Dirección de Proyectos

Gestión de la Integración y Gestión de los Interesados

del Proyecto

Mg. Ing. René Delgado Sandoval

 Interacción entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

Grupo de Procesos
Áreas de Grupo de Procesos Grupo de Procesos Grupo de Procesos Grupo de Procesos de
de Monitoreo y
Conocimiento de Inicio de Planificación de Ejecución Cierre
Control
4. Gestión de la 4.1 Desarrollar el 4.2 Desarrollar el 4.3 Dirigir y 4.5 Monitorear y 4.7 Cerrar el Proyecto
Integración del Acta de Constitución Plan para la Gestionar el Trabajo Controlar el Trabajo o Fase
Proyecto del Proyecto Dirección del del Proyecto del Proyecto
Proyecto 4.4 Gestionar el 4.6 Realizar el Control
Conocimiento del Integrado de Cambios
proyecto

13. Gestión de los 13.1 Identificar a los 13.2 Planificar el 13.3 Gestionar la 13.4 Monitorear el
Interesados Interesados Involucramiento de Participación de los Involucramiento de
del Proyecto los Interesados Interesados los
Interesados
Visión Integral del Proyecto
 Gestión de la Integración del Proyecto

La Gestión de la Integración implica tomar decisiones sobre la Asignación de recursos, Equilibrio de

demandas que compiten entre sí, Examen de enfoques alternativos, Adaptación de los procesos para
cumplir con los objetivos del proyecto, y Gestión de las interdependencias entre las Áreas de Conocimiento
de la Dirección de Proyectos. Incluye, entre otras:
 Asegurar que las fechas límite de los entregables del producto, servicio o resultado, el ciclo de vida del
proyecto y el plan de gestión de beneficios estén alineadas
 Proporcionar un plan para la dirección del proyecto a fin de alcanzar los objetivos del proyecto;
 Asegurar la creación y el uso del conocimiento adecuado hacia y desde el proyecto, según sea necesario;
 Gestionar el desempeño y los cambios de las actividades en el plan para la dirección del proyecto;
 Tomar decisiones integradas relativas a los cambios clave que impactan al proyecto;
 Medir y monitorear el avance del proyecto y realizar las acciones adecuadas para cumplir con los
objetivos del mismo;
 Recopilar datos sobre los resultados alcanzados, analizar los datos para obtener información y comunicar
esta información a los interesados relevantes;
 Completar todo el trabajo del proyecto y cerrar formalmente cada fase, contrato y el proyecto en su
conjunto; y Gestionar las transiciones de fases, cuando sea necesario.
 Gestión de la Integración del Proyecto

Los procesos de Gestión de la Integración del Proyecto son:

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza
formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de
la organización a las actividades del proyecto.
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los
componentes del plan y consolidarlos en un plan integral para la dirección del proyecto.
4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para
la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto.
4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto: Es el proceso de utilizar el conocimiento existente y crear nuevo
conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional.
4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Es el proceso de hacer seguimiento, revisar e informar el avance
general a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios: Es el proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar y
gestionar los cambios a entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y al plan
para la dirección del proyecto, y comunicar las decisiones.
4.7 Cerrar el Proyecto o Fase: Es el proceso de finalizar todas las actividades para el proyecto, fase o contrato.
 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

 El acta es un documento que autoriza formalmente al proyecto

 Confiere al director del proyecto la autoridad necesaria para

planificar, ejecutar y controlar el proyecto

 Inicia el proyecto con unos límites bien definidos

 Proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos

estratégicos de la organización, crea un registro formal del
proyecto y muestra el compromiso de la organización con el
proyecto

 El director de proyecto se debe asignar siempre antes de iniciar

la planificación y deseable durante el desarrollo del acta.
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Entradas:
 Caso de Negocio: Proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para
determinar si el proyecto es viable o no en términos de la inversión requerida. Comprende la necesidad
de negocio y análisis costo-beneficio para justificar y establecer los límites del proyecto en base a ello
se toma la decisión.
 Acuerdos: Se establecen para definir las intenciones iníciales de un proyecto. Pueden tomar la forma
de contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos de nivel de servicio, cartas de acuerdo,
declaraciones de intenciones, acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos.
 Factores Ambientales de la Empresa: Pueden influir en el desarrollo del acta incluyen: Política,
estándares de la industria o reglamentos, cultura y estructura de la organización, condiciones del
mercado.
 Activos de los Procesos de la Organización: Pueden influir en el desarrollo del acta incluyen: Procesos
estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos, plantillas, (Ej., plantilla del acta de
constitución del proyecto), información histórica, lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Herramientas y Técnicas:  Juicio de Expertos: Se brinda sobre la base de la

