme compromiso con los
CLIENTES, entendiendo y satisfaciendo plenamente sus requerimientos en cuanto a
protección, conservación e imagen de sus productos, proporcionándoles envases
flexibles innovadores promoviendo la mejora continua a través de una cultura de
calidad, el control de riesgos y el fortalecimiento institucional cumpliendo con los
requisitos legales y obligatorios demostrando responsabilidad con el medio
ambiente.

Objetivos de la calidad

 Consolidar los productos otorgados por la empresa ante sus clientes y crecer
con nuevos clientes en forma rentable, sostenible y progresiva.
 Incrementar la productividad y la calidad de la producción resultante.
 Mejorar la percepción del cliente y atender sus nuevas necesidades con
efectividad y atención apropiada.
 Implementar y mantener un SGC dinámico y participativo, que involucre al
personal y promueva la mejora continua.
 Promover el mejor desempeño del personal de la organización y el
aprovechamiento de su conocimiento, así como la mejora de su
capacitación.

2.4. Programación Operativa Anual

Cuadro de mando integral 2016-2017

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es un modelo de gestión que traduce las

estrategia en objetivos relacionados entre sí, medidos a través de indicadores y
ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los
miembros de la organización con la estrategia de la EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL
LTDA.”, que se resume en el siguiente cuadro
 TABLERO DE MANDO Código MC-SGC-001-F-04/V.1.0

COLUMNA 1 COLUMNA 2 COLUMNA 3 COLUMNA 4 COLUMNA 5 COLUMNA 6 COLUMNA 8

2017
PROCESO TIPO PROCESO OBJ. INDICADOR CALCULO RESULTADO ESPERADO FRECUENCIA
ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ANUAL
PLANIFICACION DE LA GESTIÓN

Cumplimiento de los objetivos de Cumpl i mi ento de l os objeti vos de ges ti ón de l a empres a

PLANIFICACION DE LA GESTIÓN ESTRATEGICO 1 ≥ 80 % Anual - - - - - - - - - - - -
Gestión dentro de l a s fecha s l ími tes es ta bl eci da s .

GESTIÓN COMERCIAL

1 Vental anuales Venta s rea l es /Venta s pres upues ta da s * 100 > 100 % Anual 74.00

1 Ventas Venta s rea l es /Venta s Pres upues ta da s * 100 > 90 % Trimestral #¡DIV/0!

GESTIÓN COMERCIAL REALIZACIÓN (∑(Fecha de pedi dos s ol i .del cl i ente-Fecha de entrega a l APT)
3 Gestión de Pedidos ≥ 90 % Mensual #¡DIV/0!
≤3)/Nº Tota l de pedi dos i ngres a dos a APT)*100

1 Tiempo promedio envío de cotizaciones ∑Di a s proces a mi ento coti za ci ón/Nº coti za ci ones tota l es ≤ 2 dias Mensual #¡DIV/0!

PRODUCCIÓN

2 Desviación de producción ≥ 100 Kg (Nº de OT´s fuera del ra ngo + -10% / Nº tota l de OT´s )*100 % ≤ 8 % Mensual 7.40 5.60 9.40 10.70 9.50 4.00 6.50 5.70 17.40 16.70 11.10 19.50 10.29

2 Desviación de producción < 100 Kg (Nº de OT´s fuera del ra ngo + -10% / Nº tota l de OT´s )*100 % ≤ 15 % Mensual 5.00 3.00 19.60 14.30 10.50 4.30 6.10 14.80 9.40 15.40 24.20 9.10 11.31

(Tota l ca nti da d de s cra p de Producto Termi na do/Tota l ca nti da d

PRODUCCIÓN REALIZACIÓN 2 Scrap ≤ 13 % Mensual 14.20 12.40 12.00 15.30 11.68 15.79 13.10 16.10 17.90 15.40 12.50 18.30 14.56
produci da de Producto Termi na do)*100

(Tota l ca nti da d de s cra p de Producto Termi na do SIN

2 Scrap SIN REFILES ≤ % Mensual 6.70 5.78 6.40 5.20 7.60 7.40 6.20 5.80 6.70 6.42
REFILES/Tota l ca nti da d produci da de Producto Termi na do)*100

(Tota l hora s uti l i za da s en el mes /Tota l hora s di s poni bl es en

2 Utilización de la capacidad instalada ≥ 78 % Mensual 67.70 65.60 63.70 42.60 48.20 47.90 95.56 61.61
el mes )*100

RECURSOS HUMANOS

4 Indice de rotación del personal {[(Admi s i ones +Des vi ncul a ci ones )/2]/Tota l tra ba ja dores } ≤ 5 % Anual - - - - - - - - - - - -

5 Índice de capacitación efectiva (Ca pa ci ta ci ones Ejecuta da s /Ca pa ci ta ci ones pl a ni fi ca da s )*100 ≥ 90 % Anual - - - - - - - - - - - -
RECURSOS HUMANOS APOYO

(Pers ona l con eva l ua ci òn de s a ti s fa ctori o/tota l pers ona l

5 Evaluaciòn del desempeño ≥ 70 % Anual - - - - - - - - - - - -
eva l ua do)*100

GESTIÓN DE COMPRAS Y
ALMACÉN

2 Kg no producidos por falta de MºPº (Tota l Kg no produci dos por fa l ta de MP/Tota l Kg produci dos ) ≤ 1.5 % Mensual #¡DIV/0!
GESTIÓN DE COMPRAS Y
APOYO
ALMACÉN
(Nro de des pa chos rea l zi a dos por cl i ente/Nro de des pa chos
3 Cumplimiento de despachos ≥ 60.0 % Mensual #¡DIV/0!
requeri dos por cl i entes )*100

MANTENIMIENTO

Indicador de mantenimientos Ti empo mens ua l de pa ros de má qui na por ma nteni mei nto
2 ≤ 2.5 % Mensual 0.34 0.74 0.61 0.56
correctivos correcti vo
MANTENIMIENTO APOYO
Cumplimiento del programa de (Ma nteni mi entos efecti va mente rea l i za dos /Ma nteni mi entos
2 ≥ 90 % Semestral #¡DIV/0!
mantenimiento pl a ni fi ca dos )*100

GESTIÓN DE LA CALIDAD
Despues de
4 Cumplimiento de Auditorías internas Fecha rea l de ejecuci ón de Aud. – Fecha progra ma da Aud. ≤ 7 Dias #¡DIV/0!
cada auditoria

AC cerra da s efecti va mente en el mes de a na l i s i s /Tota l AC

GESTIÓN DE LA CALIDAD APOYO 4 Efectividad de Acciones Correctivas ≥ 90 % Mensual 0.00
a bi erta s en el mes de a na l i s i s

AP cerra da s efecti va mente en el mes de a na l i s i s /Tota l AP

4 Efectividad de Acciones Preventivas ≥ 90 % Mensual #¡DIV/0!
a bi erta s en el mes de a na l i s i s

CONTROL DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD APOYO 2 Bandera verde (Tota l producci ón con defectos /Tota l ca nti da d produci da )*100 ≤ 2 % Mensual 8.27 0.28 0.00 18.66 4.27 0.74 11.22 6.21

GESTIÓN CONTABLE

Fecha entrega de má rgenes gl oba l es - Fecha de s ol i ci tud de

GESTIÓN CONTABLE APOYO 2 indicador márgenes globales ≤ 5 Dias Mensual 0.00 0.00
má rgenes gl oba l es
 2.5. Estructura orgánica, manual de puestos y programas operativos
individuales

2.5.1. Estructura orgánica

Establece las funciones, perfil y competencias de cada puesto de trabajo dentro

de EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”, de acuerdo a la estructura organizacional
definida en el siguiente organigrama.

La EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”, tiene la siguiente Estructura Organizacional

definida por puestos de trabajo:

ORGANIGRAMA ZEPOL LTDA.

Junta de
Accionistas

Gerente General
V. 7.0

Asistente de Supervisor del

Gerencia SGC

Jefe de Jefe de
Administración y Operaciones y
Finanzas Control de Calidad
Jefe de Jefe
Jefe de Logística
Producción Marketing y ventas

Supervisor Supervisor de Supervisor de

Contable Control de Calidad Planta

Supervisor de Supervisor de Supervisor de Supervisor

Almacenes Ventas Cotización Cobranza

Asistente de Asistente Analista de Encargado de Asistente de

Chofer Diseñador gráfico
Almacenes Administrativo operaciones Mantenimiento Ventas
Impresora Comexi

Impresora Comexi

Hudson Sharp
Comexi-KSC

China Doble

Pre-prensa y
Laminadora

Refiladora

Refiladora

Refiladora
Mark Andy
Impresora

Operador

Operador

Operador

Operador
Selladora

Operador
Selladora

Operador
Selladora
Impresora
Extrusora

Cramaco
Operador

Operador

Operador

Operador

Operador
Selladora
Operador

Operador
FP-1808

Operador
FS-1500

montaje
China

Pouch
Venus

FMC
Ayudante MºPº

Selladora Pouch
Ayudante APT

Laminadora
Impresora

Impresora

Ayudante
Ayudante

Ayudante

Ayudante

Ayudante
FP-1808

FS-1500
Comexi

Comexi
Tintas

Gerencia General

El principal objetivo de esta gerencia es organizar, dirigir y coordinar el

funcionamiento y desarrollo de la EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”

Jefatura de administración y finanzas.

Esta jefatura es responsable del funcionamiento oportuno y efectivo de los

mecanismos financieros y administrativos de la EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”
en apoyo a las actividades de las areas técnicas mediante la implementación y
aplicación de los Sistemas de Administración establecidos.

Jefatura de calidad y contrataciones

Es una de las gerencias operativas de la EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”, cuya

responsabilidad es gestionar y controlar la provisión de insumos agrícolas,
producción de alimentos, organización de los programas de extensión agrícola
(capacitación y asistencia técnica), estas actividades son realizadas por las
unidades de la gerencia de producción.

Jefatura de producción

Es una de las gerencias operativas de la EMPRESA INDUSTRIAL “ZEPOL LTDA.”, cuya

responsabilidad es gestionar y controlar la provisión de insumos agrícolas,
producción de alimentos, organización de los programas de extensión agrícola
(capacitación y asistencia técnica), estas actividades son realizadas por las
unidades de la gerencia de producción.

Jefatura de marketing y ventas

Es responsable de planear, promover, dirigir y controlar las actividades de

mercadotecnia, publicidad, comercialización y distribución de alimentos, en
concordancia con los objetivos, políticas y estrategias de EMPRESA INDUSTRIAL
“ZEPOL LTDA.”.

