Control Interno de Inventarios en XYZ
Cargado por
Karen CaceresControl Interno de Inventarios en XYZ
Cargado por
Karen CaceresPONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR-MATRIZ
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
MANUAL PARA EL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
APLICADO A LA EMPRESA “XYZ”
UBICADA EN EL NORTE DE LA CIUDAD DE QUITO
TITULACIÓN DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERÍA COMERCIAL
SALOME MONSERRAT SOLÍS MAYORGA
DIRECTOR: ING. ARMANDO LITUMA
QUITO, OCTUBRE 2014
DIRECTOR DE DISERTACIÓN:
Ing. Armando Lituma
INFORMANTES:
Ing. Diego Galarza
Ing. Edmundo Peñafiel
ii
DEDICATORIA
El presente trabajo de titulación va dedicado a Dios el
principal pilar para mi crecimiento personal así también
a mis padres quienes me han apoyado durante estos
cinco años de carrera profesional predicando con su
gran ejemplo y buenos valores impartidos.
Salomé
iii
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN, 1
1 ANTECEDENTES GENERALES, 2
1.1 INTRODUCCIÓN A LA EMPRESA, 2
1.1.1 Antecedentes de la empresa, 2
1.1.2 Accionistas y estructura de la empresa, 4
1.1.3 Ventas, 7
1.1.4 Activos y Pasivos, 9
1.2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA, 12
1.2.1 Misión, 13
1.2.2 Visión, 13
1.2.3 Objetivos, 13
1.2.4 Actividades que realiza la empresa, 15
1.2.4.1 Servicios, 16
1.2.4.2 Comercialización, 21
1.3 DESCRIPCIÓN DE LOS INVENTARIOS, 22
1.3.1 Proceso Productivo, 22
1.3.1.1 Definición de rectificación, 23
1.3.1.2 Proceso de servicios de empresa XYZ S.A., 23
1.3.2 Tipo de inventarios, 36
1.3.3 Clasificación en base a la rotación y categorización de los
inventarios, 38
1.3.3.1 Punto de vista de personal de bodega, 38
1.3.3.2 Punto de vista de personal de ventas, 39
1.3.3.3 Punto de vista de las ventas, 40
1.4 VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS, 41
1.4.1 Métodos de valuación de los inventarios, 41
1.4.2 Rotación de los inventarios, 41
2 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA, 42
2.1 PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS, 42
2.1.1 Gestión de inventarios, 45
2.1.1.1 Inventario Físico, 46
2.1.1.2 Inventario Contable, 49
2.1.1.3 Manejo de bodegas, 50
2.1.1.4 Ingresos de productos del inventario, 54
2.1.1.5 Salidas de productos del inventario, 55
2.1.1.6 Determinación de puntos de pedido, stock de seguridad y
stock máximo, 58
v
2.1.1.7 Riesgos que pueden existir en la bodega, 63
2.1.2 Selección de proveedores, 64
2.1.2.1 Proveedores nacionales, 64
2.1.2.2 Proveedores extranjeros, 65
2.1.3 Evaluación de proveedores, 66
2.2 TIPOS DE COMPRAS, 66
2.2.1 Proceso de compras no mayores a usd $40, 66
2.2.2 Proceso de compras mayores a usd $40, 67
3 NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 2:
INVENTARIOS, 69
3.1 MEDICIÓN DE LOS INVENTARIOS, 69
3.1.1 Descripción de los diferentes costos de producción, 74
3.1.1.1 Costo de los servicios prestados, 76
3.1.1.2 Costo de los productos para comercialización, 77
3.1.2 Forma de valoración del inventario, 78
3.1.3 Valor Neto Realizable, 89
4 PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS, 90
4.1 SOBRE EL MANUAL DE CONTROL INTERNO, 90
4.2 SOBRE EL CONTROL INTERNO, 91
4.3 MANUAL DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA
LA EMPRESA XYZ S.A., 93
4.4 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS, 96
4.4.1 Flujograma del proceso de adquisición de inventarios, 97
4.4.2 Formatos, 98
4.4.2.1 Formato de orden de compra o de pedido, 99
4.4.2.2 Formato de hoja de comparaciones para elección de
proveedor, 100
4.4.2.3 Formato de control interno del proceso de adquisición de
inventarios, 101
4.5 PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES, 102
4.5.1 Flujograma del proceso de selección de proveedores, 103
4.5.2 Formatos, 104
4.5.2.1 Formato de hoja de calificación de proveedor, 105
4.5.2.2 Formato de registro de proveedores calificados, 106
4.5.2.3 Formato de revisión anual de proveedores calificados,
107
4.5.2.4 Formato de control interno, 108
4.6 ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS, 109
4.6.1 Entradas de inventarios, 109
4.6.2 Flujogramas, 110
4.6.3 Formatos, 111
4.6.3.1 Formato de archivo digital de ingreso a bodega, 111
4.6.3.2 Formato de control interno, 112
4.6.4 Salidas de inventarios, 113
4.6.5 Flujograma, 114
4.6.6 Formatos, 115
vi
4.6.6.1 Hoja de requerimiento de inventario, 115
4.6.6.2 Hoja de entrega de inventario, 116
4.6.6.3 Formato de control interno del procedimiento de salida
de inventarios, 116
4.7 COMPARACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO CON EL
INVENTARIO EN EL SISTEMA, 117
4.7.1 Efecto Tributario, 120
4.7.1.1 En caso de faltantes, 120
4.7.1.2 En caso de obsolescencia, 121
4.7.1.3 En caso de perdida, 121
4.8 ESTABLECER RESPONSABILIDADES AL PERSONAL DE
CONTROL DE BODEGAS, 122
4.8.1 Personal que conforma la bodega, 123
4.8.2 Personal de otras áreas ajenas a bodega, 124
4.9 CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE BODEGAS EN EL BUEN
MANEJO DE LOS INVENTARIOS, 125
4.10 SEGURIDAD DE LOS INVENTARIOS, 126
4.10.1 Seguridad física, 127
4.10.2 Inventarios de seguridad, 128
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, 129
5.1 CONCLUSIONES, 129
5.2 RECOMENDACIONES, 132
BIBLIOGRAFÍA, 135
RESUMEN EJECUTIVO
Los inventarios constituyen un tema de gran importancia dentro de toda compañía es por
esto que la necesidad de tener un control preciso y claro de los mismos se ha incrementado,
se busca la metodología más efectivas para su manejo que permitan presentar un estado
financiero real el cual sirva de apoyo a los accionistas y administradores para tomar buenas
decisiones.
Los controles que se establecen en las compañías buscan incrementar la seguridad tanto de
las actividades como de la información, las empresas han hecho hincapié en el control
interno con el fin de evitar varios problemas, el mantener un control interno bueno busca
que la organización camine hacia el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas.
El control interno enfoca toda la organización de manera integral no solamente se aplica en
el área financiera; es por esto que el mismo logra una dinámica global positiva.
El presente trabajo establece un manual para el control interno de los inventarios aplicado a
la empresa “XYZ”, la empresa se dedica a la comercialización de bienes y servicios en el
sector automotriz, el mismo que será una herramienta que permita manejar información
precisa y real que a su vez reduzca los desfases en tomas físicas. Se obtuvo información de
la empresa “XYZ” como políticas, procesos y procedimientos para inventarios los cuales
permitieron conocer las debilidades que tiene la empresa y establecer controles que se
deben aplicar para evitar desfases, pérdidas, obsolescencia, etc.
viii
Se logra resolver el problema planteado aplicando en la empresa el estudio y propuesta que
se obtenga lo cual contribuya a mantener un control interno de inventarios evitando
pérdidas y aplicando la NIC 2 que permita valorar los inventarios de la manera correcta al
mismo tiempo se recalca la importancia de tener claro términos que van de la mano con el
tema y se explica el efecto que tendrá la aplicación de la NIC 2 respecto a la Valoración de
los inventarios.
Al aplicar el manual de control interno la empresa “XYZ” podrá contar con
responsabilidades claras para cada colaborador involucrado con los inventarios, así como
también se establecen políticas y procedimientos prácticos para el manejo de los
inventarios. Finalmente se exponen conclusiones y recomendaciones a la Empresa
“XYZ”.
INTRODUCCIÓN
La situación actual del país exige que las empresas sean competitivas y al mismo tiempo
cumplan con los controles estatales que son estrictos en la parte financiera de la empresa,
la Superintendencia de Compañías es el ente encargado de controlar la correcta aplicación
de las Normas Internacionales de Información Financiera y en el presente caso la NIC 2
por estos motivos es cada día más importante un correcto manejo de inventarios y una serie
de políticas que permitan establecer responsables en todo el proceso; es importante recalcar
que los inventarios no solo compete al área financiera sino a todo el recurso humano de la
empresa en general.
Empresa “XYZ”, es una empresa dedicada a la comercialización de repuestos
automotrices, lubricantes, refrigerantes, anticongelantes, aditivos, accesorios y demás
afines automotrices, así como también la reconstrucción, rectificación y ensamblaje de
partes, piezas y más componentes automotrices se encuentran ubicada en la parte norte de
la ciudad de Quito; en la actualidad Empresa “XYZ” cuenta con 30 trabajadores.
Un sistema de control interno de inventarios, puede ayudar a la empresa a optimizar costos
contribuyendo así a la toma de las mejores decisiones; además se debe tomar en cuenta la
importancia que tiene el área de producción en las empresas manufactureras, por lo que se
debe prestar mucha atención a todo lo que respecte con la misma, y en este caso se intenta
demostrar la importancia del control de inventarios y los efectos que puede ocasionar si el
mismo no está bien diseñado, razón por la cual se aplicará la teoría y conceptos de la NIC
2 referente a inventarios.
1 ANTECEDENTES GENERALES
1.1 INTRODUCCIÓN A LA EMPRESA
Una empresa es el resultado de la organización deliberada de personas para cumplir
un objetivo, que en el caso de las empresas privadas, es el de obtener utilidades.
Inherente a este objetivo principal la organización quiere alcanzar muchos otros
objetivos relacionados a cualquiera de las áreas que considere importantes, esto en
base de la filosofía de su/s accionistas y de la cultura organizacional de la misma.
1.1.1 Antecedentes de la empresa
La Empresa XYZ S.A. nace de la idea del Sr. Bela Botar K., de nacionalidad
húngara, quien en los años cuarenta tenía en Hungría un taller de reparación y
reconstrucción de motores de autos y de transformación de motores de gasolina
a gas.
En esos años, como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial, la ocupación
rusa en Hungría, hizo que la gran mayoría de negocios productivos pasen a
manos del Estado, para evitar esto, el Sr. Bela Botar K. y su esposa deciden
salir de su país, unos amigos lo ayudan y vienen a Ecuador.
3
En Quito, el Sr. Botar trabajó como mecánico del Sr. Modesto Rivadeneira en
un taller de reparación de motores, tres años más tarde de su llegada, abre su
propio taller con el nombre de Botar Fialla Cía. El Sr. Botar ha creado y
fundado algunas empresas todas enfocadas a la prestación de servicios y
comercialización de bienes del sector automovilístico.
Empresa XYZ S.A. fue creada y fundada el 27 de abril de 1964.
Empresa XYZ S.A. tiene como actividades económicas registradas las
siguientes:
Importación, comercialización, distribución y exportación de vehículos,
motores y repuestos automotrices.
Producción, importación, comercialización, exportación y desarrollo de
lubricantes, refrigerantes, anticongelantes, aditivos, accesorios y demás
afines automotrices.
Fabricación, reconstrucción, rectificación y ensamblaje de partes, piezas
y más componentes para la industria en general y en especial la
automotriz.
Arrendamiento civil de vehículos u otros bienes de la compañía como,
maquinarias, instalaciones y bienes muebles o inmuebles.
4
Pero ya en la práctica, la empresa se dedica a la comercialización de repuestos
automotrices, lubricantes, refrigerantes, anticongelantes, aditivos, accesorios y
demás afines automotrices, así como también la reconstrucción, rectificación y
ensamblaje de partes, piezas y más componentes automotrices.
1.1.2 Accionistas y estructura de la empresa
La Empresa XYZ S.A. es una sociedad anónima, con un capital suscrito de
1´200.000,00 USD, ubicada en el sector norte de la ciudad de Quito.
Sus accionistas son varios, la empresa no cotiza en la Bolsa de Valores, la tabla
inferior muestra los nombres de sus accionistas y la participación que cada uno
tiene en la empresa.
Tabla No. 1
Accionistas de Empresa XYZ S.A.
Empresa XYZ S.A.
CAPITAL SOCIAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
ACCIONISTAS % PARTICIPACIÓN
Fideicomiso Mercantil 1 30,67%
Fideicomiso Mercantil 2 25,90%
Accionista 3 22,79%
Accionista 4 2,29%
Accionista 5 2,29%
Accionista 6 2,29%
Accionista 7 2,29%
Accionista 8 2,29%
Accionista 9 2,29%
Accionista 10 2,29%
Accionista 11 2,29%
Accionista 12 2,29%
TOTAL 100,00%
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
5
En relación a la estructura organizacional de la empresa, Empresa XYZ S.A.
tiene treinta (30) empleados bajo relación de dependencia, lo cual incluye
también a su personal ejecutivo.
Su estructura organizacional es piramidal, su máxima autoridad la constituye la
Junta de Accionistas, le sigue en jerarquía, el Presidente, el Vicepresidente y el
Gerente General. La gerencia coordina también al departamento de sistemas y
el comité de Calidad que administraba y manejó todos los aspectos
relacionados a la certificación ISO de la organización.
La empresa tiene tres departamentos básicos, tales como el Departamento
Financiero, el Departamento Comercial y el Departamento Técnico, cada uno
cuenta con sus asistentes y subdepartamentos de acuerdo a las necesidades de
la entidad.
Gráfico No. 1
Organigrama de Empresa XYZ S.A.
6
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
7
1.1.3 Ventas
Empresa XYZ S.A. fue calificada por el SRI como contribuyente especial,
facturó en el año 2013 aproximadamente un millón ochocientos veinte mil
dólares $1´820.000,00; cuyo valor en comparación con el año 2012 decreció en
casi el 13%.
Se observa en la tabla inferior la estructura de los ingresos operacionales que
obtuvo la empresa en el año 2013.
Tabla No. 2
Estructura de los ingresos operacionales de XYZ S.A. del año 2013
CUENTA O VALOR
HOJAS DE TRABAJO = 475.957,00
FACTURACIÓN TRABAJOS + 504.455,00
DESCUENTO EN TRABAJOS - 20.980,00
DEVOLUCIONES TRABAJOS - ANULACIONES - 7.518,00
VENTA DE REPUESTOS = 287.025,00
FACTURACIÓN REPUESTOS + 299.089,00
DESCUENTO VENTA DE REPUESTOS - 3.659,00
DEVOLUCIÓN REPUESTOS - 8.405,00
VENTA DE LUBRICANTES = 1.037.799,00
FACTURACIÓN LUBRICANTES + 1.384.738,00
DESCUENTO EN VENTA DE LUBRICANTES - 230.015,00
DEVOLUCIÓN DE LUBRICANTES - 116.924,00
VENTA DE TALLER = 9.613,00
FACTURACIÓN SUMINISTROS DE TALLER + 9.613,00
DESCUENTO EN VENTA DE SUM TALLER - 0,00
DEVOLUCIÓN SUMINISTROS DE TALLER - 0,00
VENTA DE ADITIVO = 5.853,00
FACTURACIÓN DE ADITIVO + 6.008,00
DESCUENTO EN VENTA DE ADITIVOS - 155,00
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES = $ 1.816.247,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
8
Del análisis de la tabla de ingresos operacionales, se puede apreciar que
Empresa XYZ S.A. tiene cinco rubros principales de ingresos operacionales, la
rectificación, la venta de repuestos, la venta de lubricantes, la venta de
suministros de taller y la venta de aditivos.
Gráfico No. 2
Estructura de ingresos operacionales de XYZ S.A.
del año 2013 por porcentajes
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
La venta de lubricantes generó el 57.14% de los ingresos operacionales de la
empresa, los trabajos de producción (rectificación) generaron el 26.21% de los
ingresos operacionales, seguido por la venta de repuestos con un 15,80% y
finalmente la venta de suministros de taller y la venta de aditivo con un 0.53%
y 0.32% respectivamente.
9
1.1.4 Activos y Pasivos
La empresa tiene activos por un monto de aproximadamente cinco millones de
dólares, las cuentas más importantes dentro de los activos son las cuentas de
Inventarios; Propiedad, Planta y Equipo; e, Inversiones Permanentes.
Se aprecia en la siguiente tabla, la composición del activo del año 2013.
Tabla No. 3
Composición del Activo del año 2013 de Empresa XYZ S.A.
CUENTA VALOR
EFECTIVO Y EQUIVALENTES 303.648,86
CLIENTES 129.045,70
CTAS. INCOBRABLES -5.925,57
EMPLEADOS 1.349,51
ANTICIPO A PROVEEDORES 2.508,00
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 44.531,01
INVENTARIOS 1.033.841,44
IMPORTACIONES EN TRÁNSITO 5.662,99
CRÉDITO TRIBUTARIO 58.273,39
ACTIVOS FIJOS DISPONIBLES PARA LA VENTA 14.586,82
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 2.710.415,77
DEPRECIACIÓN ACUM. HISTÓRICA -101.020,17
DEPRECIACIÓN ACUM. REVALUADO -114.097,38
INTANGIBLES 0,00
AMORTIZACIÓN ACUMULADA 0,00
INVERSIONES PERMANENTES 836.581,76
OTROS ACTIVOS 1.229,88
TOTAL $ 4.920.632,01
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
10
En el gráfico inferior se observa que la cuenta Propiedad, Planta y Equipo
posee el 50.71% del total de Activos, la cuenta de Inventarios tiene un 21,01%
del total del Activo y la cuenta de Inversiones Permanentes tiene un 17% de
proporción del total de activos.
Gráfico No. 3
Composición del Activo del año 2013 de Empresa XYZ S.A. por
porcentajes
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Los pasivos y el patrimonio, presentan para el año 2013, la siguiente
composición:
11
Gráfico No. 4
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Tabla No. 4
Composición del Pasivo y Patrimonio del año 2013 de Empresa XYZ S.A.
CUENTA VALOR
PROVEEDORES 6.527,94
ANTICIPO DE CLIENTES 3.013,62
INSTITUCIONES PÚBLICAS 76.576,55
BENEFICIOS SOCIALES 44.117,87
OTRAS CUENTAS POR PAGAR 26.729,29
PRÉSTAMOS A MUTUO ACCIONISTAS 500.000,00
PROVISIÓN JUBILACIÓN PATRONAL 153.815,65
PROVISIÓN DESAHUCIO 14.057,94
PRÉSTAMOS A MUTUO ACCIONISTAS 300.000,00
IMPUESTOS PASIVOS DIFERIDOS 2.811,42
CAPITAL SOCIAL 1.200.000,00
RESERVA LEGAL 138.755,98
RESERVA FACULTATIVA 478.797,63
RESERVA DE CAPITAL 374.288,94
SUPERAVIT REVALUACIÓN INVERSIONES 264,65
RAANIIF 1.415.858,71
UTILIDAD DEL EJERCICIO 185.015,82
TOTAL $ 4.920.632,01
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
12
Las cuentas más representativas de acuerdo al monto, son las cuentas de
Capital Social, RAANIF Acumulados y de Préstamos a Mutuo Accionistas
dentro del grupo de pasivos y patrimonio.
1.2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Cuando se inicia una empresa, el propietario o según el caso los accionistas
manifiestan a través de esta idea de emprendimiento sus creencias para el
cumplimiento de sus aspiraciones.
En el momento en que estas creencias y aspiraciones son escritas, esto se convierte
en su filosofía empresarial y se convierte en la columna de la cultura organizacional.
La misión es la declaración escrita de lo que la empresa es, en esta se escribe su
propósito y para quién existe.
La visión es la declaración escrita de lo que la empresa quiere ser en un futuro a
largo plazo.
Tanto la misión como la visión, son declaraciones fundamentales, ya que son fuentes
de motivación para los integrantes de la organización y sirven de guía en el camino
de vida de la empresa.
