TEMA III
REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
OBLIGATORIOS
Los Libros Contables son aquellos libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cuales se registran en forma sintética las operaciones mercantiles
que realizan durante un lapso de tiempo determinado.
Los aspectos legales sobre estos libros de libros se encuentran plasmados en nuestro
Código de Comercio en los Art. 32 al 44, el 94, el 102, el 914, el 915, el 917 y el 918 y
en el Art. 81 de la Ley de I.S.L.R.
Art. 32: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventario.
Podrá llevar, además, todos los Libros Auxiliares que se estimen conveniente para el
mayor orden y claridad de sus operaciones”.
Art. 33: “El Libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al Tribunal o Registro Mercantil, en los lugares donde los
haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos
funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere,
fechada y firmada por el Juez y su secretario o por el Registrador Mercantil. Se
estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina”
Art. 34: “En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el
comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien
el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo
menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los
documentos que permitan comprobar tales operaciones día por día”.
Art. 35: “Todo comerciante, al finalizar cada año, hará en el libro de inventarios una
descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos
sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio…”
Art. 36: “Se prohíbe a los comerciantes:
1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4. Borrar los asientos o parte de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los
libros”
Art. 37: “Los errores y omisiones que se incurran a l formar un asiento se salvarán en
otro distinto, en la fecha en que se note la falta”.
Art. 81 (Ley de I.S.L.R.): “Los contribuyentes están obligados a llevar en forma
ordenada y ajustados a principios de contabilidad generalmente aceptados, los libros y
registros que esta Ley, su Reglamento y demás leyes especiales determinen, de manera
que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes
activos y pasivos, muebles e inmuebles, corporales e incorporales, relacionados o no
con el enriquecimiento que se declara, a exhibirlos a los funcionarios fiscales
competentes y adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan.
Las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros deberán estar
apoyados en los comprobantes correspondientes y solo de la fe que estos merezcan
surgirá el valor probatorio de aquellos”.
Los Libros de Contabilidad pueden ser clasificados en dos grupos:
a) Libros Obligatorios
b) Libros No Obligatorios
Los Libros que son de carácter obligatorio porque así lo establece nuestro Código de
Comercio dependerán de la constitución de la empresa. Los cuales son:
Firma Personal Sociedades Anónimas
Sociedades Responsabilidad Limitada
Libros Colectivas Comandita por Acciones
Libro Diario SI SI
Libro Mayor SI SI
Libro de Inventarios SI SI
Libro de Compras – I.V.A. SI SI
Libro de Ventas – I.V.A. SI SI
Libro de Socios o Accionistas SI
Libro de Actas de Asambleas SI
Libro de Actas de Administradores SI
En el Art. 32 del Código de Comercio se hace mención a los Libros que deben ser
llevados obligatoriamente por los comerciantes. Por su parte, el Art. 70 del
Reglamento del I.V.A. establece la obligatoriedad de llevar el Libro de Compras y de
Ventas, cuando dice: “Los contribuyentes del Impuesto además de los libros exigidos
por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas…”
Libro Diario: Es uno de los libros principales que debe llevar todo comerciante,
también es conocido como diario columnar o libro de primeras entradas, y en el se
registran en orden cronológico todo los comprobante de diario elaborados por la
empresa durante el mes, con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta.
Al finalizar el mes se totalizan los registros tanto por el debe como por el haber y se
trasladan al Libro Mayor.
Este libro se utiliza con la finalidad de obtener información tales como:
a) Registro de las operaciones que se realizan a diario en la Empresa.
b) Fecha completa del día en el cual se realizó el comprobante de diario.
c) Descripción del comprobante.
d) Totalidad de los movimientos tanto del débito como de los créditos de cada
cuenta.
e) Obtener los saldos finales de cada cuenta y su traslados a la cuentas del Mayor.