Jefatura de logistica

Es responsable de planear, promover, dirigir y controlar las actividades de

mercadotecnia, publicidad, comercialización y distribución de alimentos, en
concordancia con los objetivos, políticas y estrategias de EMPRESA INDUSTRIAL
“ZEPOL LTDA.”.

Unidad de recursos humanos:

Esta unidad tiene a su cargo la captación y desarrollo del personal de la

organización con el fin de competir con éxito de forma sostenida en el tiempo, a
través de planes, procesos y prácticas alineadas con la estrategia organizacional
de creación de valores.

Así mismo, apoyar a las unidades operativas en el proceso permanente de

adaptación a los diferentes mercados en la búsqueda de la máxima
competitividad en cada uno de ellos.

De igual forma garantizar que todas las personas de la organización puedan

aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el máximo
provecho de éstas, mediante un conjunto de políticas y esquemas de gestión que
además contribuyen a que las personas se sientan más integrada, motivadas y
comprometidas con los objetivos de la organización.

Unidad de compra-venta:

La unidad de compra y ventas desempeñan la actividad principal de toda

organización, de ella depende que la cartera de clientes y proveedores sea cada
vez mayor.

Esta unidad elabora las políticas de ventas y compras, que ayudan a prever las
condiciones de contratación de manera de favorecer la optimización de los
planes de producción.

Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes,
siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo
adecuadamente en la orden de producción y en un segundo término con los
proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la
fabricación de un producto de calidad.

Por otra parte la unidad tiene la responsabilidad de vigilar el funcionamiento

adecuado de la red de distribución de manera que los productos no se deterioren
antes de ser adquiridos por el cliente.

La unidad de ventas-compras se encarga además de la identificación precisa de

la demanda, con el objeto de ayudar a la optimización de la planificación y
programación de los procesos productivos.

Cada una de estas actividades conllevan a que la unidad este en la capacidad

de sistematizar la actuación de la competencia, a fin de retroalimentar las políticas
de precios y financiamientos ofrecidas por la organización a los clientes.

Unidad de transporte:

La unidad de transporte tiene como función la administración de su personal,

dentro del cual están los chóferes y mecánicos, así mismo la coordinación y
elaboración de convenios con otras empresas que facilitan los procesos de
distribución a nivel nacional.

Como estrategia fundamental la unidad coordina sus operaciones con el resto de

las unidades departamentales lo que le garantiza el éxito de sus gestiones.

A su vez dicha unidad elabora los cronogramas de mantenimiento y reparación

de las unidades móviles, que son utilizadas para cumplir con el objetivo del
departamento, que no es más que la distribución eficiente y efectiva del producto
que es elaborado por la empresa.
Unidad de tesoreria:

Esta unidad tiene a su cargo la responsabilidad de la medición, identificación,

acumulación, análisis, preparación, interpretación, y comunicación de la
información financiera que será utilizada por la administración para planear,
evaluar y controlar dentro de una organización. Así mismo se encarga de preparar
los informes financieros que serán utilizados por la gerencia para la toma de
decisiones dentro de la organización.

La unidad de contraloría y tesorería al igual que las demás unidades de la

organización tienen sus funciones específicas, dentro de ella se manejan los
registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar.
Las operaciones más comunes realizadas en esta unidad son: el registro de
nómina, registro de compra de materia prima y venta de productos, así como
también cálculos de costos, gastos e impuestos y elaboración de estados
financieros que serán utilizados por la gerencia.

Por otra parte maneja las relaciones con los inversionistas, trámites bancarios,
créditos y cobranza y administración de riesgos, las cuales son claves para una
organización. Esta unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de
PLASKASA, ya que maneja en lo ámbito contable, donde se da a conocer la
situación económica de la empresa.
2.5.2. Manual de puestos

Unidad de producción:

La unidad de producción es una de las más complejas, ella involucra la esencia

de la organización como es, la fabricación de un producto que satisfaga las
necesidades de los consumidores.

En efecto un producto necesita de un procedimiento específico, el cual debe

tomar en cuenta la capacidad de producción de la organización, para ello la
unidad maneja la preparación de planes donde se establecen los lineamientos
relativos a la orientación de los procesos de cambio que se deben generar en las
operaciones, así mismo, emplea los programas de producción los cuales
constituyen un conjunto de objetivos y acciones orientadas a la ejecución de las
normas contenidas en el plan.

Es importante destacar que para llevar a cabo un proceso de producción, debe

analizarse la combinación de las maquinarias ya que permite, disminuir los costos
de producción, desperdicio de tiempo y materia prima, además ayuda a la
entrega a tiempo del producto terminado.

El diseño del producto también forma parte de las operaciones realizadas por esta
unidad, donde se describe y especifica las características y exigencias del cliente,
en el momento de confección del producto.
La unidad de producción realiza los cronogramas de mantenimiento de las
maquinarias lo que permite prever posibles anormalidades en el funcionamiento
de los equipos. De igual forma tiene a su cargo el análisis de los inventarios físico,
donde se verifican las existencias en almacén ya sea de la materia prima para
determinar los pedidos (ordenes de compras) que deberán efectuarse para el
abastecimiento de la misma, o bien de los productos terminados la cual define la
capacidad para atender las necesidades del mercado.

Otras de las actividades de esta unidad es la evaluación de existencias de

repuestos y herramientas, lo cual respalda los cronogramas de producción para
evitar la paralización del proceso productivo por escasez de piezas o utensilios.

Así mismo se llevan a cabo registro de las operaciones diarias del departamento,
utilizadas para descartar cualquier falla que impida el buen funcionamiento de las
maquinarias.

Unidad de mantenimiento:

El mantenimiento es una de las variables claves para garantizar que la empresa

produzca de manera eficiente y efectiva, colabora a que el funcionamiento
cotidiano se ejecute adecuadamente sin impedimento alguno, garantizando la
disponibilidad de los equipos.

Para cumplir con lo anterior la unidad realiza los distintos cronogramas que son
elaborados por los departamentos lo cual, será esencial para la oportunidad de
entrega de la materia prima y por ende del producto terminado.

Un mantenimiento adecuado permite además, que las maquinarias estén

calibradas y en buenas condiciones para producir, así mismo disminuye los costos
y proporciona condiciones de seguridad laboral favorables, asegurando un
trabajo de calidad.

La unidad de mantenimiento para cumplir eficazmente con sus funciones realiza

una revisión periódica a los libros de anormalidades de equipos, los cuales son
llevados por la unidad de producción en donde se registran los posibles defectos
que se detectan, esto coopera con un ritmo de trabajo fluido y sin sobresaltos.

Unidad de control de calidad:

El objetivo central de esta unidad es garantizar que los procesos realizados por la
organización conduzcan a la elaboración de un producto o prestación de
servicios que satisfagan realmente las necesidades y expectativas de sus clientes
internos y externos.

Esto implica que todas las funciones y procesos de la organización operen en

conjunto con el fin de lograr un mejoramiento continuo de los bienes y servicios
que en ella se ofrecen. Al respecto la empresa debe demostrar su compromiso en
todos los niveles jerárquicos, con el objeto de lograr las metas establecidas.
La unidad de control de calidad se encarga de la supervisión de las actividades
que se realizan en cada uno de las divisiones, esto ayuda a que la operatividad
de la organización sea efectiva.

Para ello es necesario que la unidad, elabore una planificación donde se

establecen los requisitos o características a controlar en cada una de las unidades,
estableciendo políticas y estrategias que luego a través de métodos de control
son revisadas, identificado así cualquier falla que pudiera afectar el sistema.

Otra de las funciones, es la verificación del proceso productivo la cual es llevada

mediante la supervisión de todas y cada una de las etapas de procesamiento del
producto, con el objeto de hacer los ajuste pertinente para evitar cualquier
defecto; esto en función de que resultados obtenidos sean 100% confiables.
2.6. Naturaleza de las operaciones

2.6.1. Marco Normativo

AUD. FIN
Dirección General de Impuestos Internos
Actualmente la empresa, en lo referente a su cumplimiento legal con la Dirección
General de Impuestos Internos, podemos mencionar lo siguiente:
 Posee NIT (Número de Identificación Tributaria) 102009042, cuyo empleo es
obligatorio para toda gestión y actividad comercial.

 Cumple con las responsabilidades de agente de retención, tanto en el

impuesto sobre las utilidades IUE, IVA, RC-IVA e IT.

 Los libros de compras y ventas IVA están debidamente legalizados.

Registro de Comercio

La sociedad ZEPOL LTDA, S.A., fue creada mediante contrato solemne (Escritura
Pública), cuyo régimen de capital social, variable, ha facilitado el incremento del
mismo a lo largo de los años, de acuerdo al código de comercio.
 Su capital social está distribuido en cinco accionistas poseedores del 100%
del capital social, según lo detallan los registros contables.

 Los Balances generales están debidamente rubricados y auditados.

 La reserva legal está constituida legalmente.

 Se lleva contabilidad formal de acuerdo a lo establecido en el código de

comercio.
Ministerio de trabajo y previsión social

Entre los cumplimientos legales de la empresa se encuentra en primer lugar la

inscripción de la misma y sus establecimientos (Art.48 ley orgánica del ministerio de
trabajo)
 Se posee reglamento interno de trabajo aprobado por esta dependencia

 Todo su personal posee contrato individual de trabajo.

AUD. OPE.

AUD. ESP.
Las principales normas, principios y disposiciones legales que se aplicaron para el
pago del Bono de Antigüedad de los dependientes que perciben este beneficio
en la Empresa Industrial Zepol Ltda., son las siguientes:

 Decreto Supremo Nº 21060 del 29 de agosto de 1985, artículo 60. En

substitución de toda otra forma porcentual de aplicación del bono de
antigüedad, se establece la siguiente escala única aplicable a todos los
sectores laborales:

AÑOS PORCENTAJE
2a4 5%
5a7 11%
8 a 10 18%
11 a 14 26%
15 a 19 34%
20 a 24 42%
25 o 50%
mas

 Decreto Supremo N° 26450 del 18 de diciembre 2001 artículo Único, que

señala lo siguiente:

“Artículo 1º: “Las Empresas Públicas No Financieras efectuaran el pago del

bono de antigüedad utilizando base de cálculo de tres salarios mínimos
nacionales y la escala porcentual establecida en el artículo 60 del Decreto
Supremo Nº 21060”.

