PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE
PROTECCION PERSONAL
1.OBJETIVO GENERAL.
Determinar requisitos que regulen el proceso integral de (gestión) compra, entrega,
sustitución/cambio y disposición final, y fijar responsables y responsabilidades de los
diferentes niveles de la organización que intervienen en la administración de los elementos y
equipos de protección personal.
2.OBJETIVOS ESPECIFICOS.
•Fijar requisitos para la adquisición de elementos y equipos de protección personal
adecuados, que cumplan con especificaciones técnicas definidas en la matriz de EPP.
•Establecer lineamientos que regulen la entrega oportuna de los elementos y equipos de
protección personal a los trabajadores.
•Regular la sustitución/cambio de los equipos y elementos de protección personal,
garantizando el constante suministro de acuerdo a las necesidades de los trabajadores.
•Implementar un control en el manejo residual de los elementos y equipos de protección
personal, con el fin prevenir la contaminación, impedir su reutilización y afianzar el
compromiso con la protección del medio ambiente y las personas.
1.ALCANCE.
Este documento aplica a todos los trabajadores de la empresa independiente de su tipo de
contratación involucrados en la gestión de elementos y equipos de protección personal frente
a la exposición a riesgos,.
2.RESPONSABLES/RESPONSABILIDADES.
RESPONSABLE RESPONSABILIDADES
•Garantizar y suministrar los recursos necesarios para la aplicación
Gerencia del presente procedimiento.
•Difundir a los trabajadores el presente documento.
Jefes de área •Velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente
Coordinador de SST documento.
•Actualizar el procedimiento cada vez que sea necesario, con la
participación de las diferentes áreas.
•Diligenciar los registros e informes que correspondan a la gestión.
•**Brindar capacitación, instrucción y entrenamiento a los
trabajadores respecto a los riesgos y elementos y equipos de
protección personal que se deben usar en cada área.
•Generar la solicitud de entrega y/o reposición del equipo de
protección personal de sus trabajadores (cuando se trate de
reposición indicar el motivo de su reposición).
•Autorizar la entrada y salida de los elementos y equipos de
Bienes y servicios
protección personal.
•Recepción, resguardo y entrega de los elementos de protección
personal.
•Diligenciar los registros e informes de la gestión que le
correspondan.
•Llevar a cabo la disposición final de los elementos y equipos de
porcionero personal.
•Generar los pedidos de elementos y equipos de protección personal
para mantener el stock mínimo.
•Retener el equipo de protección de recambio e indicar
observaciones respecto de frecuencia de cambio, daño prematuro u
Almacenista
otro de relevancia.
•Registrar en el informe las observaciones indicadas en las
solicitudes de elementos y equipos de protección personal.
•Hacer firmar al trabajador que solicita la reposición de algún equipo
de protección personal, en su correspondiente ficha personalizada de
cargos.
•Destruir y eliminar los elementos y equipos de protección personal
devueltos para reposición y devolución.
•Cuando se trate de devoluciones (por la causal que sea), avisará al
coordinador SST quien será el responsable por definir su eliminación.
•Usar los elementos y equipos de protección personal de acuerdo
con el oficio o la actividad que va a desarrollar.
•Mantenimiento y cuidado de los elementos y equipos de protección
personal que se le suministren.
Trabajadores en
•Informar las novedades que se le presenten en relación con los
general
elementos y equipos de protección personal.
•No prestar, cambiar, permutar, vender, eliminar o retirar su equipo de
protección personal.
•Entregar el equipo deteriorado como evidencia del recambio.
**La información acerca de los riesgos a los cuales se exponen los trabajadores y la
capacitación en uso y cuidado de los equipos y elementos de protección personal se
realizara por medio de la escuela virtual AUDIFARMA.
1.DEFINICIONES.
•Asignación: decisión por la cual se determina que una cosa le corresponde a una persona.
•Capacitación: Proceso educativo corto por el que se adquieren conductas, conocimientos y
habilidades técnicas. En uso, informar al trabajador sobre como ponerse y usar
correctamente los EPP, como medida de control en el contexto de la seguridad y salud en el
trabajo. En mantenimiento, informar al trabajador la manera adecuada de cuidar los EPP
como medida de control para mantener las propiedades protectoras o “vida útil” de los EPP el
mayor tiempo posible.
•CAVA: Centro de Atención Virtual Audifarma, aplicativo interno para gestión de solicitudes
de cliente interno.
•Compra: obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto, un bien o un
servicio.
•Disposición final: depositar residuos permanentemente en sitios y condiciones adecuadas
para evitar daños al medio ambiente.
•Elemento de Protección Personal (EPP): dispositivo diseñado específicamente para ser
llevado o sujetado por el trabajador con el fin de proteger partes del cuerpo que se
encuentran expuestos a riesgos durante el ejercicio de una labor y debe contar con
requerimientos específicos según las normas de control de calidad y confort.
•Entrega: poner una cosa en disposición de alguien o bajo su responsabilidad.
•Equipo de Protección Personal: Conjunto de elementos de protección personal
destinados a proteger uno o mas riesgos que amenacen la seguridad del trabajador.
•Eventualidad: suceso inesperado, algo que ocurre sin previo aviso y se plantea de forma
imprevista.
•Formato: documento diseñado para codificar información para ser almacenada.
•Lugar de trabajo: Espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el
trabajo, bajo el control de la organización (OHSAS 18001 –2007).
•Mantenimiento: conservación de una cosa en buen estado para evitar su degradación.
•Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño
humano o deterioro de la salud, o una combinación de éstos (OHSAS 18001 – 2007).
