Nombre: Horacio García del Camino Reza.
País: México
Ciudad: Puebla
Master: Gestión de Riesgos.
Curso: Habilidades Directivas. Eficacia en la gestión del tiempo
Fecha: 14 de Noviembre 2018
Mtro. Ignacio Fernández Laguna.
EALDE Business School
EFICACIA EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO
Caso Práctico. Eficacia personal
Una vez evaluada mi respuesta en el Test expuesto en el Caso práctico, razonando puntos de mejora en mi gestión de tiempo
cotidiana y a corto mediano y largo plazo con respecto a mi vida laboral y personal, encuentro muchos pu ntos de debo mejorar.
1. Me considero una organizada, disciplinada a consecuencia de ser Militar ahora ya retirado, sin embargo me doy cuenta
que en toda mi carrera no le he dado el valor al tiempo. Después de la lectura, me considero que soy una persona de
Temperamento Colérico, por tal motivo me concentro en mis propios objetivos laborales y personales, hasta cierto punto
obstinado por cumplir con mi trabajo y muchas veces no paro hasta terminar por lo que me olvido de administrar el tiempo,
perdiendo la serenidad, la objetividad y entro en estrés. Esto me lleva muchas veces a no descifrar que es lo importante
y que es lo urgente.
2. Llevo un control de actividades con diferentes herramientas como Google calendar, Notas en Excel, Organizadores,
agendas, pizarrones y organizador de Presentaciones, pero de alguna manera todas estas herramientas no sirven de
mucho si en realidad su objetivo es gestionar el tiempo y optimizarlo, si los factores que afectan este valor no se corrigen
como el caso expuesto en el punto número 1.
3. Para un mejora en mi calidad de vida y de gestión de mi tiempo, debo exponer que:
La Matriz de Autogestión, (importancia e urgencia), es la clave para implementar en mi vida laboral y personal, porque
entendiendo y aplicando la matriz mediante tablas organizacionales en donde se muestre claramente el valor de la
Actividad a desarrollar o resolver con la ponderación de Importancia que merece ser atendida, se ahorrará tiempo, energías
que representan fortaleza para tomar las cosas con serenidad y alejar el estrés de m í mismo, darán resultados positivos
en el trabajo y una vida mejor para mí y todos los que me rodean.
A continuación, anexo el test con los resultados de evaluación, en los cuales he basado el presente resultado y aportación.
Nunca A Veces Habitualmente Siempre Resultado
1 ¿Cumples tus plazos? 1 2 3 4 3
2 ¿Conoces las principales causas de tus problemas de tiempo? 1 2 3 4 4
3 ¿Escribes tus objetivos sistemáticamente? 1 2 3 4 3
4 ¿Identificas las acciones que conducen a tus objetivos? 1 2 3 4 3
5 ¿Estableces prioridades a diario? 1 2 3 4 3
6 ¿Programas tu tiempo en cada jornada? 1 2 3 4 2
7 ¿Abordas las tareas por orden de importancia? 1 2 3 4 4
8 ¿Consigues evitar las interrupciones? 1 2 3 4 3
9 ¿Sabes decir 'no'? 1 2 3 4 2
10 ¿Evitas contestar al teléfono cuando estás ocupado? 1 2 3 4 3
11 ¿Intentas optimizar las reuniones? 1 2 3 4 3
12 ¿Miras tu bandeja de entrada menos de 5 veces diarias? 1 2 3 4 2
13 ¿Evitas posponer tareas que deberías enfrentar ya? 1 2 3 4 4
14 ¿Respetas el tiempo de los demás? 1 2 3 4 4
15 ¿Sabes delegar eficazmente? 1 2 3 4 3
16 ¿Te apoyas correctamente en tu equipo? 1 2 3 4 4
17 ¿Aprovechas el tiempo en desplazamientos, esperas, ..? 1 2 3 4 3
18 ¿Dedicas tiempo a reflexionar sobre el medio y largo plazo?
1 2 3 4 2
19 ¿Mantienes tu entorno organizado? 1 2 3 4 3
20 ¿Encuentras tiempo para actividades ajenas al trabajo? 1 2 3 4 4
Resultado
62
Puntuación Resultado
> 60 Enhorabuena, tu gestión del tiempo es eficaz.
30 - 60 Destacas en algunos aspectos, pero tienes aún espacio para la mejora.
< 30 Tu gestión del tiempo es muy mejorable. Cuanto antes comiences, antes verás los efectos. Ánimo!
Complementando:
Hábitos prácticos de productividad personal y laboral.
Como una aportación de mejora en mi desempeño en gestión de tiempo, me día a la tarea de preparar un checklist de buenos hábitos
para la productividad en el desempeño profesional en la empresa o trabajo, con el fin de a hacer frente al reto que supone
organizarnos.
Dicho lo anterior, lo he dividido en seis bloques:
1. Energía y descanso.
2. Planificación y prioridades.
3. Gestión y organización de tareas.
4. Ladrones de tiempo.
5. Equipo, reuniones.
6. Tecnología.
Energía y descanso:
Realizar ejercicio físico de manera regular, ya que contribuye a mantener tus fuerzas y tu equilibrio personal.
Tomarse pequeños descansos entre tareas para desconectar, levantarse de la mesa de trabajo, retomar fuerzas, cerrar un
compartimento mental y pasar al siguiente.