 Decreto Supremo Nº 23474 del 20 de abril de 1993 Artículo Único Finalmente

mediante Decreto Supremo Nº 23474 del 20 de abril de 1993 en su artículo
único se amplía la base de cálculo del bono de antigüedad, establecida
por el Decreto Supremo Nº 23113 de 10 de abril de 1992, a tres salarios
mínimos nacionales para los trabajadores de las empresas productivas del
sector público y privado, respetando los acuerdos estipulados en convenios
de partes sobre esta materia.
  Decreto Supremo 23113 del 10 de abril de 1992, en su artículo único
establece la base de cálculo del Bono de antigüedad sobre dos salarios
mínimos nacionales, como se detalla:
“Artículo Único.- Ampliase la base de cálculo del Bono de Antigüedad,
establecido por el Artículo 13 del Decreto Supremo Nº 21137 de 30 de
noviembre de 1985 a dos salarios mínimos nacionales para los trabajadores
de las empresas productivas del sector público y privado, respetando los
acuerdos establecidos en convenios de partes sobre esta materia.”

 Decreto Supremo Nº 0861 de 01de mayo de 2011 Artículo 1.- El Gobierno

del Estado Plurinacional de Bolivia, en observancia de los principios, valores
y fines establecidos en la Constitución Política del Estado, determina la
eliminación completa de toda disposición o consideración legal
fundamentada en el Decreto Supremo Nº 21060, de 29 de agosto de 1985,
aun presente en leyes aprobadas por el antiguo Congreso neoliberal, de
acuerdo al procedimiento establecido.

 Decreto Supremo Nº 24468, del 14 de enero de 1997.

SALARIO MÍNIMO NACIONAL POR AÑO: 1997 – 2017 (En Bolivianos)

DECRETO FECHA DE SALARIO

AÑO SUPREMO/LEY/RESOLUCION PROMULGACION MINIMO
MINISTERIAL NACIONAL
1991 D.S. Nº 22739 01-marzo-91 120
1992 D.S. Nº 23093 06-marzo-92 135
1993 D.S. Nº 23410 16-febrero-93 160
1994 D.S. Nº 23791 30-mayo-94 190
1995 D.S. Nº 24067 10-julio-95 205
1996 D.S. Nº 24280 20-abril-96 223
1997 D.S. Nº 24468 14-enero-97 240
1998 LEY Nº 1286/D.S. 25051 20-febrero-98 300
1999 R.M. Nº 145/99 /D.S. 25318 18-marzo-99 330
2000 D.S. Nº 25679 25-febrero-00 355
2001 LEY Nº 2158/D.S. 26047 12-enero-01 400
2002 D.S. Nº 26547 14-marzo-02 430
2003 D.S. Nº 27049 26-mayo-03 440
2004 D.S. Nº 27049 26-mayo-03 440
2005 D.S. Nº 22049 26-mayo-03 440
2006 D.S. Nº 28700 01-mayo-06 500
2007 D.S. Nº 29116 01-mayo-07 525
2008 D.S. Nº 29473 05-marzo-08 577,50
2009 D.S. Nº 0016 19-febrero-09 647
2010 D.S. Nº 497 01-mayo-10 679,50
2011 D.S. Nº 809 02-maro-11 815,40
2012 D.S. Nº 1213 01-mayo-12 1.000
 2013 D.S. Nº 1549 10-abril-13 1.200
2014 D.S. Nº 1988 01-mayo-14 1.440
2015 D.S. Nº 2346 01-mayo-15 1.656
2016 D.S. Nº 2749 01-mayo-16 1.805
2017 D.S. Nº 3162 01-mayo-16 2.000

 Decreto Supremo Nº 1549

Artículo. 8.- (SALARIO MÍNIMO NACIONAL) El monto determinado para el salario
mínimo nacional en los sectores público y privado, se fija en Bs.- 1200.- (UN MIL
DOSCIENTOS 00/100 BOLIVIANOS) que corresponde a un incremento del veinte
por ciento (20%) con relación a lo establecido para la gestión 2012, siendo su
aplicación obligatoria y sujeta a las acciones de control y supervisión que
realice el Ministerio de Trabajo Empleo y Previsión.

2.6.2. Métodos de operación - procesos

Extrusión:

Procesando la materia prima. Esta vendría a ser la primera etapa en cuanto a todo
proceso que requiera mangas o láminas de polietileno de alta y baja densidad
además del polipropileno monorientado, ya sea para impresión, laminado,
refilado, sellado o despacho. Se cuenta con un gran número de extrusoras
capaces de generar más de 200 toneladas mensuales, nuestro personal obrero
esta capacitado para cubrir las exigencias del mercado tanto en polietileno de
alta ( mangas o láminas de alta resistencia, medidas comerciales, bolsas t-shirt,
etc. ), de baja ( mangas de uso pesado, mangas con fuelle, láminas especiales,
láminas termocontraibles, etc. ) como polipropileno ( mangas y láminas ).

Diseño:

Creatividad e imagen. En esta etapa, conjuntamente con las ideas y/o bocetos
propuestos al cliente se elabora la imagen del producto; para ello contamos con
modernos equipos de cómputo de última generación y con un equipo de
diseñadores, que desarrollarán propuestas para satisfacer los gustos más
exigentes. A su vez, elaborarán el plan de diseño, que consiste en la separación
de colores a utilizarse y su distribución en un plano mecánico, así como la
ganancia de puntos, el nivel de curvas, el porcentaje de colores en tricomías y
cuatricomías.

Filmación:

Elaborando el mapa. El diseño ya terminado y separado por colores se filma en

películas de aluro de plata, llamados negativos; es aquí donde se controla la
densidad y el ángulo de las tramas, además de su respectiva emulsión.
Pre – Prensa:

Materializando las ideas. Llegada la película a esta área, el encargado de la Pre-

Prensa revisa las imperfecciones que puedan tener el diseño o los negativos. Con_
juntamente para una verificación más exhaustiva se realiza un proceso adicional
que se llama cromachek; que consiste en un filmado de las láminas de color a
través de las cuales se verifica la superposición de los colores del elemento que se
va a imprimir, fijando los dibujos de las películas mediante una exposición de
ambas en luz ultravioleta. Una vez aprobado esto se procede con el quemado de
las planchas, que es muy semejante al cromachek; sólo que en su lugar se utilizan
polímeros fotosensibles (clisés). De esta manera se obtienen los diferentes
grabados y tramas que se necesitan para el proceso final de Flexo-Impresión.

Montaje:

Exactitud y precisión. Los clisés o cireles adecuadamente acabados, son medidos

en espesor para ver su uniformidad. Visto esto, se procede a la colocación de los
mismos en los cilindros o camisas a usarse en las máquinas flexográficas. La
precisión de éstos debe ser total, el mínimo error podría causarnos una mala
sincronización de colores al momento de la impresión. Estamos seguros de la
capacidad de nuestros montadores, pero somos conscientes que las necesidades
de nuestros clientes son lo primero; por ello, hacemos uso de una montadora
micropunto / sacaprueba.

Matizado:

Poniéndole color a la vida. El matizador es la persona encargada de proporcionar

la tinta en los colores y tonalidades necesarios, mediante el uso de las pantoneras
y colorímetros debidamente calibrados. A su vez, determina que tinta es la más
apropiada para su utilización, con respecto a productos de impresión interna o
externa.

Flexo – Impresión:

Tecnología y destreza. Esta es la última etapa en cuanto a impresión se refiere,

para ello contamos con flexo-impresoras de cuatro, seis y hasta ocho colores; que
complementadas con el personal calificado nos permiten entregarle un producto
de la más alta calidad de imagen en el menor tiempo posible.

Control de calidad:

Exigencia al 100%. El minucioso control que es aplicado en los diferentes procesos

de producción, hacen de Plaskasa una de las más competentes en la industria
plástica. La experiencia obtenida a través de los años, es la base para garantizarle
una óptima calidad en sus productos.
Laminado:

Uniendo nuestras fuerzas. Una vez que el producto impreso es destinado a esta
área, se procede al laminado, que es la unión de dos o más láminas, por lo general
una lámina impresa con otra(s) sin impresión mediante un adhesivo. Una vez
pegados, el producto debe estar en reposo por un tiempo mínimo de tres días ,
para asegurar así la perfecta adhesión entre éstas láminas. Un envase laminado
posee varias virtudes, como por ejemplo: mayor resistencia en el uso, prolongado
tiempo de conservación del producto envasado, etc.

Corte:

Proporciones justas a su medida de trabajo. Los rollos de los productos en proceso

salidos de extrusión, impresión y laminado, son llevados a esta área para darle la
medida final en el ancho, sentido, tensión de corte y diámetro exacto; además se
corrigen otros defectos que pueda presentar el producto final, llámese mala
tensión, encartuchamiento y telescopeo. Nuestras refiladoras pueden alcanzar
una velocidad de corte de 400 metros por minuto.

Sellado:

El toque final. Este es el último proceso a darse en nuestra planta, la capacidad

instalada para sellar diferentes tipos de materiales (polietileno, polipropileno y
bopp ), la variedad de selladoras para diferentes tipos de sellos ( fondo, lateral,
parche con troquel, t-shirt, etc. ) y nuestros selladores debidamente capacitados,
garantizan que su producto será entregado, según sus requerimientos, tanto en
cantidad como en calidad.

3. SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE

3.1. Sistema Contable

La Filosofía de un Sistema SID

SINCO es un sistema SID. SID es una poderosa herramienta de desarrollo de

sistemas. SID proporciona a SINCO todos los servicios de manejo de pantalla,
teclado, ratón, impresora, base de datos y seguridad. Como consecuencia las
convenciones del teclado y ratón, de impresión de informes son uniformes en todos
los programas de SINCO, y todo sistema SID.

Si usted ya utiliza otro sistema SID puede omitir este capítulo y continuar con el
capítulo 2, pues lo que en este capítulo se presenta es válido para todos los
sistemas SID.

Si usted está usando sistemas SID por primera vez, preste especial atención a este
capítulo. Se recomienda leer este capítulo junto a la computadora y probar
inmediatamente lo que se explica en este capítulo.
Establecer una Sesión

SINCO cuenta con los servicios de seguridad de SID. No es posible ejecutar los
programas ni ver la información de SINCO sin antes establecer una sesión con SID.
Al establecer una sesión, SID presenta al usuario el sistema a través de menús. Los
usuarios pueden usar todas las opciones presentadas en sus menús.

Al ejecutar SID se presenta como primera ventana una lista de las bases de datos
SID instaladas (vea figura 1). Puede posicionar el ratón en la línea de Inventarios y
Comercialización y oprimir Click-D para entrar a la base de datos elegida. Con las
teclas arriba y abajo (las flechas de desplazamiento vertical del cursor) puede
elegir la base de datos adecuada. Notará que al pulsar las flechas o después de
un Click-D se invertirá el color del nombre de una base de datos. La base de datos
que tiene el nombre en inverso es la base de datos elegida. Note que la última
línea de la ventana, la del marco inferior, tiene un menú de teclas con sus
respectivas funciones. Pulsando Intro (Enter) se ingresa a la base de datos elegida.
Es necesario elegir una base de datos para ingresar con Intro, de lo contrario
aparecerá el mensaje Elija un renglón.

