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Docente Dr. Rafael Benjamin Castillo Gómez
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Sistemas de Información
o ¿Qué es sistema?
La Real Academia Española define este concepto como “Un conjunto de cosas que
relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.”
o ¿Qué es información?
Así también la RAE define a la información como “Comunicación o adquisición de
conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia
determinada.” En su segundo concepto la define como “Conocimientos así comunicados o
adquiridos.”.
o ¿Qué es el sistema de información?
La Real Academia Española también tiene definición para sistema de información y la
primera de ellas nos indica que un sistema de información es un “Aparato o grupo de
aparatos interconectados o relacionados entre sí, uno o varios de los cuales realizan,
mediante un programa, el tratamiento automático de datos informáticos, así como los datos
informáticos almacenados, tratados y recuperados o transmitidos por estos últimos para su
funcionamiento, utilización, protección y mantenimiento.” En este sentido, vale la pena
resaltar la importancia de la interconexión, debido a que sin ella el sistema de información
no tiene sentido, tal y como sucede en una institución pública, todo el trabajo debe estar
articulado entre los diferentes departamentos y alineados hacia un objetivo, así sean
especialidades diferentes, el fin común es el mismo, es por ello que los sistemas de
información deben construirse tomando como base la integración de las diferentes unidades
o departamentos, para que su interconexión sea trazable y podamos, en cierto punto,
continuar con el proceso de mejora continua institucional en base a esas relaciones internas.
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Otro de los conceptos que tiene la Real Academia Española es el siguiente: “Conjunto de
elementos informatizados de acuerdo con un almacenamiento estructurado, que permite el
acceso, las relaciones entre sus elementos, la puesta en común y la interoperabilidad con
otros sistemas.”, este concepto engloba algunas cuestiones que para todo Gerente Público
son importantes, ya que, es recomendable que en todas las instituciones gubernamentales
donde se gestione información, deba existir un equipo de tecnología que pueda analizar,
construir y proponer la implementación de sistemas de información para cumplir con los
conceptos descritos anteriormente; también obliga al Gerente Público a pensar en qué es
necesario adquirir para dar cumplimiento con estas definiciones; el segundo concepto
menciona un almacenamiento estructurado, lo que significa dotar de un servidor (hardware)
de almacenamiento que permita el registro, resguardo y la consulta de la información que
esta siendo generada por los sistemas de información, que permitirá acceder a la relaciones
existente entre sus elementos, la puesta en común y la interoperabilidad, este ultimo
concepto tiene que ver con el intercambio de información entre los sistemas, es decir, que
se comuniquen, pero la única forma en que los sistemas de información puedan interactuar
tiene que ver con el lenguaje, que hablen el mismo idioma o qué, para fines prácticos, tengan
variables que puedan encontrarse en ambos sistemas y que esto permita vincular la
información; por ejemplo, el Registro General de Adquisiciones del Estado, en adelante
RGAE, tiene vínculos o más bien, interconexiones, con varias entidades del Estado, esto en
términos de gobierno electrónico, significa que el RGAE tiene un servicio denominado G2G
o Gobierno a Gobierno, para facilitar el intercambio de información de un sistema a otro,
utilizando internet y protocolos seguros para realizar dicha comunicación.
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A continuación, les comparto el diagrama que se encuentra en el sitio web del RGAE para
que conozcan con que entidades tienen interoperabilidad.
Por último, tengo para ustedes este otro concepto de sistemas de información: “Conjunto de
componentes relacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información
para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.” Relacionado a la toma
de decisiones y el control, hago referencia a las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental que en su numeral 2.3 indica lo siguiente:
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Es decir, el mismo ente fiscalizador establece la obligatoriedad de llevar este tipo de control,
por lo cual se sugiere que constantemente se evalúen los sistemas de información y su
mejora continua.
o ¿Quién lo implementa?