•Recepción: transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente.
•Recursos: elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una
idea.
•Relleno sanitario: lugar destinado a la disposición final de los residuos después de haber
recibido determinados tratamientos.
•Responsable: Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia de una empresa o
determinada actividad.
•Responsabilidades: deberes u obligaciones que debe cumplir una persona.
•Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y
la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición
(OHSAS 18011 – 2007).
•Selección: elección de una o varias cosas entre un conjunto por un determinado criterio o
motivo.
•Sustitución: remplazo o cambio por algo de características similares y que cumpla la
misma función.
•Vida útil: duración estimada que un objeto puede tener cumpliendo correctamente con la
función para la cual ha sido creada.
1.DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
6.1. Gestión compra de elementos y equipos de protección personal.
•Realizar un dictamen técnico que justifique la adquisición de los equipos y elementos de
protección personal, de acuerdo con la relación precio, confort, resistencia, normativa
aplicable y su vida útil.
•Realizar un análisis de acuerdo a la solicitud y a la matriz de equipos y elementos de
protección personal.
•Realizar las cotizaciones de acuerdo con el registro de distribuidores autorizados, de ser
necesario solicitar asesoría.
•Entregar la solicitud de compra al área encargada con las respectivas cotizaciones (mínimo
3) y un registro detallado de elemento, cantidad y especificaciones para la adquisición de
los elementos de protección personal requeridos, para que se genere la orden de compra al
proveedor.
•Diligenciar el formato de orden de compra de elementos y equipo de protección personal.
•Expedir orden de compra.
•Solicitar al distribuidor los equipos y elementos de protección personal.
•Recepción de los equipos y elementos de protección personal, realizando la respectiva
inspección autorizando el recibo o rechazo de los mismos.
6.2. Gestión entrega de elementos y equipos de protección personal.
•El responsable del almacén debe recibir la solicitud de equipos o elementos de protección
personal para el trabajador mediante CAVA. Si la autorización es por escrito verificar o
constatar con la persona que autoriza.
•Comprobar la existencia de los equipos o elementos de protección personal a entregar.
•Analizar la petición tomando como referencia la matriz de equipos y elementos de
protección personal y las actividades que realiza o realizará el trabajador (debe ser acorde
con la actividad a realizar, garantizando la mitigación o control del peligro al que se está
expuesto).
•Registrar la información de los equipos o elementos de protección personal en el formato de
entrega de EPP, en caso de que no haya existencia de algún EPP “no se debe registrar”.
•Entregar y solicitar al trabajador la firma de recibido de los equipos y elementos de
protección personal, en el formato de entrega de EPP y verificando que se encuentran en
buenas condiciones.
•Registrar la salida de los equipos y elementos de protección personal en el documento o
sistema diseñado para tal fin.
6.3.Gestión sustitución/cambio de elementos y equipos de protección personal.
•El trabajador debe informar al jefe inmediato la eventualidad presentada con su equipo o
elemento de protección personal.
•El jefe inmediato mediante un CAVA realiza la solicitud de entrega, cambio o reposición del
equipo o elemento de protección personal según sea la necesidad, al área de bienes y
servicios.
•Bienes y servicios verifica la disponibilidad del recurso y autoriza la entrega, cambio o
reposición de los EPP, por parte del almacén.
•El encargado del almacén entregara los EPP siguiendo el procedimiento de entrega de EPP
y anotando la eventualidad en las observaciones.
•Dar de baja el EPP suministrado del inventario general.
•Separar los EPP usados para ser sometidos a la disposición final.
Nota: El cambio o reposición de los equipos y elementos de protección personal solo se
realizara cuando:
•Haya terminado la vida útil de estos.
•Se detecte que haya sufrido algún deterioro que ponga en riesgo la seguridad y salud del
trabajador.
•Por perdida o robo.
6.4. Gestión eliminación de elementos y equipos de protección personal.
•El responsable del almacén debe separar los equipos deteriorados y/o dañados por el uso y
depositarlos en recipientes especialmente habilitados para su posterior disposición final; no
pudiendo ser regalado o reutilizado.
•Realizar la clasificación de acuerdo a las características de los elementos y equipos de
protección personal.
•Destruya (trozar, romper, etc) totalmente los elementos y equipos de protección personal
programados para su disposición final para así evitar su comercialización o reutilización.
•Una vez separado el EPP son almacenados hasta que sea programada la fecha para su
eliminación, todo depende de la capacidad de almacenamiento.
•Se procede a su eliminación mediante el envió a relleno sanitario o incineración.
•Cuando están dispuestos para ser enviados a relleno sanitario, éstos son entregados al
carro recolector de la empresa prestadora del servicio de aseo, la cual los lleva hasta el
relleno sanitario.
•La frecuencia de eliminación se realizará de acuerdo a la cantidad de equipo de protección
devuelto, pudiendo ser ésta tanto diaria, semanal, etc.
•De la eliminación de los equipos debe quedar una constancia, mediante un formato
denominado Acta de Incineración o disposición final, el cual debe ser firmado por el
coordinador de SST. En dicha acta se indican todos los equipos que se eliminaran y debe
concordar con el inventario general de EPP.
1.DOCUMENTOS RELACINADOS.
•Matriz de elementos y equipos de protección personal.
•Formato solicitud de compra de elementos y equipos de protección personal.
•Formato orden de compra.
•Registro de entrada y salida de elementos y equipos de protección personal.
•Formato de entrega de elementos y equipos de protección personal.
•Acta de incineración o disposición final de elementos y equipos de protección personal.
1.MODELO DE GESTION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE PROTECCION PERSONAL.
