PRESUPUESTO
Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los
objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo
en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o
gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto,
cuándo te podrás ir.
ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO
1). Recogida de información. Su formalización permite la obtención de información clave para la gestión, tanto general
del negocio como particular de cada una de las áreas de la compañía.
2). Planificación de actividades. Su elaboración debe ser el resultado de una planificación detallada de actividades en
las que se definan los objetivos de cada una de ellas y los recursos necesarios para su implantación.
3). Intervención de todas las áreas de la compañía. Cada una de ellas debe aportar sus planes específicos, y colaborar
con otras dependencias en aquella información que pudiera ser relevante para la formulación de las actividades de las
mismas.
4). Determinación de los fines para cada una de las áreas. El presupuesto permite concretar cuáles son los objetivos
para cada una de las mismas y, en consecuencia, facilita el seguimiento de los mismos para el periodo definido.
5). Herramienta de motivación y seguimiento de los planes. Su formulación posibilita una planificación adecuada de
los planes a realizar y, consecuentemente, establecer incentivos para cada uno de los responsables involucrados.
6). Control. Uno de los elementos derivados de la gestión del presupuesto es la posibilidad de establecer el control sobre
las actividades claves de la compañía. Por lo tanto, permite la toma de decisiones en el caso de desviaciones respecto de
los objetivos planteados.
VENTAJAS DEL PRESUPUESTO
Saber cuánto dinero se recibe en el hogar.
Saber cuánto y en qué se gasta el dinero.
Ajustar los gastos de acuerdo con los ingresos.
Fijar metas de ahorro para lograr los sueños.
Prepararse mejor para las emergencias.
FUNCIONES Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO
DESVENTAJAS
Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y
no para que la suplante".
Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer
periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de
las necesidades del mismo.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:
Están basados en estimaciones.
Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración
para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.
El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización. Debe establecerse con
la plena participación de los individuos responsables de su realización, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación
sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el
logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas
dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.
MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO
Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta
los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus
responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el
aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el
presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
Ejemplo de un presupuesto:
Juan quiere establecer su presupuesto mensual, así que realiza una proyección de sus ingresos y gastos mensuales para
los próximos 4 meses y se encuentra con lo siguiente:
