INVENTARIOS EN LA EMPRESA AGROPECUARIA

QUÉ ES UN INVENTARIO?
Es la relación detallada de la existencia material de mercancías y bienes de propiedad
o a cargo de la organización empresarial, para atender los procesos productivos y la
demanda.

Los inventarios son controlados y valorados por el sistema y el método determinado

por la administración acorde a las normas comerciales.

Las mercancías son todas las incluidas en el grupo de cuentas 14 denominado

INVENTARIOS; entre ellas tenemos:

Productos para la venta. Materias primas.

Insumos. Materiales, repuestos y accesorios.
Envases y empaques. Herramientas.
Productos en proceso. Productos terminados.
Semovientes Fertilizantes
Cultivos en desarrollo Plantaciones agrícolas.
Medicamentos veterinarios Alimentos concentrados
Pesticidas Agrícolas Suplementos alimenticios.

Los bienes pueden ser: Dinero disponible, inversiones, cuentas por cobrar,
propiedades, planta y equipos.
Maquinaria y equipos Equipos de oficina
Equipos de computación y comunicación Flota y equipo de transporte
Plantaciones agrícolas y forestales. Equipos de laboratorio.
Instalaciones agropecuarias Edificaciones
Semovientes.

El inventario dependiendo del tipo de empresa está conformado por: mercancías

disponibles en bodega, en almacén, en tránsito y las recibidas en consignación.

Los inventarios más comunes en una empresa de proceso productivo son: materias
primas con las correspondientes subcuentas (materia prima, Insumos, materiales),
productos en proceso y productos terminados.

En una empresa de carácter netamente comercial (supermercado, tienda, almacén de

calzado, de ropa etc) los inventarios son de productos no fabricados por la empresa
con las correspondientes subcuentas. (Víveres, Calzado para dama ref 36 etc).

FINALIDAD DE LOS INVENTARIOS.

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Los inventarios tienen como finalidad proveer a la empresa de los elementos
necesarios para el proceso productivo, (Empresas de producción) o de mercancías
para la venta (Empresas de circulación) acorde a la actividad económica de la
organización empresarial.

Desde el punto de vista financiero, los inventarios deben ser lo que la empresa
realmente requiere para su proceso productivo o para su comercialización.

Es el activo más importante de la empresa y tiene relación con el balance general y

el estado de resultados. En el balance General, el inventario se registra como final y
En el estado de resultado, el juego de inventarios nos sirve para determinar el costo
de la mercancía vendida durante un periodo determinado.

Los inventarios se clasifican según el PUC así:

Clase: 1: activo.
Grupo: 14: Inventarios.
Cuentas:
1405: Materias primas.
1410: Productos en proceso.
1425: Cultivos en desarrollo.
1428: Plantaciones agrícolas.
1430: Productos terminados.
1435: Mercancías no fabricadas por la empresa.
1445: Semovientes.
1450: Terrenos.
1455: Materiales, repuestos y accesorios.
1460: Envases y empaques.

TIPOS DE INVENTARIOS

1. En las empresas agropecuarias, agroindustriales, industriales y de procesos

productivos en general, los inventarios básicos del proceso son:

• Inventarios de materia prima incluye insumos básicos.

• Inventarios de productos en proceso.
• Inventarios de productos terminados.
• Inventarios de materiales, repuestos y accesorios.

a) Inventario de materia prima: La materia prima, es aquel o aquellos

elementos sometidos a un proceso productivo que al final se convertirán en un
nuevo producto terminado.

b) Inventario de Productos en Proceso: Son productos parcialmente terminados

que se encuentran en un grado intermedio de producción.

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 Una de las características del inventario de producto en proceso, es que va
aumentando su valor, a medida que se va asimilando al producto terminado, como
consecuencia del proceso productivo.

c) Inventario de Productos Terminados: Está conformado por los artículos que

han alcanzado el grado de terminación total y han sido transferidos al almacén o
punto de venta. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender
directamente de las ventas.

d) Inventarios de Materiales, repuestos, accesorios y Suministros. Incluye:

 Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de

industria. Ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.

 Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la

industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

 Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las

maquinarias y aparatos operativos.