El Libro Diario puede ser de diferentes tipos, entre los cuales tenemos:
1. Atendiendo a su Jerarquía: Estos se clasifican en:
a) Diario Principal o General: Es el libro en el que se va a registrar todas las
transacciones que la empresa haya realizado, bien sea cada día o a base de
resúmenes, los cuales no pueden abarcar periodos superiores a un mes. Es el
único diario que es obligatorio legalizar antes de poner en uso; por eso es su
carácter de principal.
b) Diarios Auxiliares: Este libro se utiliza en aquellas empresas donde se realizan
muchas operaciones repetitivas, y luego, el resumen de ellas, es lo que se
registra en el diario principal.
2) Atendiendo a su Forma: Estos se clasifican en:
a) Diario Multicolumnar o Diario Americano.
b) Diario Común o Diario de dos Columnas: Es la forma de diario mas difundida
y mas frecuentemente utilizada, ya que es el mas sencillo y de mas fácil manejo.
El Libro Diario Común se encuentra estructurado de la siguiente forma:
Folio No.
(1) (2) (3) (4) (5)
FECHA CUENTAS Y EXPLICACION REF. DEBE HABER
(AÑO)
(MES) (DIA)
1. Fecha: en esta columna y en primer termino se registra el año, el cual no se repite a
menos que cambie o que cambiemos de folio; seguidamente se registra el mes, el
cual no se repite a menos que cambie o que cambiemos de folio; enseguida del mes
(a la derecha) se registra el día, el cual se registrará siempre sin importar cuantas
transacciones se registran en un mismo día.
2. Cuentas y Explicación: Esta columna es la mas ancha y esta destinada en primer
lugar a registrar el numero de la transacción; seguidamente y pegados a la línea de la
fecha escribimos las cuentas que se debitan y corriéndonos de la línea de la fecha a
la derecha (un espacio aproximado de 1 Ctm.) se escriben las cuentas que se
acreditan, y por ultimo se procede a dar una explicación lo mas clara posible, pero
en forma muy resumida, de las características de la transacción que se esta
registrando.
3. Referencia: Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales
como el Libro Mayor. En ella se anotará el número del folio del mayor principal
donde esta registrada la cuenta que estamos manejando.
4. Debe: Se registra en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las
cuentas que se debitan o cargan, como consecuencia de la transacción realizada.
5. Haber: Se registra en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las
cuentas que se acreditan o abonan, como consecuencia de la transacción realizada
Libro Mayor: Es el libro de contabilidad que muestra en forma cronológica, el
movimiento que cada cuenta ha tenido durante un periodo determinado. Este libro se
caracteriza porque todo lo que se registra en el Libro Diario, debe pasar a él, empezando
desde el folio # 2 porque el # 1 es para el sello del Registro Mercantil.
En el Libro Mayor vamos a destinar un folio para cada cuenta diferente; por ejemplo si
el folio # 3 lo destinamos para Banco, en dicho folio solo registraremos las entradas, las
salidas y los saldos de Banco y de ninguna otra cuenta.
El fin de este Libro es el de obtener una información detallada sobre el movimiento de
cada cuenta (aumentos y disminuciones) y sobre su saldo a determinado momento y
también porque con sus saldos obtenemos la información inicial para la elaboración de
la Hoja de Trabajo y de los Estados Financieros.
La forma en que se presenta el contenido de las cuentas en el mayor varia de acuerdo al
sistema de contabilidad adoptado por cada empresa y, fundamentalmente, si tal sistema
es manual o mecanizado. Y estas se clasifican en:
1. El Mayor en un sistema manual: cuando la contabilidad se lleva manualmente, los
tipos de mayores mas utilizados son:
a. El Libro Empastado: Es un libro que se adquiere en las librerías especializadas
cuyos folios no son removibles y están previamente numerados. En este caso,
se le asigna uno o varios folios a cada cuenta, dependiendo de la cantidad de
movimientos que se espera que dicha cuenta vaya a tener.
b. El Libro de hojas removibles o de posteo: Es este un libro que permite añadir o
remover las hojas cuando la circunstancia lo requieran.