Los objetivos en cambio, son lineamientos mucho más concretos que permiten
elaborar una planificación que se ajuste a los mismos, adecuar las actividades a su
consecución y a la elección de estrategias pertinentes.
13
La Empresa XYZ S.A., manifiesta las siguientes declaraciones:
1.2.1 Misión
Mejorar continuamente nuestros procesos para obtener la satisfacción del
cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos a través de atención
personalizada, servicio integral y puntualidad en la entrega de los productos y
servicios.
1.2.2 Visión
Continuar siendo los pioneros en la rectificación de partes y piezas de motor a
nivel nacional y en la comercialización de aceites de calidad.
1.2.3 Objetivos
Al igual que la visión, los objetivos indican lo que la empresa pretende
alcanzar o donde quiere llegar de forma más específica.
La formulación de objetivos generales ayuda a elaborar una mejor planeación
estratégica y a generar un ambiente de trabajo en equipo adecuado y acorde
para la consecución de estos objetivos.
La Empresa XYZ S.A., ha fijado dentro de su filosofía, objetivos de calidad y
objetivos estratégicos.
14
Objetivos de calidad
Mantener un mínimo de re procesos en los trabajos realizados en taller.
Obtener un nivel total de satisfacción del cliente en los trabajos
realizados.
Implementar una gestión integral de ventas reforzando la actual política
de promoción para los clientes.
Hacer un cronograma de capacitación de nuestros productos dirigidos a
clientes.
Mejorar el sistema de crédito dirigido al cliente, que nos permita
aumentar las ventas.
Mejorar el Sistema de Flujo de Información Gerencial tanto para
procesos manuales como informatizados.
Objetivos estratégicos
Procurar la recertificación de calidad.
Mantener un constante incremento de participación de nuestros servicios
y productos en el mercado nacional.
15
Atender la mayor parte del mercado provincial en los servicios que
brindamos.
Implementar una estrategia de post ventas, para ingresar en el mercado
corporativo.
Implementar un sistema de promoción en las zonas no atendidas, y
mejorarlo en las que tenemos influencia.
1.2.4 Actividades que realiza la empresa
En base de las actividades económicas registradas y de los ingresos
operacionales que Empresa XYZ S.A. presenta en sus informes financieros, se
desprenden dos actividades principales que la empresa realiza, que son la
rectificación (la empresa la define como producción), sin embargo se tratan de
prestación de servicios, ya que por el significado del término rectificación, los
elementos que intervienen en este proceso y su tratamiento contable, no se
podría tratar a la empresa como industrial; y, por supuesto la otra actividad
principal que realiza es la comercialización.
Antes de exponer en detalle las actividades que la empresa realiza, se va a
determinar los procesos primarios y los procesos de soporte que la empresa
tiene, esto nos permite relacionar cada uno de los departamentos con sus
actividades y establecer su cadena de valor.
16
Gráfico No. 5
Procesos Primarios y de Soporte de Empresa XYZ S.A.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
El gráfico anterior permite observar que los procesos primarios de la empresa
son aquellos que están relacionados con los servicios prestados (rectificación) y
con la comercialización de los diversos productos que la empresa oferta, y los
departamentos involucrados en estos procesos principales son el departamento
comercial y el departamento técnico.
Los procesos de soporte y que coadyuvan para la generación de los productos
que oferta la empresa, lo constituyen todos los procesos administrativos y
financieros, los departamentos que realizan estos procesos son el departamento
de RR.HH., el Comité de Calidad, el departamento de Sistemas y el
departamento financiero.
1.2.4.1 Servicios
La Empresa XYZ S.A. presta servicios cuando rectifica las diferentes
partes de un motor, sus actividades de servicios son básicamente las
siguientes:
17
SERVICIOS PARA CABEZOTES
Definición
Llamada también culata del motor, o tapa del motor, es la parte superior
de un motor, que permite la combustión del mismo, es de hierro fundido
y/o aluminio, a través del cabezote y de sus conductos, pasan líquidos,
aire y gases, aquí se alojan las guías y válvulas.
Gráfico No. 6
Fotografía de un cabezote
Fuente: Mercado libre
Elaborado por: Salomé Solís
Servicios que presta
La rectificación de cabezotes puede incluir cualquiera de las siguientes
actividades:
Cambio de guías de válvulas
Rectificación y alineamiento de alojamientos del árbol de levas
18
Rectificación de asientos de válvulas
Detección de fisuras y soldadura de cabezotes
Adaptación de válvulas
Adaptación de guías
Cambio de asientos y/o adaptación
Rectificación de válvulas
Esmerilado de asientos
Enderezada de cabezotes
Armado de cabezotes
Pruebas hidrostáticas
SERVICIOS PARA CIGÜEÑALES
Definición
Llamado también TPM o cigüeñal, es un eje con codos, en la cual se
ajusta una biela, y que transforma el movimiento rectilíneo de los
pistones en movimiento rotativo.
19
Gráfico No. 7
Fotografía de un cigüeñal
Fuente: http://www.redifilca.com/wp/productos/componentes-de-motor/
Elaborado por: Salomé Solís
Servicios que presta
Rectificación de todo tipo cigüeñales de motores a gasolina, diesel,
etc.
Rectificación de los codos de biela y/o bancada.
Balanceo y alineación de cigüeñales y piezas rotantes.
Verificación de obstrucciones en conductos de lubricación.
Prueba de tolerancias (asentamiento)
Comprobación de fisuras al cigüeñal
Comprobación de dureza
Pulida de cigüeñal
Enderezada de cigüeñal
Relleno de cigüeñal, muñones de bancada y de bielas
Adaptación o reconstrucción de cojinetes de bielas.
20
SERVICIOS PARA BLOCKS
Definición
Se lo llama también bloque del motor o bloque de cilindros, es la parte
principal del motor y se encuentra ubicado entre el cabezote y el cárter
del motor.
Aquí se encuentran ubicados los cilindros, se los clasifica de acuerdo a la
posición de los cilindros, en línea, en “v” u opuestos.
Gráfico No. 8
Fotografías de un block
Fuente: http://www.fierrosclasicos.com/el-block-del-motor/
Elaborado por: Salomé Solís
21
Servicios que presta
Rectificación de blocks de motor
Rectificación de cilindros
Instalación de camisas
Recuperación y adaptación de tren de válvulas
Alineación de descansos
Prueba de tolerancia de metales de bancada y metales axiales
Soldadura de blocks y cárter de aceite
Encamisado de cilindros o adaptación de camisas
Bruñido de camisas de cilindro
Adaptación o reconstrucción de cojinetes de bancada
Cepillado plano de block
Cambios de bujes de árbol de levas
Rectificación y alineación de descansos de bancada
1.2.4.2 Comercialización
Entre las actividades de comercialización se incluyen las siguientes:
Venta de repuestos
Venta de lubricantes
Venta de suministros de taller
Venta de aditivos
22
Gráficamente se puede apreciar las actividades que Empresa XYZ S.A.
realiza.
Gráfico No. 9
Actividades de Empresa XYZ
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
1.3 DESCRIPCIÓN DE LOS INVENTARIOS
1.3.1 Proceso Productivo
La producción implica la transformación de insumos o materiales, capital
(herramientas – máquinas) y de trabajo a través de la aplicación de la
tecnología con el fin de obtener un producto o un servicio.
El proceso productivo son las acciones u operaciones que se realizan para
obtener el producto o el servicio.
23
Los procesos productivos de Empresa XYZ S.A. son todos los procesos
realizados para la prestación de sus servicios, es decir todos los procesos que
utilizan para la rectificación de partes y otros servicios relacionados.
1.3.1.1 Definición de rectificación
La rectificación de partes es una técnica para mecanizar partes, es decir,
se igualan las superficies de las piezas para corregir su desgaste y su
deformación, y así lograr un mejor funcionamiento y lubricado.
Este proceso generalmente se realiza en piezas del motor costosas, de tal
forma que la rectificación sea un proceso mucho menos costoso que la
compra de una pieza nueva, se rectifican partes como el cabezote,
cigüeñales y blocks para todo tipo de motores de combustión interna.
1.3.1.2 Proceso de servicios de empresa XYZ S.A.
En general, la empresa tiene un proceso de servicios, que inicia con el
ingreso del motor desarmado, posteriormente, realizan la inspección de la
parte detectada y la determinación del daño, se indica el daño y si es
posible su rectificación, si esto es positivo, entonces se procede a
determinar las necesidades de repuestos, suministros u otros elementos
para realizar este proceso.
Luego de que bodega envíe las partes necesarias (si fuera el caso), se
procede a realizar la rectificación, que comprende mediciones,
24
planificados, cambios, cepillados, soldaduras, alineamientos, etc., esto
depende de la parte y del daño.
Todos estos procesos se realizan con la utilización de maquinaria y
equipos especializados y de última tecnología.
Finalmente luego de efectuada la reparación, se monta las partes y se
envía la hoja de trabajo para la facturación correspondiente, el personal
del taller, verifica el pago y se entrega la parte rectificada.
Gráfico No. 10
Proceso general de prestación de servicios de rectificación de
Empresa XYZ S.A.
INICIO
Bodega envía
repuestos,
Ingreso del motor componentes
desarmado requeridos
Inspección de la Envío de hoja de
parte con el trabajo a Bodega
posible daño
si
¿Es necesario
Determinación del algún
daño componente o
suministro? no
si Emisión de hoja
¿Es posible Se realiza la
de trabajo firmada
efectuar la reparación
por el cliente y el
rectificación? correspondiente
mecánico del taller
no
Se entrega la
Se envía a
Se verifica el pago parte reparada y Fin
facturación
el motor
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
25
Para cada proceso en la prestación de servicio, la empresa utiliza las
maquinarias y equipos adecuados y si es el caso, solicita el repuesto,
material o insumo respectivo a la Bodega.
La empresa cuenta con maquinaria con tecnología, la siguiente tabla
muestra los equipos y maquinaria y que Empresa XYZ S.A. utiliza en sus
procesos:
26
Gráfico No. 11
Maquinaria y equipo con que cuenta Empresa XYZ S.A. para la
prestación de servicios
CÓDIGO MAQUINARIA Y EQUIPO
MQ-023 PRENSA HIDRÁULICA 15 TON.
MQ-024 PULIDORA DE CILINDROS
MQ-025 LUBRISENSORES
MQ-026 LUBRISENSORES
MQ-027 LUBRISENSORES
MQ-042 PLUMA HIDRÁULICA RODANTE
MQ-047 SOLDADORA TIG Y ELECTRODO REVESTIDO
MQ-051 PRENSA HIDRÁULICA
MQ-052 BALANCEADORA DE MUELAS
MQ-053 MAQ. RECTIF. CABEZOTES
MQ-054 MAQ. RECTIF. CIGÜEÑALES
MQ-055 RELLENADORA DE CIGÜEÑALES
MQ-056 RECTIFICADORA DE CIGÜEÑALES
MQ-057 RECTIFICADORA DE CILINDROS
MQ-058 CEPILLADORA DE SUPERFICIES PLANAS
MQ-059 RECTIFICADORA DE CABEZOTES
MQ-060 RECTIFICADORA DE VÁLVULAS
MQ-061 MAQUINA DE DETECCIÓN DE FISURAS
MQ-062 EQUIPO DE SUELDA
MQ-063 RECTIFICADORA DE BRAZOS DE BIELA
MANDRINADORA PARA RECONSTRUIR ALOJAMIENTOS DE
MQ-064
BANCADA
MQ-065 COMPRESOR
MQ-066 COMPRESOR
MQ-067 GENERADOR 50 KV
MQ-068 TALADRO RECTIFICACIÓN ASIENTOS DE VÁLVULAS
MQ-069 MOTOBOMBA CENTRÍFUGA
MQ-070 MÁQUINA DE PONER CAMISAS
MQ-071 TROLLER 1/2 TON PARA TECLE
MQ-072 MANDRILES DE RECTIFICADORA DE CIGÜEÑALES
MQ-073 TRANSFORMADOR 45 KV
MQ-074 PRENSA ROMO
MQ-075 TECLES ELÉCTRICOS
MQ-076 MAQUINA DE PRUEBAS HIDROSTÁTICAS
MQ-077 LIMPIADOR DE INYECTORES
MQ-078 ELEVADOR AUTOMÁTICO
MQ-079 HIDROLAVADORA 220/380V 60HZ
MQ-080 COMPRESOR WEG 2.0 3510 RPM
MQ-081 BOMBA DE AGUA 3 HP
MQ-082 TANQUE - TINA
MQ-083 SOLDADORA ELÉCTRICA
MQ-084 TALADRO DE PEDESTAL DE 5/8
MQ-085 ESMERILADORA DE TAPAS DE BIELA
MQ-086 HORNO ARMADOR DE BIELAS
MQ-087 RECTIFICADORA DE ASIENTOS DE VÁLVULA
MQ-088 RECONSTRUCTORA DE BRAZOS DE BIELA
MQ-089 TORNO TIDA
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
27
RECTIFICACIÓN DE CABEZOTES
Por las fuertes temperaturas a las que están sometidos los cabezotes,
estos se deforman o se fisuran, dependiendo del daño que tenga el
cabezote o una de sus partes o componentes, se efectúa el proceso de
reparación o rectificación.
La Tabla No. 5 sirve de guía para identificar algunos de estos procesos.
Tabla No. 5
Daños y reparaciones efectuados en el cabezote de un motor
DAÑOS REPARACIÓN
Corrección o cepillado de la superficie
Superficie deformada
Medición de resalte de pistón y posición de junta
Fisuras en cabezote Depende de la ubicación de la fisura
Desgaste de asientos y guías de
válvulas Rectificación de asientos y sustitución de piezas
Rotura de asientos Sustitución de asientos
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
En el siguiente gráfico se observan las partes del cabezote y comprensión
de los procesos y las rectificaciones que se realizan.
28
Gráfico No. 12
Partes de cabezote o culata
Fuente: Netvisa
Elaborado por: Salomé Solís
La empresa ofrece varios servicios para la reparación de cabezotes, no en
todas las rectificaciones se utilizan productos del inventario, pero si
maquinaria o diferentes equipos.
En el siguiente gráfico se observan los repuestos y maquinaria requerida.
29
Gráfico No. 13
Procesos, componentes y maquinarias requeridas para la prestación
de servicios de rectificación de cabezotes -Empresa XYZ S.A.
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Guias de valvulas
Cambio de guías de
+ + = Reparaciòn
válvulas
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Bujes
Rectificación de
alojamientos del árbol de + + = Reparaciòn
levas
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Alineamiento de
alojamiento del árbol de + + = Reparaciòn
levas
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Anillos
Rectificación de asientos
+ + = Reparaciòn
de válvulas
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Comprobación y
rectificación de + + = Reparaciòn
superficies planas
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Detección de fisuras y
+ + = Reparaciòn
soldadura de cabezotes
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Cepillado de superficies
+ + = Reparaciòn
planas de cabezotes
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Cápsulas
Cambio de cápsulas de
+ + = Reparaciòn
inyectores
30
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Válvulas
Adaptación de válvulas + + = Reparaciòn
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Guias
Adaptación de guías + + = Reparaciòn
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Cambio de asientos y/o
+ Lingotes + = Reparaciòn
adaptación
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Rectificación de válvulas + + = Reparaciòn
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Esmerilado de asientos + + = Reparaciòn
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Cambio de Precámaras + + = Reparaciòn
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Enderazada de cabezotes + + = Reparaciòn
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Reparación de suplex de
+ + = Reparaciòn
bujías
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
31
RECTIFICACIÓN DE CIGÜEÑALES
Debido al giro continuo que realiza esta pieza, de igual forma que el
cabezote, sufre deformaciones y desgaste, por lo que es necesario realizar
la rectificación de las partes, se realizan mediciones para proceder y se
determina si es necesario el cambiar alguna pieza.
El siguiente gráfico muestra las partes de un cigüeñal para mejor
comprensión de los procesos.
Gráfico No. 14
Partes de un cigüeñal
Fuente: http://www.geocities.ws/mecanicainacap/lubricacion.html
Elaborado por: Salomé Solís
32
Los servicios prestados para la reparación de un cigüeñal no requieren de
partes o repuestos del inventario, sino únicamente de las maquinarias y
equipos necesarios para la reparación.
Si se requiere de la fabricación de los cojinetes de biela que se menciona
en los servicios prestados, estos requerimientos son cubiertos por otro
proveedor, que fabrica y vende este repuesto, para proceder a su
colocación, es por eso que en el Estado de Resultados, uno de los rubros
de costo, se denomina “inventario final de dpto. servicios”, esto no quiere
decir que se tenga pendientes en los servicios, o productos en proceso
como en una empresa industrial, sino que estos rubros corresponden a los
trabajos que se envían hacia otros talleres para que sean fabricados y
luego la empresa los coloca en la parte del motor requerida.
33
Gráfico No. 15
Procesos, componentes y maquinarias requeridas para la prestación
de servicios de rectificación de cigüeñales - Empresa XYZ S.A.
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Balanceo y alineación de cigüeñales
+ + = Reparación
y piezas rotantes.
Verificación de obstrucciones en
+ + = Reparación
conductos de lubricación.
Prueba de tolerancias
+ + = Reparación
(asentamiento)
Comprobación de fisuras al cigüeñal + + = Reparación
Comprobación de dureza + + = Reparación
Pulida de cigüeñal + + = Reparación
Enderazada de cigüeñal + + = Reparación
Relleno de cigüeñal, moñones de
+ + = Reparación
bancada y de bielas
Fabricación o reconstrucción de
+ + = Reparación
cojinetes de bielas.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
34
RECTIFICACIÓN DE BLOCKS
Gráfico No. 16
Procesos, componentes y maquinarias requeridas para la prestación
de servicios de rectificación de blocks - Empresa XYZ S.A.
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Rectificación de cilindros + + = Reparación
camisas
Instalación de camisas + + = Reparación
Recuperación y adaptación de taqués de
+ + = Reparación
tren de válvulas
pistones
Reparación de cilindros + + = Reparación
Rectificación de superficies + + = Reparación
Soldadura de blocks de cilindro + + = Reparación
camisas
Encamisado de bloques + + = Reparación
35
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
sellos de agua
Cambio de sellos de agua + + = Reparación
Rectificación del túnel de bancada del
+ + = Reparación
block
Alineación de descansos + + = Reparación
Montada de cigüeñal en el bloque + + = Reparación
Prueba de tolerancia de metales de
+ + = Reparación
bancada y metales axiales
Soldadura de blocks y carter de aceite + + = Reparación
camisas
Cambio de camisas húmedas + + = Reparación
Servicio prestado Componente de inventario Maquinaria o equipo utilizado Resultado
Encamisado de cilindros o fabricación de
+ + = Reparación
camisas
Bruñido de camisas + + = Reparación
Fabricación o reconstrucción de cojinetes
+ + = Reparación
de bancada
Cepillado plano de block + + = Reparación
Encamisado de alojamientos de camisas + + = Reparación
bujes
Cambios de bujes de árbol de levas + + = Reparación
Rectificación y alineación de descansos
+ + = Reparación
de bancada
Rectificación y alineación o encamisada
+ + = Reparación
de túneles de levas
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
36
1.3.2 Tipo de inventarios
Para establecer el tipo de inventarios, se tomará en cuenta lo indicado en las
normas NIC 2 que dice:
La NIC 2 emplea los siguientes términos:
Inventarios son activos:
Que se tienen para la venta en el curso normal de la operación;
En el proceso de producción para tal venta; o
En forma de materiales o suministro que serán consumidos en el proceso
de producción, o en la prestación de servicios.
Los inventarios incluyen los bienes compradas y retenidos para vender,
incluyendo, por ejemplo, las mercancías compradas por un minorista y
que se tienen para ser vendidas a terceros, y también los terrenos y otras
propiedades inmobiliarias que se tiene para la venta. Los inventarios
también incluyen los bienes terminados o en curso de producción, así
como los materiales y suministros que se espera utilizar en el proceso de
producción. En el caso de un proveedor de servicios, los inventarios
incluyen los costos del servicio, para los que la empresa aún no ha
reconocido todavía el ingresos correspondiente (ver NIC 18, Ingresos)
(Normas NIC 2)
Lo cual permite definir tres tipos de inventarios, que son inventarios para la
venta o de productos terminados, inventarios de productos en proceso de
37
producción e inventarios de suministros o materiales utilizados para el proceso
de producción o servicio.