2. En las empresas netamente comerciales (dedicadas a la compra y venta de

productos no fabricados por la empresa), los inventarios básicos son:

• Inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa.

• Inventarios de empaques.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compra venta de mercancías, los
inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente ya que son fundamentales
para determinar los resultados del ejercicio. Aspecto relevante en todas las empresas.

La administración de los inventarios depende de la naturaleza de la empresa, no es

lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa de procesos
productivos.

METODOS DE PRODUCCIÓN.

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 Producción continúa.
 Por órdenes específicas de producción.
 Montajes o ensambles.

En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con

anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.

En procesos por órdenes específicas de producción, la materia prima se adquiere

después de recibir el pedido u orden de producción y el producto terminado se
entrega casi de manera inmediata.

En procesos productivos que utilicen el método de montajes o ensambles, requiere

en general, más inventario de productos en proceso que los sistemas continuos pero
menos que los procesos por órdenes.

SISTEMAS DE INVENTARIOS.

Para registrar y controlar los inventarios, los empresarios pueden elegir el sistema
que mejor se adapte a sus necesidades, dependiendo de la magnitud de los negocios.

Los sistemas más utilizados son dos:

 Sistema de inventario periódico o de juego de inventarios.

 Sistema de inventario permanente

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO O DE JUEGO DE INVENTARIOS.

El sistema de inventario periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada
determinado tiempo o periodo (Mensual, semestral, o anual), siendo necesario e l
conteo físico para determinar con exactitud la cantidad de inventario
disponible a la fecha. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber
en determinado momento cuantas son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los
productos vendidos.

Para determinar el costo de la mercancía o productos vendidos en un periodo, es

preciso realizar el Juego de inventarios, que consiste en tomar el inventario
inicial, sumarle las compras (=Mercancía disponible) y restar el inventario final.
El resultado es el costo de la mercancía vendida. Para efectos fiscales debe realizarse
al final de cada ejercicio anual y para efectos contables cada fin de mes.

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 CONTABILIZACIÓN EN EL INVENTARIO PERIÓDICO.
Las empresas que operan con inventario periódico deben registrar y contabilizar las
compras de mercancías, materiales, materias primas, insumos etc, en e l g r u p o d e
c u e n t a s ( 6 2 : compras). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se
realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.

La cuenta de inventarios (Grupo 14) no se emplea durante el periodo contable,

solamente al realizarse el inventario al final.
Las ventas se contabilizan en la cuenta de ingresos (4135 Comercio al por mayor y al
por menor) en las correspondientes subcuentas.

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el

inventario final. Éste inventario final se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios) y hace parte del Balance General.

El juego de inventarios, tiene la siguiente estructura:

Inventario Inicial $ 100.000.00
(+) Compras $ 900.000.00
(=) Mercancía Disponible para la venta $ [Link]
(-) Inventario Final. $ 200.000.00
(=) Costo de la mercancía vendida $ 800.000.00

Inventario inicial. Es la relación detallada de las existencias de mercancías que tiene

la empresa al iniciar sus actividades (su operación comercial) o al iniciar un periodo
contable. Debe realizarse el conteo físico. Es decir, el inventario final del periodo
contable N° 01 es el inventario inicial del periodo contable N° 02. El inventario del
Balance de apertura es el inventario inicial del periodo contable N° 01.

Compras. Es la relación detallada de las materias primas o mercancías para la venta

que la empresa realiza dentro del periodo contable mensual y/o anual; ejemplo del
01al 31 de enero de 2014 o del 1 de enero de 20014 a 31 de diciembre de 20014.

Mercancías disponibles para la venta. Es la relación total de la mercancía

disponible para el proceso productivo o para la venta.

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Inventario final. Es la relación detallada de la mercancía disponible al finalizar un
periodo contable (Materias primas, insumos, materiales, productos terminados,
productos en proceso) Debe realizarse el conteo físico y establecer su costo.

Costo de venta. Es el valor resultante de restar el inventario final al valor de la

mercancía disponible para la venta. (Observar ejemplo anterior).