2. El Mayor en un sistema mecanizado: En los casos en que la contabilidad se lleve
en forma mecanizada, el mayor puede tomar las siguientes formas:
a. Tarjetones: Utilizados en maquinas electromecánicas en los que se va registrando el
movimiento que cada cuenta vaya teniendo. Realmente este tipo de libro mayor
ya se encuentra fuera de uso.
b. Monitores y Listados de Impresoras: En principio consistirá en los registros que
quedaron grabados en diskettes, discos duros, cintas magnéticas, etc. No obstante,
para que esa información pueda ser visualizada, es necesario recurrir a extraerla a
través del monitor del computador o de listados que se sacan por impresoras.
El Libro Mayor se encuentra estructurado de la siguiente forma:
(1) Nombre (2) Código # (3) Folio #
(4) Fecha (5) Explicación (6) (7) (8) (9)
(Año) Ref. Debe Haber Saldo
(Mes) (Día)
1. Nombre: Se colocara en la parte superior el nombre con el que se identifica la
cuenta
2. Código: En caso de que la empresa utilice un código de cuentas, se colocará
también el número que le ha correspondido.
3. Folio: Se escribe el número del folio que le corresponde a esta cuenta en el Libro.
4. Fecha: Se escribirá allí la misma fecha en que ese movimiento fue registrada en el
Diario.
5. Explicación: Se da la explicación del asiento pero en forma muy resumida. No
obstante, debido precisamente a que ya ese concepto esta explicado en el diario,
para no incurrir en duplicidad, se acostumbra escribir, simplemente, “según diario”.
6. Referencia: A la referencia del mayor se le da el nombre de Referencia Cruzada, la
cual indica en primer término el número del folio del libro diario de donde estamos
tomando dicha información y en segundo lugar el número de la transacción.
7. Debe: En esta columna se escribirá la misma cifra que se cargo a la cuenta en el
asiento de diario correspondiente.
8. Haber: En esta columna se escribirá la misma cifra que se abono a la cuenta en el
asiento de diario correspondiente.
9. Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber; si en un momento dado, la suma del
debe es mayor que el haber, el saldo es deudor, pero si la suma del haber es superior
a la del debe, el saldo es acreedor.
Libro de Inventario: Es un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso,
debe ser presentado para su legalización por ante el Registro Mercantil. Sus folios
deben estar previamente numerados y en cada uno de ellos les será estampado el sello
del Registro o del Tribunal que corresponda. Asimismo, en la primera página
deberá ir la nota de tales organismos, donde se expresa:
a. El uso que se dará a este libro.
b. El nombre de la empresa a que pertenece.
c. La ciudad donde fue registrado.
d. El numero de folios que contiene.
e. Las firmas de las autoridades que legalizaron el libro y el sello del registro o del
tribunal que corresponda.
Generalmente se trata de un libro empastado cuyo rayado es similar al Libro Diario o al
Mayor, y las columnas tienen los siguientes destinos:
(1) (2) (3) (4) (5)
(Sin Descripción (S/U) Cifras Parciales Cifras Totales
uso)
1. Descripción: Esta destinada a la descripción de los detalles que van a ser
presentados, tales como el nombre de la cuneta y cualquier información aclaratoria.
2. Cifras Parciales: Esta columna va a estar destinada a mostrar los saldos de las
cuentas auxiliares que componen cada cuenta principal.
3. Cifras Totales: Se anotaran en ellas los saldos de las cuentas principales, que deben
ser iguales a la suma de los saldos de las cuentas auxiliares.
Es importante resaltar los siguientes detalles:
1. La primera pagina del libro esta destinada para el sello del Registro Mercantil
2. En la siguiente pagina, se comienza con un breve detalle colocando el nombre de la
empresa y la fecha a la que se refiere el inventario.
3. A manera de presentación, las cuentas principales se escriben a la izquierda mientras
que las cuentas auxiliares y los detalles van un poco más a la derecha.
4. En la columna de parciales se escriben las cifras relacionadas con la información
detallada.
5. En la columna de totales se escribe el saldo de la cuenta principal.
6. Al finalizar una pagina, se suma la columna de los totales y se anotan en la última
línea, trasladándolos a la página siguiente.
Asientos de Contabilidad: Son todas aquellas anotaciones que se llevan a cabo en el
libro de contabilidad, con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una
modificación en el patrimonio de una empresa.