Figura 1: Lista de Bases de Datos SID

Note que siempre la parte inferior de toda ventana activa tiene un menú de
opciones. Los números se refieren a las teclas de función respectivas. Se puede
elegir la función pulsando la tecla adecuada o posicionando el ratón en la función
deseada del menú y pulsando Click-II o Click-D
Después de solicitar una base de datos, SID presenta una ventana pidiendo al
usuario identificarse (vea figura 2). Para ingresar a una base de datos SID es
necesario estar previamente registrado como un usuario autorizado. La ventana
solicita tres datos: Usuario, Contraseña y Contraseña Nueva. El campo Usuario es
el identificador único, asignado a cada persona autorizada. La Contraseña es una
clave confidencial que cada usuario establece y puede cambiar cada vez que
ingresa al sistema. Tanto el Usuario como la Contraseña permiten letras y números.
Para ingresar a una base de datos es necesario conocer el identificador de usuario
y la contraseña. La Contraseña no se ve al digitarse. La contraseña de usuario es
únicamente conocida por el usuario, ni el administrador del sistema conoce las
contraseñas de otros usuarios.

Figura 2: Acceso a una Base de Datos SID

Por ejemplo el usuario Juan Pérez tiene el código de usuario JUAN y su contraseña
es JP70121. Para establecer una sesión con la base de datos Juan Pérez deberá
digitar JUAN en el campo Usuario y pulsar Intro. Note que al pulsar Intro el cursor se
mueve al siguiente campo. En el campo Contraseña deberá pulsar JP70121.
Finalmente para ingresar deberá pulsar F10, o pulsar Click-I sobre 10)Continuar, en
la línea del menú.

El campo Contraseña Nueva sirve para cambiar la contraseña, no el identificador

de usuario. Para cambiar la Contraseña establezca una sesión. Por ejemplo el
usuario Juan Pérez deberá digitar JUAN en el campo Usuario y luego Intro.
Seguidamente debe digitar JP70121 y luego Intro. Note que el cursor ahora esta
sobre el campo Contraseña Nueva. Después digite Mágico, note que puede ver
su contraseña, es prudente tomar la precaución de que no existan otras personas
viendo la pantalla en ese momento. Finalmente pulse F10 para ingresar a la base
de datos. Escribiendo algo en el campo de Contraseña Nueva SID actualiza la
Contraseña, y esta deberá usarse en futuros ingresos a la base de datos. Si el
campo se deja en blanco SID no actualiza la contraseña. Juan Pérez deberá
digitar en su siguiente ingreso a la base de datos JUAN, Intro, Mágico y F10.

Inicialmente cuando el administrador otorga acceso a un usuario nuevo la

contraseña es nula, esta en blanco. El usuario está obligado a establecer una
contraseña, escribiendo en el campo Contraseña Nueva. Por ejemplo se otorga
derechos al usuario Verónica Fernández y se le da el identificador VERONICA. En
su primer ingreso ella deberá digitar VERONICA en el campo Usuario y luego Intro.
En el campo Contraseña sólo deberá pulsar Intro pues es nula. Finalmente deberá
escribir una Contraseña Nueva y pulsar F10. Si no digita una contraseña nueva SID
le responderá con el mensaje Su Contraseña es nula, Establézcala. Si un usuario
olvida su contraseña el administrador puede borrar su contraseña dejándola en
blanco, pero no puede ver su contraseña.
3.2. Bases, normas y prácticas para la preparación de los estados financieros

Las Bases, Normas, Prácticas y Principios contables más significativas aplicadas por
la Empresa Industrial “ZEPOL de responsabilidad LIMITADA”, al cierre del ejercicio
se describen a continuación:

Base para la Preparación de los Estados Financieros

Los Estados Financieros de la Empresa Industrial “ZEPOL de responsabilidad

LIMITADA”, han sido elaborados conforme a las normas y principios de
contabilidad generalmente aceptados emitidos por el Colegio de Auditores de
Bolivia.

Los saldos del balance general al 31 de marzo de 2017 y los correspondientes

estados de ganancias y pérdidas, de evolución del patrimonio neto, de flujo de
efectivo y notas aclaratorias por el año que terminó en esa fecha, están re
expresados en moneda constante del 31 de marzo de 2017, para fines de
comparación, tomando para ello las variaciones de la Unidad de Fomento a la
Vivienda (UFV), de acuerdo con lo establecido en el DS 29387 de 19 de diciembre
de 2007 y la Resolución CTNAC 01/2008 del 12 de enero de 2008 del Consejo
Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia.

Ejercicio económico

De acuerdo a Ley 1606 de 22 de diciembre de 1994 la fecha de cierre de gestión

para este tipo de empresas es el 31 de marzo de cada año, el presente informe ha
sido elaborado por el ejercicio de 12 meses comprendido entre el 1° de abril de
2016 y el 31 de marzo de 2017.
Uso de estimaciones

La preparación de estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad

generalmente aceptados, requiere que la Gerencia de la Sociedad realice
estimaciones y suposiciones que afectan los montos de activos y pasivos, la
exposición de contingencias a la fecha de los estados financieros, así como los
montos de los ingresos y gastos del ejercicio. Los resultados reales pueden diferir de
las estimaciones inicialmente realizadas. La Gerencia considera que las
estimaciones efectuadas son razonables.

Consideración de los Efectos de la Inflación

Los estados financieros han sido preparados íntegramente en moneda constante

reconociendo en forma integral los efectos de la inflación de acuerdo a
modificaciones por el Decreto Supremo Nro. 29387 en sus artículos I y II que
modifica el Decreto Supremo Nro. 24051. Para ello se han seguido los
procedimientos y normas contables establecidos por la Norma de Contabilidad
Nro. 3 (Revisada y modificada en septiembre del 2007), Estados Financieros a
Moneda Constante (Ajuste por Inflación) del Colegio de Auditores de Bolivia, se ha
seguido lineamientos establecidos al 31 de Marzo de 2016 UFV 2,11315, al 31 de
Marzo de 2017, UFV 2,19256, en lo que corresponde a la re expresión en moneda
extranjera y valores en moneda constante y normada por la R. N. D. N° 10-0002-08
de fecha 04 de enero del 2008.

Plan de Cuentas

Las cuentas apropiadas por la empresa para registrar sus operaciones y preparar
sus estados financieros en su integridad, son las tipificadas en su Manual de
Contabilidad.

Criterios de Valuación

a) Conversión de partidas de moneda extranjera

Los Activos y Pasivos en moneda extranjera se valúan y re expresan en

bolivianos al tipo de cambio oficial de compra vigente al cierre del ejercicio
por cada dólar estadounidense, no hubo variación en la gestión 2016-2017, al
31 de marzo de 2017 se mantuvo el tipo de cambio a Bs. 6.96 por cada $us 1.
Las diferencias de cambio se registran en los resultados del ejercicio, en la
cuenta “Diferencia de Cambio”.

b) Previsión para deudas incobrables

Todas las deudas con morosidad superior a los 180 días, a partir de la fecha del
vencimiento del plazo del crédito, deberán ser consideradas como incobrables
y previsionadas en un 100%. Los castigos de cuentas incobrables deberán ser
autorizados por el Comité de Gerencia y ratificados por el Directorio.
c) Valuación de Inventarios

Los productos terminados están valuados al costo de producción. Los

productos semielaborados fueron valuados al valor de los costos incurridos en
su producción, hasta el 31 de marzo de 2017. Las materias primas, y materiales
están valorizados al costo de reposición (valores corrientes).

EL sistema de inventarios utilizado por la empresa es el Perpetuo y el método

utilizado de control y valuación de los inventarios es el de promedios
ponderados.

Las materias primas, materiales, suministros, producto en proceso y producto

terminado están valuados a su costo promedio ponderado actualizado.

Este rubro se encuentran originalmente registrados y valuados a costo de

adquisición o valores de importación más los gastos incidentales hasta su
depósito en almacenes los mismos que se encuentran actualizados a moneda
de cierre del ejercicio.

d) Seguros anticipados

Las primas por seguros contratados, son amortizadas en el periodo de vigencia

de las pólizas, y que se encuentra expresada en Dólares.

e) Bienes de Uso y su Depreciación Acumulada

Las incorporaciones de los Bienes de Uso de la Empresa Industrial “ZEPOL de

responsabilidad LIMITADA”, están registradas a su costo de adquisición.

Los activos fijos existentes al 31 de marzo de 2017, están valuados a su costo de

adquisición, re expresados a la fecha de cierre en función de la cotización
oficial de la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV), a la fecha de cierre de
cada ejercicio de acuerdo a lo establecido en el D. S. 21424 del 30 de octubre
de 1986 en su Art. 5to y el D. S. 24051 del 29 de junio de 1995 además de la
Norma de Contabilidad Nro. 3 (Revisada y modificada en septiembre del
2007), Estados Financieros a Moneda Constante (Ajuste por Inflación) del
Colegio de Auditores de Bolivia. De conformidad al Decreto Supremo N° 29387
de fecha 19 de diciembre del 2007 que en su artículo 2do., modifica el D. S.
24051 en lo que corresponde a la re expresión en moneda extranjera y valores
en moneda constante y normada por la R. N. D. N° 10-0002-08 de fecha 04 de
enero del 2008, modificada y complementada por la R. N. D. N° 10-0004-08 del
18 de enero del 2008.

Los saldos del activo fijo al 31 de marzo de 2017, re-expresados considerando

lo mencionado en la nota 2.4 anterior. Los gastos de mantenimientos,
reparaciones y mejoras que no extienden la vida útil de los bienes son
registrados en los resultados del ejercicio en el que se incurren.
f) Bienes de Uso y su Depreciación

El método de depreciación de los Bienes de Uso, es por línea recta sobre valores
actualizados, suficientes para extinguir los valores de los bienes durante su vida
útil estimada.

La depreciación de los bienes de uso existentes al: 31 de marzo de 2017, se

deprecian, utilizando el método de línea directa, en base a los años de vida
útil determinados, están valuados a su costo actualizados en esa fecha en
función de la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV). La depreciación
acumulada y del ejercicio han sido re-expresados y depreciados por el método
de la línea recta, aplicando tasas anuales conforme al D. S. No. 24051 que son
suficientes para extinguir los valores al final de su vida útil estimada.

