1.
Datos de Identificación:
Institución: CALZADO ROLDAN Código:
Puesto: Secretaria Puntos:
Unidad: GERENCIA Lugar de Trabajo:
Nivel: No Profesional Puntos:
Grupo Ocupacional: RMU:
Rol del Puesto: ADMINISTRATIVO
Fecha elaboración:
2. Misión del Puesto:
Apoyar en labores secretariales administrativas a la gerencia con la finalidad de hacer
más eficientes los tiempos, facilitar a búsqueda de información y suministrar los
artículos y servicios requeridos
3. Actividades del Puesto:
Actividades del Puesto F CO CM Total Perm.
Elaboración de oficios y documentos empresariales. 5 2 2 9 A
Contestar llamadas dirigidas a la gerencia. 5 1 1 6 A
Organización de reuniones en las oficinas de la empresa. 4 2 1 6 A
Confirmación de citas y reuniones agendadas con
3 2 1 5 A
anterioridad
Recibir, analizar, distribuir, dar seguimiento, organizar y
5 3 2 11 A
archivar los documentos turnados al área
Administrar correspondencia recepción y derivación
5 5 2 15 A
correspondiente de la unidad verificando
Manejar agenda de trabajo de la gerencia 5 5 20 A
Administrar documentación institucional según
procedimientos formatos y condiciones de confidencialidad 4 5 3 19 A
correspondientes
Realizar actividades administrativas propias de la unidad 5 4 3 17 A
Atiende al público que llega a la unidad entregando
información y orientación relativa al procedimiento de la 5 3 1 8 A
unidad
4. Interfaz del Puesto
Actividades Esenciales Interfaz
Nombres de las unidades, puestos, áreas, clientes, usuarios
o beneficiarios directos de la actividad.
Manejar agenda de trabajo de la Gerencia
gerencia
Administrar documentación Gerencia, Clientes
institucional según procedimientos
formatos y condiciones de
confidencialidad correspondientes
Realizar actividades administrativas Gerencia
propias de la unidad
Administrar correspondencia Guardalmacén Jefe, Bodeguero, Gerencia
recepción y derivación
correspondiente de la unidad
verificando
Recibir, analizar, distribuir, dar Clientes, gerencia
seguimiento, organizar y archivar los
documentos turnados al área
5. Conocimientos Requeridos:
Actividades Esenciales Conocimientos
Manejar agenda de trabajo de la gerencia Caligrafía , otros idiomas
Administrar documentación institucional
según procedimientos formatos y
Manejo ,organización y análisis de documentación
condiciones de confidencialidad
correspondientes
Realizar actividades administrativas propias
Computación e informática, administración
de la unidad
Administrar correspondencia recepción y
derivación correspondiente de la unidad Manejo de documentación, recepción
verificando
Recibir, analizar, distribuir, dar seguimiento,
organizar y archivar los documentos Manejo del Sistema de la Empresa,
turnados al área
6. Instrucción Formal Requerida:
Indique el área de
Especifique el número de
conocimientos formales
Nivel de Instrucción Formal años de estudio o los
(ejemplo, administración,
diplomas / títulos requeridos
economía, etc.).
Nivel medio Bachiller 3 años 1 año
7. Experiencia Laboral Requerida:
Dimensiones de Experiencia Detalle
1. Tiempo de experiencia Hasta 1 año
2. Especificidad de la experiencia Labores afines
3. Contenido de la experiencia Atención al Administración, Idiomas
cliente
8. Destrezas Técnicas (Específicas) Requeridas:
Destrezas Definición Relevancia
Alta Media Baja
Evaluar cuan bien está algo o alguien
Monitoreo y control x
aprendiendo o haciendo algo.
Organización de la Encontrar formas de estructurar o
x
información clasificar distintos niveles de información
Analizar o descomponer información y
Pensamiento analítico detectar tendencias, patrones, relaciones, x
causas, efectos, etc.
Es la capacidad de escuchar y comprender
Comprensión ora x
información o ideas presentadas.
9. Destrezas/Habilidades Conductuales (Generales):
Destrezas Definición Relevancia
Alta Media Baja
Orientación de Implica un deseo de ayudar o de servir a los demás x
servicio satisfaciendo sus necesidades. Significa focalizar los
esfuerzos en el descubrimiento y la satisfacción de las
necesidades de los clientes, tanto internos como externos
Construcción de
relaciones Es la habilidad de construir y mantener relaciones X
cordiales con aquellas personas internas o externas a la
organización que son o pueden ser algún día valiosos
para conseguir los objetivos organizacionales.
Aprendizaje Es la habilidad para buscar y compartir información útil, x
continuo comprometiéndose con el aprendizaje. Incluye la
capacidad de aprovechar la experiencia de otros y la
propia.
Es la capacidad para comprender e interpretar las x
Conocimiento relaciones de poder en la institución o en otras
del entrono instituciones, clientes, proveedores, etc. Incluye la
organizacional capacidad de prever la forma en que los nuevos
acontecimientos o situaciones afectarán a las personas y
grupos de la institución.
10. Requerimientos de Selección y Capacitación
Requerimiento de Requerimiento de
Conocimientos / Destrezas
Selección Capacitación
Conocimientos Formales
Manejo de Inventarios, Control de Calidad X X
Caligrafía , otros idiomas X X
Manejo ,organización y análisis de documentación X X
Computación e informática, administración x x
Manejo de documentación, recepción x x
Manejo del Sistema de la Empresa, X x
Contenido de la Experiencia
Atención al cliente
Destrezas Técnicas (Específicas)
Monitoreo y control X
Organización de la información X
Pensamiento analítico X
Comprensión oral x
Destrezas Conductuales (Generales)
Orientación de servicio X
Construcción de relaciones X
Aprendizaje continuo x
x
Conocimiento del entrono organizacional
Orientación de servicio x
Anuncio del puesto del puesto
Calzado Roldan
La empresa calzada Roldan, requiere contratar una secretaria para el área de la
gerencia de la empresa que cumpla con el siguiente perfil.
Perfil:
De 23 a 30 años
Buena presencia para el cargo
Estudios obtenidos en área administrativas y contables
Habilidades administrativas y operativas
Conocimiento y técnicas de atención al cliente
Preferible con experiencia de un 1 año en las áreas adminsitartrivas
Funciones
Conocimiento en las áreas adimisntraivas
Atender visitas
Archivar documentos
CONOCIMIENTOS:
TALENTO HUMANO, NOMINA.
CONTABLES (FACTURAS, RETENCIONES, NOTAS DE CREDITO,
NOTAS DE DEBITO),
REDACCION DE DOCUMENTOS
PAQUETE DE OFFICE (EXCEL MEDIO O AVANZADO)
MANEJO DE SISTEMAS DE COMPUTO
DETREZAS:
CAPACIDAD DE TRABAJO BAJO PRESION
PROACTIVA
HONORABLE Y RESPONSABLE
COMPROMETIDA CON SU TRABAJO
BUENA PRESENCIA
DON DE GENTE
EXCELENTE RELACIONES INTERPERSONALES
ORGANIZADA
TRABAJO EN EQUIPO
FACILIDAD DE APRENDIZAJE