Los sistemas de información deben ser demandados por la alta gerencia y ante esta solicitud
los mandos medios deben velar porque en cada una de sus áreas exista el sistema de
información necesario para que pueda ser implementado por los profesionales de las
unidades o departamentos de tecnologías de la información, quienes los analizan, diseñan,
desarrollan, validan con el usuario, mejoran e implementan con el fin de satisfacer los
requerimientos planteados.
o Actividades de un sistema de información
Dentro de las actividades que apoya un sistema de información se pueden mencionar las
siguientes:
o Tomar decisiones.
o Controlar operaciones.
o Analizar problemas.
o Crear productos o servicios.
o Sistemas de información en la pirámide organizacional
Según Kenneth Laudon y Jane Laudon (2004), la pirámide organizacional se divide en
cuatro partes, de abajo hacia arriba, iniciando en el nivel operativo, nivel del conocimiento,
nivel administrativo y nivel estratégico, veámosla gráficamente:
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Por cada uno de los niveles tendremos un tipo de sistemas de información, debiendo iniciar
de abajo hacia arriba con el objeto de controlar y registrar todas las operaciones importantes
para la institución pública, a continuación, se listan los diferentes sistemas de acuerdo con
la pirámide organizacional, los cuáles son:
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Sistemas a nivel operativo: son aquellos que
apoyan a los gerentes operativos en el
seguimiento de actividades y transacciones
elementales de la organización, tales como,
registros de consulta diaria, asistencia a la
escuela, cantidad de certificaciones solicitadas.
Tienen como objetivo responder a las preguntas
de rutina y seguir el flujo de las transacciones a
través de la organización. ¿Cuántas consultas médicas se atendieron por día? ¿Cuántos
alumnos asistieron a clase? ¿Cuántas certificaciones de nacimiento se atendieron?
Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a
los trabajadores del conocimiento y de datos de
una organización. El propósito de estos
sistemas es ayudar a las instituciones públicas a
integrar el nuevo conocimiento en los servicios
públicos y ayudar a la organización a controlar
el flujo del trabajo institucional. Estos tipos de
sistemas están entre las aplicaciones de
crecimiento más rápidas en la actualidad.
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Sistemas a nivel administrativo: Sirven a
las actividades de supervisión, control, toma
de decisiones, y administrativas de los
gerentes de nivel medio. La pregunta
principal que plantean estos sistemas es:
¿Van bien las cosas? Por lo general, este tipo
de sistemas proporcionan informes
periódicos más que información instantánea
de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones
menos estructuradas para las cuales los requisitos de información no siempre son claros.
Sistemas a nivel estratégico: Ayudan a los
directores a enfrentar y resolver aspectos
estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto
en la empresa como en el entorno externo. Su
función principal es compaginar los cambios
del entorno externo con la capacidad
organizacional existente.
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o Tipos principales de sistemas de información
o Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo.
Sustituye procedimientos manuales por otros automatizados. Trata con procesos de
rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.
Basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más
importante y el más utilizado dentro de las instituciones públicas, pues reduce el
tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la institución.
Características comunes:
▪ Generan ahorros significativos (automatizan tareas),
▪ Son el primer tipo de Sistema de Información que se debe implementar.
▪ Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo.
▪ Son intensivos en entrada y salida de información, es decir, todas las
operaciones detalladas se registran en este tipo de sistema de información.
▪ Realizan cálculos y procesos simples y poco sofisticados.
▪ Son fáciles de justificar ante la dirección pues sus beneficios son palpables.
o Sistemas de oficina en el nivel de conocimiento (OAS)
Este tipo de sistemas, consisten en aplicaciones diseñadas para aumentar la
productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de
coordinación y comunicación de la oficina típica.
• Coordinan diversos trabajadores de información, unidades geográficas y
áreas funcionales.
• Manejan y controlan documentos.
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• Programan actividades.
• Comunican.
Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo
cinco actividades principales:
• Administración de documentos
• Programación de las actividades
• Comunicación con personas
• Administración de los datos
• Administración de proyectos
o Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS),
Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la
organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en
información. Son denominados KWS (Knowledge Work Systems).
El conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, el conocimiento es
parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener
ventajas competitivas. Todas las habilidades y los conocimientos deben de ser
identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o
almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.