Al realizar el estudio sobre los procesos que Empresa XYZ S.A. realiza, tanto
en su área de servicios como de comercialización, el tipo de inventarios que
lleva esta empresa, serían de Productos para la Venta y de Suministro,
Materiales y Repuestos utilizados para el proceso de prestación de servicios
que la empresa realiza. La empresa no reconoce ningún costo realizado por el
servicio como inventario, como menciona las Normas NIC.
Gráfico No. 17
Composición general del Inventario de Empresa XYZ S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Los encargados de los inventarios, que son los señores del área de bodega,
clasifican los inventarios de acuerdo a su funcionalidad, y colocan códigos para
cada producto.
38
Básicamente, manejan los siguientes grupos de inventario:
Tabla No. 6
Grupos de inventarios manejados por Empresa XYZ S.A.
INVENTARIO PROVEEDORA AUTOMOTRIZ SACI
1 REPUESTOS BODEGA ALMACÉN
2 LUBRICANTES -ELF-
3 INVENTARIO SUMINISTROS TALLER
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Esta tabla incluyen tres grupos de inventarios, los cuales fueron obtenidos del
inventario que la empresa suministró para el estudio.
1.3.3 Clasificación en base a la rotación y categorización de los inventarios
La rotación del inventario y la categorización de los inventarios son técnicas
que permiten un control adecuado del manejo de inventarios.
La categorización de los inventarios es otra técnica utilizada para clasificar a
los inventarios en A, B y C, lo cual permite determinar cuáles productos de sus
inventarios son principales y cuáles no, y así poder definir cuáles productos
deben ser prioridad en las realizadas.
1.3.3.1 Punto de vista de personal de bodega
De igual forma, la Empresa XYZ S.A., no utiliza este tipo de técnica, los
encargados del inventario, llevan un control automatizado y vinculado
39
con el sistema contable, si en el sistema hay una baja cantidad del
inventario, entonces se procede a pedir.
Se investigó cuáles eran los productos estrella o principales, las personas
de bodega, mencionaron que todos eran importantes y salían del
inventario casi por igual.
1.3.3.2 Punto de vista de personal de ventas
La persona de ventas y facturación pudo mencionar que los siguientes
eran los productos principales:
Tabla No. 7
Productos principales de Empresa XYZ S.A.
definidos por el área de facturación
Posición Producto
1 Pistones
2 Rines
3 Chaquetas de bancada
4 Chaquetas de biela
5 Válvulas de motor
6 Guías de válvulas
7 Empaques de motor
8 Bombas de aceite
9 Banda de distribución
10 Templador
11 Aceite
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
40
Estos productos son utilizados tanto para la comercialización como para
la prestación de los servicios. La persona de ventas y facturación no
lleva un registro para poder determinar los porcentajes de los productos
principales.
1.3.3.3 Punto de vista de las ventas
Los resultados de las ventas presentados en el informe de auditoría
arrojan otros resultados, según los análisis realizados, los lubricantes
ocupan el primer lugar de los productos de inventarios, seguido por los
repuestos utilizados tanto en la prestación de servicios como en las
ventas, seguido por los suministros de taller y por último las ventas de
aditivo.
Tabla No. 8
Importancia de productos por ventas realizadas
POSICIÓN CUENTA VALOR
1 VENTA DE LUBRICANTES 1.037.799,00
2 HOJAS DE TRABAJO 475.957,00
3 VENTA DE REPUESTOS 287.025,00 772.595,00
4 VENTA DE TALLER 9.613,00
5 VENTA DE ADITIVO 5.853,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
41
1.4 VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS
1.4.1 Métodos de valuación de los inventarios
También llamadas Fórmulas del Cálculo del Costo, los métodos de valuación
de inventarios, son aquellas que permiten calcular el costo del inventario de
una empresa actualizado, tanto el que tiene en existencias así como el vendido.
Estos métodos pueden ser, método de identificación de sus costos individuales,
método promedio ponderado o método FIFO.
1.4.2 Rotación de los inventarios
La rotación del inventario es un indicador que mide el número de veces que
una empresa ha comprado sus inventarios.
Este indicador es el resultado de la división del Total de Ventas al precio de
costo por el valor de existencias medias del inventario.
2 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA
2.1 PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS
Los inventarios como se dijo antes son todos los productos destinados para la venta
de una empresa comercial y en una empresa industrial o de servicios los inventarios
son los elementos, insumos y materiales que se utilizan para su producción.
Para el caso de la Empresa XYZ S.A., hay inventarios tanto para el área de ventas y
para el área de las prestaciones del servicio.
Los procesos de compras dentro de una organización son fundamentales, el área que
se encarga de este procedimiento se relaciona con las necesidades de varios
departamentos o áreas dentro de la empresa.
Una eficiente y eficaz gestión de compras o adquisiciones, permite que la empresa
obtenga varios beneficios, como el ahorro en los costos, relaciones satisfactorias con
los proveedores, satisfacción del cliente interno y cliente externo.
El siguiente gráfico permite observar las relaciones entre un departamento o módulo
de compras con los departamentos directamente relacionados, por supuesto su
gestión involucra también afectación al departamento financiero.
43
Gráfico No. 18
Relación del módulo de compras con otras áreas de la empresa
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
Depende del tipo y tamaño de la organización y de su actividad económica, la forma
en cómo maneje las compras.
Existen empresas que por su tamaño y su actividad económica no tienen un
departamento encargado de compras, otras empresas en cambio, si tienen un área
específica dedicada a esta actividad.
Sea que tenga o no un departamento, las compras o las adquisiciones deben tener un
proceso definido y claro, ya que esto permite tener un mejor control sobre lo que se
va a comprar y permite también presupuestar de manera adecuada los recursos
financieros de una empresa.
44
Siendo los inventarios de una empresa de producción o comercial, un rubro muy
importante dentro de su Estados de Situación Financiero, las adquisiciones de los
mismos deben ser realizadas de manera prolija y correcta.
Una empresa de producción o una empresa comercial, debe planificar su producción
o las ventas a realizar, lo cual permitiría planificar también sus compras, existen
también adquisiciones imprevistas que no constan dentro de la planificación, sin
embargo, aún para este tipo de compras, debe seguirse un procedimiento definido.
Se puede establecer un proceso óptimo de adquisición de inventarios, a través del
siguiente gráfico:
Gráfico No. 19
Proceso óptimo del área o encargado de compras
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
45
2.1.1 Gestión de inventarios
La gestión o administración de inventarios se relaciona al control y manejo de
las existencias de los inventarios, tanto por el lado de su rentabilidad de
mantenerlos en bodega, así como para determinar los mejores procedimientos
de entradas y salidas de los mismos.
En la gestión de inventarios se involucran tres actividades principales que son
la determinación de las existencias, el análisis de inventarios y el control de
producción.
Adicionalmente, el manejo de inventarios es crucial para la determinación de la
utilidad de una empresa, y la valoración adecuada de sus activos, ya que los
inventarios constituyen parte del activo, por lo tanto, debe salvaguardarse.
Por lo tanto es importante una correcta administración del inventario, se debe
mantener un eficaz manejo contable y físico, es decir que tanto, el
departamento financiero a través de la valoración adecuada de los inventarios y
la aplicación de controles internos, así como la bodega, a través de su control
físico, deben coadyuvar para que los inventarios estén bien llevados, y su valor
esté reflejado razonablemente dentro de los estados financieros.
46
Gráfico No. 20
Responsables de los inventarios
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
Luego de revisar el manejo de los mismos por los colaboradores de la Empresa
XYZ S.A. se determinó lo siguiente:
2.1.1.1 Inventario Físico
Los inventarios físicos de la Empresa XYZ S.A. son manejados en la
bodega. El organigrama estructural general de la organización presenta
la siguiente información relacionada a la bodega y a las compras:
47
Gráfico No. 21
Estructura general determinada para el área de compras, ventas e
inventarios
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
En esa parte del organigrama se observa que el departamento comercial
tiene un jefe y tres asistentes, uno para el área de ventas, para
almacenamiento y para logística, sin embargo, ya en la práctica es
diferente.
Según la Investigación propia, bodega es un solo departamento, que
estaría compuesta por lo que en el organigrama se denomina
Almacenamiento y Logística. El departamento contable y uno de los
funcionarios de bodega, definió, que la bodega, está a cargo de un jefe de
bodega y una persona adicional, que es su asistente. Estas personas
trabajan en la empresa dieciséis años y tres años respectivamente.
Sin embargo, el otro funcionario de bodega, estableció que el jefe de
bodega, es el jefe del departamento comercial, por lo tanto los dos
cuando una empresa tiene certificaciones de calidad, uno de los
48
principales procesos que involucra esta certificación, es el proceso de
compras, debido a la importancia y relación con otros departamentos de
la empresa. Funcionarios que trabajan en la bodega son asistentes, y
realizan las mismas funciones.
La definición de puestos y cargos es importante ya que indica la
responsabilidad de cada una de las personas involucradas, especialmente
en un área tan neurálgica como es la bodega, y por otro lado, una correcta
definición conlleva que las personas involucradas en los procesos se
comprometan en sus actividades, en su área y con la empresa.
En la bodega se encuentran todos los inventarios que salen para cada una
de las áreas, ya sea comercial o de servicios.
Esta área maneja para su control el módulo de “Inventarios” del sistema
integrado LATINIUM, el cual en la actualidad presenta un problema de
incompatibilidad de información, es decir que el saldo del inventario real
del área de bodega del sistema informático no se encuentra cuadrado con
el saldo del inventario del módulo contable.
El área contable no posee información actualizada del manejo de
inventario, no puede verificar saldos, ni indicadores respecto al
inventario. Tampoco conoce sobre los productos principales que salen de
esa área.
49
Gráfico No. 22
Personas que trabajan en el área de bodega de XYZ
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
2.1.1.2 Inventario Contable
El contador de la empresa es responsable del inventario contable, de
igual manera, maneja el sistema LATINIUM para el proceso de compras
y ventas.
Este departamento realiza inventarios físicos a la bodega de forma
semestral y anual. Esta investigación determinó que el inventario
contable no se encuentra cuadrado con el inventario físico. Uno de los
problemas que el departamento contable detectó en el manejo de
inventarios era los constantes errores en la codificación de los productos,
según el informe de auditoría de la empresa.
Se lleva un sistema de registro del inventario PERPETUO, es decir, que a
través del uso del sistema, las deducciones de las existencias y su costo
se lo hace de manera diaria, o cuando se realiza una venta.
50
Y como se mencionó en el capítulo 1, la valoración del inventario, se la
hace utilizando el sistema PROMEDIO.
2.1.1.3 Manejo de bodegas
Organización
Las personas encargadas de la bodega de la Empresa XYZ S.A. han
organizado su bodega dividiéndola en tres clases.
Bodega 1: Repuestos
Bodega 2: Lubricantes
Bodega 3: Suministros de taller y otros
Físicamente, tienen tres pisos en donde se encuentra ubicada la bodega,
en el subsuelo y los dos pisos siguientes, es decir primer piso y segundo
piso de las instalaciones de la empresa, que cuenta con un edificio de dos
pisos, los cuales son compartidos también con las oficinas
administrativas y financieras.
Los códigos de todo el inventario son colocados por las personas de
Bodega, así como su respectivo ingreso al sistema informático.
Cada percha tiene una numeración y los nombres de los productos del
inventario correspondiente.
51
El siguiente gráfico da una mejor comprensión de la organización de la
bodega.
Gráfico No. 23
Organización de bodega de la Empresa XYZ S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Se puede evidenciar esta organización en los siguientes gráficos:
Gráfico No. 24
Bodega 2 – Subsuelo – Lubricantes
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
52
Gráfico No. 25
Bodega 2 – Subsuelo – Lubricantes
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Gráfico No. 26
Bodega 1 – Planta Baja – Repuestos
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Gráfico No. 27
Bodega 1 – Planta Baja – Repuestos
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
53
Gráfico No. 28
Bodega 1 – Planta Baja – Repuestos
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Gráfico No. 29
Bodega 3 – Primer Piso – Suministros y otros
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
54
Gráficamente se puede apreciar la bodega y su organización:
Gráfico No. 30
Distribución general de la bodega de la Empresa XYZ S.A.
Bodega 3 - Segundo piso
Bodega 1 - Primer piso
Bodega 2 - Subsuelo
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
2.1.1.4 Ingresos de productos del inventario
Los ingresos de los inventarios a la bodega de Empresa XYZ S.A.
comienza cuando se recepta la factura de compra y se procede a recibir
los productos comprados, luego de esto se verifican las partes recibidas
versus la factura emitida, y posteriormente se realiza la codificación, el
ingreso al sistema informático y la organización física de los productos
recibidos en la bodega.
55
En el caso de que sean productos nuevos, los códigos serán creados; y, en
el caso de que sean productos ya existentes, se ingresa las cantidades al
sistema informático.
Gráfico No. 31
Proceso de ingresos de productos de inventario a bodega
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
2.1.1.5 Salidas de productos del inventario
ENTREGA DE INVENTARIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
Para la entrega de productos de inventario para la prestación de servicios,
es decir la rectificación de partes, el jefe de bodega o su asistente, recepta
la “Hoja de Trabajo”, en donde se especifica los materiales requeridos
para la rectificación de la parte automotriz, la cual debe ser firmada por
el mecánico del taller y por el cliente.
56
Luego se localiza el producto o suministro a entregar y se procede al
descargo en el sistema Latinium de lo entregado.
Este producto o suministro es entregado en recepción para su entrega
posterior al mecánico del taller que solicitó.
El siguiente gráfico permite observar este proceso de manera
simplificada.
Gráfico No. 32
Proceso de entrega de inventarios para producción
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
De la descripción de procesos realizada en el capítulo 1, se pudo
determinar los elementos generales que del inventario salen para la
realización de los distintos procesos para la rectificación.
57
Gráfico No. 33
Partes del inventario requeridas para la prestación de servicios
Servicio prestado Componente de inventario
Cambio de guías de válvulas Guías de válvulas
Rectificación de alojamientos del árbol de levas Bujes
Rectificación de asientos de válvulas Anillos
Cambio de cápsulas de inyectores Cápsulas
Adaptación de válvulas Válvulas
Adaptación de guías Guías
Cambio de asientos y/o adaptación Lingotes
Instalación de camisas Camisas
Reparación de cilindros Pistones
Encamisado de bloques Camisas
Cambio de sellos de agua Sellos de agua
Cambio de camisas húmedas Camisas
Cambios de bujes de árbol de levas Bujes
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
ENTREGA DE INVENTARIOS PARA EL PROCESO DE
COMERCIALIZACIÓN
Para la entrega de productos para la venta, los encargados de bodega
realizan la recepción de la factura de los productos vendidos emitida por
el departamento de ventas sección caja, ya sea en efectivo o a crédito y
luego, descargando automáticamente del sistema.
Posteriormente, preparan los productos físicamente para la entrega de los
mismos en recepción o el envío de dichos productos al domicilio del
comprador (ventas a crédito).
58
El siguiente gráfico, permite apreciar este proceso.
Gráfico No. 34
Proceso de entrega de inventarios para producción
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Dentro de los inventarios para la comercialización o venta se encuentran
los repuestos, los lubricantes, los aditivos e insumos de taller.
2.1.1.6 Determinación de puntos de pedido, stock de seguridad y stock máximo
La determinación de las existencias, de los puntos pedidos, máximos y
mínimos es parte de la gestión de inventarios, ya que permite por un lado,
el control de los inventarios, ahorrar costos para la empresa por el
mantenimiento del mismo y por otro, asegura unas ventas o una
producción a tiempo, sin retrasos, por lo que el cliente se siente
satisfecho de la compra realizada. Existen fórmulas para el cálculo de
todos estos elementos.
El siguiente gráfico permite determinar la importancia de la
determinación del punto de pedido, el stock de seguridad y el stock
máximo.
59
Gráfico No. 35
Punto máximo, Punto de pedido, Punto mínimo
y stock de seguridad de los inventarios
Máximo
P. pedido
Mínimo
SSeg.
Ciclo de consumo
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
El punto máximo es la cantidad máxima que se debe poseer en bodega, lo
cual evita costos elevados de almacenamiento y un mal manejo del
inventario, el punto mínimo, es la cantidad mínima sin que falten
inventarios para el abastecimiento, este mínimo debe incluir también el
stock de seguridad, es decir aquel stock que cubrirían posibles
eventualidades.
El punto de pedido, es aquel punto en el que se debe realizar un pedido
sin llegar al máximo y sin llegar al mínimo para evitar posibles
contrariedades.
60
PUNTO DE PEDIDO
El punto de pedido es un cálculo realizado con el fin de saber cuándo se
debe realizar un pedido de materiales, mercaderías e insumos para no
quedarnos desabastecidos del mismo.
Para el cálculo del punto de pedido se toman en cuenta factores como los
días en que se demora el proveedor en entregarnos el producto, la media
de las ventas que se preveen dentro del periodo y el stock de seguridad
calculado con anterioridad.
Su cálculo se realiza aplicando la siguiente fórmula:
Punto de pedido SS (PE * DM)
Siendo:
SS: Stock de seguridad
PE: Plazo de entrega
DM: Demanda media
XYZ no realiza ningún cálculo relacionado al punto de pedido. Las
personas de la bodega, quienes son las que determinan sus necesidades
de pedido para la realización de las compras, tienen fijada la política de
pedir cuando tengan un mínimo de dos unidades, pero no existe base
matemática o un análisis de cada producto para la determinación de estos
valores. El sistema tampoco arroja estos datos.
61
Utilizan su criterio, su experiencia, y la revisión física momentánea y en
el sistema para fijar sus necesidades de solicitar una compra.
STOCK DE SEGURIDAD
El stock de seguridad es aquel nivel de inventarios que cubre las
eventualidades por retrasos, huelgas, y otros problemas relacionados. El
stock de seguridad se suma al cálculo del nivel de inventarios Mínimo x,
para obtener un Mínimo Total.
Se toma en cuenta para su cálculo el plazo de entrega máximo del
proveedor, el plazo de entrega normal y la demanda media.
Si se desconocen estos datos, se aplican cálculos a través de
determinación de funciones.
Su fórmula es:
Stock de seguridad (PEM - PE) * DM
En donde,
PEM: Plazo de entrega máxima
PE: Plazo de entrega normal
DM: Demanda media
62
XYZ, maneja un stock mínimo de dos unidades, que en este caso, sería
también su stock mínimo y el punto de pedido.
El sistema informático no arrojan resultados de estos cálculos, y este
valor es fijado según el criterio de los encargados de bodega, es decir es
una política interna gestionar compras con estas cantidades.
STOCK MÁXIMO
El stock máximo se calcula con los consumos máximos diarios, los
tiempos de reposición o de entrega y los stocks mínimos, su fórmula es:
Stock máximo (CM * PE) Sm
En donde:
CM: Consumo máximo
PE: Plazo de entrega o tiempo de reposición
Sm: Stock mínimo
XYZ, de igual forma que con las otras mediciones, no aplica ninguna
fórmula matemática ni análisis al respecto. Su política es mantener un
máximo de diez unidades.
63
2.1.1.7 Riesgos que pueden existir en la bodega
Luego de verificar la información, se pueden determinar los siguientes
riesgos:
Tabla No. 9
Riesgos detectados en el manejo de bodega Empresa XYZ S.A.
CAUSA RIESGO
-La seguridad para la mercadería es insuficiente. Robo
-Los empleados tienen demasiado tiempo en sus funciones. Pérdidas y robo
-El sistema informático integral no funciona correctamente y está Pérdidas, robo, vida
descuadrado con el sistema contable. útil, ciclo de vida.
Pérdidas, robo, vida
-Los inventarios físicos son insuficientes.
útil, ciclo Lo vida.
Pérdidas, robo, vida
-No existen políticas de control interno en esta área fundamental.
útil, ciclo in vida.