Los asientos contables se clasifican atendiendo a la cantidad de cuentas afectadas o la
cantidad de transacciones en cada asiento y estos pueden ser:
1. De acuerdo a su extensión: Se clasifican en:
a. Asientos Simples: Son aquellos a través de los cuales se registra una o varias
transacciones de la misma naturaleza, en el que solo intervienen dos cuentas: una
que recibe y otra que entrega.
b. Asientos Compuestos: Son los asientos en los que intervienen tres o mas cuentas
para registrar una o varias transacciones simultáneamente.
2. De acuerdo al concepto de lo registrado: Se clasifican en:
a. Asientos de Apertura: Son aquellos que se realizan cuando la empresa o la firma
personal inicia sus operaciones realizando un aporte de capital.
b. Operaciones Normales: Son aquellos que se utilizan para registrar las transacciones
que realiza la empresa o la firma personal producto de sus operaciones normales
durante el ejercicio económico.
c. Asientos de Ajustes: Son aquellos asientos que se realizan al final de cada periodo
contable, ya sea este mensual, trimestral o anual, que tienen por objetivo actualizar
las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los
ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron en el mismo. Cada
asiento de ajuste afecta una cuenta del Balance General y una del Estado de
Resultado. En consecuencia, si el asiento no afecta una cuenta de ingresos o de
gastos, no es un asiento de ajuste.
Los ajustes, por su naturaleza, pueden ser ocasionados entre otros por:
a. Operaciones no registradas.
b. Ingresos acumulados por cobrar: son todos aquellos ingresos que se han ganados
pero que a la fecha de cierre no se han cobrado. Ejemplo: El 22/10/2008 se vendió
mercancía por Bs. 600.000,00; recibiendo el 40% de inicial y aceptando un giro por
el resto, el cual devengara un interés del 20% anual a 3 meses y se cobraran al
momento de vencer el giro. Calcule los intereses a la fecha de cierre y registre el
asiento de ajuste.
c. Ingresos cobrados por anticipado: Son aquellos ingresos que la empresa recibe sin
prestar el respectivo servicio al momento y que contablemente se manejan como
créditos diferidos. Ejemplo: El 15/11/2008 la empresa recibe por concepto de
alquiler cobrado por anticipado la cantidad de Bs. 12.000,00 por un año. Se pide
que registre el asiento de cobro al 15/11/08 y el asiento de ajuste a la fecha de cierre.
d. Gastos pagados por anticipado: Está constituido por los gastos hechos por
anticipados y los ingresos recibidos por anticipado. Ejemplo: el 01/09/2008 la
empresa adquiere una póliza de seguro por un año por Bs. 350.000,00. Realice el
asiento de pago al 01/09/08 y el ajuste a la fecha de cierre.
e. Gastos acumulados por pagar: son todos aquellos gastos en que se incurrieron
pero que a la fecha de cierre no se han pagado. Ejemplo: Al 31/12/08 la empresa
tiene un giro por pagar por Bs. 30.000,00; el cual devenga un interés anual del 19%
desde hace 45 días. Realice el asiento de ajuste a la fecha de cierre.
f. Provisión para cuentas de cobro dudoso: Este ajuste consiste en calcular
aproximadamente la cantidad de las cuentas por cobrar que el contador estima que
dejaremos de cobrar en un periodo determinado. Existen varias causas,
razones o motivos por los cuales no cobraremos todas las cuentas por cobrar y entre
ellas tenemos:
Que la persona natural o jurídica que nos debe se declare en quiebra.
Que el cliente sufra perdidas cuantiosas por siniestro o accidente y no tenga
póliza de seguro o la tenga vencida.
Por muerte o fuga del cliente con disolución inmediata del negocio, sin que
existe quien responda por las deudas.
Respecto a lo anterior debemos tomar las previsiones del caso y darnos un margen de
seguridad, calculando aproximadamente la cantidad de las cuentas por cobrar que
estimamos que no vamos a cobrar. Existen varios métodos para calcular esta
provisión, siendo las más utilizadas las siguientes:
1. Porcentaje fijo del total de las ventas a crédito: En este caso solamente
tomaremos en cuenta las ventas de mercancía a crédito y olvidaremos las ventas de
contado ya que estas últimas se encuentran cobradas. Ejemplo: El 31/12/2008 las
ventas a créditos de la Empresa La Esmeralda, C.A., son de Bs. 25.000,00 y la
empresa aplica un 2% anual como provisión para cuentas incobrables. Calcule la
Provisión y registre el asiento de ajuste respectivo.