El valor de los bienes de uso, considerados en su conjunto, no supera su valor

recuperable.

g) Cargos Diferidos

Los cargos diferidos son amortizados de acuerdo con la siguiente vida útil: 5
años.

h) Previsión para Indemnizaciones

La sociedad reconoce el derecho de pago de indemnizaciones al personal (un

sueldo equivalente por año de servicio), de acuerdo a leyes vigentes
registrando dicho monto proporcionalmente por los años de servicio que serán
pagaderos pasados los noventa días, en caso de retiro voluntario o retiro sin
causa justificada.

En fecha 26 de mayo de 2010, el gobierno promulgó el DS 522 el cual tiene por

objeto establecer el procedimiento para el pago obligatorio del quinquenio en
el sector privado, a solo requerimiento de la trabajadora o trabajador. Este
pago no implica la interrupción de la relación laboral, en consecuencia la
trabajadora ó el trabajador que accede a este beneficio, no pierde su
antigüedad para efecto de sus derechos con relación al bono de antigüedad
y derecho a vacaciones.

i) Patrimonio Neto

Al cierre del ejercicio la Empresa Industrial “ZEPOL de responsabilidad

LIMITADA”, ajusta el total del patrimonio establecido al cierre de la gestión
anterior, actualizando en función de la variación de la unidad de fomento a la
vivienda (UFV) ocurrida entre ambas fechas.

El ajuste de Capital se expone en la cuenta “Ajuste de Capital”, el ajuste de la

cuenta resultados acumulados se expone en la misma cuenta y el resto de las
cuentas de patrimonio se expone en la cuenta “Ajuste de Reservas
 Patrimoniales”, utilizando como cuenta de contrapartida el “Ajuste por
Inflación y Tenencia de Bienes”.

j) Reserva legal

De acuerdo con lo dispuesto por la legislación vigente y los Estatutos de la

Sociedad, debe destinarse un mínimo del 5% de las utilidades líquidas de cada
gestión para constituir un Fondo de Reserva Legal hasta cubrir el 50% del
Capital Pagado.

k) Estado de Resultados

La sociedad determina el resultado de cada ejercicio tomando en cuenta los

efectos de la inflación ajustando los rubros individuales y utilizando la cuenta
de contrapartida el “Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes”, de acuerdo a
la resolución de CTNAC Nro. 01/2008, emitida por el Consejo Técnico Nacional
de Auditoria y Contabilidad donde indica que deben ser ajustados a moneda
constante.

l) Ganancias o pérdidas de cambio

Las ganancias o pérdidas de cambio provenientes de la cancelación de

partidas monetarias y no monetarias denominadas en moneda extranjera o del
ajuste de tales partidas por variaciones en el tipo de cambio después de su
registro inicial, se reconocen como ingreso o gasto del ejercicio en el cual
surgen y se incluyen en la cuenta del estado de ganancias y pérdidas y “Ajuste
por diferencia de cambio”.

m) Impuesto sobre las utilidades de las empresas

El impuesto sobre las utilidades de las empresas se determina sobre la base de

la utilidad imponible para fines tributarios. La Sociedad ha procedido a la
contabilización de este impuesto, considerando el 31 Pronunciamiento de
Auditoría y Contabilidad N° 41 (PAC 41) del Colegio de Auditores de Bolivia
vigente a partir del 28 de febrero de 2001. Esta situación tiene efecto sobre el
resultado del ejercicio, puesto que adopta el método para contabilizar el IUE
registrando en cuenta de gasto con abono a una cuenta de pasivo, el cual es
regularizado en la gestión siguiente de acuerdo al esquema contable
establecido en dicho pronunciamiento.

El artículo 77 de la ley 843 (Texto ordenado a diciembre de 2004, actualizado a

diciembre de 2005) establece que este impuesto anual una vez pagado, será
considerado como pago a cuenta del impuesto a las transacciones a partir del
mes de posterior a aquel en que se cumplió con la presentación de la
declaración jurada hasta su total agotamiento o hasta que se cumplió con la
presentación de la declaración jurada hasta su total agotamiento o hasta que
se produzca un nuevo vencimiento, el que fuere primero.
3.3. Gestión de Comercialización y Ventas

Captación del cliente

a) En caso de tratarse de un cliente nuevo:

1. El “Responsable de cliente” se encarga de tomar contacto con clientes

potenciales, ya sea atendiendo a los que llaman o visitan la oficina, o concretando
visitas para ofertar los productos que Zepol Ltda., brinda, asesorándolos sobre los
materiales más adecuados para envasar sus productos y la calidad de impresión
de sus artes. Todas las visitas a los clientes deberán ser registrados en su sesión del
Google Calendar, que está compartida con el Jefe de Marketing y Ventas.
Durante la realización de cada visita a cualquier cliente, el “Responsable de
cliente” debe portar el muestrario de productos de Zepol Ltda. (mismo que fue
armado en base al Silabo muestrario, ver Anexo 1) el “Responsable de cliente”
deberá resumir la misma en el Formulario de Visita a clientes (P-COM-001-F-08) y
hacer firmar con el cliente y adjuntar el mismo al “Formulario de Solicitud de
Cotización” (IT-COM-001A-F-01) y/o al de “Seguimiento a cotizaciones
enviadas/clientes contactados” (P-COM-001-F-09) para realizar el seguimiento.

Nota: Las muestras del sílabo correspondientes a cada “Responsable de cliente”

deben ser separadas y ordenadas periódicamente por el Asistente Comercial, los
muestrarios serán completados por el Asistente Comercial a solicitud de cada
“Responsable de cliente”.

2. Una vez contactado el cliente potencial, el “Responsable de cliente” se

encarga de llenar el “Formulario de Solicitud de Cotización” (IT-COM-001A-F-01),
según el requerimiento del cliente que solicita la cotización y sigue con el proceso
de cotización. Ver Instructivo de Cotización (IT-COM-001A).

3. El seguimiento de ventas a clientes nuevos se realiza mediante el cuadro de

“Seguimiento a clientes potenciales” (P-COM-001-F-11) que es revisado y evaluado
por el Jefe de Marketing y Ventas de forma mensual.

b) En caso de tratarse de un cliente antiguo se tienen dos opciones de contacto:

1. El cliente, independientemente se pone en contacto con el responsable de

cliente para hacer sus pedidos.

2. El “Responsable de cliente” debe contactarse con los clientes antiguos en

función de los objetivos de ventas para su trimestre, mediante la revisión de los
pedidos realizados por sus clientes antiguos en el mismo trimestre en la gestión
pasada, el seguimiento de ventas a clientes antiguos se realizara mensualmente
por el Jefe de Marketing y Ventas.
c) Cuando un cliente es atendido en recepción, el Asistente de Gerencia debe
registrar los datos del cliente en el Formulario de “Atención de clientes en
recepción” (P-COM-001-F-10) antes de transferir la llamada al Área Comercial.

1. En caso de ser un cliente que busca a un “Responsable de cliente” especifico,

el asistente de gerencia le entrega la copia del Formulario de “Atención de
clientes en recepción” (P-COM- 001-F-10) y le transfiere la llamada.

2. En caso de ser un cliente nuevo el asistente de gerencia le entrega la copia del

Formulario de “Atención de clientes en recepción” (P-COM- 001-F-10) y le transfiere
la llamada al Supervisor Comercial asignado, en función a la asignación
geográfica de clientes ya definida. Las copias de los formularios de “Atención de
clientes en recepción” (P-COM- 001-F-10) entregados a los supervisores
comerciales serán revisados mensualmente por el Jefe de Marketing y Ventas para
asegurar de que estos clientes hayan sido atendidos. Los clientes que visitan la
planta también serán registrados en el Formulario “Atención de clientes en
recepción” (P-COM- 001-F-10) y asignados en orden intercalado a los supervisores
que trabajen en la planta de El Alto.

d) En caso de recolocación de pedidos en un tiempo menor a 6 meses no es

necesario enviar una cotización nueva y la generación del pedido se realiza con
el pedido vía mail y/o fax del cliente.

e) En caso de que un cliente antiguo solicite el pedido de un producto

anteriormente elaborado por Zepol Ltda. se debe considerar una recotización.

Nota 1: Se debe recotizar cuando:

• El tiempo transcurrido desde la última producción sea mayor a 6 meses y/o se

hayan modificado los precios de las materias primas adquiridas y/o se ha
modificado la cantidad en relación al último pedido.

• El Jefe de Marketing y Ventas así lo decida habiendo revisado el margen de

ganancia obtenido en producciones anteriores.

f) Para determinar si se realizará una recotización el “Responsable de cliente”

deberá entregar al Jefe de Marketing y Ventas lo siguiente: la última cotización
enviada al cliente o el “Formulario de Solicitud de Cotización” (IT-COM-001A-F-01)
del ítem en referencia, especificando en ambos casos el código del ítem, fecha y
cantidad de último envío.

g) El Jefe de Marketing y Ventas dará su visto bueno por algún medio verificable
para que se mantenga el precio actual o entregará el nuevo precio al
“Responsable del cliente”.

h) Si se determina que es necesario realizar una nueva cotización, el Jefe de

Marketing y Ventas asignará esta tarea al “Responsable de cliente” quien realizará
la recotización del producto solicitado, llenando el “Formulario de Solicitud de
Cotización” (IT-COM-001A-F-01) y siguiendo el proceso de Cotización. Ver
Instructivo de Cotización (IT-COM-001A).

i) El “Responsable de cliente” luego de recibir el “Formulario de Solicitud de

Cotización” (IT-COM-001A-F-01) y el precio fijado (por el Jefe de Marketing y
Ventas), prepara el formulario de “Cotización” (IT-COM-001A-F-02) y lo envía al
cliente vía fax o mail para su respectiva aprobación.