-No existen políticas relativas a los procesos básicos de la gestión Pérdidas, robo, vida
de inventarios. útil, ciclo de vida.
-Las decisiones sobre pedidos, ingresos de productos, entregas o
salidas de productos y procesos de compras son realizados por los Pérdidas, robo.
encargados de la bodega, es decir son juez y parte.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Las personas de bodega son las encargadas de realizar las compras, de
acuerdo a las investigaciones realizadas, los responsables de la bodega
determinan según sus necesidades qué debe comprarse.
El proceso es sencillo y es el siguiente:
Se determinan las necesidades según su nivel de inventario.
Se realiza una lista de las posibles compras u orden de compra.
64
Se aprueba esta lista con la gerencia general y el jefe de
comercialización.
Se realiza la compra.
En el caso de lubricantes, cuyos productos son importados de Colombia y
de México, el personal de bodega realizar el requerimiento, y el Jefe de
Comercialización, realiza la importación correspondiente.
Gráfico No. 36
Proceso general de compras de Empresa XYZ S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
2.1.2 Selección de proveedores
2.1.2.1 Proveedores nacionales
El jefe comercial es quien realiza la selección de proveedores nacionales
quien toma como referencia los precios ofertados de los diferentes
productos, es decir, si se presenta un proveedor que ofrezca un menor
precio de los productos, entonces se da preferencia a este.
No existe un proceso definido para la selección de proveedores.
65
Para gran parte de las compras la empresa ha trabajado con los mismos
proveedores desde hace años, debido a varios factores, tales como la
calidad, el tipo de producto y los precios.
Los principales proveedores nacionales de Empresa XYZ S.A. son los
siguientes:
Gráfico No. 37
Principales proveedores nacionales de Empresa XYZ S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
2.1.2.2 Proveedores extranjeros
Gran parte de los lubricantes y repuestos como las camisas, son
importados desde México, Chile y Colombia, Corea del Sur, el
coordinador de importaciones se encarga directamente de realizar este
proceso.
66
Cuando la importación llega, la mercadería es receptada por bodega,
aplicando los mismos procesos de ingreso de productos a su inventario.
Las empresas extranjeras principales a las que se compra son MVM,
LAGZ LAVCO de Colombia para compra de camisas y guías, además de
Lubricantes Total y ELF de Chile y México y Corea del Sur para la
compra de lubricantes.
2.1.3 Evaluación de proveedores
El sistema de calidad del cual hace referencia la empresa, fue implementado
hace más de cuatro años, existen procesos definidos para el módulo de
compras, pero no se están aplicando.
La evaluación realizada a los proveedores consiste entonces en la evaluación
de los precios, crédito, marca, procedencia y servicio logístico que ofrecen por
sus productos, que también es un factor determinante para la elección de los
mismos.
2.2 TIPOS DE COMPRAS
2.2.1 Proceso de compras no mayores a USD $40
Este tipo de compras se realiza solicitando dinero al encargado de caja chica.
La persona de bodega realiza el requerimiento de la compra al responsable de
67
caja chica, el mismo que entrega el dinero en efectivo para que se realice la
compra.
2.2.2 Proceso de compras mayores a USD $40
El departamento comercial realiza la compra vía telefónica, con la aprobación
por parte de los responsables de las distintas áreas de forma verbal, y en el caso
de requerir productos importados, hace el requerimiento y el coordinador de
importaciones realiza este proceso.
Los proveedores dejan los productos en bodega y bodega entrega la factura a
contabilidad para que se emita el pago. Generalmente los proveedores dan
crédito de treinta (30) días para el pago, previo la presentación de la orden de
compra.
Gráfico No. 38
Proceso general de compras por montos – Empresa XYZ S.A.
PROCESO GENERAL DE COMPRAS POR MONTOS
Contabilidad
SOLICITUD DE ENTREGA DE
ENTREGA DE
DINERO DE DOCUMENTOS
DINERO
CAJA CHICA DE RESPALDO
si
68
Bodega
RECEPCION Y INGRESO DE
IDENTIFICACIÓN ¿LA COMPRA ES REALIZACIÓN DE
INICIO MENOR A 40 PAGO DE PRODUCTOS EN FIN
DE NECESIDAD COMPRA
DÓLARES? FACTURA BODEGA
no
no
Comercial
Jefe
¿REQUIERE REALIZACIÓN DE
IMPORTACIÓ N? IMPORTACIÓN
si
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
3 NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 2: INVENTARIOS
3.1 MEDICIÓN DE LOS INVENTARIOS
La NIC 2, indica que la medición de los inventarios se realizará a través de dos
opciones.
Al costo: Costo de adquisición y transformación más otros erogaciones que se
hayan realizado para que los inventarios estén en las condiciones y ubicación
actual.
El costo de adquisición como se aprecia en el gráfico inferior, está compuesto
por el precio de compra más los aranceles y otros impuestos no recuperables, si
fuera el caso de importaciones más los costos de transporte, almacenamiento y
otros relacionados y menos los descuentos y rebajas que el vendedor hubiere
dado.
Gráfico No. 39
Componente del Costo de adquisición para la medición de inventarios
Fuente: NIC 2
Elaborado por: Salomé Solís
70
El costo de transformación son aquellos en los que se incurre para la
producción de unidades de determinado producto, tales como la mano de obra
directa y la parte proporcional de costos indirectos variables y costos indirectos
fijos.
La distribución de los costos indirectos variables debe ser realizada con la
producción real, mientras que la distribución de los costos indirectos fijos debe
ser hecha con la capacidad normal de la planta o el nivel real de producción,
siempre y cuando sea similar a la capacidad normal, lo importante es que los
inventarios no sean valorados por encima del costo. Si los costos indirectos no
se distribuyen, entonces será reconocido como un gasto.
Gráfico No. 40
Componente del Costo de transformación para la medición de inventarios
Fuente: NIC 2
Elaborado por: Salomé Solís
71
Las otras erogaciones u otros costos son aquellos costos indirectos no
derivados de la producción, costos de diseño u otros que fueran realizados para
tener la condición y ubicación actuales.
Se excluyen del costo del inventario por ejemplo las cantidades anormales de
desperdicio de materiales, mano de obra u otros, costos de almacenamiento
luego de la producción, costos indirectos administrativos que no contribuyeron
a su transformación, costos de venta y costos financieros (con raras
excepciones), estas erogaciones son reconocidas como gastos.
Se pueden utilizar otros sistemas de medición del costo, tales como el costo
estándar o método de los minoristas, siempre y cuando estos se aproximen al
costo.
Las fórmulas de costos para su asignación será el método de identificación
específica de costos (casos especiales), el método FIFO o el método promedio
ponderado.
Al valor neto realizable: Puede darse el caso en que el costo de los inventarios
actual sea mayor a su valor neto realizable, por lo que se utilizará el costo de su
valor realizable para su valoración, es decir su precio de venta (precio de venta
del inventario) menos los costos incurridos para que se dé la misma, los activos
no deben valorarse por encima del valor que se espera obtener de su venta o
uso.
72
Estos casos se dan cuando el costo de los inventarios no es recuperable porque
están obsoletos o dañados, cuando los precios de mercado han caído, o si sus
costos de terminación o venta subieron.
La Empresa XYZ S.A. realiza la medición de sus inventarios AL COSTO,
verificando al final de su periodo el Valor Neto Realizable de cada uno de los
componentes de su inventario. En el informe de auditoría 2013, se refleja el
siguiente saldo:
Tabla No. 10
Saldo de inventarios de Empresa XYZ S.A. del año 2013
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
En la tabla anterior, se observan dos rubros de inventarios:
Inventario de mercaderías
Mercaderías en tránsito
En la cuenta Inventario de mercaderías se registran todos los inventarios para la
venta y para la prestación de los servicios, tanto de repuestos, lubricantes,
suministros y otros.
En la cuenta de Mercaderías en tránsito, se registran las importaciones que se
están realizando y cuya mercadería no llega aún al país.
73
Empresa XYZ S.A. para el tratamiento de inventarios y costos, lo hace como
una empresa comercial y de servicios, ya que esas son sus actividades
principales, se evidencia esto, ya que se observa, que en el Estado de Situación
Financiera no existen cuentas de Inventarios de Productos en Proceso ni de
Inventarios de Productos Terminados y en el Estado de Resultados integral, se
puede apreciar únicamente el uso de la cuenta “Costo de Ventas”.
Para el registro de los movimientos posteriores a su primera compra, la
medición del costo lo hace utilizando el método promedio ponderado, este
cálculo lo hace el sistema Latinium con el cual trabaja, la empresa no mantiene
kárdex manuales sino únicamente se basa en lo que refleja el sistema, por
supuesto, la información debe ser ingresada manualmente por parte de los
encargados de la bodega.
Gráfico No. 41
Medición de entradas y salidas del inventario de Empresa XYZ S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
74
3.1.1 Descripción de los diferentes costos de producción
Las empresas productivas o industriales, es decir aquellas que se dedican a la
transformación de materias primas para su posterior venta, utilizan los
conceptos de costos de producción.
Los costos de producción están compuestos por tres rubros principales:
Materia prima
Mano de obra directa
CIF (Costos Indirectos de Fabricación)
La suma de estos tres elementos conforma el costo de producción.
Al final de cada periodo, la empresa de producción, calcula el conocido
“Estado de costo de productos vendidos”, y luego con ese estado y sus
resultados conforma el Estado de Resultados.
En el caso de empresas comerciales y empresas de servicios, manejan los
costos de ventas e inclusive en el estado de resultados de las empresas de
producción, también manejan esta cuenta, ya que estos constituyen justamente
los costos que realizan para vender sus productos.
La tabla inferior muestra la estructura de los costos y gastos del Estado de
Resultados de Empresa XYZ S.A., se corrobora lo mencionado anteriormente,
75
la empresa no lleva una contabilidad de costos sino que contablemente
establece el costo de ventas tal como lo hace una empresa comercial y de
servicios.
Al examinar esta composición se determinaron las siguientes observaciones:
El valor de costo de ventas está conformado por el valor de los
inventarios finales de sus productos, la cuenta “Inventario final repuestos
en servicios”, no se refiere a los repuestos utilizados en los servicios, sino
que constituyen los costos de repuestos o piezas que son trabajadas en
otros talleres.
Se observa que uno de sus rubros se denomina Costo de Mano de obra,
aquí se encuentra registrado el valor de salarios y otros beneficios de los
empleados de los talleres.
De igual forma, existe un rubro de gastos indirectos de rectificación, en
el cual no consta ningún rubro por depreciación de activos utilizados para
la prestación de los servicios, sino únicamente hay rubros de adecuación
y mantenimiento.
En ninguna de estas cuentas, existen rubros por depreciación ni
amortización.
Todos estos costos y gastos son sumados y conforman el costo de ventas final
del año 2013.
76
En este informe financiero, se ven elementos de un estado de costo de
productos vendidos y elementos de un estado de resultados.
Tabla No. 11
Costos de Empresa XYZ S.A.
Cuenta Subtotal Total
Costo de ventas 913.026,00
Inventario final repuestos bodega 165.483,00
Inventario final lubricantes 718.658,00
Inventario final repuestos en servicios 15.836,00
Inventario final suministros de taller 9.549,00
Inventario final aditivo para diesel 2.874,00
Inventario final aditivo para gasolina 626,00
Costo mano de obra 141.382,00
Mano de obra taller 141.382,00
Gastos indirectos de rectificación 57.443,00
Adecuación y mantenimiento 57.443,00
Gastos de comercialización y ventas 49.075,00
Remuneración almacén y ventas 27.097,00
Otros gastos 21.978,00
Gastos de administración 526.833,00
Sueldos y salarios 191.962,00
Otros gastos de personal 300.014,00
Impuestos 34.857,00
Gastos financieros 161.037,00
Gastos bancarios 478,00
Gastos financieros con terceros 160.559,00
TOTAL EGRESOS 1.848.796,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
3.1.1.1 Costo de los servicios prestados
Empresa XYZ S.A. genera el estado de resultados al final del periodo,
sus precios de venta al público de los servicios prestados no tiene
fórmula de cálculo y se fija a través del precio de mercado, es decir no
77
realiza cálculos sobre cada uno de sus servicios en base de su costo real,
el costo de venta calculado se lo hace al final de periodo de forma
general, por lo que no puede determinar ratios de rentabilidad para cada
uno de los servicios, ni determinar el costo de cada uno de ellos.
Gráfico No. 42
Costo de servicio vs. Precio de venta al público de Empresa XYZ
S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
3.1.1.2 Costo de los productos para comercialización
El costo de los productos que comercializa Empresa XYZ S.A. lo
determina a través de sus costos de adquisición, utiliza el método
promedio ponderado para el registro de sus movimientos.
El precio de venta para los productos que comercializa, son fijados en
base de su costo más un porcentaje de rentabilidad.
78
Gráfico No. 43
Costo de productos para comercialización vs. Precio de venta al
público de Empresa XYZ S.A.
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
3.1.2 Forma de valoración del inventario
Las personas encargadas de bodega realizan el proceso de registro de los
valores de inventarios con sus respectivos códigos.
El sistema Latinium calcula el costo utilizando el sistema promedio ponderado
como se mencionó anteriormente para cada uno de los productos.
En general, el proceso empieza cuando se recibe la mercadería y junto con esta,
se recepta la factura de compra, se realiza la verificación correspondiente, se
codifican los productos y se realiza el ingreso al sistema.
El archivo de inventarios de Empresa XYZ S.A. que fue entregado por sus
funcionarios, y el cual fue posteriormente analizado, presentó las siguientes
observaciones:
79
Existieron rubros que no debían constar en el archivo, tales como cuentas
de costos y gastos.
En el archivo de inventario se entregaron cuentas de activo fijo, tales
como herramientas y equipo, con un valor registrado de $1,00 en cada
uno de ellos, como se observa en las tablas inferiores.
Tabla No. 12
Equipo de computación presentado en el archivo de cuentas de Inventario
de Empresa XYZ S.A.
Grupo: EQUIPO DE COMPUTACIÓN Percha Valor
EQ.COMP-071 COMPUTADOR CORE 2 DUO 2.4 GHZ 1,00
EQ.COMP-072 COMPUTADOR INTEL E7500 CORE 2 DUO 2.93MB 1,00
EQ.COMP-073 UPS QBEX 1,00
EQ.COMP-074 MONITOR BENQ 1,00
EQ.COMP-075 MONITOR BENQ 1,00
EQ.COMP-076 MONITOR LG FLATRON 1,00
EQ.COMP-077 MONITOR LG FLATRON 1,00
EQ.COMP-078 MONITOR LG FLATRON 1,00
EQ.COMP-079 IMPRESORA MULTIFUNCIÓN EPSON 1,00
EQ.COMP-080 COMPUTADOR CLON CORE I5 1,00
EQ.COMP-081 COMPUTADOR CLON CORE I5 1,00
EQ.COMP-082 COMPUTADOR CLON CORE I5 1,00
EQ.COMP-083 DISCO DURO EXTERNO 1,00
EQ.COMP-084 IMPRESORA SAMSUNG 1,00
EQ.COMP-085 COMPUTADOR 1,00
EQ.COMP-086 SERVIDOR 1,00
EQ.COMP-087 SISTEMA CONTABLE LATINIUM 1,00
EQ.COMP-088 IMPRESORA SAMSUNG 1,00
EQ.COMP-089 CPU SP 1,00
EQ.COMP-090 CPU ATX 1,00
EQ.COMP-091 IMPRESORA SAMSUNG 1,00
EQ.COMP-092 CPU ALTEK 1,00
EQ.COMP-093 CPU ATX 1,00
EQ.COMP-094 CASE (CPU, TECLADO, MOUSE, PARLANTES) 1,00
EQ.COMP-095 MAINBOARD 1,00
EQ.COMP-096 COMPUTADORA GENÉRICA 1,00
EQ.COMP-097 IMPRESORA EPSON 1,00
EQ.COMP-098 MONITOR LG 15" 1,00
EQ.COMP-099 FILMS/PARL 1,00
EQ.COMP-100 IMPRESORA LX-300 1,00
EQ.COMP-101 MAINBOARD 1,00
EQ.COMP-102 IMPRESORA EPSON LX-300 1,00
EQ.COMP-103 MAINBOARD 1,00
EQ.COMP-104 MAINBOARD/CABLES/PROTECTOR 1,00
EQ.COMP-105 DISCO DURO 1,00
EQ.COMP-106 MONITOR LG 15" 1,00
EQ.COMP-107 TARJETA DE RED H. TÉCNICA 1,00
80
EQ.COMP-108 MEMORIA RAM 45 MG 1,00
EQ.COMP-109 MEMORIA RAM 65 MG 1,00
EQ.COMP-110 CASE(CPU, MOUSE, TECLADO) 1,00
EQ.COMP-111 COMPUTADORA 1,00
EQ.COMP-112 IMPRESORA 1,00
EQ.COMP-113 CASE(CPU, TECLADO, MOUSE) 1,00
EQ.COMP-114 MAINBOARD 1,00
EQ.COMP-115 IMPRESORA 1,00
EQ.COMP-116 MONITOR -OPEN SYSTEMS 1,00
EQ.COMP-117 DISCO DURO 1,00
EQ.COMP-118 UPS CDP 1,00
EQ.COMP-119 DISCO - TARJETA 1,00
EQ.COMP-120 UPS 300 W 1,00
EQ.COMP-121 EQUIPO COMPUTADORA/LICENCIA 1,00
EQ.COMP-122 IMPRESORA SAMSUNG 1,00
EQ.COMP-123 COMPUTADOR CELERON 1,00
EQ.COMP-124 MEMORIA DDR 512 1,00
EQ.COMP-125 COMPUTADORA-CASE-MAINBOARD 1,00
EQ.COMP-126 MONITOR SAMSUNG 1,00
EQ.COMP-127 MONITOR SAMSUNG 15" S.V.G.A. 1,00
EQ.COMP-128 DISCO DURO 1,00
EQ.COMP-129 IMPRESORA LEXMARK E220 -S/N 880256D 1,00
EQ.COMP-130 CPU INTEL PENTIUM IV 2.8GHZ/515 CACHE 1,00
EQ.COMP-131 CPU INTEL CELERON 2.5 GHZ - 3418A992 1,00
EQ.COMP-132 IMPRESORA EPSON FX 890 1,00
EQ.COMP-133 REGULADOR DE VOLTAJE-FIRMESA 1,00
EQ.COMP-134 IMPRESORA CANNON P 1000 1,00
EQ.COMP-135 IMPRESORA EPSON LX-300+ 1,00
EQ.COMP-136 IMPRESORA EPSON LX-300+ 1,00
EQ.COMP-137 COMPUTADOR INTEL 1,00
EQ.COMP-138 COMPUTADOR CPU GENÉRICO 1,00
EQ.COMP-139 COMPUTADOR-UPS-SWITH-REGULADOR 1,00
EQ.COMP-140 COMPUTADOR DUAL CORE 3.0 GhZ CPU 1,00
EQ.COMP-141 COMPUTADOR DUAL CORE 3.0 GHz CPU 1,00
EQ.COMP-142 2 MEMORIAS DDRI 256 MB 1,00
COMPUTADOR INTEL DUAL CORE 1.8 GHz
EQ.COMP-143 1,00
COMPLETO
EQ.COMP-144 IMPRESORA EPSON LX-300 + II S/N: G8DY154233 1,00
(CPU) COMPUTADOR INTEL DUAL CORE 1.8GHZ E
EQ.COMP-145 1,00
2160
EQ.COMP-146 MONITOR SAMSUNG 17" 732NW 1,00
EQ.COMP-147 IMPRESORA HP DESKJET F 2400 1,00
EQ.COMP-148 MONITOR LCD 18.5" LG 1,00
EQ.COMP-149 GPS VISSOR X 1,00
EQ.COMP-150 GPS VISSOR X 1,00
EQ.COMP-151 GPS VISSOR X 1,00
EQ.COMP-152 IMPRESOR LÁSER SAMSUNG MI 1665 1,00
EQ.COMP-153 COMPUTADOR INTEL CORE ¡3 GENÉRICO 1,00
EQ.COMP-154 UPS RELOJ CONTROL 1,00
EQ.COMP-155 SWITCH Dpto. SISTEMAS 1,00
EQ.COMP-156 MONITOR 19" LG LCD 1,00
EQ.COMP-157 FLAT PANEL 18.5 1,00
EQ.COMP-158 MONITOR LG 18.5" 1,00
EQ.COMP-159 MONITOR LG 18.5" 1,00
EQ.COMP-160 IMPRESORA SAMSUNG 1,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
81
Tabla No. 13
Herramientas presentadas en el archivo de cuentas de Inventario de
Empresa XYZ S.A.