experiencia en un área de aplicación, Área de
Conocimiento, disciplina, industria, etc., según
resulte apropiado para la actividad que se está
ejecutando. Dicha pericia puede ser proporcionada
por cualquier grupo o persona con educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación
especializada.
 Recopilación de Datos: Incluyen, entre otras:
Tormenta de ideas, Grupos focales y Entrevistas.
 Habilidades Interpersonales y de Equipo: Incluye:
Gestión de conflictos, Facilitación, Gestión de
reuniones.
 Reuniones
 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Salidas:
 Acta de Constitución del Proyecto: Documenta la información de alto nivel acerca del proyecto y del
producto, servicio o resultado que el proyecto pretende satisfacer, tales como:
─ El propósito del proyecto
─ Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados
─ Los requisitos de alto nivel
─ Las restricciones y los supuestos estratégicos y operativos de alto nivel
─ La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave
─ El riesgo general del proyecto
─ El resumen del cronograma de hitos
─ Los recursos financieros pre-aprobados
─ La lista de interesados clave
─ Los requisitos de aprobación del proyecto (en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto
tiene éxito y quién firma la aprobación del proyecto)
─ Los criterios de salida del proyecto (condiciones a cumplirse a fin de cerrar el proyecto o fase)
─ El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
─ El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución
 Ejemplo de Acta de Constitución del Proyecto

Nombre del proyecto: PMI Tour

Justificación del proyecto:
Difundir la profesión de dirección de proyectos
Desarrollar una nueva actividad de valor en la región
Descripción general del proyecto
Congreso internacional sobre Dirección de Proyectos; Networking con las máximas autoridades del PMI® ; 10 conferencistas
internacionales cubriendo temas de actualidad ; Trabajo en equipo outdoor para potenciar las relaciones de negocios
Objetivos estratégicos:
Servicio: proveer un servicio de valor adicional a los miembros del PMI®
Reconocimiento: que el Capítulo local de PMI® sea reconocido como la organización líder en Dirección de Proyectos de la región.
Criterios de éxito:
Número mínimo de participantes = 500
Calificación global mínima en encuesta de satisfacción = 3.70 (max. 5)
Requisitos generales
Director global del PMI® para presentación de apertura y reunión con líderes
Soporte logístico de empresa especializada en acreditaciones
Riesgos preliminares
Riesgo identificado Plan de respuesta preliminar
No viene los expositores Tener expositores in situ de reemplazo
Baja dedicación de voluntarios Contratar staff para el evento
Falta capital de trabajo Recortar gastos de ambientación y cenas
 Ejemplo de Acta de Constitución del Proyecto

Resumen del cronograma de hitos

15 mayo: Contrato firmado con el lugar donde se realizará el evento
15 julio: Plan para la dirección del proyecto
10 noviembre: Ejecución del evento
30 noviembre: Documento de lecciones aprendidas finalizado
Resumen del presupuesto
Ingresos estimados = $75,000 ; Egresos estimados = $60,000
Requisitos para la aprobación del proyecto
Entregar documento de lecciones aprendidas al Program Manager a los 15 días de finalizado el evento explicitando el logro o no
de los criterios de éxito.
Director del proyecto y nivel de autoridad
Director del Proyecto: Paul Leido
Selecciona a los miembros del equipo de trabajo.
Aprueba: presupuesto, plan de marketing, plan de comunicaciones.
Responsable de: agenda, logística y dirección del proyecto

ViVi
Víctor Villar (Patrocinador)
 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Salidas:

 Registro de Supuestos:

Se utiliza para registrar todos los supuestos y

restricciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Supuesto: Factores que son aceptados como

verdaderos y deberían ocurrir para el éxito del
proyecto. Ej. Los trabajadores no se enfermarán.

Restricción: Elementos que limitan al proyecto. Ej.