Nota: Para la renovación de clisés por desgaste, se elabora y se envía al cliente el

formulario de “Cotización” (IT-COM-001A-F-02) al cliente para su aprobación, en
este caso se adjunta una copia del formulario de “Fabricación de clisés” y no es
necesario contar el “Formulario de Solicitud de Cotización” (IT-COM-001A-F-01).

j) Una vez enviado al cliente el formulario de “Cotización” (IT-COM-001A-F-02) el

“Responsable de cliente” registra la cotización en su Indicador de Cotizaciones.
Una vez registrada la cotización el “Responsable de cliente” archivará una copia
impresa del formulario de “Cotización” (IT-COM-001A-F-02), el precio aprobado, el
“Formulario de Solicitud de Cotización” (IT-COM-001A-F-01) y el Formulario de
Seguimiento a cotizaciones enviadas/ clientes contactados” (P-COM-001-F-09)
(por producto) para su seguimiento en ese orden, en su Carpeta de seguimiento
de cotizaciones, ya sea de clientes nuevos o antiguos, hasta obtener una
respuesta por parte del cliente.

k) El seguimiento de cotizaciones enviadas a clientes se realizara mediante el

formulario de “Seguimiento a cotizaciones enviadas/clientes contactados” (P-
COM-001-F-09) que se apertura con la confirmación de recepción y la explicación
de la cotización por parte del “Responsable de cliente”, posteriormente el
“Responsable de cliente” debe realizar 2 contactos como mínimo en un mes.

l) En la última semana de cada mes el “Responsable de cliente” actualizara el

estado de las cotizaciones enviadas, en el indicador de cotizaciones,
manteniendo tanto las cotizaciones aprobadas como las rechazadas en sus
carpetas de seguimiento.

m) La revisión del seguimiento a las cotizaciones enviadas a clientes se realizara

mediante la revisión de las carpetas de clientes por el Jefe de Marketing y Ventas
hasta el tercer día hábil de cada mes, habiéndose revisado el indicador de
cotizaciones mediante el cuadro de seguimiento de clientes.

n) En caso de que el cliente apruebe por escrito el formulario de “Cotización” (IT-

COM-001A-F-02) con su firma, el “Responsable del cliente”, si corresponde, deberá
solicitar al cliente el pago del adelanto, elaborar el estado de cuentas de
apertura, hacer que contabilidad verifique el pago del adelanto , hacer firmar
el estado de cuentas por contabilidad y archivar estos documentos en la carpeta
de aprobados junto con la “Pre-cotización” (IT-COM-001A-F-04).

Nota: La firma de contabilidad del estado de cuentas con el pago se pueda omitir
si se adjunta la adjunta la copia de la boleta de pago al estado de cuentas, previa
verificación de que el número de cuenta al que se realizó el deposito pertenece
a Zepol Ltda.

o) El “Responsable de cliente” solicitará al cliente la idea del arte para su envase

que podrá entregarlo en un boceto que elabore él mismo o llenando el
“Formulario de Diseño Preliminar” (P-COM-001-F-01), o si ya cuenta con un arte
elaborado deberá entregarlo en formato editable, el cual adjuntará
posteriormente al formulario “Orden de Diseño” (P-COM-001-F-02). De ser
necesario se llevará a cabo una reunión con el cliente y el Supervisor de Diseño
para ver detalles específicos con respecto al arte que se elaborará. La verificación
de que el arte del cliente cuenta con los requisitos del “Formulario de Diseño
Preliminar” (P-COM-001-F-01) es obligatorio para todos los artes nuevos (ya sea que
este fuera llenado junto al cliente o no), con el fin de que el “Responsable de
cliente” verifique si el arte solicitado por el cliente cuenta o no con los requisitos
de la norma de etiquetado. En caso de que no estén incluidos todos los requisitos
de la norma de etiquetado, el “Responsable de cliente” deberá notificar al cliente
por escrito las omisiones en su arte.

p) El “Responsable del cliente” envía al Jefe de Producción el formulario “Orden

de Diseño” (P-COM-001-F-02) quien a su vez lo entregará al Supervisor de Diseño
para que trabaje en el arte según el Procedimiento de Elaboración del Arte para
Flexografía (P-PRO-002) y envía al “Responsable del cliente” vía email el o los
borradores del arte (en formato jpg.) en el formato de “Formulario de Aprobación
del Arte” (P-PRO-002-F-01), con copia a Jefe de Marketing y Ventas, para su
respectiva aprobación por parte del cliente.

q) Una vez enviado el arte al cliente, el “Responsable de cliente” realizará el

seguimiento correspondiente, atendiendo las solicitudes de modificaciones al arte
coordinando con el cliente y el Supervisor de Diseño hasta tener un arte final que
es enviado al cliente junto a la base blanca, en caso de tratarse de artes con
ventana y/o de artes a imprimirse en material metalizado, el plano mecánico en
el caso de bolsas (donde se especifica áreas de sellado, altura de zipper, altura
de abre fácil, altura de agarrador y cualquier otro elemento que se considere
necesario), y el armado de clisés, en caso de que más de un arte se imprima en el
mismo juego de clisés para la aprobación de todos estos documentos.

r) Una vez aprobado por parte del cliente el arte; la base blanca, el plano
mecánico y el armado de clises si corresponde, el “Responsable de cliente”
asegurándose de que el arte ya no requiera más modificaciones, solicita la
impresión de la prueba de color al Jefe de Operaciones y Control de Calidad y
coordinara con el Jefe de Logística Comercial el envío de la prueba de color al
cliente para su aprobación.

s) En caso de que el cliente se presente en Zepol Ltda. a realizar la Aprobación

del arte, el “Responsable de cliente” deberá coordinar su visita y enviar al Jefe de
Operaciones y Control de Calidad la última versión del arte enviado al cliente,
para su revisión y aprobación de la impresión de la Prueba de color para la
aprobación por cliente, (en caso de que no se logre un arte final, se procederá
desde el punto q).

t) El “Responsable de cliente” debe entregar al Jefe de Marketing y Ventas: el

formulario de Aprobación del arte (P-PRO-002-F-01), enviado por fax o escaneado
vía mail, enviado por el cliente con la firma de aprobación, junto al formulario
“Carta estándar de desembobinado” (P-COM-001-F-06), la Prueba de color, la
base blanca, el plano mecánico, el armado de clisés, la “Orden de diseño” original
(P-COM-001-F-02), el “Formulario de Diseño Preliminar” (P-COM-001-F-01)(en caso
de trabajos nuevos); y el formulario de “Registro de Nuevos Clientes” (P-COM-001-
F-07), (en caso de ser un cliente nuevo). Todo esto junto a los documentos
archivados anteriormente en la carpeta de Cotizaciones Aprobadas (Cotización
aprobada, estado de cuentas del cliente y precotización) para dar curso a la
programación del pedido, estos documentos deberán ser revisados por el Jefe de
Marketing y Ventas y entregados al Asistente Comercial en caso de tratarse de
una reimpresión o al Jefe de Logística Comercial en caso de tratarse de un ítem
nuevo.

Nota 1: En caso de que se utilice material del cliente, el “Responsable de cliente”

debe verificar que el material del cliente se encuentre en almacenes de Zepol
Ltda. Antes de solicitar la generación de la Orden de trabajo.

Nota 2: No se puede generar Orden de Trabajo si el material del cliente no se

encuentra en almacenes de Zepol Ltda.

Generación de pedidos

a) Una vez recibidos los documentos requeridos el Jefe de Logística Comercial

procede con la creación del cliente y de los ítems en el SID. Ver “Manual del
Usuario del SID. Una vez generados el cliente y los ítems en el sistema, el Jefe de
Marketing y Ventas, asigna las fechas de entrega y solicita al Asistente Comercial
la generación de las órdenes de trabajo en el SID. Ver “Manual del Usuario del SID”.

b) Una vez generadas las ordenes de trabajo en el SID el Asistente Comercial

deberá llenar los siguientes documentos:

1. “Formulario de Ingreso de Productos Terminados a almacenes” (P-ALM-001-F-

04),

2. Formulario “Orden de Trabajo Producción” (P-COM-001-F-04). Adjuntando para

trabajos nuevos o con modificaciones la Pre-cotización (IT-COM-001A-F-04)
resultante de la cotización (ver instructivo de Cotización (IT-COM-001A)) y la “Carta
estándar de desembobinado” (P-COM-001-F-06).

3. En caso de haber generado Orden de Trabajo de Pre-prensa también deberá

llenar el formulario “Orden de Trabajo Pre prensa” (P-COM-001-F-03) adjuntando el
formulario “Consumo de Películas y Clisés” Prueba de color (P-COM-001-F-05) y el
“Formulario de Aprobación del Arte” (P-PRO-002-F-01).
4. El Asistente Comercial deberá registrar el pedido en el Cuadro de Gestión de
Pedidos ubicado en la carpeta compartida de Comercial.

5. El Asistente Comercial en caso de ser un producto nuevo debe registrar el ítem

en la base de Datos de ítems.

Nota: La base de datos de clientes es actualizada dos veces al año por el Asistente
Comercial en base a la lista de clientes activos de la gestión.

c) Una vez llenados todos los documentos requeridos, el Asistente Comercial

entregará al Jefe de Logística Comercial para su revisión y se lo devuelve al
Asistente Comercial para la entrega al Jefe de Producción de los sobres
correspondientes a las Órdenes de Trabajo generadas, y al Supervisor de
Almacenes el “Formulario de Ingreso de Productos Terminados a almacenes”.

d) El Jefe de Logística Comercial se reunirá con el Jefe de Producción y Jefe de

Operaciones y Control de Calidad para la revisión del “Cronograma de
producción”, donde se realizará la validación del orden del cronograma de
producción y la confirmación de las fechas de entrega.
Nota1: Previo a la reunión de cronograma el Jefe de Marketing y Ventas solicita a
los “Responsables de clientes” las prioridades de sus pedidos (con un día hábil de
antelación como mínimo a la fecha de la “Reunión de cronograma”).
Nota2: Previo a la reunión de “Revisión del cronograma de producción” el Jefe de
Marketing y Ventas le envía vía mail al Jefe de Logística Comercial las prioridades
de los pedidos en el cronograma de producción y este a su vez le comunica por
escrito al Jefe de Producción (con un día hábil de antelación como mínimo a la
fecha de la “Reunión de cronograma”).

e) Una vez a la semana, al día siguiente de la revisión del cronograma de

producción, se lleva a cabo una reunión virtual de coordinación de toda el área
comercial donde el Jefe de Marketing y Ventas informa a los “Responsables de
clientes” las fechas próximas de entrega de productos a los clientes, estas fechas
serán registradas por el Jefe de Logística Comercial quien debe realizar el
seguimiento al cumplimiento de las mismas, informando anticipadamente en caso
no poder cumplirse alguna de las fechas por cualquier factor.

f) Para la entrega de los productos terminados, el Jefe de Logística Comercial

debe coordinar con el Supervisor de Almacenes según las fechas definidas.

g) Los responsables de clientes deberán informar las fechas de entrega

acordadas en la semana inmediatamente a los clientes por escrito.

h) El “Responsable de cliente” en función a las fechas de despacho verifica en el

SID que se encuentre el total de OT en almacenes de producto terminado, elabora
el estado de cuentas de clientes, procede a realizar los cobros de producto
terminado y de clises a los clientes correspondientes, informa al Jefe de Marketing
y Ventas el monto a ser cobrado y la fecha a realizarse, una vez confirmado el
pago, hace validar el pago con el área de finanzas e informa al Jefe de logística
Comercial para planificar los despachos diarios.

i) El Jefe de Logística Comercial debe realizar el seguimiento y control de los

despachos en cuanto a las entregas de producto terminado a los clientes por
parte del área de almacenes, cumpliendo con las fechas acordadas con los
clientes y entregar las guías de los despachos oportunamente al “Responsables
de cliente” correspondiente.

j) El Jefe de Logística Comercial previa entrega de los productos al cliente, es

responsable de facturar los productos a entregar y los clisés si corresponde
(incluyendo los envíos al interior del país), actualizando el cuadro de Gestión de
Pedidos ubicado en la carpeta compartida de comercial.