Grupo DETALLE Percha Valor
HER-082 SET MICRÓMETRO INTERIORES DE 0 A 300MM 1,00
HER-083 EQUIPO DE SUELDA EN FRÍO 1,00
HER-084 BRAZO MECÁNICO-WINCHA ELÉCTRICA 1,00
HER-085 KIT PARA DESARMAR VÁLVULAS 1,00
HER-086 TECLE ELÉCTRICO 1,00
HER-087 JGO. MICRÓMETROS INTER.50-300MM X 001MM 1,00
HER-088 TORQUÍMETRO AMERICANO 1,00
HER-089 TORQUÍMETRO AMERICANO 1,00
HER-090 BASE Y RELOJ 1,00
HER-091 AMOLADORA 1,00
HER-092 EXTRACTOR DE OLORES 1,00
HER-093 PORTA CUCHILLA 1,00
HER-094 ANALIZADOR MOTOR 5PX 1,00
HER-095 JUEGO CONECTOR DE VEHÍCULOS ASIAT 1,00
HER-096 TABLERO-VARIADOR 1,00
HER-097 MEDIDOR DE PRESIÓN DE COMBUSTIBLE 1,00
HER-098 CANISTER LIMPIADOR DE COMBUSTIBLE 1,00
HER-099 NIVELADOR DE MOTOR 1250 1,00
HER-100 EQUIPOS DE MEDICIÓN-MULTÍMETRO DIGITAL 1,00
HER-101 TOOL PARA HERRAMIENTAS 1,00
HER-102 INSTRUMENTOS PARA DIBUJO 1,00
HER-103 CALEFÓN 26LTS TW981 1,00
HER-104 CALEFÓN 26LTS TW981 1,00
HER-105 DETECTOR DE METALES SUNS INTERNATIONAL 1,00
HER-106 ASPIRADORA KARCHER NT 65/1 VEX 120V 1,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Tabla No. 14
Muebles y enseres presentados en el archivo de cuentas de Inventario de
Empresa XYZ S.A.
Grupo DETALLE Percha Valor
MYE-044 2 MESAS SOPORTE PARA MOTOR 1,00
MYE-045 12 SILLAS GRAFITY 1,00
MYE-046 4 ESCRITORIOS ÁREA VENTAS 1,00
MYE-047 4 SILLAS DE SECRETARIAS 1,00
MYE-048 1 MESA DE REDONDA 1,00
MYE-049 MESA PARA CULATAS 1,00
MYE-050 9 SILLAS SECRETARIA STAND-I SILLÓN GERENTE MECÁNICO 1,00
MYE-051 ESCRITORIO SECRET. STAND-ARCHIVADOR-2 SILLAS 1,00
MYE-052 2 VITRINAS DE ALUMINIO BLANCO-PUERTAS CORREDISAS 1,00
MYE-053 6 SILLAS 1,00
MYE-054 2 MÓDULOS LIBREROS Y MESA DE SALA 1,00
MYE-055 LÁMPARA RAYOS ULTRAVIOLETA 1,00
MYE-056 ARCHIVADOR 3 GAVETAS 1,00
MYE-057 SILLAS CORTE PLUMA 1,00
MYE-058 ESCRITORIO ESTUDIANTE 3 GAVETAS 1,00
MYE-059 MUEBLES DE OFICINA 1,00
MYE-060 2 SILAS TALLER 1,00
MYE-061 MESA CENTRO VIDRIO Y MADERA 1,00
MYE-062 SOFÁ 3 ASIENTOS COROSIL NEGRO 1,00
MYE-063 SOFÁ 3 ASIENTOS CAFÉ 1,00
MYE-064 1 ARCHIVADOR 3 GAVETAS CON PORTA CARPETAS 1,00
MYE-065 1 RELOJ DE PARED TALLER 1,00
MYE-066 1 MUEBLE METÁLICO 1,00
MYE-067 ESTANTERÍAS 1,00
MYE-068 1 MAQUINA DE ESCRIBIR BROTHER 1,00
82
MYE-069 2 ESCRITORIOS 1,00
MYE-070 4 MESAS DE HIERRO PARA TALLER 1,00
MYE-071 1 SILLA GIRATORIA 1,00
MYE-072 ESTANTERÍAS 1,00
MYE-073 1 MUEBLE DE OFICINA EL EJECUTIVO 1,00
MYE-074 MUEBLES DE OFICINA 1,00
MYE-075 ARMARIO PARA TALLER 1,00
MYE-076 MUEBLES 1,00
MYE-077 ESCRITORIO 1,00
MYE-078 ESTANTERÍAS Y ANEXOS 1,00
MYE-079 ESTANTERÍAS METÁLICAS 1,00
MYE-080 ESTANTERÍAS DE HIERRO 1,00
MYE-081 EXTRACTOR DE AIRE BRYDE 1,00
MYE-082 LOOKER-ARMARIO 1,00
MYE-083 ESCRITORIO 1,00
MYE-084 EXTRACTOR DE GASES 20 HP 1,00
MYE-085 MUEBLES 1,00
MYE-086 INSTRUMENTOS MÉDICOS 1,00
MYE-087 MUEBLE PARA DISPENSARIO 1,00
MYE-088 ESCRITORIO ATU 1,00
MYE-089 1 ESCRITORIO PARA KÁRDEX 1,00
MYE-090 ESTANTERÍAS 1,00
MYE-091 4 ESTANTERÍAS DE HIERRO 1,00
MYE-092 8 ESTANTERÍAS DE HIERRO 1,00
MYE-093 1 JOCKER ATU 1,00
MYE-094 MUEBLES DE OFICINA 1,00
MYE-095 MESA DE MAQUINA ATU 1,00
MYE-096 ESTANTERÍAS 1,00
MYE-097 MODULARES DE MADERA 1,00
MYE-098 SILLAS ATU 1,00
MYE-099 MODULARES MADERA 1,00
MYE-100 ESTANTERÍAS DE MADERA 1,00
MYE-101 2 ESCRITORIOS ATU 1,00
MYE-102 MUEBLES TALLER 1,00
MYE-103 MUEBLES ATU 1,00
MYE-104 20 ESTANTERÍAS METÁLICAS 1,00
MYE-105 ELECTRO LUX 1,00
MYE-106 MUEBLES ATU 1,00
MYE-107 2 MODULARES DE OFICINA 1,00
MYE-108 RELOJ CONTROL 1,00
MYE-109 MUEBLES ATU 1,00
MYE-110 CAJA DE SEGURIDAD SURIMAX STANDARD-GERENCIA 1,00
MYE-111 CAJA PARA DINERO ATU 1,00
MYE-112 1 LOCKER DE 6 SERVICIOS ATU 1,00
MYE-113 3 BASUREROS ATU CAFÉ 1,00
MYE-114 3 ESCRITORIOS DE 3 GAVETAS TABLERO DE FORMICA 1,00
MYE-115 2 SILLAS ZIG-ZAG ATU 1,00
MYE-116 MOSTRADOR Y MUEBLE 1,00
MYE-117 2 SILLAS ZIG-ZAG CROMADAS ATU 1,00
MYE-118 CREDENZA STATUS ATU FORMICA CAFÉ 1,00
MYE-119 ESCRITORIO 5 GAVETAS ATU FORMICA CAFÉ 1,00
MYE-120 VENTANAS 1,00
MYE-121 1 ESCRITORIO METÁLICO 3 CAJAS 1,00
MYE-122 1 ESCRITORIO METÁLICO 2 CAJAS 1,00
MYE-123 1 ESCRITORIO METÁLICO 2 CAJAS 1,00
MYE-124 1 ESCRITORIO METÁLICO 2 CAJAS 1,00
MYE-125 6 SILLAS SECRETARIA 1,00
MYE-126 DIVISIONES DE ALUMINIO OFICINAS 1,00
MYE-127 1 LOOKER 2 SERVICIOS 1,00
MYE-128 MUEBLE ARCHIVADOR DE MADERA 1,00
MYE-129 1 ESCRITORIO METÁLICO COLOR CAFÉ 1,00
MYE-130 1 ARCHIVADOR METÁLICO COLOR CAFÉ 1,00
MYE-131 SILLAS CORCEGA-PICCA 1,00
MYE-132 MESAS DE COMEDOR 1,00
MYE-133 DISPENSADOR AGUA FRÍA/CALIENTE SMC 1,00
MYE-134 1 TELEVISOR DE 14" MARCA TECNO 1,00
MYE-135 2 REPISAS PARA TELEVISORES 1,00
MYE-136 SILLAS PLÁSTICAS-COMEDOR 1,00
MYE-137 GABINETE ABATIBLE METÁLICO 1,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
83
Tabla No. 15
Equipo de oficina presentado en el archivo de cuentas de Inventario de
Empresa XYZ S.A.
Grupo DETALLE Percha Valor
EQ.OF.046 PROYECTOR EPSON POWER LITE 1,00
EQ.OF.047 COPIADORA TOSHIBA 1,00
EQ.OF.048 TELÉFONO INALÁMBRICO PANASONIC 1,00
EQ.OF.049 MAQUINA ESCRIBIR FACIT 1,00
EQ.OF.050 RELOJ MARCADOR NIPPO NTR-5000 1,00
EQ.OF.051 MAQUINA ESCRIBIR OLYMPIA CARRERA I 1,00
EQ.OF.052 MAQUINA ESCRIBIR IBM 6715001 1,00
EQ.OF.053 TELEFAX #21 XEROX 1,00
EQ.OF.054 ASPIRADORA 1,00
EQ.OF.055 CAJA FUERTE 1,00
EQ.OF.056 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.057 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.058 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.059 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.060 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.061 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.062 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.063 PAPELERA METÁLICA 2 DIVISIONES 1,00
EQ.OF.064 EQUIPO MOTOROLA-TRANSMISOR PERSONAL 1,00
EQ.OF.065 CENTRAL TELEFÓNICA NITSUKO 1,00
EQ.OF.066 MAQUINA VERIFICADORA DE BILLETES 1,00
EQ.OF.067 MAQUINA CONTADORA DE BILLETES 1,00
EQ.OF.068 1 REGULAMATIC (PERSONAL) 1,00
EQ.OF.069 1 MAQUINA DE ESCRIBIR BROTHER M-320 CAJA 1,00
EQ.OF.070 DESTRUCTORA DE DOCUMENTOS 1,00
EQ.OF.071 TELÉFONO NITSUKO 1,00
EQ.OF.072 2 CALCULADORAS CASIO 1,00
EQ.OF.073 TELÉFONO INTELEMA 1,00
EQ.OF.074 RELOJ DE CONTROL 1,00
EQ.OF.075 AMPLIFICADOR DE AUDIO 1,00
EQ.OF.076 ESPIRALADORA COINGRAF 1,00
EQ.OF.077 DETECTOR DE BILLETES 1,00
EQ.OF.078 PROYECTOR MULTIMEDIA 3M 1400 SVGA 1,00
EQ.OF.079 TELÉFONO OLYMPUS 1,00
EQ.OF.080 GRABADORA SONY 1,00
RADIO DE COMUNICACIÓN PORTÁTIL MOTOROLA MOD
EQ.OF.081 1,00
EP450 SERIE 442THM4180
EQ.OF.082 TELÉFONO PANASONIC 1,00
EQ.OF.083 FAX KX-FT981LA-B-NB 1,00
EQ.OF.084 TERMINAL ET90 EPOX 1,00
EQ.OF.085 COPIADORA MOD A 3228 1,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
84
Tabla No. 16
Maquinaria y equipo presentado en el archivo de cuentas de Inventario de
Empresa XYZ S.A.
Grupo DETALLE PERCHA VALOR
MQ-023 PRENSA HIDRÁULICA 15 TON. 1,00
MQ-024 PULIDORA DE CILINDROS 1,00
MQ-025 LUBRISENSORES 1,00
MQ-026 LUBRISENSORES 1,00
MQ-027 LUBRISENSORES 1,00
MQ-030 EXTINTOR PQS. 1,00
MQ-031 EXTINTOR PQS. 1,00
MQ-032 EXTINTOR PQS. 1,00
MQ-033 EXTINTOR PQS. 1,00
MQ-040 EXTINTOR FM-200 1,00
MQ-041 EXTINTOR FM-200 1,00
MQ-042 PLUMA HIDRAULICA RODANTE 1,00
MQ-047 SOLDADORA TIG Y ELECTRODO REVESTIDO 1,00
MQ-051 PRENSA HIDRÁULICA 1,00
MQ-052 BALANCEADORA DE MUELAS 1,00
MQ-053 MAQ. RECTIF. CABEZOTES 1,00
MQ-054 MAQ. RECTIF. CIGÜEÑALES 1,00
MQ-055 RELLENADORA DE CIGÜEÑALES 1,00
MQ-056 RECTIFICADORA DE CIGÜEÑALES 1,00
MQ-057 RECTIFICADORA DE CILINDROS 1,00
MQ-058 CEPILLADORA DE SUPERFICIES PLANAS 1,00
MQ-059 RECTIFICADORA DE CABEZOTES 1,00
MQ-060 RECTIFICADORA DE VÁLVULAS 1,00
MQ-061 MAQUINA DE DETECCIÓN DE FISURAS 1,00
MQ-062 EQUIPO DE SUELDA 1,00
MQ-063 RECTIFICADORA DE BRAZOS DE BIELA 1,00
MANDRINADORA PARA RECONSTRUIR ALOJAMIENTOS
MQ-064 1,00
DE BANCADA
MQ-065 COMPRESOR 1,00
MQ-066 COMPRESOR 1,00
MQ-067 GENERADOR 50 KV 1,00
MQ-068 TALADRO RECTIFICACIÓN ASIENTOS DE VÁLVULAS 1,00
MQ-069 MOTOBOMBA CENTRÍFUGA 1,00
MQ-070 MÁQUINA DE PONER CAMISAS 1,00
MQ-071 TROLLER 1/2 TON PARA TECLE 1,00
MQ-072 MANDRILES DE RECTIFICADORA DE CIGÜEÑALES 1,00
MQ-073 TRANSFORMADOR 45 KV 1,00
MQ-074 PRENSA ROMO 1,00
MQ-075 TECLES ELÉCTRICOS 1,00
MQ-076 MAQUINA DE PRUEBAS HIDROSTÁTICAS 1,00
MQ-077 LIMPIADOR DE INYECTORES 1,00
MQ-078 ELEVADOR AUTOMÁTICO 1,00
MQ-079 HIDROLAVADORA 220/380V 60HZ 1,00
MQ-080 COMPRESOR WEG 2.0 3510 RPM 1,00
MQ-081 BOMBA DE AGUA 3 HP 1,00
MQ-082 TANQUE - TINA 1,00
MQ-083 SOLDADORA ELÉCTRICA 1,00
MQ-084 TALADRO DE PEDESTAL DE 5/8 1,00
MQ-085 ESMERILADORA DE TAPAS DE BIELA 1,00
MQ-086 HORNO ARMADOR DE BIELAS 1,00
MQ-087 RECTIFICADORA DE ASIENTOS DE VÁLVULA 1,00
MQ-088 RECONSTRUCTORA DE BRAZOS DE BIELA 1,00
MQ-089 TORNO TIDA 1,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
85
El archivo contenía valores en cero y con valores negativos, como se aprecia en
las siguientes tablas:
Tabla No. 17
Muestra de Inventarios presentados con valor cero de XYZ S.A.
Grupo PRODUCTOS TRANSITO TALLER Percha Valor
0290* BUJES ÁRBOL CHEVROLET 350 305 327 8CIL Percha20 0,00
13021-03J00 PIÑÓN CIGÜEÑAL NISSAN TB42 PATROL Percha14 0,00
223-308 PIÑÓN ÁRBOL FORD 200 250 6CIL Percha14 0,00
223-397 PIÑÓN CIGÜEÑAL FORD 200 250 6CIL Percha14 0,00
224-41146 BOMBA ACEITE FORD 200 250 Percha18 0,00
4290M30 BANCADA FORD 200 +30 Percha13 0,00
4M8337STD BANCADA SUZUKI G10 FORZA I-II +STD Percha12 15,00
53059447012 PIÑÓN CIGÜEÑAL TOYOTA 20R 22R Percha14 0,00
8427769217890 EMPAQUE MOTOR NISSAN A14 1400 A15 76M(74-85) Percha08 0,00
8427769429859 EMPAQUE MOTOR TOYOTA F LAND CRUIZER 90M(73-
Percha08 0,00
75)
90913-02071 CAUCHOS DE VÁLVULA TOYOTA 2E TERCEL Percha06 2,00
CB1620GPSTD BIELA ISUZU G200 G161 4ZD1 +STD 176,00
E219K-STD* RINES FORD 200 250 PASS 6CIL(3680)+STD Percha16 0,00
EPV1650STD PISTÓN FORD 200 6CIL +STD Percha07 0,00
GL4325 GUÍAS DE VÁLVULA ISUZU 4XC1 Percha10 0,00
GLF3025 GUÍAS DE VÁLVULA NISSAN A12 1200 Percha10 0,00
GLM3028E GUÍAS DE VÁLVULA NISSAN L18 L28(AD-EX) SOBREM Percha10 0,00
GLM4023E GUÍAS DE VÁLVULA TOYOTA F 2F 3F LAND CRUIZER Percha10 0,00
GLM4024E GUÍAS DE VÁLVULA TOYOTA F 2F 3F LAND CRUIZER Percha10 0,00
GLM4075E GUÍAS DE VÁLVULA MAZDA E5 1500 SOBREMEDIDA Percha10 0,00
GLM4076E GUÍAS DE VÁLVULA MAZDA E5 E3 SOBREMEDIDA Percha10 0,00
GLM4165 GUÍAS DE VÁLVULA MITSUBISHI 4D30 4D31(EX) Percha10 0,00
I1584STD VÁLVULA FORD 200 250 (EX)+STD Percha11 0,00
M171H1.50 BANCADA ISUZU G200 G161Z G180 G161Z+60 Percha12 0,00
M59520 BANCADA SUZUKI G10 FORZA I-II +20 Percha12 1,00
MS1007G050 BANCADA TOYOTA F LAND CRUIZER+20 Percha12 0,00
MS1007GP30 BANCADA TOYOTA F LAND CRUIZER+30 Percha12 2,00
MS2403ASTD BANCADA SUZUKI G10 FORZA I-II +STD Percha12 42,00
P71620 PISTÓN FORD 200 6CIL +20 Percha07 12,00
P71640 PISTÓN FORD 200 6CIL +40 Percha07 6,00
R031A050 BIELA TOYOTA 3F LAND CRUIZER+20 Percha03 0,00
R51410 BIELA ISUZU G200 G161 4ZD1 +10 4,00
R514STD BIELA ISUZU G200 G161 4ZD1 +STD 8,00
R655ASTD BIELA SUZUKI G10 FORZA I-II +STD Percha03 0,00
S650-M PIÑÓN ÁRBOL FORD 4.0L EXPLORER Percha14 0,00
S821-M PIÑÓN CIGÜEÑAL FORD 4.0L EXPLOR Percha14 0,00
SWT20045025 RINES MAZDA E3 1300 77M+10 RG Percha02 0,00
T92020 PISTÓN TOYOTA F-020 Percha01 0,00
V1983-STD VÁLVULA FORD 200-250- 6CLI EX +STD Percha11 0,00
VE0180125 VÁLVULA RENAULT MEGAN CILO SCENIC 1.6 EX Percha11 8,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
86
Tabla No. 18
Muestra de Inventarios presentados con valor negativo de XYZ S.A.