Son sistemas de información que apoyan a los trabajadores del conocimiento en la
creación e integración del nuevo conocimiento en la institución. Están diseñados
para promover la creación del conocimiento y garantizar que el nuevo conocimiento
y la experiencia técnica se integren adecuadamente en la institución.
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Ayudan a los administradores y trabajadores a:
▪ Analizar problemas
▪ Visualizar aspectos complejos
▪ Crear servicios nuevos
Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las
actividades de los empleados y profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear
nuevos conocimientos e integrarlos a la institución.
Para COMPARTIR conocimiento: Utilizan grupos de trabajo, donde se comparte
el conocimiento, este puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias,
groupware).
Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el
flujo de información a través de la organización (procesamiento de datos, calendarios
electrónicos).
o Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) en el nivel administrativo;
Sistema interactivo basado en
computadora, el cual ayuda a los
tomadores de decisión utilizando
modelos y datos para resolver
problemas no estructurados. El
objetivo principal de estos sistemas
es el de apoyar, no reemplazar, las
capacidades de decisión del ser humano.
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o Sistemas de información gerencial (MIS)
Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y
dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores
de decisiones. Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la
toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las
personas y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa.
o Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) en el nivel estratégico;
Son los que ayudan a los administradores del nivel superior en abordar y resolver
cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su
entorno exterior.
Características:
• Suelen desarrollarse “in house”.
• Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a través de su evolución
dentro de la organización.
• Apoyan en el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la
empresa.
• Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno
o más indicadores clave.
• Contribuyen al logro de una meta estratégica.
• Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una institución.
• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como
ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
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• Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS)
o Tipos de problemas que apoyan los sistemas de información
▪ Estructurado
Son repetitivos, rutinarios y cuentan con un procedimiento definido para tomarlas,
de esta forma cada vez que se presentan no se manejan como si fueran nuevos.
▪ Semi estructurado
En este tipo de decisiones sólo parte del problema tiene una respuesta ya definida
proporcionada por un procedimiento que es aceptado.
▪ No estructurado
Estas decisiones no cuentan con un procedimiento definido para tomarlos.
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o ¿Qué es un DSS?
Los DSS o sistemas de soporte a la toma de decisión, son sistemas de información basados
en computadora los cuales combinan modelos y datos para intentar resolver problemas no
estructurados utilizando una interfaz amigable para el usuario.
o Características de un DSS
o Son interactivos.
o Su frecuencia de uso no debe ser muy espaciada.
o Son útiles para usuarios que tomen decisiones.
o Son flexibles.
o Son de fácil desarrollo si se cuenta con las variables y herramientas adecuadas.
o Se alimentan de los sistemas de información transaccionales.
o Tienen acceso a la base de datos principal.
o Historia
Según Keen, el concepto de apoyo a las decisiones ha evolucionado desde dos áreas
principales de investigación: estudios teóricos de organización de la toma de
decisiones, hechos en el Carnegie Institute of Technology a finales de los 50’s y
comienzos de los 60´s así como el trabajo técnico sobre sistemas de información
interactivos, principalmente llevadas a cabo en el Instituto Tecnológico de
Massachusett en los 60’s.
Se considera que el concepto de DSS se convirtió en un espacio de investigación
como tal a mediados de la década de los 70s antes de ganar en intensidad durante el
decenio de 1980.
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A mediados y finales de 1980, los sistemas de información ejecutiva (EIS) los
sistemas de apoyo a la decisión grupal (GDSS) y los sistemas organizacionales de
apoyo a la decisión (ODSS) evolucionaron desde el usuario individual y el DSS
orientado a modelos. En los 90´s el procesamiento analítico en línea (OLAP) y los
almacenes de datos comenzaron a ampliar el ámbito de los DSS. Los DSS pertenecen
a un entorno con fundamentos multidisciplinarios, incluyendo la investigación de
base de datos, inteligencia artificial, interacción hombre-máquina, simulación,
ingeniería de software y telecomunicaciones.
o DSS según la relación con el usuario
• DSS Pasivo: Es un sistema de ayuda para el proceso de toma de decisiones, pero
que no puede llevar a cabo una decisión explicita, sugerencias o soluciones.