Nota 1: Si el envío es al interior la factura se envía por courrier y el Jefe de Logística

Comercial es responsable de confirmar la llegada de dicha factura al cliente, esta
tarea puede ser delegada al Asistente de Gerencia en los casos que así lo
requiera el Jefe de Logística Comercial.

k) Al final de cada mes el Jefe de Logística Comercial debe verificar que no

existan notas de remisión pendientes de facturación, de ser así deberá regularizar
las facturas pendientes de emisión.

l) El Jefe de Logística Comercial debe informar si existen facturas de mayores a

50 000 Bs. a todo el personal del área comercial incluyendo a Jefe de Marketing y
Ventas y Jefe de Administración y Finanzas.

m) El “Responsable de cliente” debe solicitar el comprobante del pago al cliente

e informar mediante mail al Jefe de Administración y Finanzas la fecha de pago,
el monto y el número de la factura a la que corresponde.

Nota 2: El Jefe de Administración y Finanzas cuenta con 5 días hábiles para la

aplicación de los pagos en el SID.

Cierre de pedidos

a) Una vez facturado el pedido, el Jefe de Logística Comercial entrega al

Asistente Comercial los pedidos para ser cerrados, el Asistente Comercial solicita a
cada “Responsable de cliente” el dato de “Satisfacción del Cliente” por escrito, y
lo registra manualmente en casilla destinada a este fin en el formulario
“Seguimiento a cotizaciones enviadas/clientes contactados” (P-COM-001-F-09).
Existe un lapso de 15 días para el llenado de la casilla de Satisfacción del Cliente.
Una vez completa esta información, el Asistente Comercial entrega el file de
documentos al Jefe de Marketing y Ventas quien registra estos resultados y
devuelve los documentos al Asistente Comercial para su respectivo archivo.

Registros
- “Diseño Preliminar” (P-COM-001-F-01)
- “Orden de Diseño” (P-COM-001-F-02)
- “Orden de Trabajo Pre prensa” (P-COM-001-F-03)
- “Orden de Trabajo Producción” (P-COM-001-F-04)
- “Consumo de Películas y Clisés” (P-COM-001-F-05)
- “Carta estándar de desembobinado” (P-COM-001-F-06)
- “Registro de Nuevos Clientes” (P-COM-001-F-07)
- “Formulario de Visita a clientes” (P-COM-001-F-08)
- “Seguimiento a cotizaciones enviadas/clientes contactados” (P-COM-001-F-09)
- “Atención de clientes en recepción” (P-COM-001-F-10)
- “Seguimiento a clientes potenciales” (P-COM-001-F-11)

3.4. Gestión de Personal y Planillas

Requerimiento de personal

Cuando exista un puesto vacante o un requerimiento de cualquiera de las áreas

para la ejecución de una actividad requerida por Zepol Ltda., el Jefe de área en
coordinación con Gerencia General, analizarán la factibilidad de la contratación
o promoción de personal, y los términos bajo los cuales se realizará esta.

El Jefe de área utilizará como referencia la descripción y perfil de cargos descritos

en el Manual de Funciones (M-ADM-001).

Si fuera necesario se podrá diseñar un nuevo puesto de acuerdo a las necesidades

de la organización y se lo incluirá en el Manual de Funciones y en la estructura
organizacional (Organigrama), estas actualizaciones deben ser coordinadas con
el Jefe de Administración y Finanzas y el Responsable del SGC.

En caso de necesitar contratar personal eventual el jefe del área solicitante debe
realizar la solicitud explicando detalladamente las razones para dicha
contratación incluyendo las funciones y el perfil de cargo con dos días de
antelación a su incorporación.

Se podrá solicitar la contratación de estudiantes para realizar pasantías. Los perfiles

de cargo de cada puesto son revisados por los Jefes de área después de la
evaluación del desempeño.

Reclutamiento

Cada Jefe de área en coordinación con el Jefe de Administración y Finanzas

determinara la forma de reclutamiento a utilizar, como por ejemplo convocatoria
por un medio de comunicación u otra forma de difusión, Empresas especializadas
en reclutamiento, base de datos, recomendación u otro. El reclutamiento se lo
podrá realizar también utilizando como fuente al personal de la empresa
considerando sus capacidades y la información disponible en los files de personal.
Nota: Para los cargos de Jefatura la determinación de la forma de reclutamiento
es coordinada entre el Gerente General y el Jefe de Administración y Finanzas.

Selección

En función al número de postulantes el Jefe de área segregara a aquellos que

cuenten con el perfil del puesto.

Posteriormente el Gerente General hará la selección de la persona más adecuada

para el puesto vacante. En el caso de personal operativo esta decisión puede ser
tomada directamente por el Jefe de área.

En las entrevistas quedará a criterio del evaluador la realización de exámenes u

otro tipo de pruebas.

En caso de llegarse a un acuerdo, se continuará con el procedimiento, caso

contrario se elegirá al segundo o se podrá iniciar nuevamente el proceso.

Está contemplada la contratación de terceros para apoyar en el proceso de

reclutamiento y selección de personal.

Oferta de trabajo

El Jefe de Administración y Finanzas o quien este designe notifica al candidato vía

telefónica que ha sido seleccionado para ocupar el cargo requerido y lo cita a la
empresa para dar los puntos finales a su contratación e informar sobre los
beneficios que ofrece la empresa.

Tiempo de prueba

Dependiendo del puesto la nueva persona contratada debe cumplir entre 1 a 3

meses de prueba. Tiempo en el cual la persona será capacitada y monitoreada
por el Jefe de su área.

Evaluación

Después del tiempo de prueba establecido, el Jefe de Área analiza a la persona

mediante el Formulario de evaluación del Personal Operativo (P-ADM-001-F-06) o
Formulario de evaluación del Personal Administrativo (P-ADM-001-F-05) y presenta
este formulario junto con sus observaciones y comentarios al Gerente General
quien en base a esto define si se contrata por tiempo indefinido o no a la persona.
También se detectan las necesidades de capacitación que tendrá este empleado
para tener un mejor desempeño en su trabajo.

En el caso de no contratar a la persona se empieza de nuevo desde el punto 5.3

o si hubiese alguno de los candidatos que entraron a la segunda ronda de
entrevistas se puede elegir a uno de ellos.
Contrato

Una vez definida la contratación de la persona el Jefe de Administración y

Finanzas realiza un Contrato. Este será firmado por el Representantes Legal de la
Empresa y por la persona contratada.

Nota1: una vez se realice la firma del contrato, se elabora el file del personal nuevo
con todos los documentos pertinentes incluyendo el llenado de la ficha de
personal esta documentación debe ser revisada anualmente para su
actualización en caso de ser necesario.

Inducción

La inducción del personal incluye las siguientes 3 etapas:

• Etapa 1.- Preparación del Ambiente de Trabajo (en esta etapa no participa el
nuevo trabajador)
• Etapa 2.- Recibimiento y Presentación.
• Etapa 3.- Regularización de Aspectos Formales.

El cumplimiento de estas etapas deberá registrarse en el registro Verificación de la

Inducción (P-ADM-001-F-01).

Etapa 1. Preparación del ambiente de trabajo

Al ingreso de nuevo personal el Jefe de área o quien este designe realiza las
siguientes actividades según correspondan:

• Gestionar la ubicación física del nuevo personal.

• Coordinar con el Supervisor del SGC la documentación del Sistema de Gestión
de la Calidad que será necesaria distribuir al nuevo personal. (si aplica)
• Las herramientas de trabajo necesarias para la ejecución de las tareas del
nuevo personal según el puesto de trabajo.
• Los Equipos de Protección Personal (EPP) necesarios para el trabajo del nuevo
personal según el puesto de trabajo.
• Elaboración o Revisión y actualización si es necesario del Plan de inducción (P-
ADM-001-F-08) por el jefe de área.
Nota: El plan de inducción de la parte técnica es elaborado en función de las
competencias funcionales necesarias para cada cargo descritos en la descripción
de cargo de cada puesto (M-ADM-001-F-01).

Etapa 2. Recibimiento, presentación y capacitación técnica

El Responsable de área o quien este designe realizará una breve presentación de

la empresa que consistirá en lo siguiente:

• Presentación de la empresa y el personal con el que coadyuvará para la

realización de sus funciones.
• Explicación de la misión, visión, política de la calidad y objetivos.
• Explicación de la estructura organizacional de la empresa y ubicación dentro
de la misma.
• Explicación de sus funciones y responsabilidades.
• Explicación sobre el Sistema de Gestión de la Calidad (Si se ve por conveniente
se puede solicitar al Supervisor del SGC para que realice esta actividad).
• Entrega de las herramientas y los equipos de protección personal.
• Capacitación técnica del rubro flexográfico y específica para cada puesto
según el Plan de Inducción (P-ADM-001-F-08).

Esta presentación y su explicación deben lograr que el nuevo personal

comprenda:

• La importancia de sus funciones y responsabilidades, y cómo estas contribuyen

al logro de los objetivos.
• La importancia del Sistema de Gestión de la Calidad.
• La importancia de la visión y misión organizacional
• Los beneficios obtenidos al mejorar el desarrollo de sus actividades.
• Las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos y/o
instructivos especificados.
• Presentar al resto del personal del área.
• Los aspectos técnicos más importantes del rubro flexográfico según su puesto.

Etapa 3. Inducción de los aspectos formales

El Jefe de Administración y finanzas completa la etapa III del registro Verificación

de la inducción (P-ADM-001-F-01). Esta etapa comprende la firma del contrato de
trabajo e informar al trabajador sobre los beneficios sociales y otros considerados
relevantes.

El seguimiento de la etapa 2 de la inducción está a cargo del Jefe de área.

Cierre de la Inducción

El Jefe de Administración y finanzas debe asegurarse que todos los puntos de la

inducción se han realizado.

Un vez que se termine la inducción del personal nuevo, el Asistente

Administrativollenará junto al personal nuevo el formulario de Verificación de la
inducción (P-ADM-001-F-01) posteriormente archivará este en el file de la persona
contratada.

