Libro Diario General
El libro Diario General es uno de los más básicos que se utilizan en contabilidad en el día a día. En
este se registran de forma cronológica todas las operaciones económicas que se realizan en un
negocio para su posterior pase al mayor. Al momento de registrar un asiento contable en el libro
diario es necesario entender qué es lo que vamos a registrar y siempre recordar que la suma de
todos los débitos debe ser igual a la suma de todos los créditos para cumplir con el principio de
partida doble. Esto quiere decir que cada vez que demos un débito a una cuenta, también hay que
darle un crédito por el mismo valor a la otra cuenta afectada.
Partes del libro Diario General:
Fecha de la transacción
Código de la cuenta contable que se está modificando
Nombre de la cuenta y una pequeña explicación
Columna de cuenta auxiliar
Columna del Débito
Columna del Crédito
En una empresa se pueden presentar diferentes tipos de operaciones, unas más complejas que otras,
y es por esta razón que en el libro diario aparecen asientos simples y asientos compuestos. Un
asiento contable es simple cuando solo tiene un débito y un crédito. En cambio un asiento es
compuesto cuando incluye más de un débito y/o más de un crédito. Veamos un ejemplo de esto para
entenderlo mejor…
Ejercicio de asiento compuesto: El día 5 de julio del 2014 la empresa X vende mercancías a un
cliente por el valor de 25,000 pesos. El cliente le paga 5,000 como inicial y acuerdan que le pagará el
resto en 3 meses.
Para realizar el registro de esta operación empezamos anotando la fecha de la transacción,
colocamos el código de la cuenta contable que modificaremos – en este caso Caja, Caja General,
Clientes y Venta de Mercancías, colocamos el nombre de la cuenta y anotamos el valor mencionado
en la columna correspondiente. En la imagen de abajo puedes ver un formato del libro diario
general.
Diferentes tipos de asientos que se registran en el Diario General:
Libro Diario General
Asientos de apertura o balance inicial: Este es el primer asiento de cada período contable. En
este se registran los activos, pasivos y el patrimonio con el que se constituye una empresa. Para que
un negocio empiece a funcionar es necesario contar con ciertos activos como maquinarias, equipo de
transporte, equipo de oficina, etc, y estos pueden ser financiados ya sea con la aportación de los
dueños del negocio (capital) o a través de deudas (pasivos). En el blog puedes ver
algunos ejemplos de balance inicial.
Asientos normales: En el diario se van registrando las operaciones que se realizan en el negocio de
forma cronológica. Esto es de gran importancia ya que si se pasara directamente al mayor se podrían
producir errores muy fácilmente, como puede ser la falta de un débito o un crédito en una cuenta.
Asientos de ajustes: Los negocios tienen una naturaleza dinámica y por ello se hace necesario
mantener actualizados los valores de las cuentas constantemente. Los asientos de ajustes se realizan
ya sea por motivo de la depreciación de los activos fijos, el pago de intereses de una deuda, el gasto
de activos pagados por adelantado, entre otros.
Asientos de cierre: Al finalizar cada período contable es necesario cerrar las cuentas nominales
(ingresos, costos y gastos) pues su valor debe de comenzar en cero para el nuevo ciclo. Además de
las tres cuentas mencionadas anteriormente, se debe de cerrar la cuenta de inventario para reabrir
dicha cuenta con el valor actualizado (inventario final).
Más adelante publicaré más detalladamente sobre los ajustes y los asientos de cierre. Mientras tanto
puedes ir practicando con algunos ejercicios de contabilidad online sobre el Diario General.
¿Qué es un libro diario?
Un libro diario es el registro contable del sistema financiero de tu empresa en el cual se
estructuran todas las operaciones que hagas y que involucren dinero.
Dicho documento se construye de forma cronológica y estipula por periodos de tiempo las
transacciones económicas que llevas a cabo, relacionadas con las actividades principales de tu
negocio.
Además, estas operaciones se contabilizan a través de asientos contables, que vienen a ser
los registros que implican una modificación en las cuentas bancarias de tu negocio.
El método más común para el registro de tus asientos contables en el libro diario se
denomina partida doble y se compone, por lo menos, de dos apuntes: una en el debe y otra
en el haber del asiento, tomando en cuenta que estos dos deben coincidir.