2. Porcentaje fijo de las cuentas por cobrar a clientes: En este caso solamente
tomaremos en cuenta las cuentas por cobrar por concepto de la venta de mercancía o
por el servicio prestado, si se trata de una empresa de servicio, después de deducir
las devoluciones, rebajas, descuentos y bonificaciones en ventas. Pueden existir
dos casos:
Si todas las cuentas por cobrar corresponden a un solo periodo. Ejemplo: Al
31/12/2008 las cuentas por cobrar a los clientes de La Esmeralda, C.A.
ascienden al monto de Bs. 20.000,00 y la empresa aplica un 2% anual como
provisión por incobrables. Calcule la provisión y registre el asiento de ajuste.
Si algunas de las cuentas por cobrar corresponden a periodos anteriores.
Ejemplo: Tomando en cuenta el ejemplo anterior, supongamos que de esos Bs.
20.000,00 por cobrar que tiene la compañía Bs. 5.000,00 son del año 2006 y Bs.
8.500,00 corresponde al año 2007. Calcule la provisión y registre el asiento de
ajuste.
3. Análisis de vencimiento de las cuentas por cobrar: este método se basa en un
análisis del tiempo que tienen vencidas cada una de las cuentas por cobrar y
aplicarle un porcentaje determinado de pérdida estimada; esto daría como resultado
varios subtotales de acuerdo a su categoría de clasificación, los cuales al sumarse
darán el total estimado de la provisión por cuentas malas a lo que se le resta la
provisión que trae la empresa y por esa diferencia se registra el ajuste. Ejemplo:
Supongamos que los Bs. 20.000,00 que al 31/12/2008 tiene por cobrar a sus clientes
La Esmeralda, C.A. están clasificados de la siguiente forma:
Categoría Cantidades % Sub-Total
No vencidas 2.500,00 1 25,00
1-30 días 1.800,00 5 90,00
31-60 días 1.000,00 10 100,00
61-90 días 700,00 20 140,00
+ de 90 días 500,00 50 250,00
Del año 2006 5.000,00 0 0
Del año 2007 8.500,00 0 0
Totales 20.000,00 605,00
Calcule la provisión y registre el asiento de ajustes para los siguientes casos:
Que la empresa arrastra una provisión de Bs. 150,00
Que la compañía no arrastra saldo en la cuenta de provisión.
4. Análisis cliente por cliente: Este método se basa en el análisis detallado de la
situación económico-contable de cada uno de nuestros clientes en conjunto con el
mercado en el cual se desenvuelven y la situación general socio-económica del país,
lo cual nos dará una respuesta aproximada sobre la capacidad de pago a corto y
mediano plazo de cada uno de nuestros clientes.
g. Depreciación de activos fijos: es el desgaste o perdida de valor que sufren algunos
activos fijos tangibles por su uso a través del tiempo Al final de cada ejercicio
económico la empresa debe calcular la depreciación o el desgaste sufrido por dichos
activos fijos tangibles que corresponde a ese periodo. Existen varios métodos para
calcular la depreciación, siendo las mas utilizadas las siguientes:
1. Depreciación por Línea Recta: Este método se caracteriza porque se aplica una
cantidad igual por depreciación a todos los periodos. La formula para calcular la
depreciación anual por Línea Recta es la siguiente:
D.A.= C.C. – V.R.
V.U.
Donde: D.A.= Depreciación Anual; C.C.= Costo Capitalizado, V.R.= Valor de Rescate
y V.U.= Vida Util.
2. Depreciación por Línea Recta Múltiple, Variable o Decreciente: se basa en el
hecho de que la depreciación de los activos fijos tangibles es decreciente y según las
tendencias se estima que dicha depreciación es del 60% en la primera mitad de su
vida útil, de un 30% en la primera mitad del resto de su vida útil y un 10% de su
saldo final.