Formación y competencia

Para asegurar la competencia idónea del personal se sigue la siguiente secuencia:

Definir las necesidades de formación

Tomando en cuenta todas o cualquiera de las siguientes opciones se determina
las necesidades de formación del personal:

Lo establecido en el Manual Funciones (Competencias de cada cargo),

Resultados de la última Evaluación de Desempeño,
Solicitudes por parte de los Responsables de área, supervisores o personal en
general,
Invitaciones por parte de entidades externas,
Y/o modificaciones del trabajo o procesos

Elaboración del Programa de Capacitación

Durante el primer trimestre de cada año el Jefe de Administración y Finanzas

coordinará con los Jefes de Área la elaboración del Programa de Capacitación
Interno (P-ADM-001-F-02) para el personal de Zepol Ltda.

Los jefes de área elaboran la solicitud de capacitaciones para su área con la

siguiente información: nombre de la capacitación, personal que debe participar,
objetivo de la capacitación y expositor.

El Jefe de administración y Finanzas designa al Asistente de Gerencia para

elaborar el cronograma definiendo las fechas con cada expositor y elabora el
Programa de capacitaciones general interno (P-ADM-001-F-02).

Una vez que el Programa ha sido elaborado es revisado por el Gerente General,
quien verifica si todo está conforme a las necesidades y expectativas de Zepol
Ltda.

En el caso que cualquiera de las partes no esté de acuerdo con algunos aspectos,
el programa es modificado hasta conseguir su total conformidad.

Si el Gerente General está de acuerdo con el Programa, lo aprueba mediante

fecha y firma.

El Asistente de Gerencia elabora un cronograma mensual que será publicado al

inicio de cada mes en los paneles informativos.

El programa podrá ser revisado y modificado de acuerdo a las necesidades de la

organización.

El Asistente de Gerencia informará vía correo electrónico al capacitador y a las

personas que deben capacitarse una semana antes de la fecha planificada de
cada capacitación.

El avance del cumplimiento del plan será verificado de forma trimestral por el Jefe
de administración y Finanzas y el cumplimiento anual se verifica en la Revisión por
la Dirección.
Capacitaciones internas y externas no programadas

Si por sugerencia del personal o invitación de una entidad externa se identifica

una oportunidad de formación no programada en el programa anual de
capacitación, esta es solicitada al Responsable de Área quien conjuntamente con
Gerencia General determinará su viabilidad. En caso de aprobación se coordina
la ejecución de la capacitación. Si resultara improcedente se informa al solicitante
indicándole las causas del rechazo.

La ejecución de las capacitaciones no programadas debe ser informada al Jefe

de Administración y Finanzas por el Jefe de área.

Proporcionar la formación

El cumplimiento del Programa de capacitaciones será verificado de forma

trimestral por el Jefe de administración y Finanzas y el cumplimiento anual se
verifica en la Revisión por la Dirección.

Capacitación interna

Se controlara la asistencia y la puntualidad de los participantes e instructores a los

cursos internos a través de la Lista de asistencia (P-ADM-001-F-03).

Luego de cada capacitación el instructor podrá preparar un pequeño examen o

test, para evaluar el aprovechamiento de la capacitación.

Capacitación externa

Cada Jefe de Área se encargará de la gestión de las capacitaciones externas

que pueden realizarse en las instalaciones de la empresa contratada o en
instalaciones de Zepol.

Los participantes deberán entregar una copia del certificado de participación de

la capacitación al Jefe de Administración y finanzas, quien posteriormente
actualizará los respectivos files del personal.

Los Jefes de Área deben motivar al personal a su mando a la asistencia de las

capacitaciones tanto internas como externas.

Evaluar los resultados de la formación

Para la evaluación de eficacia de las capacitaciones internas o externas

programadas en el Programa Anual de Capacitación, en el plan de inducción
para cada puesto y/o no programado que sirvan para proporcionar o mejorar
competencias del personal el Jefe de Área llenara el formulario Evaluación de la
Eficacia de la Capacitación (P-ADM-001-F-04), después del tiempo que el jefe de
área considere, este tiempo no debe exceder los 2 meses dicha encuesta servirá
para evaluar el aprovechamiento y aplicación de los conocimientos adquiridos y
la mejora experimentada en los procesos como consecuencia de la actividad
formativa.

Evaluación del desempeño

Anualmente los Jefes de Área realizarán la evaluación del desempeño del

personal a su cargo, las evaluaciones se realizarán con base en los formularios de
evaluación del desempeño.

Cada Jefe de Área elabora un informe dirigido a Gerencia General explicando los
resultados de la evaluación, estos informes serán tomados como base para la
revisión por la dirección.

El Jefe de administración y finanzas junto al Gerente General realizaran la

retroalimentación de los resultados de la evaluación del desempeño al personal
evaluado que se considere necesario.

Retiro del personal

El jefe del área elabora un informe sobre el desempeño durante su tiempo de

trabajo de la persona que se retira.

El jefe de Administración y Finanzas informa vía mail a todos los jefes de área sobre
el retiro, incluyendo al guardia de seguridad para quien imprimirá dicho mail.

Registros

- Verificación de la inducción (P-ADM-001-F-01)

- Programa de capacitación (P-ADM-001-F-02)
- Lista de asistencia (P-ADM-001-F-03)
- Evaluación de la eficacia de la capacitación (P-ADM-001-F-04)
- Formulario de evaluación del personal administrativo (P-ADM-001-F-05)
- Formulario de evaluación del personal operativo (P-ADM-001-F-06)
- Lista de contactos para emergencias (P-ADM-001-F-07)
- Plan de inducción (P-ADM-001-F-08)
3.5. Sistema de Gestión de Calidad

Enfoque del sistema de gestión

El SGC está fundamentado en la Gestión por Procesos, en base a ello el aporte de

los mismos a los objetivos globales de la empresa; y para ese efecto se han
establecido los siguientes grupos de procesos:

Procesos estratégicos

Requeridos para la asignación de recursos, responsabilidad de la dirección, toma

de decisiones de los aspectos claves relacionados al negocio, así como la
adecuada planificación. También incluye el seguimiento de los procesos, la
medición, el análisis y el establecimiento de acciones de mejora.
Incluye el proceso de:

Planificación de la Gestión.

Procesos de realización

Son los procesos relacionados con las necesidades de los clientes, es decir,
aquellos ligados directamente con la realización de los productos y las actividades
de comercialización de los mismos. Estos son la base del alcance del sistema de
gestión.

Incluye los procesos de:

 Gestión comercial.
 Logística Comercial
 Producción.
Procesos de apoyo

Son los procesos quedan soporte a los procesos de realización y permiten el

desenvolvimiento de la empresa en términos administrativos, técnicos, así como el
mantenimiento eficaz del sistema de gestión. No se involucran directamente con
la realización de los productos pero son imprescindibles para su correcta ejecución
y control.

Incluyen los procesos de:

 Recursos Humanos.
 Mantenimiento.
 Control de calidad.
 Gestión de compras y almacenes.
 Gestión de la calidad.
 Gestión contable.
En el siguiente grafico se detallan los procesos del sistema de gestión, así como sus
interrelaciones e interacciones:
 GRAFICO 2
MAPA DE PROCESOS DE ZEPOL LTDA.

V.2.0
Mapa General de Procesos Zepol Ltda.
Entradas Salidas

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Planificación de
La Gestión

PROCESOS DE REALIZACIÓN

Gestión Logística
C Comercial Comercial C
L L
I I
E E
N Producción N
T (Pre prensa, impresión, extrusión, laminación, parafinado, corte,
rebobinado y confección)
T
E E
S S

PROCESOS DE APOYO

Control de
Recursos Humanos Mantenimiento
Calidad

Gestión de
Gestión Gestión de
Compras y
Contable la Calidad
Almacenes

Clientes con Clientes

necesidades y satisfechos
expectativas

Sistema de gestión de la calidad

Requisitos generales

Zepol Ltda., ha planificado y documentado los diferentes procesos siendo éste

manual una guía para la Gestión de la Calidad, cumpliendo con los requisitos
establecidos en la norma NB-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad -
Requisitos; de modo que es posible implementar, mantener y mejorar la eficacia
del mismo.

Los procesos han sido identificados, quedando establecida la secuencia e

interacción entre los mismos en el Mapa General de Procesos descrito en el punto
3 de este manual y también en Manual de Procesos M-SGC-002. A su vez se han
establecido los procedimientos, instructivos, planes y guías para la ejecución y el
control de los procesos y productos, además de sus registros.

Existe el compromiso de la Alta Dirección con el Sistema de Gestión de la Calidad,

el cual se encuentra documentado en la Política de la Calidad, así como en los
objetivos de la calidad, quedando claro que todos los procesos están orientados
a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y grupos de interés, disponiendo
para ello de los recursos que garanticen el éxito de la aplicación del Sistema.

Dentro de los procesos de realización se ha identificado y controlado una

actividad que en algunos casos es terciarizada (proceso contratado
externamente). Dicha actividad es la elaboración de clisés y se encuentra
detallada en los procedimientos que derivan de la misma.

Requisitos de la documentación

Generalidades

Zepol Ltda., ha desarrollado la documentación requerida por la norma NB-ISO

9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos, incluyendo los siguientes
documentos:
 Manual de la Calidad,
 Procedimientos,
 Planes,
 Instructivos,
 Guías,
 Formularios.
 Otros documentos para la planificación, organización, ejecución, control y
mejora que permiten asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la
calidad.
GRAFICO 4
ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DE ZEPOL LTDA.
4. AMBIENTE DE CONTROL
5. DETERMINACION DE RIESGOS
6. EMFOQUE DE AUDITORIA
7. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA O FIRMAS DE
AUDITORIA
8. CONSIDERACIONES SOBRE LA SIGNIFICATIVIDAD
9. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

Cronogramas de fechas

Nuestro trabajo se realizará mediante un cronograma con fechas de inicio y

conclusión y presupuesto de horas auditor, necesarios para la realización de
nuestra auditoria, como se detalla:

DESCRIPCION/ACTIVIDAD DEL AL
Conocimiento y planificación 15/05/2017 15/06/2017
Ejecución del trabajo 15/06/2017 15/08/2017
Comunicación de resultados 15/08/2017 30/08/2017

Presupuesto de horas

INFORME/
PERSONAL PLANIFICACION EJECUCION COMUNICACIÓN TOTAL
DE RESULTADOS HORAS
Jefe de Unidad
Lic. 10 15 136 161
Supervisor de Auditoria
Lic. 186 92 82 360
Profesional de Auditoria
Lic. 210 98 120 428
Profesional de Auditoria
Lic. 120 101 98 319
Profesional de Auditoria
Lic. 210 98 88 396
Asistente de Auditoria
Lic. 0 198 0 198
Asistente de Auditoria
Lic. 0 198 0 198

TOTALES 736 800 524 2.060

10. PROGRAMAS DE TRABAJO