• DSS Activo: Puede aportar una solución o sugerencia.
• DSS Cooperativo: Permite la toma de decisiones, modificar, completar o
perfeccionar las sugerencias de decisión proporcionadas por el sistema, antes de
enviar de vuelta al sistema para su validación.
o DSS según el modo de asistencia
• DSS dirigidos por modelos: Utiliza datos y parámetros proporcionados por los
usuarios para ayudar a los encargados de adoptar decisiones en el análisis de una
situación, que no son necesariamente los datos intensivos.
• DSS dirigidos por comunicación: Disponen de soporte para varias personas que
trabajan en una misma tarea compartida.
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• DSS dirigidos por datos: También llamados orientados por datos, enfatizan el
acceso y la manipulación de series temporales de datos internos de la organización
y a veces también de datos externos.
• DSS dirigidos por documentos: Gestionan, recuperan y manipulan información no
estructurada en una variedad de formatos electrónicos.
• DSS dirigidos por conocimiento: Proporcionan experiencia acumulada en forma
de hechos, normas, procedimientos o en estructuras similares especializados para la
resolución de problemas.
o DSS según el ámbito
• DSS para la gran empresa: Este DSS estará enlazado con un almacén de datos de
gran tamaño y dará servicio a muchos gerentes, directores y/o ejecutivos de la
organización.
• DSS de escritorio: Es un sistema pequeño que puede correr en la computadora
personal de un gerente al que da servicio (un solo usuario).
o Ejemplo de DSS
Un Decision Support System, DSS o sistema de soporte a la toma de decisiones, es
comúnmente utilizado para obtener información que nos sirve en el momento oportuno para
seleccionar cursos de acción, en ese sentido a continuación presentamos un ejemplo qué, si
no todos, muchos de nosotros hemos visualizado.
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Este es un tablero de control de un vehículo, por favor piense en ¿Qué haría usted si en un
vehículo que está por conducir NO existiera esta herramienta? ¿Podría llegar a su destino?
¿Si tiene un problema de calentamiento de motor, se percataría de dicha situación? ¿Le
pondrían una multa si sobrepasa los límites de velocidad en los sitios donde existen
velocímetros? En fin, por favor respóndase estas preguntas y reflexione al respecto.
Veamos este otro ejemplo:
Este es un tablero de control de una aeronave o avión, ¿Qué hace el piloto sin estos
instrumentos? ¿Llegaría a su destino? ¿Se quedaría sin combustible en el aire? Sí usted
reflexiona al respecto podrá identificar la importancia que tienen estos instrumentos o
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tableros de control para nuestra vida cotidiana, por tal motivo yo lo invito a preguntarse sí,
será necesario contar con un tablero de control gubernamental para realizar una mejor
gestión en lo público, tomar decisiones oportunas y corregir el rumbo en caso de que no nos
estemos acercando a las metas u objetivos establecidos.
En gestión pública, a nivel personal he visto muchos tableros de control, sin embargo,
también he visto que los tomadores de decisión no los usan sistemática y rutinariamente
para realizar una mejor gestión y la importancia que tienen los cursos de acción informados
es poco visible y palpable en la alta dirección actual, salvo algunas excepciones.
Por lo anterior le hago la más cordial invitación a que demandemos un tablero de control de
soporte a la toma de decisión que nos apoye en el proceso de gerenciamiento de lo público
y que periódicamente estemos utilizando dicho instrumento para confirmar si estamos
transitando por el rumbo correcto, caso contrario habrá que tomar alguna acción por el
análisis constante y sistemático que realizamos. A continuación algunos ejemplos:
Ejemplo en Ministerio de Educación – Ficha escolar
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Ejemplo en Ministerio de Educación – Indicadores de eficiencia interna
Ejemplo en Unidad Ejecutora de Conservación Vial – Adjudicaciones 2019
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Ejemplo en Comisión Nacional de Energía Eléctrica – Informe Estadístico
Ejemplo en Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social – Morbilidad
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