Localizar el punto álgido diario o pico de energía y productividad, con objeto de aprovecharlo para las tareas más
relevantes o las más difíciles (Importantes o Urgentes).
Buscar algunos momentos de aislamiento y reflexión personal, para dedicarse a pensar con calma y a encontrar nuestra
motivación positiva con lo que hacemos, que nos servirá para transmitírsela a los demás.
Planificación y Prioridades:
Trabajar con proyectos o desarrollos con objetivos claros y fechas de entrega concretas.
Dividir los proyectos en acciones o tareas pequeñas, de 2, 3 o 5 horas de duración, con el fin de avanzar.
Priorizar las tareas importantes: Clasificando las tareas que realizas entre importantes y no importantes. Después de unos
días será más fácil cambiar los hábitos para que la mayor parte de tu tiempo se concentre en tareas importantes.
No dejarse avasallar por lo urgente: en este caso debes clasificar las tareas que realizas entre urgentes y no urgentes. Si
solo se trabaja en tareas urgentes, se acaba dejando de lado tareas importantes pero no urgentes como la planificación. Se
debe encontrar un equilibrio entre lo importante y lo urgente.
Proactividad: Hay que tratar de adelantar y tomar tu propio camino.
Perfeccionismo: Evitar ser perfeccionistas ya que lleva a dedicar demasiado tiempo a las cosas. Hay que conseguir alcanzar
el punto de eficiencia, donde se cumplen con los estándares de calidad deseados pero sin incurrir en un exceso de dedicación
que aporta muy poca mejora.
Gestión y organización de tareas:
Listas de tareas: Estableciendo una lista diaria, lista semanal e incluso mensual.
Tareas mínimas: Resolver las tareas mínimas, las que lleven menos de 3 minutos. Muchas veces es más rápido que anotarlas
y planificar cuando las vas a hacer.
Delegar tareas: si dispones de un equipo es importante que lo prepares para delegar en él el máximo de tareas posible. Para
conseguir su implicación será necesario que le hagas participar en la fijación de tareas y después que establezcas
conjuntamente los objetivos, los procedimientos a seguir, los recursos a emplear, los plazos y las consecuencias.
Variedad de tareas: la vida profesional es más rica cuando vas alternando tareas. Si siempre haces lo mismo es cuando
aparece la parte negativa de la “rutina”.
Las tareas de una en una: abordar las tareas individualmente, 100% concentrado, ese es el objetivo.
Concentración de tareas similares: Concentrar en un día o mañana las llamadas o visitas de la semana. O la respuesta a
email o gestión de redes sociales en dos veces a lo largo del día, por ejemplo a primera y última hora, evitando tener abiertos
todo el rato el correo electrónico y las redes sociales.
Flexibilidad en la agenda: no te estreses demasiado, estimar el tiempo que nos van a llevar las tareas es difícil y casi siempre
nos quedamos cortos.
Tomar notas: una libreta es de gran ayuda para reuniones, visitas o incluso para momentos de pensamiento propio , no te
fíes de tu memoria. Incluso algunos emprendedores llegan a utilizar una libreta distinta para cada área de negocio.
Orden: utiliza carpetas en el ordenador y en tu mesa, elimina todo el papel que puedas y mantén una sensación de limpieza
a tu alrededor. Si un papel lleva más de un par de semanas en tu mesa es necesario hacer algo con él: archivarlo, delegarlo,
destruirlo o resolverlo.
Ladrones de tiempo: visitas, teléfono, email y redes sociales:
Aprender a decir que “No”: Tendremos que aprender a “defendernos”, con diplomacia, educación y aportando motivos de
peso para decir que no a ciertas cosa que nos roban el tiempo.
Desconexión: En ocasiones es necesario para protegerte de visitas o interrupciones de personas en momentos que requieres
ese tiempo y por lo tanto es importante considerar cambiar de lugar de trabajo para aislarte.
Equipo y reuniones
Reducir el número de reuniones: Conviene que se celebre el mínimo imprescindible y que sean lo más concretas y rápidas
que sea posible.
Preparar las reuniones: Conviene preparar un guión u orden del día que distribuir anticipadamente a los asistentes.
Control del tiempo en reuniones: hay que tratar de centrar la mayor parte de la reunión en lo importante y controlar las
intervenciones, fomentando que hablen todos, sien puntal para terminal la reunión.
Tecnología:
Equipo adecuado a tu tarea: Trabajar con un ordenador, constituye una herramienta fundamental, por eso es importante
saber máximo partido, aprendiendo a manejar el software que sea necesario y los trucos y controles rápidos que te permiten
ahorrar tiempo.
Herramientas y aplicaciones: En la nube se ofrece diversas soluciones multidispositivo que nos ayudan a aplicar muchas de
las tareas organizativas vistas aquí.
Bibliografía:
catedraprl.us.es/wp-content/uploads/2018/06/D%C3%ADptico-TALLER-GESTI%C3%93N-DEL-TIEMPO.pdf
https://youtu.be/hFaiO-8Hun8
www.mariapinto.es/alfineees/autonomo/que.htm
Archivo de PDF “Claves para optimizar un buen trabajo” por Work Meter. www.workmeter.com