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

El sistema de inventario permanente, o también llamado perpetuo, permite un control

constante de los inventarios, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario
mediante las tarjetas kárdex. En ella se registra el nombre código o referencia del producto,
fecha de adquisición, cantidad, costo unitario, la fecha de salida o venta, la cantidad y el valor
del costo de venta. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los
inventarios en cantidades y valor).

Cuando la empresa utiliza el sistema de inventario permanente, conoce el valor de la

mercancía y el costo de la misma al momento, sin necesidad de realizar el inventario
físico, porque los movimientos de compraventa de mercancía se registran directamente
en la cuenta correspondiente, a precio de costo. Ejemplo: Almacenes éxito: Las compras
las registran en el grupo de inventarios (14) en la subcuenta 1435, mercancías no
fabricadas por la empresa y al momento de efectuarse la venta se descuenta del
respectivo inventario a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema requiere del fichero o tarjeta de KARDEX en el cual
se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta inventario de mercancías
(Empresas de comercio), la suma de los saldos de las subcuentas es el saldo de la cuenta
inventario de mercancías.

Cuando la empresa tiene en existencia gran variedad de artículos con distintas

referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un kárdex
sistematizado.

La empresa obligada a presentar su declaración tributaria (Renta) firmada por un

revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se
contabilizan en un debito en la subcuenta correspondiente del grupo de cuentas (14)
Inventarios.

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Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en el grupo de cuentas (41) ingresos
operacionales, y a la vez se contabiliza el costo de venta, disminuyendo el saldo del
inventario, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.

A) COMPRAS: En una empresa comercial, la adquisición de mercancías se contabiliza

con un debito en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa (1435) y un
crédito en bancos, caja o proveedores, según sea el caso.

B) VENTAS: Para contabilizar las ventas de mercancías se requieren dos asientos

contables:
En el primero, se registra la salida de mercancías al precio de venta, como se hace en
el inventario periódico, es decir, se toman los valores de la factura de venta.

En el segundo, se registra la venta a precio de costo y se debita la cuenta costos de

venta 6135 (Comercio Al por mayor y al por menor) y se acredita el inventario de
mercancías en la cuenta del activo 1435 (Mercancías no fabricadas por la
empresa); los valores se toman de la columna salidas, de la tarjeta de kárdex.

EJEMPLO: Venta de mercancías al contado a varios clientes por $153.276; con IVA
del 16% y costo de venta de la mercancía por $ 97.000

IVA = $153.276 x 16%= 24.524

A) ASIENTO N° 01. (Registro de la venta).

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 177.800
4135 COMERCIO AL X MAYOR 153.276
2408 IVA POR PAGAR 24.524

B) ASIENTO N° 02. (Registro del costo de venta)

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6135 COMERCIO AL X MAYOR 97.000
1435 MERCANCIA NO FABRICADA 97.000

Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de
carácter débito, el cual podemos descontar del IVA que se ha generado en la venta,
de modo que el valor a pagar por IVA será la diferencia entre el valor crédito menos
el valor debito de la cuenta 2408.

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 METODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCIAS

Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el costo de sus
inventarios, el costo de venta y la utilidad en las ventas de cada periodo contable.

Los métodos de valoración tienen como propósito determinar el costo o el precio

para efecto de control financiero y tributario.

La valoración de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema

permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que
éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible
tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valoración de los inventarios se realiza

mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real,
dependiendo del tipo de empresa.

El control y valoración del inventario requieren de la tarjeta de kárdex como

instrumento válido para registrar la información por elemento.
Entre los Métodos De Valoración de inventarios más empleados tenemos:

 PROMEDIO PONDERADO.
 PEPS.
 UEPS.

A) MÉTODO DEL PROMEDIO PONDERADO

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que
hay en el inventario. Para fijar el valor de costo de los artículos por este método, se
efectúa la siguiente operación: Se suma el valor del inventario inicial de cada
producto con el valor de las compras del periodo y luego se divide el total entre el
número de unidades existentes (MDPV).