Tenemos un máximo de tres maquinarias para realizar
el proyecto.
 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los componentes del plan y consolidarlos en un plan
integral para la dirección del proyecto. Define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se
controla y se cierra. Es la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.
 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Entradas:

 Acta de Constitución del Proyecto

 Salidas de Otros Procesos de Planificación:
interesados identificados, requisitos,
enunciado del alcance, EDT, cronograma,
presupuesto, plan de calidad, plan de
recursos, plan de comunicaciones, plan de
riesgos y plan de adquisiciones.
 Factores Ambientales de la Empresa
 Activos de los Procesos de la Organización
 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Herramientas y Técnicas:

 Juicio de Expertos: Experto en adaptar los procesos de la dirección de proyectos para satisfacer las
necesidades del proyecto, Desarrollar componentes adicionales del plan; Determinar las herramientas
y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo esos procesos; Desarrollar los detalles técnicos y de
gestión; Determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios; Determinar el nivel de gestión de
la configuración; Determinar qué documentos del proyecto estarán sujetos al proceso formal de control
de cambios y Priorizar el trabajo del proyecto para asegurar que los recursos del proyecto se asignan al
trabajo adecuado en el momento adecuado.
 Recopilación de Datos: Incluye: Tormenta de ideas, Listas de verificación, Grupos focales y Entrevistas
 Habilidades Interpersonales y de Equipo: Gestión de conflictos, Facilitación, Gestión de Reuniones
 Reuniones: Se utilizan para analizar el enfoque del proyecto, determinar como se ejecutará el trabajo
para alcanzar los objetivos del proyecto y establecer como se monitoreará y controlará el proyecto.
 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Salidas:

 Plan para la Dirección del Proyecto: Este plan del proyecto integra todos los planes del resto de las
áreas del conocimiento y suele incluir lo siguiente:

 Todo el trabajo del proyecto y cómo se llevará a cabo

 Cómo ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto o fase
 Cómo gestionar solicitudes de cambio
 Ciclo de vida del proyecto
 Cómo se realizará la gestión de la configuración
 Líneas base: alcance, tiempo y costo
 TODOS LOS PLANES
 Gestión de los Interesados del Proyecto

 Incluye los procesos requeridos para identificar a las personas,

grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por
el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su
impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión
adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los
interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.

 Consiste en identificar, analizar y desarrollar las relaciones con

todas aquellas personas u organizaciones que se verán afectadas
por el proyecto o que afectaran de alguna forma al proyecto.

 El Director de Proyecto debe gestionar las expectativas de los

interesados y analizar los impactos de éstos sobre el proyecto.

 El Director de Proyecto debe desarrollar estrategias de gestión y

comunicación con los interesados para involucrarlos en las
principales decisiones del proyecto y así facilitar su ejecución.
 Gestión de los Interesados del Proyecto

Los procesos de Gestión de la Interesados del Proyecto son:

13.1 Identificar a los Interesados: Es el proceso de identificar periódicamente a los interesados del proyecto
así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación,
interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados: Es el proceso de desarrollar enfoques para involucrar
a los interesados del proyecto, con base en sus necesidades, expectativas, intereses y el posible
impacto en el proyecto.
13.3 Gestionar el Involucramiento de los Interesados: Es el proceso de comunicarse y trabajar con los
interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los incidentes y fomentar el
compromiso y el involucramiento adecuado de los interesados.
13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados: Es el proceso de monitorear las relaciones de los
interesados del proyecto y adaptar las estrategias para involucrar a los interesados a través de la
modificación de las estrategias y los planes de involucramiento.
 13.1 Identificar a los Interesados

Es el proceso de identificar
periódicamente a los
interesados del proyecto así
como de analizar y documentar
información relevante relativa a
sus intereses, participación,
interdependencias, influencia y
posible impacto en el éxito del
proyecto.
Permite al equipo del proyecto
identificar el enfoque adecuado
para el involucramiento de cada
interesado o grupo de
interesados.
 13.1 Identificar a los Interesados