Estas deben ser recogidas a diario en el caso de las empresas grandes, o en períodos no
mayores a un mes si tu empresa es más pequeña o si tiene otro mecanismo contable.
Es necesario agregar que el libro diario contable debe ir ajustado al Código de Comercio de
tu país, puesto que para tener validez debe ser legalizado ante el Registro
Mercantil pertinente, para que así la información suministrada no sea manipulada.
Estructura de un libro diario contable
La composición de un libro diario sirve para observar y estructurar los datos y cuentas
registradas con el fin de ver las ganancias y pérdidas de tu empresa en un determinado
periodo de tiempo.
Cada una de sus partes ayuda a analizar las transacciones que llevas acabo, mejorando
tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades contables.
Para que esto se lleve a cabo, tu libro diario contable debe poseer las siguientes partes:
1. Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tu logo.
Esto, además de ser necesario por motivos de identificación, facilita la credibilidad de que el
documento que presentas es real.
2. Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la transacción.
Esta debe estar especificada según el día, el mes y el año en el que fue ejecutada.
Posteriormente, deben ordenarse de manera cronológica.
Hacer esto es importante para resaltar el valor de tus operaciones y mantener un orden, ya
que a la hora de buscar una transacción, la mejor forma de lograrlo es ubicando cuándo fue
hecha.
3. Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar su nombre, la
cuenta de donde fue debitada o depositada y una pequeña descripción que indique para qué
se estableció esa transacción.
Dicho proceso debe ser breve, pero conciso y dar detalles extras e importantes de las
transacciones.
4. Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado a la
cuenta registrada en el libro mayor.
5. Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De esta
forma, queda claro el principio y el final de lo pagado y debitado en las transacciones.
Parte de esta información debe incluirse en la descripción estipulada en el paso 3, ya que si
existe alguna salvedad o acuerdo es necesario que lo digas.
En este mismo orden de ideas, tus cuentas deben incluir los siguientes asientos:
6. Firma: El encargado del proyecto debe firmar cada transacción estipulada en el libro diario
contable. Así podrás tener un registro de quién estuvo a cargo de las operaciones llevadas a
cabo.
7. Código de la cuenta: En esta columna, debes registrar el código pertinente en el Plan Único
de Cuentas. De esta forma, se le da a cada cliente o prestamista un código de cuenta que debe
manejar hasta que sus procesos en conjunto hayan finalizado.
Dicho esto, tu cuadro debe quedar así:
¿Cómo apuntar en el libro diario contable?
Los asientos colocados en el documento se distribuyen de la siguiente manera:
Asientos de apertura: Estos se registran según los aportes de los socios. Se representa con la
letra A.
Asientos de saldo inicial: Dichas transacciones se hacen de un mes o un período a otro,
delimitando el saldo inicial del próximo período. Por ejemplo, el saldo final del mes de enero
será el importe inicial del mes de febrero. Se representa con las siglas SI.
Asientos de cierre: Se realizan al final de un ejercicio, estipulando las cuentas saldadas. Se
identifica con la letra C.
Asientos simples: Estos tienen una cuenta de cargo y otra de abono.
Asientos compuestos: En estos existe más de una cuenta de cargo o de abono.
¿Qué es la balanza de comprobación?
Conoce en qué consiste la balanza de comprobación y su
importancia para la elaboración de otros estados financieros.
La balanza de comprobación, es un estado financiero que permite comprobar saldos y detectar
fallas en los movimientos y saldos de las cuentas "T", por lo que es la antesala para la elaboración de
otros estados financieros.
Las cuentas “T” son una representación gráfica de los movimientos asociados a cada cuenta
contable. Este tipo de registro nos permite clasificar visualmente los débitos y créditos, y obtener
rápidamente los saldos finales correspondientes.
A continuación, un ejemplo de cuenta “T” para la cuenta 115-01-000: Inventario.
Tal como se puede apreciar, el saldo inicial de la cuenta fueron $ 12.646.634, ocurrió un cargo de
$4.530 y dos abonos por $1.901,31 y $ 504,96, respectivamente. Luego de totalizar cada columna, y
de restar los sub-totales, se obtiene el saldo final de la cuenta, que en este caso es de $ 12.648.757,73.
Dependiendo del tipo de cuenta, estas suman y restan valores en columnas diferentes:
Los activos, los costos y los gastos suman saldos (crecen) en la columna del Deudor (Debe), y restan
saldos (disminuyen) en la columna del Acreedor (Haber).