Grupo SERVICIOS Percha Valor
1.1 RECTIFICACIÓN CILINDROS -23,00
1.1.4 RECTIFICACIÓN DE CILINDROS 4 CILINDROS -894,00
1.1.6 RECTIFICACIÓN DE CILINDROS 6 CILINDROS -95,00
1.1.8 RECTIFICACIÓN DE CILINDROS 8 CILINDROS -32,00
1.10 RECTIFICAR ALOJAMIENTO DE BANCADA RELLENADO -5,00
1.11 RELLENAR ALOJAMIENTO DE MEDIA LUNA -25,00
1.12 RECTIFICAR ALOJAMIENTO DE 1/2 LUNA RELLENADO C/U -28,00
1.13 CAMBIO DE BUJES C/U -538,00
1.14 RECTIFICAR BUJE -4,00
1.15 CEPILLAR BLOCK C/CIL -429,00
1.15.4 CEPILLAR BLOCK 4/CIL -17,00
.15.6 CEPILLAR BLOCK 6/CIL -3,00
1.16.4 ASENTAR BANCADA Y BIELA SUMAR PLASTIGAJE Y AZUL 4C -1063,00
1.16.6 ASENTAR BANCADA Y BIELA SUMAR -138,00
1.16.8 ASENTAR BANCADA Y BIELA SUMAR PLASTIGAJE Y AZUL 8C -55,00
1.17.4 ASENTAR BANCADA BIELA(TROOP W Y SIMILAR+PG-35V 4CI -3,00
1.18.4 ASENTAR BANCADA O BIELA +PG-35V 4/CIL -17,00
1.18.6 ASENTAR BANCADA O BIELA +PG-35V 6/CIL -2,00
1.18.8 ASENTAR BANCADA O BIELA +PG-35V 8/CIL -2,00
1.19.4 DIAGNOSTICO DE CILINDROS 4/CIL -6,00
1.19.6 DIAGNOSTICO DE CILINDROS 6/CIL -2,00
1.2 ENCAMISAR CILINDROS SIN RECTIFICAR/SUMAR RECT. -59,00
1.2.4 ENCAMISAR CILINDROS SIN RECTIFICAR/SUMAR RECT. 4CI -212,00
1.2.6 ENCAMISAR CILINDROS SIN RECTIFICAR/SUMAR RECT. 6CI -31,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
87
Los valores de las cuentas de inventarios presentan los siguientes resultados:
Tabla No. 19
Costo del Inventario de XYZ S.A.
INVENTARIO PROVEEDORA AUTOMOTRIZ SACI
CÓDIGO DETALLE UBICACIÓN SALDO
Grupo: REPUESTOS BODEGA ALMACÉN 143.259,00
Grupo: LUBRICANTES -ELF- 20.134,00
Grupo: COSTO PINACOTECA 74,00
Grupo: INVENTARIO SUMINISTROS TALLER 5.696,00
Grupo: ODC 337,00
Grupo: PRODUCTOS TRANSITO TALLER 276,00
Grupo: PEDIDO TOTAL-COL-16-M-KGM-2013 12,00
Grupo: PEDIDO-TOTAL-COL-14-T-2012 8,00
Grupo: INVENTARIO ADITIVO DIESEL 1.514,00
Grupo: INVENTARIO ADITIVO GASOLINA 2.553,00
Grupo: PEDIDO TOTAL-COL-15-M-KGM-2012 14,00
Grupo: PED-CENTRIF-10-T-2013 6,00
Grupo: PED. TOTAL-COL-17-M-MX-2013 17,00
Grupo: PED. TOTAL-COL-18-M-CH-2013 13,00
Grupo: PED. LAGZ-12-T-2013 8,00
Grupo: PED. LAV-23-T-2013 10,00
Grupo: PED. TOTAL-COL-19-M-KGM-2013 11,00
Grupo: CALBER-01-A-2013 13,00
Grupo: PED. TOTAL-COL-20-M-KGM-2014 12,00
Grupo: PED. TOTAL-COL-21-M-MX-2014 12,00
TOTAL $ 173.979,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
Se puede apreciar en la tabla superior, que el valor de la suma del inventario
tiene una diferencia importante frente al valor presentado en el informe de
auditoría de la empresa del año 2013.
El valor más importante dentro de este grupo, es el de repuestos de bodega,
casi con un 83% del valor total de los inventarios.
Adicionalmente, se observa también que el inventario presenta valores
redondeados, lo cual es inusual, se puede apreciar esto en una muestra del
mismo.
88
Tabla No. 20
Valores presentados de una muestra del inventario de XYZ S.A.
Grupo: LUBRICANTES -ELF- 20.134,00
112681 MOLDOL DESMOLDANTE DE CAUCHOS Percha17 1,00
151510 QUARTZ INEO ECS 5W30 C4B1GL Percha17 69,00
154012 GRAPHOLIA TX 15W40 CI-4 / SL C4B1GL (N) Percha17 46,00
154013 RUBIA TIR 7400 15W40 DIESEL B9.5L (N) Percha17 9,00
154015 GRAPHOLIA TX 15W40 T208L (N) Percha17 2,00
155877 GO KART HTX 909 (C18BX1L) Percha17 535,00
158984 LONGEVIA BZV ECO 75W80 CANECA Percha17 24,00
15W40R RUBIA TIR 7400 15W40 DIESEL CI4/SL T208L Percha17 1,00
164856 TRANSMISIÓN XS FE 75W80 (T208L) Percha17 2,00
164857 TRANSMISIÓN XS FE 75W80 CANECA Percha17 137,00
166252 QUARTZ INEO ECS 5W30 C18B1L Percha17 422,00
169462 LIQUIDO DE FRENOS BF 12 DOT3 T208L Percha17 31,00
169507 LACTUCA SOLUBLE 4000 CANECA Percha17 54,00
169522 TRANSMATIC D3ATF (C12BX1L) Percha17 413,00
169611 PRESTI CARR 10W30 SL (C12BX1L) ELF Percha17 426,00
169614 PRESTI CARR 10W30 SL (T208L) Percha17 64,00
169622 PRESTI CARR 20W50 SL (C4BX5L) Percha17 14,00
169703 AZOLLA ZS46 TOT MX (HIDRÁULICO) (CANECA) Percha17 31,00
170995 TRANSGEAR 80W90 (12BX1L) Percha17 242,00
171038 MOLIGRAF 15W50 F1 C12BX1L (I) ELF Percha17 304,00
171039 MOTO 4T 20W50 (C12BX1L) Percha17 21,00
171065 PRESTI CARR 20W50 SL (C12BX1L) Percha17 8,00
171224 TRANSMISIÓN 75W90 (T200L) Percha17 123,00
171308 PRESTI CARR 10W30 SL (C4BX5L) Percha17 1.042,00
174614 GRAPHOLIA TX 15W40 CI-4 / SL C12BX1L (I) ELF Percha17 1.667,00
174749 RACING 5W30 SM & POWER (C4BX1L) Percha17 453,00
178924 QUARTZ 5000 SN 10W30 C12BX1L (I) Percha17 837,00
182434 CLASSIC SL 20W50 T208LTS (I) Percha17 2,00
182466 GRAPHOLIA TX 15W40 CI-4 / SL B5GLN (i) Percha17 1,00
182473 CLASSIC SL 20W50 C12BX1L (I) Percha17 602,00
182531 MOLIGRAF 15W50 F1 C12BX1L (I) TOTAL Percha17 1.121,00
182585 PRESTI GRADE SM 20W50 C4B1GL) ELF Percha17 1.896,00
182586 PRESTI GRADE SM 20W50 C18B1L ELF Percha17 227,00
182593 PRESTI GRADE SM 15W40 C4B1GL ELF Percha17 704,00
182594 PRESTI GRADE SM 15W40 C18B1L ELF Percha17 142,00
182849 MOLIGRAF F1 15W50 SL 4B1GL (I) TOTAL Percha17 2.265,00
187267 QUARTZ 5000 SN 10W30 C4BX1GL (I) Percha17 405,00
210 LIMPIA INYECTORES UNIVERSAL Percha17 10,00
2THP MOTO 2T HP ECO SYNTHETIC-FORTIFIED Percha17 2,00
4T205011 MOTO 4T 20W50 (C18BX1L) Percha17 451,00
6049C16K GRASA SPECIS 6049 CANECA 16KG Percha17 5,00
6049C4K GRASA SPECIS 6049 BALDE 4KG Percha17 27,00
80W90C TRANSGEAR HD 80W90 CANECA Percha17 1,00
85W140 TRANSGEAR 85W140 C12X1LT Percha17 2,00
CLSL205012 CLASSIC SL 20W50 C4B1GL (N) Percha17 7,00
DOT3U LIQUIDO FRENOS DOT3 (FRENOS HIDRÁULICOS) Percha17 1,00
DOT4 LIQUIDO FRENOS DOT4 (FRENOS HIDRÁULICOS) Percha17 21,00
EFRI24 REFRIGERANTE ANT ORGÁNICO C12X1LT) Percha17 115,00
FLH3000011 FLUIDE H3 C18X1LT (N) TRANSMISIÓN AUTOMÁTICA D/HIDRAULICA Percha17 165,00
GCH05K GRASA CHASIS & EQUIPOS AGRLAS (C24X1LB) Percha17 1.923,00
L8500X1G SHAMPOO CERA 1GLN Percha17 86,00
QTZ5103011 QUARTZ 5000 SN FUT.XT 10W30 C18BX1L (N) Percha17 1.471,00
QTZ5103012 QUARTZ 5000 SN FUT.XT 10W30 C4B1GL (N) Percha17 109,00
QTZ5103015 QUARTZ 5000 FUT.XT 10W30 T208L Percha17 1,00
QTZ5205011 QUARTZ 5000 SN 20W50 C18B1L (N) Percha17 249,00
QTZ5205012 QUARTZ 5000 SN 20W50 C4B1GL (N) Percha17 142,00
RF1GLN REFRIGERANTE LUBRIFRESTON VERDE 1GLN Percha17 17,00
RLR1GLN REFRIGERANTE LUBRIFRESTON ROJO 1GLN Percha17 11,00
RT64154014 RUBIA TIR 6400 15W40 CH-4/SJ B5GL (N) Percha17 15,00
RT74154014 RUBIA TIR 7400 15W40 CI-4/SL B5GLN (N) Percha17 49,00
RT79154014 RUBIA TIR 7900 15W40 CJ-4/SM B19L (N) Percha17 111,00
RTX154013 GRAPHOLIA TX 15W40 CI-4 / SL B2.5L (N) Percha17 5,00
RTX154014 GRAPHOLIA TX 15W40 CI-4 / SL B5GLN (N) Percha17 5,00
RUBS004014 RUBIA S40 C-SF B5GLN (N) Percha17 12,00
TRTC014011 TRANSTEC 140 C18B1L (N) Percha17 378,00
TRTM809012 TRANSMISSION TM 80W90 C4X1GLN (N) Percha17 2,00
TRTM851411 TRANSMISSION TM 85W140 C18B1L (N) Percha17 395,00
TRTM851414 TRANSMISSION 85W140 C4X1GLN (N) Percha17 3,00
Fuente: Empresa XYZ S.A.
Elaborado por: Salomé Solís
89
El inventario presentado por Empresa XYZ S.A. no contiene cantidades sino
únicamente valores del costo del inventario.
3.1.3 Valor Neto Realizable
La empresa realiza esta comparación únicamente al final del año, acotando
además que los precios de estos productos siempre tienden al alza.
4 PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS
4.1 SOBRE EL MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Manual de control interno de inventarios es un manual administrativo similar a un
manual de procedimientos, que forma parte del sistema de control interno de una
organización. Este tipo de manuales son documentos que recopilan información
sobre la forma más acertada y adecuada para realizar determinados procedimientos,
luego de que estos hayan sido identificados y analizados y por supuesto se adicionan
los controles internos que deben llevarse a cabo en dicho procedimiento.
El análisis puede dar como consecuencia que determinados pasos del procedimiento
objeto de estudio e inclusive el procedimiento en su totalidad, sea eliminado,
combinado con otro, cambiado, mejorado o mantenido en su forma original.
El objetivo de este tipo de manuales es organizar y dar lineamientos sistemáticos
sobre los procedimientos de control interno aplicables en los diversos procesos
dentro de una organización. Existen manuales que abarcan varias áreas de una
empresa y otros que se focalizan en un procedimiento o proceso determinado.
Un manual de control interno contiene las siguientes partes: Identificación, índice,
introducción, generalidades del manual, desarrollo de los procedimientos. Algunos
91
de estos manuales de control interno se basan en distintos métodos de control
interno, como por ejemplo el método COSO-ERM.
4.2 SOBRE EL CONTROL INTERNO
La información recopilada del libro “Los nuevos informes del control interno”,
presenta la siguiente definición de control interno:
Un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y los demás
empleados de una entidad, diseñado para proporcionar un grado de seguridad
razonable con respecto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
Cuando un sistema de control interno cumple unos criterios específicos se puede
considerar eficaz. (Los nuevos conceptos del control interno, informe Coso,
Glosario, p. 166).
El control interno tiene varios componentes y son los siguientes:
Ambiente de control: Se refiere a la forma en que la organización asimila el control
interno, su comportamiento y forma de actuar en relación al control.
92
Evaluación de riesgos: En este componente se determinan y analizan los riesgos a
los que se enfrenta la organización, también se proponen estrategias para su
tratamiento.
Actividades de control: Son todas las actividades realizadas y determinadas por las
autoridades para detectar y prevenir los riesgos.
Sistema de información y comunicación: “está constituido por lo métodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
técnicas, administrativas y financieras de una entidad.” (Controlaría General del
Estado, p. 132)
Seguimiento: El sistema de control interno se evalúa de forma periódico para
establecer su valía.
Estas definiciones están basadas en el método COSO-ERM, establecido en los
Estados Unidos, debido a situaciones fraudulentas en ese país por lo que derivado de
esto, se trató de unificar criterios y salvaguardar de cierta forma los intereses de
muchos clientes de empresas que sufrieron estafas por parte de varias empresas,
obligando a las empresas y organización a que apliquen el control interno.
Es justamente en este aspecto, que un manual de procedimientos se diferencia de un
manual de control interno, ya que el segundo, fija justamente lineamientos que
permitan un control que se ajusta a las necesidades de la empresa y las cuales deben
ser fijadas por la alta dirección.
93
Luego de esta pequeña introducción y siguiendo la estructura sugerida, se procederá
a elaborar el Manual de control interno de inventarios para la Empresa XYZ S.A.
4.3 MANUAL DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
XYZ S.A.
IDENTIFICACIÓN
La identificación constituye la portada del Manual, el cual sería el siguiente:
Gráfico No. 44
Portada de Manual de Control Interno de Inventarios propuesto
Empresa XYZ S.A.
Manual de control
interno de Inventarios
Propuesto por: Salomé
Quito - 2014
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
GENERALIDADES SOBRE EL MANUAL
OBJETIVOS DEL MANUAL
Mejorar los procesos existentes en el manejo de inventarios para lograr
eficiencia y eficacia en su gestión.
94
Establecer indicadores que coadyuven a establecer una adecuada
administración de los inventarios.
Determinar procedimientos de control interno en los procesos internos de
manejo de inventarios dentro de la Empresa XYZ S.A. para salvaguardar los
recursos de la empresa.
Reducir los riesgos derivados del manejo de inventarios para su identificación
y tratamiento oportuna a través de la aplicación de actividades de control.
NORMAS DEL MANUAL
El personal debe acatar los procedimientos definidos para cada una de las
actividades para un adecuado manejo de inventarios.
Los formatos propuestos deben aplicarse para la identificación de posibles
riesgos en el área y la propuesta de acciones preventivas o correctivas.
Se deben efectuar un monitoreo periódico a las actividades realizadas por las
personas que realizan la administración de los inventarios.
ALCANCE DEL MANUAL
El diseño de este manual está dirigido a todas las personas relacionadas al control
interno de la Empresa XYZ S.A. en el área de inventarios.
95
PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL
Los procedimientos establecidos en este Manual se derivan de la investigación
realizada en cado uno de los procesos en el manejo de inventarios, algunos de ellos
han sido mejorados o modificados.
Se han establecido también procedimientos para control interno para en las
actividades que se efectúan en la administración e inventarios.
FLUJOGRAMAS DEL MANUAL
Cada uno de los procedimientos establecidos en el Manual tiene un flujograma que
permite visualizar y entender los planteamientos realizados en este documento.
FORMATOS DEL MANUAL
Los formatos diseñados permitirán un control interno adecuado en el manejo de
inventarios y eficiencia en sus actividades.
96
4.4 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS
Tabla No. 21
Procedimiento para adquisición de inventarios para Empresa XYZ S.A.
MCI - P2014-001
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisición de inventarios
RESPONSABLES: Jefe del área - bodegueros - asistente contable/encargado de compras
ALCANCE:
Este procedimiento abarca desde el reconocimiento de faltantes de inventarios hasta el pedido realizado al proveedor
para la adquisición.
PROCEDIMIENTO:
1. Identificar el faltante de inventario a través de su revisión en el sistema y físicamente.
2. Verificar la información a través del mínimo y máximo del stock establecido en la empresa.
3. Generar una orden de compra o de pedido.
4. Aprobar la orden de pedido por el jefe inmediato superior.
5. Entregar la orden de pedido en contabilidad para su procesamiento y gestión de compra, ya sea nacional o
importada.
6. El asistente contable encargado de las compras debe receptar la orden de compra, si se trata de una importación
debe enviarse esta orden al Dpto. encargado de realizar las importaciones vía mail adjunta la orden de compra
escaneada.
7. Si se trata de compras nacionales, el encargado de compras debe solicitar al menos dos cotizaciones del producto a
comprar, las cuales deben ser de diferentes proveedores pero con los mismos productos en marcas y características
para poder realizar comparaciones.
8. Presentar un cuadro comparativo de precios al contador o jefe inmediato superior.
9. Escoger el mejor precio y condiciones.
10. Realizar el pedido correspondiente.
POLÍTICAS:
1. Las compras de inventarios serán realizadas por una persona ajena a la bodega o a las personas que tienen a su
cargo el inventario físico de la empresa.
2. Las compras se realizarán únicamente con la presentación de la orden de pedido o de compra generada en la
bodega debidamente firmadas.
3. Las órdenes de compra o de pedido deben ser pre-numeradas y con una copia.
4. El original de la orden de compra se queda en el departamento contable o con el encargado de compras.
5. La copia de la orden de compra se queda en bodega con la firma de recepción del departamento contable o del
encargado de compras.
6. Si se requiere de una importación, la orden de compra o de pedido debe ser comunicada por parte del departamento
contable o del encargado de compras a la persona que realiza las importaciones vía mail con copia a la bodega y a
los jefes de área, adjuntando la orden emitida.
7. Las órdenes de compra o de pedido deben estar debidamente archivadas en cada una de las áreas.
8. Es obligatorio la presentación de al menos dos cotizaciones.
9. Se utilizará una hoja de comparaciones para elección del proveedor para realizar la compra, la cual debe tener dos
firmas: elaborado y aprobado.
10. Debe existir el archivo de la hoja de comparaciones y las cotizaciones adjunta a la orden de pedido.
CONTROL INTERNO:
1. Revisar la designación, el nombramiento o el contrato de la persona asignada para realizar el proceso de compras o
adquisiciones.
2. Verificar el archivo de las órdenes de compra o de pedido, hoja de comparaciones y cotizaciones realizadas.
3. Revisar las firmas de solicitud y de aprobación en las órdenes de compra emitidas.
4. Comprobar la ejecución del proceso con las órdenes de compra que el encargado de compras posea al momento del
control.
5. Comprobar la verificación de existencias y de emisión de la orden en bodega en el momento en que se ejecute el
control.
Elaborado por: Salomé Solís
Revisado por: Director de Tesis
Aprobado por: Empresa XYZ
Fecha de actualización: sept.-14
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
4.4.1 Flujograma del proceso de adquisición de inventarios
Gráfico No. 45
Flujograma del proceso de adquisición de inventario de Empresa XYZ S.A.