Entradas:
 Acta de Constitución del Proyecto: Identifica la lista de interesados clave. También puede contener información
sobre las responsabilidades de los interesados.
 Documentos de Negocio: El caso de negocio y el plan de gestión de beneficios son fuentes de información acerca
de los interesados del proyecto.
 Plan para la Dirección del Proyecto: Los componentes del plan incluyen, entre otros:
─ Plan de gestión de las comunicaciones: La información incluida en el plan de gestión de las comunicaciones es una fuente de
conocimiento acerca de los interesados del proyecto.
─ Plan de involucramiento de los interesados: Identifica las estrategias de gestión y las acciones necesarias para involucrar a
los interesados de manera eficaz.
 Documentos del Proyecto: Pueden ser considerados como entradas para este proceso incluyen, entre otros:
─ Registro de cambios: Puede introducir un nuevo interesado o cambiar la naturaleza de la relación de un interesado existente
con el proyecto.
─ Registro de incidentes: Registra los incidentes que pueden introducir nuevos interesados al proyecto o cambiar el tipo de
participación de los interesados existentes.
─ Documentación de requisitos: Los requisitos pueden proporcionar información sobre los interesados potenciales.
 Acuerdos: Las partes de un acuerdo son interesados del proyecto
 Factores Ambientales de la Empresa
 Activos de los Procesos de la Organización
 13.1 Identificar a los Interesados

Herramientas y Técnicas:
 Juicio de Expertos

 Recopilación de Datos: Incluyen, entre otras: Cuestionarios y encuestas y Tormenta de ideas.

 Análisis de Datos: Incluyen, entre otras:

─ Análisis de interesados: Lista de interesados e información relevante como: Cargos, roles, “intereses”, expectativas,
actitudes y preocupación por la información relativa al proyecto.
─ Análisis de documentos: Evaluación de la documentación disponible y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores

 Representación de Datos: La categorización de los interesados ayuda al equipo a construir relaciones con los
interesados del proyecto identificados. Los métodos comunes incluyen: Matriz de poder/interés, matriz de
poder/influencia o matriz de impacto/influencia; Cubo de interesados; Modelo de prominencia; Dirección de la
influencia; Priorización.

 Reuniones: Talleres de facilitación, discusiones guiadas en grupos pequeños, y grupos virtuales que utilizan
tecnología electrónica o de medios sociales para compartir ideas y analizar datos.
 13.1 Identificar a los Interesados

Herramientas y Técnicas:
 Representación de Datos: Ej. Matriz de Poder - Interés

Notas: Poder (autoridad sobre el proyecto); Interés (preocupación por el proyecto)

 13.1 Identificar a los Interesados

Salidas:
 Registro de Interesados: Contiene información acerca de los interesados identificados e incluye, entre otras cosas:
─ Información de identificación: Nombre, puesto en la organización, ubicación y datos de contacto, y rol en el proyecto.
─ Información de evaluación: Requisitos principales, expectativas, potencial para influir en los resultados del proyecto, y la
fase del ciclo de vida del proyecto en la que el interesado tiene la mayor influencia o impacto.
─ Clasificación de los interesados: Interno/externo, impacto/influencia/poder/interés, ascendente/descendente/, hacia
afuera/lateral, o cualquier otro modelo de clasificación elegido por el director del proyecto.

 Solicitudes de Cambio: Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios.

 Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto: Los componentes que pueden requerir una solicitud de
cambio para el plan para la dirección del proyecto incluyen, entre otros: Plan de gestión de los requisitos; Plan de
gestión de las comunicaciones; Plan de gestión de los riesgos; Plan de involucramiento de los interesados.

 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Registro de supuestos; Registro de incidentes; Registro de riesgos.
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

Es el proceso de desarrollar
enfoques para involucrar a los
interesados del proyecto, con
base en sus necesidades,
expectativas, intereses y el
posible impacto en el proyecto.
Proporciona un plan factible para
interactuar de manera eficaz con
los interesados. Este proceso se
lleva a cabo periódicamente a lo
largo del proyecto, según sea
necesario.
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