3. Depreciación por Unidades Producidas: consiste en depreciar especialmente a la
maquinaria en cada periodo de acuerdo con la cantidad de unidades que produzca en
dicho periodo.
4. Depreciación por Horas Trabajadas: este método también es aplicado a las
maquinarias y consiste en depreciarlas de acuerdo con la cantidad de horas
trabajadas en cada periodo.
5. Depreciación por Saldos Declinantes o Decrecientes: consiste en aplicar un valor
constante al valor que tenga en libros el activo a la fecha de ajuste.
6. Depreciación por la Sumatoria de los Dígitos de los Años: consiste en aplicar la
mayor depreciación al primer año y disminuirla progresivamente hasta llegar al
ultimo periodo de la vida útil, donde aplicaremos la depreciación mas baja, lo cual
significa que es un método decreciente.
7. Depreciación por Grupos: consiste en aplicar un porcentaje fijo a cada grupo
diferente de los activos fijos tangibles.
8. Depreciación por el método del inventario: se utiliza muy especialmente para
depreciar las herramientas, ya que controlar un desgaste de cada pieza de
herramientas de costoso muy engorroso.
h. Amortización:
De cargos diferidos: son gastos que la empresa realiza por anticipado y que por su
misma naturaleza se supone que la beneficiara en varios periodos contables, lo cual
significa que se deben amortizar en determinada cantidad de año. Ejemplo: El
15/04/08 se constituye una empresa y paga por gastos de organización Bs.
70.000,00 que decide amortizarlos en un tiempo de 4 años. Registre el asiento de
pago y el de ajuste al 31/12/08
De activos intangibles Ejemplo: el 20/08/08 la empresa compra una patente por Bs.
5.000,00; la cual tiene una vida útil de 10 años. Realice el asiento a la fecha de
compra y el ajuste a la fecha de cierre.
i. Corrección de errores. Pag 333
d. Asientos de Cierre: Son aquellos asientos que se realizan para cerrar el ejercicio
económico.
Balance de Comprobación: Es un documento contable elaborado por el contador para
darle una idea al empresario sobre la situación de su negocio y las operaciones
realizadas en un periodo determinado.
El Balance de Comprobación puede ser de dos tipos:
1. Balance de Comprobación de totales o de sumas: Es la relación de todas las
cuentas que aparecen en el mayor a una fecha determinada, donde se muestra la suma o
total de los cargos y abonos que ha tenido esa cuenta durante un periodo determinado.
Es decir, representa el movimiento de cada cuenta en el periodo determinado.
2. Balance de Comprobación de saldos: Es la relación de todas las cuentas que
aparecen en el mayor a una fecha determinada, pero donde solo se menciona el saldo
final de cada una de ellas. Es decir, representa el estado a la fecha de la presentación
de dicha cuenta.
Un Balance de Comprobación informa al Contador la posibilidad de que los registros en
el Libro Diario y los pases al Libro Mayor estén realizados correctamente, ya que el
hecho de que el balance de comprobación cuadre no significa necesariamente que todo
este correcto, porque hay errores y omisiones que se puede esconder en un balance de
comprobación cuadrado como los siguientes:
1. Omisión total de un asiento en el Libro Diario.
2. Omisión total de un pase del Libro Diario al Libro Mayor.
3. Registros en cuentas incorrectas.
4. Registros de cantidades de más o de menos en el Diario o en el Mayor.
El Balance de Comprobación tiene los siguientes objetivos básicos:
a) Establecer que los registros en los libros estén correctos, o en su defecto localizar y
corregir los errores
b) Analizar el movimiento de cada cuenta y tomar las decisiones del caso.
c) Analizar el estado de cuenta a la fecha y tomar las decisiones del caso.
d) Programar políticas de continuidad, corrección o innovación a que haya lugar
respecto a la administración y el personal administrativo.
LOCALIZACION DE ERRORES Y DIFERENCIAS.