FLUJOGRAMA PROCESO DE ADQUISICIÓN DE INVENTARIO
COMERCIALIZACION
ENVIO VIA MAIL REALIZAR LA
DE ORDEN DE IMPORTACIÓN
COMPRA
no
97
CONTABILIDAD
si
COMPRAS O
PROCESAMIENTO O
¿Es compra SOLICITAR DOS HACER CUADRO ELEGIR HACER EL
GESTION DE LA
nacional? COTIZACIONES COMPARATIVO PROVEEDOR PEDIDO
ORDEN
REVISION EN EL si
GENERAR APROBACIÓN DE
SISTEMA Y
¿Es necesario ORDEN DE ORDEN DE
INICIO FÍSICO DEL
comprar? PEDIDO COMPRA POR
INVENTARIO Y
JEFATURA
BODEGA
DE MÁX Y MIN
no
FIN
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
98
4.4.2 Formatos
Para un control interno adecuado y para la correcta realización del proceso de
adquisición de inventarios se crearon tres formatos, siendo los siguientes:
Formato de orden de compra o de pedido
Formato de hoja de comparaciones para elección de proveedor
Formato de control interno de inventarios
99
A continuación se detallan los formatos propuestos.
4.4.2.1 Formato de orden de compra o de pedido
Gráfico No. 46
Formato para orden de compra
EMPRESA XYZ
O RDEN DE CO MPRA
NO .
FECHA DE SO LICITUD:
PRO DUC TO EXISTENTE STO CK EXISTENTE
PRO DUC TO NUEVO
MO TIVO DE LA
CÓ DIGO DE BO DEGA C ANT DESCRIPCIÓ N NO MBRE MARCA
SO LICITUD
SO LICITADO PO R: REC IBIDO PO R:
FIRMA FIRMA
APRO BADO PO R:
FIRMA
2014-08
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
100
4.4.2.2 Formato de hoja de comparaciones para elección de proveedor
Tabla No. 22
Formato de hoja de comparaciones
EMPRESA XYZ S.A.
HOJA DE COMPARACIONES PARA ELECCIÓN DE PROVEEDOR
PROVEEDOR 1:
PROVEEDOR 2:
PRODUCTO PRECIO 1 - PROV 1 PRECIO 2 - PROV 2
PROVEEDOR SELECCIONADO: 1ó2
ELABORADO POR: APROBADO POR:
FIRMA FIRMA
NOMBRE: NOMBRE:
2014-08
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
101
4.4.2.3 Formato de control interno del proceso de adquisición de inventarios
Tabla No. 23
Formato de cuestionario de control interno para el proceso de
adquisición de inventarios
NO. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SI NO RIESGO
¿Existe el contrato o el nombramiento de la persona
1 Medio
encargada del proceso de compras de inventario?
¿Existe el archivo de las órdenes de compra con el adjunto
2 Alto
de la hoja de comparaciones y cotizaciones realizadas?
3 ¿Existe orden en el archivo? Medio
¿Las órdenes de compra están firmadas en todos sus
4 Alto
niveles de aprobación?
¿Las hojas de comparaciones están firmadas en todos sus
5 Alto
niveles de aprobación?
¿Se cumple con los procesos en bodega para solicitar una
6 Alto
adquisición o compra?
¿Se cumple con los procesos en el dpto. de compras para
7 Alto
gestionar una adquisición?
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
102
4.5 PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Tabla No. 24
Procedimiento de selección de proveedores de Empresa XYZ S.A.
MCI - P2014-002
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de proveedores
Asistente contable/encargado de compras -
RESPONSABLES: Contador/Jefe inmediato superior
ALCANCE:
Este procedimiento abarca la selección del proveedor previo la solicitud de la cotización
respectiva para compras nacionales.
PROCEDIMIENTO:
1. Identificar los posibles candidatos que cumplan con los requisitos para ser proveedor de la
empresa XYZ.
2. Contactarse con el proveedor potencial para solicitar requisitos y llenar la información
pertinente.
3. Llenar la información de calificación de proveedor.
4. Aprobar la hoja de calificación de proveedor.
5. Ingresar al proveedor al registro de proveedores calificado.
6. Si el proveedor ya tiene más de un año calificado, proceder a realizar la revisión anual de su
situación.
POLÍTICAS:
1. Una vez calificado el proveedor, estará calificado como tal por un periodo de un año.
2. Se llevará un registro de los proveedores calificados.
3. Se archivarán las hojas de calificación de proveedor realizadas.
4. Se realizará una revisión anual de los proveedores.
5. Se requiere un nivel de aprobación para la calificación de proveedor, esto es del contador o
del jefe inmediato superior del encargado de compras.
CONTROL INTERNO:
1. Revisar el archivo digital del registro de proveedores calificados.
2. Verificar el archivo de las hojas de calificación de proveedor.
3. Revisar las firmas de elaborado y de aprobado en las hojas de calificación de proveedor.
4. Comprobar la ejecución del procedimiento de selección de proveedor, escogiendo diferentes
procesos de compras y verificando que los proveedores a los que solicitó la cotización sean
calificados o seleccionados previamente.
5. Determinar si se realizó la revisión anual de proveedores a través de la existencia del uso del
formato de revisión anual de proveedores.
Elaborado por: Personal de bodega
Aprobado por: Jefe encargado
Fecha de actualización: Sept.-14
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
103
4.5.1 Flujograma del proceso de selección de proveedores
Gráfico No. 47
Flujograma del proceso de selección de proveedores de Empresa XYZ S.A.
INICIO
DETERMINAR
POSIBLES
CANDIDATOS
PARA SER
PROVEEDOR
CONTACTARSE
CON
PROVEEDOR
REVISAR LA
SITUACIÓN DEL
PROVEEDOR DE
INGRESAR FORMA ANUAL
INFORMACIÓN
EN LA HOJA DE
CALIFICACIÓN
HOJA DE NO
¿El proveedor tiene
CALIFICACIÓN FIN
más de un año?
DE PROVEEDOR
SI
INGRESO DEL
APROBACIÓN DE PROVEEDOR EN
LA HOJA DE EL REGISTRO
CALIFICACIÓN DE
PROVEEDORES
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
104
4.5.2 Formatos
Se ha determinado el uso de los siguientes formatos en el proceso de selección
de proveedor, los cuales son:
Formato de hoja de calificación de proveedor
Registro de proveedores de calificados
Revisión anual de proveedor
Formato de control interno
105
4.5.2.1 Formato de hoja de calificación de proveedor
Gráfico No. 48
Formato de hoja de calificación de proveedor
EMPRESA XYZ
HOJA DE CALIFICACIÓN DE PROVEEDOR
Requisitos:
- Certificado de obligaciones patronales IESS
- Documento de estado tributario de la empresa
- Dos certificaciones de ser proveedor en empresas ecuatorianas
- Tener al menos un año de vida jurídica
NOMBRE DE LA EMPRESA
PROVEEDORA:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
REPRESENTANTE LEGAL:
ACTIVIDAD ECONÓMICA:
PRODUCTOS QUE OFERTA:
Calificación:
1. Certificado de obligaciones patronales IESS
2. Estado tributario limpio
3. Certificaciones de ser proveedor
4. Documento que evidencia un año o más de vida jurídica
5. Califica como proveedor
ELABORADO POR: APROBADO POR:
FIRMA FIRMA
NOMBRE: NOMBRE:
2014-08
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
106
4.5.2.2 Formato de registro de proveedores calificados
Gráfico No. 49
Formato de registro de proveedores calificados
FECHA DE APROBACIÓN NOMBRE DE PRODUCTOS
COMO PROVEEDOR LA EMPRESA QUE OFERTA
2014-08
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
107
4.5.2.3 Formato de revisión anual de proveedores calificados
Gráfico No. 50
Formato de revisión anual de proveedores calificados
EMPRESA XYZ
HOJA DE CALIFICACIÓN DE PROVEEDOR
Requisitos:
- Certificado de obligaciones patronales IESS
- Documento de estado tributario de la empresa
Actualización de datos:
NOMBRE DE LA EMPRESA
PROVEEDORA:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
REPRESENTANTE LEGAL:
ACTIVIDAD ECONÓMICA:
PRODUCTOS QUE OFERTA:
Calificación:
1. Certificado de obligaciones patronales IESS
2. Estado tributario limpio
3. El servicio prestado ha sido óptimo
4. Los productos han llegado a tiempo y sin novedades
5. Califica nuevamente como proveedor
ELABORADO POR: APROBADO POR:
FIRMA FIRMA
NOMBRE: NOMBRE:
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
108
4.5.2.4 Formato de control interno
Tabla No. 25
Cuestionario de control interno del proceso de selección de
proveedor
NO. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SI NO RIESGO
¿El archivo digital del registro de proveedores calificados
1 está debidamente actualizado? Bajo
2 ¿Existe el archivo de las hojas de calificación de proveedor? Alto
3 ¿Las hojas de calificación de proveedor están firmadas? Alto
4 ¿Existe algún proceso de compras pendiente? Medio
¿El proveedor del proceso de compras pendiente se
5 encuentra calificado? Alto
6 ¿Existe alguna revisión anual de proveedor realizada? Medio
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
109
4.6 ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS
4.6.1 Entradas de inventarios
Tabla No. 26
Procedimiento de entradas del inventario de Empresa XYZ S.A.
MCI - P2014-003
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entradas del inventario
RESPONSABLES: Jefe de bodega/ Asistente
ALCANCE:
Este procedimiento abarca desde la recepción de la factura y los productos
solicitados hasta la entrega de documentos de compra a contabilidad.
PROCEDIMIENTO:
1. Los responsables de bodega, deben receptar la factura o documento de
importación.
2. Recibir los productos que detalle la factura o documento de importación y
ordenarlos provisionalmente en el espacio físico designado.
3. Verificar las especificaciones de los productos versus el documento de compra.
4. Preparar la hoja digital de ingreso a bodega en la que se asignará el código para
ingreso al sistema y las observaciones presentadas en la verificación.
5. Crear los códigos de barra respectivos.
6. Enviar el mail para aprobación de los códigos creados.
7. Imprimir los adhesivos con los códigos de barras.
8. Colocar el adhesivo del código de barras correspondiente.
9. Colocar los productos codificados en el respectivo lugar.
10. Entregar la factura o documento de importación al departamento contable y
quedarse con una copia con la firma de recepción.
POLÍTICAS:
1. La hoja de ingreso a bodega debe ser archivada digital y cronológicamente.
2. La creación de códigos de barras debe ser aprobado por el jefe de bodega.
3. Llevar un archivo de las copias de las facturas o documentos receptados y
posteriormente entregados a contabilidad.
4. Los mails de aprobación de códigos de barras deben ser impresos y archivados.
CONTROL INTERNO:
1. Verificar el cumplimiento del procedimiento de ingreso de inventarios a bodega.
2. Revisar el archivo digital de hojas de ingreso a bodega.
3. Verificar la aprobación de la creación de códigos por el jefe de bodega con la
revisión del archivo de mails.
4. Comprobar el archivo de las copias de las facturas o documentos de importación.
5. Revisar que las facturas tengan su ingreso en el archivo digital.
Elaborado por: Personal de bodega
Aprobado por: Jefe encargado
Fecha de actualización: Sept.-2014
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
110
4.6.2 Flujogramas
Gráfico No. 51
Flujograma del proceso de entradas de inventario
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
111
4.6.3 Formatos
Dentro de este procedimiento, se utilizarán los siguientes formatos:
Formato de archivo digital de ingreso a bodega
Formato de control interno
4.6.3.1 Formato de archivo digital de ingreso a bodega
Tabla No. 27
Formato de hoja de ingreso a bodega
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO CÓDIGO DE
FECHA CANT. DEL PRODUCTO TIPO
ASIGNADO BARRAS
O ARTÍCULO
2014-08
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
112
4.6.3.2 Formato de control interno
Tabla No. 28
Cuestionario de control interno del proceso de entradas de
inventario
NO. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SI NO RIESGO
¿Realiza el procedimiento de entradas de inventario a
1 Medio
bodega a cabalidad?
2 ¿Existe el archivo de las hojas de ingreso a bodega? Alto
3 ¿Se encuentra el archivo de aprobación de códigos? Alto
¿Existe el archivo de las copias de los documentos de
4 Medio
compras?
De la muestra escogida de facturas, ¿todas constan en el
5 Alto
archivo digital?
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
113
4.6.4 Salidas de inventarios
Tabla No. 29
Procedimiento de salidas de inventario de Empresa XYZ S.A.
MCI - P2014-005
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salidas del inventario
RESPONSABLES: Jefe de bodega/ Asistente
ALCANCE:
Este procedimiento abarca desde la recepción de la hoja de requerimiento de
inventario hasta la firma de recepción de la hoja de los productos entregados.
PROCEDIMIENTO:
1. Recepción de la hoja de requerimiento de inventarios por parte del personal de
bodega.
2. Preparación de los productos solicitados.
3. Descargo de los productos a través del uso del sistema de escáner para códigos de
barras
4. Entrega de los productos
5. Firma de la hoja de entrega de inventario
POLÍTICAS:
1. Llevar un archivo de las hojas de requerimiento de inventario
2. Armar un archivo de hojas de entrega de inventario.
CONTROL INTERNO:
1. Confirmar que todos los pedidos realizados tengan su hoja de requerimiento.
2. Verificar la existencia del archivo de entrega de inventario.
3. Comprobar que a todas las hojas de requerimiento les corresponda una hoja de
entrega de inventario.
Elaborado por: Personal de bodega
Aprobado por: Jefe Encargado
Fecha de actualización: Sept.-14
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
114
4.6.5 Flujograma
Gráfico No. 52
Flujograma de salidas de inventario
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
115
4.6.6 Formatos
Los formatos utilizados en el procedimiento de salida de inventarios es la hoja
de requerimiento de inventario, la hoja de entrega de inventario y el formato de
control interno del procedimiento de salida de inventarios, a continuación su
detalle.
4.6.6.1 Hoja de requerimiento de inventario
Gráfico No. 53
Hoja de requerimiento de inventario
FECHA:
ÁREA:
CÓDIGO HOJA DE TRABAJO O
CANT DESCRIPCIÓN
REQUERIDO NO. FACTURA
Ago-14
SOLICITADO POR:
SOLICITUD RECIBIDA POR:
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
116
4.6.6.2 Hoja de entrega de inventario
Tabla No. 30
Hoja de entrega de inventario
FECHA:
ÁREA:
CANT CÓDIGO ENTREGADO
Ago-14
ENTREGADO POR:
PRODUCTOS RECIBIDOS POR:
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
4.6.6.3 Formato de control interno del procedimiento de salida de inventarios
Tabla No. 31
Formato de cuestionario de control interno de proceso de salida de
inventarios
NO. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SI NO RIESGO
¿Existe el archivo de las hojas de requerimiento de
1 Alto
inventarios?
¿Existe el archivo de las hojas de entrega de
2 Alto
inventario?
¿Hay concordancia entre las hojas de requerimiento
3 Alto
de inventario y las hojas de entrega?
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
117
4.7 COMPARACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO CON EL INVENTARIO EN EL
SISTEMA
El contador o jefe de contabilidad de la Empresa XYZ S.A. es la persona que debe
coordinar la realización de la toma física de los inventarios y realizar la conciliación
con el inventario que refleja el sistema correspondiente.
Se debe verificar que las condiciones del sistema sean las siguientes:
1. El sistema contable y el sistema de inventarios deben estar debidamente
interrelacionados, es decir el departamento contable debe tener la información
actualizada de la información que Bodega ingresa, y a tiempo real.
2. Se debe implementar un sistema de código de barras para un mejor manejo de
los inventarios y que se adapte al sistema contable que se maneja en la
empresa.
3. Los inventarios deben ser realizados de forma semestral o cuando el Contador
o la persona encargada de Control Interno estime necesario, pero tal como los
reglamentos lo dictaminan, debe por lo menos ser una vez al año.
Si en el momento del examen, los resultados arrojan diferencias entre el sistema
informático y el inventario físico, entonces se realizarán los ajustes correspondientes.
118
Se pueden presentar novedades relacionadas a esta examinación, es decir pueden
existir sobrantes de inventario y/o faltantes de inventario, luego de determinar estas
diferencias, el departamento contable debe preparar un documento con los resultados
de la constatación física realizada y dar en el caso de faltantes, la baja de los
inventarios preparando un documento notariado.
Posteriormente, los sobrantes y/o faltantes deben ser registrados como ingresos o
gastos en la cuenta de inventarios respectivamente.
La NIC 2, menciona lo siguiente:
Reconocimiento como un gasto
34. Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos
se reconocerá como gasto del periodo en el que se reconozcan los
correspondientes ingresos de operación. El importe de cualquier rebaja de
valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas
en los inventarios, serán reconocidas en el periodo en que ocurra la rebaja o la
pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de
un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en
el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidos como gasto, en el
periodo en que la recuperación del valor tenga lugar.
El siguiente flujograma se muestra el procedimiento de la constatación del inventario
físico.
119
Gráfico No. 54
Flujograma del procedimiento de constatación física del inventario
INICIO
TOMA FÍSICA
DEL INVENTARIO
DETERMINACIÓN DE
DIFERENCIAS
si
DETERMINAR
¿Es sobrante? LAS CAUSAS
DEL SOBRANTE
no
no REALIZAR EL
¿Es faltante? AJUSTE
CONTABLE
si
DETERMINAR FIN
LAS CAUSAS
DEL FALTANTE
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
Si fuera el caso, en el que se diera robos o pérdidas, se deberá tomar acciones para el
cobro de la póliza y se realizará el ajuste correspondiente.
120
4.7.1 Efecto Tributario
4.7.1.1 En caso de faltantes
De forma general se puede apreciar el efecto tributario en caso de
faltantes y/o sobrantes de inventario.
Si se determinan faltantes, y luego de realizar el trámite legal
correspondiente, se procede al ajuste, esto genera un gasto, lo cual
tributariamente afecta reduciendo el monto de los impuestos a pagar, ya
que el gasto es mayor, y este gasto es deducible.
Si existen sobrantes, que son casos excepcionales, generalmente debido a
errores en la codificación de los productos, no hay efecto tributario en el
cálculo del impuesto a la renta a pagar.
Y si no hubiera ni sobrantes ni faltantes, entonces no hay efecto tributario
alguno, ni efecto para el cálculo del anticipo.
La siguiente tabla, muestra un ejemplo del efecto que los faltantes o
sobrantes de inventario generan en los impuestos.
121
Tabla No. 32
Ejemplo del efecto tributario en caso de faltantes/sobrantes
ESTADO SIN SOBRANTES
CUENTA + FALTANTES
NORMAL NI FALTANTES
INGRESOS 100 100 100
EGRESOS 70 75 70
UTILIDAD 30 25 30
23 %IMPUESTOS 6,9 5,75 6,9
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
4.7.1.2 En caso de obsolescencia
La obsolescencia se da luego de diez años de no movilidad o no rotación
de los repuestos, ya que la empresa mantiene en sus perchas durante este
tiempo sus repuestos automotrices, por lo tanto, luego de transcurrido
este tiempo, los repuestos obsoletos son considerados como gasto, y se
procede al ajuste contable.
4.7.1.3 En caso de perdida
La pérdida tiene el mismo tratamiento que los faltantes.
El control interno de este procedimiento se debe realizar ejecutando las
siguientes acciones:
a. Verificar que las constataciones físicas se realicen por lo menos
una vez al año.
122
b. Revisar las actas de resultados encontrados en las constataciones
físicas.
c. Revisar los documentos notariados de las bajas realizadas.
d. Confirmar la afectación contable que se derivan de las diferencias
encontradas.
4.8 ESTABLECER RESPONSABILIDADES AL PERSONAL DE CONTROL DE
BODEGAS
La responsabilidad de control de bodegas se ha establecido a través del análisis de las
funciones de los colaboradores que se relacionan a esta actividad.
El control de las bodegas se da a través de un monitoreo constante a las actividades
que se realizan en esta área, así como también de un adecuado desarrollo de los
procesos realizados en el área.
Es decir, que el control de bodegas, será realizado tanto por parte del personal del
área, como del personal de otros departamentos y cuya obligación es controlar y
monitorear dichas actividades.
123
Gráfico No. 55
Responsabilidad de bodega en la Empresa XYZ S.A.