Los pasivos, los ingresos y el capital suman saldos (crecen) en la columna del Acreedor (Haber), y restan
saldos (disminuyen) en la columna del Deudor (Debe).
Así, la Balanza de Comprobación agrupa los saldos de las cuentas “T” de cada uno de los siguientes
subgrupos de cuentas contables:
Activos circulantes: Caja, bancos, inventarios, anticipo a proveedores, etc.
Activos no circulantes: Maquinaria y equipo, equipo de cómputo, etc.
Pasivos circulantes: Por ejemplo, anticipo de cliente, proveedores e impuestos retenidos.
Pasivos no circulantes: Cuentas por pagar de largo plazo, como hipotecas.
Capital: Capital social, reserva legal…
Ingresos: Ingresos y bonificaciones por ingresos, entre otros.
Costos:Devoluciones, costos de venta.
Gastos: Gastos generales, de venta y de administración.
Finalmente, estos subtotales se trasladan al Balance General, o al Estado de Resultados, según sea el
caso.
Descarga un ejemplo de balanza de comprobación
Descarga este ejemplo de balanza de comprobación que te ayudará a clarificar lo antes
mencionado. Además, podrás utilizar la plantilla de Excel como base para presentar los balances de tu
empresa.
Errores más comunes en la balanza de comprobación
A la hora de elaborar la balanza de comprobación nos podemos enfrentar a los siguientes errores:
Suma incorrecta de movimientos de cuentas que aparecen en el libro mayor.
Registro equivocado de un asiento en el libro diario, sin haber considerado el necesario equilibrio
entre los cargos y abonos.
Errores en el cargo o abono en las cuentas del libro mayor.
Omisión del cargo o el abono en uno o varios asientos del diario.
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¿Que es el Esquema de mayor?
By hector junio 29, 2015 Esquema de mayor 2 Comments
El esquema de mayor es el conjunto de registros donde se describen de forma
cronológica todas y cada una de las transacciones; permite identificar, clasificar y registrar un
elemento o hecho económico realizado.
Es de suma importancia que lleve los siguientes datos:
El titular o nombre de la cuenta: Nombre de la empresa o negocio
Debe o Débito (lado izquierdo de la cuenta) : El Debe, también llamado débito, representa todo lo
que “entra” al negocio o el motivo de por qué salió algo.
Haber o Crédito (lado derecho de la cuenta): representa todo lo que “sale” de la empresa o bien
el motivo de por qué entró algo.
Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber; si la suma de los débitos de una cuenta son
mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si
por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor.
Partes del Esquema de Mayor
Es importante conocer las cuentas básicas de la contabilidad:
Activos: Los activos representan todos lo bienes y derechos que se posee (empresa). pueden ser
físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio. También pueden ser activos intangibles
(una marca).
Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así como
cuando una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se
compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. (es obligación que tiene el
negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo)
Capital: El capital contable son las aportaciones de los propios dueños del negocio, las
aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado (adquieren derecho
sobre los activos de una empresa).
Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades
económicas de la misma.
Costos: Es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que
generará beneficios económicos al negocio.
Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un
producto o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa.
Cuenta Contable
Es el conjunto de registros donde se describen e forma cronológica todas y cada una de las
transacciones; permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado.
Es de suma importancia que lleve los siguientes datos:
El titular o nombre de la cuenta: Nombre de la empresa o negocio
Debe o Débito (lado izquierdo de la cuenta) : El Debe, también llamado débito, representa todo lo
que “entra” al negocio o el motivo de por qué salió algo.
Haber o Crédito (lado derecho de la cuenta): representa todo lo que “sale” de la empresa o bien
el motivo de por qué entró algo.
Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber; si la suma de los débitos de una cuenta son
mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si
por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor.
Es importante conocer las cuentas básicas de la contabilidad:
Activos: Los activos representan todos lo bienes y derechos que se posee (empresa). pueden ser
físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio. También pueden ser activos intangibles
(una marca).
Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así como
cuando una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se
compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. (es obligación que tiene el
negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo)
Capital: El capital contable son las aportaciones de los propios dueños del negocio, las
aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado (adquieren derecho
sobre los activos de una empresa).
Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades
económicas de la misma.
Costos: Es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que
generará beneficios económicos al negocio.
Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un
producto o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa.