La mayor parte de los errores que se cometen, pueden ser clasificados en:
I. Errores que afectan el equilibrio de la ecuación del patrimonio: Son todos
aquellos errores que al cometerlos traen como consecuencia que la ecuación patrimonial
pierda su equilibrio y que por lo tanto, el activo no es igual al Pasivo mas el Patrimonio.
La existencia de este tipo de errores es generalmente detectada por medio del balance de
comprobación, ya que su existencia hace que este balance no cuadre. Es decir, que
los totales deudores no sumaran la misma cifra que los acreedores y la mayoría de estos
errores se cometen al realizar cualquiera de las siguientes actividades:
a) Errores en el pase del Diario al Mayor: Al realizar esta labor, pudieron haber
ocurrido alguno de los siguientes errores:
Pase al mayor de una cifra diferente a la que aparece en el Diario.
Partidas que en el diario aparecen en el debe o en el haber y fueron pasadas al
mayor en el haber o en debe, respectivamente.
Omisión de pasar al mayor alguna partida registrada en el diario.
Partidas del diario pasadas mas de una vez al mayor.
b) Errores en la determinación del saldo de la cuenta en el mayor: Este tipo de
errores son generalmente de origen aritmético, por ejemplo: sumas o restas mal
hechas, baile de números, comas de decimales mal puestas, entre otras.
c) Errores al elaborar el balance de comprobación de saldos: Estos pueden ser
ocasionados por:
Saldo de la cuenta mal copiado.
Omisión de alguna cuenta.
Colocación del saldo de una cuenta en la columna que no le corresponde.
Mal sumada alguna columna del balance.
Para la localización de errores que afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial se
recomiendan dar los siguientes pasos:
1. Establecer cual es la diferencia que hace que el balance no cuadra, ya que existe
la posibilidad de que esa diferencia haya sido ocasionada por:
a) Omisión o repetición de alguna cifra o partida.
b) Anotación de una partida deudora en el haber o viceversa.
c) Inversión o baile de los números que componen una partida.
2. Si después de realizar estos pasos la diferencia persiste, la alternativa que queda
es volver a revisar todo el trabajo realizado, por lo que se recomienda:
a) Volver a sumar las columnas del debe y haber del balance de comprobación.
b) Revisar si todas las cuentas del mayor con sus respectivos saldos han sido pasados
al balance de comprobación y si han sido anotados en la columna que les
corresponde.
c) En el mayor, determinar si el saldo de cada cuenta ha sido bien calculado.
d) En el libro diario se sumaran las columnas del debe y el haber, las cuales deben
cuadrar.
e) En el diario se determinara, asiento por asiento, si las partidas han sido pasadas a las
cuentas respectivas del mayor, y de ser así, asegurarse de si al pasarlas, han sido
anotadas de acuerdo con el diario.
II. Errores que no afectan el equilibrio de la ecuación del patrimonio: Son todos
aquellos errores que al cometerlos no afectan la ecuación patrimonial y que por lo tanto,
no pueden ser detectados por el balance de comprobación, ya que a pesar de tales
errores dicho balance cuadrará. Estos errores consisten principalmente en:
1. Errores cometidos en alguna cuenta que se compensan exactamente con errores
cometidos en otra u otras.
2. Errores que se producen al utilizar cuentas incorrectas.
a) Al hacer el asiento de Diario.
b) Al hacer los pases del Diario al Mayor.
Para detectar los errores que no afectan el cuadre del balance de comprobación se
deberá partir de la documentación que originó el asiento de diario, revisar si éste fue
bien hecho y luego determinar si tales asientos fueron correctamente pasados a la
cuentas respectivas al mayor. Sin embargo, en los casos en que algunas cuentas
especiales hayan sido afectadas con esos errores, éstos podrían ser detectados como
consecuencias de trabajos rutinarios, tales como:
a) Arqueos de caja.
b) Conciliaciones bancarias.
c) Relación de saldos de las cuentas auxiliares.
Estos errores pueden ser corregidos únicamente como lo estipula nuestro Código de
Comercio en su Art. 37; el cual señala:”En caso de errores y omisiones que se comentan
al elaborar un asiento, se corregirá con otro asiento distinto que se hará en la fecha en
que se detecto la falta”.