Ejemplo:

 Inventario Inicial: 10 unidades a mil pesos cada una. V. Total $ 10.000

 + Compras: 30 unidades a 1500 pesos cada una. V. Total $ 45.000
 Total cantidad disponible: 40 unidades. V. Total $ 55.000

 Costo promedio ponderado: Valor Total 55.000 = $1.375

Cantidad total 40

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  Venta en el periodo: 35 unidades.
 Inventario final= 40 unidades – 35 unidades = 5 unidades.
 El valor promedio ponderado del costo por artículo $ 1.375
 Valor del inventario final = 5 UND x 1.375 = $ 6.875

El inventario final queda valorado al costo promedio de la mercancía en existencia.

En la tarjeta de kárdex, los movimientos se registran así:

 ENTRADAS: Se registra la cantidad y el costo total de la compra.

 SALIDAS: Se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del

costo, el resultado de multiplicar la cantidad vendida por el costo unitario del
renglón anterior.

 SALDOS: Para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo
anterior se le adiciona los valores de las entradas. (Cantidad y costo).

 COSTO UNITARIO: Para obtener el costo unitario, se toma la columna de saldos y

se divide el costo total entre la cantidad total disponible. El costo unitario varia
siempre que se compran o adquieren nuevas mercancías a precio diferente.

(Ver Anexo de ejercicio al final.)

B) MÉTODO PEPS.

PEPS es el acrónico de primeras entradas, primeras salidas, aplicado a la mercancía

disponible para el proceso productivo o para la venta según sea el caso. Significa que
en este método a las SALIDAS se les asignan los precios más antiguos de la mercancía
en existencia. De esta manera las unidades del inventario quedan valorizadas a los
últimos precios de las entradas.

Con los datos del ejemplo anterior, el valor del inventario final se determina así:

 Las ventas del periodo (35 unidades) salieron en orden de entrada, o sea, 10
unidades del inventario inicial y 25 unidades compradas en el periodo. Para el
inventario final quedaron cinco unidades de la última compra.
Valor del inventario final: 5 unidades a $15.000 = $ 75.000 (Valorado al costo de
la última mercancía comprada). (Ver Anexo de ejercicio al final.)

En la tarjeta de kárdex, los movimientos se registran así:

 ENTRADAS: Se registra la cantidad y el costo total de la compra.

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 SALIDAS: Para determinar el costo de venta, primero se traza una línea para
conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego, se registra el
movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró
es la primera que sale.

 SALDOS: A diferencia del método promedio ponderado, en esta columna no se

acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo
costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se
mantiene hasta que la existencia se agote.

 COSTO UNITARIO: Para obtener el costo unitario, se toma la columna de saldos y

se divide el costo total entre la cantidad total disponible. Se diferencia en que
esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios
correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada
nivel. (Ver Anexo de ejercicio al final.)

C) MÉTODO UEPS.

UEPS, es el acrónico de: Últimas entradas, primeras salidas. Este método implica
que a las últimas salidas del inventario se les asigna el valor de las últimas
compras, en consecuencia las unidades del inventario final quedan valorizadas a
los precios más antiguos.

Valor del inventario final: 5 unidades a $10.000 pesos = $ 50.000 (Inventario

valorado al precio de la primera mercancía en existencia).

En la tarjeta de kárdex, los movimientos se registran así:

 ENTRADAS: Se registra la cantidad y el costo total de la compra.

 SALIDAS: Igual que en él PEPS. Se traza una línea Para determinar el costo de
venta de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. En este método
se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar las existencias de
cada entrada; luego, se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la
cantidad de mercancía vendida en cada operación.

 SALDOS: Igual que en él PEPS. Se establecen niveles de acuerdo con los distintos
costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

 COSTO UNITARIO: Se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos

anteriores. Se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos
en cada nivel. (Ver Anexo de ejercicio al final.)

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 ASPECTOS TRIBUTARIOS

El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se
determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en
tránsito, ni las mercancías recibidas en consignación.

En el caso de las mercancías en tránsito, si se llegare a vender esas mercancías estando

en tránsito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como
diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del
año en que se liquide definitivamente el respectivo costo.

Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico

para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la
declaración tributaria firmada por contador público. (Vea: Declaraciones tributarias
que deben ser firmadas por contador público).

Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta

disminución bien puede ser por deterioro, pérdida, u obsolescencia, etc.

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