Entradas:
 Acta de Constitución del Proyecto: Contiene información sobre el propósito, los objetivos y los criterios de éxito
del proyecto que puede ser considerada al planificar cómo involucrar a los interesados.
 Plan para la Dirección del Proyecto: Los componentes del plan incluyen, entre otros:
─ Plan de gestión de los recursos: Contiene información relativa a los roles y responsabilidades del equipo y de otros
interesados enumerados en el registro de interesados.
─ Plan de gestión de las comunicaciones: Las estrategias de comunicación para la gestión de los interesados y sus planes de
implementación son a la vez entradas y receptores de la información de los procesos de Gestión de los Interesados.
─ Plan de gestión de los riesgos: Contiene umbrales de riesgo o actitudes frente al riesgo que pueden ayudar en la selección
de la combinación de estrategias óptima para el involucramiento de los interesados.
 Documentos del Proyecto: Pueden ser considerados como entradas para este proceso incluyen, entre otros:
─ Registro de supuestos: Contiene información sobre supuestos y restricciones vinculado a interesados específicos.
─ Registro de cambios: Contiene cambios en el alcance original del proyecto. Se vincula a interesados específicos.
─ Registro de incidentes: La gestión y resolución de incidentes requerirá de comunicaciones con los interesados afectados.
─ Cronograma del proyecto: Contiene actividades que pueden vincularse a interesados específicos como dueños o ejecutores.
─ Registro de riesgos: Contiene los riesgos identificados del proyecto y se vincula a los interesados específicos.
─ Registro de interesados: Proporciona la lista de interesados del proyecto, incluidos datos e información.
 Acuerdos: Asegurar la gestión eficaz de contratistas y proveedores.
 Factores Ambientales de la Empresa
 Activos de los Procesos de la Organización
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

Herramientas y Técnicas:
 Juicio de Expertos
 Recopilación de Datos: Incluyen, entre otras: Estudios comparativos.
 Análisis de Datos: Incluyen, entre otras:
─ Análisis de supuestos y restricciones: Se lleva a cabo para adaptar las estrategias de involucramiento adecuadas
─ Análisis de causa raíz: Identifica las razones para el nivel de apoyo de los interesados del proyecto, a fin de seleccionar la
estrategia adecuada para mejorar su nivel de involucramiento.
 Toma de Decisiones: Incluyen, entre otras, la priorización/clasificación. Los requisitos de los interesados deben ser
priorizados y clasificados, al igual que los propios interesados.
 Representación de Datos: Incluyen, entre otras:
─ Mapeo mental: Organizar visualmente la información sobre los interesados y sus relaciones entre sí y con la organización.
─ Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados: Permite comparar los niveles actuales de participación de los
interesados con los niveles deseados de participación necesarios para la entrega exitosa del proyecto. Puede clasificarse de
la siguiente manera: Desconocedor (Del proyecto y de sus impactos potenciales); Reticente (A cualquier cambio que pueda
ocurrir como resultado del proyecto); Neutral (Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni lo deja de apoyar); .De apoyo(
Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales; apoya el trabajo y sus resultados); Líder (Conocedor del proyecto y
de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo).
 Reuniones: Se utilizan para discutir y analizar los datos de entrada del proceso de planificación del involucramiento
de los interesados y para desarrollar un plan sólido de involucramiento de los interesados.
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

Herramientas y Técnicas:
 Representación de Datos: Ej. Matriz de Evaluación del Involucramiento de los Interesados
 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

Salidas:
 Plan de Involucramiento de los Interesados: Incluye las estrategias y acciones que se llevarán a cabo durante el
ciclo de vida del proyecto para obtener el involucramiento de los interesados y mitigar los impactos negativos. Este
plan consiste en dar respuesta a lo siguiente:

 ¿Cuál es el nivel actual de involucramiento de cada interesado?

 ¿Cuál es el nivel deseado de involucramiento de cada interesado?
 ¿Qué estrategia vamos a aplicar a cada interesado para lograr el involucramiento deseado?
 ¿Qué impacto tendrá sobre los interesados un cambio en el proyecto?
 ¿Cómo son las interrelaciones entre los interesados?
 ¿Qué información vamos a comunicar a cada interesado?
 ¿Cómo y cuándo actualizaremos el plan de involucramiento de los interesados?
 TRABAJO GRUPAL

Elabore el plan de la gestión de la integración y el plan de gestión de los interesados de su proyecto

integrador, según los lineamientos establecidos por la Guía del PMBOK 6ta. Edición. Utilice y desarrolle lo
indicado en la guía de trabajo del curso.
Genere los siguientes entregables:

 Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

 Registro de Supuestos y Restricciones
 Registro de Interesados
 Plan de Involucramiento de los Interesados