CONTROL
DE
BODEGA
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
4.8.1 Personal que conforma la bodega
EL personal que conforma la bodega, está integrada por los dos asistente de
bodega o denominados también como “bodegueros”, quienes de forma interna,
deben controlar su área, a través del cumplimiento de cada uno de los procesos
definidos para el manejo de inventarios y del constante seguimiento de las
acciones inherentes a sus actividades.
Es de su responsabilidad lo siguiente:
Acatar los procedimientos establecidos en el presente manual.
Revisar constantemente los archivos con el fin de mantener un archivo
organizado y actualizado.
124
Salvaguardar los procedimientos, documentos e información del área.
Velar por el buen funcionamiento del sistema informático.
Informar de novedades relacionadas al manejo de inventarios que puedan
generar situaciones de riesgo para la empresa.
Exigir la realización de la toma de inventarios en los periodos
establecidos en este manual.
Manejar los estándares de seguridad establecidos en el presente
documento.
4.8.2 Personal de otras áreas ajenas a bodega
Las personas ajenas al área de bodega pero que tienen responsabilidad en su
control, son aquellas que se encargan de la supervisión de la bodega y de
realizar procedimientos en coordinación con la bodega.
Los responsables son el jefe de comercialización, el contador o jefe de
contabilidad, el encargado de compras y la persona o equipo encargado del
control interno.
125
Entre sus responsabilidades se encuentran las siguientes:
Exigir el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el manual,
así como el uso de los formatos especificados.
Realizar los procedimientos tanto operacionales como de control del área
de bodega.
Realizar la toma física del inventario según lo establece el presente
manual.
La verificación del cumplimiento de las responsabilidades mencionadas en este
numeral, se realizará a través del control interno realizado a los procesos
mencionados en este manual.
4.9 CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE BODEGAS EN EL BUEN MANEJO DE
LOS INVENTARIOS
La capacitación de trabajo consiste en impartir conocimientos que mejoren las
habilidades y aptitudes sobre un aspecto o tema específico de los empleados, que
para el presente estudio, debe mejorar el manejo de los inventarios. Existen en el
país varias instituciones que dan este tipo de capacitaciones.
Se sugiere buscar el proveedor de estos servicios que imparta dentro de su plan de
capacitación, temas como los siguientes:
126
Tabla No. 33
Temas sugeridos para capacitación del personal de bodega de XYZ S.A.
TEMAS SUGERIDOS
Conceptos modernos de la administración de bodegas
Estructura y funcionalidad de la bodega
Funciones de los colaboradores de una bodega
Los inventarios y su clasificación
Condiciones adecuadas para el manejo de una bodega
Control de inventarios
Palletización y racks
Indicadores de gestión de la bodega
Seguridad de los inventarios
Programas de medidas
Lotes de compra
Rotación de los inventarios
Toma física de los inventarios
Análisis de las diferencias detectadas en inventarios
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Salomé Solís
Empresas capacitadoras como CEFE e Intelecto, entre otras, realizan este tipo de
cursos, las capacitaciones a realizarse deben ser al menos dos al año.
La comprobación de las capacitaciones recibidas por el personal de la bodega, se
realizará a través de la presentación del respectivo certificado de capacitación, el cual
debe constar en la carpeta del personal relacionado dentro del archivo de recursos
humanos de la empresa.
4.10 SEGURIDAD DE LOS INVENTARIOS
La seguridad de los inventarios involucra dos aspectos básicos, tanto la seguridad
física así como también la seguridad de sus niveles para su correcta administración.
127
4.10.1 Seguridad física
La codificación y el uso de un sistema de código de barras, permite una mejor
administración de los inventarios, lo cual también coadyuva a que los riesgos
por hurtos y robos se minimicen.
Sin embargo, la seguridad física es insuficiente. Ya que hay pisos en donde
conjuntamente se encuentran oficinas y la bodega.
Se debe construir un counter en donde los bodegueros despachen los
inventarios y no dar paso libre a las personas que requieren los inventarios, en
cada uno de los pisos que conforman la bodega.
Adicionalmente, se sugiere contratar los servicios de una aseguradora, que
tenga cobertura para inventarios y resguarde este activo.
La Aseguradora ACE y la Aseguradora del Sur, tiene productos que pueden
satisfacer las necesidades de la Empresa XYZ S.A..
El control interno de las seguridades físicas, se realizarán a través de las
siguientes acciones:
Visita de las instalaciones de la bodega para observar la existencia y las
condiciones de los counters de cada piso.
128
Revisión visual y del funcionamiento del sistema de código de barras.
Comprobación de la existencia de la póliza de seguros contratada para
salvaguardar los inventarios, en donde se revise la fecha de vigencia de la
póliza, las coberturas y el monto de la póliza.
4.10.2 Inventarios de seguridad
Los inventarios de seguridad son los niveles de inventarios que deben
mantenerse en la bodega para que no surja ningún imprevisto o falta de los
mismos, es por eso importante calcular un stock de seguridad mínima y
máxima.
El sistema informático que maneja la empresa debe estar alimentado de
información actual y oportuna, para que arroje los datos de niveles de
seguridad de inventarios, lo cual es calculado de manera automática por el
sistema.
Se debe comprobar la siguiente información en relación al manejo de los
inventarios de seguridad.
a. Confirmar que el sistema informático tenga información actualizada
sobre los movimientos realizados en la bodega.
b. Verificar que los pedidos realizados estén acorde a los niveles de
seguridad determinados en el sistema.
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
Empresa XYZ S.A. tiene cincuenta años de existencia con una vasta experiencia
en la rectificación de partes automotrices y es parte de un importante grupo
empresarial y es considerada como contribuyente especial por el Servicio de
Rentas Internas.
Dentro de la composición del Estado de Situación Financiera de Empresa XYZ
S.A., los inventarios tienen más del 20% del valor total de los activos, lo cual
constituye un rubro importante para la empresa.
La Empresa XYZ S.A. presta servicios de rectificación de partes automotrices, así
como también se dedica a la comercialización de lubricantes, repuestos y aditivos.
En los procesos de rectificación Empresa XYZ S.A. utiliza mercaderías del
inventario, dependiendo del proceso realizado, en varios de ellos no utiliza partes
del inventario, sino únicamente las maquinarias especiales para su realización.
Las personas que trabajan en la bodega clasifican los inventarios de acuerdo a la
función de cada parte, existen códigos del inventario que corresponden a trabajos
especiales, con una codificación especial.
130
La empresa no utiliza el sistema ABC para categorizar sus inventarios, todos sus
inventarios son importantes, la persona encargada de las ventas las categoriza de
acuerdo a las ventas realizadas.
Empresa XYZ S.A. utiliza el sistema LATINIUM para el manejo de sus
inventarios, la información se maneja de forma independiente, no existen
compatibilidad de información del departamento contable y de bodega.
Se maneja un método de valoración al costo y posteriormente el método promedio
de los inventarios y el sistema contable utilizado para el registro es el sistema
perpetuo, que se da en forma automática a través del sistema LATINIUM. El
departamento contable realiza conteos físicos anuales.
Los asistentes de bodega realizan las entradas y salidas del inventario, los ingresos
o entradas la realizan receptando la factura, verifican las partes o productos, las
codifican, las ingresan al sistema y las ordenan. Las salidas se da con la
respectiva hoja de trabajo o factura (comercialización), preparan las partes o
productos y las entregan.
No existen documentos de respaldo de entradas o salidas de bodega.
La Empresa XYZ S.A. mantiene un stock de seguridad de mínimo 2 y máximo 10
productos.
Las compras nacionales son realizadas por los asistentes de bodega con un nivel
de aprobación por parte de gerencia general o el jefe del departamento de
131
comercialización y las importaciones son realizadas por el jefe de
comercialización y su asistente.
Los proveedores nacionales son elegidos por la experiencia o por los mejores
precios y los proveedores extranjeros son elegidos de acuerdo al criterio del jefe
del departamento encargado de las importaciones.
No existen políticas sobre la selección de proveedores y la certificación ISO fue
levantada hace cuatro años.
Existen codificados elementos del activo fijo como parte del inventario, de igual
forma hay cuentas de gastos presentados en el inventario contable, no se
encuentra definido cantidades dentro del inventario presentado.
Existen varios riesgos con el manejo actual de inventarios dentro de la Empresa
XYZ S.A., que implican pérdidas económicas importantes a corto y largo plazo.
El manual de control interno de inventarios pretende mejorar los procesos de las
áreas relacionadas a la gestión de inventarios y establecer controles a los procesos
realizados en la Empresa XYZ S.A.
Se establecieron procedimientos de adquisición de inventarios, de selección de
proveedores, de entradas y salidas de inventarios, de conteo físico y su efecto,
responsabilidades, seguridad de inventarios y de capacitación para el personal
relacionado.
132
No se aplica el valor neto de realización de acuerdo a la NIC 2 y tampoco ha
presentado el estudio del valor neto de realización. Sin embargo la explicación
obtenida por parte de gerencia y de contabilidad es que por experiencia de la
empresa el valor neto de realización siempre es mayor que el costo por tanto no se
produce una desvalorización del inventario aplicando este método.
La empresa no ha presentado un estudio de la obsolescencia de los inventarios ya
que en las bodegas se ven repuestos de 5 años sobre el cual no se ha realizado una
provisión de obsolescencia, la administración de la empresa y contabilidad han
explicado que al tratarse de repuestos automotrices y el ciclo de rectificación de
motores es a partir del año 5 en general, por esto es que mantienen un stock de
inventarios que no se mueven mucho en espera que lleguen vehículos para hacer
la reparación.
5.2 RECOMENDACIONES
Implementar un método común para categorizar a los inventarios para una mejor
administración de sus inventarios y cuya información sea generalizada y
socializada al personal relacionado con inventarios.
Adquirir un sistema de inventarios con códigos de barras para un ágil manejo de
los inventarios.
Interrelacionar el módulo de inventarios vs. el módulo contable con el objeto de
poseer información actualizada útil para un control adecuado de inventarios.
133
Implementar documentos de respaldo para entradas y salidas de inventarios
propuestos en el manual de control interno.
Aplicar los resultados de stock de seguridad que arroja el sistema de inventarios
adquirido, ya que este se calcula de acuerdo al nivel de inventarios mantenido
para cada ítem, y no un solo stock de seguridad como en la actualidad se lo hace.
Las compras deben ser realizadas por personas ajenas a la bodega para mitigar los
riesgos definidos.
Realizar procesos para selección de proveedores adecuados y propuestos en el
manual de control interno.
Realizar los ajustes necesarios en el periodo contable actual sobre las diferencias
del inventario físico e inventario contable.
Es importante la aplicación de todos los procesos tanto de las actividades
normales como de control interno para la mejora de la gestión de inventarios y de
la mitigación de riesgos determinados en la investigación.
De acuerdo a una de las conclusiones planteadas en este capítulo, recomendamos
realizar el estudio de valor neto de realización para tener la certeza del 100% yo
que algún ítem podría determinar que el valor neto realización es menor que el
costo real contabilizado.
134
Se recomienda que se realice un estudio minucioso de determinados ítems que de
pronto no solamente tienen que ser provisionados porque ya los vehículos no
existen en el mercado sino porque su permanencia en el inventario es de 8 a 10
años.
BIBLIOGRAFÍA
1. BERNAL, C. (2006). Metodología de la Investigación, Para administración,
economía, humanidades y ciencias sociales. México: Pearson Education.
2. COOPERS & LYBRAND. (1997). Los nuevos conceptos del control interno,
informe COSO: actividades de control. Madrid: Díaz de Santos S.A.
3. CRECE NEGOCIOS. Criterios de Selección de Proveedores.
[http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccionde-proveedores].
4. FONSECA, O. (2011). Control interno para organizaciones: Visión del control
interno desde un helicóptero. (1ra. Ed.). Lima: Ilco.
5. HORNGREN, C., DATAR, S. & FOSTER, G. (2007). Contabilidad de costos: Valor
neto de realización. (12va. Ed.). México: Pearson Hall.
6. HORNGREN, C., DATAR, S. & RAJAN, M. (2012). Contabilidad de costos: Un
enfoque gerencia. México: Pearson Education.
7. KEAT, P. & YOUNG, P. (2004). La Teoría y la Estimación de Costos. (4ta. Ed.).
México: Prentice Hall.
8. POLIMENI, R., FABOZZI, F. & ADELBERG, A. (1997). Contabilidad de Costos:
Conceptos y Aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. (3ra. Ed.).
Colombia: McGraw-Hill.
9. SALKIND, N. (1999). Métodos de Investigación. México: Prentice Hall.
10. TORRES, A. (2001). Contabilidad de costos: Análisis para la toma de decisiones.
(2da. Ed.). México: McGraw-Hill.
También podría gustarte
- Manual de Gestión de Inventarios SASAún no hay calificacionesManual de Gestión de Inventarios SAS9 páginas
- Manual de Control Interno de InventariosAún no hay calificacionesManual de Control Interno de Inventarios134 páginas
- Mejora del Control de Inventarios en NitroAún no hay calificacionesMejora del Control de Inventarios en Nitro54 páginas
- Control de Inventarios en Parabrisas JMAún no hay calificacionesControl de Inventarios en Parabrisas JM18 páginas
- Control de Inventario en MTDM SASAún no hay calificacionesControl de Inventario en MTDM SAS32 páginas
- Control de Inventario para Rentabilidad en Inflocas C.A.Aún no hay calificacionesControl de Inventario para Rentabilidad en Inflocas C.A.42 páginas
- Control Interno y Manejo de Inventarios en BioxaAún no hay calificacionesControl Interno y Manejo de Inventarios en Bioxa90 páginas
- Estrategias de Inventario para VentasAún no hay calificacionesEstrategias de Inventario para Ventas29 páginas
- Proyecto Practica Profesional IIIAún no hay calificacionesProyecto Practica Profesional III59 páginas
- Propuesta de Control Interno de InventariosAún no hay calificacionesPropuesta de Control Interno de Inventarios114 páginas
- Control Interno de Inventarios en Diesgra C.A.Aún no hay calificacionesControl Interno de Inventarios en Diesgra C.A.101 páginas
- Aprobado Mi Teg A La Espera de La Fecha de Presentacion Joselyn Diaz y Mayerling DiazAún no hay calificacionesAprobado Mi Teg A La Espera de La Fecha de Presentacion Joselyn Diaz y Mayerling Diaz113 páginas
- Propuesta Modelo de Control Interno para Una EmpresaAún no hay calificacionesPropuesta Modelo de Control Interno para Una Empresa85 páginas
- Borrador de Plan de Tesis InventariosAún no hay calificacionesBorrador de Plan de Tesis Inventarios17 páginas
- Manual de Control de Inventario FercomarAún no hay calificacionesManual de Control de Inventario Fercomar12 páginas
- Proceso de Control de Inventarios EfectivoAún no hay calificacionesProceso de Control de Inventarios Efectivo4 páginas
- Manual de Control Interno de InventariosAún no hay calificacionesManual de Control Interno de Inventarios89 páginas
- Control de Inventarios en FerreteríaAún no hay calificacionesControl de Inventarios en Ferretería29 páginas
- Manual de Control de Bodega Minocuar S.A.Aún no hay calificacionesManual de Control de Bodega Minocuar S.A.29 páginas
- Modelo de Control de Inventario en LavanderíaAún no hay calificacionesModelo de Control de Inventario en Lavandería48 páginas
- Mejora de Procesos de Inventario EmpresarialAún no hay calificacionesMejora de Procesos de Inventario Empresarial12 páginas
- Sistema de Control de Inventario JM 2020 C.AAún no hay calificacionesSistema de Control de Inventario JM 2020 C.A8 páginas
- Manual de Control Interno de Activos BimboAún no hay calificacionesManual de Control Interno de Activos Bimbo22 páginas
- Control de Inventarios en IMPRINT LA PAZAún no hay calificacionesControl de Inventarios en IMPRINT LA PAZ13 páginas
- Optimización de Inventarios en Garden PackAún no hay calificacionesOptimización de Inventarios en Garden Pack14 páginas
- Mejora del Control de Inventarios en Access BusAún no hay calificacionesMejora del Control de Inventarios en Access Bus25 páginas
- Control Interno de Inventarios en EmpresasAún no hay calificacionesControl Interno de Inventarios en Empresas178 páginas
- Manual de Control Interno para El Manejo de de Inventario Año 2020100% (2)Manual de Control Interno para El Manejo de de Inventario Año 202095 páginas
- Control de Inventarios en Tableros E.I.R.L.Aún no hay calificacionesControl de Inventarios en Tableros E.I.R.L.61 páginas
- Sistema de Inventario para Textilera ECUTEXTILAún no hay calificacionesSistema de Inventario para Textilera ECUTEXTIL44 páginas
- Control de Inventario en Cines UnidosAún no hay calificacionesControl de Inventario en Cines Unidos112 páginas
- Control de Inventarios bajo NIIF 13Aún no hay calificacionesControl de Inventarios bajo NIIF 1330 páginas
- Mejora de Inventarios en Distribuciones JanerAún no hay calificacionesMejora de Inventarios en Distribuciones Janer5 páginas
- Control de Inventarios en FarmapatriaAún no hay calificacionesControl de Inventarios en Farmapatria74 páginas
- Control de Inventarios en PYMES BabahoyoAún no hay calificacionesControl de Inventarios en PYMES Babahoyo13 páginas
- Propuesta para La Gestión de Inventarios Utilizando Una Metodología de Control Interno en Una Empresa Mype Multimarca, Lima 2022Aún no hay calificacionesPropuesta para La Gestión de Inventarios Utilizando Una Metodología de Control Interno en Una Empresa Mype Multimarca, Lima 2022173 páginas
- Sistema de Control Interno de InventariosAún no hay calificacionesSistema de Control Interno de Inventarios40 páginas
- Control Interno en Gestión de InventariosAún no hay calificacionesControl Interno en Gestión de Inventarios101 páginas
- Mejora del Control de Inventarios FísicosAún no hay calificacionesMejora del Control de Inventarios Físicos9 páginas
- Control Interno de Inventarios en FerreteríaAún no hay calificacionesControl Interno de Inventarios en Ferretería10 páginas
- Control Interno en Inventarios de EUROMOTORAún no hay calificacionesControl Interno en Inventarios de EUROMOTOR76 páginas
- Administración de Inventarios en Empresas100% (1)Administración de Inventarios en Empresas48 páginas
- Auditoría Fiscal 2018: Compañía ModeloAún no hay calificacionesAuditoría Fiscal 2018: Compañía Modelo6 páginas
- Dosificación de Historia 1° Grado 2022-2023Aún no hay calificacionesDosificación de Historia 1° Grado 2022-20234 páginas
- Feminicidio y Violencia de GéneroAún no hay calificacionesFeminicidio y Violencia de Género4 páginas
- Contrato de Arrendamiento de InmuebleAún no hay calificacionesContrato de Arrendamiento de Inmueble3 páginas
- Taller de Nomenclatura ArancelariaAún no hay calificacionesTaller de Nomenclatura Arancelaria4 páginas
- Régimen de Visitas y Pensión AlimentariaAún no hay calificacionesRégimen de Visitas y Pensión Alimentaria6 páginas
- Introduccion de Los Derechos HumanosAún no hay calificacionesIntroduccion de Los Derechos Humanos296 páginas
- Tipos de Contratos Laborales en EspañaAún no hay calificacionesTipos de Contratos Laborales en España2 páginas
- Fases de la Planeación EstratégicaAún no hay calificacionesFases de la Planeación Estratégica20 páginas
- Historia de los Reinos Combatientes y Dinastías ChinasAún no hay calificacionesHistoria de los Reinos Combatientes y Dinastías Chinas4 páginas
- Benificiario Controlador - Proyecto de InvestigaciónAún no hay calificacionesBenificiario Controlador - Proyecto de Investigación20 páginas
- 01 Plano de Existencias-Pre ExistenciasAún no hay calificaciones01 Plano de Existencias-Pre Existencias1 página
- Propiedades y Conceptos de Matemáticas IAún no hay calificacionesPropiedades y Conceptos de Matemáticas I97 páginas
